Bài soạn Cac Ham trong Excel

Để giúp cho những bạn mới làm quen với Excel, mình xin trình bày một số hàm thông dụng sau: Hàm LEFT, Hàm RIGHT, Hàm MID, Hàm LEN, Hàm VALUE, Hàm PRODUCT, Hàm MIN, Hàm MAX, Hàm AVERAGE, Hàm SUM, Hàm IF, Hàm VLOOKUP, Hàm HLOOKUP, Hàm INDEX, Hàm MATCH, . 1. Hàm LEFT Hàm LEFT cho kết quả là chuỗi con bên trái của một chuỗi cho trước với số lượng ký tự được chỉ định trước. Cú pháp: LEFT(text,num_chars) Các tham số: - Text: Là chuỗi cho trước (ký tự trắng vẫn kể là một ký tự) - Num_chars: Số lượng ký tự cần lấy VD = LEFT(“Saigon – Ho Chi Minh Ville”,20) = Saigon - Ho Chi Minh 2. Hàm RIGHT Hàm RIGHT cho kết quả là chuỗi con bên phải của một chuỗi cho trước với số lượng ký tự được chỉ định trước. Cú pháp: RIGHT(text,num_chars) Các tham số: Tương tư hàm LEFT VD = RIGHT(“Saigon – Ho Chi Minh Ville”,17) = Ho Chi Minh Ville 3. Hàm MID Hàm MID cho kết quả là chuỗi con của một chuỗi cho trước trên cơ sở vị trí và số ký tự được xác định trước. Cú pháp: MID(text,start_num,num_chars) Các tham số: - Text và num_chars: Tương tự như ở hàm LEFT, RIGHT - Start_num: Vị trí của ký tự bắt đầu (ký tự đầu tiên là 1, ký tự thứ hai là 2, …) VD [Only registered and activated users can see links] = MID(A3,2,3) = VCD. = MID(A2,6,8) = Sony 14" 4. Hàm LEN Hàm LEN đo chiều dài của chuỗi (text). Mỗi ký tự được tính là 1 đơn vị, kể cả ký tự trắng (khoảng cách giữa hai ký tự hoặc hai từ). Text phải được đặt trong dấu ngoặc kép (“”). Cú pháp: LEN(text) Ví dụ: = LEN(“informatics”) = 11. = LEN(“Long Xuyen city”) = 15 5. Hàm VALUE Hàm VALUE đổi chuỗi chứa số (text) thành giá trị số. Text phải được đặt trong dấu ngoặc kép (“”). Cú pháp: VALUE(text) Ví dụ: = Value(“$1000000”) = 1.000.000. = Value(“1001 dem”) = #VALUE! = Value(left(“1001 dem”,4)) = 1000 6. Hàm PRODUCT Hàm PRODUCT cho kết quả là tích của các số được cho là đối số. Cú pháp: PRODUCT(number1,number2,…) Tham số: Number1, number2, … là các số từ 1 đến 30 mà ta muốn tính tích. Nếu một đối số là mảng hoặc tham chiếu thì chỉ có các số trong mảng hoặc tham chiếu mới được đếm. Các Cell trống, giá trị logic hoặc text trong mãng hoặc tham chiếu được bỏ qua. Ví dụ: [Only registered and activated users can see links] = PRODUCT(B2,B3,B4) = PRODUCT(B2:B4) = 80 = PRODUCT(A2:B5) = 80 = PRODUCT(A2:B6) = #N/A 7. Hàm MIN Hàm MIN cho kết quả là giá trị bé nhất trong các đối số được chỉ định Cú pháp: MIN(number1,number2, …) Các tham số: number1, number2, … là những giá trị số. Ví dụ: = MIN(4,8,9,10,3,5) = 3 8. Hàm MAX Hàm MAX cho kết quả là giá trị lớn nhất trong các đối số được chỉ định Cú pháp: MAX(number1,number2, …) Các tham số: number1, number2, … là những giá trị số. Ví dụ: = MAX(4,8,9,10,3,5) = 10 9. Hàm AVERAGE Hàm AVERAGE cho kết quả là giá trị trung bình số học của các đối số. Cú pháp: AVERAGE(number1,number2, …) Các tham số: tương tự hàm MIN và MAX. Ví dụ: = AVERAGE(5,7,6) = 6. = AVERAGE(10,15,9) = 11,33 10. Hàm SUM Hàm SUM cho kết quả là tổng các đối số trong một khối hoặc một tham chiếu hoặc một danh sách. Cú pháp: SUM((number1,number2, …) Các tham số: tương tự hàm MIN và MAX. Ví dụ: [Only registered and activated users can see links] = SUM(B2:B4) = 13. = SUM(7,10,9) = 26 11. Hàm IF Hàm IF dùng để trắc nghiệm điều kiện để chọn một trong hai giá trị. Nếu điều kiện đúng thì chọn giá trị 1, ngược lại chọn giá trị 2. Cú pháp: IF(logicaltest,truevalue,falsevalue) Các tham số: - Logicaltest: Điều kiện dùng để trắc nghiệm (xác định điều kiện này là đúng hay sai). - Truevalue: Là kết quả của hàm IF nếu logicaltest đúng - Falsevalue: Là kết quả của hàm IF nếu logicaltest sai Ví dụ: [Only registered and activated users can see links] = IF(B2>=4,“DUNG”,“SAI”) = DUNG. = IF(B2>=5,“DUNG”,“SAI”) = SAI 12. Hàm VLOOKUP: Hàm Vlookup tìm kiếm một giá trị trong cột bên trái ngoài cùng của bảng (table_array), rồi cho ra giá trị trong cùng hàng tính từ một cột (col_index_number) mà ta chỉ định trong bảng. Hoặc hàm Vlookup lấy giá trị của Cell dò (lookup_value) trong cột đầu tiên của khối (table_array), khi gặp mã số tương ứng ở Cell nào thì lệch sang cột được chỉ định (col_index_num) để lấy giá trị trong Cell đó (cùng hàng). Cú pháp: VLOOKUP(lookup_value,table_array,col_index_num,ran ge_lookup) Các tham số của hàm: - Lookup_value: Là giá trị phải được dò tìm trong cột đầu tiên của table_array. Lookup_value có thể là một giá trị, một tham chiếu hoặc một chuỗi ký tự (không phân biệt chữ hoa hay chữ thường). Nếu lookup_value nhỏ hơn giá trị nhỏ nhất trong cột đầu tiên của table_array thì hàm Vlookup cho ra giá trị lỗi #N/A (Not Available, bất khả thi). - Table_array: Là một bảng thông tin, qua đó dữ liệu được tìm kiếm. Table_array có thể là một dãy hoặc một tên. Đặt Table_array trong giá trị tuyệt đối ($A$1:$D$20). - Col_index_num: Là số thứ tự của cột nằm trong table_array. Số thứ tự này phải lớn hơn hoặc bằng 2. Ví dụ: Col_index_num=2 sẽ cho giá trị trong cột thứ hai của table_array, Col_index_num=3 sẽ cho giá trị trong cột thứ ba của table_array, … (Nếu Col_index_num=0 thì hàm Vlookup cho ra giá trị lỗi #VALUE, nếu Col_index_num=1 thì kết quả dò tìm là chính nó, nếu Col_index_num lớn hơn số lượng cột trong table_array thì hàm Vlookup cho ra giá trị lỗi #REF!) - Range_lookup: Là một giá trị (0 hoặc 1) hay giá trị logic (false hoặc true) cho biết ta có muốn tìm một liên kết chính xác hay không. Nếu không chỉ định range_lookup thì mặc nhiên là 1 hay true. + Nếu Range_lookup=1 (true): Cột đầu tiên của table_array phải được sắp xếp theo thứ tự tăng dần (… -2, -1, 0, 1, 2 hoặc A, B, …Z hoặc False, True), ngược lại có thể hàm Vlookup sẽ cho giá trị không đúng. Nếu hàm Vlookup không tìm thấy lookup_value và range_lookup=1 (true) thì nó sử dụng giá trị lớn nhất nhưng nhỏ hơn hoặc bằng lookup_value. + Nếu range_lookup=0 (false): Cột đầu tiên trong table_array không cần sắp xếp theo thứ tự nào cả. Trường hợp này được sử dụng phổ biến nhất. Nếu hàm Vlookup không tìm thấy lookup_value và range_lookup=0 (false) thì nó cho giá trị lỗi #N/A. Ví dụ: [Only registered and activated users can see links] = VLOOKUP(A1,A1:C5,3,0) = 150 (Danh sách không cần sắp theo thứ tự) = VLOOKUP(“VL”,A1:C5,2,0) = 70 = VLOOKUP(“CM”,A1:C5,2,0) = #N/A Hàm VLOOKUP tìm giá trị theo cột. 13. Hàm HLOOKUP: Hàm HLOOKUP tìm kiếm một giá trị ở hàng trên cùng của bảng (table_array) hoặc một mảng các giá trị, rồi cho ra giá trị trong cùng cột tính từ một hàng (row_index_num) mà ta chỉ định trong bảng hoặc mảng. Cú pháp: HLOOKUP(lookup_value,table_array,row_index_num,ran ge_lookup) Hoặc hàm HLOOKUP lấy giá trị của Cell dò (lookup_value) trong hàng đầu tiên của khối (table_array), khi gặp mã số tương ứng ở Cell nào thì lệch xuống hàng được chỉ định (row_index_num) để lấy giá trị trong Cell đó (cùng cột). Các tham số của hàm: tương tự như hàm Vlookup. Ví dụ: [Only registered and activated users can see links] = HLOOKUP(A1,A1:C4,3,0) = HLOOKUP(“AG”,A1:C4,3,0) = 150 = HLOOKUP(B1,A1:C4,4,0) = HLOOKUP(“VL”,A1:C4,4,0) = 90 = HLOOKUP(“BL”,A1:C4,3,0) = #N/A Hàm HLOOKUP tìm giá trị theo hàng. 14. Hàm INDEX: Hàm Index cho kết quả là giá trị của một Cell được chỉ định bởi rownum và colnum bên trong array. Cú pháp: INDEX(array,rownum,colnum) Các tham số của hàm: - Array: Là một mảng chứa các thông tin cần tìm, cột/dòng đầu tiên là 1. - Rownum: Số thứ tự của một dòng trong array. - Colnum: Số thứ tự của một cột trong array. Ví dụ: [Only registered and activated users can see links] =INDEX (A1 : D3,1,2)=10. =INDEX (A1 : D3,2,3)=17. =INDEX (A1 : D3,3,4)=18 15. Hàm MATCH: Hàm Match cho kết quả là vị trí tương đối của giá trị tìm (lookup_value) trong một mảng (lookup_array) kết với một giá trị chỉ định theo thứ tự đặc biệt (match_type). Cú pháp: MATCH(lookup_value,lookup_array,match_type) Các tham số của hàm: - Lookup_value: Là giá trị mà ta dùng để tìm giá trị mà ta mong muốn trong một mảng (lookup_array). Lookup_value có thể là giá trị (số, text, hoặc giá trị logic) hoặc là một tham chiếu đến một số, text, hoặc giá trị logic. - Lookup_array: Mảng chứa các giá trị tìm kiếm. Lookup_array có thể là mảng hoặc tham chiếu mảng. - Match_type: Là một con số xác định cách dò tìm: -1 hoặc 0 (false) hoặc 1 (true). Nếu match_type được bỏ qua thì mặc nhiên được hiểu là 1. + Match_type = -1: Tìm giá trị nhỏ nhất trong lookup_array, lớn hơn hay bằng giá trị dò. Lookup_array phải được sắp xếp theo thứ tự giảm dần. + Match_type = 1 (true): Tìm giá trị lớn nhất trong lookup_array, nhỏ hơn hay bằng giá trị dò. Lookup_array phải được sắp xếp theo thứ tự tăng dần. + Match_type = 0 (false): Tìm giá trị đầu tiên bằng giá trị tìm trong lookup_array. Lookup_array không cần sắp theo thứ tự nào cả. • Nếu tìm không thấy, hàm cho giá trị là #N/A • Không phân biệt giữa chữ hoa và chữ thường. • Nếu match_type = 0 và lookup_value là text thì trong lookup_value có thể chứa các ký tự đại diện như: + Dấu ?: Thay cho một ký tự bất kỳ. + Dấu *: Thay cho tổ hợp (nhiều) ký tự bất kỳ. Ví dụ: [Only registered and activated users can see links] = MATCH(“Tôi”,A1:C1,-1) = #N/A (vì các thành phần trong mảng được sắp theo thứ tự tăng dần, trong khi đó Match_type = -1 thì phải sắp theo thứ tự giảm dần). = MATCH(“Toi”,A1:C1,0) = 3. = MATCH(“Anh”,A1:C1,1) = 1 Hàm MATCH: cho vị trí xuất hiện của Cell được tìm thấy trong mảng, chứ không phải là giá trị của Cell đó. CÁC HÀM THÔNG DỤNG TRONG EXCEL Nhóm hàm số học: Hàm INT: Hàm lấy giá trị là phần nguyên. Cú pháp: INT (X) Hàm cho giá trị là phần nguyên của X Hàm MOD: Hàm cho giá trị là phần dư. Cú pháp: MOD ( a, Hàm MOD cho giá trị là phần dư của phép chia a:b Hàm ROUND: Hàm làm tròn số. Cú pháp: ROUND ( X,n) Hàm làm tròn n số của X - Nếu n dương ( n>0) sẽ làm tròn số bên phải kể từ vị trí dấu chấm thập phân Nếu n âm ( n<0) sẽ làm tròn số bên trái kể từ vị trí dấu chấm thập phân. Nhóm hàm ngày tháng: Hàm TODAY: Hàm cho giá trị là ngày tháng hiện tại của máy tính. Cú pháp: TODAY() Hàm NOW: Hàm cho giá trị là thời điểm hiện tại của máy tính. Cú pháp: NOW( ) Hàm DAY: Hàm cho giá trị là ngày của biểu thức số. Cú pháp: DAY(số) Hàm MONTH: Hàm cho giá trị là tháng của biểu thức số. Cú pháp: MONTH ( số) Hàm YEAR: Hàm cho giá trị là năm của biểu thức số. Cú pháp: YEAR (số) Hàm DAYS360: Hàm cho giá trị là số ngày giữa khoảng cách của BTNT1 và BTNT2. Cú pháp: DAYS360 ( BTNT1, BTNT2) Nhóm hàm văn bản Hàm LEFT: Hàm lấy ký tự từ bên trái sang Cú pháp: LEFT ( X,n) Hàm LEFT lấy n ký tự từ bên trái sang của văn bản X Hàm RIGHT: Hàm lấy ký tự từ bên phải sang Cú pháp: RIGHT ( X,n) Hàm RIGHT lấy n ký tự từ bên phải sang của văn bản X Hàm MID: Hàm lấy ký tự bên trong của chuỗi. -Cú pháp: MID (X, m, n) Hàm MID lấy n ký tự trong chuỗi X bắt đầu từ vị trí m. Nhóm hàm Logic Hàm AND: và Cú pháp: AND ( điều kiện 1, điều kiện 2, .) Hàm nhận giá trị đúng nếu mọi điều kiện là đúng, ngược lại hàm nhận giá trị sai Hàm OR: hoặc Cú pháp: OR ( điều kiện 1, điều kiện 2, ) Hàm nhận giá trị đúng nếu tồn tại một điều kiện là đúng, ngược lại hàm nhận giá trị sai Hàm IF: Nếu Cú pháp: IF ( điều kiện, giá trị 1, giá trị 2) Nếu điều kiện đúng thì hàm trả về giá trị 1, ngược lại hàm nhận giá trị 2 VD 1: Tính PCCV, biết rằng nếu chức vụ là Giám đốc thì PCCV: 150000, ngoài ra không có PCCV. VD 2 Tính tiền Khen thưởng, biết rằng: - Nếu chức vụ là NV và Mã KT là A, thì được thưởng 150000 đ. Ngoài ra không có thưởng. Tại ô D2 ta đánh công thức: VD3: Tính tiền Thưởng, biết rằng: Nếu chức vụ là NV hoặc Mã KT là A, thì được thưởng 150000 đ. Ngoài ra không có thưởng. Nếu có nhiều điều kiện ( nhiều hàm IF ) thì cuối dãy hàm IF đó ta mới đóng ngoặc. Nghĩa là có bao nhiêu hàm IF thì đóng bấy nhiêu ngoặc. VD: Tính PCCV biết rằng: - Nếu chức vụ là GĐ, thì PCCV là: 200.000 đ - Nếu chức vụ là PGĐ, thì PCCV là: 150.000 đ - Nếu chức vụ là TP, thì PCCV là: 100.000 đ - Nếu chức vụ là PP, thì PCCV là: 60.000 đ - Ngoài ra không có PCCV. Nhóm hàm thống kê Hàm SUM: Hàm tính tổng Cú pháp: SUM (vùng) Hàm AVERAGE: Hàm tính giá trị trung bình Cú pháp: AVERAGE ( vùng) Hàm MAX: Hàm tìm giá trị lớn nhất. Cú pháp: MAX (vùng) Hàm MIN: Hàm tìm giá trị bé nhất. Cú pháp: MIN (vùng) Hàm RANK: Hàm xếp thứ hạng. Cú pháp: RANK ( ô cần xếp thứ, vùng cần so sánh) *) Vùng cần so sánh: Thường để ở chế độ giá trị tuyệt đối:$ VD: Xếp thứ cho bảng dưới đây dựa vào cột tổng điểm: Tại ô C2 ta đánh công thức Hàm COUNT: Hàm đếm (đếm số ô không trống) Cú pháp: COUNT ( vùng) Hàm COUNT đếm số ô có trong vùng. Nhưng chỉ đếm những ô có kiểu dữ liệu là kiểu số. Hàm COUNTIF: Hàm đếm có điều kiện Cú pháp: [...]... nhất trong cột giá trị thoả mãn điều kiện của vùng tiêu chuẩn trong vùng dữ liệu VD: Tìm xem những người 26 tuổi ai thấp lương nhất Hàm DSUM: * Cú pháp: DSUM (vùng dữ liệu, cột giá trị, vùng tiêu chuẩn) * ý nghĩa: Hàm tính tổng trong cột giá trị thoả mãn điều kiện của vùng tiêu chuẩn trong vùng dữ liệu VD: Tính tổng tiền lương những người 26 tuổi MS Excel - Bài 15: Khai thác sức mạnh của hàm IF trong Excel. .. * ý nghĩa: Đếm số ô chứa lượng giá trị số trong cột thoả mãn đk trong vùng tiêu chuẩn tìm kiếm trong vùng dữ liệu VD: Đếm xem có bao nhiêu người có mức lương là 500000 Tại ô D6 ta đánh công thức: Hàm DMAX: * Cú pháp: DMAX (vùng dữ liệu, cột giá trị, vùng tiêu chuẩn) * ý nghĩa: Hàm tính giá trị cao nhất trong cột giá trị thoả mãn điều kiện của vùng tiêu chuẩn trong vùng dữ liệu VD: Tìm xem những người... HLOOKUP: Hàm tìm kiếm và tham chiếu theo hàng Tương tự VLOOKUP, chỉ đổi hàng thành cột Hàm HLOOKUP: Hàm tìm kiếm và tham chiếu theo hàng Tương tự VLOOKUP, chỉ đổi hàng thành cột Các hàm thống kê trong CSDL Hàm DAVERAGE: Cú pháp: DAVERAGE ( vùng dữ liệu, cột cần tính, vùng tiêu chuẩn) ý nghĩa: Hàm tính trung bình các giá trị trong cột thoả mãn điều kiện của vùng tiêu chuẩn trong vùng dữ liệu VD: Tính... Bài 15: Khai thác sức mạnh của hàm IF trong Excel Hàm IF trong Excel kiểm tra một điều kiện đúng hoặc sai Nếu điều kiện là đúng thì hàm trả về một giá trị, nếu điều kiện sai hàm trả về giá trị khác Hàm thường có 3 đối số: điều kiện bạn muốn kiểm tra, giá trị trả về nếu điều kiện đúng, và giá trị trả về nếu điều kiện sai Cú pháp của hàm IF trong Excel: IF(Điều kiện kiểm tra, giá trị nếu điều kiện đúng,... TRUE (Đúng) Điều kiện IF đúng sẽ trả về một giá trị hoặc phép toán Dù là giá trị hay phép toán thì kết quả vẫn trả về trong ô có chứa hàm IF() Giá trị điều kiện sai Điều kiện IF sai sẽ trả về một giá trị hoặc một phép toán và kết quả trả về trong ô chứa hàm IF() Để hiểu rõ hàm IF trong Excel, theo dõi ví dụ sau Theo dõi ví dụ về tính toán tiền thưởng dựa trên toàn bộ lượng hàng bán Một công ty trả cho... cột A và B - Gõ hàm IF() vào một ô Trong trường hợp này, chọn ô C2 - Từ menu Insert, kích Function…, hộp thoại Insert Function hiển thị Hoặc nhấn tổ hợp phím tắt Shift+F3 - Từ hộp thoại Insert Function, chọn hàm IF và kích OK Hộp thoại Function Argumens hiển thị - Trong mục Logical_test, nhập B2 > 5000 Nhấn phím Tab - Trong mục Value_if_true, nhập 10% Nhấn phím Tab - Trong mục Value_if_false, nhập 5%...COUNTIF ( Vùng cần đếm, ô điều kiện) Đếm số ô có trong vùng với điều kiện đã chỉ ra ở ô điều kiện Hàm COUNTIF đếm ô có kiểu dữ liệu là kiểu số và cả kiểu ký tự VD: Đếm xem có bao nhiêu người có mức lương là: 650.000 đ Hàm SUMIF: Hàm tính tổng có điều kiện Cú pháp: SUMIF ( cột1, điều kiện, cột 2) *) Điều kiện bao giờ cũng phải bỏ trong dấu “nháy kép” VD: Tính tổng Lương chính của những người... điều kiện, cột 2) *) Điều kiện bao giờ cũng phải bỏ trong dấu “nháy kép” VD: Tính tổng Lương chính của những người có Chức vụ là TP Tại ô D6 ta đánh công thức: Nhóm hàm tìm kiếm và tham chiếu Hàm VLOOKUP: Hàm tìm kiếm và tham chiếu theo cột Cú pháp: VLOOKUP ( giá trị tìm, vùng cần tìm, cột cần lấy, cách tìm ) ý nghĩa: Vùng cần tìm: thường để ở chế độ giá trị tuyệt đối: $ Cột cần lấy: ở vùng cần tìm Cách . PRODUCT(number1,number2,…) Tham số: Number1, number2, … là các số từ 1 đến 30 mà ta muốn tính tích. Nếu một đối số là mảng hoặc tham chiếu thì chỉ có các số trong mảng hoặc tham. tính tổng trong cột giá trị thoả mãn điều kiện của vùng tiêu chuẩn trong vùng dữ liệu. VD: Tính tổng tiền lương những người 26 tuổi. MS Excel - Bài 15: Khai