Công tác văn thư bao gồm các công việc về soạn thảo, ban hành văn bản ; quản lý văn bản và tài liệu khác hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức ; quản l[r]
Trang 1
TỔ CHỨC QUẢN LÝ VĂN BẢN TRONG CƠ QUAN NHÀ NƯỚC
Trang 2
A CÔNG TÁC VĂN THƯ.
I KHÁI NIỆM, Ý NGHĨA VÀ U CẦU CỦA CƠNG TÁC VĂN THƯ.
1 Khái niệm cơng tác văn thư.
Trang 3
2 Ý nghĩa của công tác văn thư.
Đảm bảo cung cấp thông tin kịp thời, đầy đủ, chính xác. Góp phần giải quyết công việc nhanh chóng. Là phương tiện bảo vệ bí mật của Đảng, Nhà nước.
Trang 4
3 Yêu cầu của công tác văn thư.
Nhanh chóng
Chính xác.
Bí mật.
Trang 5
II NỘI DUNG CÔNG TÁC VĂNTHƯ.
1 Quản lý và giải quyết văn bản đến.1.1 Khái niệm văn bản đến :
Tất cả các văn bản, giấy tờ (kể cả đơn thư cá nhân) gửi đến cơ quan, tổ chức gọi là văn bản đến Văn bản đến bao gồm :
Văn bản từ cơ quan ngoài gửi đến trực tiếp ;
Văn bản nhận được từ con đường bưu điện ;
Trang 6
1.2 Nguyên tắc chung đối với việc quản lý và giải quyết văn bản đến :
Mọi văn bản đến đều phải được tập trung đăng ký tại văn thư cơ quan Đối với những văn bản đến ghi ngoài phong bì là
đích danh thủ trưởng cơ quan, sau khi bóc ra, nếu nội dung văn bản là công việc cũng phải đăng ký tại văn thư cơ quan.
Trang 7
1.2 Nguyên tắc chung đối với việc quản lý và giải quyết văn bản đến :
Những văn bản đến có dấu chỉ mức độ khẩn phải làm thủ tục phân phối ngay sau khi đăng ký.
Trang 8
1.3 Nội dung nghiệp vụ quản lý và giải quyết văn bản đến :
Tiếp nhận văn bản đến.
Phân loại sơ bộ, bóc bì văn bản đến.
Đóng dấu “Đến”, ghi số và ngày đến.
Đăng ký văn bản đến.
Trình văn bản đến.
Chuyển giao văn bản đến.
Tổ chức giải quyết và theo dõi việc giải quyết văn bản đến.
Trang 9
2 Quản lý và giải quyết văn bản đi.
2.1 Khái niệm văn bản đi :
Trang 10
2.2 Nguyên tắc chung về tổ chức giải quyết và quản lý văn bản đi :
Chính xác, kịp thời, đúng quy trình quy định của pháp luật.
Trang 11
2.3 Nội dung quản lý và giải quyết văn bản đi :
Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày. Ghi số và ngày, tháng, năm văn bản. Nhân bản Đóng dấu cơ quan và dấu mức độ khẩn, mật.
Đăng ký văn bản đi.
Làm thủ tục, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi.
Trang 12
3 Quản lý và sử dụng con dấu trong cơ quan.
3.1 Khái niệm dấu :
Trang 13
3.2 Nguyên tắc đóng dấu :
Dấu chỉ được đóng lên văn bản, giấy tờ khi đã có chữ ký của các cấp có thẩm quyền, không được đóng dấu lên giấy trắng, giấy khống chỉ, hoặc văn bản, giấy tờ chưa hoàn chỉnh nội dung.
Trang 14
3.2 Nguyên tắc đóng dấu :
Chỉ có người được giao giữ dấu mới được trực tiếp đóng dấu vào văn bản Trong cơ quan, tổ chức, thường chỉ những người là cán bộ biên chế chính thức của cơ quan hoặc tổ chức mới được phép giữ dấu và sử dụng con dấu của cơ quan, tổ chức.
Dấu của cơ quan chỉ đóng vào văn bản do cơ quan xây dựng và ban hành.
Trang 15
4 Lập hồ sơ hiện hành và nộp tài liệu vào lưu trữ cơ quan.
4.1 Các khái niệm :
Hồ sơ : là một tập văn bản, tài liệu có liên
quan với nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc có một (hoặc một số) đặc điểm chung như tên loại văn bản; cơ
Trang 16
4.1 Các khái niệm :
Lập hồ sơ : là việc tập hợp và sắp xếp
văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi , giải quyết công việc thành hồ sơ theo những nguyên tắc
Trang 17
4.2 Phân loại :
Hồ sơ công việc :
Trang 18
4.2 Phân loại :
H s nguyên t c :ồ sơ nguyên tắc : ơ nguyên tắc :ắc :
Trang 19
4.2 Phân loại :
Hồ sơ nhân sự :
Tập hợp các văn bản phản ảnh quá trình trưởng thành và công tác của mỗi cán bộ, công chức trong cơ quan.
Hồ sơ trình duyệt :
Trang 20
4.3 Tác dụng của việc lập hồ sơ :
Tra tìm tài liệu được nhanh chóng khi cần thiết ;
Làm căn cứ chính xác để giải quyết công việc kịp thời và hiệu quả ;
Bảo đảm cho việc quản lý tài liệu được chặt chẽ và giữ gìn bí mật ;
Trang 21
4.4 Yêu cầu của việc lập hồ sơ :
Hồ sơ lập ra phải phản ảnh đúng chức năng, nhiệm vụ chủ yếu của cơ quan, đơn vị ; phản ánh được họat động chính yếu của cơ quan qua các giai đoạn
Các văn bản, tài liệu đưa vào hồ sơ phải có giá trị tương đối đồng đều ;
Các văn bản trong từng loại hồ sơ phải có mối liên hệ lôgic với nhau về một vấn đề, một sự việc hoặc một người.
Hồ sơ phải được biên mục đầy đủ, chính xác ;
Trang 22
4.5 Tổ chức lập hồ sơ trong cơ quan, tổ chức :
Lập danh mục hồ sơ :
* Khái niệm :
Trang 23
* Tác dụng của danh mục hồ sơ :
Giúp cho việc phân loại, sắp xếp tài liệu và lập hồ sơ trong cơ quan, đơn vị được chủ động, hợp lý, khoa học, thuận tiện ;
Giúp cho cán bộ trong cơ quan lập được hồ sơ đầy đủ, chính xác ;
Trang 24
* Tác dụng của danh mục hồ sơ :
Giúp cho lãnh đạo cơ quan, đơn vị nắm được tồn bộ cơng việc của cơ quan và công việc của từng cán bộ thừa hành trong cơ quan ;
Trang 25
- Hướng dẫn lập hồ sơ theo danh mục hồ sơ :
Mỗi đơn vị trong cơ quan giữ một bản danh mục hồ sơ của đơn vị mình để làm căn cứ lập hồ sơ.
Trang 26
- Hướng dẫn lập hồ sơ theo danh mục hồ sơ :
Trang 27
5 Giao nộp tài liệu vào lưu trữ hiện hành của cơ quan :
5.1 Trách nhiệm của các đơn vị và cá nhân trong cơ quan, tổ chức.
Các đơn vị và cá nhân trong cơ quan, tổ chức
phải giao nộp những hồ sơ, tài liệu có giá trị lưu trữ vào lưu trữ hiện hành của cơ quan, tổ chức theo thời hạn được quy định tại khoản 2 Điều này.
Trường hợp đơn vị hoặc cá nhân cần giữ lại những hồ sơ, tài liệu đã đến hạn nộp lưu thì
Trang 28
5.1 Trách nhiệm của các đơn vị và cá nhân trong cơ quan, tổ chức.
Trang 29
5.2 Thời hạn giao nộp tài liệu vào lưu trữ hiện hành được quy định như sau :
Tài liệu hành chính : sau một năm kể từ năm công việc kết thúc ;
Tài liệu nghiên cứu khoa học, ứng dụng khoa học và công nghệ : sau một năm kể từ năm công trình được nghiệm thu chính thức ;
Tài liệu xây dựng cơ bản : sau ba tháng kể từ khi cơng trình được quyết tốn ;
Tài liệu ảnh, phim điện ảnh ; mi-crô-phim tài liệu ghi âm,ghi hình và tài liệu khác ;
Trang 30
5.3 Thủ tục giao nộp :
Trang 31
B CÔNG TÁC LƯU TRỮ.
I NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ TÀI LIỆU LƯU TRỮ VÀ CÔNG TÁC LƯU TRỮ.1 Tài liệu lưu trữ.1.1 Khái niệm :Tài liệu lưu trữ là tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan nhà nước, các tổ chức chính trị xã hội, đơn vị vũ trang, các doanh
Trang 32
1.2 Đặc điểm của tài liệu lưu trữ :
Tài liệu được hình thành qua hoạt động thực tiễn của xã hội, có xuất xứ, có nguồn gốc ;
Trang 33
1.3 Các loại tài liệu lưu trữ :
Tài liệu hành chính.
Tài liệu khoa học kỹ thuật.
Tài liệu nghe nhìn.
Tài liệu điện tử.
Trang 35
2 TÀI LIỆU LƯU TRỮ QUỐC GIA.
2.1 Khái niệm :
Trang 36
2.2 Bản chất của tài liệu lưu trữ quốc gia :
Tài liệu lưu trữ quốc gia là tài liệu có giá trị về chính trị, kinh tế, quốc phòng, an ninh, ngoại giao, văn hoá, giáo dục, khoa học và công
nghệ được hình thành trong các thời kỳ lịch sử của dân tộc Việt Nam, trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức xã hội, tổ
Trang 37
2.3 Nguyên tắc quản lý tài liệu lưu trữ quốc gia :
Trang 38
3 PHÔNG LƯU TRỮ.
3.1 Khái niệm :
Trang 39
3.2 Các loại phông lưu trữ :
Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam.
Phông lưu trữ cơ quan.
Trang 40
4 CÔNG TÁC LƯU TRỮ.
4.1 Khái niệm :
Trang 41
4.2 Chức năng của công tác lưu trữ :
Tổ chức bảo quản hoàn chỉnh và an tồn tài liệu phơng lưu trữ quốc gia, phông lưu trữ cơ quan.
Trang 42
4.3 Tính chất của công tác lưu trữ :
Tính cơ mật.
Trang 43
II NỘI DUNG CỦA CÔNG TÁC LƯU TRỮ.
1 HOẠT ĐỘNG QUẢN LÝ CÔNG TÁC LƯU TRỮ.1.1 Nguyên tắc quản lý công tác lưu trữ :
Ở Việt Nam, công tác lưu trữ được quản lý theo nguyên tắc tập trung - thống nhất.Nguyên tắc này được thể hiện như sau :
Trang 47
2.2 Nội dung hoạt động quản lý công tác lưu trữ :
Biên soạn các văn bản về quản lý công tác lưu trữ và chuyên môn nghiệp vụ công tác lưu trữ
Lập kế hoạch, phương hướng công tác lưu trữ
Trang 48
2.2 Nội dung hoạt động quản lý công tác lưu trữ :
Dự trù kinh phí cho hoạt động của các cơ quan lưu trữ
Lập kế hoạch, tổ chức đào tạo và bồi dưỡng cán bộ lưu trữ
Trang 49
2.2 Nội dung hoạt động quản lý công tác lưu trữ :
Thực hiện chế độ thông tin, báo cáo, thống kê công tác lưu trữ
Trang 50
2 HOẠT ĐỘNG NGHIỆP VỤ CÔNG TÁC LƯU TRỮ.
Trang 51
2 HOẠT ĐỘNG NGHIỆP VỤ CÔNG TÁC LƯU TRỮ.
Phân loại tài liệu lưu trữ ;
Xác định giá trị tài liệu ;
Chỉnh lý tài liệu lưu trữ ;
Thu nhập và bổ sung tài liệu lưu trữ ;
Bảo quản tài liệu lưu trữ ;
Thống kê tài liệu lưu trữ ;
Xây dựng công cụ tra cứu tài liệu lưu trữ ;
Trang 52
2 HOẠT ĐỘNG NGHIỆP VỤ CÔNG TÁC LƯU TRỮ.
Trong chuyên đề công tác lưu trữ, nội dung hoạt động nghiệp vụ công tác lưu trữ chỉ gồm ba nội dung là :
Thu thập và bổ sung tài liệu lưu trữ ;
Bảo quản tài liệu lưu trữ ;
Trang 53
2.1 Thu thập tài liệu lưu trữ.
Khái niệm :
Trang 54
Nguyên tắc thu thập tài liệu lưu trữ :
Nguyên tắc lịch sử
Trang 55
Thu thập tài liệu tại lưu trữ cơ quan (lưu trữ hiện hành) :
Nguồn tài liệu cần thu thập của lưu trữ cơ
quan :
Nguồn tài liệu cần thu thập thường xuyên vào lưu trữ cơ quan bảo quản là những tài liệu hình thành trong hoạt
Trang 56
Những công việc cụ thể trong
công tác thu thập tài liệu lưu trữ của lưu trữ cơ quan :
Thu thập tài liệu đã giải quyết xong từ giai đoạn văn thư trong cơ quan
Thu thập tài liệu cũ còn để lại ở các đơn vị, cá nhân trong cơ quan
Trang 57
2.2 Bảo quản tài liệu lưu trữ.
Khái niệm :
Trang 58
Nội dung bảo quản tài liệu lưu trữ :
Xây dựng, cải tạo kho lưu trữ theo đúng yêu cầu của công tác bảo quản tài liệu ;
Thực hiện các chế độ quy định về chế độ làm việc tại cơ quan lưu trữ, chế độ vệ sinh, chế độ kiểm tra kho lưu trữ thường xuyên ;
Sử dụng các biện pháp khoa học kỹ thuật để ngăn ngừa những nguy cơ gây hư hại tài liệu lưu trữ, kéo dài tuổi thọ của tài liệu ;
Trang 59
Những nguyên nhân gây hư hại tài liệu lưu trữ :
Chất liệu và quá trình chế tác
Điều kiện tự nhiên
Trang 60
Những biện pháp bảo quản tài liệu lưu trữ :
Trang 61
Những biện pháp bảo quản tài liệu lưu trữ :
Yêu cầu về địa điểm xây kho.
Yêu cầu về thiết kế kiến trúc.
Yêu cầu về kỹ thuật xây dựng.
Trang 63
2.3 Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ.
2.3.1 Khái niệm :
Trang 64
2.3.2 Yêu cầu :
Muốn việc tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ có hiệu quả yêu cầu kho lưu trữ phải thực hiện các công việc sau :
Sắp xếp tài liệu trong kho theo một hệ thống và thiết lập được hệ thống công cụ tra tìm tài liệu ;
Giới thiệu cho các cơ quan, các cá nhân biết các nguồn tài liệu và nội dung tài liệu để tiếp cận khai thác sử dụng tài liệu.
Trang 65
2.3.3 Ý nghĩa :
Mục đích của công tác lưu trữ là khai thác tài liệu lưu trữ phục vụ công cuộc xây dựng và bảo vệ Tổ quốc, phục vụ các nhu cầu xã hội Trong toàn bộ các quy trình nghiệp vụ lưu trữ, việc tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ là khâu thể hiện kết quả của toàn bộ công tác lưu trữ.
Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ có hiệu quả có tác dụng thiết thực trong việc tiết kiệm thời gian, công sức và tiền của cho Nhà nước và nhân dân Tổ
Trang 66
2.3.3 Ý nghĩa :
Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ là cầu nối giữa các cơ quan lưu trữ với xã hội, với nhân dân, tăng
cường vai trò xã hội của công tác lưu trữ, của cơ
quan, tổ chức lưu trữ Qua các hình thức sử dụng tài liệu lưu trữ, mọi cơ quan, tổ chức, công dân thấy được tầm quan trọng của tài liệu lưu trữ, của công tác lưu trữ.
Trang 67
2.3.4 Nguyên tắc :
Công tác tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ phải tuân thủ hai nguyên tắc sau :
Nguyên tắc chính trị
Trang 68
2.3.5 Các hình thức tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ :
Tổ chức sử dụng tài liệu tại phòng đọc.
Giới thiệu tài liệu trên các phương tiện
thông tin đại chúng
Tổ chức trưng bày triển lãm