II. NỘI DUNG CỦA CÔNG TÁC LƯU TRỮ.
1. HOẠT ĐỘNG QUẢN LÝ CÔNG TÁC LƯU TRỮ.
1.1. Nguyên tắc quản lý công tác lưu trữ :
Ở Việt Nam, công tác lưu trữ được quản lý theo nguyên tắc tập trung - thống nhất.Nguyên tắc này được thể hiện như sau :
Tập trung toàn bộ tài liệu phông lưu trữ quốc gia vào bảo quản trong các kho lưu trữ từ Trung ương đến địa phương dưới sự quản lý thống nhất của Cục lưu trữ Nhà nước. Cục lưu trữ Nhà nước quản lý thống nhất về tổ chức lưu trữ, pháp chế lưu trữ và nghiệp vụ lưu trữ.
Tập trung - được hiểu là : tài liệu không để phân tán ở từng cán bộ, nhân viên ; ở các đơn vị, cơ quan … mà phải tập trung vào các kho lưu trữ để quản lý thống nhất theo quy định của Nhà nước. Các kho lưu trữ Nhà nước có chức năng bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ quốc gia không một cơ quan hay cá nhân nào được giữ tài liệu lưu trữ quốc gia cho riêng mình. Tập trung không có nghĩa là đưa toàn bộ tài liệu lưu trữ về Trung ương mà là tập trung những tài liệu này vào các kho lưu trữ đã được phân cấp trong mạng lưới các kho lưu
Thống nhất - được hiểu là : sự thống nhất quản lý về mọi mặt của hoạt động lưu trữ, đặc biệt là thống nhất quản lý tài liệu lưu trữ, phông lưu trữ quốc gia. Tài liệu lưu trữ quốc gia phải do Cục lưu trữ Nhà nước - cơ quan cao nhất của ngành - thống nhất quản lý. Để nghiên cứu đầy đủ mọi mặt một giai đoạn lịch sử cần có tài liệu phản ánh toàn diện hoạt động của các ngành, các cấp, đặc biệt là tài liệu lưu trữ, phông lưu trữ quốc gia. Quản lý tài liệu lưu trữ phải dựa trên nguyên tắc tập trung - thống nhất và cũng chỉ quản lý theo nguyên tắc này tài liệu lưu trữ mới phát huy một cách tốt nhất tác dụng của chúng.
Hiện nay ở nước ta, do nhiều nguyên nhân khác nhau, một bộ phận tài liệu lưu trữ quốc gia đang bị phân tán ở một số cơ quan nghiên cứu, bảo tàng, thư viện. Ngoài ra, hệ thống các kho lưu trữ được tổ chức hoàn chỉnh, các văn bản của Nhà nước về hoạt động lưu trữ còn chưa xác lập được hành lang pháp lý vững chắc làm cơ sở cho quản lý có hiệu quả công tác lưu trữ. Việc thực hiện nguyên tắc tập trung - thống nhất trong quản lý công tác lưu trữ đang đặt ra cho Nhà nước và ngành lưu trữ nhiều vấn đề cần được nghiên cứu và giải quyết.