(Luận văn thạc sĩ) đổi mới quản lý nhà nước về công tác lưu trữ tại tỉnh bắc giang

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƢỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN HOÀNG THỊ DUYÊN ĐỔI MỚI QUẢN LÝ NHÀ NƢỚC VỀ CÔNG TÁC LƢU TRỮ TẠI TỈNH BẮC GIANG LUẬN VĂN THẠC SĨ Chuyên ngành: Lƣu trữ Hà Nội - 2014 ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƢỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN HOÀNG THỊ DUYÊN ĐỔI MỚI QUẢN LÝ NHÀ NƢỚC VỀ CÔNG TÁC LƢU TRỮ TẠI TỈNH BẮC GIANG LUẬN VĂN THẠC SĨ KHOA HỌC Chuyên ngành: Lƣu trữ Mã số: 603224 Ngƣời hƣớng dẫn khoa học: PGS Nguyễn Văn Hàm Hà Nội - 2014 LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan cơng trình nghiên cứu riêng Các kết nghiên cứu đề tài trung thực chƣa đƣợc công bố đề tài, cơng trình nghiên cứu khác Những tƣ liệu tham khảo từ tài liệu cơng trình nghiên cứu trƣớc đƣợc thích rõ ràng Tác giả Hồng Thị Dun LỜI CẢM ƠN Tác giả luận văn xin chân thành gửi lời cảm ơn đến giáo sƣ, phó giáo sƣ, tiến sĩ, giảng viên Khoa Lƣu trữ học Quản trị Văn phòng, Trƣờng Đại học Khoa học Xã hội Nhân văn; lãnh đạo chuyên viên Chi cục Văn thƣ Lƣu trữ tỉnh Bắc Giang nhiều chuyên gia, đồng nghiệp khác giúp đỡ, ủng hộ, tƣ vấn bảo tận tình trình tác giả thực đề tài nghiên cứu Đặc biệt, tác giả gửi lời cám ơn sâu sắc tới PGS Nguyễn Văn Hàm, ngƣời trực tiếp hƣớng dẫn tác giả thực đề tài Hoàng Thị Duyên MỤC LỤC PHẦN MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Mục tiêu nghiên cứu Nhiệm vụ nghiên cứu đề tài Phạm vi nghiên cứu Lịch sử nghiên cứu vấn đề Phƣơng pháp nghiên cứu 10 Tài liệu tham khảo 11 Bố cục đề tài 11 NỘI DUNG 13 Chƣơng CƠ SỞ LÝ LUẬN, PHÁP LÝ VÀ NỘI DUNG QUẢN LÝ NHÀ NƢỚC VỀ CÔNG TÁC LƢU TRỮ 13 1.1 Cơ sở lý luận quản lý nhà nƣớc lƣu trữ 13 1.1.1 Khái niệm quản lý quản lý nhà nước 13 1.1.2 Khái niệm nội dung quản lý nhà nước lưu trữ 17 1.2 Cơ sở pháp lý quản lý nhà nƣớc lƣu trữ cấp tỉnh 20 1.2.1 Sự thay đổi chức quản lý nhà nước lưu trữ cấp tỉnh 20 1.2.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Chi cục văn thư - Lưu trữ tỉnh Bắc Giang 24 Chƣơng THỰC TRẠNG QUẢN LÝ NHÀ NƢỚC VỀ CÔNG TÁC LƢU TRỮ TẠI TỈNH BẮC GIANG 27 2.1 Những kết đạt đƣợc quản lý nhà nƣớc lƣu trữ tỉnh Bắc Giang 27 2.1.1 Công tác xây dựng đạo thực quy hoạch, kế hoạch phát triển lưu trữ 27 2.1.2 Công tác xây dựng, ban hành tổ chức thực văn lưu trữ 29 2.1.3 Công tác quản lý thống tài liệu lưu trữ tồn tỉnh 40 2.1.4 Cơng tác thống kê nhà nước báo cáo lưu trữ tỉnh Bắc Giang 44 2.1.5 Công tác quản lý thống chuyên môn, nghiệp vụ lưu trữ 44 2.1.6 Công tác tổ chức, đạo việc nghiên cứu, ứng dụng khoa học công nghệ hoạt động lưu trữ 45 2.1.7 Công tác tổ chức, biên chế, đào tạo bồi dưỡng nghiệp vụ lưu trữ47 2.1.8 Kiểm tra lưu trữ 52 2.1.9 Công tác phối hợp với quan, tổ chức quản lý nhà nước lưu trữ 56 2.2 Những tồn tại, hạn chế quản lý nhà nƣớc lƣu trữ Bắc Giang 57 2.3 Nguyên nhân 60 2.3.1 Nhận thức chưa thật đầy đủ đắn vai trò, tác dụng tài liệu lưu trữ công tác lưu trữ 61 2.3.2 Công tác xây dựng hệ thống tổ chức đội ngũ cán làm công tác lưu trữ Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Bắc Giang 63 2.3.3 Hệ thống văn đạo quản lý công tác lưu trữ cịn ít, chưa phù hợp với u cầu thời kỳ đổi 64 2.3.4 Kinh phí sở vật chất phục vụ cho công tác lưu trữ 66 Chƣơng MỘT SỐ GIẢI PHÁP ĐỔI MỚI PHƢƠNG PHÁP QUẢN LÝ NHÀ NƢỚC VỀ CÔNG TÁC LƢU TRỮ TẠI TỈNH BẮC GIANG 68 3.1 Nhóm giải pháp đổi phƣơng pháp 68 3.1.1 Công tác hướng dẫn thực văn nhà nước địa phương công tác lưu trữ 68 3.1.2 Công tác tra, kiểm tra công tác lưu trữ 71 3.1.3 Hoàn thiện hệ thống văn quy định, hướng dẫn công tác lưu trữ 75 3.2 Điều kiện đảm bảo đổi 77 3.2.1 Nhận thức tỉnh công tác lưu trữ, tài liệu lưu trữ 77 3.2.2 Năng lực đội ngũ cán Chi cục 86 3.2.3 Hoàn thiện tổ chức Trung tâm Lưu trữ tỉnh Bắc Giang 90 3.2.4 Cơ sở vật chất 94 KẾT LUẬN 96 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 98 PHỤ LỤC DANH MỤC BẢNG Bảng 2.1: Tình hình thu thập tài liệu lƣu trữ năm (2001-2006) Chi cục Văn thƣ - Lƣu trữ tỉnh Bắc Giang 42 Bảng 2.2: Tình hình thu thập tài liệu lƣu trữ năm (2007-2009) Chi cục Văn thƣ - Lƣu trữ tỉnh Bắc Giang 43 Bảng 2.3: Tình hình đào tạo bồi dƣỡng văn thƣ, lƣu trữ tỉnh Bắc Giang năm (2001 - 2006) 50 Bảng 2.4: Tình hình kiểm tra cơng tác văn thƣ, lƣu trữ quan, đơn vị tỉnh Bắc Giang năm 2011 54 PHẦN MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Công tác lƣu trữ thực ngành thiếu xã hội đại ngày khẳng định vị quan trọng đặc biệt Cơng tác đƣợc quan tâm đầu tƣ phát triển Đảng, Nhà nƣớc toàn xã hội Hệ thống tổ chức quan lƣu trữ từ trung ƣơng đến địa phƣơng ngày đƣợc hoàn thiện kiện tồn Trong đó, quan có chức quản lý nhà nƣớc công tác lƣu trữ địa phƣơng đƣợc tổ chức thống nhất, có hệ thống có đóng góp tích cực vào phát triển nghiệp lƣu trữ tỉnh nói riêng, phát triển chung kinh tế, xã hội địa phƣơng nói chung Ở địa phƣơng, ban đầu chức quản lý nhà nƣớc lƣu trữ đƣợc giao cho Phòng Văn thƣ Lƣu trữ Trung tâm Lƣu trữ tỉnh (Thông tƣ số 40/1998/TT-TCCP Thông tƣ số 21/2005/TT-BNV) Đến ngày 28 tháng năm 2010, Bộ Nội vụ ban hành Thông tƣ số 02/2010/TT-BNV Hƣớng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn tổ chức tổ chức văn thƣ, lƣu trữ Bộ, quan ngang Bộ, quan trực thuộc Chính phủ UBND cấp Ở cấp tỉnh Chi cục Văn thƣ - Lƣu trữ trực thuộc Sở Nội vụ đƣợc thành lập sở hợp Phòng Quản lý Văn thƣ - Lƣu trữ Trung tâm Lƣu trữ tỉnh Theo đó, Chi cục quan giúp Sở Nội vụ tham mƣu cho UBND tỉnh quản lý nhà nƣớc công tác văn thƣ, lƣu trữ địa phƣơng Chi cục Văn thƣ - Lƣu trữ tỉnh Bắc Giang đƣợc thành lập không lâu sau hƣớng dẫn theo tinh thần Thông tƣ 02 Cùng với giúp đỡ Văn phòng UBND tỉnh, Sở Nội vụ tỉnh, Chi cục nhanh chóng đƣợc bố trí trụ sở, kiện tồn máy tổ chức biên chế, tiếp tục thực chức quản lý nhà nƣớc văn thƣ lƣu trữ chức nghiệp lƣu trữ Nhìn lại trình lịch sử mình, Chi cục Văn thƣ - Lƣu trữ tỉnh Bắc Giang (trƣớc Trung tâm Lƣu trữ tỉnh) có đóng góp tích cực vào q trình xây dựng, phát triển nghiệp văn thƣ, lƣu trữ tỉnh Bên cạnh thành tựu bƣớc đầu đáng ghi nhận nhƣ xây dựng máy tổ chức quản lý, thực đạo, hƣớng dẫn thực văn cấp trên, chỉnh lý khối lƣợng lớn tài liệu lƣu trữ trình thực chức quản lý nhà nƣớc công tác lƣu trữ địa phƣơng cịn khơng hạn chế, tồn Những hạn chế, tồn ảnh hƣởng khơng nhỏ tới chất lƣợng nghiệp vụ công tác văn thƣ, lƣu trữ tỉnh nói chung cơng tác lƣu trữ nói riêng Nếu khơng có tổng kết, đánh giá, rút kinh nghiệm đổi kịp thời cơng tác lƣu trữ tỉnh Bắc Giang theo kịp đáp ứng yêu cầu phát triển tỉnh; đồng thời, công tác không đƣợc quan, tổ chức cá nhân trọng, quan tâm mức Ngồi ra, trƣớc nhu cầu thơng tin từ tài liệu lƣu trữ không ngừng nâng cao lƣợng chất quản lý cơng tác lƣu trữ tỉnh cần đƣợc quan tâm, đổi mặt Xuất phát từ lý trên, định lựa chọn đề tài "Đổi quản lý nhà nƣớc công tác lƣu trữ tỉnh Bắc Giang" làm luận văn thạc sĩ chuyên ngành lƣu trữ Mục tiêu nghiên cứu Thực đề tài này, hƣớng đến hai mục tiêu sau: - Thứ nhất, đánh giá cách đầy đủ toàn diện thực trạng quản lý nhà nƣớc công tác lƣu trữ tỉnh Bắc Giang; - Thứ hai, đề xuất số giải pháp để đổi phƣơng pháp thực quản lý nhà nƣớc công tác lƣu trữ tỉnh thời gian tới Nhiệm vụ nghiên cứu đề tài Để thực tốt mục tiêu trên, luận văn chúng tơi đặt giải nhiệm vụ sau đây: - Tìm hiểu vị trí, vai trị quản lý nhà nƣớc lƣu trữ; chức năng, nhiệm vụ quan có chức quản lý nhà nƣớc lƣu trữ cấp tỉnh PHỤ LỤC I SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐẾN (Kèm theo Quyết định số 446/2013/QĐ-UBND ngày 04 tháng năm 2013 UBND tỉnh Bắc Giang) Mẫu sổ Sổ đăng ký văn đến phải đƣợc in sẵn, kích thƣớc: 210mm x 297mm a Bìa trang đầu Bìa trang đầu sổ đăng ký văn đến (loại thƣờng) đƣợc trình bày theo minh họa hình vẽ dƣới ……….… (1) …………… ……….… (2) ………… SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐẾN Năm: 20 (3) Từ ngày … đến ngày (4).… Từ số … đến số (5).… Quyển số: (6) Ghi chú: (1): Tên quan (tổ chức) chủ quản cấp trực tiếp (nếu có); (2): Tên quan (tổ chức) đơn vị (đối với sổ đơn vị); (3): Năm mở sổ đăng ký văn đến; (4): Ngày, tháng bắt đầu kết thúc đăng ký văn sổ; (5): Số thứ tự đăng ký văn đến cuối sổ; (6): Số thứ tự sổ Trên trang đầu loại sổ phải có chữ ký ngƣời có thẩm quyền đóng dấu trƣớc sử dụng Việc ký đóng dấu đƣợc thực khoảng giấy trống Từ số… đến số Quyển số b Phần đăng ký văn đến Phần đăng ký văn đến đƣợc trình bày trang giấy khổ A3 (420mm x 297mm), bao gồm 09 cột theo mẫu dƣới đây: Ngày đến Số đến Tác giả Số, ký Ngày hiệu tháng Tên loại trích yếu nội dung Đơn vị Ký nhận ngƣời nhận Ghi (1) (2) (3) (4) (6) (7) (9) (5) (8) Hƣớng dẫn đăng ký Cột 1: Ghi theo ngày, tháng đƣợc ghi dấu “Đến”, ví dụ: 03/01, 27/7, 31/12 Cột 2: Ghi theo số đƣợc ghi dấu “Đến” Cột 3: Ghi tên quan, tổ chức ban hành văn họ tên, địa ngƣời gửi đơn, thƣ Cột 4: Ghi số ký hiệu văn đến Cột 5: Ghi ngày, tháng, năm văn đến đơn, thƣ Đối với ngày dƣới 10 tháng 1, phải thêm số trƣớc; năm đƣợc ghi hai chữ số, ví dụ: 03/01/11, 31/12/11 Cột 6: Ghi tên loại văn đến (trừ công văn; tên loại văn viết tắt) trích yếu nội dung Trƣờng hợp văn đến đơn, thƣ trích yếu ngƣời đăng ký phải tóm tắt nội dung văn đơn, thƣ Cột 7: Ghi tên đơn vị cá nhân nhận văn đến ý kiến phân phối, ý kiến đạo giải ngƣời có thẩm quyền Cột 8: Chữ ký ngƣời trực tiếp nhận văn Cột 9: Ghi điểm cần thiết văn đến (văn khơng có số, ký hiệu, ngày tháng, trích yếu, v.v ) Sổ đăng ký văn mật đến Mẫu sổ đăng ký văn mật đến giống nhƣ sổ đăng ký văn đến (loại thƣờng), nhƣng phần đăng ký có bổ sung cột “Mức độ mật” (cột 7) sau cột “Tên loại trích yếu nội dung” (cột 6) Việc đăng ký văn mật đến đƣợc thực tƣơng tự nhƣ đăng ký văn đến (loại thƣờng) theo hƣớng dẫn khoản Phụ lục này; riêng cột “Mức độ mật” phải ghi rõ độ mật (“Mật”, “Tối mật” “Tuyệt mật”) văn đến; văn đến độ “Tuyệt mật”, đƣợc ghi vào cột trích yếu nội dung sau đƣợc phép ngƣời có thẩm quyền./ PHỤ LỤC II SỔ ĐĂNG KÝ ĐƠN, THƢ (Kèm theo Quyết định số 446/2013/QĐ-UBND ngày 04 tháng năm 2013 UBND tỉnh Bắc Giang) Mẫu sổ Sổ đăng ký đơn, thƣ phải đƣợc in sẵn, kích thƣớc: 210mm x 297mm a Bìa trang đầu Bìa trang đầu sổ đƣợc trình bày tƣơng tự nhƣ bìa trang đầu sổ đăng ký văn đến, khác tên gọi “Sổ đăng ký đơn, thƣ” b Phần đăng ký đơn, thƣ Phần đăng ký đơn, thƣ đƣợc trình bày trang giấy khổ A3 (420mm x 297mm), bao gồm 08 cột theo mẫu sau: Ngày đến Số đến Họ tên, địa Ngày ngƣời gửi tháng Trích Đơn vị Ký yếu nội ngƣời nhận nhận dung Ghi (1) (2) (3) (5) (8) (4) (6) (7) Hƣớng dẫn đăng ký Cột 1: Ghi theo ngày, tháng đƣợc ghi dấu “Đến”, ví dụ: 03/01, 27/7, 31/12 Cột 2: Ghi theo số đƣợc ghi dấu “Đến” Số đến số thứ tự đăng ký đơn, thƣ mà quan, tổ chức nhận đƣợc (nếu đơn, thƣ đƣợc ghi số đến đăng ký riêng) số thứ tự đăng ký văn đến nói chung (nếu đơn, thƣ đƣợc lấy số đến đăng ký chung với loại văn đến khác) Cột 3: Ghi đầy đủ, xác họ tên, địa chỉ, số điện thoại (nếu có) ngƣời gửi đơn, thƣ Cột 4: Ghi theo ngày, tháng, năm đƣợc ghi đơn, thƣ Đối với ngày dƣới 10 tháng 1, phải thêm số trƣớc; năm đƣợc ghi hai chữ số, ví dụ: 03/01/11, 31/12/11 Trƣờng hợp đơn, thƣ không ghi ngày tháng lấy ngày, tháng, năm theo dấu bƣu điện nhƣng cần có ghi cụ thể Cột 5: Ghi theo trích yếu nội dung đƣợc ghi đơn, thƣ Trƣờng hợp đơn, thƣ khơng có trích yếu ngƣời đăng ký phải tóm tắt nội dung đơn, thƣ Cột 6: Ghi tên đơn vị cá nhân nhận đơn, thƣ theo ý kiến phân phối, ý kiến đạo giải ngƣời có thẩm quyền Cột 7: Chữ ký ngƣời trực tiếp nhận đơn, thƣ Cột 8: Ghi điểm cần thiết đơn, thƣ nhƣ đơn, thƣ lần thứ …; đơn, thƣ không ghi ngày tháng, v.v )./ PHỤ LỤC III SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐI (Kèm theo Quyết định số 446/2013/QĐ-UBND ngày 04 tháng năm 2013 UBND tỉnh Bắc Giang) Mẫu sổ Sổ đăng ký văn phải đƣợc in sẵn, kích thƣớc: 210mm x 297mm a Bìa trang đầu Bìa trang đầu sổ đƣợc trình bày tƣơng tự nhƣ bìa trang đầu sổ đăng ký văn đến, khác tên gọi “Sổ đăng ký văn đi” b Phần đăng ký văn Phần đăng ký văn đƣợc trình bày trang giấy khổ A3 (420mm x 297mm), bao gồm 08 cột theo mẫu sau: Số, hiệu ký Ngày văn tháng văn (1) (2) Tên loại trích Ngƣời yếu nội dung văn ký Nơi nhận văn Đơn vị, Số ngƣời nhận lƣợng lƣu Ghi (3) (5) (6) (8) (4) (7) Hƣớng dẫn đăng ký Cột 1: Ghi số ký hiệu văn Cột 2: Ghi ngày, tháng văn bản; ngày dƣới 10 tháng 1, phải thêm số trƣớc, ví dụ: 05/02, 31/12 Cột 3: Ghi tên loại trích yếu nội dung văn Cột 4: Ghi tên ngƣời ký văn Cột 5: Ghi tên quan, tổ chức đơn vị, cá nhân nhận văn nhƣ đƣợc ghi phần nơi nhận văn Cột 6: Ghi tên đơn vị cá nhân nhận lƣu Cột 7: Ghi số lƣợng ban hành Cột 8: Ghi điểm cần thiết khác Sổ đăng ký văn mật Mẫu sổ đăng ký văn mật giống nhƣ sổ đăng ký văn (loại thƣờng), nhƣng phần dùng để đăng ký văn có bổ sung cột “Mức độ mật” sau cột “Tên loại trích yếu nội dung văn bản” (cột 3) Việc đăng ký văn mật đƣợc thực tƣơng tự nhƣ văn (loại thƣờng) theo hƣớng dẫn khoản Phụ lục này; riêng cột “Mức độ mật” (cột 4) phải ghi rõ độ mật (“Mật”, “Tối mật” “Tuyệt mật”) văn bản; văn độ “Tuyệt mật” đƣợc ghi vào cột trích yếu nội dung sau đƣợc phép ngƣời có thẩm quyền./ PHỤ LỤC IV BÌ VĂN BẢN (Kèm theo Quyết định số 446 /2013/QĐ-UBND ngày 04 tháng năm 2013 UBND tỉnh Bắc Giang) Mẫu bì văn a Hình dạng kích thƣớc Bì văn nên đƣợc in sẵn, có hình chữ nhật Kích thƣớc tối thiểu loại bì thơng dụng cụ thể nhƣ sau: - Loại 307mm x 220mm: dùng cho văn đƣợc trình bày giấy khổ A4 đƣợc vào bì dạng để nguyên khổ giấy; - Loại 220mm x 158mm: dùng cho văn đƣợc trình bày giấy khổ A4 đƣợc vào bì dạng đƣợc gấp làm phần nhau; - Loại 220mm x 109mm: dùng cho văn đƣợc trình bày giấy khổ A4 đƣợc vào bì dạng đƣợc gấp làm phần nhau; - Loại 158mm x 115mm: dùng cho văn đƣợc trình bày giấy khổ A4 đƣợc vào bì dạng đƣợc gấp làm phần b Mẫu trình bày Mẫu trình bày bì văn đƣợc minh họa theo hình vẽ (8) TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC (1), ĐC: Số 61, đƣờng Nguyễn Văn Cừ, thành phố Bắc Giang (2) ĐT: (0240) XXXXXXX Fax: (0240) XXXXXXX (3) E-Mail: ……………………… Website:…………………(4) Số:……………………………………(5) Kính gửi: ………….……………………………………………(6) … ……………………………………………………(7) …………………… ………………………………(7) Hƣớng dẫn trình bày viết bì (1): Tên quan, tổ chức gửi văn (2): Địa quan, tổ chức (nếu cần) (3): Số điện thoại, số Fax (nếu cần) (4): Địa E-Mail, Website quan, tổ chức (nếu có) (5): Ghi số, ký hiệu văn có phong bì (6): Ghi tên quan, tổ chức đơn vị, cá nhân nhận văn (7): Địa quan, tổ chức đơn vị, cá nhân nhận văn (8): Biểu tƣợng quan, tổ chức (nếu có)./ PHỤ LỤC V SỔ CHUYỂN GIAO VĂN BẢN ĐI (Kèm theo Quyết định số 446 /2013/QĐ-UBND ngày 04 tháng năm 2013 UBND tỉnh Bắc Giang) Mẫu sổ Sổ chuyển giao văn cho quan, tổ chức khác cho đơn vị, cá nhân quan, tổ chức nên in sẵn, kích thƣớc: 210mm x 297mm a Bìa trang đầu Bìa trang đầu sổ đƣợc trình bày tƣơng tự nhƣ bìa trang đầu sổ chuyển giao văn đến, khác tên gọi “Sổ chuyển giao văn đi” b Phần đăng ký chuyển giao văn Phần đăng ký chuyển giao văn đƣợc trình bày trang giấy khổ A4 theo chiều rộng (210mm x 297mm) theo chiều dài (297mm x 210mm), bao gồm 05 cột theo mẫu sau: Ngày chuyển Số, ký hiệu văn Nơi nhận văn Ký nhận bản Ghi (1) (2) (5) (3) (4) Hƣớng dẫn đăng ký Cột 1: Ghi ngày, tháng chuyển giao văn đi; ngày dƣới 10 tháng 1, phải thêm số trƣớc, ví dụ: 03/01, 27/7, 31/12 Cột 2: Ghi số ký hiệu văn Cột 3: Nơi nhận văn - Ghi tên đơn vị cá nhân nhận văn trƣờng hợp chuyển giao văn nội quan, tổ chức; - Ghi tên quan, tổ chức đơn vị, cá nhân nhận văn trƣờng hợp chuyển giao văn cho quan, tổ chức đơn vị, cá nhân khác Cột 4: Chữ ký ngƣời trực tiếp nhận văn Cột 5: Ghi điểm cần thiết khác nhƣ số lƣợng bản, số lƣợng bì, / PHỤ LỤC VI SỔ GỬI VĂN BẢN ĐI BƢU ĐIỆN (Kèm theo Quyết định số 446 /2013/QĐ-UBND ngày 04 tháng năm 2013 UBND tỉnh Bắc Giang) Mẫu sổ Sổ gửi văn bƣu điện đƣợc in sẵn, kích thƣớc: 210mm x 297mm 148mm x 210mm a Bìa trang đầu Bìa trang đầu sổ đƣợc trình bày tƣơng tự nhƣ bìa trang đầu sổ chuyển giao văn đến, khác tên gọi “Sổ gửi văn bƣu điện” b Phần đăng ký gửi văn bƣu điện Phần đăng ký gửi văn bƣu điện đƣợc trình bày trang giấy khổ A4 theo chiều rộng (210mm x 297mm) theo chiều dài (297mm x 210mm), bao gồm 06 cột theo mẫu sau: Ngày chuyển Số, ký hiệu Nơi nhận Số lƣợng bì văn văn Ký nhận Ghi dấu bƣu điện (1) (2) (5) (3) (4) (6) Hƣớng dẫn đăng ký Cột 1: Ghi ngày, tháng gửi văn bƣu điện; ngày dƣới 10 tháng 1, phải thêm số trƣớc, ví dụ: 03/01, 27/7, 31/12 Cột 2: Ghi số ký hiệu văn Cột 3: Ghi tên quan, tổ chức đơn vị, cá nhân nhận văn bản, ví dụ: UBND tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ƣơng Cột 4: Ghi số lƣợng bì văn gửi Cột 5: Chữ ký nhân viên bƣu điện trực tiếp nhận văn dấu bƣu điện (nếu có) Cột 6: Ghi điểm cần thiết khác./ PHỤ LỤC VII SỔ SỬ DỤNG BẢN LƢU (Kèm theo Quyết định số 446 /2013/QĐ-UBND ngày 04 tháng năm 2013 UBND tỉnh Bắc Giang) Mẫu sổ Sổ sử dụng lƣu đƣợc in sẵn, kích thƣớc: 210mm x 297mm a Bìa trang đầu Bìa trang đầu sổ đƣợc trình bày tƣơng tự nhƣ bìa trang đầu sổ chuyển giao văn đến, khác tên gọi “Sổ sử dụng lƣu” b Phần đăng ký sử dụng lƣu Phần đăng ký sử dụng lƣu đƣợc trình bày trang giấy khổ A3 (420mm x 297mm), bao gồm 06 cột theo mẫu sau: Ngày tháng Họ tên Số/ký ngƣời hiệu sử dụng ngày tháng văn Tên Hồ sơ Ký loại số nhận trích yếu nội dung văn Ngày trả Ngƣời Ghi cho phép sử dụng (1) (2) (4) (7) (8) (3) (5) (6) (9) Hƣớng dẫn đăng ký Cột 1: Ghi ngày, tháng phục vụ yêu cầu sử dụng lƣu; ngày dƣới 10 tháng 1, phải thêm số trƣớc, ví dụ: 05/02, 21/7, 31/12 Cột 2: Ghi họ tên, đơn vị công tác ngƣời sử dụng lƣu Cột 3: Ghi số ký hiệu; ngày, tháng, năm văn Cột 4: Ghi tên loại trích yếu nội dung văn Cột 5: Ghi số, ký hiệu tập lƣu văn đƣợc xếp theo thứ tự đăng ký văn thƣ, ví dụ: Số: CV-01/2011 (tập lƣu công văn số 01 năm 2011) Cột 6: Chữ ký ngƣời sử dụng lƣu Cột 7: Ghi ngày, tháng, năm mà ngƣời sử dụng (ngƣời mƣợn) phải trả lại lƣu Cột 8: Ghi họ tên ngƣời duyệt cho phép sử dụng lƣu Cột 9: Ghi điểm cần thiết nhƣ trả, ngày tháng trả (nếu ngƣời sử dụng trả muộn thời hạn cho phép), v.v / PHỤ LỤC VIII MẪU DANH MỤC HỒ SƠ (Kèm theo Quyết định số 446 /2013/QĐ-UBND ngày 04 tháng năm 2013 UBND tỉnh Bắc Giang) TÊN CQ, TC CẤP TRÊN TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC CỘNG HÕA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc - DANH MỤC HỒ SƠ CỦA (tên quan, tổ chức) Năm Số ký Tên đề mục tiêu đề hồ sơ hiệu HS Thời hạn Đơn vị/ ngƣời Ghi bảo quản lập hồ sơ (1) (3) (2) (4) (5) I TÊN ĐỀ MỤC LỚN Tên đề mục nhỏ Tiêu đề hồ sơ Bản Danh mục hồ sơ có …….(1) hồ sơ, bao gồm: ……………(2) hồ sơ bảo quản vĩnh viễn; ………… (2) hồ sơ bảo quản có thời hạn QUYỀN HẠN, CHỨC VỤ CỦA NGƢỜI KÝ (chữ ký, dấu) Họ tên Hƣớng dẫn sử dụng: (1) Ghi tổng số hồ sơ có Danh mục (2) Ghi số lƣợng hồ sơ bảo quản vĩnh viễn, số lƣợng hồ sơ bảo quản có thời hạn Danh mục Cột 1: Ghi số ký hiệu hồ sơ Cột 2: Ghi số thứ tự tên đề mục lớn, đề mục nhỏ; tiêu đề hồ sơ Cột 3: Ghi thời hạn bảo quản hồ sơ: vĩnh viễn thời hạn số năm cụ thể; Cột 4: Ghi tên đơn vị cá nhân chịu trách nhiệm lập hồ sơ; Cột 5: Ghi thông tin đặc biệt thời hạn bảo quản, ngƣời lập hồ sơ, hồ sơ chuyển từ năm trƣớc sang, hồ sơ loại mật v.v / PHỤ LỤC IX MỘT SỐ LOẠI TIÊU ĐỀ HỒ SƠ TIÊU BIỂU (Kèm theo Quyết định số 446 /2013/QĐ-UBND ngày 04 tháng năm 2013 UBND tỉnh Bắc Giang) Tên loại văn - nội dung - thời gian - tác giả Áp dụng hồ sơ chƣơng trình, kế hoạch, báo cáo cơng tác thƣờng kỳ quan, tổ chức Ví dụ 1: Chƣơng trình kế hoạch, báo cáo cơng tác năm 2011 Đài Phát Truyền hình Bắc Giang Ví dụ 2: Kế hoạch, báo cáo thực kế hoạch sản xuất nông nghiệp vụ Đông- Xuân năm 2010- 2011 Sở Nông nghiệp Phát triển nông thôn tỉnh Bắc Giang Tên loại văn - tác giả - nội dung - thời gian Áp dụng hồ sơ chƣơng trình, kế hoạch, báo cáo chuyên đề Ví dụ: Chƣơng trình, kế hoạch, báo cáo Sở Nội vụ thực cải cách hành năm 2012 Tập lƣu (quyết định, thị, công văn v.v ) - thời gian - tác giả Áp dụng hồ sơ tập lƣu văn quan Ví dụ: Tập lƣu cơng văn quý I năm 2011 Cục Thuế tỉnh Bắc Giang Hồ sơ hội nghị (hội thảo) - nội dung - tác giả (cơ quan tổ chức quan chủ trì) - địa điểm - thời gian Áp dụng hồ sơ hội nghị, hội thảo Ví dụ: Hồ sơ Hội nghị tổng kết công tác năm 2011 Công ty Dƣợc, trang thiết bị y tế Bắc Giang Hồ sơ - vấn đề - địa điểm - thời gian Áp dụng loại hồ sơ cơng việc Ví dụ 1: Hồ sơ Liên hoan Quốc tế võ cổ truyền Việt Nam lần thứ IV – Bắc Giang năm 2012 Ví dụ 2: Hồ sơ việc nâng lƣơng năm 2011 (nếu năm có nhiều đợt nâng lƣơng đợt nâng lƣơng lập hồ sơ) Hồ sơ - tên ngƣời Áp dụng hồ sơ nhân (khi tuyển dụng nhân viên mới) Ví dụ: Hồ sơ Nguyễn Văn A./ Phụ lục số 03 Chi cục Văn thƣ - Lƣu trữ tỉnh Bắc Giang Phòng Hành - Tổng hợp Phịng nghiệp vụ Văn thƣ - Lƣu trữ Trung tâm Lƣu trữ Tổ Bảo quản Khai thác sử dụng tài liệu lƣu trữ Tổ Thu thập Chỉnh lý tài liệu lƣu trữ Sơ đồ Cơ cấu tổ chức Chi cục Văn thƣ - Lƣu trữ tỉnh Bắc Giang (theo Quyết định số 79/QĐ-UBND ngày 30/7/2010 Ủy ban nhân dân tỉnh Bắc Giang việc thành lập Chi cục Văn thư - Lưu trữ trực thuộc Sở Nội vụ) Phụ lục số 04 Sơ đồ Cơ cấu tổ chức Chi cục Văn thƣ - Lƣu trữ tỉnh Bắc Giang (dự kiến) Chi cục Văn thƣ - Lƣu trữ tỉnh Bắc Giang Phòng Nghiệp vụ Văn thƣ - Lƣu trữ Phịng Hành - Tổng hợp Phịng Hành Phịng Thu thập Chỉnh lý tài liệu lƣu trữ Trung tâm Lƣu trữ Phòng Bảo quản tài liệu lƣu trữ Phòng Tổ chức Khai thác sử dụng tài liệu lƣu trữ Phụ lục số 05 Bảng tổng hợp danh mục vị trí việc làm xây dựng Trung tâm Lƣu trữ tỉnh Bắc Giang (Theo Đề án số 07/ĐA-CCVTLT Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Bắc Giang ban hành ngày 18 tháng 10 năm 2013 Vị trí việc làm cấu viên chức theo chức danh nghề nghiệp Trung tâm Lưu trữ cấu tổ chức Chi cục Văn thư - Lưu trữ) TT (mã số) I II Tên vị trí việc làm Vị trí việc làm gắn với công việc lãnh đạo, quản lý, điều hành Giám đốc Phó Giám đốc trung tâm phụ trách cơng tác thu thập, chỉnh lý tài liệu Phó Giám đốc phụ trách công tác bảo quản, khai thác tài liệu quản trị mạng, phần mềm Vị trí việc làm gắn với công việc hoạt động nghề nghiệp Quản trị mạng, phần mềm Thu thập, chỉnh lý tài liệu Bảo quản, khai thác tài liệu Tu bổ phục chế tài liệu Số lƣợng Số lƣợng Số lƣợng ngƣời làm ngƣời làm việc ngƣời làm việc thực tăng (giảm) việc xây tế xây dựng dựng thực tế 1 0 1 1 13 4 2 Phụ lục số 06 Danh mục hệ thống văn Quy phạm pháp luật văn hƣớng dẫn nghiệp vụ trình ban hành Danh mục văn STT Quy hoạch ngành văn thƣ, lƣu trữ đến năm 2020, tầm nhìn 2030 Quy chế cơng tác văn thƣ, lƣu trữ tỉnh Bắc Giang Chỉ thị tăng cƣờng quản lý công tác văn thƣ, lƣu trữ địa bàn tỉnh Bắc Giang Xây dựng quy trình hƣớng dẫn lập hồ sơ công việc giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lƣu trữ quan Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu sở, ngành, huyện, thị Quy định quản lý văn thƣ, tài liệu lƣu trữ điện tử 10 11 Quy định tiêu chuẩn, điều kiện bảo quản cho Kho Lƣu trữ địa bàn tỉnh Xây dựng quy định chế độ cho ngƣời làm công tác văn thƣ, lƣu trữ Quy định việc thu, nộp, quản lý, sử dụng kinh phí khai thác sử dụng tài liệu lƣu trữ Ban hành định mức chi, bồi dƣỡng cho cá nhân, gia đình, dòng họ hiến tặng tài liệu quý, cho lƣu trữ lịch sử tỉnh 12 Phê duyệt đề án số hóa tài liệu lƣu trữ tỉnh Bắc Giang 13 Chỉ thị giải tài liệu tồn đọng, tích đống quan, tổ chức địa bàn tỉnh 14 Danh mục nguồn tài liệu nộp lƣu vào lƣu trữ lịch sử tỉnh (bổ sung) Ghi ... dung quản lý nhà nƣớc công tác lƣu trữ Chƣơng Thực trạng quản lý nhà nƣớc công tác lƣu trữ tỉnh Bắc Giang Chƣơng Một số giải pháp đổi phƣơng pháp quản lý nhà nƣớc công tác lƣu trữ tỉnh Bắc Giang. .. cục văn thư - Lưu trữ tỉnh Bắc Giang 24 Chƣơng THỰC TRẠNG QUẢN LÝ NHÀ NƢỚC VỀ CÔNG TÁC LƢU TRỮ TẠI TỈNH BẮC GIANG 27 2.1 Những kết đạt đƣợc quản lý nhà nƣớc lƣu trữ tỉnh Bắc Giang. .. liệu lưu trữ công tác lưu trữ 61 2.3.2 Công tác xây dựng hệ thống tổ chức đội ngũ cán làm công tác lưu trữ Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Bắc Giang 63 2.3.3 Hệ thống văn đạo quản lý cơng