Bài giảng môn Kiểm soát - Bài 1: Khái niệm chung về kiểm soát trình bày khái quát của kiểm soát trong doanh nghiệp, đó là khái niệm về kiểm soát, vai trò của kiểm soát trong doanh nghiệp, cách thức phân loại hoạt động kiểm soát.
Bài 1: Khái niệm chung kiểm soát BÀI KHÁI LƯỢC CHUNG VỀ KIỂM SOÁT Hướng dẫn học Để học tốt này, sinh viên cần tham khảo phương pháp học sau: Học lịch trình môn học theo tuần, làm luyện tập đầy đủ tham gia thảo luận diễn đàn Đọc tài liệu: Nguyễn Ngọc Huyền (2015), Giáo trinh Kiểm soát, Nhà xuất Đại học Kinh tế Quốc dân, Hà Nội Vũ Hữu Đức (2010), Kiểm soát nội bộ, Nhà xuất Phương Đông Victor Z.Brink Herbert Witt (2000), Kiểm toán nội đại – đánh giá hoạt động hệ thống kiểm soát, Bản dịch khoa Kế toán – trường Đại học Kinh tế Quốc dân, Nhà xuất Tài Hà Nội Anthony (2007), Management control systems, Nhà xuất McGraw Hill Higher Education Kevin Adams (1997), Internal Controls and Auditing, Nhà xuất Prentice Hall Australia COSO (1992), Internal Control Report www.coso.org www.internalcontrolsdesign.co.uk Sinh viên làm việc theo nhóm trao đổi với giảng viên trực tiếp lớp học qua email Tham khảo thông tin từ trang Web môn học Nội dung Bài Học phần Kiểm soát nghiên cứu vấn đề khái quát kiểm soát doanh nghiệp, khái niệm kiểm sốt, vai trị kiểm sốt doanh nghiệp, cách thức phân loại hoạt động kiểm sốt… Trên sở đó, xem xét chức hoạt động kiểm soát nội dung hoạt động kiểm sốt kinh doanh trình bày Mục tiêu • Hoạt động kiểm sốt; • Giải thích vai trị hoạt động kiểm sốt doanh nghiệp; • Các cách phân loại hoạt động kiểm sốt; • Giải thích chức kiểm sốt doanh nghiệp; • Nội dung hoạt động kiểm soát kinh doanh; • Tìm hiểu thực trạng nợ nước ngồi Việt Nam TXQTTH06_Bai1_v1.0015108203 Bài 1: Khái niệm chung kiểm sốt Tình dẫn nhập Vào sáng thứ hai, anh Bình, quản lý văn phịng, nhận nhiệm vụ đối chiếu, ghi địa chỉ, kiểm tra, bỏ phong bì gửi qua đường bưu điện 20.000 thông tin đến khách hàng Công việc phải thực xong trước chiều thứ Anh Bình khởi đầu tốt Anh lập kế hoạch hoàn chỉnh cho nhiệm vụ này, lên thời gian cho phần công việc Anh giao việc cho bốn nhân viên hướng dẫn họ kỹ lưỡng Công việc thực theo quy tắc chuẩn mực xác định trước trợ giúp trang thiết bị văn phịng sẵn có Anh Bình tự tin anh thu xếp công việc đâu vào công việc tiến triển kế hoạch nên anh để mặc cho nhân viên làm việc Vài ngày trơi qua, anh Bình thấy rằng, nhóm gửi thư làm việc tất bật Thứ sáu đến anh bất ngờ nhận họ gửi khoảng 13.000 thư Khơng cịn cách khác anh phải u cầu nhân viên làm thêm vào chiều tối thứ sáu ngày thứ bảy để gửi hết số lại – dù chậm ngày Nếu bạn anh Bình bạn làm để đảm bảo cơng việc hồn thành thời hạn? Hãy đưa hai đề nghị? TXQTTH06_Bai1_v1.0015108203 Bài 1: Khái niệm chung kiểm soát 1.1 Các vấn đề chung kiểm soát 1.1.1 Khái niệm Kiểm soát tồn từ xuất hoạt động kinh doanh Hoạt động kinh doanh phát triển kiểm sốt lại chiếm vị trí quan trọng q trình quản lý doanh nghiệp Thơng qua hoạt động kiểm soát, nhà quản trị đánh giá chấn chỉnh hoạt động doanh nghiệp với mục đích giữ cho tổ chức đường mà họ mong muốn bảo vệ tài sản kinh doanh Khái niệm kiểm soát lúc đầu sử dụng phương pháp giúp kiểm toán viên xác định phương pháp hiệu việc lập kế hoạch kiểm toán, đến chỗ coi phận chủ yếu hệ thống quản trị doanh nghiệp Khơng có định nghĩa cho thuật ngữ mà tùy vào góc độ khác nhau, có định nghĩa khác Theo Schoderbek, Peter P Richard A Cosier and John C Aplin (1988), kiểm soát hoạt động đánh giá chỉnh sửa lệch lạc từ tiêu chuẩn Với định nghĩa thấy kiểm sốt việc xây dựng tiêu chuẩn, sau đánh giá dựa tiêu chuẩn thiết lập cuối chỉnh sửa sai lệch (nếu có) Ở nói đến hoạt động q trình kiểm sốt lại không chi tiết xem tổ chức cần dựa vào đâu để xây dựng tiêu chuẩn Theo Jones and George (2003), kiểm sốt q trình nhà quản lý giám sát điều tiết tính hiệu hiệu lực tổ chức thành viên việc thực hoạt động nhằm đạt mục tiêu tổ chức Ở kiểm soát chuỗi hoạt động diện phận doanh nghiệp q trình kiểm sốt phương tiện nhằm giúp cho doanh nghiệp đạt mục tiêu Với định nghĩa đưa mục tiêu cần đạt lại không đưa tiêu chuẩn cụ thể để giúp doanh nghiệp đánh giá hoạt động Theo H.Fayol kinh doanh, kiểm sốt hiểu việc đo lường điều chỉnh hoạt động doanh nghiệp phận doanh nghiệp để tin mục tiêu giải pháp nhằm đạt mục tiêu đề hoàn thành Với tư cách chức quản trị, kiểm sốt hiểu là: “Q trình xác định thành đạt thực tế, so sánh với tiêu chuẩn xây dựng; sở phát sai lệch nguyên nhân sai lệch đó; đồng thời đề giải pháp cho chương trình hành động nhằm khắc phục sai lệch để đảm bảo cho doanh nghiệp đạt mục tiêu định” Từ định nghĩa trên, thấy điểm bật Kiểm sốt chuỗi hoạt động kiểm soát tồn phận doanh nghiệp kết hợp với thành thể thống Nó phương tiện giúp doanh nghiệp đạt mục tiêu định TXQTTH06_Bai1_v1.0015108203 Bài 1: Khái niệm chung kiểm sốt Kiểm sốt khơng đơn sách, thủ tục, biểu mẫu… mà cịn bao gồm người tổ chức Hội đồng quản trị, Ban giám đốc, nhân viên phòng ban Kiểm soát cung cấp đảm bảo hợp lý khơng đảm bảo tuyệt đối hóa mục tiêu thực Trong trình vận hành, hệ thống kiểm sốt tồn yếu kém, sai lầm người dẫn đến mục tiêu không thực hiện, kiểm sốt ngăn ngừa phát sai sót khơng thể đảm bảo chúng khơng thể xảy Như vậy, thấy hoạt động kiểm soát doanh nghiệp nhằm đạt mục tiêu: Cung cấp thông tin đáng tin cậy: cung cấp thông tin đầy đủ, trung thực, xác, kịp thời nhằm giúp cho hoạt động sản xuất kinh doanh doanh nghiệp đạt hiệu cao Bảo vệ tài sản sổ sách: tài sản doanh nghiệp kể sổ sách chứng từ kế toán phải bảo vệ dể tránh bị mát, hư hỏng bị lạm dụng Tăng tính hiệu hoạt động điều hành: ngăn ngừa chồng chéo vượt thẩm quyền, ngăn ngừa phát hành vi lãng phí, gian lận, sử dụng tài sản khơng mục đích, sử dụng hiệu nguồn lực Đẩy mạnh khuyến khích việc thực chế độ, quy định đề Hội đồng quản trị Ban giám đốc, từ đố nhằm giúp thành viên đơn vị tuân thủ sách quy định đề doanh nghiệp Để doanh nghiệp ln hướng, cần kiểm sốt dài hạn ngắn hạn, kiểm sốt q trình hình thành mục tiêu (kiểm sốt tương lai) kiểm soát hướng hoạt động theo mục tiêu (kiểm soát thực hiện), kiểm soát hoạt động kinh doanh (sản xuất gì, cung cấp cho ai, thị trường nào,…) kiểm soát hoạt động quản trị kinh doanh (hoạt động định hướng, tổ chức kiểm soát nguồn lực,…) Nhiều nhà quản trị cho kiểm soát chức quan trọng quản trị doanh nghiệp: định hướng – tổ chức – phối hợp – điều khiển – kiểm soát Trong hoạt động quản trị kinh doanh kiểm soát liên quan đến hoạt động quản trị khác nhằm đảm bảo kết thực tế phù hợp, quán với kết hoạch định Tuỳ theo quy mô lĩnh vực hoạt động quản trị cụ thể mà hoạt động kiểm sốt có nội dung địi hỏi phải sử dụng tiêu chuẩn, phương pháp công cụ thích hợp Theo q trình phát triển khoa học quản trị kinh doanh, kiểm sốt ln coi chức quản trị doanh nghiệp chức quản trị dù trước quan niệm quản trị doanh nghiệp gồm chức (định hướng, tổ chức, phối hợp, điều khiển, kiểm sốt), quan niệm quản trị doanh nghiệp có chức (định hướng, tổ chức kiểm soát) hay ngày có tác giả quan niệm chức pha trộn (định hướng, tổ chức, quản trị nhân lực, kiểm soát) Kiểm soát với tư cách chức hoạt động quản trị hồn tồn khơng tách rời mà luôn gắn liền với chức quản trị khác Chính gắn liền chức kiểm sốt với chức quản trị khác làm cho hoạt động kiểm soát tiến hành cách liên tục TXQTTH06_Bai1_v1.0015108203 Bài 1: Khái niệm chung kiểm soát 1.1.2 Lịch sử phát triển Thuật ngữ kiểm soát nhắc đến từ sớm Ở Anh khái niệm kiểm sốt sử dụng lĩnh vực quản lí nhà nước từ kỉ 15 Ở Mỹ năm 1778 xuất nhân viên kiểm soát cân đối ngân sách nhiệm vụ Nhà nước năm 1863 xuất lĩnh vực quản lí nhà nước nhân viên kiểm soát đạo kiểm soát ngân hàng Năm 1880 công ty Đường sắt Mỹ doanh nghiệp hình thành phận kiểm tra Bộ phận có chức tổng hợp “thư kí” chuyên gia Lúc này, nhiệm vụ kiểm tra tài đóng vai trị trội Doanh nghiệp cơng nghiệp có nhân viên kiểm sốt cơng ty General Eletric Trong năm sau đó, kiểm sốt khu vực kinh doanh tư nhân lan tỏa phạm vi hẹp Năm 1900 số 175 cơng ty Mỹ có phận kiểm sốt Đến năm 1929, thuật ngữ Kiểm sốt đề cập thức công bố Cục dự trữ liên bang Mỹ, theo đó, kiểm sốt định nghĩa công cụ để bảo vệ tiền tài sản khác đồng thời thúc đẩy nâng cao hiệu hoạt động, sở để giám sát hoạt động tổ chức Có thể thấy, từ năm đầu kỉ 20 kiểm soát bắt đầu phát triển mạnh Mỹ vì: Quá trình tập trung hóa làm xuất vấn đề thông tin phối hợp doanh nghiệp lớn Gắn liền với tự động hóa tăng lên chi phí kinh doanh cố định giảm tính mềm dẻo kinh doanh Các cơng cụ quản trị thử nghiệm thực tế Sự phản ứng hiệu trước khủng hoảng kinh tế giới dẫn đến xuất nhu cầu cơng cụ quản trị có hiệu Trong bối cảnh tất yếu phải tăng cường nhiệm vụ kiểm sốt Nếu đến lúc đó, nhà kiểm soát thực nhiệm vụ giao dịch ngân hàng lớn từ lúc trở đi, họ đảm nhận nhiệm vụ kế hoạch hóa phối hợp Ở công ty kinh doanh lớn Mỹ nhà kiểm soát thường thành viên ban lãnh đạo Nhằm nâng cao tính chuyên nghiệp kiểm soát, năm 1931 thành lập Viện Kiểm soát Hoa Kì năm 1962 viện đổi tên thành Viện Hành pháp tài Nhiệm vụ kiểm soát mở rộng Hiệp hội viện kết nạp 800 – 1000 doanh nghiệp lớn Hoa Kì Từ năm 1934 Viện xuất tạp chí “Kiểm sốt” từ năm 1962 xuất thuật ngữ “Hành pháp tài chính” Lịch sử phát triển chứng tỏ kiểm sốt có nguồn gốc từ lĩnh vực kế tốn tài chức kiểm tra, kiểm sốt tài Sau này, kiểm sốt hiểu với nhiều góc độ khác đánh giá chung phạm vi kiểm soát ngày mở rộng Càng ngày, có nhiều doanh nghiệp ý đến coi trọng hoạt động kiểm soát Mặc dù đến tận năm 60 Mỹ xuất kiểm soát khu vực nhà nước đến năm 1974 có tới 90% doanh nghiệp lớn Mỹ thực kiểm soát Trên sở nghiên cứu công bố Đức, từ năm 1954 kiểm sốt phát triển tích cực Vào năm 80, số lượng điểm kiểm soát doanh nghiệp TXQTTH06_Bai1_v1.0015108203 Bài 1: Khái niệm chung kiểm soát phát triển mạnh Các phân tích cho thấy điểm kiểm sốt có liên quan đến lĩnh vực hoạt động kinh tế, tính tốn kế hoạch Kết nghiên cứu thời kì cho thấy thay đổi rõ rệt nhận thức nhiệm vụ kiểm soát: nhiệm vụ trội kế tốn tài lập bảng cân đối tài chính, đánh thuế, tư vấn trợ giúp quản trị, lĩnh vực báo cáo, lập kiểm tra ngân sách, so sánh thực tế/phải đạt kế hoạch hóa tác nghiệp có ý nghĩa lớn Kế hoạch hóa chiến lược hình thành mục tiêu sách kinh doanh nhích dần đến lĩnh vực kiểm soát Các nhiệm vụ kiểm sốt làm thay đổi cách nhìn khả kiểm tra Thuật ngữ người kiểm soát sử dụng 59 doanh nghiệp Ở thời kỳ này, 83% trường hợp doanh nghiệp sử dụng người kiểm soát với tư cách nhà lãnh đạo Người kiểm soát xếp với nhà lãnh đạo khác họ trao quyền điều hành chun mơn Horvath/Gaydoul/Hagen thăm dò 6.900 doanh nghiệp thành viên Hội đồng bảo trợ hợp lí hóa kinh tế rút kết luận: Khoảng 30 – 40% doanh nghiệp tổ chức phận kiểm soát độc lập, doanh nghiệp có 5.000 lao động tỉ lệ 90% Có mối quan hệ quy mô doanh nghiệp số lượng nhiệm vụ kiểm sốt thực Có mối quan hệ rõ rệt chuyên ngành chức kiểm sốt 82% doanh nghiệp nghiên cứu có 60% cho kiểm soát cần thiết 1.1.3 Cơ sở hoạt động kiểm soát Ở thời kỳ trước, nhiều người phê phán việc thử nghiệm nội dung kiểm soát thực tiễn để khái qt hóa Một số nhà chun mơn cho việc thừa nhận sở lí thuyết kiểm sốt với tư cách môn học độc lập quản trị kinh doanh chưa đủ sở Đặc biệt họ nhìn nhận khơng đầy đủ – phù hợp với kiến thức truyền thống – kiểm soát Gần quan điểm khác cho kiểm soát xây dựng sở lí thuyết thừa nhận kiểm soát với tư cách lĩnh vực quản trị kinh doanh độc lập Cơ sở lí thuyết vấn đề đặt liên quan đến đạo kinh doanh đối tượng nhận thức lí thuyết kiểm sốt chúng nghiên cứu khơng phải lĩnh vực phận khác khoa học quản trị kinh doanh Một quan niệm khác vấn đề lí thuyết hệ thống vận dụng chúng kinh doanh: Hệ thống đầu vào đầu với tư cách phận riêng trình sản xuất sản phẩm Hệ thống quản trị bao gồm nhiều hệ thống quản trị phận TXQTTH06_Bai1_v1.0015108203 Bài 1: Khái niệm chung kiểm soát Sự khác biệt cho thấy hệ thống phận “sai lệch” với hệ thống doanh nghiệp Hệ thống quản trị doanh nghiệp có nhiệm vụ mơ tả mục tiêu doanh nghiệp tạo hệ thống huy hướng theo mục tiêu Theo nhận thức truyền thống nhiệm vụ phối hợp đối tượng phận quản trị Trong hoạt động quản trị kinh doanh, kiểm soát hoạt động mang tính tất yếu khách quan lý chủ yếu sau: Thứ nhất, nhu cầu kiểm sốt đối tượng có liên quan Trong quản trị, khơng nên qn câu nói tiếng: “Thiếu kiểm sốt, tức khơng quản trị” Kiểm sốt chức quản trị Bạn nhớ lại mơ hình quản trị, dù mơ hình cần chức kiểm soát chức kiểm sốt cịn ngày quan trọng Bạn ý đến ví dụ cụ thể: bạn tổ trưởng tổ bán hàng giao nhiệm vụ cho nhân viên nhiệm vụ bán hàng quận, huyện Liệu điều xảy bạn nhân viên bạn ngày, tuần,… bán hàng, mặt hàng bán nhiều, mặt hàng khơng có khách mua? Hình 1: Hệ thống doanh nghiệp hệ thống phận Quản trị doanh nghiệp Định hướng Tổ chức thực Kiểm soát HỆ THỐNG CUNG CẤP THÔNG TIN Nguồn lực Nguồn lực Hoạt động tạo sản phẩm/dịch vụ doanh nghiêp Nguồn lực Khách hàng Khách hàng Khách hàng MƠI TRƯỜNG KINH DOANH Cũng hồn tồn tương tự điều xảy doanh nghiệp bạn cương vị trưởng phòng kế hoạch trao nhiệm vụ điều hành sản xuất hàng tháng Liệu điều xảy sau triển khai kế hoạch sản xuất tháng cho phận sản xuất cung ứng nguồn lực bạn khơng thể kiểm sốt hàng ngày kế hoạch thực đến đâu? Bộ phận diễn dự kiến, phận không đảm bảo tiến độ kế hoạch lý gì? Sẽ nguy hiểm bạn khơng kiểm sốt chiến lược mà doanh nghiệp bạn triển khai có ý đồ dự kiến? Như vậy, ngắn hạn, ngắn hạn dài hạn bạn cần kiểm soát muốn hoạt động diễn ý muốn Thứ hai, điều kiện đủ phát triển cơng cụ kiểm sốt Trước khoa học quản trị kinh doanh nói chung khoa học kiểm sốt nói riêng chưa phát triển, doanh nghiệp khơng nhận thức cần phải kiểm sốt kiểm soát TXQTTH06_Bai1_v1.0015108203 Bài 1: Khái niệm chung kiểm sốt Hình 2: Chức năng, cấu trúc cơng cụ kiểm sốt Đến xuất kiểm soát, lúc đầu người ta nhận thức kiểm sốt đơn giản hoạt động kiểm soát đơn giản, phạm vi kiểm soát hẹp hiệu kiểm sốt khơng cao Càng ngày, khoa học kiểm soát phát triển, hoạt động kiểm soát mở rộng, phức tạp Lúc đầu nói đến kiểm sốt người ta nghĩ đến kiểm sốt tình hình tài Dần dần, người ta nhận thức kiểm sốt trước hết kiểm soát hoạt động kinh doanh, phát triển cơng cụ để kiểm sốt xem kinh doanh diễn nào? Sau nữa, người ta nhận thức rõ ràng để hoạt động kinh doanh tốt hoạt động quản trị phải tốt khơng thể khơng kiểm sốt hoạt động quản trị; cơng cụ cần thiết để kiểm sốt hoạt động quản trị phát triển Trước cơng cụ kiểm sốt chủ yếu kiểm sốt thực trạng kiểm sốt ngắn hạn; ngày, cơng cụ kiểm soát dài hạn phát triển Điều dẫn đến kết phạm vi thời gian kiểm soát mở rộng, kiểm soát đạt kết hiệu ngày cao 1.2 Vai trị hoạt động kiểm sốt doanh nghiệp Kiểm soát chức quản trị doanh nghiệp, từ nhà quản trị cao cấp đến nhà quản trị cấp sở đơn vị Mặc dù quy mơ đối tượng kiểm sốt tầm quan trọng hoạt động kiểm soát thay đổi tùy theo cấp bậc nhà quản trị, tất nhà quản trị có trách nhiệm thực mục tiêu đề Do vậy, kiểm sốt có vai trị quan trọng hoạt động quản trị doanh nghiệp, giúp hồn thiện định quản trị Ngồi ra, kiểm sốt giúp nhà quản trị thẩm định tính sai đường lối, chiến lược, kế hoạch, chương trình dự án; tính tối ưu cấu tổ chức quản trị; tính phù hợp phương pháp mà cán quản trị sử dụng để đưa doanh nghiệp tiến tới mục tiêu Như vậy: TXQTTH06_Bai1_v1.0015108203 Bài 1: Khái niệm chung kiểm soát Kiểm soát nhằm đảm bảo cho kế hoạch thực với hiệu cao nhờ việc chủ động phát kịp thời sai lầm trước chúng trở nên nghiêm trọng Xác định, dự đoán chiều hướng thay đổi cần thiết vấn đề như: thị trường, sản phẩm tài nguyên, tiện nghi, sở vật chất Phát kịp thời vấn đề đơn vị phận chịu trách nhiệm để sửa sai Giúp doanh nghiệp theo sát đối phó với thay đổi mơi trường Thay đổi thuộc tính tất yếu mơi trường Nhờ kiểm sốt nhà quản trị nắm tranh tồn cảnh mơi trường có phản ứng thích hợp trước vấn đề hội thông qua việc phát kịp thời thay đổi ảnh hưởng đến sản phẩm dịch vụ doanh nghiệp Tạo tiền đề cho q trình hồn thiện đổi Với việc đánh giá hoạt động, kiểm soát giúp nhà quản trị xác định giá trị định thành công doanh nghiệp sản xuất kinh doanh Đồng thời, giúp cho nhà quản trị bắt đầu lại chu trình cải tiến hoạt động doanhnghiệp thông qua việc xác định vấn đề hội cho doanh nghiệp Phổ biến dẫn cần thiết cách liên tục để cải tiến hoạt động doanh nghiệp nhằm giúp cho doanh nghiệp đạt mục tiêu đặt 1.3 Phân loại kiểm soát 1.3.1 Theo lĩnh vực hoạt động Theo lĩnh vực hoạt động tiếp phân loại tồn hoạt động kiểm soát thành kiểm soát kinh doanh kiểm soát quản trị: Kiểm soát kinh doanh thực chất việc kiểm tra điều chỉnh trình kinh doanh từ khâu sản xuất đến khâu tiêu thụ nhằm giảm thiểu rủi ro để đạt mục tiêu tối đa hóa lợi nhuận cho doanh nghiệp Nói cách khác, kiểm sốt kinh doanh kiểm sốt, đánh giá điều chỉnh: Sản phẩm mà doanh nghiệp cung cấp cho thị trường Công nghệ – kỹ thuật sản xuất o Nguồn nguyên vật liệu cung ứng cho doanh nghiệp (số lượng, chất lượng, thời gian cung ứng) o Kiểm sốt quản trị thực chất kiểm sốt tình hình quản trị hoạt động kinh doanh doanh nghiệp Để kiểm soát quản trị cần tiến hành kiểm soát hoạt động theo chức quản trị: định hướng, tổ chức, phối hợp, kiểm soát hoạt động kiểm soát 1.3.2 Phân loại theo nội dung kiểm soát Theo nội dung chia thành loại kiểm sốt: TXQTTH06_Bai1_v1.0015108203 Bài 1: Khái niệm chung kiểm soát Kiểm soát nguồn nhân lực quản trị nhân lực thực chất kiểm soát hoạt động đào tạo cung cấp nguồn nhân lực cho phận nhằm đảm bảo cho nguồn lực trì phát triển để đạt mục tiêu tổ chức Kiểm soát hoạt động hậu cần quản trị hậu cần kinh doanh thực chất kiểm soát hoạt động mua sắm, vận chuyển, dự trữ nhằm đảm bảo yếu tố đầu vào cần thiết cho trình sản xuất kinh doanh kịp thời có hiệu Kiểm sốt sản xuất quản trị sản xuất thực chất trình theo dõi việc kết hợp yếu tố sản xuất nơi làm, phận sản xuất phối hợp chúng, sở so sánh tiến trình thực tế với kế hoạch nhằm phát sai lệch để từ đưa định điều chỉnh kịp thời Kiểm soát chất lượng quản trị chất lượng quy trình quản lý với mục đích điều khiển hoạt động sản xuất cho luôn giữ trạng thái ổn định Kiểm soát hoạt động tiêu thụ quản trị hoạt động tiêu thụ thực chất kiểm soát cách thức tổ chức triển khai hoạt động tiêu thụ sản phẩm doanh nghiệp Kiểm sốt tài quản trị hoạt động tài thực chất kiểm sốt tính phù hợp hiệu hoạt động tài doanh nghiệp Tổ chức tuyển dụng Quy trình tuyển dụng bao gồm cơng việc: nhận hồ sơ xin việc, sơ tuyển qua hồ sơ, kiểm tra, vấn, thẩm tra hồ sơ, khám sức khỏe định tuyển dụng Dưới đề cập đến nội dung công việc chủ yếu 1.3.3 Phân loại theo tiến trình thời gian Theo tiến trình thời gian phân thành ba loại kiểm soát: Kiểm soát lường trước loại kiểm soát tiến hành trước hoạt động thực Kiểm sốt lường trước theo tên gọi tiên liệu vấn đề phát sinh để tìm cách ngăn ngừa trước Các nhà quản trị cần hệ thống kiểm sốt lường trước để nắm vấn đề nảy sinh Nhiều nhà quản trị thơng qua dự đốn cẩn thận lặp lại có thơng tin để tiến hành đối chiếu với kế hoạch đồng thời thực thay đổi chương trình để dự đốn tốt Kiểm sốt lường trước có mục tiêu ngăn ngừa sai phạm xảy Kiểm soát thực loại kiểm soát tiến hành hoạt động diễn Hình thức kiểm sốt đồng thời thơng dụng kiểm sốt trực tiếp Khi kiểm soát viên xem xét trực tiếp hoạt động diễn ra, họ đánh giá hoạt động đối tượng kiểm soát, đồng thời điều chỉnh sai sót (nếu có) Nếu có trì hỗn diễn tiến hoạt động tác động điều chỉnh, mức độ trì hỗn chậm trễ thường chiếm thời gian Kiểm sốt thực nhằm mục tiêu thu thập thông tin phản hồi nhằm có biện pháp can thiệp kịp thời 10 TXQTTH06_Bai1_v1.0015108203 Bài 1: Khái niệm chung kiểm soát Kiểm soát sau thực loại kiểm soát thực sau hoạt động xảy Nhược điểm loại kiểm sốt độ trễ thời gian thường lớn từ lúc cố thật xảy đến lúc phát sai sót sai lệch kết đo lường vào tiêu chuẩn hay kế hoạch đề Ví dụ kết kiểm tốn phát vào tháng 12 công ty thua lỗ vào tháng 10 hành động sai lầm từ tháng cấp quản trị cơng ty Tuy nhiên, kiểm sốt sau thực lại có ưu hẳn kiểm soát lường trước lẫn kiểm soát thực o Nó cung cấp cho nhà quản trị thơng tin cần thiết phải làm để lập kế hoạch hữu hiệu giai đoạn hoạch định trình quản trị Nếu kiểm soát sau thực khơng có nhiều sai lệch kết thực tiêu chuẩn (hoặc mục tiêu) cần đạt điều chứng tỏ cơng tác hoạch định hữu hiệu Ngược lại, phát có nhiều sai lệch giúp nhà quản trị rút kinh nghiệm để đưa kế hoạch tốt o Kiểm sốt sau thực giúp cải tiến động thúc đẩy nhân viên làm việc tốt Nó cung cấp cho người công ty thông tin cần thiết phải làm để nâng cao chất lượng hoạt động tương lai o Kiểm soát sau thực chủ yếu nhằm mục tiêu xem xét để rút kinh nghiệm 1.3.4 Phân loại theo tính chất thời hạn Theo tính chất thời hạn kiểm sốt có kiểm sốt chiến lược kiểm soát tác nghiệp: Kiểm soát tác nghiệp kiểm soát hoạt động tầm ngắn hạn ngắn hạn theo mục tiêu chiến lược Kiểm soát tác nghiệp thực chất việc kiểm tra, đo lường, điều chỉnh hoạt động phận doanh nghiệp theo kế hoạch định nhằm đạt mục tiêu tổ chức Ví dụ, thủ kho kiểm sốt chứng từ nhập kho nguyên vật liệu (có đầy đủ chứng từ quy định, nội dung chứng từ có quán với với lượng hàng định nhập kho) sau nhập kho Thủ quỹ kiểm tra chứng từ chi tiền (về tính đầy đủ hợp lệ chứng từ) sau chi tiền Chủ thể kiểm soát kiểm soát tác nghiệp nhân viên doanh nghiệp Kiểm soát chiến lược kiểm soát nhằm hướng doanh nghiệp vào thực mục tiêu chiến lược Kiểm soát chiến lược thực chất việc kiểm tra, đo lường điều chỉnh hoạt động doanh nghiệp phận doanh nghiệp để tin mục tiêu đề giải pháp nhằm đạt mục tiêu hồn thành Kiểm sốt chiến lược không cách thức giám sát để tổ chức hay thành viên đạt mục tiêu hay cách thức tốt để doanh nghiệp sử dụng tốt tài nguyên có Nó cịn trì việc động viên tập trung nhân viên vào vấn đề quan trọng đặt với tổ chức tại, tương lai trì cho nhân viên làm việc với tìm giải pháp giúp tổ chức thực tốt theo thời gian TXQTTH06_Bai1_v1.0015108203 11 Bài 1: Khái niệm chung kiểm soát 1.3.5 Phân loại theo tính chất chủ động hay bị động kiểm soát Kiểm soát chủ động việc điều chỉnh hoạt động dựa vào trường hợp nguyên nhân cụ thể để có biện pháp tác động cho phù hợp Kiểm soát thụ động việc kiểm tra hoạt động phận theo quy định doanh nghiệp thiết lập việc điều chỉnh hoạt động dựa biện pháp xác lập từ trước, chủ thể kiểm soát cần lựa chọn dựa theo tình cụ thể Ví dụ, mua hàng thủ kho đối chiếu chứng từ lô hàng thấy đủ theo quy định doanh nghiệp, chứng từ khớp với nhau, phù hợp với hàng hóa mua nhập kho, khơng khơng nhập kho 1.4 Chức kiểm sốt Chức kiểm sốt nhìn nhận hệ thống quản trị phận độc lập Kiểm sốt có hai chức bản: Chức phối hợp chức dịch vụ Hình 3: Chức kiểm sốt Giữa lĩnh vực kết hoạt động lĩnh vực chức Chức phối hợp Phối hợp bên hệ thống quản trị phận Bên lĩnh vực kết hoạt động lĩnh vực chức Chức dịch vụ Trợ giúp định Cung cấp thông tin Phối hợp hệ thống quản trị phận 1.4.1 Chức phối hợp Kiểm soát trợ giúp lãnh đạo doanh nghiệp nhờ phối hợp toàn hệ thống quản trị tổng thể Để phối hợp hoạt động phận, phải xác định phản ứng lĩnh vực hoạt động phận chức Kiểm soát phải phối hợp phản ứng quản trị đơn vị phận khác Khác với quan niệm truyền thống, chức phối hợp chứa đựng việc xác định phản ứng quản trị hệ thống quản trị phận hệ thống Theo đó, kế hoạch, kiểm soát, tổ chức quản trị nhân lực nhìn nhận hệ thống phận quản trị Với quy mô kinh doanh ngày tăng, hình thức tổ chức phi tập trung ngày ý Giữa đơn vị phi tập trung có khơng gian tự định mang tính độc lập nhiều mặt Sự ý cảnh báo lúc không gian tự định phi tập trung liên quan đến vấn đề phối hợp; nơi mà kiểm soát với tư cách chức tập trung giải vấn đề phối hợp hệ thống quản trị 12 TXQTTH06_Bai1_v1.0015108203 Bài 1: Khái niệm chung kiểm soát Để giải vấn đề phối hợp, mối quan hệ nhiều mặt phải cân nhắc tồn diện mặt lí thuyết Điều dẫn đến cần mơ tả giải mơ hình tổng thể Kiểm sốt phải sử dụng mơ hình chương trình hóa phát triển liên tục đến Ngày nay, kiểm soát ý thực chức phối hợp nhằm làm rõ vấn đề sau: Liệu báo cáo từ hệ thống quản trị phận có thật? Liệu nhà quản trị phi tập trung có thúc đẩy đầy đủ việc thu thập thơng tin sử dụng để đạt mục tiêu doanh nghiệp? Để trả lời câu hỏi Nhà quản lý đưa hai cách kiểm soát: Xác định giải pháp bỏ mâu thuẫn mục tiêu cân đối thông tin Điều thực thơng qua phát triển hệ thống kiểm tra để quan sát xác phản ứng người đại diện Hướng vào tác động phụ thuộc lẫn nhau: Kiểm sốt có nhiệm vụ tạo phát triển hệ thống phối hợp để điều chỉnh đạo, hướng giải pháp phi tập trung vào mục tiêu tập trung Phối hợp hệ thống quản trị phận: Kiểm sốt có nhiệm vụ phát triển hệ thống kế hoạch phù hợp Xuất phát từ mục tiêu mong muốn, nhà quản trị lên kế hoạch hoạt động cần thực để đạt mục tiêu Kế hoạch bao gồm kế hoạch dài hạn kế hoạch ngắn hạn Trong q trình lập kế hoạch có xác lập định mức (hay tiêu chuẩn) hoạt động cần thực Các định mức hay tiêu chuẩn sở để đánh giá hoạt động thực tế Kiểm sốt có nhiệm vụ phát triển hệ thống kế hoạch cho phù hợp: Được xác định kế hoạch thời gian không gian Được thực nhờ trợ giúp kỹ thuật tính toán: Các kế hoạch xác định tiêu thống nhất; Gắn kết kế hoạch phận với kế hoạch tổng thể; Gắn kế hoạch phận với độc lập tương đối phụ thuộc lẫn Trong khuôn khổ hệ thống kế hoạch, việc kiểm sốt cơng cụ lập ngân sách điều chỉnh giá tính tốn quan trọng Các hệ thống dự báo ngân sách nhìn nhận công cụ phối hợp đặc thù kiểm sốt vì: Chúng tiêu kế hoạch tính giá trị lĩnh vực kinh doanh Có thể thúc đẩy truyền thơng lĩnh vực kinh doanh thống hóa phạm vi hạn hẹp Là sở để chuẩn bị thước đo đánh giá hoạt động Phối hợp phận hệ thống: để thực hoạt động theo kế hoạch, phận liên quan doanh nghiệp cần phải phối hợp với Doanh nghiệp kết hợp phận khác có mối quan hệ với Nhiệm vụ phối hợp chủ yếu nằm việc xác định hệ thống kế hoạch hóa kiểm tra: Lập kế hoạch kiểm tra vừa điều kiện cần vừa cơng cụ phối hợp Kiểm sốt phải mô tả thực thống xây dựng kế hoạch kiểm tra; giai đoạn trình xây dựng kế hoạch phải gắn chặt với kế hoạch kiểm tra TXQTTH06_Bai1_v1.0015108203 13 Bài 1: Khái niệm chung kiểm soát 1.4.2 Chức dịch vụ Ngồi chức phối hợp, kiểm sốt cịn có chức dịch vụ nhằm trợ giúp việc chuẩn bị phương pháp sử dụng thông tin cần thiết để định Với chức này, kiểm sốt phải hồn thành nhiệm vụ sau: Chuẩn bị mơ hình thích hợp thơng tin cần thiết cho việc định Thiết lập phát triển hệ thống thông tin cho việc thực phối hợp trợ giúp việc định Trợ giúp việc định: nhằm hỗ trợ định quản trị, nhà kiểm soát cần: Phân biệt hai nhiệm vụ Đưa mơ hình định thích hợp Khi lựa chọn mơ hình cần lưu ý số điểm: o o o Mơ hình tổng qt hình thành khơng phải từ sở thực tế Việc giải vấn đề định thực tế phải thực mơ hình cụ thể làm rõ tính độc lập thời gian khơng gian hoạt động Phải đánh giá cụ thể tác động qua lại tgian không gian chúng cần liên tục lựa chọn khả hoạt động Cung cấp thông tin: Trên sở kiểm soát hoạt động thực tế, kết kiểm soát truyền nhà quản trị cấp cao kênh thông tin xác lập Tất định dựa sở thông tin, chất lượng định nhà quản trị phụ thuộc nhiều vào chất lượng, số lượng tính kịp thời thơng tin có Với nhiệm vụ cung cấp thơng tin cho mục đích phối hợp trợ giúp định địi hỏi kiểm sốt phải tạo ra, đưa vào thực tiếp tục phát triển hệ thống thông tin phù hợp Yêu cầu hệ thống thông tin: Hệ thống thơng tin kiểm sốt phải gắn kết liệu chế biến công nghệ tin học Chứa đầy đủ thông tin cần thiết Khơng bị tác động mạnh tính phân chia tự nhiên không đối xứng thông tin phận có thẩm quyền định Tuy nhiên, thơng tin cung cấp cần phải mục đích, nơi vào thời điểm thích hợp Thơng tin quan trọng lấy từ: Từ doanh nghiệp môi trường Từ liệu “cứng” lĩnh vực tính tốn, liệu “mềm” hệ thống thơng tin định hướng thích hợp Khi cung cấp thơng tin cần phải phân biệt khác thông tin chiến lược thông tin chiến thuật Thông tin chiến lược thơng tin dự báo sớm thay đổi có ý nghĩa chiến lược Thông tin chiến thuật thơng tin quan trọng lĩnh vực tính tốn có ý nghĩa chiến thuật 14 TXQTTH06_Bai1_v1.0015108203 Bài 1: Khái niệm chung kiểm soát 1.5 Nội dung kiểm soát kinh doanh 1.5.1 Kiểm soát đầu vào Kiểm soát đầu vào việc kiểm tra, điều chỉnh hoạt động doanh nghiệp nhằm đạt mối quan hệ tối ưu đầu vào đầu Trong số trường hợp, đầu vào đầu có mối quan hệ nhân trực tiếp Như, phận sản xuất nguyên vật liệu đầu vào phận hữu hình thành phẩm, kiểm sốt tập trung vào việc sản xuất có theo thời gian cần thiết, với khối lượng mong muốn, theo tiêu chuẩn chất lượng, đặc tính với đầu vào tối thiểu Tuy nhiên, nhiều trường hợp đầu vào không liên quan trực tiếp đến đầu Ví dụ, chi phí quảng cáo yếu tố đầu vào kỳ vọng làm tăng doanh thu, doanh thu phụ thuộc nhiều nhân tố khơng quảng cáo, mối quan hệ chi phí quảng cáo tăng thêm doanh thu tăng thêm khó xác định Do đó, trường hợp định nhà quản trị ảnh hưởng chi phí quảng cáo đến doanh thu thường dựa phán đoán Chế độ tiền lương hành Tiền lương giá trị sức lao động: “Tiền lương người lao động hai bên thỏa thuận hợp đồng lao động trả theo suất lao động, chất lượng hiệu công việc Nhà nước bắt buộc không trả lương thấp mức lương tối thiểu không bắt buộc doanh nghiệp (kể doanh nghiệp nhà nước) phải trả mức lương cụ thể cho người lao động Việc quy định mức lương tối thiểu mang tính pháp lý chung cho loại hình pháp lý doanh nghiệp cần thiết nhằm bảo vệ quyền lợi đáng người lao động: “Chính phủ cơng bố thang lương, bảng lương để làm sở tính chế độ bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, tiền lương làm thêm giờ, làm đêm, ngừng việc, nghỉ hàng năm trường hợp nghỉ việc khác người lao động sau lấy ý kiến Tổng liên đoàn lao động Việt Nam đại diện người sử dụng lao động” (Bộ Luật lao động, chương tiền lương, Điều 57) Chế độ tiền lương doanh nghiệp Chế độ tiền lương cấp bậc Chế độ tiền lương cấp bậc áp dụng cho công nhân sản xuất doanh nghiệp Chế độ tiền lương cấp bậc bao gồm ba phận cấu thành o Thứ nhất, tiêu chuẩn cấp bậc kỹ thuật Tiêu chuẩn cấp bậc kỹ thuật văn quy định mức độ phức tạp cơng việc u cầu trình độ lành nghề công nhân o Thứ hai, thang lương Thang lương bảng xác định mối quan hệ tiền lương cơng nhân nghề (nhóm nghề) theo trình độ cấp bậc họ Trong thang lương, hệ số lương cho biết lao động bậc cao so với bậc giản đơn lần o Thứ ba, mức lương tối thiểu Mức lương tối thiểu mức tiền lương tháng trả cho người lao động làm công việc đơn giản Những công việc đơn giản khơng cần người lao động có trình độ đào tạo làm Cơ cấu mức lương tối thiểu thường bao gồm tiền trả cho khoản ăn, ở, mặc, đồ dùng nhà, lại, học tập, chữa bệnh, chi phí ni người ăn theo, Ngồi ra, người lao động cịn tính thêm loại phụ cấp khu vực, độc hại, trách nhiệm, làm đêm, khuyến khích, đắt đỏ lưu động thích hợp TXQTTH06_Bai1_v1.0015108203 15 Bài 1: Khái niệm chung kiểm soát Chế độ tiền lương chức danh Chế độ lương chức danh áp dụng cho nhà quản trị người đào tạo kỹ thuật trình độ định Chế độ tiền lương chức danh bao gồm ba yếu tố cấu thành: o Thứ nhất, tiêu chuẩn nghiệp vụ viên chức tiêu chuẩn xếp hạng doanh nghiệp o Thứ hai, bảng hệ số chức danh o Thứ ba, mức lương tháng tối thiểu Ngoài ra, người hưởng lương chức danh hưởng phụ cấp thích hợp với điều kiện, mơi trường làm việc họ 1.5.2 Kiểm sốt q trình chế biến Kiểm sốt q trình chế biến việc đánh giá xem việc triển khai thực có diễn cần phải diễn khơng kết đạt có phù hợp với mục tiêu đề khơng Kiểm sốt q trình chế biến nhằm cung cấp cho nhà quản trị phản hồi nhanh tính hiệu biến đổi đầu vào thành sản phẩm, qua nhà quản trị chỉnh sửa vấn đề xuất Do đó, kiểm sốt q trình chế biến giúp nhà quản trị phản ứng nhanh nguyên nhân xảy q trình chế biến như: máy móc hỏng, lơ hàng sản xuất khơng theo thiết kế, trình độ tay nghề cơng nhân 1.5.3 Kiểm sốt đầu Kiểm soát đầu việc kiểm tra, điều chỉnh hoạt động doanh nghiệp phận doanh nghiệp nhằm thực mục tiêu đề Tuy nhiên để kiểm sốt đầu hiệu nhà quản trị cần phải kiểm soát mục tiêu phận cá nhân Mục tiêu phận: để đạt mục tiêu chung doanh nghiệp phận phải đạt mục tiêu nhà quản trị đề Mỗi phận có mục tiêu riêng như: chất lượng, cải tiến, đáp ứng nhu cầu khách hàng Mục tiêu cá nhân chức năng: Kiểm soát đầu cấp cá nhân chức bước tiếp nối kiểm soát phận Các nhà quản trị phận đặt mục tiêu cho nhà quản trị chức mà cho phép phận đạt mục tiêu Như phận, mục tiêu chức thiết lập để khuyến khích phát triển lực mà mang lại lợi cạnh tranh cho doanh nghiệp Các mục tiêu như: hiệu quả, chất lượng, cải tiến, đáp ứng nhu cầu khách hàng dùng để đánh giá thực chức Ví dụ, chức bán hàng mục tiêu liên quan đến hiệu (chi phí bán doanh số bán), chất lượng (hàng bị trả lại), đáp ứng khách hàng (thời gian cần thiết để đáp ứng nhu cầu khách hàng) thiết lập cho toàn chức Cuối cùng, nhà quản trị chức thiết lập mục tiêu mà nhân viên cần đạt phép tồn chức đạt mục tiêu 16 TXQTTH06_Bai1_v1.0015108203 Bài 1: Khái niệm chung kiểm sốt Tóm lược cuối Kiểm sốt q trình xác định thành đạt thực tế, so sánh với tiêu chuẩn xây dựng; sở phát sai lệch nguyên nhân sai lệch đó; đồng thời đề giải pháp cho chương trình hành động nhằm khắc phục sai lệch để đảm bảo cho doanh nghiệp đạt mục tiêu định Kiểm sốt có vai trị quan trọng hoạt động quản trị doanh nghiệp, giúp hồn thiện định quản trị Tùy theo tiêu chí, có cách phân loại kiểm sốt khác nhau: Theo lĩnh vực hoạt động; Theo nội dung kiểm sốt; Theo tiến trình thời gian; Theo tính chất thời hạn; Theo tính chất chủ động hay bị động kiểm soát Chức kiểm sốt nhìn nhận hệ thống quản trị phận độc lập Kiểm sốt có hai chức bản: Chức phối hợp; Chức dịch vụ; Nội dung kiểm soát hoạt động kinh doanh Kiểm soát đầu vào; Kiểm sốt q trình chế biến; Kiểm sốt đầu TXQTTH06_Bai1_v1.0015108203 17 Bài 1: Khái niệm chung kiểm soát Câu hỏi ơn tập Khái niệm vai trị hoạt động kiểm soát doanh nghiệp Hãy nêu cách phân loại kiểm soát Kiểm soát gồm chức gì? Nêu nội dung chức Trình bày nội dung hoạt động kiểm soát doanh nghiệp 18 TXQTTH06_Bai1_v1.0015108203 ... phối hợp, kiểm soát hoạt động kiểm soát 1.3.2 Phân loại theo nội dung kiểm sốt Theo nội dung chia thành loại kiểm soát: TXQTTH06_Bai1_v1.0015108203 Bài 1: Khái niệm chung kiểm soát Kiểm soát nguồn... hoạt động kiểm soát tiến hành cách liên tục TXQTTH06_Bai1_v1.0015108203 Bài 1: Khái niệm chung kiểm soát 1.1.2 Lịch sử phát triển Thuật ngữ kiểm soát nhắc đến từ sớm Ở Anh khái niệm kiểm soát sử... cần phải kiểm soát kiểm soát TXQTTH06_Bai1_v1.0015108203 Bài 1: Khái niệm chung kiểm sốt Hình 2: Chức năng, cấu trúc cơng cụ kiểm sốt Đến xuất kiểm soát, lúc đầu người ta nhận thức kiểm soát đơn