Bài giảng Tin học ứng dụng trong kinh doanh - Bài 5: Thiết kế báo biểu Reports. Chương này gồm có những nội dung chính: Khái niệm về Report, sử dụng Report Wizard, sử dụng Report Design View. Mời các bạn cùng tham khảo.
BÀI THIẾT KẾ BÁO BIỂU REPORTS GV Th.S Thiều Quang Trung Trường Cao đẳng Kinh tế Đối ngoại Nội dung • Khái niệm Report • Sử dụng Report Wizard • Sử dụng Report Design View GV Thiều Quang Trung Ý nghĩa Report • Dùng để trình bày thơng tin theo nhiều định dạng khác • Có thể vừa thể liệu chi tiết vừa thể số liệu thống kê GV Thiều Quang Trung Phân loại Báo biểu • Báo biểu chi tiết dạng Tabular • Báo biểu chi tiết dạng Columnar • Báo biểu tổng hợp nhóm thống kê GV Thiều Quang Trung Báo biểu dạng Tabular • Dữ liệu Báo biểu trình bày nhiều dòng, dòng mẩu tin bảng GV Thiều Quang Trung Báo biểu dạng Columnar • Dữ liệu Báo biểu trình bày cột (một cột hiển thị nhãn cột hiển thị liệu) GV Thiều Quang Trung Báo biểu tổng hợp • Dữ liệu Báo biểu trình bày theo nhóm tính tốn, thống kê nhóm GV Thiều Quang Trung Vai trị Report • Report công cụ dùng thiết kế in ấn liệu hữu hiệu Access • Hầu tất bạn muốn in in theo bố cục nào? Report đáp ứng GV Thiều Quang Trung Các thành phần Báo biểu • • • • Report Header/Footer Page Header/Footer Group Header/Footer Detail GV Thiều Quang Trung Các thành phần Báo biểu GV Thiều Quang Trung 10 Sử dụng Report design view • Bước 2: Xây dựng nguồn liệu để in ấn cho report – Report in thơng tin gì? Phạm vi nào? Là câu hỏi phải trả lời bước cách thiết lập thuộc tính Record Source cho report – Thông thường, report in liệu từ hay nhiều bảng từ kết query, tổng quát từ query Query xây dựng sẵn từ danh sách Queries dự án (chứa thẻ Queries)- bước chọn query cần in thuộc tính Record Source report: GV Thiều Quang Trung 44 Sử dụng Report design view • Tuy nhiên query cần in tạo thân report (khơng hiển thị tên query thẻ Queries)- điều nên làm đảm bảo chắn report Khi nhấn chuột lên nút … thuộc tính Record Source: GV Thiều Quang Trung 45 Sử dụng Report design view • Một cửa sổ thiết kế query làm nguồn liệu cho report xuất GV Thiều Quang Trung 46 Sử dụng Report design view GV Thiều Quang Trung 47 Sử dụng Report design view • Hãy thiết lập thông tin cần in report query Thiết lập xong nhấn nút đóng cửa sổ thiết kế query (hoặc nhấn phím nóng Ctrl+W) chọn Yes hộp thoại sau: GV Thiều Quang Trung 48 Sử dụng Report design view • (3) Sử dụng cơng cụ Label • Dùng chuột nhấp nút Label cơng cụ Toolbox thả lên vị trí cần đặt vào Report; – Gõ vào nội dung tiêu đề cần in report; – Có thể sử dụng công cụ Formatting để định dạng hộp liệu • (4) Sử dụng công cụ Text box – Text box ô dùng hiển thị liệu trường liệu (Field) đó, hiển thị liệu biểu thức (ví dụ tính Tổng tiền chẳng hạn) Cách sử dụng Textbox sau: GV Thiều Quang Trung 49 Sử dụng Report design view • Bước 3: Đưa thông tin lên cửa sổ thiết kế report: – (1) Có nhiều loại thơng tin phải đưa lên report Mỗi có { định đưa thơng tin lên, bạn phải trả lời câu hỏi: Đó thơng tin gì? tiêu đề “DANH SÁCH CÁN BỘ” Sẽ đặt thơng tin lên phần report? Đặt lên phần Page Header – (2) Theo ngầm định, cửa sổ thiết kế report xuất phần: Page header, Page footer Detail Nếu report thiết kế yêu cầu có Report header Report footer, hiển thị chúng cách: nhấn phải chuột lên cửa sổ thiết kế report chọn: GV Thiều Quang Trung 50 Sử dụng Report design view • Dùng chuột nhấp nút Textbox công cụ Toolbox thả lên vị trí cần đặt vào Report; • Gõ vào nguồn liệu hiển thị lên Textbox thuộc tính Control Source Giá trị thuộc tính có thể: Hiển thị giá trị trường: Khi chọn trường muốn đưa thơng tin vào (hình dưới): GV Thiều Quang Trung 51 Sử dụng Report design view • Hoặc hển thị kết biểu thức Khi gõ biểu thức lên thuộc tính bắt đầu dấu “=” Ví dụ: GV Thiều Quang Trung 52 Sử dụng Report design view • Sử dụng cửa sổ Field List – Danh sách trường liệu in report thể cửa sổ Field List (nếu chưa thấy hiển thị mở thực đơn View | Field List) – Muốn in giá trị trường lên vị trí report dùng đối tượng Textbox dùng cửa sổ Field List cách: dùng chuột kéo trường cần in từ cửa sổ Field List thả lên vị trí cần in cửa sổ thiết kế report (nên làm theo cách thay dùng Textbox) GV Thiều Quang Trung 53 Sử dụng Report design view • Sử dụng công cụ Line – Công cụ Line dùng để vẽ đường thẳng lên Report Rất hữu hiệu việc kẻ bảng biểu Sau nhập nút Line công cụ, thực kẻ cách di chuột • Với yêu cầu trên, cách sử dụng công cụ hướng dẫn thiết kế report sau: GV Thiều Quang Trung 54 Sử dụng Report design view GV Thiều Quang Trung 55 Sử dụng Report design view • Trong đó: – Textbox bao gồm ô đánh mũi tên dẫn Trong đó: - hoten, ngaysinh, tenchucvu, tenphongban tạo cách kéo từ cửa sổ Field List lên phần Detail; – Textbox đếm tổng số cán thiết lập thuộc tính Control Source =Count([hoten]), để phần Report footer GV Thiều Quang Trung 56 Sử dụng Report design view • Textbox để tự động đánh số thứ tự phải thiết lập sau: Control Source =1; thuộc tính Running sum Over Group • Các hộp chữ cịn lại dùng đối tượng Label; • Tồn bảng biểu sử dụng đối tượng Line Chú { đường kẻ phải nối khít với Nếu khơng khít tạo khe hở nét đứt(khơng liền nét) GV Thiều Quang Trung 57 GV: Thiều Quang Trung 58 ... GV Thiều Quang Trung 45 Sử dụng Report design view • Một cửa sổ thiết kế query làm nguồn liệu cho report xuất GV Thiều Quang Trung 46 Sử dụng Report design view GV Thiều Quang Trung 47 Sử dụng. .. nhấn Finish để hoàn tất GV Thiều Quang Trung 38 Tạo báo biểu có nhóm • Kết GV Thiều Quang Trung 39 Sử dụng Report design view • • • • • • • • • Chọn nguồn liệu Sử dụng Field List Các đối tượng... Design view cửa sổ dự án: GV Thiều Quang Trung 41 GV Thiều Quang Trung 42 Sử dụng Report design view • (1) Cửa sổ thiết kế Report (hình tiêu đề cửa sổ Report1: Report )- nơi để thiết kế nội dung