THIẾT kế sản PHẨM tổ chức sự kiện

II. PHÂN LOẠI SỰ KIỆN Sản phầm TCSK bao gồm nhiều sản phẩm cụ thể có nội dung, tính chất và hình thức tổ chức khác nhau như: 1. Tổ chức Hội Nghị Khách hàng 2. Tổ chức Hội Nghị Tổng Kết 3. Tổ chức các loại Đại Hội 4. Tổ chức các loại Hội Thi 5. Tổ chức Hội thảo, Tập huấn 6. Tổ chức Lễ kỷ niệm ngày thành lập đơn vị, lễ đón nhận danh hiệu thi đua 7. Lễ khởi công, khai trương, khánh thành Các sự kiện trên có thể tổ chức tại TTHNTC hoặc tổ chức tại một địa điểm bên ngoài do khách hàng yêu cầu.

THIẾT KẾ SẢN PHẨM TỔ CHỨC SỰ KIỆN – EVENT – CHUYÊN NGHIỆP PHẦN MỘT: NỘI DUNG HƯỚNG DẪN CHUNG I MỤC ĐÍCH Khai thác thị trường rộng lớn có nhiều tiềm quan, đồn thể, tổ chức xã hội doanh nghiệp địa bàn Tỉnh BĐ vùng lân cận đơn vị tổ chức kiện chuyên nghiệp từ địa phương khác mang tới Sản phẩm TCSK hay gọi sản phẩm Du lịch Mice Đây sản phẩm tổng hợp nhiều sản phẩm dịch vụ khác, việc khai thác kinh doanh dịch vụ TCSK mang lại nhiều việc làm doanh thu cho TTHNTC TTDLLH v.v II PHÂN LOẠI SỰ KIỆN Sản phầm TCSK bao gồm nhiều sản phẩm cụ thể có nội dung, tính chất hình thức tổ chức khác như: Tổ chức Hội Nghị Khách hàng Tổ chức Hội Nghị Tổng Kết Tổ chức loại Đại Hội Tổ chức loại Hội Thi Tổ chức Hội thảo, Tập huấn Tổ chức Lễ kỷ niệm ngày thành lập đơn vị, lễ đón nhận danh hiệu thi đua Lễ khởi cơng, khai trương, khánh thành Các kiện tổ chức TTHNTC hoặc tổ chức địa điểm bên khách hàng yêu cầu III NHỮNG SẢN PHẨM & DỊCH VỤ CUNG CẤP CHO SỰ KIỆN Dưới danh mục dịch vụ cần thiết cho tổ chức kiện 1 Cho thuê địa điểm tổ chức Thiết kế tư vấn chương trình tổ chức Xây dựng kịch Xây dựng kế hoạch tổ chức tiến độ thực Xây dựng kế hoạch chi phí Cung ứng dịch vụ:  Trang trí tổng hợp: sân khấu, phòng lễ, phòng họp ngoại cảnh  Các loại ấn phẩm quảng cáo, vật liệu quảng cáo (thiết kế, in, treo, xin phép)  Các loại ấn phẩm văn phòng phẩm (in hoặc photocopy)  Âm thanh, ánh sáng thiết bị chuyên dùng khác  Ban nhạc, ca sĩ hoặc Show biểu diễn nghệ thuật khác  MC dẫn chương trình  Cung ứng đội hình khánh tiết, lễ tân  Dịch thuật  Thơng tin liên lạc  Phục vụ điểm tâm, phục vụ trà, cà phê ăn nhẹ  Phục vụ tiệc chiêu đãi: tiệc ngồi, buffet, tiệc trà v.v  Đặt phòng khách sạn, vé máy bay, tàu hỏa  Cung ứng phương tiện vận chuyển  Phục vụ đón tiễn khách  Thiết kế quà tặng, gói quà  Bảo hiểm, dịch vụ y tế chăm sóc sức khỏe đại biểu  Tổ chức công tác bảo vệ, an ninh  Các thủ tục xuất nhập cảnh, hải quan, cảng biển cảng hàng không IV CHUẨN BỊ CHO SẢN PHẨM CHÀO BÁN Cho thuê mặt bằng, trang thiết bị nhân lực tổ chức phục vụ kiện a TTHNTC có sảnh lớn, có đầy đủ tiện nghi, có sức chứa từ 700 đến 1.000 chỗ ngồi, đáp ứng đạt yêu cầu kiện lớn b Sảnh 2, lầu có 01 phịng họp nhỏ, có sức chứa 100 đến 150 chỗ ngồi, phù hợp với họp nhỏ, cemina – tọa đàm c Bốn phịng VIP dùng làm phịng họp nhỏ, thảo luận nhóm gặp gỡ bên lề kiện d Mua thêm số thiết bị chuyên dùng như: máy chiếu Projester di động, đầu đĩa DVD, máy nghe dịch kênh dùng cho hội thảo quốc tế, khung Meca dán chữ Hội nghị phông sân khấu, cờ quốc tế lớn để treo bên hoặc cắm sân khấu nhỏ đặt bàn, đĩa đế cắm hoa trang trí, 200m vải phi bóng nhiều màu để kết rèm cho bàn hội nghị, tiệc buffet, đám cưới, làm sẵn phòng kho cho để dụng cụ, hàng hóa chủ kiện, mua số dù che mưa, móc áo mưa, máy đánh bóng giầy e Tổ chức tập huấn triển khai sản phẩm cho nhân viên P KD, QL NH, TTDLLH Tổ Kỹ Thuật Để chào bán sản phẩm TCSK, cần tiến hành công việc sau: a Cần phải đặt, trang trí làm phịng mẫu, chụp ảnh để giới thiệu cho khách b Quy định mức giá cụ thể cho loại phòng họp, cho kiểu xếp bàn, ghế dịch vụ miễn phí kèm c Quy định mức giá cho thiết bị, máy móc dịch vụ TTHNTC cho thuê d Liên hệ với nhà cung cấp dịch vụ bên cung cấp giá ổn định ký HĐ cung ứng thường xuyên e Thường xuyên cập nhật giá sản phẩm hàng hóa thường dùng cho kiện f Xây dựng giá bán dịch vụ sản phẩm hàng hóa nhập từ bên ngồi Trước mắt áp dụng cơng thức: (Giá mua + 25% giá mua = Giá bán) để TT xuất hóa đơn cho khách (trừ loại thực phẩm) g Tuyển dụng hoặc đào tạo người chuyên trách TCSK – Event V KẾ HOẠCH KHAI THÁC KHÁCH TỔ CHỨC HN Đối tượng, nội dung, mục đích hình thức tổ chức HN a Đối tượng khách hàng: quan, đơn vị, doanh nghiệp sản xuất, kinh doanh & dịch vụ b Nội dung chính: tổng kết, kỷ niệm, thi đua, tập huấn, hội thảo, hội nghị khách hàng để tuyên dương khách hàng thân thiết giới thiệu sản phẩm c Mục đích: xây dựng phát triển văn hóa quan, đơn vị doanh nghiệp sản xuất, kinh doanh dịch vụ phơ trương để quảng bá thương hiệu d Hình thức: tổ chức phải trang trọng, hồnh tráng, tưng bừng sinh động Tìm hiểu thơng tin khách hàng a Tư cách pháp nhân đơn vị tổ chức HN b Giấy phép tổ chức HN (đối với HNKH, Hội thảo, hội thi) c Nội dung hội nghị có với tinh thần giấy phép cấp? d Hình thức quy mơ tổ chức không vượt quy định cho phép e Thành phần tham dự (nếu có người, tổ chức nước ngồi phải lưu ý) f Yêu cầu tổ chức phục vụ:  Quy mô, nghi thức tổ chức, số lượng khách tham dự  Thời gian, địa điểm tổ chức, hoạt động bên lề hội nghị  Các yêu cầu cụ thể: nghi thức lễ tân, hình thức đón tiếp, hình thức nội dung trang trí cổ động,  Các trang thiết bị chuyên dùng, loại phòng họp,  Các tiêu chuẩn phục vụ nơi ở, phục vụ ăn uống điểm tâm, tiệc chiêu đãi,  Phương tiện vận chuyển, đưa đón khách, chương trình tham quan du lịch  Các hoạt động hỗ trợ khác như: quay phim, chụp ảnh, họp báo, văn nghệ, phiên dịch, quà tặng, bảo hiểm chăm sóc sức khỏe 3.Thảo luận phương pháp tổ chức phục vụ: a Phân tích tính hợp lý bất hợp lý yêu cầu khách hàng b Đưa ý kiến tư vấn phương án khả thi để hướng dẫn cho khách hàng khơng phải khách hàng có kinh nghiệm tổ chức HNKH c Sau thống chuyển sang thảo luận hợp đồng Đàm phán ký kết hợp đồng: Chuẩn bị kỹ thông tin sau đây: a Lập danh sách tất sản phẩm dịch vụ cung cấp cho hội nghị b Giá dịch vụ trước thuế c Các chi phí gián tiếp, chi phí ngoại giao – tế nhị d Các chi phí dự phịng phát sinh e Các yếu tố trượt giá f Các điều kiện, hình thức thời gian toán g Các điều kiện xử phạt vi phạm hợp đồng h Thảo luận kỹ thống điểu khoản ký hợp đồng VI KẾ HOẠCH TỔ CHỨC CHO CÁC SỰ KIỆN Muốn tổ chức thành công kiện cần phải chuẩn bị chu đáo nội dung sau đây: Thủ tục hành chánh pháp lý: a Ký kết hợp đồng với khách hàng – chủ kiện có đầy đủ tư cách pháp nhân b Làm thủ tục xin quan thẩm quyền cấp giấy phép (chủ kiện cung cấp nội dung lý tổ chức kiện) c Tổ chức thực nội dung giấy phép cấp Chuẩn bị hình thức nội dung quảng cáo, trang trí: a Yêu cầu khách hàng – chủ kiện cung cấp nội dung yêu cầu hình thức, phạm vi quy mô quảng cáo Thuê đơn vị quảng cáo chuyên nghiệp thực từ khâu thiết kế, trình chủ kiện đến việc in ấn, xin phép quan chức để treo dán quảng cáo vị trí cho phép b Thiết kế trình chủ kiện duyệt thiết kế trang trí nội thất từ sảnh đón đến sân khấu phịng hội nghị c Nếu có tổ chức cổ động giới thiệu sản phẩm chủ kiện phải cung cấp nội dung, hình thức, đội hình cổ động, phạm vi tuyến hành trình cổ động, phương tiện cổ động thời gian v.v để xin phép quan chức d Chuẩn bị đủ loại cờ, phướn, bandrol, hiệu Chuẩn bị sở vật chất kỹ thuật phục vụ kiện: a Chọn địa điểm, đặt bàn ghế, trang trí yêu cầu kiện b Chuẩn bị tốt hệ thống âm thanh, ánh sáng, máy lạnh, quạt gió c Cung cấp đủ thiết bị máy móc chuyên dùng theo yêu cầu kiện d Chuẩn bị đầy đủ loại văn phòng phẩm theo yêu cầu e Đảm bảo tốt cơng tác vệ sinh, bảo đảm an tồn, PCCC cho khu vực diễn kiện f Chuẩn bị tốt khâu phục vụ ăn uống điểm tâm, tiệc chiêu đãi theo yêu cầu kiện g Chuẩn bị đủ phương tiện vận chuyển, nơi đậu xe, giữ xe h Chuẩn bị kho hàng i Chuẩn bị sân khấu, lều bạt, bàn ghế cho kiện tổ chức trời j Chuẩn bị phương án dự phòng, thiết bị kỹ thuật Chuẩn bị nội dung : a Nội dung bao gồm báo cáo, phát biểu, nội dung tuyên truyền quảng cáo, soạn gửi thư mời v.v b Thơng thường chủ kiện lo phần Nhưng họ thuê họ phải cung cấp nội dung để soạn thảo trình họ duyệt lại ban hành Thiết kế chương trình: a Căn tính chất nội dung kiện mà thiết kế chương trình cho phù hợp b Chương trình phải thể đầy đủ hoạt động kiện c Chương trình phải sống động, nội dung hoạt động phong phú, kết cấu khoa học pha nét nghệ thuật tạo thu hút hấp dẫn Xây dựng kịch bản: a Kịch chương trình kiện chi tiết hóa xác cho hoạt động kiện, ln cập nhật thơng tin đầy đủ xác phút chót b Kịch cơng cụ quan trọng người dẫn chương trình Nội dung kịch thể tính khoa học nghệ thuật cao, kết hợp với tài thể biến hóa người dẫn chương trình – MC Kế hoạch tổ chức & nhân phục vụ: a Mỗi kiện dù lớn hay nhỏ phải thành lập ban tổ chức (BTC ) Ban tổ chức phân công công tác cụ thể cho tiểu ban hoặc cá nhân phụ trách, có kiểm tra, đôn đốc theo tiến độ yêu cầu chất lượng b Lập sơ đồ tổ chức phục vụ cụ thể, xác cho khu vực, vị trí cho phận cá nhân phụ trách c Lập sơ đồ bố trí bàn ghế, bàn chủ tọa, bàn thư ký, sơ đồ chỗ ngồi cho đại biểu có bảng tên d Làm bảng tên vị trí diễn kiện sơ đồ hướng dẫn e Lập kế hoạch nhân Cty phục vụ trực tiếp cho kiện gồm phận, phận người, đồng phục cho phận f Tổng hợp toàn lực lượng phục vụ kiện (của Cty đơn vị khác) để có kế hoạch tổ chức quản lý chăm lo công tác hậu cần như: nơi ăn uống, nghỉ ngơi vệ sinh g Nhân phục vụ kiện phải có thẻ BTC cấp vào khu vực phục vụ phân công Kế hoạch tài chính: a Căn vào giá trị hợp đồng ký với chủ kiện để xây dựng kế hoạch tài cho có hiệu (chú ý: đàm phán ký hợp đồng phải tính xác đầy đủ cho tất sản phẩm dịch vụ cung ứng cho kiện Các hợp đồng ký trước diễn kiện từ tháng trở lên phải tính thêm yếu tố trượt giá) b Kế hoạch tài mang tính nội phải bảo mật Ký hợp đồng với nhà cung cấp dịch vụ hỗ trợ: a Khảo sát, lựa chọn ký hợp đồng nguyên tắc hoặc cụ thể với tất nhà cung cấp dịch vụ hỗ trợ b Hợp đồng phải thể đầy đủ điều khoản ràng buộc trách nhiệm thực hiện, từ giá cả, thời gian thực hiện, nội dung, mẫu mã, chất lượng chế độ bảo hiểm 10 Xây dựng tiến độ thực hiện: a Lập bảng tiến độ thực cho công việc cụ thể b Lập bảng mô tả công việc khâu mối quan hệ, liên hệ, phối hợp khâu với c Ứng dụng sơ đồ PERT để xây dựng tiến độ 11 Kế hoạch tập dợt tổng duyệt a Trước đến ngày diễn kiện phải tổ chức tập huấn nghi thức khánh tiết, lễ tân yêu cầu kỹ phục vụ b Trước đến ngày tổ chức tập dợt phối hợp khâu phục vụ với c Trước ngày BTC Chủ kiện tổ chức tổng kiểm tra khâu chuẩn bị đạt tiến độ đến đâu, khâu cần tăng cường lực lượng để hoàn thành tiến độ, khâu cần chỉnh sửa v.v d Trước diễn kiện, tất nhân phục vụ phải có mặt vị trí để nhận nhiệm vụ cụ thể nhận dụng cụ phục vụ V THÀNH LẬP BAN TỔ CHỨC Ban tổ chức kiện gồm thành viên thuộc thành phần khác nhau, có khả tổ chức thực số công tác chuyên môn cụ thể theo phân công Trưởng ban tổ chức lãnh đạo quan, đơn vị đảm trách Ban tổ chức thành lập tiểu ban phụ trách công tác cụ thể như: tiểu ban nội dung, tiểu ban lễ tân, tiểu ban tổ chức, tiêu ban hậu cần Trên sở xác định mục tiêu, tính chất, nội dung, quy mơ, thời gian, địa điểm tổ chức kiện Ban tổ chức kiện giao cho tiểu ban nhiệm vụ cụ thể sau: Chức nhiệm vụ tiểu ban nội dung Thành viên tiểu ban nội dung gồm cán lãnh đạo chuyên gia phận: kế hoạch, thống kê, thị trường, tài chính, tổ chức nhân v.v đơn vị Chức tham mưu cho lãnh đạo nội dung, mục đích, ý nghĩa việc tổ chức kiện tham mưu phương pháp tổ chức kiện a Soạn thảo văn kiện Nhiệm vụ 1: Soạn thảo nội dung chương trình hoạt động kiện (kịch chung) Chương trình gồm có tiết mục, xếp thứ tự trước sau hợp lý, tiết mục diễn thời gian bao lâu? Ai thực tiết mục đó? Chương trình bắt đầu lúc kết thúc lúc ngày …? Kế hoạch phối hợp tiết mục chương trình.Trong trình diễn tiến chương trình có phát sinh hoạt động bên lề khơng? Sau phần kết thúc chương trình có hoạt động khơng? (cần có chương trình chi tiết cho hoạt động phát sinh để có phối hợp thực ăn khớp với chương trình chính) Nhiệm vụ 2: Soạn diễn văn khai mạc hội nghị Bất kỳ kiện phải có lời khai mạc, hoặc ngắn, hoặc dài Nội dung lời khai mạc lời tun bố lý tổ chức kiện tuyên bố khai mạc kiện Nhiệm vụ 3: Soạn thảo tất văn kiện kiện như: Bài diễn văn, báo cáo tổng kết, phương hướng kế hoạch nhiệm vụ, nội dung phát động phong trào thi đua báo cáo tổng kết phong trào thi đua (hội nghị tổng kết thi đua) Nếu Đại hội có văn kiện trình bày đại hội như: báo cáo tổng kết tình hình thực công tác nhiệm kỳ qua, báo cáo phương hướng nhiệm vụ cho nhiệm kỳ tới, báo cáo kiểm tra tư cách đại biểu v.v Nhiệm vụ 4: Soạn thảo nội dung cần thảo luận hội nghị hoặc đại hội Nhiệm vụ 5: Soạn thảo phát biểu cho lãnh đạo cấp tham dự hội nghị Cấu trúc phát biểu thường có ba phần: Phần mở đầu: nêu bối cảnh diễn kiện tâm trạng vị lãnh đạo dự phát biểu với kiện Phần nội dung: nêu ý kiến đánh giá lãnh đạo cấp kết hoạt động đơn vị (tóm tắt số nội dung văn kiện trình bày trước lãnh đạo đơn vị Phần kết luận: nêu ý kiến đạo lãnh đạo cấp phương hướng nhiệm vụ đơn vị Và cuối lời hứa, lời chúc v.v Nhiệm vụ 6: Soạn thảo diễn văn bế mạc & lời cảm ơn BTC Nội dung diễn văn bế mạc cần có tổng kết ngắn gọn kết kiện, có lời tiếp thu ý kiến quan tâm đạo cấp trên, có lời hứa hoặc cam kết, sau lời cảm ơn đến tất đại biểu, khách mời, tổ chức cá nhân tham dự, quan tâm giúp đỡ cho kiện thành công, tuyên bó bế mạc kiện b Nội dung kế hoạch cho hoạt động phối hợp  Tiểu ban nội dung phải đề quy định cụ thể cho đơn vị tham gia tiết mục biểu diễn chào mừng phục vụ kiện nội dung hình thức thể cho phù hợp với ý nghĩa mục tiêu kiện, thể độc đáo sắc văn hóa dân tộc Việt Nam  Tiểu ban nội dung phải đề quy định cụ thể nội dung hình thức thể cho phim phóng sự, tài liệu minh họa, hình ảnh giới thiệu kiện  Tiểu ban nội dung phải đề quy định cụ thể số lượng, chủng loại, chất lượng, quy cách cho sản phẩm mẫu, mơ hình triển lãm, ấn phẩm q lưu niệm  Tiểu ban nội dung phải soạn nội dung chọn lựa hình thức hoạt động tuyên truyền quảng cáo trước diễn kiện  Soạn nội dung hướng dẫn cho khách mời biết rõ quy định chung kiện như: thủ tục hành chánh, chế độ đãi ngộ, chế độ ưu tiên (nếu có), hướng dẫn đường số vấn đề có liên quan  Thống số nội dung phương pháp làm việc với phóng viên báo chí đơn vị truyền thông Chức nhiệm vụ tiểu ban lễ tân Thành viên tiểu ban lễ tân gồm cán lãnh đạo chuyên gia phận công tác đối ngoại, tổ chức nhân sự, văn hóa, văn nghệ, tiếp thị đơn vị (có thể có lực lượng tình nguyện viên tham gia) Chức tiểu ban tham mưu cho lãnh đạo chọn lựa nghi thức ứng xử giao tiếp đối nội đối ngoại, tạo nét văn hóa độc đáo cho kiện Cán lễ tân có vai trị quan trọng việc hoạch định hướng dẫn thực nghi thức thể kiện, tạo nên thành cơng hồn hảo cho kiện a Các cơng tác trước kiện diễn Nhiện vụ 1: Lập danh sách khách mời quan trọng Căn vào tính chất kiện, lập danh sách dự kiến mời nhân vật quan trọng nào? Ai người quan trọng giới thiệu trước công chúng phát biểu kiện? người vắng nhân vật thay thế? Nghiên cứu kỹ nhân thân, đặc điểm văn hóa - tâm lý thói quen đặc biệt vị khác quan trọng đó, giúp tránh sai sót việc đón tiếp phục vụ Nhiệm vụ 2: Lập danh sách thành phần đại biểu tham dự Trước tiên tiểu ban lễ tân phải đề xuất với Ban tổ chức nguyên tắc tiêu chuẩn lựa chọn thành phần đại biểu tham dự, sau tiến hành chọn lựa lập danh sách đại biểu tham dự cho đảm bảo chất lượng số lượng phải phù hợp với quy mô khả tổ chức Biểu mẫu danh sách khách mời phải thể đầy đủ chi tiết nhân thân, địa chỉ, số điện thoại, Email số thông tin cá biệt Nhiệm vụ 3: Soạn thư mời & gửi thư mời + tài liệu Khi soạn thảo thư mời phải trả lời câu hỏi sau đây: Ai mời? Theo thể thức nào? Ai mời? Lý mời gì? Thời gian nào? Tổ chức đâu? Trả lời cách nào? Trang phục sao? Đi tới cách nào? Ai mời, có nghĩa là: Chức danh người mời khẳng định tính thức thư mời, chứng tỏ việc thực thi quyền hành cơng cụ thể quyền hành 10 Yêu cầu nhân viên phục vụ phải có phẩm chất trị tốt, có kỹ giao tiếp tốt, có kỹ nghiệp vụ chun mơn vững, có ý thức trách nhiệm tổ chức kỷ luật cao, có sức khỏe tốt & ngoại hình dễ nhìn, tác phong nhanh nhẹn, gọn gàng, chững chạt Nhân viên phục vụ khâu phải thể thái độ ln vui vẻ, niềm nở, nói khiêm tốn, lịch sự, sẵn sàng giúp đỡ, nhiệt tình trả lời câu hỏi khách (trong phạm vi cho phép) Mặt đồng phục nghiêm chỉnh, quy định, vệ sinh cá nhân Nhân viên phục vụ phải ln có mặt vị trí phân cơng, có lý cần phải vắng phải nhờ đơng đội quan sát phục vụ giúp, không khách phải tìm kiếm, chờ đợi Phải thực quy trình phục vụ hướng dẫn quy định Tuyệt đối chấp hành mệnh lệnh người phụ trách trực tiếp đảm bảo an toàn tuyệt đối trình phục vụ PHẦN HAI SẢN PHẨM CỤ THỂ Công ty bạn muốn tổ chức hội nghị khách hàng, muốn giới thiệu sản phẩm quảng bá thương hiệu công việc công ty bạn bận rộn tổ chức được? Bạn yên tâm TTHNTC Peterc Bình Định lo giúp bạn cách hồn hảo trọn gói từ A tới Z 20 Hãy liên hệ với TTHNTC Petec Bình Định, địa 323 Bạch Đằng, Tp Quy Nhơn qua số ĐT: .Fax…………… Email:………… SẢN PHẨM TỔ CHỨC HỘI NGHỊ KHÁCH HÀNG I CÁC DỊCH VỤ CUNG ỨNG CHO HỘI NGHỊ KHÁCH HÀNG TTHNTC có hội trường lớn, có đầy đủ tiện nghi, hệ thống âm thanh, ánh sáng đại, có sức chứa từ 700 1.000 chỗ ngồi, khơng gian thống mát trang trí nội thất sang trọng Một phịng họp có sức chứa 100 đến 150 chỗ ngồi, phù hợp với hội thảo, đại hội Và bốn phòng họp nhỏ 20 chỗ ngồi, phù hợp cho thảo luận nhóm, cemina – tọa đàm gặp gỡ bên lề kiện Thiết kế tư vấn chương trình tổ chức Xây dựng kịch Xây dựng kế hoạch tổ chức tiến độ thực Xây dựng kế hoạch chi phí Cung ứng dịch vụ:  Trang trí tổng hợp: sân khấu, phịng lễ, phòng họp ngoại cảnh  Các loại ấn phẩm quảng cáo, vật liệu quảng cáo (thiết kế, in, treo, xin phép)  Các loại ấn phẩm văn phòng phẩm (in hoặc photocopy)  Âm thanh, ánh sáng thiết bị chuyên dùng khác  Ban nhạc, ca sĩ hoặc Show biểu diễn nghệ thuật khác  MC dẫn chương trình  Cung ứng đội hình khánh tiết, lễ tân  Dịch thuật  Thông tin liên lạc  Phục vụ điểm tâm, phục vụ trà, cà phê ăn nhẹ  Phục vụ tiệc chiêu đãi: tiệc ngồi, buffet, tiệc trà v.v  Đặt phòng khách sạn, vé máy bay, tàu hỏa  Cung ứng phương tiện vận chuyển  Phục vụ đón tiễn khách  Thiết kế quà tặng, gói quà  Bảo hiểm, dịch vụ y tế chăm sóc sức khỏe đại biểu  Tổ chức công tác bảo vệ, an ninh 21  Các thủ tục xuất nhập cảnh, hải quan, cảng biển cảng hàng khơng II CHƯƠNG TRÌNH HỘI NGHỊ KHÁCH HÀNG – MẪU Đón đại biểu khách mời – theo nghi thức lễ tân Văn nghệ hoặc chiếu phim tài liệu phục vụ khách BTC tuyên bố lý Giới thiệu chương trình hội nghị Giới thiệu đại biểu Mời lãnh đạo công ty đọc báo cáo công tác khách hàng năm 200 Nêu chủ đề khách hàng cần quan tâm để thảo luận (chiếu lên hình nội dung thảo luận) chia nhóm theo nhóm sản phẩm có yêu cầu 22 Mời ý kiến khách hàng Mời báo cáo điển hình đại lý (có phim, ảnh minh họa) 10.Giải lao, ăn nhẹ, giao lưu, văn nghệ 11 Trưởng phịng sản phẩm cơng ty giới thiệu sản phẩm (có phim, ảnh minh họa) 12 Trưởng phịng chăm sóc khách hàng giới thiệu kế hoạch chăm sóc khách hàng năm 200 13 Đại diện công ty công bố kết thi đua đại lý (chiếu lên hình danh sách) 14 Phần phát thưởng, mời lãnh đạo cấp hoặc lãnh đạo công ty trao phần thưởng 15 Mời lãnh đạo công ty phát biểu tổng kết hội nghị 16 BTC giới thiệu mời đại biểu tham dự chương trình: tham quan, gặp gỡ, dự tiệc chiêu đãi v.v III CHƯƠNG TRÌNH HỘI NGHỊ TỔNG KẾT – MẪU (Thời gian buổi) Đón đại biểu khách mời – theo nghi thức lễ tân Văn nghệ hoặc chiếu phim tài liệu đơn vị BTC tuyên bố lý Chào cờ Giới thiệu chương trình hội nghị Giới thiệu đại biểu Mời lãnh đạo công ty đọc báo cáo kết thực kế hoạch năm 200 phương hướng nhiệm vụ năm 200… 23 Nêu nội dung cần quan tâm để thảo luận (chiếu lên hình nội dung thảo luận) sau chia nhóm có yêu cầu Một số tiết mục văn nghệ 10.Mời ý kiến đại biểu tham dự 11.Mời báo cáo điển hình đơn vị trực thuộc 12.Mời lãnh đạo cấp phát biểu 13.Mời lãnh đạo công ty phát biểu cảm ơn tiếp thu ý kiến lãnh đạo cấp ý kiến đóng góp báo cáo điển hình CBNV 14.Giải lao, ăn nhẹ, giao lưu, số tiết mục văn nghệ hoặc chiếu phim tư liệu 15.Trưởng ban thi đua khen thưởng công bố danh sách định khen thưởng 16.Phần phát thưởng, mời lãnh đạo cấp hoặc lãnh đạo công ty trao phần thưởng 17.Giao tiêu kế hoạch năm 200… 18.Phát động thi đua với chủ đề… 19.Mời đơn vị cá nhân đăng ký thi đua 20.Mời lãnh đạo công ty phát biểu tổng kết hội nghị 21.BTC giới thiệu mời đại biểu tham dự chương trình: tham quan, gặp gỡ, dự tiệc chiêu đãi v.v IV CHƯƠNG TRÌNH LỄ ĐĨN NHẬN DANH HIỆU THI ĐUA Đây chương trình nghị mẫu Giờ giấc thay đổi cho phù hợp với tình hình thực tế Nội dung chương trình thay đổi, cần cân nhắc thiếu tính chun nghiệp (nhầm qua loại khác) Tốt hế khơng chắc, theo nội dung chương trình mẫu 7g00– 8g00 : Đón quan khách khách mời 8g00– 8g05 : Chào cờ khai mạc 8g05– 8g10 : Đọc diễn văn khai mạc buổi lễ 24 8g10– 8g15 : Giới thiệu quan khách thành phần tham dự 8g15– 8g25 : Đọc thư chúc mừng lãnh đạo nhà nước danh sách quan, cá nhân gởi thư, hoa chúc mừng 8g25– 8g45 : Báo cáo thành tích cơng ty 8g45– 8g50 : Đọc định trao tặng huân chương nhà nước cho công ty 8g50– 9g00 : Lễ đón nhận huân chương 9g00– 9g10 : Đọc định trao tặng huân chương, khen nhà nước cho cá nhân, tập thể khác 9g10– 9g25 : Lễ trao tặng huân chương cho cá nhân, tập thể khác 9g25– 9g35 : Phát biểu cảm tưởng công ty 9g35– 9g50 : Phát biểu ý kiến đại diện nhà nước 9g50– 9g55 : Tiếp thu ý kiến 9g55–10g00 : Diễn văn bế mạc chào cờ Sau 10g00 : Cảm ơn đại biểu mời dự tiệc chiêu đãi (nếu có) hoặc xem chương trình văn nghệ đặc biệt Tiễn khách đại biểu V CHƯƠNG TRÌNH ĐẠI HỘI CƠNG ĐỒN – MẪU 7g00– 8g00 : Đón khách mời ĐB Cơng đoàn 8g00– 8g05 : Tuyên bố lý chào cờ 8g05– 8g10 : Giới thiệu thành phần tham dự 8g10– 8g15 : Giới thiệu đoàn chủ tọa, đoàn thư ký, ban kiểm phiếu ban kiểm tra tư cách đại biểu 25 8g15– 8g20 : Báo cáo kiểm tra tư cách đại biểu 8g20– 8g25 : Tuyên bố khai mạc đại hội chương trình làm việc đại hội 8g25–9g00 : Đọc báo cáo đại hội 9g00– 9g05 : Báo cáo kết kiểm tra tài 9g05– 9g30 : Góp ý cho đại hội 9g30– 9g45 : Bầu BCH Cơng địan Uỷ ban Kiểm tra Cơng đoàn 9g45– 10g00 : Giải lao 10g00–10g30 : Kiểm phiếu tiếp tục góp ý 10g30–10g45 : Cơng bố kết bầu cử 10g45–10g55 : Đọc biên nghị đại hội 10g55–11g00 : Tuyên bố bế mạc đại hội Sau 11g00 : Cảm ơn đại biểu mời dự tiệc chiêu đãi (nếu có) hoặc xem chương trình văn nghệ đặc biệt Tiễn khách đại biểu VI CHƯƠNG TRÌNH LỄ KHAI TRƯƠNG – MẪU 16g00–17g00 : Đón quan khách khách mời 17g00–17g10 : Tuyên bố lý giới thiệu thành phần tham dự 17g10–17g20 : Đọc thư chúc mừng lãnh đạo danh sách quan, cá nhân gởi thư, hoa chúc mừng 17g20–17g35 : Báo cáo sơ nét trình đời công ty 26 17g30–17g45 : Công bố định thành lập, chức hoạt động nhân điều hành 17g45–17g55 : Lễ cắt băng khánh thành 17g55–18g05 : Phát biểu cảm tưởng Giám đốc điều hành 18g05–18g15 : Phát biểu ý kiến lãnh đạo cấp 18g15–18g20 : Tiếp thu ý kiến 18g20–18g30 : Tuyên bố kết thúc nghi lễ thức mời khách tham quan Sau 18g30 : Liên hoan chương trình văn nghệ VII CHƯƠNG TRÌNH BUỔI LỄ TỔNG KẾT NĂM HỌC Đón quan khách khách mời BTC Đọc lời khai mạc lế tổng kết năm học 2010 – 2011 Nghi thức chào cờ, hát quốc ca Giới thiệu chương trình Báo cáo tổng kết năm học 2010 – 2011 27 Chương trình văn nghệ học sinh Đọc định thi đua khen thưởng cho học sinh giáo viên (DS kèm) Mời lãnh đạo cấp hoặc lãnh đạo nhà trường lên phát thưởng Tặng quà cho GV nghỉ hưu theo chế độ 10.Phát biểu Đại biểu cấp ( có ) 11.Bàn giao học sinh hè cho quyền địa phương 12.Thơng báo kế hoạch sinh hoạt hè công tác chuẩn bị cho năm học mới, 13.Hiệu trưởng phát biểu đánh giá chung, cảm ơn đại biểu bế mạc 14.Mời đại biểu khách mời dùng bưa cơm thân mật hoặc tiễn khách VIII CHƯƠNG TRÌNH HỘI THẢO – MẪU THỜI GIAN 15h00 – 17h00 18h00 – 20h00 8h00 – 8h30 8h30 – 9h00 NỘI DUNG Ngày …… tháng … năm 200… (Thứ …) Đăng ký đại biểu Liên hoan chào mừng Hội thảo Ngày… Tháng… năm 200….(Thứ ….) Đăng ký đại biểu Khai mạc: - Giới thiệu đại biểu, tuyên bố lý - BTC thơng báo nội dung hội thảo – chương trình hội thảo - Phát biểu chào mừng Lãnh đạo ngành… ĐỊA ĐIỂM Sảnh1 tầng Nhà hàng Petec Tầng Sảnh1 tầng Hội trường – sảnh tầng 28 9h00 – 10h30 10h30 – 10h45 10h45 – 12h00 12h00 – 13h30 13h30 – 15h00 Các diễn giả trình tham luận Nội dung Nội dung Nội dung Nghỉ giải lao Các diễn giả trình tham luận Nội dung Nội dung Nội dung Nghỉ ăn trưa 15h00 – 15h15 15h15 – 17h00 Các diễn giả trình tham luận Nội dung Nội dung Nội dung Nghi giải lao Tiểu ban 1: Thảo luận chuyên đề: từ đến 15h15 – 17h00 17h00 – 17h30 Tiểu ban 2: Thảo luận chuyên đề : từ đến Tổng kết, bế mạc 18h 30 Tiệc chiêu đãi Tiễn khách Hội trường – sảnh tầng Hội trường Hội trường – sảnh tầng Nhà hàng Petec Tầng Hội trường – sảnh tầng Hội trường Phòng họp Phòng họp Hội trường – sảnh tầng sảnh tầng IX TỔ CHỨC CUỘC THI KIẾN THỨC Phương pháp kỹ tổ chức Olympic môn học: Bước 1: Xây dựng kế hoạch tổ chức thể lệ thi: Kế hoạch tổ chức cần thể nội dung sau:  Mục đích - yêu cầu: Nêu rõ mục đích u cầu Olympic mơn học nhằm nâng cao chất lượng học tập nghiên cứu môn học nhà trường; tạo phong trào thi đua học tập môn học cách rộng khắp sâu rộng sinh viên  Thời gian, địa điểm: Chọn thời gian tổ chức phù hợp, nên gắn với ngày lễ, ngày kỷ niệm lớn đất nước, ngày thành lập Đoàn Thanh niên, Hội Sinh viên: 9/1, 26/3, 30/4, 2/9 , gắn với hoạt động chung nhà 29 trường (ví dụ: Chào mừng Đại hội Đảng bộ, Cơng đồn, Đồn Thanh niên, chào mừng ngày thành lập trường ) hoặc gắn với kiện liên quan đến môn thi Olympic  Nội dung, biện pháp: Những nội dung đưa thi phải nội dung phù hợp sinh viên quan tâm Muốn phải tìm hiểu tư tưởng sinh viên, vấn đề mà sinh viên tranh luận, muốn giải Olympic môn học tổ chức nhiều hình thức, như: Thi viết, thi câu hỏi trắc nghiệm, thi sân khấu hoá thể qua sinh viên hoặc đội, nhóm sinh viên  Tổ chức thực hiện: Cần phải phân công trách nhiệm phận để triển khai thực theo tiến độ thời gian cụ thể báo cáo Ban Tổ chức thi, giao cho phận làm thường trực Ban Tổ chức thi (ví dụ: Hội Sinh viên làm gì? Liên hội khoa làm gì, khoa chun mơn làm gì? )  Thể lệ thi: Thông thường thể lệ thi thể theo Điều, Khoản, Điểm nhằm quy định cụ thể hoá nội dung kế hoạch thi nhằm đưa hướng dẫn quy định cụ thể mang tính bắt buộc nội dung thi Trong thể lệ thiết phải nêu số vấn đề như: Đối tượng tham gia, quy mơ, chủ đề thi, hình thức thi, thời gian, địa điểm diễn ra, giải thưởng, quy định khiếu nại (nếu có) Bước 2: Cơng tác chuẩn bị: a Triển khai kế hoạch đến sở Hội đơn vị liên quan  Có hai hình thức triển khai chính:  Trực tiếp: Triệu tập thành phần liên quan họp triển khai kế hoạch  Gián tiếp: Triển khai văn gửi xuống chi hội, Liên chi hội (Kết hợp thông báo kế hoạch bảng tin trường hoặc qua đội phát thanh) b Chuẩn bị nhân sự:  Thành lập Ban Tổ chức thi kiến thức: Để phân công tổ chức điều hành thi, gồm có Trưởng ban Tổ chức, Phó Trưởng ban thành viên đại diện phòng ban trường (cần lưu ý tính đại diện)  Thành lập Hội đồng Giám khảo, Hội đồng cố vấn: Giúp Ban Tổ chức mặt chuyên môn, chấm chọn thi hoặc đội dự thi xuất sắc Hội đồng Giám khảo bao gồm: Trưởng ban, Phó Trưởng ban thành viên hội đồng Ban giám khảo không thiết trường, mở rộng thêm đối tượng tham gia Ban Giám khảo từ nhà chuyên mơn có uy tín trường khác, Viện Nghiên cứu hoặc quan thuộc ngành giáo dục 30  Thành lập tiểu ban giúp việc cho thi: Các tiểu ban Trưởng ban Tổ chức phân cơng, có nhiệm vụ giúp việc cho Ban Tổ chức thi số nội dung cụ thể (ví dụ Tiểu ban hậu cần, Tiểu ban Lễ tân, Tiểu ban Nội dung, Tiểu ban Tuyên truyền ) c Chuẩn bị nội dung  Đây khâu quan trọng, tiểu ban Nội dung hoặc thành viên phân công phụ trách mảng nội dung phải tham mưu chuẩn bị nội dung câu hỏi, đáp án, gợi ý trả lời, tài liệu tham khảo hoặc giới hạn, phạm vi đề tài sở khoa học đảm bảo yêu cầu:  Những kiến thức môn học  Những hiểu biết lĩnh vực môn học  Lịch sử môn học  Những hiểu biết nghiệp đời nhà sáng lập, phát minh tiếng liên quan đến môn học  Sự ứng dụng kiến thức vào thực tiễn thơng qua tình cụ thể d Chuẩn bị điều kiện, sở vật chất Tiểu ban Hậu cần hoặc thành viên phân phụ trách phải tham mưu chuẩn bị điều kiện đảm bảo cho thi Olympic, lập dự trù kinh phí chi tiết cho tồn thi (kinh phí từ nguồn ngân sách hoặc vận động tài trợ), lên phương án chuẩn bị đảm bảo địa điểm, chỗ ăn nghỉ cho Ban Tổ chức, trang trí, âm thanh, ánh sáng, hoa, nước uống, giải thưởng Bước 3: Tổ chức thi: a Chương trình khai mạc:      Văn nghệ (nếu có) Tuyên bố lý do, giới thiệu đại biểu Phát biểu khai mạc Phát biểu chào mừng (nếu có) Phát biểu đại diện sinh viên b Phần thi Tuỳ trường mơn học mà diễn hình thức thi khác Thi viết, thi câu hỏi trắc nghiệm, thi sân khấu hố (Nếu hình thức 31 thi dạng sân khấu hố q trình diễn cần xếp số tiết mục văn nghệ sinh viên biểu diễn) c Chương trình bế mạc: Văn nghệ đầu      Tuyên bố lý do, giới thiệu đại biểu Phát biểu đánh giá chất lượng chuyên môn Hội đồng Giám khảo Phát biểu đánh giá tổng kết Trưởng Ban Tổ chức hội thi Khen thưởng Kết thúc d Điều hành hoạt động: Trong trình tổ chức thi kiến thức, thành viên Ban Tổ chức, Ban Giám khảo tiểu ban chuẩn bị ln phải có phối hợp nhịp nhàng, gắn kết với thông qua điều hành Trưởng ban Tổ chức./ X BẢNG GIÁ SẢN PHẨM VÀ DỊCH VỤ CHO SỰ KIỆN TT Tên SP – DV Số lượng/ đơn vị Hội trường 1, xếp đủ bàn + ghế + khăn 500 k trải bàn Hội trường 1, xếp bàn + ghế + khăn 700 k trải bàn cho hai dải phía trước, phía sau xếp ghế Hội trường 2, xếp đủ bàn + ghế + khăn 700 k trải bàn Hội trường 2, xếp bàn + ghế + khăn 1.000 k trải bàn cho hai dải phía trước, phía sau xếp ghế Thời lượng Đơn giá 32 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41 42 Phòng họp nhỏ, xếp đủ bàn + ghế + 100 k khăn trải bàn Phòng họp nhỏ, xếp bàn + ghế + khăn 150 – 200k trải bàn cho dải phía trước, phía sau xếp ghế Phòng họp VIP 16 – 20 k Ánh sáng hội trường Ánh sáng sân khấu & nghệ thuật Âm hội nghị Âm ca nhạc Máy chiếu + hình rộng Máy nghe dịch kênh Dàn Karaoke Đầu máy chiếu DVD Bộ máy vi tính bàn hoặc Laptop Tạo khói sân khấu Bắn kim tuyến Trang trí hoa tươi bàn đại biểu bàn tiếp đón Bục phát biểu Tượng Bác Hồ Cờ Đảng cờ Tổ Quốc treo phông sân khấu Cờ Quốc tế + cờ VN đặt bàn Cờ quốc tế treo bên ngồi cắm sân khấu Trang trí dây hoa vải theo cầu thang Trải thảm lối phịng họp Trang trí phơng SK chữ xốp Trang trí SK in Hiflex Bandrol hiệu Áp phít, bandrop Văn phịng phẩm Photocopy Fax Điện thoại Internet – Wifi Ban nhạc nhạc công Ban nhạc nhạc cơng Ca sĩ Vũ đồn nghệ sĩ Đội hình khánh tiết, dàn chào Nhân viên lễ tân tiếp đón hướng dẫn MC dẫn chương trình 33 43 44 45 46 47 48 49 50 51 52 53 54 55 56 57 58 59 60 61 62 63 64 65 66 67 68 69 70 Phiên dịch Show biểu diễn nghệ thuật khác Xây dựng kế hoạch tổ chức Soạn kịch Thiết kế chương trình Xây dựng kế hoạch tài Bảo hiểm Dịch vụ y tế Bảo vệ an ninh Dịch vụ vận chuyển Bút phòng khách sạn Bút vé máy bay, tàu hỏa Nhân viên đón, tiễn khách ga Dịch vụ mua, gói quà Phục vụ tiệc trà Tiệc chiêu đãi Điểm tâm sáng Chương trình tham quan du lịch Quay Phim Chụp ảnh Mời phóng viên Tổ chức họp báo Cập nhật thông tin lên Website Kho hàng Bãi đậu xe giữ xe Múa Lân, Sư, Rồng Cổng Chương trình trị chơi có thưởng 34 ... Phòng họp Hội trường – sảnh tầng sảnh tầng IX TỔ CHỨC CUỘC THI KIẾN THỨC Phương pháp kỹ tổ chức Olympic môn học: Bước 1: Xây dựng kế hoạch tổ chức thể lệ thi: Kế hoạch tổ chức cần thể nội dung... cáo vị trí cho phép b Thiết kế trình chủ kiện duyệt thiết kế trang trí nội thất từ sảnh đón đến sân khấu phịng hội nghị c Nếu có tổ chức cổ động giới thiệu sản phẩm chủ kiện phải cung cấp nội... Cho thuê địa điểm tổ chức Thiết kế tư vấn chương trình tổ chức Xây dựng kịch Xây dựng kế hoạch tổ chức tiến độ thực Xây dựng kế hoạch chi phí Cung ứng dịch vụ:  Trang trí tổng hợp: sân khấu,