5 Một số đề xuất giúp hạn chế khó khăn triển khai hệ thống ERP Triển khai hệ thống ERP trở thành xu tất yếu doanh nghiệp bắt đầu mở rộng quy mô lĩnh vực hoạt động Tuy nhiên, bước đầu triển khai ERP đòi hỏi doanh nghiệp phải tốn nhiều thời gian, công sức đầu tư vốn Do vậy, trước định sử dụng ERP, doanh nghiệp cần phải nghiên cứu kỹ lưỡng triển khai ERP gì, vấn đề có liên quan đến việc chọn lựa trình sử dụng loại phần mềm Sau đề xuất giúp hạn chế khó khăn triển khai hệ thống ERP - Lựa chọn giải pháp: Các nhà cung cấp giải pháp ERP, để đạt mục đích bán hàng, thường có xu hướng hồn hảo hóa khả giải pháp Tức với toán nghiệp vụ doanh nghiệp đặt ra, giải pháp đáp ứng hoàn toàn Tất nhiên thực tế không hẳn Trong trường hợp này, doanh nghiệp cần đặt câu hỏi ngược lại với nhà cung cấp: Họ giải toán nào? Họ gặp toán đâu chưa? Đó thực tiễn thành cơng giải pháp Ngồi ra, doanh nghiệp cần phải có q trình lựa chọn khắt khe có cấu trúc để tìm giải pháp phù hợp cho - Lựa chọn nhà cung cấp phù hợp: Đầu tư triển khai hệ thống ERP cần kết hợp hài hoà yếu tố giải pháp ERP nhà cung cấp Doanh nghiệp triển khai ERP Việt Nam cần lựa chọn nhà cung cấp có kinh nghiệm chun mơn cao, cải thiện chức hệ thống nhanh chóng Khi sở hữu phần mềm ERP phù hợp, hoạt động doanh nghiệp quản lý dễ dàng Một rủi ro đáng kể triển khai ERP Việt Nam khả tương thích với hệ thống kế tốn Việt Nam, đặc biệt doanh nghiệp chọn phần mềm ERP quốc tế Thường khác biệt nhà tư vấn khiển khai hay nhà cung cấp phần mềm loại bỏ điều mà doanh nghiệp cần phải quan tâm Do đó, tìm nhà tư vấn triển khai có kinh nghiệm chun mơn sâu lĩnh vực tài chính-kế tốn ưu tiên mà doanh nghiệp cần lưu tâm - Lập kế hoạch dự án cách cẩn thận: Lập kế hoạch triển khai cách thực tế chi tiết nhất, đảm bảo doanh nghiệp ln kiểm sốt phải làm cá nhân đội dự án chịu trách nhiệm phần công việc Đây điều việc thực dự án không dự án ERP Có thực tế diễn phổ biến dự án ERP Việt Nam: thời gian triển khai gần kéo dài so với kế hoạch ban đầu Có thể nhiều nguyên nhân: thay đổi nhân sự, mức độ phức tạp nghiệp vụ địi hỏi customize, thay đổi quy mơ triển khai…tuy nhiên, cịn có ngun nhân chung, lập kế hoạch, doanh nghiệp đơn vị triển khai thường đặt mốc thời gian cách “lạc quan”, nhiều trường hợp “phi thực tế” Có thể đơn vị triển khai khơng ước lượng khối lượng cơng việc phải làm Cũng doanh nghiệp muốn hoàn thành dự án sớm Điều nên tránh, việc trễ thời gian không dẫn đến việc phát sinh công việc, phát sinh chi phí mà cịn ảnh hưởng tới tinh thần thành viên dự án - Xác định phạm vi dự án rõ ràng: Thay đổi phạm vi chừng tiềm ẩn nguy lớn hầu hết dự án Khi bổ sung điểm triển khai, phân hệ đồng nghĩa với việc phải đầu tư thêm nguồn lực thay đổi cấu trúc, kế hoạch dự án Nếu không quản lý khéo, dẫn đến tình trạng chồng chéo, ảnh hưởng tới công việc khác nghiêm trọng làm trì hỗn dự án - Tập trung vào lợi ích xác định: Lựa chọn phần mềm dành riêng cho lĩnh vực hoạt động doanh nghiệp để tận dụng tính chun sâu phần mềm Ngồi ra, doanh nghiệp muốn tập trung vào chức quản lý tài hệ thống quản lý nhân ưu tiện chọn lựa chọn triển khai ERP doanh nghiệp mạnh tính Thành công dự án ERP không đo đạc tiêu chuẩn thơng thường hồn thành thời gian hay ngân sách Thành công thực thể việc giải hoàn toàn toán nghiệp vụ quản lý doanh nghiệp, mức độ hài lòng đội ngũ nhân viên với hệ thống Từ doanh nghiệp đạt lợi ích kỳ vọng định đầu tư ERP tăng suất, giảm chi phí, minh bạch hóa tài chính… - Lựa chọn đội dự án với thành viên phù hợp: Những kỹ năng, kinh nghiệm nỗ lực đội dự án nội tối quan trọng việc triển khai Bởi họ người phối hợp với đơn vị triển khai để xây dựng hệ thống họ sau người tiếp nhận, vận hành hệ thống Lựa chọn nhân viên am hiểu nghiệp vụ nắm rõ vấn đề mà doanh nghiệp gặp phải để tham gia vào đội dự án Cũng cần đảm bảo người gắn bó lâu dài với doanh nghiệp Trong thời gian triển khai dự án, tốt để họ tập trung vào công việc triển khai, công việc thường ngày nên chuyển giao cho người khác - Đảm bảo có cam kết từ cấp lãnh đạo: Dự án ERP cần phải định hướng từ xuống dưới, cần có người từ đội ngũ lãnh đạo tham gia đạo, hỗ trợ hàng ngày Mâu thuẫn, hay đơn giản khơng thống nảy sinh lúc thành viên hai đội dự án, lúc cần dung hịa đốn lãnh đạo - Đảm bảo người dùng cuối đào tạo đầy đủ: Việc triển khai chưa dừng lại sau thiết kế, cấu hình cài đặt hệ thống hệ thống khơng thể tự mà vận hành được, người dùng cuối bao gồm đội ngũ quản trị hệ thống đội ngũ nhân viên tác nghiệp cần phải đào tạo để sử dụng hệ thống cách hiệu Việc đào tạo cần thực nghiêm túc, hướng dẫn lý thuyết phải gắn liền với thực hành máy Nếu có điều kiện doanh nghiệp nên đào tạo cho tất người dùng nhiên, số trường hợp người dùng đông hay doanh nghiệp có nhiều nhiều chi nhánh nhiều địa điểm khác nhau, lựa chọn đào tạo người chủ chốt, sau người tiếp tục đào tạo lại cho người khác ... hợp: Những kỹ năng, kinh nghiệm nỗ lực đội dự án nội tối quan trọng việc triển khai Bởi họ người phối hợp với đơn vị triển khai để xây dựng hệ thống họ sau người tiếp nhận, vận hành hệ thống Lựa... cần đảm bảo người gắn bó lâu dài với doanh nghiệp Trong thời gian triển khai dự án, tốt để họ tập trung vào công việc triển khai, công việc thường ngày nên chuyển giao cho người khác - Đảm bảo... tiện chọn lựa chọn triển khai ERP doanh nghiệp mạnh tính Thành cơng dự án ERP không đo đạc tiêu chuẩn thông thường hoàn thành thời gian hay ngân sách Thành công thực thể việc giải hồn tồn tốn nghiệp