Quản lý nhà nước về công tác lưu trữ trên địa bàn tỉnh phú yên

LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan công trình nghiên cứu tơi Các số liệu, thơng tin, kết nghiên cứu nêu đề tài hoàn toàn trung thực, xuất phát từ thực tế nghiên cứu chưa công bố cơng trình nghiên cứu Tác giả luận văn Đặng Thị Nhung LỜI CẢM ƠN Trong trình làm luận văn, nổ lực cố gắng thân, tơi nhận giúp đỡ tận tình thầy, cô giáo, đồng nghiệp, bạn bè Tôi cảm ơn Ban Giám đốc Học viện Hành Quốc gia, Phân viện khu vực Tây Nguyên, thầy giáo, cô giáo giảng viên thuộc Ban, Khoa, Tổ môn Học viện Phân viện tận tình giảng dạy, hướng dẫn, giúp đỡ tơi suốt thời gian học tập nghiên cứu Đặc biệt, tơi chân thành cảm ơn PGS.TS Hồng Mai - Trưởng Ban Quản lý đào tạo sau đại học, Học việc Hành Quốc gia dành nhiều thời gian, cơng sức hướng dẫn tận tình giúp tơi hồn thành luận văn Tôi xin gửi lời cảm ơn đến Lãnh đạo công chức, viên chức Chi cục Văn thư - Lưu trữ trực thuộc Sở Nội vụ tỉnh Phú Yên,Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh Phú Yên sở, ban, ngành tỉnh cung cấp thông tin, số liệu cần thiết kinh nghiệm thực tế liên quan đến đề tài luận văn Dù thân cố gắng để hoàn thiện luận văn, nhiên tránh khỏi hạn chế, thiếu sót, mong nhận ý kiến góp ý thầy, giáo bạn Trân trọng cảm ơn! Tác giả Đặng Thị Nhung DANH MỤC CÁC BẢNG Bảng Nội dung Trang Bảng 2.1 Thống kê trình độ chun mơn nghiệp vụ công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ quan tổ chức cấp tỉnh cấp huyện thuộc nguồn nộp lưu 64 Bảng 2.2 Thống kê số lượng hồ sơ, tài liệu thu thập vào Lưu trữ lịch sử quan, tổ chức cấp tỉnh từ năm 2013 đến năm 2018 78 Bảng 2.3 Thống kê trang thiết bị bảo quản tài liệu kho Lưu trữ lịch sử tỉnh 86 Bảng 2.4 Số lượt người đến khai thác, sử dụng tài liệu Lưu trữ lịch sử tỉnh Phú Yên 89 MỤC LỤC Trang PHẦN MỞ ĐẦU ………………………………1 Chương CƠ SỞ KHOA HỌC CỦA QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC VỀ CÔNG TÁC LƯU TRỮ 10 1.1 Công tác lưu trữ ….10 1.2 Quản lý nhà nước công tác lưu trữ 21 1.3 Kinh nghiệm quản lý nhà nước công tác lưu trữ số tỉnh, thành phố Việt Nam 26 Tiểu kết chương 35 Chương THỰC TRẠNG QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC VỀ CÔNG TÁC LƯU TRỮ TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH PHÚ YÊN 36 2.1 Khái quát quan quản lý nhà nước công tác lưu trữ địa bàn tỉnh Phú Yên 36 2.2 Phân tích thực trạng quản lý nhà nước công tác lưu trữ địa bàn tỉnh Phú Yên 42 2.3 Đánh giá chung quản lý nhà nước công tác lưu trữ địa bàn tỉnh Phú Yên 91 Tiểu kết chương 97 Chương GIẢI PHÁP ĐỔI MỚI QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC VỀ CÔNG TÁC LƯU TRỮ TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH PHÚ YÊN THỜI GIAN TỚI 98 3.1 Phương hướng nhằm đổi quản lý nhà nước công tác lưu trữ .98 3.2 Một số giải pháp đổi quản lý nhà nước công tác lưu trữ tỉnh Phú Yên 100 Tiểu kết chương 118 KẾT LUẬN 119 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 121 PHẦN MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Công tác lưu trữ, tài liệu lưu trữ có vị trí, vai trò quan trọng nhiều mặt đời sống xã hội Trong nhiều năm qua, tài liệu lưu trữ góp phần tích cực vào việc cung cấp thơng tin cho hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học, lịch sử, góp phần quan trọng phát triển kinh tế - xã hội, bảo vệ chủ quyền lãnh thổ, an ninh quốc gia, phục vụ đời sống xã hội gìn giữ giá trị văn hóa dân tộc Do tầm quan trọng đó, sau đất nước giành độc lập, ngày 08/9/1945 Chính phủ Lâm thời nước Việt Nam Dân chủ cộng hòa sắc lệnh thành lập định người đứng đầu Nha Lưu trữ công văn Thư viện toàn quốc thuộc Bộ Quốc gia giáo dục Tiếp theo, ngày 03/01/1946, Chủ tịch Chính phủ Lâm thời nước Việt Nam Dân chủ cộng hịa ký ban hành Thơng đạt số 1C-VP đạo việc cấm tự ý tiêu hủy tài liệu, nêu rõ “tài liệu có giá trị đặc biệt phương diện kiến thiết quốc gia” khẳng định: “Tài liệu lưu trữ tài sản quý báu, có tác dụng lớn việc nghiên cứu tình hình, tổng kết kinh nghiệm, định hướng chương trình, kế hoạch cơng tác phương châm sách mặt trị, kinh tế, văn hóa khoa học kỹ thuật Do đó, việc lưu trữ công văn, tài liệu công tác quan trọng” Cho đến nay, công tác lưu trữ, tài liệu lưu trữ ngày khẳng định vai trò ý nghĩa đặc biệt quan trọng lĩnh vực đời sống xã hội Tài liệu lưu trữ ngày sử dụng nhiều giúp ích cho việc giải công việc hàng ngày quan, tổ chức chứng tin cậy để xác minh kiện lịch sử Từ quan quản lý nhà nước lưu trữ thành lập đến nay, Nhà nước ta ban hành nhiều văn quy phạm pháp luật quan trọng nhằm quản lý, đạo thống công tác lưu trữ Luật Lưu trữ năm 2011 đời đánh dấu bước chuyển biến quan trọng, tạo sở pháp lý cho việc quản lý thống công tác lưu trữ tài liệu lưu trữ quốc gia Liên quan đến cơng tác lưu trữ, vấn đề có tính cấp thiết hiên tỉnh nói chung tỉnh Phú n nói riêng, cơng tác lưu trữ cần phải quản lý cho có hiệu quả? Giải thành cơng vấn đề khơng có tính mặt lý luận mà cịn góp phần thực nghiêm Luật Lưu trữ văn pháp quy Luật quy định công tác lưu trữ Cụ thể, Khoản 5, Điều 38, Chương VI, Luật Lưu trữ quy định: “Ủy ban nhân dân cấp phạm vi, nhiệm vụ, quyền hạn thực quản lý nhà nước lưu trữ địa phương” Qua triển khai thi hành Luật Lưu trữ từ năm 2012 - 2019, công tác lưu trữ địa bàn tỉnh Phú Yên cấp, ngành quan tâm thực có chuyển biến tích cực, nhận thức vị trí, vai trị tầm quan trọng cơng tác lưu trữ cán bộ, công chức, viên chức nâng lên rõ rệt Công tác lưu trữ ngày vào nề nếp hoạt động có hiệu quả, khoa học hơn; quan, đơn vị, địa phương thực tốt công tác thu thập, chỉnh lý, bảo quản, bảo vệ an toàn tài liệu, tạo điều kiện cho việc khai thác sử dụng có hiệu tài liệu lưu trữ, phát huy giá trị tài liệu lưu trữ; triển khai ứng dụng công nghệ thông tin công tác lưu trữ, phục vụ kịp thời lãnh đạo, đạo, điều hành quan, đơn vị, địa phương, bảo vệ bí mật Đảng nhà nước Quan tâm bố trí kinh phí đầu tư xây dựng, sửa chữa Kho lưu trữ quan mua sắm trang thiết bị để bảo quản an toàn hồ sơ, tài liệu lưu trữ Tuy nhiên, bên cạnh kết đạt cơng tác quản lý nhà nước công tác lưu trữ tỉnh Phú Yên tồn tại, hạn chế định cần phải khắc phục như: Việc ban hành văn quản lý, đạo công tác lưu trữ hướng dẫn nghiệp vụ địa phương chưa đầy đủ, kịp thời; công tác thu thập, chỉnh lý, bảo quản hồ sơ, tài liệu hạn chế; tài liệu lưu trữ quan, đơn vị, địa phương cịn tình trạng tích đống, bó gói chưa phân loại, xếp khoa học để giao nộp vào Lưu trữ quan, Lưu trữ lịch sử tỉnh lớn; nhiều tài liệu lưu trữ có giá trị dần bị hư hỏng, mát, thất lạc; việc tra tìm, khai thác, sử dụng tài liệu chưa đáp ứng kịp thời; sở vật chất, trang thiết bị bảo quản tài liệu cịn thiếu khơng đồng bộ, đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức làm công tác văn lưu trữ thiếu số lượng yếu chuyên môn, nghiệp vụ so với yêu cầu nhiệm vụ đặt ra, ứng dụng công nghệ thông tin cho công tác lưu trữ cịn hạn chế, chưa đồng bộ… Vì thế, tỉnh Phú Yên, việc nghiên cứu vấn đề quản lý nhà nước công tác lưu trữ thời gian từ Luật Lưu trữ có hiệu lực thi hành năm 2102 đến năm 2019, để nhằm đánh giá thực trạng quản lý nhà nước công tác lưu trữ, khẳng định kết đạt được, nội dung tồn tại, hạn chế, bất cập quản lý, từ đưa giải pháp khoa học nhằm đổi quản lý nhà nước công tác lưu trữ địa bàn tỉnh Xuất phát từ lý nêu trên, công chức đảm đương chức trách người làm công tác quản lý Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Phú Yên, đơn vị tham mưu giúp UBND tỉnh quản lý nhà nước công tác văn thư, lưu trữ địa bàn tỉnh, học viên chọn đề tài: “Quản lý nhà nước công tác lưu trữ địa bàn tỉnh Phú Yên” làm luận văn Thạc sĩ Việc nghiên cứu thành cơng đề tài giúp cho tỉnh Phú Yên, mà trước hết thân học viên đưa trực tiếp tổ chức thực số giải pháp nhằm đổi quản lý nhà nước công tác lưu trữ địa bàn tỉnh Phú Yên thời gian đến Tình hình nghiên cứu liên quan đến đề tài luận văn Nghiên cứu vấn đề quản lý nhà nước công tác văn thư công tác lưu trữ số quan nhà nước vấn đề chuyên ngành Quản lý công chuyên ngành Lưu trữ học Xét phạm vi nước, thấy có cơng trình khoa học nghiên cứu công tác lưu trữ tài liệu lưu trữ viết thành sách, như: “Giáo trình lưu trữ” Nhà xuất Văn hóa -Thơng tin, Hà Nội, 2005; “Lý luận thực tiễn công tác lưu trữ” nhóm tác giả: Đào Xuân Chúc, Nguyễn Văn Hàm, Vương Đình Quyền, Nguyễn Văn Thâm (NXB Đại học Giáo dục chuyên nghiệp Hà Nội, 1990); “Lưu trữ Việt Nam - Những chặng đường phát triển” Nguyễn Văn Thâm, Nghiêm Kỳ Hồng (NXB Chính trị Quốc gia, 2006); “Lịch sử lưu trữ Việt Nam” nhóm tác giả: Nguyễn Văn Thâm, Vương Đình Quyền, Đào Thị Diến, Nghiêm Kỳ Hồng (NXB Đại học Quốc gia Thành phố Hồ Chí Minh (TP.HCM), 2010);“Giáo trình lưu trữ học đại cương” (NXB Đại học Quốc gia TP.HCM, 2015) tác giả Phan Đình Nham Bùi Loan Thùy;“Từ điển giải thích nghiệp vụ văn thư lưu trữ Việt Nam” Dương Văn Khảm (NXB Văn hóa thơng tin Hà Nội, 2011) Ngồi ra, nhiều viết đăng Tạp chí “Văn thư lưu trữ Việt Nam” đề cập đến quản lý nhà nước công tác lưu trữ viết “Lại bàn Quản lý nhà nước công tác văn thư, lưu trữ địa phương” tác giả Trần Việt Hà (Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam, số 5/2006) Trong báo tác giả đưa phân tích quy định nhà nước liên quan đến giao chức quản lý nhà nước văn thư, lưu trữ địa phương từ đưa quan điểm nên giao chức quản lý nhà nước địa phương cho Sở Nội vụ thực Bài viết “Thống quản lý nhà nước cơng tác văn thư, lưu trữ nhìn từ góc độ quy định pháp lý thực tiễn” tác giả Trần Quốc Thắng (Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam, số 9/2007) Trong viết tác giả khái quát hệ thống văn quy định chức quản lý nhà nước văn thư, lưu trữ quan từ trung ương đến địa phương đưa khó khăn trình thực chức quản lý nhà nước quan này, từ đề xuất số giải pháp nhằm thống quản lý nhà nước công tác văn thư, lưu trữ Về đề tài luận văn quản lý nhà nước, kể đến cơng trình nghiên cứu sau: “Quản lý nhà nước công tác văn thư, lưu trữ UBND phường TP Hồ Chí Minh” (Luận văn Thạc sỹ Quản lý công Phạm Văn Năm, TPHCM, 2010) Luận văn khái quát lý luận chung công tác lưu trữ nghiên cứu thực trạng quản lý nhà nước công tác lưu trữ loại hình quan UBND phường; “Nâng cao hiệu quản lý nhà nước công tác lưu trữ tỉnh Quãng Bình” (Luận văn Thạc sỹ chuyên ngành Lưu trữ học Hồ Anh Chuyên, Hà Nội, năm 2015); “Tổ chức công tác lưu trữ địa bàn tỉnh Ninh Bình” (Luận văn Thạc sỹ Quản lý cơng Đinh Thị Thu Huyền, Hà Nội, năm 2015) Hai luận văn nêu khái quát sở lý luận chung quản lý nhà nước công tác lưu trữ, việc tổ chức công tác lưu trữ phân tích thực trạng đề xuất giải pháp quản lý nhà nước công tác lưu trữ địa phương nói chung; “Nghiên cứu áp dụng biện pháp xử phạt vi phạm hành công tác lưu trữ quan nhà nước cấp tỉnh”(Luận văn Thạc sỹ Lưu trữ học Nguyễn Thị Thùy Dung, năm 2016) Về báo cáo tổng kết, Đề án phát triển công tác lưu trữ, quản lý nhà nước cơng tác lưu trữ, có Báo cáo số 796/BC-VTLTNN ngày 30/7/2018 Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước “Đánh giá kết thực Luật Lưu trữ từ năm 2012 đến năm 2017; Quyết định số 1594/QĐ-UBND ngày 04/10/2011 UBND tỉnh việc phê duyệt Đề án “Giải tài liệu tích đống tỉnh Phú Yên, giai đoạn 2012 - 2014”; Quyết định số 2389/QĐ-UBND Sau sở vật chất đảm bảo, Lưu trữ lịch sử tỉnh cần tham mưu Sở Nội vụ có kế hoạch đưa lộ trình cụ thể, phù hợp để tiến hành thu thập khối tài liệu lưu trữ huyện đạt hiệu Tỉnh Phú Yên gồm có 01 thành phố, 01 thị xã 07 huyện, nên tiến hành thu thập đồng loạt tất tài liệu lưu trữ huyện lúc mà cần tiến hành theo bước, địa phương để đảm bảo nhân lực, sở vật chất tiếp nhận Cần ưu tiên thu thập tài liệu lưu trữ huyện sẵn sàng giao nộp, điều kiện bảo quản chưa tốt, tiếp tiến hành thu thập địa phương lại Đối với địa phương chưa tiến hành chỉnh lý khoa học thu thập tài liệu lưu trữ lưu trữ lịch sử tỉnh, Chi cục Văn thư - Lưu trữ cử cơng chức, viên chức đến quan để hướng dẫn việc tổ chức chỉnh lý, bảo quản thường xuyên kiểm tra, giám sát việc bảo quản tài liệu kho tạm chật hẹp Việc thu thập tài liệu lưu trữ từ lưu trữ huyện lưu trữ lịch sử tỉnh phải thực theo quy định Luật Lưu trữ văn khác Tuy nhiên, cần ý đến số vấn đề nảy sinh, đặc biệt việc tổ chức khai thác sử dụng tài liệu cho độc giả có nhu cầu đến khai thác sử dụng tài liệu huyện đến Do khoảng cách địa lý đơn vị hành chính, việc tài liệu lưu trữ cấp huyện phải nộp lưu vào lưu trữ lịch sử tỉnh dẫn đến vấn đề khó khăn tiếp cận tài liệu cho người nghiên cứu Đây trở ngại lớn việc phát huy vai trò, giá trị tài liệu lưu trữ Vì thế, để tổ chức sử dụng, khai thác tài liệu lưu trữ cấp huyện giao nộp vào lưu trữ lịch sử tỉnh thuận lợi cho công dân, Lưu trữ lịch sử tỉnh áp dụng số giải pháp sau: - Thông báo, giới thiệu thông tin phông lưu trữ, tài liệu lưu trữ bảo quản kho lưu trữ lịch sử tỉnh công bố rộng rãi tới quan, đơn vị hình thức giới thiệu trang thơng tin điện tử 113 Sở Nội vụ Như vậy, quan, đơn vị cơng dân có nhu cầu nghiên cứu nắm rõ khối lượng, loại hình, nội dung tài liệu bảo quản lưu trữ lịch sử tỉnh, thuận tiện cho tra cứu, khai thác - Thực Đề án số hóa, tạo lập sở liệu tài liệu lưu trữ, cấp quyền khai thác sử dụng rộng rãi số loại hình văn cho địa phương, để địa phương chủ động việc sử dụng tài liệu lưu trữ 3.2.6 Đầu tư kinh phí cho lưu trữ Việc đầu tư kinh phí, sở vật chất phục vụ cho hoạt động lưu trữ có vai trị quan trọng việc thực khâu nghiệp vụ lưu trữ, nâng cao suất lao động, góp phần thúc đẩy công tác lưu trữ phát triển Tỉnh cần tập trung khai thác, huy động tốt nguồn lực từ ngân sách nhà nước nguồn thu xã hội khác để đầu tư phát triển công tác lưu trữ theo mục tiêu, tiêu đặt Trong cần ưu tiên đầu tư, mua sắm đầy đủ trang thiết bị chuyên dụng phục vụ cho Kho lưu trữ lịch sử tỉnh để thu thập tài liệu quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu vào lưu trữ lịch sử tỉnh, bảo quản an toàn kéo dài tuổi thọ cho tài liệu Tại Điều 25 Luật Lưu trữ năm 2011 quy định: “Người đứng đầu quan, tổ chức có trách nhiệm xây dựng, bố trí kho lưu trữ, thiết bị, phương tiện cần thiết thực biện pháp kỹ thuật nghiệp vụ để bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ bảo đảm việc sử dụng tài liệu lưu trữ” Như để bảo vệ, bảo quản an tồn tài liệu lưu trữ Thủ trưởng sở, ban, ngành, Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp huyện, cấp xã cần phải chủ động huy động nguồn thu hợp pháp theo quy định pháp luật, để đầu tư kinh phí xây dựng kho lưu trữ quan mua sắm trang thiết bị phục vụ cho hoạt động lưu trữ 114 Tùy theo điều kiện cụ thể tình hình tài liệu lưu trữ có dự tính hình thành năm kinh phí đầu tư, quan, tổ chức xác định quy mô đầu tư kho lưu trữ quan theo hướng xây dựng cải tạo, nâng cấp kho lưu trữ cũ có diện tích phù hợp nhằm đáp ứng yêu cầu bảo quản an toàn hồ sơ, tài liệu Đồng thời trang bị đầy đủ giá, kệ, cặp, hộp, bìa hồ sơ …bảo quản tài liệu theo quy cách, tiêu chuẩn Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước, phù hợp với loại hình tài liệu để phục vụ tốt cho việc quản lý tra tìm hồ sơ, tài liệu quan Các quan, đơn vị cần trọng tới việc áp dụng biện pháp khoa học kỹ thuật đại vào bảo quản tài liệu lưu trữ như: sử dụng hệ thống điều hòa nhiệt độ nhằm điều chỉnh nhiệt độ độ ẩm phù hợp với tài liệu kho, trang bị thiết bị phòng cháy, chữa cháy nhằm ngăn chặn tối đa nhằm ngăn chặn tối đa yếu tố gây nguy hại đến tài liệu lưu trữ Phòng Nội vụ huyện, thị xã, thành phố cần tham mưu cho Ủy ban nhân dân cấp kinh phí xây dựng kho lưu trữ quan cấp huyện đủ diện tích để lưu trữ hồ sơ, tài liệu có thời hạn quan Ủy ban nhân dân huyện, đồng thời đảm bảo kho lưu trữ huyện nơi bảo quản hồ sơ, tài liệu bảo quản vĩnh viễn để làm đầu mối thực giao nộp lưu trữ lịch sử thuận tiện Ngoài cần đạo phối hợp với Ủy ban nhân dân cấp xã trình cấp, ngành có liên quan để bố trí kinh phí xây dựng kho lưu trữ xã tài liệu sản sinh trình hoạt động cấp xã tài liệu phản ánh trực tiếp đời sống vật chất, tinh thần nhân dân hiệu việc thực chủ trương, sách Đảng Nhà nước không thuộc nguồn nộp lưu vào lưu trữ lịch sử mà bảo quản cố định lưu trữ cấp xã Vì vậy, tài liệu lưu trữ cấp xã cần bảo quản nhằm phục vụ công tác tổ chức khai thác sử dụng 115 3.2.7 Đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin công tác lưu trữ Ứng dụng phát triển công nghệ thông tin động lực phát triển đất nước nhiệm vụ bắt buộc Đảng Nhà nước quan tâm tạo điều kiện Sự hình thành mơ hình Chính phủ điện tử dẫn tới đời tài liệu điện tử (một loại hình tài liệu lưu trữ mới) tác động đến công tác lưu trữ yêu cầu số hóa tài liệu (chuyển tài liệu từ dạng truyền thống sang tài liệu dạng số) nhằm nâng cao tuổi thọ tài liệu gốc phục vụ nhanh chóng, kịp thời yêu cầu tra cứu tài liệu lưu trữ lúc, nơi nhiệm vụ đặt công tác lưu trữ nhằm đáp ứng yêu cầu ngày cao đất nước Việc số hóa tài liệu lưu trữ điện tử đời đáp ứng nhu cầu chia sẻ, cung cấp thơng tin cách nhanh chóng, xác bảo quản tài liệu lâu dài, tiết kiệm Mặc khác, việc bảo quản sử dụng hiệu tài liệu lưu trữ có ý nghĩa quan trọng kinh tế, trị, xã hội, lịch sử quốc gia địa phương Song song với việc triển khai áp dụng phần mềm quản lý văn điều hành để thực việc gởi, nhận văn lập hồ sơ điện tử môi trường mạng đáp ứng đầy đủ chức năng, tính để quản lý tài liệu lưu trữ điện tử lưu trữ quan việc ứng dụng công nghệ, kỹ thuật đại vào bảo quản lâu dài tài liệu lưu trữ có giá trị dần thay cho phương pháp bảo quản truyền thống trở thành nhiệm vụ cấp bách công tác lưu trữ Giải pháp cho vấn đề đề cập đến thực số hóa tài liệu lưu trữ: Số hóa tài liệu việc chuyển đổi loại hình thơng tin sang thơng tin số Hiện nay, thông tin lĩnh vực quản lý nhà nước, hoạt động quan, đơn vị từ tái lập tỉnh đến lưu kho lưu trữ tỉnh dạng tài liệu giấy, tài liệu chịu tác động học 116 người, môi trường nên việc lưu giữ, kéo dài thời gian tuổi thọ tài liệu đòi hỏi cơng phu, tốn Vì vậy, đặt u cầu số hóa tài liệu, đưa tài liệu giấy lên hệ thống thông tin điện tử để khắc phục nhược điểm tài liệu giấy Để công tác có hiệu Sở Nội vụ tỉnh Phú Yên cần khẩn trương tham mưu trình Ủy ban nhân dân tỉnh Đề án số hóa tài liệu lưu trữ lịch sử tỉnh, cần tập trung đầu tư: Đầu tư hệ thống phần cứng để lưu trữ vận hành sở liệu số hóa, đầu tư phần mềm quản lý hồ sơ tài liệu lưu trữ nhằm tin học hóa thống quy trình hoạt động tác nghiệp, đầu tư kinh phí thực số hóa; song song đó, cần triển khai xây dựng Phần mềm quản lý tài liệu lưu trữ điện tử dùng chung đến quan, địa phương thực công tác số hóa tài liệu lưu trữ hành; xây dựng quy chế quản lý tài liệu điện tử quan, đơn vị, phân cấp cụ thể trách nhiệm quyền hạn xử lý, tiếp cận hồ sơ, tài liệu điện tử Xây dựng hệ thống bảo quản, khai thác sử dụng tài liệu điện tử song song với bảo quản tài liệu giấy 117 Tiểu kết chương Từ thực trạng tình hình quản lý nhà nước công tác lưu trữ địa bàn tỉnh Phú Yên thời gian qua cho thấy việc nâng cao hiệu quản lý nhà nước công tác lưu trữ thời gian tới đặt vấn đề cấp bách ngành, cấp Để thực nâng cao hiệu quản quản lý nhà nước công tác lưu trữ địa bàn tỉnh Phú Yên điều tất yếu phải giải triệt để giải pháp mà nêu luận văn như: Đẩy mạnh hoạt động tuyên truyền, phổ biến pháp luật lưu trữ để nâng cao nhận thức vai trị, tầm quan trọng cơng tác lưu trữ tài liệu lưu trữ; hoàn thiện hệ thống văn quản lý, đạo hướng dẫn công tác lưu trữ; tăng cường vai trò quan quản lý nhà nước công tác lưu trữ; nâng cao chất lượng đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức trang bị đầy đủ kiến thức cần thiết cơng tác lưu trữ để sử dụng có hiệu đội ngũ công chức, viên chức làm công tác lưu trữ; thực thống nhất, hoàn chỉnh khâu nghiệp vụ lưu trữ nhằm đảm bảo thống chuyên môn, nghiệp vụ lưu trữ thời gian tới việc đầu kinh phí, ứng dụng cơng nghệ thơng tin vào công tác lưu trữ Tôi tin giải pháp triển khai thực tạo điều kiện cho quan quản lý nhà nước công tác lưu trữ tỉnh Phú Yên quản lý hiệu nội dung công tác lưu trữ 118 KẾT LUẬN Qua nghiên cứu vấn đề lý luận công tác lưu trữ, tài liệu lưu trữ thực trạng quản lý nhà nước công tác lưu trữ địa bàn tỉnh Phú Yên, rút kết luận sau: Công tác lưu trữ phận thiếu hoạt động quan nhà nước Công tác bao gồm công việc liên quan đến thu thập bổ sung tài liệu, chỉnh lý tài liệu, xác định giá trị tài liệu, thống kê tình hình tài liệu, bảo quản an toàn tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ quan lưu trữ lịch sử Cơng tác lưu trữ có vai trị đặc biệt quan trọng lĩnh vực đời sống xã hội, thông tin chứa đựng tài liệu lưu trữ thơng tin mang tính xác, có giá trị pháp lý cao, làm sở để nghiên cứu, giải công việc hàng ngày quan, tổ chức chứng, chứng tin cậy để chứng minh kiện lịch sử Vì vậy, cơng tác lưu trữ có vị trí, vai trị tầm quan trọng đặc biệt công tác quản lý nhà nước nghiệp xây dựng phát triển đất nước qua thời kỳ lịch sử Quản lý nhà nước công tác lưu trữ địa bàn tỉnh Phú Yên thời gian qua góp phần quan trọng việc xây dựng phát triển công tác lưu trữ địa phương, nâng cao giá trị to lớn tài liệu lưu trữ lĩnh vực đời sống xã hội Tuy nhiên, bên cạnh kết đạt quản lý nhà nước cơng tác lưu trữ địa bàn tỉnh Phú Yên đối mặt với tồn hạn chế hệ thống văn quản lý, đạo, hướng dẫn, chất lượng văn ban hành chưa cao, chưa đáp ứng yêu cầu nâng cao hiệu quản lý; đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức làm 119 công tác thiếu số lượng yếu chuyên môn nghiệp vụ, tổ chức nghiệp vụ lưu trữ hạn chế… Để khắc phục tồn tại, hạn chế quản lý nhà nước công tác lưu trữ, vào quy định pháp luật hành tình hình thực tế địa phương, đề tài đề phương hướng, giải pháp nhằm khắc phục mang tính đồng thống mà trước hết hoàn thiện hệ thống văn quản lý nhà nước văn hướng dẫn cơng tác lưu trữ Bên cạnh cần phải nâng cao nhận thức đội ngũ lãnh đạo cơng chức, viên chức nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ cho cán bộ, công chức, viên chức trực tiếp làm công tác lưu trữ, đầu tư kinh phí cho hoạt động lưu trữ,…để cơng tác lưu trữ tỉnh Phú Yên ngày hoàn thiện hiệu Thông qua kết nghiên cứu sở lý luận pháp lý công tác lưu trữ quản lý nhà nước công tác lưu trữ; đánh giá thực trạng quản lý nhà nước công tác lưu trữ nội dung tỉnh Phú Yên giai đoạn 2012 2018, đề xuất phương hướng giải pháp nhằm đổi quản lý nhà nước công tác lưu trữ địa bàn tỉnh Phú Yên giai đoạn Đề tài “Quản lý nhà nước công tác lưu trữ địa bàn tỉnh Phú Yên” đạt kết có giá trị mặt lý luận thực tiễn định quản lý nhà nước công tác lưu trữ nói chung cơng tác quản lý nhà nước công tác lưu trữ tỉnh Phú Yên nói riêng Đồng thời kết nghiên cứu đề tài cịn tài liệu tham khảo có giá trị thực tiễn việc nghiên cứu giảng dạy học tập ngành lưu trữ nước ta 120 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO Bộ Nội vụ (2006), Thông tư số 04/2006/TT-BNV ngày 11/4/2006 hướng dẫn xác định quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào lưu trữ lịch sử cấp, Hà Nội Bộ Nội vụ (2007), Thông tư số 09/2007/TT-BNV ngày 26/11/2007 hướng dẫn kho lưu trữ chuyên dụng, Hà Nội Bộ Nội vụ (2008), Thông tư số 04/2008/TT-BNV ngày 04/6/2008 hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Sở Nội vụ, Phòng Nội vụ thuộc UBND cấp tỉnh, cấp huyện, Hà Nội Bộ Nội vụ (2010), Thông tư số 02/2010/TT-BNV ngày 28/4/2010 hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn tổ chức tổ văn thư, lưu trữ bộ, quan ngang bộ, quan thuộc Chính phủ Ủy ban nhân dân cấp, Hà Nội Bộ Nội vụ (2012), Quyết định số 579/QĐ-BNV ngày 27/6/2012 phê duyệt Quy hoạch ngành Văn thư Lưu trữ đến năm 2020, tầm nhìn đến năm 2030, Hà Nội Bộ Nội vụ (2013), Thông tư số 04/2013/TT-BNV ngày 16/4/2013 hướng dẫn xây dựng Quy chế công tác văn thư, lưu trữ quan, tổ chức, Hà Nội Bộ Nội vụ (2014), Quyết định số 1121/QĐ-BNV ngày 28/10/2014 Quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước, Hà Nội Bộ Nội vụ (2014), Thông tư số 15/2014/TT-BNV ngày 31/10/2014 hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ quyền hạn cấu tổ chức Sở Nội vụ thuộc Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương, Phòng Nội vụ thuộc Ủy ban nhân dân huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh, Hà Nội 121 Bộ Nội vụ (2014), Thông tư số 16/2014/TT-BNV ngày 20/11/2014 hướng dẫn giao, nhận tài liệu lưu trữ vào Lưu trữ lịch sử cấp, Hà Nội 10 Bộ Nội vụ (2014), Thông tư số 17/2014/TT-BNV ngày 20/11/2014 hướng dẫn xác định quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử cấp, Hà Nội 11 Chính phủ (1946), Thông đạt số 1C/VP ngày 03 tháng 01 năm 1946 công tác công văn, giấy tờ, Hà Nội 12 Chính phủ (1963), Nghị định số 142-CP ngày 28/9/1963 Hội đồng phủ Ban hành điều lệ công tác công văn, giấy tờ công tác lưu trữ, Hà Nội 13 Chính phủ (2004), Nghị định số 110/2004/NĐ-CP 08/4/2004 công tác văn thư, Hà Nội 14 Chính phủ (2004), Nghị định số 111/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 quy định chi tiết thi hành số điều Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia, Hà Nội 15 Chính Phủ (2012),Nghị định số 61/2012/NĐ-CP ngày 10/8/2012 Quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Bộ Nội vụ, Hà Nội 16 Chính phủ (2013), Nghị định số 01/2013/NĐ-CP quy định chi tiết thi hành số điều Luật Lưu trữ, Hà Nội 17 Cục Lưu trữ (1982), Những văn kiện chủ yếu Đảng Nhà nước công tác công văn giấy tờ công tác lưu trữ, Hà Nội 18 Cục Lưu trữ Nhà nước (1999), Công tác văn thư lưu trữ, Nxb 19 Đào Xuân Chúc (chủ biên), Nguyễn Văn Hàm, Vương Đình Quyền, Nguyễn Văn Thâm (1990), Lý luận thực tiễn công tác lưu trữ, Nxb Đại học Giáo dục chuyên nghiệp, Hà Nội 122 20 Dương Văn Khảm, Từ điển giải thích nghiệp vụ văn thư lưu trữ Việt 21 Dương Văn Khảm (2001), Cơ sở khoa học để tổ chức quản lý nhà nước công tác lưu trữ, (Thư viện Trung tâm Khoa học Công nghệ Văn thưLưu trữ, Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước, Mã số VL.02/437) 22 Nghiêm Kỳ Hồng (1996), Mấy suy nghĩ định hướng hoàn thiện đổi công tác lưu trữ nay, Lưu trữ Việt Nam, số 23 Nghiêm Kỳ Hồng (2006), Những đạo quan trọng công tác lưu trữ nước ta 20 năm đổi mới,Tạp chí Văn thư lưu trữ Việt Nam, số 24 Nguyễn Mạnh Cường (2010), Quản lý nhà nước công tác lưu trữ tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương nay, Tạp chí Tổ chức Nhà nước, số 25 Nguyễn Trọng Điều (2007), “Đổi công tác văn thư lưu trữ để thực mục tiêu cải cách hành nhà nước”, Văn thư lưu trữ Việt 26 Nguyễn Văn Thâm, Nghiêm Kỳ Hồng, Lưu trữ Việt Nam - Những chặng đường phát triển(2006), Nxb Chính trị Quốc gia 27 Nguyễn Văn Thâm, Vương Đình Quyền, Đào Thị Diến, Nghiêm Kỳ Hồng,Lịch sử lưu trữ Việt Nam (2010), Nxb Đại học Quốc gia thành phố Hồ 28 Nguyễn Xuân An (2008), Tăng cường quản lý nhà nước đào tạo bồi dưỡng cán văn thư, lưu trữ nước ta, Luận văn Thạc sĩ quản lý hành cơng, Học viện Hành Quốc gia, Hà Nội 29 PGS.TS Vũ Thị Phụng (chủ biên) - CN Nguyễn Thị Chinh (2006), Giáo trình Nghiệp vụ lưu trữ bản,NXB Hà Nội 123 30 Phan Đình Nham Bùi Loan Thùy,Giáo trình lưu trữ học đại cương(2015), Nxb Đại học Quốc gia thành phố Hồ Chí Minh 31.Quốc hội (2011), Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13, Hà Nội 32 Sở Nội vụ thành phố Hải Phòng (2018), Báo cáo số 260/BC-SNV ngày 20/7/2018 Kết 05 năm thực Luật Lưu trữ (2012 - 2017) Đề án Chỉnh lý tài liệu Lưu trữ tồn đọng địa bàn thành phố, giai đoạn 2012 - 2017, Hải Phòng 33 Sở Nội vụ tỉnh Phú Yên (2012), Kế hoạch số 746/KH-SNV ngày 02/10/2012 việc triển khai thực Luật Lưu trữ,Phú Yên 34 Sở Nội vụ tỉnh Phú Yên (2012), Kế hoạch số 178/KH-SNV ngày 20/3/2012 kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ năm 2012 địa bàn tỉnh Phú Yên, Phú Yên 35 Sở Nội vụ tỉnh Phú Yên (2013), Kế hoạch số 222/KH-SNV ngày 18/3/2013 Kế hoạch kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ năm 2013 địa bàn tỉnh Phú Yên, Phú Yên 36 Sở Nội vụ tỉnh Phú Yên (2013), Quyết định số 1504/QĐ-SNV ngày 15/11/2013 phê duyệt kế hoạch tra, kiểm tra năm 2014 Sở Nội vụ tỉnh Phú Yên, Phú Yên 37 Sở Nội vụ tỉnh Phú Yên (2013), Công văn số 869/SNV-VTLT ngày 15/10/2013 việc giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh Phú Yên, 38 Sở Nội vụ tỉnh Phú Yên (2014), Báo cáo số 91/BC-SNV ngày 27/11/2014 kết thực nhiệm vụ công tác văn thư, lưu trữ năm 2014 phương hướng nhiệm vụ năm 2015, Phú Yên 39 Sở Nội vụ tỉnh Phú Yên (2014), Quyết định số 923/QĐ-SNV ngày 14/11/2014 phê duyệt kế hoạch tra, kiểm tra năm 2015 Sở Nội vụ tỉnh Phú Yên, Phú Yên 124 40 Sở Nội vụ tỉnh Phú Yên (2015), Báo cáo số 111/BC-SNV ngày 09/12/2015 kết thực nhiệm vụ công tác văn thư, lưu trữ năm 2015 phương hướng nhiệm vụ năm 2016, Phú Yên 41 Sở Nội vụ tỉnh Phú Yên (2015), Quyết định số 760/QĐ-SNV ngày 23/11/2015 phê duyệt kế hoạch tra, kiểm tra năm 2016 Sở Nội vụ tỉnh Phú Yên, Phú Yên 42 Sở Nội vụ tỉnh Phú Yên (2015), Công văn số 392/SNV-VTLT ngày 04/6/2015 việc giao nộp hồ sơ, tài liệu lưu trữ đến hạn nộp lưu vào Lưu trữ 43 Sở Nội vụ tỉnh Phú Yên (2016), Báo cáo số 110/BC-SNV ngày 21/12/2016 kết thực nhiệm vụ công tác văn thư, lưu trữ năm 2016 phương hướng nhiệm vụ năm 2017, Phú Yên 44 Sở Nội vụ tỉnh Phú Yên (2016), Quyết định số 12528/QĐ-SNV ngày 14/12/2016 phê duyệt kế hoạch tra, kiểm tra năm 2017 Sở 45 Sở Nội vụ tỉnh Phú Yên (2016), Quyết định số 124/QĐ-SNV ngày 28/01/2016 việc ban hành kế hoạch thu thập tài liệu lưu trữ vào Lưu trữ 46 Sở Nội vụ tỉnh Phú Yên (2017), Báo cáo số 142/BC-SNV ngày 26/12/2017 kết thực nhiệm vụ công tác văn thư, lưu trữ năm 2017 phương hướng nhiệm vụ năm 2018, Phú Yên 47 Sở Nội vụ tỉnh Phú Yên (2017), Quyết định số 4012/QĐ-SNV ngày 13/12/2017 phê duyệt kế hoạch tra, kiểm tra năm 2018 Sở Nội vụ tỉnh Phú Yên, Phú Yên 48 Sở Nội vụ tỉnh Phú Yên (2017), Quyết định số 258/QĐ-SNV ngày 16/01/2017 việc ban hành kế hoạch thu thập tài liệu lưu trữ vào Lưu trữ lịch sử tỉnh Phú Yên, Phú Yên 125 49 Sở Nội vụ tỉnh Phú Yên (2017), Báo cáo số 32/BC-SNV ngày 17/4/2017 tình hình xử lý tài liệu tồn đọng, tích đống địa bàn tỉnh Phú Yên, Phú Yên 50 Sở Nội vụ tỉnh Phú Yên (2018), Quyết định số 200/QĐ-SNV ngày 26/02/2018 việc ban hành kế hoạch thu thập tài liệu lưu trữ vào Lưu trữ 51 Sở Nội vụ tỉnh Phú Yên (2018), Báo cáo số 132/BC-SNV ngày 08/02/2018 báo cáo thống kê định kỳ công tác văn thư, lưu trữ tài liệu lưu trữ năm 2017 địa bàn tỉnh Phú Yên, Phú Yên 52 Sở Nội vụ tỉnh Phú Yên (2019), Báo cáo số 198/BC-SNV ngày 26/02/2019 báo cáo thống kê định kỳ công tác văn thư, lưu trữ tài liệu lưu trữ năm 2018 địa bàn tỉnh Phú Yên, Phú Yên 53 Sở Nội vụ tỉnh Quảng Ngãi (2018), Báo cáo số 240/BC-SNV ngày 06/5/2018 Sơ kết 05 năm thực Luật Lưu trữ tỉnh Quảng Ngãi, Quảng Ngãi 54 Thủ tướng Chính phủ (2007), Chỉ thị số 05/2007/CT-TTg ngày 02/3/2007 tăng cường bảo vệ phát huy giá trị tài liệu lưu trữ, Hà Nội 55 Thủ tướng Chính phủ (2017), Chỉ thị số 35/CT-TTg ngày 07/9/2017 tăng cường công tác lập hồ sơ giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan, Lưu trữ lịch sử, Hà Nội 56 Trần Việt Hà (2006), “Quản lý nhà nước công tác văn thư, lưu trữ địa phương”, Văn thư lưu trữ Việt Nam, số 05/2006, tr 24-26 57 Ủy ban nhân dân thành phố Đà Nẵng (2018), Báo cáo số 117/BCUBND ngày 10/5/2018 Sơ kết 05 năm thực Luật Lưu trữ, giai đoạn 2012 - 2017, Đà Nẵng 126 58 Ủy ban nhân dân tỉnh Phú Yên (2011), Quyết định số 1594/QĐUBND ngày 04/10/2011 việc phê duyệt “Đề án giải tài liệu tích đống tỉnh Phú Yên, giai đoạn 2012 - 2018” địa bàn tỉnh Phú Yên, Phú Yên 59 Ủy ban nhân dân tỉnh Phú Yên (2018), Báo cáo số 62/BC-UBND ngày 27/4/2018 Sơ kết 05 năm thực Luật Lưu trữ, giai đoạn 2012 2017 địa bàn tỉnh Phú Yên, Phú Yên 60 Ủy ban nhân dân tỉnh Phú Yên (2018), Báo cáo số 183/BC-UBND ngày 29/10/2018 Sơ kết 05 năm thực Luật Lưu trữ, giai đoạn 2012 2017 địa bàn tỉnh Phú Yên, Phú Yên 61 Ủy ban thường vụ Quốc hội (2001), Pháp lệnh lưu trữ Quốc gia, Hà Nội 62 Vũ Dương Hoan (1987) chủ biên, Công tác lưu trữ Việt Nam, Nxb Khoa học xã hội, Hà Nội 127 ... quản lý nhà nước công tác lưu trữ Chương 2: Thực trạng quản lý nhà nước công tác lưu trữ địa bàn tỉnh Phú Yên Chương 3: Giải pháp đổi quản lý nhà nước công tác lưu trữ địa bàn tỉnh Phú Yên thời... thực công tác báo cáo, thống kê lưu trữ 1.2.3 Nội dung quản lý nhà nước công tác lưu trữ Quản lý Nhà nước công tác lưu trữ Chính phủ thống thực địa bàn nước Nội dung quản lý nhà nước công tác lưu. .. nhà nước công tác lưu trữ địa bàn tỉnh Phú Yên - Nhiệm vụ: - Làm rõ sở lý luận sở pháp lý quản lý nhà nước công tác lưu trữ - Phân tích đánh giá thực trạng quản lý nhà nước công tác lưu trữ tỉnh