Sử dụng mô hình lập kế hoạch tài chính doanh nghiệp

Sử dụng mô hình lập kế hoạch tài chính doanh nghiệp Sử dụng mô hình lập kế hoạch tài chính cho doanh nghiệp ngày càng trở nên phổ biến và phát triển mạnh mẽ. Các mô hình được áp dụng nhanh chóng nhờ tiến bộ công nghệ máy tính và nhận thức của đội ngũ quản lý về vai trò của các hệ thống hỗ trợ ra quyết định (Decision Support Systems- D.S.S) và các hệ thống thông tin quản trị (Management Information Systems- M.I.S). So với các công cụ quản trị và phân tích kinh doanh, các mô hình kế hoạch ra đời tương đối muộn. Kế từ những năm 1990, các mô hình lập kế hoạch tiến bộ nhanh chóng từ một khái niệm phức tạp chỉ dành cho các tập đoàn lớn thành công cụ lập kế hoạch tin cậy được áp dụng với nhiều doanh nghiệp ở các qui mô khá nhau. Khái niệm về mô hình lập kế hoạch chịu sự điều chỉnh của phạm vi ứng dụng. Mô hình lập kế hoạch có thể chỉ nằm trong một phạm vi rất ngắn hạn các trình tự công việc giống như một tập hợp các công thức kế toán để làm ra các báo cáo tài chính mang tính qui ước. Mô hình kế hoạch doanh nghiệp thường được xem như một loại mô hình riêng biệt mô phỏng các quan hệ tương hỗ lô-gíc và định lượng giữa các hoạt động tài chính, marketing, và sản xuất. Theo định nghĩa này, mô hình có khả năng ứng dụng lớn hơn bởi chỉ cần tách biệt mỗi hoạt động ra khỏi mô hình là có thể thu được một ứng dụng ở qui mô hẹp. Do vậy, mô hình lập kế hoạch được đề cập đến ngày nay có thể là bất kỳ loại mô hình nào (tài chính, kế toán, sản xuất…). Các mô hình lập kế hoạch có thể được phân loại theo hai cách tiếp cận: mô phỏng và tối ưu. Các mô hình mô phỏng cố gắng trình bày hoạt động của doanh nghiệp hoặc các điều kiện môi trường kinh doanh bằng ngôn ngữ toán học. Thông qua việc điều chỉnh giá trị của các biến kiểm soát và giả định về môi trường kinh doanh, các mô hình này cho kết quả dự báo của các quyết định kinh doanh hiện tại. Mô hình mô phỏng xác suất kết hợp các ước lượng xác suất vào kết quả dự báo. Các mô hình kế hoạch tất định không quan tâm tới yếu tố xác suất. Mô hình tối ưu có xu hướng xác định quyết định tốt nhất với các giới hạn đã được xác định. Nền móng đầu tiên của các mô hình kế hoạch được xây dựng vào đầu những năm 1960 với các mô hình mô phỏng cồng kềnh dành cho các tập đoàn lớn như AT&T, Wells Fargo Bank, Dow Chemical, IBM, và Sun Oil. Đa phần các mô hình được viết trên các ngôn ngữ lập trình thông dụng (ví dụ FORTRAN) và được sử dụng để tạo các báo cáo tài chính chuẩn mực. Công sức để xây dựng các mô hình này thường rất lớn, và trong một số trường hợp không mang lại lợi ích tương xứng với chi phí phát triển bỏ ra. Các mô hình tài chính bị xem là khái niệm không thể kiểm chứng và chỉ các tập đoàn có qui mô đủ lớn có khả năng chấp nhận chi phí và rủi ro mới phát triển các mô hình này. Bước tiến quan trọng của công nghệ máy tính đầu những năm 1970 mang lại các phương tiện đa dạng và có chi phí thấp hơn rất nhiều trong xây dựng mô hình cho các doanh nghiệp. Các hỗ trợ tương tác của máy điện toán cho phép người phát triển mô hình làm việc nhanh hơn và thiết lập các quan hệ đầu vào/đầu ra nhiều ý nghĩa. Các điều chỉnh thử-và-lỗi (trial-and-error adjustments) với thông số đầu vào và kết quả phân tích trở nên khả thi khi kết nối với các máy trạm trung tâm. Các ngôn ngữ mô phỏng ra đời cũng cho phép chuyên gia phân tích xây dựng các chương trình mô hình hoá trên ngôn ngữ lập trình gần gũi với tiếng Anh (như EXPRESS, SIMPLAN, và XSIM). Đến năm 1979, gần như toàn bộ các công ty trong xếp hạng FORTUNE 100 đều sử dụng mô hình mô phỏng hoạt động kinh doanh. Khi đã có nhiều kinh nghiệm phát triển các mô hình cơ bản và mô phỏng tất định, nỗ lực hợp nhất và tích hợp các mô hình nhỏ vào một mô hình doanh nghiệp lớn lần đầu tiền được thực hiện trong thập kỷ 60. Hơn thế nữa, một số tập đoàn đã cố gắng sử dụng các mô hình tối ưu phức tạp hơn và tăng khả năng dự báo thông qua sử dụng các mô hình kinh tế lượng liên kết các mô phỏng về doanh nghiệp với thị trường hàng hoá và các yếu tố kinh tế ngoại sinh khác. Thành công bước đầu của các mô hình giản đơn châm ngòi cho một giai đoạn bùng nổ về mô hình hoá. Tuy nhiên, con số thất bại tăng lên của các dự án tham vọng đã đưa mức nhiệt tình chung trở lại bình thường. Khi nền kinh tế bước vào thời kỳ suy thoái và thiếu ổn định (khó dự báo hơn), nhược điểm của các mô hình kế hoạch bắt đầu lộ rõ. Các nhà quản lý nhận ra rằng mục tiêu của mộ mô hình cần được xác định rõ ràng và người sử dụng cuối cùng các mô hình cần tham gia vào giai đoạn phát triển. Một số nhà quản lý vẫn còn ấn tượng xấu về các mô hình kế hoạch cho tới tận bây giờ. Tuy nhiên, phần đông vẫn có thái độ tích cực với khả năng của các mô hình và luôn tận dụng các kỹ thuật mới để xây dựng các mô hình kế hoạch tốt hơn. Khảo sát của Gershefski (1969) cho thấy 20% (63 trên tổng số 323 doanh nghiệp) làm việc với các mô hình kế hoạch. Naylor và Schauland (1976) nhận thấy 253 trong tổng số 346 doanh nghiệp (73%) sử dụng hoặc phát triển mô hình kế hoạch. Kết quả khảo sát do McLean và Neale (1980) và Klein (1982) đều ghi nhận khoảng 85% doanh nghiệp trong mẫu điều tra sử dụng các mô hình kế hoạch tài chính. Theo các công ty được điều tra, lý do chính để sử dụng mô hình kế hoạch là: o Tính bất ổn kinh tế; o Thiếu nguồn lực; o Năng lực sản xuất giảm dần; o Cạnh tranh quốc tế; o Chính sách tiền tệ thắt chặt và lạm phát; o Các vấn đề môi trường; o Cơ hội kinh doanh mới. Điểm thống nhất chung của các nhà quản lý là mô hình kế hoạch cho phép họ phân tích các lựa chọn quyết định khác nhau tiện lợi và nhanh chóng hơn rất nhiều. Bên cạnh các ứng dụng phổ biết là bản kế hoạch/ dự báo tài chính và các báo cáo bảng cân đối tài chính chuẩn mực, các mô hình kế hoạch còn có nhiều ứng dụng khác như: kế hoạch vốn, quyết định thị trường, phân tích sát nhập và thâu tóm, quyết định thuê và mua tài sản, lịch trình sản xuất, kế hoạch lợi nhuận, dự báo doanh thu, phân tích đầu tư, lịch trình xây dựng, kế hoạch đóng thuế, yêu cầu năng lượng, đàm phán hợp đồng lao động, phân tích tác động tỷ giá v.v… Các mô hình đã chứng tỏ là công cụ hữu hiệu phân tích các tình huống giả định “nếu-thì”, phân tích độ nhạy cảm với các biến đôi môi trường, mô phỏng, các kịch bản tốt- xấu, tối ưu, và chuẩn bị báo cáo. Một kết quả đồng nhất khác trong các cuộc khảo sát là tại các doanh nghiệp ứng dụng thành công mô hình kế hoạch, nhân sự quản lý chủ chốt (chủ tịch, phó chủ tịch tài chính, giám đốc điều hành, giám đốc tài chính …) đều tham gia ngay từ giai đoạn định nghĩa và phát triển mô hình. Phần lớn cá nhân tham gia phát triển mô hình kế hoạch đều có kiến thức nền tảng về tài chính, lập trình, và kế toán. Người sử dụng cuối cùng các mô hình thường nằm trong nhóm lập kế hoạch chiến lược, bộ phận tài chính, và bộ phận kiểm soát. Kết quả khảo sát cũng cho thấy các mô hình được ứng dụng chủ yếu là mô phỏng tất định. Sự miễn cưỡng của các công ty khi sử dụng mô hình kế hoạch chủ yếu bắt nguồn từ hiểu biết chưa đầy đủ. Một vài nguyên nhân chính khiến các nhà quản lý không muốn sử dụng mô hình kế hoạch: o Mô hình phức tạp. Tuy nhiên, các mô hình hiệu quả lại có cấu trúc tương đối đơn giản, tích hợp các qui trình quan trọng nhất của đối tượng lập kế hoạch. Phần tính toán sử dụng các công thức đại số cơ bản và ngôn ngữ lập trình đã trở nên rất đơn giản. o Công ty không có qui mô đủ lớn. Các mô hình không chỉ mô phỏng toàn diện các vấn đề của doanh nghiệp. Các mô hình phổ biến hiện nay chỉ tập trung vào một số lượng hạn chế các quan hệ cơ bản. o Công ty không có đủ phương tiện công nghệ. Các mô hình hiện tại đều được xây dựng để sử dụng với máy tính cá nhân có chi phí không hề đắt. Chi phí dịch vụ internet cũng giảm đáng kể. o Công ty không có đội ngũ phát triển mô hình. Các ngôn ngữ lập trình đã trở nên đơn giản hơn rất nhiều. Chuyên gia tư vấn cũng luôn sẵn sàng cung cấp dịch vụ. Mặc dù thái độ của các nhà quản trị hàng đầu với mô hình kế hoạch đang thay đổi tích cực. Nhưng trách nhiệm quản lý đòi hỏi các nhân sự này phải giải quyết trực tiếp các vấn đề nên nhiều người nhấn mạnh rằng các mô hình không thể cảm nhận được sự nhạy cảm và tinh tế trong các hành vi và giao tiếp. Do vậy, nhiều ý kiến cho rằng các mô hình kế hoạch là công cụ phù hợp với đội ngũ quản lý trung gian. Qui trình phát triển mô hình tối ưu vẫn đang là mối quan tâm và chủ đề tranh cãi nóng bỏng. Tuy nhiên, quá trình phát triển mô hình có thể chia thành các bước s au: o Xác định quá trình nào của hoạt động sản xuất, kinh doanh có thể mô hình hoá hiệu quả. o Quyết định có sử dụng mô hình hay không. o Xây dựng thông số của mô hình (đầu vào, đầu ra, cấu trúc v.v…). o Chuẩn bị đề xuất phát triển mô hình. o Phát triển mô hình và thu thập các số liệu liên quan cần thiết. o Kiểm tra và sửa lỗi mô hình. o Hướng dẫn sử dụng mô hình. o Người sử dụng đánh giá hiệu quả mô hình. o Đưa mô hình vào sử dụng. o Cập nhật, điều chỉnh, phát triển tiếp mô hình. . Sử dụng mô hình lập kế hoạch tài chính doanh nghiệp Sử dụng mô hình lập kế hoạch tài chính cho doanh nghiệp ngày càng trở nên. nghiệp trong mẫu điều tra sử dụng các mô hình kế hoạch tài chính. Theo các công ty được điều tra, lý do chính để sử dụng mô hình kế hoạch là: o Tính bất ổn