Cách trình bày báo cáo, bài nói chuyện... trên powerpoint; nội dung bao gồm các lưu ý, nguyên tắc, kỹ năng trình bày powerpoint
KỸ NĂNG LÀM BÁO CÁO BẰNG POWERPOINT Đà nẵng, ngày 27/08/2020 NỘI DUNG CHÍNH Các bước thiết lập báo cáo Powerpoint hoàn chỉnh II Định dạng báo cáo hoàn chỉnh III Sử dụng biểu đồ IV Sử dụng hình hoạt họa V Kích thước chuẩn cho PPT VI Những lưu ý thiết kế trình bày PPT I I CÁC BƯỚC THIẾT LẬP 1/ Sườn & nội dung báo cáo 2/ Hình ảnh minh họa 3/ Tinh chỉnh, làm gọn nội dung báo cáo 4/ Kiểm tra tổng thể I CÁC BƯỚC THIẾT LẬP 1/ Sườn & nội dung báo cáo ✓ Mục tiêu & phạm vi khảo sát ✓ Các quy trình quản lý vận ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ hành Phân tích điểm vấn đề Tổng hợp điểm vấn đề Giải pháp đề xuất Dự đoán hiệu Kế hoạch triển khai Chi phí slide slide slide … slide I CÁC BƯỚC THIẾT LẬP 2/ Hình ảnh minh họa • Đưa hình ảnh minh họa vào báo cáo: dễ hiểu & mang tính giải thích cho nội dung cần trình bày I CÁC BƯỚC THIẾT LẬP 3/ Tinh chỉnh báo cáo ✓ Mục tiêu & phạm vi khảo sát ✓ Các quy trình quản lý vận hành ✓ Phân tích điểm vấn đề ✓ Tổng hợp điểm vấn đề ✓ Giải pháp đề xuất ✓ Dự đoán hiệu ✓ Kế hoạch triển khai ✓ Chi phí Khơng cần phải có câu văn hoàn chỉnh Đọc & kiểm tra lại để loại bỏ từ ngữ ý không thực cần thiết: làm gọn & ngắn bớt câu chữ I CÁC BƯỚC THIẾT LẬP 4/ Kiểm tra tổng thể Check lại tổng thể & tiếp tục tinh giảm câu chữ cách hợp lý Canh lại bố cục tổng thể cho báo cáo II ĐỊNH DẠNG BÁO CÁO 1/ Thống format màu Nên: Màu đơn giản & đặc trưng c.ty II ĐỊNH DẠNG BÁO CÁO 2/ Mỗi slide phải có tiêu đề Tránh: Đặt riêng tiêu đề silde khác trình bày nội dung slide khác Nên: Tiêu đề slide giống bảng đường, đơn giản phải truyền tải ý tưởng toàn slide cách nhanh chóng II ĐỊNH DẠNG BÁO CÁO 3/ Mỗi slide truyền đạt ý tưởng hay nội dung Nên: slide đề cập đến ‘’Quy trình làm kế hoạch’’ Khơng nên: đề cập ‘’Quy trình làm kế hoạch & …’’ II ĐỊNH DẠNG BÁO CÁO 8/ Slice Master – Các bước Bước 3: định dạng cho slide, chèn hình nền, khung hình, chỉnh định dạng chữ, chèn hình ảnh, logo,… II ĐỊNH DẠNG BÁO CÁO 8/ Slice Master – Các bước Bước 4: Sau định dạng xong slide nhấn vào Close master hoàn tất việc tạo Slide Master II ĐỊNH DẠNG BÁO CÁO 8/ Slice Master – Các bước Bước 5: tab Home, chọn New Slide thấy slide áp dụng định dạng Slide Master tạo II ĐỊNH DẠNG BÁO CÁO 8/ Slice Master – Tạo định dạng slice master khác • View > Slide Master > Bỏ qua slide chọn slide khác bên > Nhập thêm nội dung khác theo định dạng slide muốn dùng > Đổi định dạng xong nhấn vào Close Slide Master • Tại tab Home nhấn vào chữ New Slide, chọn vào slide muốn dùng thấy slide có định dạng khác hiển thị với slide chung định dạng III Sử dụng biểu đồ 1/ Trình bày biểu đồ ✓ Thiết kế đơn giản ✓ Phải có điểm nhấn ✓1 biểu đồ chứa nội dung vấn đề ✓ Màu sắc dễ nhìn ✓ Tỷ lệ biểu đồ hợp lý với bố cục Slide III Sử dụng biểu đồ DO DO NOT III Sử dụng biểu đồ 2/ Các loại biểu đồ thường sử dụng: ✓ Biểu đồ cột ✓ Biểu đồ đường ✓ Biểu đồ hình trịn ✓ Biểu đồ Pareto III Sử dụng biểu đồ 2/ Các loại biểu đồ thường dùng Biểu đồ cột Biểu đồ đường III Sử dụng biểu đồ 2/ Các loại biểu đồ thường dùng Biểu đồ hình trịn Biểu đồ Pareto IV Sử dụng hoạt họa ✓ Làm rõ ràng thông điệp muốn truyền đạt ✓ Phải sử dụng mục đích khơng làm phân tâm người nghe ✓ Liên quan tới nội dung muốn truyền đạt ✓ Phân biệt rõ “ hình ảnh minh hoạt” “hình hoạt hóa” V Kích thước chuẩn cho PPT ✓ Kích cỡ PPT tùy thuộc vào cách thức nơi mà trình chiếu thuyết trình ✓ Trước trình bày cần kiểm tra kích cỡ tỷ lệ khung hình thuyết trình ✓ Có nhiều loại hình để trình chiếu thuyết trình như: hình Laptop, máy chiếu phịng họp, Ipad, máy tính bảng v.v ✓ Cùng mẫu thuyết trình xuất khác qua thiết bị với hình khác V Kích thước chuẩn cho PPT VI Những lưu ý thiết kế trình bày PPT 1/ Khi thiết kế PPT ➢ Xác nhận đối tượng cần trình bày nội dung ➢ Chữ Slide hỗ trợ thuyết trình ➢ Hình ảnh để đơn giản hóa khái niệm phức tạp ➢ Ảnh động hỗ trợ cho mối quan hệ phức tạp ➢ Hình ảnh để hỗ trợ khơng để phân tâm ➢ Chỉ dùng âm thật cần thiết ➢Hãy suy nghĩ người ngồi cuối phòng VI Những lưu ý thiết kế trình bày PPT 2/ Khi trình bày PPT ➢ Nói to, rõ ràng, có lên giọng xuống giọng ➢ Nhìn vào khán giả thuyết trình ➢ Slide khán giả xem, khơng phải người thuyết trình đọc ➢ Nếu có thể, nên tập thuyết trình trước ➢ Hết sức ý thời gian (thường 15-20 phút) ➢ Luôn dành thời gian cho khán giả đặt câu hỏi ... Kích thước chuẩn cho PPT ✓ Kích cỡ PPT tùy thuộc vào cách thức nơi mà trình chiếu thuyết trình ✓ Trước trình bày cần kiểm tra kích cỡ tỷ lệ khung hình thuyết trình ✓ Có nhiều loại hình để trình chiếu... Tahoma…) - Tránh trang trí chữ shadow, hạn chế in nghiêng, gạch chân - Có thể In đậm cho từ khóa - Tránh nhiều từ viết hoa Cỡ chữ: - Tiêu đề: 3 6-4 4 - Cỡ chữ: 28 trở lên - Chú thích, biểu đồ: 1 2-1 6... Những lưu ý thiết kế trình bày PPT 2/ Khi trình bày PPT ➢ Nói to, rõ ràng, có lên giọng xuống giọng ➢ Nhìn vào khán giả thuyết trình ➢ Slide khán giả xem, khơng phải người thuyết trình đọc ➢ Nếu có