Các khái niệm kế toán cơ bản cho cán bộ quản lý cao cấp

Các khái niệm kế toán cơ bản cho cán bộ quản lý cao cấp 1. Báo cáo thu nhập 2. Báo cáo vốn chủ sở hữu 3. Bảng cân đối tài sản 4. Báo cáo dòng tiền 5. Phân tích tỷ số: Sử dụng thông tin tài chính để quản lý Thông tin kế toán được chuẩn bị tốt là một công cụ quản lý sống còn: - Để kiểm soát chi phí và giá cả; - Để so sánh các kết quả của các bộ phận khác nhau; - Để tính toán hiệu quả sử dụng các nguồn lực của công ty; và - Để đưa ra các quyết định khách quan và hiệu quả. Các báo cáo kế toán hay các báo cáo tài chính thường chỉ được coi là yêu cầu cần thiết cho mục đích tính thuế. Nhưng thường các báo cáo chính thức không đáp ứng đủ các yêu cầu quản lý. Các chi tiết của công việc kinh doanh có thể hiện diện nhưng cách tổ chức thông tin không cho phép có được tính toán và phân tích rõ ràng. Chúng tôi gợi ý các công ty thiết lập hệ thống kế toán trên cơ sở các chuẩn mực kế toán quốc tế mới đã được Việt Nam áp dụng vào năm 1996. Bộ phận kế toán có thể chuẩn bị các phân tích hàng tháng hoặc hàng quý thông tin có chứa các chỉ tiêu chủ yếu được xem xét ở đây. Các báo cáo tài chính thường bao gồm báo cáo thu nhập, báo cáo vốn chủ sở hữu, bảng cân đối tài sản và báo cáo dòng tiền. Hãy xem phụ lục 5.1 về thí dụ của các báo cáo tài chính điển hình. 1. Báo cáo thu nhập Báo cáo thu nhập ghi lại doanh thu và các chi phí cần thiết để tạo ra doanh thu đó. Báo cáo thu nhập dựa vào nguyên lý thu nhập và chi phí cân xứng với nhau. Phương pháp này được gọi là kế toán dồn tích. Ví dụ, một cái máy mua trong năm nay sẽ tạo ra thu nhập trong một số năm. Cân xứng có nghĩa là chỉ một phần của chi phí mua máy sẽ được trừ vào thu nhập của năm nay. Phần này được gọi là khấu hao. Nếu thời hạn sử dụng của máy đó là mười năm thì 1/10 chi phí mua máy sẽ được thể hiện trong báo cáo thu nhập của mỗi năm trong 10 năm tới. Các công việc kinh doanh đơn giản thường sử dụng phương pháp kế toán tiền mặt. Khi nhận tiền mặt trả cho một lần bán, số tiền đó được ghi vào thu nhập. Khi dùng tiền mặt để trả lương hoặc trả cho người cung cấp, số tiền đó được ghi vào chi phí. Khi sử dụng hệ thống kế toán tiền mặt, nếu mua máy thì chi phí mua máy sẽ được ghi ngay vào năm mua máy. Khi việc kinh doanh lớn hơn, hệ thống tiền mặt sẽ không đủ nữa. Việc tính toán trở nên khó khăn. Ví dụ, nếu một công ty quyết định cho khách hàng hưởng tín dụng, trong hệ thống kế toán tiền mặt, việc bán hàng chỉ được ghi lại khi khách hàng trả tiền vào tài khoản của công ty. Tuy nhiên, chi phí lao động để tạo ra doanh thu đó sẽ được ghi lại. Doanh thu và chi phí không cân xứng với nhau. Báo cáo thu nhập giải quyết vấn đề này bằng cách ghi doanh thu khi sản phẩm được bán ra chứ không phải là khi khách hàng trả tiền cho đơn đặt hàng đó. Thu nhập và tiền mặt phải là một. 2. Báo cáo vốn chủ sở hữu Thu nhập ròng là thu nhập còn lại sau khi trừ đi tất cả các chi phí liên quan gồm cả thuế, nó sẽ làm tăng vốn chủ sở hữu. Nếu chi phí lớn hơn thu nhập, phần lỗ ròng này sẽ làm giảm vốn chủ sở hữu. Vốn chủ sở hữu là giá trị ròng của khoản đầu tư của chủ sở hữu vào kinh doanh. Ngoài thu nhập ròng tích luỹ, vốn chủ sở hữu còn bao gồm giá trị đầu tư ban đầu của chủ sở hữu để bắt đầu kinh doanh. Khi thành lập một doanh nghiệp, người chủ đầu tư tiền mặt hoặc tài sản như quyền sử dụng đất, nhà cửa. Giá trị của những khoản đầu tư ban đầu này được thể hiện trong báo cáo của công ty như vốn chủ sở hữu. Cùng với sự tăng trưởng của doanh nghiệp, vốn chủ sở hữu được ghi dưới hai dạng: vốn góp-giá trị các khoản đầu tư ban đầu và các khoản đầu tư bổ sung thêm- và lợi nhuận để lại, đó là thu nhập ròng tích luỹ. Báo cáo vốn chủ sở hữu được lập ra để thể hiện những thay đổi xảy ra trong một kỳ kế toán. Nó có thể thể hiện bất cứ khoản đầu tư mới nào của chủ sở hữu cũng như thu nhập ròng hoặc lỗ ròng mà công ty đã ghi trong kỳ đó. 3. Bảng cân đối tài sản Báo cáo thu nhập phản ánh những hoạt động mà công ty đã làm còn báo cáo vốn chủ sở hữu phản ánh ảnh hưởng của những công việc đã làm đối với đầu tư của bạn và bảng cân đối tài sản phản ánh tài sản của công ty và phương thức đầu tư cho tài sản đó, nghĩa là bằng các khoản vay hoặc bằng đầu tư của chủ sở hữu. Vào thời điểm khi chủ sở hữu đầu tư tiền mặt và các thiết bị để bắt đầu kinh doanh, bảng cân đối tài sản thể hiện tài sản tiền mặt và tài sản thiết bị. ở bên nợ của bảng cân đối tài sản, khoản mục vốn chủ sở hữu đúng bằng tổng giá trị của tiền mặt và thiết bị. Các hoạt động điển hình của năm hoạt động đầu tiên có thể sẽ gây ra sự thay đổi trong Bảng cân đối tài sản: loại tài sản là các khoản phải thu là để cho thấy rằng không phải toàn bộ khoản tiền bán hàng trong năm được thu về; có mục dự trữ tồn kho để phản ánh lượng hàng công ty có trong kho vào thời điểm cuối năm; và, có thể có tăng tài sản thiết bị để chỉ ra rằng doanh nghiệp đã mua thiết bị mới. Ở bên nợ, có thể có các khoản phải trả thể hiện những khoản mà công ty nợ những người cung cấp nguyên liệu vào cuối năm; và có thể có các khoản vay ngân hàng để mua thiết bị mới. Vốn chủ sở hữu có thể tăng so với khi bắt đầu kinh doanh bằng khoản thu nhập ròng của năm đầu tiên. Một bảng tổng kết tài sản được bố trí thành 5 phần theo mức độ chuyển đổi thành tiền. Đầu tiên là các tài sản lưu động như tiền mặt, các khoản phải thu và tồn kho. Đây là những tài sản có thể chuyển thành tiền mặt nhanh nhất. Thứ hai là các tài sản cố định, đất đai, nhà xưởng và thiết bị, những tài sản sẽ được dùng trong khoản thời gian dài và do đó khó chuyển thành tiền mặt hơn các tài sản lưu động. Phần thứ ba là nợ ngắn hạn như các khoản phải trả, các khoản vay ngắn hạn. Các khoản nợ ngắn hạn là những khoản phải trả trong vòng một năm bằng cách chuyển đổi các tài sản lưu động ra tiền mặt. Phần thứ tư được gọi là các khoản nợ dài hạn như các khoản vay ngân hàng dài hạn và các khoản nợ cổ đông. Đây là nguồn tài chính đầu tư cho tài sản cố định và việc hoàn trả các khoản nợ này được thực hiện trong nhiều năm. Phần thứ năm là vốn chủ sở hữu. Tổng nợ ngắn hạn, nợ dài hạn và vốn chủ sở hữu bằng tổng tài sản lưu động và tài sản cố định. Có một cách khác để thể hiện tính cân đối của bảng cân đối tài sản khi nói rằng vốn của chủ sở hữu và các khoản nợ là để đầu tư cho các tài sản của doanh nghiệp. 4. Báo cáo dòng tiền Báo cáo dòng tiền giải thích mối quan hệ giữa thu nhập ròng và lượng tiền mặt ròng được tạo ra hoặc được sử dụng. Công ty của bạn có thể có thu nhập ròng rất cao nhưng vẫn thiếu tiền mặt. Ví dụ, doanh thu của công ty tăng lên đáng kể nhưng lại là các khoản phải thu chứ không phải là tiền mặt. Bạn có thể phải mua thiết bị mới và sử dụng các quỹ của công ty, giảm cân đối tiền mặt nhưng không ảnh hưởng đến thu nhập. Có thể bạn quyết định phải trả một khoản vay ngân hàng bằng tiền mặt, điều này cũng sẽ không ảnh hưởng đến thu nhập của công ty. Báo cáo dòng tiền cho thấy rằng tiền mặt có thể được sử dụng hoặc tạo ra thông qua 3 hoạt động sau: từ hoạt động kinh doanh thông thường, từ các hoạt động đầu tư và từ các hoạt động tài chính. Phần đầu bắt đầu bằng thu nhập ròng và sau đó cộng thêm các chi phí không bằng tiền mặt như khấu hao. Có các chi phí không bằng tiền mặt khác như chi phí nâng cấp các toà nhà thuê. Nếu bạn đã nâng cấp các toà nhà thuê thì thông thường bạn có thể phân bổ chi phí đó trong suốt thời hạn thuê cũng giống như hình thức tính khấu hao. Phần thứ hai của báo cáo dòng tiền là các hoạt động đầu tư sẽ cho thấy bất cứ việc sử dụng một khoản tiền mặt nào để mua tài sản, nhà máy và thiết bị. Nếu bạn bán bất cứ một tài sản nào trong mục này thì khoản tiền thu được sẽ được trừ giảm vào khoản tiền mặt đã sử dụng để có con số tịnh. Phần thứ ba của báo cáo dòng tiền là các hoạt động tài chính sẽ cho thấy ảnh hưởng của bất cứ khoản vay hoặc khoản vốn mới đầu tư bằng tiền mặt và bất cứ khoản trả nợ vay hay chi trả cổ tức bằng tiền mặt. Dù sao thì báo cáo dòng tiền như đã mô tả, phản ánh những gì xảy ra trong một kỳ kế toán. Đối với những người cho vay, việc hiểu được dòng tiền tương lai cũng rất quan trọng. Bản dự báo dòng tiền là để đáp ứng yêu cầu này và là một phần quan trọng của đơn xin vay tiền. Tốt nhất là nên chuẩn bị bản dự báo dòng tiền cho từng tháng trong năm đầu tiên và cho từng năm trong ba năm tiếp theo hoặc lâu hơn. Một bản dự báo đã được đưa ra trong phụ lục 5.1.3 làm ví dụ. 5. Phân tích tỷ số: Sử dụng thông tin tài chính để quản lý Bạn có thể đưa ra các quyết định có căn cứ khi sử dụng thông tin tài chính. Bước thứ nhất là phải có được các thông tin được chuẩn bị kỹ càng dựa trên các cơ sở thông thường. Bước thứ hai là sử dụng phân tích tỷ số để nêu bật những khía cạnh chủ yếu trong hoạt động tài chính của doanh nghiệp của bạn. Bước thứ ba là kiểm tra doanh nghiệp bạn để giải thích các tỷ số đó. Tỷ số so sánh các con số từ các báo cáo tài chính của doanh nghiệp. Bạn có thể so sánh số liệu của năm này với những năm khác để tìm ra được xu hướng của công ty bạn. Ví dụ, bằng cách theo dõi sát sao tỷ số thu nhập ròng trên tài sản của công ty bạn, bạn có thể đánh giá được công ty của bạn đang sử dụng tài sản như thế nào. Một ví dụ khác, bằng cách theo dõi tỷ số hàng tồn kho với chi phí hàng bán, bạn có thể biết được công ty của bạn có quá nhiều hàng tồn kho hay không và nếu đúng như vậy thì bạn có thể thực hiện những biện pháp thay đổi tình trạng đó để tăng lợi nhuận gộp. Việc so sánh các tỷ số của công ty của bạn với tỷ số của các công ty khác trong cùng ngành cũng là một ý tưởng hay. Lưu ý: có nhiều tỷ số khác nhau và cũng có sự khác biệt về cách tính các tỷ số đó. Đầu tiên bạn phải hiểu được tỷ số mà bạn chọn để sử dụng được tính như thế nào và thứ hai là bạn phải lý giải được ý nghĩa của tỷ số đó đối với công ty của bạn. Chúng tôi đã chọn ra được 9 tỷ số để giúp các bạn bắt đầu một cách tốt nhất khi phân tích tốt hoạt động của công ty mình. Các tỷ số lợi nhuận: thường được thể hiện dưới dạng tỷ lệ %, 4 trong số 9 tỷ số mà chúng tôi đề cập đến có thể được ghép vào nhóm này. Lợi nhuận gộp: tổng doanh thu trừ đi chi phí hàng bán chia cho tổng doanh thu. Tỷ số này cao có nghĩa là giá bán sản phẩm của bạn cao hoặc bạn kiểm soát chặt chẽ giá nguyên liệu hoặc lao động của công ty. Bạn cần theo dõi diễn biến của những tỷ lệ này qua một vài năm và bạn cần đánh giá những điều kiện đặc biệt trong ngành trước khi quyết định công ty mình hoạt động tốt hay không. Lợi nhuận hoạt động: Thu nhập ròng cộng với chi trả lãi suất chia cho doanh thu. Chỉ tiêu này tách chi phí đầu tư ra khỏi lãi để làm rõ các hoạt động kinh doanh chứ không phải là các hoạt động tài chính. Lợi nhuận trên vốn chủ sở hữu: thu nhập ròng chia cho vốn chủ sở hữu. Bạn có thể đã có một sự lựa chọn khi bắt đầu kinh doanh. Bạn cũng đã có thể bắt đầu một công việc kinh doanh khác, hoặc không bắt đầu công việc kinh doanh nào cả. Tỷ số này sẽ cho bạn biết sự lựa chọn của bạn có phải là lựa chọn thành công hay không bởi vì bạn có thể so sánh nó với kết quả của các khoản đầu tư khác. Đối với những doanh nghiệp nhà nước, tỷ số này giúp cho nhà nước so sánh mức thu nhập trên đầu tư ở công ty bạn quản lý với thu nhập trên đầu tư của các công ty nhà nước khác. Nó rất có ích trong việc quyết định nên đầu tư các nguồn lực vào những công ty nào để thu được kết quả tối ưu. Hai nhân tố chủ yếu cần phải luôn nhớ khi xem xét tỷ số này là độ rủi ro của ngành và mức độ đầu tư bằng vốn nợ của công ty. Người cho vay muốn công ty có tỷ số thu nhập trên vốn chủ sở hữu cao; tuy nhiên nếu công ty đó thu được lãi cao do tỷ lệ vay nợ cao thì người cho vay cần tin chắc rằng công ty đó không ở trong tình trạng rủi ro cao. Thu nhập trên tài sản: cũng giống như thu nhập trên vốn đầu tư, được tính bằng thu nhập ròng chia cho tổng tài sản. Tỷ số này thể hiện khả năng quản lý công ty sử dụng các tài sản đã được giao hiệu quả đến đâu. Nếu tỷ số này giảm trong những năm gần đây thì có nghĩa việc sử dụng tài sản của công ty vào các mục đích khác có thể sẽ tốt hơn. Tỷ số hiện hành: Tài sản lưu động, tức tổng của tiền mặt, dự trữ tồn kho, các khoản phải thu và các khoản đầu tư ngắn hạn, chia cho các khoản nợ ngắn hạn, nghĩa là tổng các khoản phải trả, các khoản nợ ngắn hạn, và phần nợ dài hạn phải trả trong vòng một năm. Tỷ số này cũng được coi là tỷ lệ vốn lưu động, và dùng để đo khả năng thanh toán hiện hành. Tỷ số này cho biết một công ty có đủ tài sản dễ thanh khoản cần thiết để trả các khoản nợ ngắn hạn hay không. Một công ty có dòng tiền ổn định có thể hoạt động với tỷ số hiện tại thấp hơn một công ty có dòng tiền luôn thay đổi. Tỷ số nợ trên vốn chủ sở hữu: Tổng nợ chia cho tổng vốn chủ sở hữu. Nó là chỉ tiêu đòn cân nợ, thể hiện mức độ công ty dùng vốn nợ để mở rộng. Đối với những người bên ngoài công ty như người cho vay hoặc người đầu tư, tỷ số này cao thể hiện rủi ro cao. Mức độ vay nợ cao có nghĩa là chi phí của công ty sẽ tăng lên nhanh chóng nếu như lãi suất tăng lên. Một công ty như vậy sẽ rơi vào thế bất lợi nếu như nó bị thua lỗ hoặc dòng tiền mặt bị giảm đi. Tỷ số 3:1 hay cao hơn sẽ buộc người cho vay phải kiểm tra rất kỹ tình hình kinh doanh của công ty và có thể đòi hỏi thế chấp cao hơn. Kỳ thu nợ: các khoản phải thu (trung bình hoặc vào thời điểm cuối năm) chia cho doanh thu hàng năm nhân 365. Chỉ tiêu này đo khả năng chuyển đổi các khoản khách đang nợ công ty thành tiền. Tốt nhất là so sánh tỷ số này với thời hạn bán hàng mà công ty bạn đưa ra cho khách hàng. Ví dụ: nếu công ty của bạn đưa ra một thời hạn tín dụng thương mại là 30 ngày nhưng giả sử kỳ thu nợ là 90 ngày thì bạn phải quan tâm hơn nữa đến quản lý nợ. Vòng quay dự trữ, tồn kho: trung bình tồn kho đầu kỳ và cuối kỳ chia cho giá hàng bán. ở đây xu hướng rất quan trọng. Ví dụ, nếu tỷ số này tăng lên theo thời gian có nghĩa là có một lượng hàng không thể bán được. Nếu điều này đúng thì lợi nhuận gộp cũng sẽ giảm xuống. Một công ty cần phải tạo được sự cân bằng giữa nhu cầu cung cấp hàng hoá cho khách hàng một cách kịp thời với chi phí dự trữ những hàng hoá có thể không cần đến trong một thời gian dài. Một số sản phẩm có nguy cơ bị hư hỏng hoặc lỗi thời, và điều đó phải được chú ý đến khi quản lý hàng tồn kho. Dòng tiền: thu nhập ròng sau thuế cộng với khấu hao và bất kỳ chi phí phi tiền mặt nào. Những người cho vay xem xét kết quả này để xác định quỹ tiền mặt sẵn sàng để trả nợ. Thông thường những người cho vay muốn rằng số tiền tạo ra phải lớn hơn số tiền cần thiết để trả các khoản nợ. Có thể so sánh dòng tiền với tổng nợ để xem cần bao lâu thì có đủ dòng tiền ngắn hạn để trang trải hết mọi khoản nợ của công ty. . Các khái niệm kế toán cơ bản cho cán bộ quản lý cao cấp 1. Báo cáo thu nhập 2. Báo cáo vốn chủ sở hữu 3. Bảng cân đối tài sản 4 để quản lý Thông tin kế toán được chuẩn bị tốt là một công cụ quản lý sống còn: - Để kiểm soát chi phí và giá cả; - Để so sánh các kết quả của các bộ phận