Xây dựng quy trình và phương pháp lập, nộp lưu hồ sơ điện tử của các sở, ngành thuộc tỉnh quảng ngãi

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƢỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN VÕ THỊ THANH CHÂU XÂY DỰNG QUY TRÌNH VÀ PHƢƠNG PHÁP LẬP, NỘP LƢU HỒ SƠ ĐIỆN TỬ CỦA CÁC SỞ, NGÀNH THUỘC TỈNH QUẢNG NGÃI LUẬN VĂN THẠC SĨ KHOA HỌC Chuyên ngành: Lƣu trữ Mã số: 60 32 03 01 Ngƣời hƣớng dẫn khoa học: PGS TS Vũ Thị Phụng Hà Nội, 2017 MỤ BẢNG CHỮ VIẾT TẮT PHẦN MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Mục tiêu đề tài Phương pháp nghiên cứu Đối tượng, giới hạn phạm vi n Nhiệm vụ nghiên cứu đề tài Lịch sử nghiên cứu vấn đề Nguồn tài liệu tham khảo Đóng góp đề tài Bố cục đề tài PHẦN NỘI DUNG CHƢƠNG HỒ SƠ ĐIỆN TỬ VÀ TRÁCH NHIỆM LẬP, NỘP LƢU HỒ SƠ ĐIỆN TỬ 1.1 Các khái niệm thuật ngữ hồ sơ điện tử 1.2 Các yêu cầu hồ sơ điện tử 1.3 Đặc điểm hồ sơ điện tử 1.4 Quy trình phương pháp lập, nộp lưu hồ sơ điện tử 1.5 Ý nghĩa lập, nộp lưu hồ sơ điện tử 1.6 Trách nhiệm lập, nộp lưu hồ sơ điện tử TIỂU KẾT CHƢƠNG CHƢƠNG KHẢO SÁT THỰC TRẠNG LẬP, NỘP LƢU HỒ SƠ ĐIỆN TỬ CỦA CÁC SỞ, NGÀNH TỈNH QUẢNG NGÃI 2.1 Khảo sát quy định, hướng dẫn hành liên quan đến lập, nộp lưu hồ sơ điện tử 2.1.1 Các quy định, hướng dẫn lập, nộp lưu hồ sơ điện tử 2.1.2 Nhận xét, đánh giá 2.2 Khảo sát gián tiếp thực trạng lập, nộp lưu hồ sơ điện tử sở, ngành thuộc tỉnh Quảng Ngãi 2.2.1 Kết khảo sát 2.2.2 Nhận xét, đánh giá 2.3 Khảo sát trực tiếp thực trạng lập, nộp lưu hồ sơ điện tử sở, ngành thuộc tỉnh Quảng Ngãi 2.3.1 Kết khảo sát 2.3.2 Nhận xét, đánh giá TIỂU KẾT CHƢƠNG CHƢƠNG XÂY DỰNG VÀ TỔ CHỨC THỰC HIỆN QUY TRÌNH, PHƢƠNG PHÁP LẬP, NỘP LƢU HỒ SƠ ĐIỆN TỬ CỦA CÁC SỞ, NGÀNH TỈNH QUẢNG NGÃI 3.1 Xây dựng quy trình phương pháp lập, nộp lưu hồ sơ điện tử 3.1.1 Xây dựng quy trình lập, nộp lưu hồ sơ điện tử 3.1.2 Phương pháp lập, nộp lưu hồ sơ điện tử theo quy trình xây dựng 3.2 Các biện pháp tổ chức thực quy trình phương pháp lập, nộp lưu hồ sơ điện tử 3.2.1 Ban hành văn quy định, hướng dẫn lập, nộp lưu hồ sơ điện tử 3.2.2 Hoàn thiện quy trình lập, nộp lưu hồ sơ điện tử Phần mềm eOffice 3.2.3 Tổ chức tập huấn, hướng dẫn lập, nộp lưu hồ sơ điện tử 3.2.4 Tổ chức kiểm tra, đánh giá kết thực lập, nộp lưu hồ sơ điện tử TIỂU KẾT CHƢƠNG PHẦN KẾT LUẬN DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO PHẦN PHỤ LỤC Chữ viết tắt Ban, phòng Cá nhân CCVC ĐHQGHN ISO LTCQ PMQLVB-ĐH PMQLTLLT TCVN Trường ĐHKHXH&NV Hà Nội UBND VTCQ Luật Lưu trữ năm 2011 Nghị định CP ngày 03/01/2013 Thông tư BNV ngày Bộ Nội vụ Hướng dẫn số 822/HDVTLTNN Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước Công văn số 1036/BTTTTTHH ngày 10/4/2015 Bộ Thông tin Truyền thông PHẦN MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Trong thời đại ngày nay, phủ nhận mức độ phổ biến ngày tăng việc sử dụng tài liệu điện tử hoạt động quản lý quan, tổ chức giới nói chung Việt Nam nói riêng Sự phổ biến khơng phải ngẫu nhiên hay đơn giản kéo theo khơng mục đích thành tựu phát triển khoa học công nghệ Trên thực tế, tài liệu điện tử với ưu điểm phục vụ hoạt động quản lý hiệu quả, lý loại tài liệu sản sinh sử dụng ngày nhiều Ở Việt Nam, vấn đề xoay quanh tài liệu điện tử bước đầu đặt để tìm hiểu, nghiên cứu từ năm 90 kỷ 20 Năm 1997, Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước tổ chức Hội nghị khoa học với chủ đề “Lưu trữ tài liệu điện tử” Hội nghị bước mở đầu cho lưu trữ Việt Nam việc thừa nhận khẳng định hình thành loại hình tài liệu mới, khởi đầu cho vấn đề liên quan đến tìm hiểu, nghiên cứu, ứng dụng tài liệu điện tử tất cấp, ngành Ngày nay, nói, Việt Nam tài liệu điện tử sản sinh với khối lượng lớn Chính vậy, vấn đề nghiệp vụ văn thư, lưu trữ vấn đề lập, nộp lưu hồ sơ điện tử thách thức người làm cơng tác lưu trữ, địi hỏi phải đầu tư nghiên cứu sâu rộng Nếu tài liệu truyền thống - thông tin ghi giấy người cầm đọc trực tiếp, hồn cảnh tài liệu điện tử thông tin lại ghi đĩa cứng, đĩa mềm, băng từ, đĩa CD, đĩa DVD, thiết bị lưu trữ khác khai thác, sử dụng thơng qua máy tính có chứa phần mềm tương thích Đối với tỉnh Quảng Ngãi, với q trình ứng dụng cơng nghệ thơng tin, tài liệu điện tử phát sinh trình hoạt động cấp, ngành, quan tỉnh Quảng Ngãi có số lượng lớn Tuy nhiên, việc quản lý tài liệu điện tử việc lập, nộp lưu hồ sơ điện tử vào LTCQ cấp, ngành, quan tỉnh Quảng Ngãi chưa thống nhất, chưa đáp ứng yêu cầu; việc nộp lưu hồ sơ điện tử quan thuộc nguồn nộp lưu vào Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh Quảng Ngãi chưa thực Vì tỉnh Quảng Ngãi cần phải đẩy nhanh, đẩy mạnh việc tổ chức lập, nộp lưu hồ sơ điện tử để đáp ứng yêu cầu quản lý loại hình tài liệu Hiện nay, quan có thẩm quyền quản lý nhà nước văn thư, lưu trữ ban hành quy định lập, nộp lưu hồ sơ điện tử Điều 13 Luật Lưu trữ năm 2011, Chương Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03/01/2013, Hướng dẫn số 822/HD-VTLTNN ngày 26/8/2015 Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước Tuy nhiên, Sở Nội vụ tỉnh Quảng Ngãi quan có chức tham mưu, giúp UBND tỉnh quản lý nhà nước văn thư, lưu trữ tỉnh Quảng Ngãi chưa xây dựng quy trình phương pháp lập, nộp lưu hồ sơ điện tử để tham mưu UBND tỉnh tổ chức thực vấn đề địa bàn tỉnh Đây yêu cầu cấp bách đặt Sở Nội vụ tỉnh Quảng Ngãi Cho đến nay, hệ thống văn tỉnh Quảng Ngãi quy định, hướng dẫn lập, nộp lưu hồ sơ điện tử chưa đáp ứng yêu cầu Bên cạnh đó, trình độ cơng chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ cấp, ngành, quan địa bàn tỉnh Quảng Ngãi cịn hạn chế nên khơng thể tham mưu để tổ chức thực quan Vì vậy, Sở Nội vụ tỉnh Quảng Ngãi quan có chức tham mưu, giúp UBND tỉnh quản lý nhà nước văn thư, lưu trữ cần sớm phối hợp với Sở Thông tin Truyền thông tỉnh Quảng Ngãi quan có chức tham mưu, giúp UBND tỉnh quản lý nhà nước công nghệ thông tin; để tham mưu UBND tỉnh Quảng Ngãi ban hành quy định lập, nộp lưu hồ sơ điện tử; đồng thời ban hành văn hướng dẫn lập, nộp lưu hồ sơ điện tử cụ thể, chi tiết để việc thực địa bàn tỉnh thuận lợi, thống nhất, quy định Vậy Sở Nội vụ tỉnh Quảng Ngãi thực nhiệm vụ ? Đây câu hỏi mà quan tâm, trăn trở thời điểm Chính lý nên lựa chọn vấn đề “Xây dựng quy trình phương pháp lập, nộp lưu hồ sơ điện tử sở, ngành thuộc tỉnh Quảng Ngãi” làm đề tài nghiên cứu luận văn thạc sỹ ngành Lưu trữ học Mục tiêu đề tài Với lý nêu trên, thực đề tài nhằm tới mục tiêu: Thứ nhất, khảo sát, đánh giá xác thực trạng việc lập, nộp lưu hồ sơ điện tử sở, ngành tỉnh Quảng Ngãi; từ hạn chế đưa yêu cầu, giải pháp khắc phục việc lập, nộp lưu hồ sơ điện tử Thứ hai, xây dựng quy trình phương pháp để làm sở hướng dẫn sở, ngành thuộc tỉnh Quảng Ngãi lập, nộp lưu hồ sơ điện tử vào LTCQ, đồng thời tham mưu UBND tỉnh Quảng Ngãi đạo, ban hành quy định việc lập, nộp lưu hồ sơ điện tử Thứ ba, đề xuất biện pháp để tổ chức thực quy trình phương pháp lập, nộp lưu hồ sơ điện tử sở, ngành thuộc tỉnh Quảng Ngãi Phƣơng pháp nghiên cứu Những phương pháp mà sử dụng đề tài dựa sở phương pháp luận lưu trữ học thể ba nguyên tắc: nguyên tắc tính Đảng, nguyên tắc lịch sử nguyên tắc toàn diện tổng hợp Đồng thời trình nghiên cứu chúng tơi sử dụng phương pháp nghiên cứu khác: phương pháp hệ thống phân tích, phương pháp khảo sát gián tiếp trực tiếp; phương pháp so sánh - Phương pháp hệ thống phân tích: Phương pháp hệ thống phân tích sử dụng để tiến hành thu thập tài liệu liên quan đến vấn đề nghiên cứu thông qua văn bản, sách, tạp chí, cơng trình nghiên cứu khoa học, viết tham luận hội nghị khoa học; tìm hiểu cách khái quát mức độ hoàn chỉnh vấn đề đưa giải quyết; phân loại tài liệu thu thập thành nhóm kiến thức phục vụ trực tiếp cho nội dung đề tài Sau đó, chúng tơi nghiên cứu, phân tích đưa quan điểm, lập luận khía cạnh mà đề tài hướng tới - Phương pháp khảo sát gián tiếp trực tiếp: Phương pháp khảo sát gián tiếp trực tiếp sử dụng để thu thập thông tin thực cáo; lĩnh vực thông tin truyền thông Năm 2017 + Hàng năm; + Tháng, quý, tháng, tháng (010)(2017)(009)(003)(0071.TTr) - Tập lưu, sổ đăng ký văn năm 2017 Thanh tra Sở Thông tin Truyền thông + Quyết định, quy định, quy chế, hướng dẫn; + Các văn khác (010)(2017)(009)(005)(0072.TTr) - Hồ sơ tra, kiểm tra lĩnh vực báo chí, xuất địa bàn tỉnh, năm 2017 + Vụ việc nghiêm trọng; + Vụ việc khác (010)(2017)(009)(005)(0073.TTr) - Hồ sơ tra, kiểm tra lĩnh vực bưu chính, viễn thơng địa bàn tỉnh, năm 2017 + Vụ việc nghiêm trọng; + Vụ việc khác (010)(2017)(009)(005)(0074.TTr) - Hồ sơ tra, kiểm tra lĩnh vực công nghệ thông tin địa bàn tỉnh, năm 2017 + Vụ việc nghiêm trọng; + Vụ việc khác (010)(2017)(009)(005)(0075.TTr) - Hồ sơ xử phạt vi phạm hành lĩnh vực thơng tin truyền thơng địa bàn tỉnh, năm 2017 (010)(2017)(009)(006)(0076.TTr) - Hồ sơ tổ chức tiếp công dân, giải khiếu nại, tố cáo lĩnh vực thông tin truyền thông, năm 2017 (010)(2017)(009)(005)(0077.TTr) - Hồ sơ công tác đấu tranh, phòng chống tham nhũng Sở đơn vị thuộc Sở Thông tin Truyền thông, năm 2017 (010)(2017)(009)(008)(0078.TTr) - Tập văn quan trao đổi công tác tra, kiểm tra, giải khiếu nại, tố cáo, chống tham nhũng, năm 2017 (010)(2017)(009)(002)(0079.TTr) - Hồ sơ hội nghị, hội thảo, tập huấn công tác tra, kiểm tra; giải khiếu nại tố cáo; Phịng, chống tham nhũng lĩnh vự thơng tin truyền thơng Năm 2017 III HỒ SƠ PHỊNG KẾ HOẠCH - TÀI CHÍNH Hồ sơ, tài liệu công tác quy hoạch, kế hoạch (010)(2017)(002)(000)(0000.KHTC) (quy hoạch, kế hoạch) (010)(2017)(02.2)(000)(0000.KHTC) (kế hoạch) (010)(2017)(005)(000)(0000.KHTC) (tài chính) (010)(2017)(006)(005)(0000.KHTC) (xây dựng bản) (010)(2017)(002)(000)(0081.KHTC) (010)(2017)(002)(000)(0082.KHTC) (010)(2017)(006)(005)(0083.KHTC) (010)(2017)(006)(005)(0084.KHTC) Hồ sơ tài liệu cơng tác tài (010)(2017)(005)(000)(0000.KHTC) (010)(2017)(005)(001)(0085.KHTC) (010)(2017)(005)(002)(0086.KHTC) (010)(2017)(005)(003)(0087.KHTC) (010)(2017)(005)(004)(0088.KHTC) (010)(2017)(005)(004)(0089.KHTC) (010)(2017)(005)(004)(0090.KHTC) (010)(2017)(005)(004)(0091.KHTC) (010)(2017)(005)(014)(0092.KHTC) (010)(2017)(005)(014)(0093.KHTC) IV HỒ SƠ PHÒNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN (010)(2017)(13.1)(000)(0000.CNTT) (010)(2017)(13.1)(000)(0095.CNTT) (010)(2017)(13.1)(000)(0096.CNTT) (010)(2017)(13.1)(000)(0097.CNTT) (010)(2017)(13.1)(000)(0098.CNTT) (010)(2017)(13.1)(000)(0099.CNTT) (010)(2017)(13.1)(000)(0100.CNTT) (010)(2017)(13.1)(000)(0101.CNTT) (010)(2017)(13.1)(000)(0102.CNTT) (010)(2017)(13.1)(000)(0103.CNTT) (010)(2017)(13.1)(000)(0104.CNTT) (010)(2017)(13.1)(000)(0105.CNTT) (010)(2017)(13.1)(000)(0106.CNTT) (010)(2017)(13.1)(000)(0107.CNTT) (010)(2017)(13.1)(000)(0108.CNTT) V HỒ SƠ PHỊNG BƢU CHÍNH, VIỄN THƠNG (010)(2017)(13.3)(000)(0000.BCVT) Hồ sơ lĩnh vực bƣu chính, chuyển phát Internet (010)(2017)(13.3)(000)(0110.BCVT) (010)(2017)(13.3)(000)(0111.BCVT) (010)(2017)(13.3)(000)(0112.BCVT) (010)(2017)(13.3)(000)(0113.BCVT) (010)(2017)(13.3)(000)(0114.BCVT) Hồ sơ lĩnh vực viễn thông (010)(2017)(13.4)(000)(0000.BCVT) (010)(2017)(13.4)(000)(0115.BCVT) (010)(2017)(13.4)(000)(0116.BCVT) (010)(2017)(13.4)(000)(0117.BCVT) (010)(2017)(13.4)(000)(0118.BCVT) (010)(2017)(13.4)(000)(0119.BCVT) (010)(2017)(13.4)(000)(0120.BCVT) Hồ sơ lĩnh vực truyền dẫn phát sóng, tần số vơ tuyến điện, phát truyền hình (010)(2017)(13.5)(000)(0000.BCVT) - Tập văn quan TW, tỉnh đạo, (010)(2017)(13.5)(000)(0121.BCVT) (010)(2017)(13.5)(000)(0122.BCVT) (010)(2017)(13.5)(000)(0123.BCVT) (010)(2017)(13.5)(000)(0124.BCVT) (010)(2017)(13.5)(000)(0125.BCVT) (010)(2017)(13.5)(000)(0126.BCVT) Hồ sơ nghiên cứu khoa học, phí lệ phí chƣơng trình, kế hoạch, thơng tin tổng hợp lĩnh vực Bƣu chính, Viễn thơng (010)(2017)(13.6)(000)(0000.BCVT) - Tập Chương trình, Kế hoạch, Báo cáo lĩnh vực bưu chính, viễn thơng địa bàn tỉnh, năm (010)(2017)(13.6)(000)(0127.BCVT) (010)(2017)(13.6)(000)(0128.BCVT) 2017 + Hàng năm + Tháng, quý, tháng, tháng - Hồ sơ nghiên cứu, ứng dụng tiến khoa học cơng nghệ lĩnh vực bưu chính, viễn thơng địa bàn tỉnh, năm 2017 36 (010)(2017)(13.6)(000)(0129.BCVT) (010)(2017)(13.6)(000)(0130.BCVT) (010)(2017)(13.6)(000)(0131.BCVT) VI HỒ SƠ PHỊNG BÁO CHÍ - XUẤT BẢN Hồ sơ lĩnh vực báo chí (010)(2017)(13.7)(000)(0000.BCXB) (010)(2017)(13.7)(000)(0133.BCXB) (010)(2017)(13.7)(000)(0134.BCXB) (010)(2017)(13.7)(000)(0135.BCXB) (010)(2017)(13.7)(000)(0136.BCXB) (010)(2017)(13.7)(000)(0137.BCXB) (010)(2017)(13.7)(000)(0138.BCXB) (010)(2017)(13.7)(000)(0139.BCXB) (010)(2017)(13.7)(000)(0140.BCXB) (010)(2017)(13.7)(000)(0141.BCXB) (010)(2017)(13.7)(000)(0142.BCXB) Hồ sơ xuất (010)(2017)(13.8)(000)(0000.BCXB) (010)(2017)(13.8)(000)(0144.BCXB) (010)(2017)(13.8)(000)(0145.BCXB) (010)(2017)(13.8)(000)(0146.BCXB) (010)(2017)(13.8)(000)(0147.BCXB) (010)(2017)(13.8)(000)(0148.BCXB) (010)(2017)(13.8)(000)(0149.BCXB) Hồ sơ thông tin đối ngoại, tuyên truyền (010)(2017)(13.9)(000)(0000.BCXB) Hồ sơ lĩnh vực sở hữu trí tuệ (010)(2017)(13.10)(000)(0000.BCXB) (010)(2017)(13.10)(000)(0157.BCXB) Hồ sơ hoạt động thông tin sở (010)(2017)(13.11)(000)(0000.BCXB) (010)(2017)(13.11)(000)(0158.BCXB) C HỒ SƠ CỦA TỔ CHỨC ĐẢNG, CƠNG ĐỒN VÀ ĐỒN THANH NIÊN Hồ sơ công tác đảng (010)(2017)(14.1)(000)(0000.ĐANG) (010)(2017)(14.1)(001)(0160.ĐANG) - Tập văn quan TW, tỉnh đạo, quy định, hướng dẫn công tác đảng Năm 2017 (010)(2017)(14.1)(004)(0161.ĐANG) - Tập văn quan việc thực hiện, triển khai Nghị quyết, đợt sinh hoạt trị, vận động lớn Tổ đảng, Chi Sở Thông tin Truyền thông, năm 2017 (010)(2017)(14.1)(003)(0162.ĐANG) - Tập Báo cáo tình hình cơng tác tổ chức Đảng, năm 2017 + Tổng kết năm, nhiệm kỳ + Tháng, quý, tháng (010)(2017)(14.1)(002)(0163.ĐANG) - Hồ sơ Đại hội Chi Sở Thông tin truyền thông, năm 2017 (010)(2017)(14.1)(008)(0164.ĐANG) - Hồ sơ phân loại xét tổ chức đảng, đảng viên vững mạnh, năm 2017 (010)(2017)(14.1)(008)(0165.ĐANG) - Hồ sơ kiểm điểm đảng viên, phân loại đảng viên, khen thưởng, kỷ luật đảng viên,…, năm 2017 (010)(2017)(14.1)(007)(0166.ĐANG) - Tập chương trình, kế hoạch, báo cáo cơng tác kiểm tra, giám sát định kỳ, đột xuất năm 2017 + Hàng năm, nhiều năm + tháng, tháng + Quý, tháng (010)(2017)(14.1)(010)(0167.ĐANG) - Sổ ghi biên họp, sổ đăng ký đảng viên, đảng phí Chi Sở thơng tin Truyền thông, năm 2017 (010)(2017)(14.1)(011)(0168.ĐANG) - Tập văn trao đổi công tác đảng, năm 2017 Hồ sơ cơng tác Cơng đồn, Chi đồn, tra nhân dân (010)(2017)(14.2)(001)(0170.CODOAN) 39 40 ... dựng quy trình lập, nộp lưu hồ sơ điện tử 3.1.2 Phương pháp lập, nộp lưu hồ sơ điện tử theo quy trình xây dựng 3.2 Các biện pháp tổ chức thực quy trình phương pháp lập, nộp lưu hồ sơ điện tử 3.2.1... CHƢƠNG XÂY DỰNG VÀ TỔ CHỨC THỰC HIỆN QUY TRÌNH, PHƢƠNG PHÁP LẬP, NỘP LƢU HỒ SƠ ĐIỆN TỬ CỦA CÁC SỞ, NGÀNH TỈNH QUẢNG NGÃI 3.1 Xây dựng quy trình phương pháp lập, nộp lưu hồ sơ điện tử 3.1.1 Xây dựng. .. ĐIỆN TỬ VÀ TRÁCH NHIỆM LẬP, NỘP LƢU HỒ SƠ ĐIỆN TỬ 1.1 Các khái niệm thuật ngữ hồ sơ điện tử 1.2 Các yêu cầu hồ sơ điện tử 1.3 Đặc điểm hồ sơ điện tử 1.4 Quy trình phương pháp lập, nộp lưu hồ sơ điện