Đang tải... (xem toàn văn)
Bài giảng Tin học văn phòng - Chương 1: Excel nâng cao cung cấp cho người học các kiến thức: Khái niệm CSDL trong Excel, sắp xếp CSDL, lọc dữ liệu, các hàm trong CSDL, sutotal data validation conditional formatting. Mời các bạn cùng tham khảo nội dung chi tiết.
Giáo viên: Hồng Thanh Hịa hthoa@cofer.edu.vn Khái niệm CSDL Excel Sắp xếp CSDL Lọc liệu Các hàm CSDL Sutotal Data Validation Conditional Formatting hthoa@cofer.edu.vn Trang • CSDL Excel tổ chức dạng bảng gồm có dịng cột • Các cột gồm chứa liệu kiểu gọi trường (Field) dòng, kể từ dòng thứ hai trở chứa đầy đủ thơng tin trường • Dịng đầu bảng chứa tiêu đề cột gọi tên trường (Field name) Dịng thứ hai trở chứa thơng tin trường gọi ghi (Record) hthoa@cofer.edu.vn Trang • Để Excel nhận biết CSDL cách dễ dàng vùng CSDL phải tách biệt hẳn với phần khác bảng tính dịng trắng cột trắng • Giữa dịng tên trường ghi khơng có dịng trắng hthoa@cofer.edu.vn Trang • Ví dụ: Field name Record STT Họ tên Lớp Điểm Nguyễn Thụy Anh CNTT1 Hoàng Nhật Nam CNTT1 Nguyễn Quốc Toản CNTT1 Võ Nhật Huy CNTT1 7.5 hthoa@cofer.edu.vn Trang • Sắp xếp nhanh: ➢ Click chuột vào trường muốn xếp ➢ Click vào nút Sort Ascending để xếp tăng dần ➢ Click vào nút Sort Descending để xếp giảm dần hthoa@cofer.edu.vn Trang • Sắp xếp theo nội dung nhiều cột: ➢ Click chuột vào ô bảng CSDL bơi đen dịng cần xếp ➢ Thực lệnh [Menu] Data/Sort , hộp thoại sau xuất hiện: hthoa@cofer.edu.vn Trang • Sắp xếp theo nội dung nhiều cột: ➢ Sort by: Click chọn tên trường cần xếp ➢ Sort on: Click chọn giá trị trường cần xếp ➢ Order: Thứ tự ưu tiên trường ➢ Nếu liệu bị trùng xếp tiếp ✓ Add level: thêm cấp ✓ Then by: chọn Field làm khóa xếp ✓ Copy level: chép cấp xếp ✓ Delete level: xóa cấp xếp hthoa@cofer.edu.vn Trang • Sắp xếp theo nội dung nhiều cột: ➢ My data has Header: ✓ Chọn xếp theo liệu cột ✓ Khơng chọn xếp theo tên cột ➢ Options: giúp thêm tùy chọn sau: ✓ Case sensitive: phân biệt chữ hoa chữ thường ✓ Sort top to bottom: xếp từ xuống ✓ Sort left to right: xếp từ trái qua phải hthoa@cofer.edu.vn Trang • Các yếu tố để lọc liệu: Để thực lọc liệu phải xác định yếu tố bảng tính: 1.Vùng liệu: Chứa tồn liệu cần xử lý kể dòng tiêu đề 2.Vùng tiêu chuẩn: Chứa tiêu chuẩn (là điều kiện mà ghi phải thoả mãn) Vùng tiêu chuẩn gồm tối thiểu hàng Hàng đầu chứa tiêu đề vùng tiêu chuẩn Các hàng thứ trở tiêu chuẩn CSDL hthoa@cofer.edu.vn Trang 10 • Lọc nâng cao Mục Action bao gồm : ➢ Filter the list, in-place: Click chọn muốn kết lọc danh sách hiển thị vị trí CSDL ➢ Copy to another location: Click chọn muốn kết lọc hiển thị vùng khác bảng tính hthoa@cofer.edu.vn Trang 16 • Lọc nâng cao: ➢ List range: Địa vùng chứa CSDL ➢ Criteria Range: Địa vùng tiêu chuẩn ➢ Copy to: Địa vùng chứa bảng liệu kết lọc Ta tự gõ địa vào mục đưa chuột trỏ vào ô cần lấy địa dùng chuột kéo rê vùng địa cần điền ngồi bảng tính ➢ Unique Records Only: Click chọn muốn ghi số ghi trùng hthoa@cofer.edu.vn Trang 17 • Lọc nâng cao: hthoa@cofer.edu.vn Trang 18 • Lọc nâng cao: hthoa@cofer.edu.vn Trang 19 Hàm DSUM • Cú pháp: DSUM(database, field, criteria) • Chức năng: Tính tổng giá trị trường "field" bảng CSDL (database) thoả mãn điều kiện vùng tiêu chuẩn (criteria) • VD: Tính tổng TỔNG ĐIỂM học sinh có điểm tốn >=6 văn >5 =DSUM(B4:I14,6,K4:L5) =DSUM(B4:I14,“TỔNG ĐIỂM”,K4:L5) =DSUM(B4:I14,G4,K4:L5) hthoa@cofer.edu.vn Trang 20 Hàm DAVERAGE • Cú pháp: DAVERAGE(database, field, criteria) • Chức năng: Tính trung bình cộng số trường "field" bảng CSDL (database) thoả mãn điều kiện vùng tiêu chuẩn (criteria) • VD: Tính điểm trung bình TỔNG ĐIỂM học sinh có điểm tốn >=6 văn >5 =DAVERAGE(B4:I14,6,K4:L5) =DAVERAGE(B4:I14,“TỔNG ĐIỂM”,K4:L5) =DAVERAGE(B4:I14,G4,K4:L5) hthoa@cofer.edu.vn Trang 21 Hàm DCOUNT • Cú pháp: DCOUNT(database, field, criteria) • Chức năng: Đếm số lượng ghi chứa giá trị số trường "field" bảng CSDL thoả mãn điều kiện vùng tiêu chuẩn • VD: Đếm số học sinh có điểm tốn >=6 văn >5 =DCOUNT(B4:I14,6,K4:L5) =DCOUNT(B4:I14,“TỔNG ĐIỂM”,K4:L5) =DCOUNT(B4:I14,G4,K4:L5) hthoa@cofer.edu.vn Trang 22 Hàm DMAX • Cú pháp: DMAX(database, field, criteria) • Chức năng: Hàm trả giá trị lớn trường "field" bảng CSDL thoả mãn điều kiện vùng tiêu chuẩn • VD: Tìm TỔNG ĐIỂM cao học sinh có điểm tốn >=6 văn >5 =DMAX(B4:I14,6,K4:L5) =DMAX(B4:I14,“TỔNG ĐIỂM”,K4:L5) =DMAX(B4:I14,G4,K4:L5) hthoa@cofer.edu.vn Trang 23 Hàm DMIN • Cú pháp: DMIN(database, field, criteria) • Chức năng: Hàm trả giá trị nhỏ trường "field" bảng CSDL thoả mãn điều kiện vùng tiêu chuẩn • VD: Tìm TỔNG ĐIỂM nhỏ học sinh có điểm toán >=6 văn >5 =DMAX(B4:I14,6,K4:L5) =DMAX(B4:I14,“TỔNG ĐIỂM”,K4:L5) =DMAX(B4:I14,G4,K4:L5) hthoa@cofer.edu.vn Trang 24 Hàm DGET • Cú pháp: DGET(database, field, criteria) • Chức năng: Hàm trả giá trị tìm trường "field" bảng CSDL thoả mãn điều kiện vùng tiêu chuẩn hthoa@cofer.edu.vn Trang 25 Subtotal chức cho phép người sử dụng tổng hợp số liệu theo nhóm Ví dụ: Cho bảng liệu sau: hthoa@cofer.edu.vn Trang 26 Để tổng hợp liệu bảng lại theo Lớp, đồng thời tính xem tổng số học bổng lớp nhận bao nhiêu, ta thực bước sau: • Sắp xếp trường muốn nhóm lại theo chiều tăng (hoặc giảm) giá trị cột cần nhóm lại mà giống phải nằm kề Ở ta phải xếp lại trường Lớp • Bơi đen CSDL muốn tổng hợp • Thực lệnh [menu] Data/Subtotal…, hộp hội thoại Subtotal xuất sau: hthoa@cofer.edu.vn Trang 27 • At Each Change in: chọn trường cần tạo nhóm tổng hợp • Use Function: Chọn hàm cần tính tốn/thống kê • Add Subtotal to: Chọn trường cần tính tốn/thống kê • Click chọn vào Replace current subtotals để thay bảng tổng hợp có trước hthoa@cofer.edu.vn Trang 28 • Page break between groups muốn nhóm tính tốn/ thống kê nằm trang • Summary below data để đưa dịng tính tốn/thống kê vào phía ghi • Kết có dạng sau: • Nếu muốn huỷ tính Subtotal thực lệnh [Menu] Data/ Subtotal , -> Remove All hthoa@cofer.edu.vn Trang 29 Mọi chi tiết xin vui lòng liên hệ: ThS Hồng Thanh Hịa Email: hthoa@cofer.edu.vn Website: https://sites.google.com/site/thanhhoakhcb/ Di động: 0396935167 ... điểm trung bình TỔNG ĐIỂM học sinh có điểm tốn >=6 văn >5 =DAVERAGE(B4:I14,6,K4:L5) =DAVERAGE(B4:I14,“TỔNG ĐIỂM”,K4:L5) =DAVERAGE(B4:I14,G4,K4:L5) hthoa@cofer.edu.vn Trang 21 Hàm DCOUNT • Cú pháp:... tiêu chuẩn (criteria) • VD: Tính tổng TỔNG ĐIỂM học sinh có điểm tốn >=6 văn >5 =DSUM(B4:I14,6,K4:L5) =DSUM(B4:I14,“TỔNG ĐIỂM”,K4:L5) =DSUM(B4:I14,G4,K4:L5) hthoa@cofer.edu.vn Trang 20 Hàm DAVERAGE... Ví dụ: Field name Record STT Họ tên Lớp Điểm Nguyễn Thụy Anh CNTT1 Hoàng Nhật Nam CNTT1 Nguyễn Quốc Toản CNTT1 Võ Nhật Huy CNTT1 7.5 hthoa@cofer.edu.vn Trang • Sắp xếp nhanh: ➢ Click chuột vào