Bài giảng Tổ chức sự kiện - Chương 3: Lựa chọn thời điểm và quản lý thời gian cung cấp các kiến thức giúp người học có thể đưa ra quyết định lựa chọn thời điểm cụ thể để tổ chức sự kiện, phác thảo hành trình công việc, quản lý thời gian hiệu quả trong tổ chức sự kiện. Mời các bạn cùng tham khảo.
Chương 3: Lựa chọn thời điểm quản lý thời gian Mục tiêu học tập • Quyết định lựa chọn thời điểm cụ thể để tổ chức kiện • Phác thảo hành trình cơng việc • Quản lý thời gian hiệu tổ chức kiện Lựa chọn thời điểm tổ chức kiện Những yếu tố ảnh hưởng đến việc lựa chọn • Lựa chọn thời gian năm • Lựa chọn thời gian tuần • Lựa chọn thời gian ngày Lựa chọn thời điểm • Căn chu kỳ thời tiết • Căn khả có mặt khách mời • Căn tính mùa vụ sản phẩm • Tính tốn đến khả trùng lắp với kiện khác • Ngồi cịn vào loại kiện thành phần tham gia, tiềm lực nhà cung cấp,… Lựa chọn thời gian năm • Mùa khơ năm: mùa thu miền bắc, mùa khô miền nam thích hợp với nhiều kiện đặc biệt kiện ngồi trời • Mùa lễ hội: làm giảm khả phục vụ dịch vụ đồng thời giảm khả thu hút khách tới kiện • Mùa tiêu dùng: thường lưu ý kiện giới thiệu sản phẩm, hội chợ, triển lãm • Các dịp lễ tết đặc biệt: thích hợp với kiện đặc biệt cho công chúng, kiện khuyến khích, • Đợt bùng phát dịch bệnh: khơng nên tổ chức kiện thời điểm có dịch bệnh Lựa chọn thời gian tuần Lựa chọn ngày tuần phụ thuộc vào loại kiện khách tham dự Ngày thường tuần: thích hợp với họp, kiện đồn thể, hội thảo hội nghị, chương trình động viên khuyến khích, kiện cần n tĩnh sơi động kiện mà khách mời không người thân Ngày cuối tuần: thích hợp với kiện đặc biệt, kiện gây quỹ, kiện đồn thể kiện khách mời người thân Ngày thứ đầu tuần: thường lựa chọn để tổ chức kiện Lựa chọn thời gian ngày • Thời gia ngày thường tác động tới trạng thái tâm lý phong cách khách tham dự ảnh hưởng tới bầu khơng khí kiện • Lựa chọn thời điểm ngày phải quan tâm tới số lượng, vị trí khoảng cách khách từ nơi nghỉ đến nơi diễn kiện để tạo điều kiện thuận lợi cho khách tới tham gia kiện • Một số vấn đề lựa chọn thời gian ngày: • Sự kiện tổ chức vào ban ngày hay buổi tối? • Sự kiện khai mạc, bế mạc lúc giờ? • Sử dụng trang phục thơng thường hay lịch sự? • Khách mời có thời gian thay đổi trang phục hay khơng? • Các tình nguyện viên có đủ thời gian rời nơi làm việc chuẩn bị thứ trước khách đến khơng? • Tính đến yếu tố ngoại cảnh khác: tình trạng thời tiết, tình trạng giao thơng, thói quen sinh hoạt,… Quản lý thời gian • Vịng đời kiện • Thiết lập bảng nội dung công việc • Theo dõi làm chủ mấu chốt vòng đời kiện • Đảm bảo tiến độ Quản lý thời gian hiệu Ngày bắt đầu kết thúc 1/1 Thức ăn đồ uống Loại hình kiện Lựa chọn địa điểm Đi lại Hợp đồng Giải trí 15/1 1/2 15/2 1/3 15/3 1/4 15/4 ... • Quyết định lựa chọn thời điểm cụ thể để tổ chức kiện • Phác thảo hành trình cơng việc • Quản lý thời gian hiệu tổ chức kiện Lựa chọn thời điểm tổ chức kiện Những yếu tố ảnh hưởng đến việc lựa... vấn đề lựa chọn thời gian ngày: • Sự kiện tổ chức vào ban ngày hay buổi tối? • Sự kiện khai mạc, bế mạc lúc giờ? • Sử dụng trang phục thơng thường hay lịch sự? • Khách mời có thời gian thay đổi... phẩm, hội chợ, triển lãm • Các dịp lễ tết đặc biệt: thích hợp với kiện đặc biệt cho công chúng, kiện khuyến khích, • Đợt bùng phát dịch bệnh: khơng nên tổ chức kiện thời điểm có dịch bệnh Lựa