MỘT SỐ BIỆN PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG TẠI CÔNG TY TNHH TẤN CƯỜNG

Chuyên đề tốt nghiệp GVHD: PGS-TS Ngô Thế Chi một số biện pháp nhằm hoàn thiện công tác kế toán tiền lơng và các khoản trích theo lơng tại công ty tnhh tấn cờng 3.1) Nhận xét khái quát về công tác kế toán tiền lơng và các khoản trích theo lơng tại Công ty TNHH Tấn Cờng. 3.1.1) Những u điểm: Công ty TNHH Tấn Cờng là một DN t nhân, có đầy đủ t cách pháp nhân, đã đứng vững và trởng thành trong cuộc cạnh tranh đầy khốc liệt của nền kinh tế thị trờng. Đợc hình thành cách đây không lâu nhng sản phẩm của công ty luôn đợc bạn hàng đánh giá cao về chất lợng, uy tín và giá cả. Doanh thu năm sau luôn cao hơn năm trớc, thu nhập bình quân hàng tháng ngày càng cao so với mặt bằng thu nhập cảu dân c, đồng thời Công ty còn tạo ra công ăn việc làm cho hàng trăm con ngời với một mức sống đảm bảo. Để có đợc kết quả trên, phần lớn là nhờ vào sự ăn khớp nhịp nhàng của cả hệ thống, trong đó Giám đốc là ngời có năng lực điều hành quản lý, còn ngời lao động thực hiện tốt chức năng, nhiệm vụ, công việc của mình, thêm vào đó là sự việc tính toán CPSX hợp lý để giảm giá thành sản phẩm cũng là đòi hỏi từ 2 phía: Khách hàng và Công ty. Đối với Công ty, giảm giá thành đồng nghĩa với giảm giá bán và sẽ cạnh tranh đợc với công ty khác, giảm thiểu CPSX, trong đó có chi phí về lao động sống, nghĩa là bố trí, sắp xếp lao động phù hợp với năng lực. Tính toán và trả lơng cho ngời lao động thoả đáng với công sức mà họ bỏ ra, từ đó mang lại hiệu quả kinh tế cao cho Công ty. Công ty xây dựng mức đơn giá tiền lơng khoa học, hợp lý vừa thể hiện đợc số lơng phải trả CNV, vừa giúp Công ty xem xét đánh giá mức độ tiết kiệm chi phí lao động, từ đó có những quyết định phù hợp, kịp thời. Công tác quản lý lao động tại Công ty rất chặt chẽ và hợp lý, Công ty theo dõi thời gian làm việc của CNV qua Bảng chấm công, ngày 25 của tháng Phòng Tổ chức hành chính sẽ tổng hợp ngày công lao động của toàn Công ty trên sổ theo dõi ngày công lao động. Đây là căn cứ chi trả lơng thời gian và lơng sản phẩm cho ngời lao động. Rõ Sv: Nguyễn Thị Huế, K37 - 21.18 -1- Chuyên đề tốt nghiệp GVHD: PGS-TS Ngô Thế Chi ràng để trả lơng cho ngời lao động vừa đầy đủ, vừa công bằng thì không thể không coi trọng việc quản lý lao động, Công ty đã thực hiện tốt vấn đề này - đó là điều đáng mừng cho Công ty. Hình thức trả lơng theo sản phẩm cho công nhân trựctiếp sản xuất là hoàn toàn phù hợp với yêu cầu làm theo khả năng, h ởng theo năng lực của một xã hội hiện đại. Công ty không hạn chế một mức lơng tối đa cho ngời lao động, mà mức lơng cao hay thấp là phụ thuộc vào kết quả lao động nhiều hay ít của họ. Chính vì vậy, động lực kinh tế thúc đẩy khiến ngời lao động làm việc hăng say, không ngừng nâng cao năng suất lao động, có những sáng kiến mới làm lợi cho công ty. Còn đối với lao động gián tiếp và lao động quản lý thì trả lơng theo thời gian dựa vào lơng sản phảm bình quân ngày công của công nhân sản xuất, số ngày công lao động thực tế và hệ số lơng đợc h- ởng. Việc trả lơng chia làm 2 lần đáp ứng nhu cầu sinh hoạt hàng ngày của ngời lao động. Bộ máy kế toán của Công ty đơn giản, gọn nhẹ và làm việc có hiệu quả, thực hiện các phần hành kế toán đầy đủ, thu thập, xử lý, cung cấp thông tin kịp thời cho lãnh đạo công ty. Nhìn chung, tổ chức công tác kế toán tiền lơng và các khoản trích theo lơng ở Công ty tơng đối nề nếp, quy củ. Công ty cần phát huy hơn nữa các u điểm. Tuy nhiên bên cạnh đó nhợc điểm cũng vẫn còn mà công ty không thể bỏ qua. 3.1.2) Những nh ợc điểm: Thứ nhất, Công ty có đề ra chế độ khen thởng cũng nh sử dụng quỹ khen thởng, nhng thực tế quỹ này không đợc sử dụng thờng xuyên. Tiền thởng thực chất là khoản tiền lơng nhằm quán triệt đầy đủ hơn nguyên tắc phân phối theo lao động. Đây là khoản thu nhập thêm nhằm khuyến khích ngời lao động trong SXKD. Vì vậy công ty cần phải có biện pháp khắc phục hơn nữa việc sử dụng quỹ này để khuyến khích ngời lao động làm việc hăng say hơn. Thứ hai, Công ty vẫn cha thực hiện việc trích tiền lơng nghỉ phép cho cán bộ CNV. Tiền lơng nghỉ phép của cán bộ CNV của công ty phát sinh tháng nào thì đợc tính hết vào chi phí của tháng đó, vì thế dẫn đến việc tính giá thành không chính xác, gây biến động lớn và ảnh hởng đến kết quả SXKD của Công ty. Sv: Nguyễn Thị Huế, K37 - 21.18 -2- Chuyên đề tốt nghiệp GVHD: PGS-TS Ngô Thế Chi Thứ ba, việc theo dõi kết quả lao động của công nhân đợc thể hiện ở Bảng ghi năng suất lao động của cá nhân. Nhợc điểm của bảng này là chỉ ghi đơn thuần về mặt số lợng mà không có sự xác nhận về mặt chất lợng và thiếu thông tin nh đơn giá, thành tiền để từng tổ hay cá nhân có thể thấy ngay giá trị kết quả lao động của mình. Thứ t , việc bố trí thời gian lao động ở Công ty. Xem Bảng chấm công ta vẫn thấy Công ty huy động công nhân làm việc cả ngày chủ nhật ở một số tổ. Nguyên nhân là do để đảm bảo thực hiện đúng hợp đồng cung cấp sản phẩm cho khách hàng. Việc huy động công nhân làm thêm ảnh hởng đến thời gian nghỉ ngơi của ngời lao động và do đó ảnh hởng đến sức khoẻ của họ. Mặt khác, tiền công thanh toán cho các ngày làm thêm cao gấp 2 lần tiền công thanh toán cho họ những ngày lao động bình thờng. Điều này dẫn đến làm tăng chi phí nhân công, tăng giá thành sản phẩm và làm giảm lợi nhuận của công ty. Nh vậy, trong điều kiện bình thừơng công ty không nên huy động công nhân làm thêm. Thứ năm, đối với nghiệp vụ thanh toán BHXH cho cán bộ CNV của Công ty: Khi công ty nộp Bảng thanh toán BHXH lên BHXH Quận, và đợc BHXH Quận thanh toán cho công ty theo đúng số tiền phải trả, kế toán tiền lơng nhận tiền về đề nghị thủ quỹ viết phiếu thu và nhập quỹ tiền mặt. Sau đó thủ quỹ sẽ chi trả tiền BHXH cho CNV, ở đây kế toán không sử dụng đến tài khoản 3383 - BHXH để phản ánh số tiền phải trả BHXH cho CNV, số tiền đã trả BHXH và số tiền BHXH còn phải trả CNV. Ngợc lại, kế toán tiền lơng lại lấy tài khoản 334 - Phải trả CNV để phản ánh tình hình thanh toán BHXH cho CNV. Sổ cái TK334 có khối lợng nghiệp vụ nhiều mà còn phải theo dõi cả việc thanh toán BHXH, trong khi công ty có mở Sổ cái TK 3383 lại chỉ để theo dõi việc trích BHXH và nộp BHXH thôi. Điều này cho thấy công tác quản lý thanh toán các khoản BHXH cho CNV của Công ty cha khoa học, hợp lý. Để treo các khoản BHXH phải trả CNV trên TK334 sẽ khó khăn cho việc quản lý, kiểm tra, giám sát các khoản đó. Kế toán tiền lơng và BHXH ở Công ty định khoản nghiệp vụ trên nh sau: - Nộp Bảng thanh toán BHXH cho BHXH Quận, kế toán ghi: Nợ TK 138 phải thu khác Có TK 334 phải trả CNV Sv: Nguyễn Thị Huế, K37 - 21.18 -3- Chuyên đề tốt nghiệp GVHD: PGS-TS Ngô Thế Chi Khoản BHXH phải thanh toán cho CNV chính là khoản phải thu từ BHXH Quận - Nhận tiền mặt từ BHXH Quận về nhạp quỹ của Công ty, kế toán ghi: Nợ TK 111 tiền mặt Có TK 138 phải thu khác - Thanh toán, chi trả BHXH cho CNV bằng tiền mặt, kế toán ghi: Nợ TK 334 phải trả CNV Có TK 111 tiền mặt Thứ sáu, Nh phần thực tế đã trình bày, tuy lao động gián tiếp và lao động quản lý đều hởng lơng theo thời gian, song việc tính lơng thời gian cho 2 loại lao động này lại không giống nhau, cụ thể: Lơng thời gian của lao động gián tiếp = Lơng bquân tháng của công nhân sx x Số ngày lao động thực tế x Hệ số l- ơng đ- ợc h- ởng Số ngày trong tháng và Lơng thời gian của lao động quản lý = Lơng bquân tháng của công nhân sx x Số ngày lao động thực tế x Hệ số l- ơng đ- ợc h- ởng Số ngày lao động theo chế độ Việc phân chia 2 cách tính lơng nh trên là cha phù hợp với Bộ Luật lao động của Nhà nớc quy định, vì Luật lao động quy định chung cho mọi lao động (không phân biệt lao động quản lý hay lao động gián tiếp) phải đảm bảo làm việc 26 hoặc 27 ngày công/tháng chứ không có lao động nào phải lao động 30 hoặc 31 ngày công/tháng. Vấn đề này đề nghị Công ty xem xét lại quy định để áp dụng cho phù hợp hơn. 3.2) Một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác kế toán tiền lơng và các khoản trích theo lơng tại Công ty TNHH Tấn Cờng. Những hạn chế nêu trên phần nào đã gây trở ngại cho công tác kế toán tiền lơng và các khoản trích theo lơng của Công ty cha phát huy hết vai trò, tác dụng của nó là công cụ phục vụ quản lý kinh tế. Vì vậy, trong phạm vi nghiên cứu đề tài này, em xin mạnh dạn nêu ra một số phơng hớng, biện pháp khắc phục những hạn chế đó. Mong rằng đề xuất sau là những gợi ý để công ty xem xét trong thời gian tới. ý kiến 1 : Vấn đề thởng - phạt. Sv: Nguyễn Thị Huế, K37 - 21.18 -4- Chuyên đề tốt nghiệp GVHD: PGS-TS Ngô Thế Chi Tuy Công ty có đề ra chế độ khen thởng và cũng sử dụng chúng, nhng trên thực tế quỹ này không đợc sử dụng thờng xuyên. Hơn nữa, quỹ tiền thởng của Công ty lại lại đợc trích từ quỹ tiền lơng dới hình thức bổ sung thu nhập cho CNV là cha hợp lý. Để tiền lơng thực hiện đúng chức năng của nó, để công việc SXKD có hiệu quả, để khuyến khích tinh thần lao động thì công ty nên quan tâm hơn đến vấn đề tiền thởng. - Về việc trích quỹ tiền thởng: Theo nh cơ chế tài chính hiện hành, việc trích lập quỹ khen thởng nằm trong kế hoạch phân phối lợi nhuận của DN. Lợi nhuận của DN sau khi đã nộp thuế thu nhập DN, nộp tiền thu về sử dụng vốn ngân sách nhà nớc, trừ các khoản tiền phạt do vi phạm pháp luật thuộc trách nhiệm của DN, trích lập quỹ dự phòng tài chính, quỹ đầu t phát triển, quỹ dự phòng trợ cấp mất việc làm, phần còn lại để lập quỹ khen thởng phúc lợi. Khi tạm trích quỹ khen thởng, phúc lợi, kế toán ghi: Nợ TK 421: Lợi nhuân cha phân phối. Có TK 431: Quỹ khen thởng phúc lợi. - Về việc sử dụng quỹ khen thởng: Công ty sử dụng quỹ này để thởng thi đua vào dịp cuối mỗi năm, thởng sáng kiến, thởng chế tạo sản phẩm mới, thởng điển hình, Khi tính tiền thởng cho CNV từ quỹ này, kế toán ghi: Nợ TK 431: Quỹ khen thởng phúc lợi. Có TK 334: Phải trả CNV. Khi thanh toán tiền thởng cho CNV, kế toán ghi: Nợ TK 334: Phải trả CNV. Có TK 111: Tiền mặt. Có TK 112: Tiền gửi ngân hàng. Bên cạnh việc thởng định kỳ từ quỹ khen thởng, công ty cần tiến hành thởng thờng xuyên cho CNV trong hoạt động SXKD nh thởng tiết kiệm vật t, thởng do nâng cao chất lợng sản phẩm, thởng do tăng năng suất lao động tính vào chi phí SXKD của công ty. Việc hạch toán đợc tiến hành nh sau: Nợ TK 622: Chi phí nhân công trực tiếp. Nợ TK 6271: Chi phí sản xuất chung. Nợ TK 6411: Chi phí bán hàng. Nợ TK 6421: Chi phí quản lý doanh nghiệp. Sv: Nguyễn Thị Huế, K37 - 21.18 -5- Chuyên đề tốt nghiệp GVHD: PGS-TS Ngô Thế Chi Có TK 334: Phải trả CNV. Song song với chế độ tiền thởng là hình thức phạt nếu công nhân vi phạm định mức cho phép. Song tất cả các hình thức thởng phạt này đều phải đợc quy định rõ ràng với định mức, nội dung cụ thể. Công ty cần có chế độ thởng phạt nghiêm minh giúp quản lý lao động chặt chẽ hơn và nâng cao trách nhiệm ngời lao động trong công việc. ý kiến 2 : Trích trớc tiền lơng nghỉ phép theo kế hoạch. Đối với công nhân trực tiếp sản xuất của Công ty, tuy việc bố trí các ngày nghỉ phép không thể đều đặn giữa các tháng trong năm, nhng công ty không có trích trớc khoản tiền lơng nghỉ phép hàng năm của đối tợng này, nên khi công nhân trực tiếp sản xuất nghỉ phép với số lợng đông đã ít nhiều ảnh hởng đến CPSX và giá thành sản phẩm trong kỳ. Để tránh đợc sự biến động của giá thành sản phẩm, công ty có thể trích trớc tiền l- ơng công nhân nghỉ phép tính vào CPSX coi nh một khoản chi phí phải trả. Cách tính nh sau: Mức trích tr- ớc tiền lơng tháng kế hoạch = Tiền lơng cơ bản thực tế phải trả công nhân trực tiếp sx x Tỷ lệ trích trớc Trong đó: Tỷ lệ trích trớc = Tổng số lơng phép kế hoạch năm của công nhân trực tiếp sx x 100% Tổng số lơng cơ bản kế hoạch năm của công nhân trực tiếp sx Tài khoản sử dụng: TK 335 - Chi phí phải trả . Tài khoản này dùng để phản ánh các khoản đợc ghi nhận là chi phí trong kỳ nhng thực tế cha phát sinh. - Hàng tháng, khi trích trớc tiền lơng nghỉ phép của công nhân trực tiếp sản xuất, kế toán ghi: Nợ TK 622: Chi phí nhân công trực tiếp. Có TK 335: Chi phí phải trả. - Số tiền lơng công nhân nghỉ phép thực tế phải trả, kế toán ghi: Nợ TK 335: Chi phí phải trả. Có TK 334: Phải trả CNV. Sv: Nguyễn Thị Huế, K37 - 21.18 -6- Chuyên đề tốt nghiệp GVHD: PGS-TS Ngô Thế Chi ý kiến 3: Hiện tại, để theo dõi kết quả lao động của công nhân, công ty sử dụng Bảng ghi năng suất lao động của công nhân. Bảng này có nhợc điểm là chỉ ghi đơn thuần về mặt số lợng, không có sự xác nhận về mặt chất lợng và thiếu những thông tin nh đơn giá, thành tiền để từng bộ phận hay cá nhân có thể thấy ngày kết quả làm việc của mình. Để khắc phục nhợc điểm này, Công ty nên sử dụng phiếu xác nhận sản phẩm hoặc công việc hoàn thành, thống nhất sử dụng nó cho các công nhân ở tất cả các bộ phận, cả phân xởng trực tiếp sản xuất và gián tiếp, hợp đồng, . Phiếu xác nhận sản phẩm hoặc công việc hoàn thành là chứng từ xác nhận số sản phẩm hoặc công việc hoàn thành của đơn vị hay cá nhân ngời lao động, và cho thấy ngay giá trị kết quả lao động, làm cơ sở để lập Bảng thanh toán lơng hoặc tiền công cho ngời lao động. Phiếu này do ngời giao việc lập thành 2 liên: 1 liên chuyển đến kế toán tiền lơng để làm thủ tục thanh toán cho ngời lao động, trớc khi chuyển đến kế toán tiền lơng phải có đầy đủ các chữ ký của ngời giao việc, ngời nhận việc, ngời kiểm tra chất lợng và ngời duyệt (ghi rõ họ tên). Mẫu nh sau: Đơn vị: Mẫu số 06 - LĐ tiền lơng Bộ phận: Ban hành kèm theo Quyết định số Ngày tháng . năm 1141/TC - QĐ/CĐKTTC Số: . phiếu xác nhận sản phẩm hoặc công việc hoàn thành Ngày tháng năm . Tên đơn vị: . Theo hợp đồng số: . ngày . tháng . năm St t Tên sản phẩm (công việc) Đơn vị tính Số lợng Đơn giá Thành tiền Ghi chú Sv: Nguyễn Thị Huế, K37 - 21.18 -7- Chuyên đề tốt nghiệp GVHD: PGS-TS Ngô Thế Chi A B C 1 2 3 4 Cộng Tổng số tiền (viết bằng chữ): . Ngời giao việc Ngời nhận việc Ngời ktra chất lợng Ngời duyệt ý kiến 4: Đối với nghiệp vụ thanh toán BHXH cho CNV Công ty không nên sử dụng TK 334 để phản ánh tình hình theo dõi thanh toán BHXH cho cán bộ CNV, vì trong TK đó đã có quá nhiều nghiệp vụ cần theo dõi. Đa nghiệp vụ này chuyển sang TH 3383 - BHXH là khoa học và hợp lý nhất. Lúc này cơ cấu của TK 3383 nh sau: TK 3383 - BHXH - Số đã nộp BHXH cho BHXH Quận. - Số đã thanh toán BHXH cho cán bộ CNV. - Số trích BHXH hàng tháng. - Số phải thanh toán BHXH cho cán bộ CNV. - Số còn cha nộp BHXH cho BHXH Quân. - Số BHXH cha thanh toán hết cho cán bộ CNV. Và theo đó, kế toán sẽ định khoản nghiệp vụ kế toán này nh sau: - Căn cứ vào phiếu thu do BHXH Quận chi trả tiền BHXH cho cán bộ CNV, kế toán định khoản nh sau: Nợ TK 111 (1111): Tiền mặt. Có TK 338 (3383): BHXH. - Căn cứ vào phiếu chi tiền mặt về việc trả trợ cấp BHXH cho cán bộ CNV, kế toán ghi sổ theo định khoản: Nợ TK 338: Phải trả khác. Có TK 111: Tiền mặt. Sv: Nguyễn Thị Huế, K37 - 21.18 -8- Chuyên đề tốt nghiệp GVHD: PGS-TS Ngô Thế Chi ý kiến 5: Đối với việc tính lơng thời gian cho lao động quản lý và lao động gián tiếp, theo em Công ty nên áp dụng một phơng pháp tính chung cho 2 loại lao động, đặc biệt Công ty nên nghiên cứu xem xét lại quy định để áp dụng thích hợp, vừa đảm bảo thực hiện đúng chính sách của Nhà nớc, vừa khuyến khích ngời lao động làm việc kết luận Qua lý thuyết và thực tế về tiền lơng và công tác kế toán tiền lơng và các khoản trích theo lơng, em thấy rằng với các DN, kế toán tiền lơng là một phần hành rất quan trọng trong công tác hạch toán CPSX, có ảnh hởng rất lớn đến hoạt động SXKD của DN. Tuy nhiên, việc hình thành và vận dụng chế độ hạch toán tiền lơng để đảm bảo quyền lợi cho cán bộ CNV là công việc rất khó khăn bởi nó bị chi phối của nhiều yếu tố. Sv: Nguyễn Thị Huế, K37 - 21.18 -9- Chuyên đề tốt nghiệp GVHD: PGS-TS Ngô Thế Chi Công ty TNHH Tấn Cờng thực hiện việc hạch toán tiền lơng và các khoản trích theo lơng sao cho có hiệu quả tốt nhất. Tuy nhiên, nh đã biết tiền lơng phụ thuộc vào nhiều yếu tố khác nhau, các yếu tố này không cố định, vì thế chế độ tiền lơng không thể phù hợp với tất cả các đối tợng, các yếu tố, các giai đoạn. Công tác tổ chức kế toán tiền lơng và các khoản trích theo lơng của công ty cũng không thể tránh khỏi những điều cha hợp lý, vì vậy công tác này luôn đợc chú ý điều chỉnh, hoàn thiện và tìm ra những hớng tốt. Chuyên đề này của em là kết quả của việc tìm hiểu chế độ lao động, tiền lơng trong thời gian thực tập tại Công ty. Do trình độ và thời gian có hạn nên việc thực hiện đề tài không thể tránh khỏi những thiếu sót. Em rất mong sự chỉ bảo của các thầy cô trong khoa, các cô chú phòng kế toán của Công ty để em có thêm hiểu biết và đề tài thêm hoàn thiện hơn. Trong quá trình thực hiện đề tài, em đã nhận đợc sự giúp đỡ chỉ bảo tận tình của nhiều ngời có liên quan để hoàn thành chuyên đề của mình. Em xin gửi lời cảm ơn sâu sắc tới thầy giáo hớng dẫn PGS - TS. Ngô Thế Chi, cùng các thầy cô trong khoa, đồng cảm ơn các cô, chú phòng kế toán của Công ty TNHH Tấn Cờng./ Hà Nội, tháng 4 năm 2003 Sinh viên thực hiện Nguyễn Thị Huế tài liệu tham khảo 1. Hệ thống kế toán doanh nghiệp. - Hớng dẫn về chứng từ kế toán. - Hớng dẫn về sổ kế toán. 2. 162 Sơ đồ kế toán doanh nghiệp, NXB Thống Kê Hà Nội, 2001. Sv: Nguyễn Thị Huế, K37 - 21.18 -10- [...]...Chuyên đề tốt nghiệp GVHD: PGS-TS Ngô Thế Chi 3 Kế toán tài chính, NXB Tài chính 2001 - Học viện tài chính - Hà Nội 4 Lý thuyết và thực hành kế toán tài chính, NXB Tài chính 5 Hệ thống kế toán doanh nghiệp - Những văn bản pháp quy, NXB Tài chính 6 Một số sách báo, tạp chí khác Sv: Nguyễn Thị Huế, K37 - 21.18 -11- . Chi một số biện pháp nhằm hoàn thiện công tác kế toán tiền lơng và các khoản trích theo lơng tại công ty tnhh tấn cờng 3.1) Nhận xét khái quát về công tác. cho phù hợp hơn. 3.2) Một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác kế toán tiền lơng và các khoản trích theo lơng tại Công ty TNHH Tấn Cờng. Những hạn chế