THỰC TRẠNG KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY VẬT TƯ KỸ THUẬT XI MĂNG

Thực trạng kế toán bán hàng xác định kết bán hàng công ty vật t kỹ thuật xi măng 2.1 Đặc điểm tổ chức quản lý công ty vật t kỹ thuật xi măng 2.1.1 Quá trình hình thành phát triển công ty Công ty vât t kỹ thuật xi măng doanh nghiệp nhà nớc, thành viên Tổng công ty xi măng Việt Nam, vốn kinh doanh thuộc sở hữu Nhà nớc Công ty có t cách pháp nhân, hạch toán độc lập Tên giao dịch thức công ty: Công ty vật t kỹ thuật xi măng Add : 348 Giải Phóng - Phơng Liệt - Thanh Xuân - Hà Nội Tel : 8643660 máy lẻ 202 Fax : (84-4) 8642586 Sè TK : 10201-000001801-0-NHCT Hai Bµ Trng- Hµ Néi M· sè th : 0100105694 Tỉng CB.CNV 720 ngời khối kinh doanh 580 ngời khối vận tải 140 ngời Hoạt động chủ yếu kinh doanh xi măng Tiền thân Công ty Xí nghiệp vật t kỹ thuật xi măng ( Xí nghiệp VTKTXM ) trực thuộc Liên hiệp xí nghiệp xi măng - Bộ xây dựng Xí nghiệp đợc thành lập theo định số 203A/BXD-TCLĐ ngày 12 tháng 02 năm 1993 Bộ trởng Bộ xây dựng Ngày 30/9/1993, Bộ xây dựng định số 445/BXD- TCLĐ đổi tên xí nghiệp VTKTXM thành Công ty vật t kỹ thuật xi măng ( Công ty VTKTXM), lúc công ty có nhiệm vụ : + Quản lý nguồn vốn góp tham gia liên doanh nghiền sản xuất xi măng + Tổ chức bán lẻ xi măng địa bàn Hà Nội + Là lực lợng dự bị tăng cờng cung ứng xi măng cần thiết địa bàn Miền Bắc ( từ Vinh trở ) Ngày 10/7/1995, Chủ tịch HĐQT Tổng công ty XMVN đà định số 833/TCT-HĐQT, việc chuyển giao tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, tài sản lực lợng cán công nhân viên hai chi nhánh HN CTXM Bỉm Sơn công ty xi măng Hoàng Thạch cho công ty VTKTXM quản lý kể từ ngày 1/8/1995 với chức nhiệm vụ: +Tổ chức kinh doanh, lu thông tiêu thụ xi măng thị trờng HN +Làm Tổng đại lý tiêu thụ xi măng cho hai công ty xi măng Hoàng Thạch xi măng Bỉm Sơn +Các hoạt động tham gia liên doanh công ty đợc bàn giao lại cho thành viên khác Tổng công ty XMVN Ngày 23/5/1998 Chủ tịch HĐQT Tổng công ty xi măng VN đà định sau : +Quyết định số 605/XMVN-HĐQT việc chuyển giao tổ chức, chức nhiệm vụ, tài sản lực lợng CBCNV hai Trung tâm tiêu thụ xi măng phía bắc Sông Hồng sè C«ng ty VTKTXM cho C«ng ty vËt t vËn tải xi măng quản lý kể từ ngày 01/6/1998 +Quyết định số 606/XMVN-HĐQT việc chuyển giao tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, tài sản lực lợng CBCNV hai chi nhánh Hà Tây Hòa Bình công ty XMBS công ty VTKTXM quản lý từ ngày 01/6/1998 Đổi tên chi nhánh công ty XMBS thành chi nhánh công ty VTKTXM Chuyển phơng thức làm Tổng đại lý sang mô hình mua đứt bán đoạn Đến thời điểm này, địa bàn hoạt động công ty đà đợc mở rộng từ Hà Nội (phia Nam), Hà Tây Hòa Bình Ngày 21/3/2000 theo định số 97/XMVN-HĐQT Chủ tịch HĐQT-Tổng công ty XMVN việc chuyển giao tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, tài sản lực lợng CBCNV làm nhiệm vụ kinh doanh tiêu thụ xi măng công ty VTKTXM quản lý từ ngày 01/4/2000 bao gồm: Các chi nhánh Thái Nguyên, Phú Thọ, Vĩnh Phúc, Lào Cai hai trung tâm tiêu thụ xi măng phía Bắc Sông Hồng số công nhân công ty VTKTXM trớc chuyển sang Ngày 27/3/2002, định số 85/XMVN-HĐQT Chủ tịch HĐQTTổng công ty XMVN việc chuyển giao tổ chức, chức nhiệm vụ, tài sản lực lợngCBCNV hai Chi nhánh Công ty VTKTXM Hà Tây, Hòa Bình cho công ty xi măng Bỉm Sơn quản lý kể từ ngày 01/04/2002 Nh kể từ thành lập đến nay, Công ty VTKTXM đà trải qua nhiều biến động, thay đổi mô hình tổ chức, chức nhiêm vụ đà nhiều ảnh hởng đến trình sản xuất kinh doanh công ty Mặc dù Công ty nhanh chóng xếp ổn định tổ chức, với địa bàn hoạt động hầu hết tỉnh phía Bắc nh: Hà Nội, Hà Tây, Hòa Bình, Sơn La, Lai Châu, Vĩnh Phúc, Phú Thọ, Yên Bái, Thái Nguyên SXKD hiệu dảm bảo đời sống thu nhập cho CBCNV đơc thể qua số tiêu sau: Chỉ tiêu ĐVT Năm 2004 Năm 2005 Chênh lệch Tốc độ tăng(%) Năm 2005, diễn biến thị trờng phức tạp: ảnh hởng thời tiết, giá xăng dầu tăng caođặc biệt mức độ cạnh tranh gay gắt chủng loại, đối tác tham gia kinh doanh xi măng thị trờng Do vậy, dù cố gắng song sản lợng tiêu thụ xi măng công ty mức hoàn thành kế hoạch song thấp năm 2004 Dù doanh thu mức thấp song lợi nhuận sau thuế đà tăng cao so với 2004 chi phí bán hàng năm 2004 cao, cao gần 20 tỷ so với năm 2005 Trớc tình hình đó, năm 2006 công ty đà đề phơng hớng, biện pháp nhằm đạt mục tiêu kinh doanh, đảm bảo công ăn việc làm cho CBCNV: - Bám sát nhiệm vụ Tổng công ty giao, nắm nhu cầu thị trờng Luôn đảm bảo đủ chân hàng đáp ứng nhu cầu xi măng thị trờng giữ bình ổn giá xi măng địa bàn đợc phân công - Khắc phục mặt yếu kém, tồn năm 2005, nêu cao vai trò cán bộ, củng cố cửa hàng cải tiến phơng thức bán hàngđể tiêu thụ 2,2 triệu xi măng trở lên - Nhanh chóng ổn định hoạt động sản xuất xí nghiệp bao bì Vĩnh Tuy đảm bảo sản lợng theo kế hoạch, hạn chế lỗ tới mức thấp - Thực hành triệt để công tác tiết kiệm, tăng cờng công tác kiểm tra, giám sát 2.1.2 Đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh công ty * LÜnh vùc kinh doanh: - Tỉ chøc lu th«ng, kinh doanh tiêu thụ xi măng địa bàn : Hà Nội, Hà Tây, Hòa Bình, Vĩnh Phúc, Thái Nguyên, Phú Thọ, Lào Cai, Bắc Cạn, Sơn La, Lai Châu, Cao Bằng, Hà Giang, Tuyên Quang, Yên Bái Tổ chức hệ thống bán buôn mạng lới bán lẻ thông qua đại lý, cửa hàng - Thực mua xi măng từ nhà máy thuộc tổng công ty theo kế hoạch - Tổ chức kinh doanh tiêu thụ xi măng hiệu địa bàn theo kế hoạch - Tổ chức tốt công tác tiếp thị để bán hàng nắm bắt nhu cầu tiêu thụ xi măng tháng, quý năm địa bàn đợc giao phụ trách, lập kế hoạch nguồn hàng đúng, sát nhu cầu - Tổ chức hệ thống kho tàng đảm bảo đủ lợng hàng dự trữ hợp lý kinh doanh, đặc biệt vào mùa xây dựng - Tổ chức quản lý lực lợng, phơng tiện vận tải, bốc xếp đơn vị Khai thác sử dụng hiệu lực lợng vận tải để đa xi măng đến đầu mối giao thông, ga, cảng, đến chân công trình * Đặc điểm mặt hàng công ty: Mặt hàng kinh doanh chủ yếu công ty xi măng Hoàng Thạch, xi măng Bỉm Sơn, xi măng Bút Sơn, xi măng Hải Phòng, xi măng Tam Điệpvới chủng loại phong phú, có chất lợng cao, uy tín thị trờng nh: PC30, PC40,PCB30,PCB40 Trong đó, xi măng Hoàng Thạch chiếm tỷ trọng lớn khoảng 40%, xi măng Bút Sơn 25%, xi măng Bỉm Sơn 20%, xi măng Hải Phòng 10% loại xi măng khác Nh xi măng Hoàng Thạch đợc ngời tiêu dùng nớc tín nhiệm, thờng đợc sử dụng cho công trình trọng điểm nớc Do đó, công ty quan tâm trọng kinh doanh mặt hàng 2.1.3 Đặc điểm tổ chức quản lý sản xuất kinh doanh công ty Bộ máy công ty đơc thực hiên theo mô hình trực tuyến chức Mỗi đơn vị, phòng ban có chức nhiệm vụ riêng, nhng kết hợp chặt chẽ hài hòa cho mục tiêu chung công ty * Giám đốc công ty: Là ngời đứng đầu, HĐQT Tổng công ty bỉ nhiƯm, miƠn nhiƯm, khen thëng vµ kû lt theo đề nghị Tổng giám đốc Đồng thời ngời chịu trách nhiệm trớc Tổng công ty pháp luật toàn kết hoạt động kinh doanh công ty Giám đốc chịu trách nhiêm chung, trực tiếp đảm nhận lĩnh vực tổ chức nhân sự, tài kế toán quản trị văn phòng * Phó Giám đốc kinh doanh ( PGĐ kinh doanh ) : - Phơ tr¸ch c¸c nghiƯp vơ kinh doanh, lËp kÕ hoạch kinh doanh - Phụ trách hợp đồng kinh tÕ, kiĨm tra vµ kiƯn toµn vËt t hµng hãa, công tác nội chính, tra kiểm tra * Phó giám đốc phụ trách vận tải (PGĐ phụ trách vận tải ): - Phụ trách đơn vị vận tải hàng hóa phơng tiện vận chuyển hàng nội DN từ đầu nguồn - Làm công tác định mức khâu vận tải - Phụ trách công tác đào tạo, cải tiến kỹ thuật công tác đầu t, sửa chữa lớn Các phòng ban Công ty có chức nhiêm vụ chủ yếu sau: *Phòng Tổ chức lao động ( P.TCLĐ): + Xây dựng kế hoạch nhân sự, quy hoạch cán bộ, đào tạo nhận xét, đánh giá cán bộ; bổ nhiệm, miễn nhiệm cán bộ, đề xuất nâng cao bậc lơng, tham mu giải tranh chấp lao động tiền lơng Công ty + Tổ chức lao động hợp lý, thực chế độ sách ngời lao động nh nghØ phÐp, nghØ hëng chÕ ®é BHXH, theo dâi quyÕt toán thu, nộp BHXH, báo cáo tăng giảm BHXH Phòng Kinh tế kế hoạch (P.KTKH): - Xây dựng kế hoạch, giao kế hoạch cho phòng ban - Lập dự thảo hợp đồng kinh tế mua, bán xi măng; hợp đồng thuê phơng tiện vận tải; hợp đồng thuê kho dự trữ xi măng - Công tác xây dựng sửa chữa lớn Phòng Kế toán tài (P.KTTC): - Xây dựng đơn giá, chi phí lu thông, kế hoạch tài - Chỉ đạo lập chứng từ ban đầu lập sổ hạch toán theo quy định Nhà Nớc, cấp - Quản lý vốn tiền hàng, sử dụng vốn có hiệu quả, không để thất thoát vốn tiền hàng - Chỉ đạo công nợ thu hồi công nợ, không để tiền hàng đọng lại khó đòi - Giám sát chứng từ, tiêu, đảm bảo theo chế độ quy định Nhà Nớc - Thực tốt công tác kế toán tài công ty, đảm bảo không bị ách tắc sản xuất kinh doanh - Phối hợp với phòng ban nh: phòng Kế hoạch, phòng TCLĐ, phòng tiêu thụ để xây dựng dự thảo hợp đồng kinh tế mua bán, vận chuyển, bốc xếp xi măng - Thực đầy đủ nghĩa vụ Nhà Níc: kª khai nép th GTGT, th thu nhËp DN, thuế thu nhập cá nhântrích nộp BHXH, BHYT, KPCĐ theo định Nhà Nớc - Thực chế độ báo cáo Nhà Nớc, cấp cách kịp thời, trung thực - Lu trữ chứng từ kế toán công ty Phòng Điều độ quản lý kho (P.ĐĐQLK): - Xây dựng mạng lới kho tàng - Đảm bảo nhập, xuất xi măng đợc đầy đủ, liên tục - Đảm bảo mức dự trữ hợp lý - Thực chế độ báo cáo số liệu kịp thời, xác Phòng Quản lý thị trờng (P.QLTT): - Giúp Giám đốc nắm bắt nhu cầu xi măng tiêu thụ thị trờng Hà Nội - Theo dõi biến động giá xi măng - Kiểm tra viÖc thùc hiÖn néi quy, quy chÕ kinh doanh tiêu thụ xi măng Phòng tiêu thụ (P.TT): - Tổ chức quản lý hoạt động cửa hàng đại lý công ty - Theo dõi tình hình biến động giá xi măng, đôn đốc kiĨm tra viƯc thùc hiƯn néi quy, quy chÕ kinh doanh tiêu thụ xi măng - Kiểm tra nguồn xi măng cung cấp cho cửa hàng đại lý - Kiểm tra sổ sách, hóa đơn chứng từ cửa hàng xuất Phòng Kỹ thuật đầu t (P.KTĐT): Quản lý công tác xây dựng đầu t Văn phòng: Phụ trách hoạt động: - Văn th, lu trữ, quản lý dấu - Công tác bảo vệ an ninh trị, tài sản công ty, phòng cháy chữa cháy - Công tác quản trị, mua sắm văn phòng phẩm, in ấn - Quản lý nhà đất, công cụ lao động - Công tác tạp vụ, y tế, phơng tiện công tác Các Xí nghiệp vận tải: thực công tác tiếp nhận xi măng từ trạm giao nhận công ty sản xuất, nhà ga, cảng kho dự trữ, cửa hàng chân công trình Các chi nhánh: thực việc kinh doanh, tiêu thụ xi măng đảm bảo bình ổn giá cả, đáp ứng nhu cầu xà hội thông qua mạng lới cửa hàng đại lý chi nhánh Xuất phát từ yêu cầu, nhiệm vụ đợc giao kết, với đặc điểm ngành nghề, mặt hàng kinh doanh đặc thù địa bàn đợc phân công phụ trách, máy điều hành công ty đợc tổ chức nh sau: Sơ đồ: Bộ máy điều hành công ty Giám đốc PGĐ phụ trách kinh doanh Phòng Kinh Phòng tiêu Các thụ chi nhánh tế kế hoạch PGĐ phụ trách vận tải Xílýnghiệp Phòng Kỹ Phòng thuật đầu t độ quản Điều kho vận tải 2.1.4 Tổ chức công tác kế toán công ty Cụm kho P vụ, cấu P kế Văn Đội xe P 2.1.4.1 Chức năng, nhiệm toán.phòng Trung tâm TCLĐ TT Phòng kế KTTC toán công ty bao gồm 14 thành viên, thành viên có nhiệm vụ khác nhau, nhng tất nhằm hoàn thành nhiệm vụ chung * Kế toán trởng: sửaty chữa điều độXởng Cửa- Chịu hàng tráchĐại nhiệm tài công lý chung công tác kế toán Trạm - Giúp giám đốc công tác quản lý tài - Theo dõi biến động hoạt động sản xuất kinh doanh * Phó phòng kế toán: - Giúp kế toán trởng công tác đạo nghiệp vụ kế toán kế toán trởng vắng mặt - Quản lý trực tiếp phận kế toán xây dựng sửa chữa lớn * Kế toán tổng hợp: - Tổng hợp số liệu từ phần hành kế toán, vào Sổ lập Báo cáo tài - Giúp kế toán trởng phân tích hoạt động kinh doanh * Kế toán xây dựng sửa chữa lớn ( KT.XDCB SCL ) ( ngêi ): theo dâi, to¸n, quyÕt toán hạng mục công xây dựng sửa chữa lớn * Kế toán TSCĐ,CCDC tiền mặt ( ngời ): - Theo dõi tăng, giảm TSCĐ, CCDC - Trích khấu hao phân bổ khấu hao - Đánh giá lại TSCĐ, CCDC - Theo dõi thu chi tiền mặt * Kế toán hàng hóa tiền gửi ngân hàng ( ngời ): - Theo dâi nhËp, xuÊt, tån kho hµng hãa - TÝnh giá thực tế nhập, xuất kho hàng hóa - Theo dõi số d tiền gửi ngân hàng công nợ * Kế toán bán hàng ( ngời ): - Theo dõi tình hình tiêu thụ hàng hóa - Theo dõi chi tiết công nợ phải thu, đà thu, tạm ứng, nhận ký quỹ ký cợc * Kế toán chi phÝ kinh doanh (KT.CFKD) ( ngêi ): - ngời theo dõi, tập hợp, toán cớc phí vận tải - ngời theo dõi, tập hợp, toán cớc bốc xếp công tác văn th lu trữ * KÕ to¸n to¸n ( ngêi ): theo dõi tình hình toán với Nhà Nớc khoản thuế khoản phải nộp khác * Thủ quü ( ngêi ): - ngêi chiu tr¸ch nhiệm thu, chi phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh toàn công ty vào Sổ quỹ - ngời chịu trách nhiệm thu tiền hàng từ trung tâm nộp ngân hàng số tiền định mức dự trữ tiền mặt Ngoài ra, chi nhánh, xí nghiệp, phòng tiêu thụ trung tâm bố trí thủ quỹ, cán thống kê theo dõi báo số tiền hàng ngày P TCKT công ty Từ chức năng, nhiệm vụ đó, máy kế toán công ty đợc tổ chức nh sau: Sơ đồ : Cơ cấu kế toán công ty Kế toán trởng Phó phòng kế toán Kế toán tổng hợp KT XDCBKT TSCĐ,CCDC KT KT Thủ quỹKT chi nhánh KT CPKD KT toán SCL hàng hóa bán hàng 2.1.4.2 Hình thức tổ chức công tác kế toán công ty VTKTXM Mô hình kế toán áp dụng công ty mô hình kế toán tập trung Mọi hoạt động tập trung công ty Các chi nhánh, xí nghiệp tập hợp chứng từ ban đầu, thống kê xử lý chứng từ gốc luân chuyển công ty Hàng tháng vào máy tính chuyển công ty kèm theo báo cáo Đây hình thức báo sổ Tại công ty, phận kế toán tập hợp, kiểm nghiệm báo cáo hoạt động kinh doanh chi nhánh, xí nghiệp vận tải lập Báo cáo tài theo quy định Nhà Nớc 2.1.4.3 Hình thức kế toán - Hệ thống sổ kế toán * Hình thức kế toán mà công ty sử dụng hình thức Nhật ký chung Công ty áp dụng hệ thống tài khoản đợc ban hành theo QĐ1141/TC/QĐ/CĐKT ngày 01/11/1995 Bộ trởng Bộ tài thông t bổ sung Các tài khoản đợc mở chi tiết theo yêu cầu quản lý công ty Đồng thời, công ty hạch toán hàng tồn kho theo phơng pháp kê khai thờng xuyên, tính trị giá hàng xuất kho theo phơng pháp thực tế đích danh Trình tự ghi sổ theo hình thức Nhật ký chung công ty: Chứng từ gốc Sổ Nhật ký chung Sổ, thẻ kế toán chi tiết Sổ Bảng tổng hợp chi tiết Bảng cânngày đối số phát sinh : Ghi hàng : Ghi cuối tháng : §èi chiÕu  HƯ thèng sỉ kÕ to¸n B¸o c¸o tài Để hạch toán nghiệp vụ bán hàng xác định kết bán hàng, công ty sử dụng hƯ thèng sỉ sau: - Sỉ tỉng hỵp: + NhËt ký chung + Sỉ c¸i c¸c TK: 1561,1562,131,511,632,641,642,911 - Sỉ chi tiÕt: Ghi chó: + Sỉ chi tiÕt c¸c TK: 131 + Thẻ kho 2.1.5 Đặc điểm phần mềm kế toán công ty sử dụng Tiến DN áp dụng kế toán thủ công, công ty VTKTXM đà ứng dụng công nghệ tin học vào công tác kế toán thông qua việc sử dụng phần mềm kế toán SAS Với phần mềm kế toán SAS, ngời sử dụng cần cập nhật chứng từ, tài liệu gốc ban đầu khâu công việc ghi chép tổng hợp tiếp theo, chơng trình SAS tự động tính toán, tổng hợp số liệu kết xuất tạo c¸c sỉ s¸ch, b¸o c¸o kÕ to¸n theo mÉu biĨu đà đợc Nhà Nớc quy định; đồng thời kết xuất cung cấp thông tin, báo cáo phân tích quản trị phục vụ cho công tác quản lý Ban giám đốc công ty Nhờ sử dụng phần mềm với khả tập hợp tự động máy mà hai phận kế toán chi tiết kế toán tổng hợp đợc thực đồng thời Kế toán ghi chép, cộng dồn, chuyển sổ theo kiểu thủ công Do đó, thông tin sổ đợc ghi chép thờng xuyên sở cộng dồn từ nghiệp vụ đà đợc cập nhật cách tự động Kế toán không thiết phải đến cuối quý có số liệu tổng hợp, cần xem, in sổ tổng hợp lúc Trình tự ghi sổ kế toán theo phần mềm kế toán SAS: Chứng từ ban đầu Nhập liệu vào máy vi tính Xử lý tự động theo chơng trình 2.2 Tình hình thực tế tổ chức kế toán bán hàng xác định kết bán hàng công ty vật t kỹ thuật măng Sổ kếxitoán Sổ kế toán chi tiết Các báo cáo kế toán hợpthức bán hàng công ty VTKTXM 2.2.1 Cáctổng phơng Công ty VTKTXM sử dụng hai phơng thức bán hàng phơng thức bán trực tiếp phơng thức gửi hàng Cụ thể Phơng thức bán hàng trực tiếp: Trong phơng thức này, công ty sử dụng hình thức sau: - Bán buôn trực tiếp: Đây hình thức chủ yếu, chiếm phần lớn doạnh thu bán hàng đợc tiến hành tất phận kinh doanh công ty sở Hợp đồng kinh tế đà ký kết công ty khách hàng Theo hình thức này, bên mua cử đại diện trực tiếp đến kho công ty nhận hàng theo thời gian địa điểm Hợp đồng Phòng KTKH phòng TT chịu trách nhiệm soản thảo, triển khai thực hiện, theo dõi hợp đồng, thiết lập hóa đơn chứng từ loại báo cáo nh: + Viết Hóa đơn GTGT loại liên Liên 1: lu cuống Liên 2: giao cho khách hàng Liên 3: nhân viên điều độ xuất hàng giữ để lập bảng kê xuất hàng hàng ngày kho, ga, cảng sau tổng hợp gửi phòng TCKT + Cuối ngày: Căn Hóa đơn GTGT, phòng KTKH phòng TT lập bảng kê bán hàng theo dõi số lợng xuất ngày, sau lập bảng kê bán hàng hàng ngày theo hợp đồng kinh tế chuyển phòng TCKT tổng hợp chung toàn công ty + Cuối tháng: Tổng hợp hàng xuất bán tháng( theo dõi lợng, chủng loại ) đối chiếu với phòng ĐĐQLK, sau tổng hợp bảng kê bán hàng theo dõi lợng-tiền tháng nộp phòng TCKT để tổng hợp chung toàn công ty + Mở sổ theo dõi công nợ khách hàng đồng thời chịu trách nhiệm đôn đốc thu hồi công nợ Cuối ngày cuối tháng phải lập báo cáo chi tiết công nợ nộp phòng TCKT tổng hợp toàn công ty Phòng ĐĐQLK có trách nhiệm cung cấp thông tin nhanh lợng hàng tồn kho hàng ngày đồng thời điều phối cung cấp nguồn hàng phơng tiện vận tải Mặt khác, viết hóa đơn kiêm vËn chun néi bé liªn ( liªn lu cuống, liên giao khách hàng, liên kèm theo bảng kê, hóa đơn bán hàng cuối tháng nộp cho phòng TCKT tổng hợp Phòng TCKT: Bộ phận kế toán bán hàng có trách nhiệm theo dõi tổng hợp chung toàn báo cáo bán hàng, báo cáo chi tiết công nợ toàn công ty chuyển cho kế toán tổng hợp phản ánh vào máy Bán hàng trả chậm Căn vào hợp đồng mua bán khách hàng công ty, công ty chuyển hàng đến nơi tiêu thụ, khách hàng toán mua chịu Theo quy định công ty 30 ngày khách hàng phải trả hết số nợ đợc tiếp tục mua hàng Trong thời gian trả chậm công ty không tính lÃi trả chậm nhằm khuyến khích khách hàng mua hàng công ty Hình thức đợc thực tơng tự hình thức bán buôn trực tiếp trên, khác phòng KTKH không tham gia hình thức Bán lẻ Công ty tiêu thụ hàng hóa thông qua trung tâm, trung tâm lại quản lý khối cửa hàng, đại lý trực tiếp làm nhiệm vụ tiêu thụ hàng hóa Tại cửa hàng: Khi phát sinh nghiệp vụ bán hàng, nhân viên bán hàng viết hóa đơn GTGT gåm liªn: - Liªn 1: Lu ë cuèng - Liên 2: Giao cho khách hàng - Liên 3: Luân chuyển nội Cuối ngày, cửa hàng lại lập Bảng kê Hóa đơn bán lẻ (Biểu 1), Bảng kê nhập-xuất-tồn, Báo cáo bán hàng ngày (Biểu 2) nộp trung tâm Tại trung tâm: Sau nhận đợc chứng từ từ khối cửa hàng trung tâm quản lý, kế toán trung tâm tiến hành tổng hợp Báo cáo nhập-xuất-tồn (theo dõi lợng) (Biểu 3) Báo cáo bán hàng (theo dõi lợng giá trị) (Biểu 4) kèm Báo cáo từ khối cửa hàng nộp phòng TT công ty Tại phòng TT: Sau tập hợp đầy đủ loại báo cáo Trung tâm gửi về, kế toán phòng TT tổng hợp Báo cáo nhập-xuất-tồn Báo cáo bán hàng ngày (mẫu tơng tự) chuyển phòng TCKT công ty Tại phòng KTTC: Kế toán bán hàng lập Bảng kê hạch toán doanh thu bán hàng khu vùc Hµ Néi (BiĨu 5) hµng ngµy vµ lịy kÕ theo tháng Các chi nhánh trực thuộc công ty lập Bảng kê hạch toán doanh thu bán hàng hàng ngày lũy kế theo tháng gửi công ty - Thủ quỹ Trung tâm thu tiền cửa hµng ngµy vµ ci ngµy nép vỊ bé phËn thủ quỹ - phòng TCKT công ty - Các địa bàn lại chi nhánh Thái Nguyên, Vĩnh Phúc, Phú Thọ, Lào Cai trực tiếp thực hiện, hình thức báo cáo, sổ sách tơng tự nh phòng TT Hàng tháng vào đầu tháng sau kế toán chi nhánh công ty đối chiếu sổ sách, tiền hàng với đơn vị liên quan toán tài với phòng TCKT công ty Phơng thức gửi bán đại lý Theo hợp đồng kinh tế đà ký kết điều kiện để làm đại lý cho công ty, vào khoản ký quỹ đại lý chủ đại lý với công ty, công ty điều chuyển hàng cho đại lý Và cửa hàng đại lý phải thực quy định chế độ báo cáo tiền hàng, nội quy, quy định công ty đợc hởng hoa hồng đại lý tính doanh thu bán hàng tháng Hoạt động bán hàng cửa hàng đại lý tơng tự nh cửa hàng bán lẻ công ty, khác chỗ: - Các đại lý phải nộp khoản ký quỹ tơng ứng với số lợng hàng dự kiến bán tháng trớc vào hoạt động - Nhân viên bán hàng đại lý cán công nhân viên công ty - Các đại lý tự mua quản lý hóa đơn bán hàng Khi mua hàng công ty, khách hàng toán theo phơng thức nh toán trực tiếp tiền mặt, chuyển khoản, UNC 2.2.2 Các đối tợng quản lý liên quan đến kế toán bán hàng xác định kết bán hàng * Đặc điểm hàng hóa: mặt hàng kinh doanh chủ yếu công ty loại xi măng, bao gồm xi măng rời Vì vậy, không tránh khỏi hao hụt trình vận chuyển Do đó, công ty phải giảm tới mức tối thiểu chi phí hao hụt việc bố trí kênh tiêu thụ, phơng tiện chuyên chở phù hợp * Đặc điểm tiêu thụ hàng hóa: Việc tổ chức tiêu thụ hàng hóa công ty đợc phối hợp chặt chẽ phòng KTKH, phòng TT, phòng ĐĐQLK phòng TCKT nhằm đảm bảo thủ tục nhanh gọn, đáp ứng yêu cầu khách hàng Công ty việc trực tiếp tổ chức tiêu thụ hàng hóa xây dựng cho chi nhánh: Vĩnh Phúc, Lào Cai, Phú Thọ, Thái Nguyên, nên hàng hóa công ty đợc phân phối rộng khắp tỉnh Miền Bắc Hà Nội thị trờng Tất đặc điểm đà tác động tới việc tổ chức công tác kế toán bán hàng xác định kết bán hàng công ty điều kiện áp dụng kế toán máy Đó việc tổ chức danh mục tài khoản, danh mục chứng từ cho phù hợp Cụ thể với công tác kế toán: 2.2.3 Kế toán doanh thu bán hàng, thuế GTGT, theo dõi toán với khách hàng công ty VTKTXM 2.2.3.1 Kế toán doanh thu bán hàng * Nguyên tắc kế toán doanh thu bán hàng công ty VTKTXM: - Công ty phản ánh vào tài khoản doanh thu bán hàng số doanh thu khối lợng hàng hóa đà xác định tiêu thụ kỳ tức đợc khách hàng chấp nhận toán, không phân biệt đà thu tiền hay cha - Hàng hóa công ty thuộc đối tợng chịu thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ nên doanh thu bán hàng đợc phản ánh theo giá bán cha có thuế GTGT - Khi phản ánh doanh thu bán hàng, kế toán sử dụng TK 511Doanh thu bán hàng, không sử dụng TK 512Doanh thu tiêu thụ nội bộ, 521Chiết khấu thơng mại, TK531Hàng bán bị trả lại,TK 532Giảm giá hàng bán không phát sinh Đồng thời, kế toán sử dụng TK131Phải thu khách hàng làm tài khoản trung gian toán nên tài khoản đối ứng TK 511 TK 131 cho dù khách hàng đà toán thời ®iĨm mua hay míi chØ chÊp nhËn to¸n - Kế toán phản ánh doanh thu bán hàng lần vào cuối tháng ( không hạch toán riêng theo hóa đơn bán hàng ), không hạch toán riêng theo ngày không chi tiết cho loại hàng hóa Tài khoản sử dụng: Công ty sử dụng TK 5111Doanh thu bán hàng hóa để phản ánh doanh thu bán hàng hóa, đồng thời mở chi tiết để hạch toán doanh thu kinh doanh xi măng (TK 511111) Ngoài ra, công ty sử dụng tài khoản liên quan khác: TK131, TK911 Xác định kết kinh doanh Trình tự hạch toán doanh thu bán hàng Tại phòng KTTC: Cuối tháng, kế toán bán hàng sở báo cáo từ phận nộp về, tiến hành lập Báo cáo doanh số bán hàng văn phòng công ty Bảng kê hạch toán doanh thu cho tất phơng thức bán hàng(Biểu 6) Căn vào Bảng kê hạch toán doanh thu bán hàng Báo cáo bán hàng, kế toán hạch toán doanh thu bán hàng máy theo trình tự: Từ hình giao diện chung, kế toán vào mục Nhập chứng từ, xuất hình nhập liệu Sửa đổi nội dung chứng từ Kế toán đánh dấu vào mục Tổng hợp tiến hành khai báo thông số cần thiết: Ô Tháng : Nhập tháng Ô Ngày CT : Nhập ngày, tháng chứng từ Ô Ngày GS : Nhập ngày, tháng ghi sổ nghiệp vụ Ô “ Sè hiÖu “ : NhËp sè hiÖu chøng tõ ¤ “DiƠn gi¶i” : NhËp chó thÝch nghiƯp vơ ¤ Tài khoản : Nhập số hiệu tài khoản Ô Diễn giải : Máy tự thích cho nghiệp vụ Ô Phát sinh Nợ : Nhập số tiền phát sinh, ấn enter Sau lại quay lại nhập số hiệu tài khoản ô Tài khoản,và nhập số tiền phát sinh Có vào ô Phát sinh Có ấn Enter Máy tự động chuyển số liệu vào Sổ cái, sổ chi tiết TK 511 hệ thống sổ Tài khoản đối ứng TK511 Để in sổ sách, báo cáo, sổ Nhật ký chung, kế toán tiến hành thao tác sau: Từ hình giao diện chung, chọn mục Kế toán tổng hợp, xuất hình in sổ sách báo cáo (mẫu), kế toán tùy theo nhu cầu muốn xem sỉ NhËt ký chung, sỉ c¸i, sỉ chi tiÕt hay loại báo cáo đánh dấu vào mục tơng ứng nhấn In Cuối tháng, theo Bảng kê hạch toán doanh thu bán hàng Báo cáo bán hàng toàn công ty, để hạch toán doanh thu bán xi măng trung tâm 1, kế toán vào máy theo trình tự: Từ hình giao diện chung, kế toán vào mục Nhập chứng từ, xuất hình nhập liệuSửa đổi nội dung chứng từ, đánh dấu chuột vào ô Tổng hợp Tiến hành khai báo thông số: Ô Tháng: :Nhập 12 Ô Ngày CT : Nhập 31/12/05 Ô Ngày GS : Nhập 11/01/06 Ô Số hiệu : Nhập VTKTXM01 Ô Diễn giải :Nhập doanh thu bán xi măng công ty tháng 12/05: TT1=32.277,7 Ô Tài khoản :Nhập 131 ÔDiễn giải :Máy tự thích nghiệp vụ ÔPhát sinh Nợ : Nhập số tiền 24.185.592.250,ấn enter Ô Tài khoản : Nhập 511111 ÔDiễn giải :Máy tự thích nghiệp vụ Ô Phát sinh Có :Nhập số tiền 21.986.902.050,ấn Enter Ô Tài khoản :Nhập 33311111 ÔDiễn giải :Máy tự thích nghiệp vụ Ô Phát sinh Có :Nhập 2.198.690.200 ấn Enter Máy tự động chuyển số liệu vào Sổ chi tiết, sổ TK 511, 33311, 131 Cuối tháng, vào số liệu sổ chi tiết TK5111 kế toán thực kết chuyển sang TK9111 để xác định kết kinh doanh 2.2.3.2 Kế toán thuế GTGT * Nội dung phơng pháp tính: Hàng hóa công ty chịu thuế GTGT 10% công ty nộp thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ Khi bán hàng hóa, với việc ghi nhận doanh thu bán hàng, kế toán xác định số thuế GTGT đầu phải nộp nh sau: Thuế GTGT đầu Thuế GTGT Thuế GTGT đầu vào = phải nộp đầu đợc khấu trừ Trong đó: Thuế GTGT đầu = Thuế GTGT đầu vào Giá tính thuế hàng hoá chịu thuế bán = * Thuế suất Tổng số thuế GTGT ghi hoá đơn thuế GTGT mua hoá đơn Tài khoản sử dụng: Công ty sử dụng TK33311 Thuế GTGT đầu để phản ánh số thuế GTGT phải nộp cho hàng bán Ngoài ra, công ty sử dụng số tài khoản liên quan nh :TK111Tiền mặt, TK112Tiền gửi ngân hàng, TK 131Phải thu khách hàng Cuối tháng nhập liệu vào máy để hạch toán doanh thu bán hàng, đồng thời với việc làm số liệu thuế GTGT đầu đợc chuyển tới Sổ chi tiết TK33311 Cuối tháng, kế toán thuế lập Bảng kê hóa đơn, chứng từ hàng hóa bán (Biểu 7) Tờ khai thuế GTGT để nộp cho quan th (BiĨu 8) 2.2.3.3 KÕ to¸n theo dâi to¸n với khách hàng Trong điều kiện áp dụng kế toán máy, việc hạch toán khoản toán với khách hàng trở nên đơn giản nhiều có máy tính hỗ trợ Công tác kế toán khoản phải thu phải thờng xuyên theo dõi công nợ khách hàng để thu hồi vốn kịp thời Tài khoản sử dụng: TK 131 Phải thu khách hàng Đối với TK này, công ty xây dựng hệ thống danh mục tài khoản theo quy tắc: TK1311: Phải thu DN thuộc nội TCT TK1314: Phải thu DN thành phần kinh tế khác Đồng thời, tài khoản đợc mở chi tiết cho thành phần kinh tế khác: TK1314101 : Các trung tâm bán xi măng TK1314102 : Văn phòng công ty Ngoài ra, tài khoản liên quan khác nh: TK5111, TK111 Tiền mặt, TK112 Tiền gửi ngân hàng,TK9111 Trình tự kế toán phải thu khách hàng Hàng ngày, kế toán bán hàng phải theo dõi cập nhật sổ sách tình hình bán hàng toàn công ty mở Sổ chi tiết theo dõi công nợ khách hàng Cuối tháng, hạch toán doanh thu bán hàng, máy chuyển số liệu phản ánh khoản phải thu bán hàng vào Sổ Sổ chi tiết TK 131 Trong tháng, khách hàng toán tiền hàng, kế toán tiền mặt lập phiếu thu kế toán tiền gửi ngân hàng nhận giấy báo Có ngân hàng Căn vào chứng từ đó, hai phận kế toán phản ánh số đà thu vào máy theo quy trình sau: Phiếu thu Nhập liệu vào máy Máy chuyển số liệu tự động (Giấy báo Có) theo trình tự vào Sổ Sổ chi tiÕt TK131 Theo TG250 ngµy 29/12/05, ngµy ghi sỉ 31/12/05, thu tiền xi măng (UNC) công ty cổ phần Xuân Sơn trung tâm bán hàng số tiền 150.000.000 Kế toán vào máy: Từ hình giao dịên chung, chọn Nhập chứng từ, đánh dấu vào mục Tổng hợp tiến hành khai báo thông số: Tháng, Ngày CT, Ngày GS, Số hiệu, Diễn giải Ô Tài khoản :Nhập 1121 Ô Diễn giải :Máy tự thích nghiệp vụ Ô Phát sinh Nợ :Nhập số tiền 150.000.000, ấn Enter Ô Tài khoản :Nhập 1314101 Ô Diễn giải :Máy tự thích nghiệp vụ Ô Phát sinh Có: Máy tự số liệu Âna Enter Máy sÏ tù kÕt xt sè liƯu sang sỉ chi tiÕt TK1314101 sổ TK131 Cuối tháng, kế toán in sổ chi tiết sổ để theo dõi tình hình công nợ khách hàng toàn công ty 2.2.4 Kế toán giá vốn hàng bán công ty VTKTXM * Đặc điểm hạch toán giá vốn hàng bán công ty Công ty tính trị giá vốn hàng xuất kho theo phơng pháp thực tế đích danh tức xuất kho hàng hóa vào số lợng hàng xuất kho thuộc lô đơn giá thực tế lô để tính trị giá vốn thực tế hàng hóa xuất kho Công ty phản ánh giá vốn hàng bán giá mua thực tế hàng hóa công ty sản xuất chi phí thu mua (chi phí vận chuyển, lu kho, bảo quản) phân bổ cho số hàng đà bán Giá vốn hàng bán đợc hạch toán lần vào cuối tháng, không hạch toán hàng ngày theo hóa đơn mà hạch toán giá vốn chung cho tất phơng thức bán hàng( bán buôn, bán lẻ, đại lý) *Tài khoản sử dụng: Để phản ánh giá vốn hàng bán công ty sử dụng TK632Giá vốn hàng bán mở chi tiết TK63211Giá vốn kinh doanh xi măng đó: TK632111: Giá mua hàng hóa TK632112: Chi phí mua hàng hóa Bên cạnh đó, công ty sử dụng số tài khoản liên quan: TK1561Giá mua hàng hóa, TK1562Chi phí thu mua hàng hóa, TK9111 *Trình tự kế toán giá vốn hàng bán: Cuối tháng, vào Hóa đơn GTGT, phiếu xuất kho, kế toán bán hàng tổng hợp trị giá vốn xuất bán loại xi măng vận chuyển đơn vị ( bộ, sắt, thủy) phản ánh vào Bảng tổng hợp giá vốn(Biểu 10) Đồng thời, kế toán bán hàng tính toán phân bổ chi phí thu mua hàng hóa cho hàng tồn cuối tháng theo công thức: Chi phí thu mua phân = { khối lợng * đơn giá toán Bổ cho hàng tồn hàng tồn cớc thực tế } Phần chi phí thu mua phân bổ cho hàng tồn cuối tháng đợc phản ánh Bảng phân bổ chi phí hàng tồn Sau xác định đợc chi phí thu mua phân bổ cho hàng tồn kho, kế toán bán hàng xác định đợc chi phí thu mua phân bổ cho hàng tiêu thụ kỳ theo c«ng thøc: Chi phÝ thu mua Chi phÝ vËn Chi phÝ vËn Chi phÝ thu mua Ph©n bỉ cho =chuyển tồn + chuyển phát - phân bổ cho hàng Hàng bán đầu kỳ sinh kỳ tồn cuối kỳ Căn vào chứng từ gốc, kế toán vào máy theo trình tự chung Cuối tháng, theo XK1201, ngày 31/12/05, ngày ghi sổ 16/01/05, xuất bán xi măng giá vốn tháng 12/05 80.591,62 xi măng loại vận chuyển đờng bộ, kế toán vào máy theo trình tự: Từ hình giao diện chung, chọn Nhập chứng từ, kích chuột vào mục Tổng hợp tiến hành khai báo Tháng, Ngày CT, Ngày GS, Số hiệu Diễn giải Ô Tài khoản :Nhập 632111 Ô Phát sinh Nỵ” : NhËp 48.240.593.331, Ên Enter TiÕp tơc quay khai báo số hiệu tài khoản đối ứng (TK1561) ô Tài khoản máy tự ghi số tiền tơng ứng với giá vốn ấn Enter Máy tự động chuyển số liệu vào Sổ sổ chi tiết tài khoản liên quan Cuối tháng, vào số liệu Sổ chi tiết TK632 để kết chuyển vào TK9111 2.2.5 Kế toán chi phí bán hàng chi phí quản lý doanh nghiệp công ty VTKTXM 2.2.5.1 Kế toán chi phí bán hàng *Nội dung: Chi phí bán hàng tất chi phí phục vụ cho trình tiêu thụ hàng hóa công ty Trên sở hệ thống tài khoản Bộ tài ban hành theo QĐ1141/TC/QĐ/CĐKT, đồng thời vào đặc điểm ngành nghề, mặt hàng kinh doanh, c«ng ty më chi tiÕt tíi cÊp 3,4 theo đối tợng chi phí chi phí bán hàng để quản lý Cụ thể TK6411: Chi phí nhân viên bán hàng TK64111: Tiền lơng, tiền công phụ cấp khác TK64112 đến 64114 :phản ánh BHXH, BHYT, KPCĐ TK 6412: Chi phí vật liệu, bao bì TK64121: Nhiên liêu, vật liệu TK 64122: Chi phí bao bì đóng lại TK 6413: Chi phí dụng cụ, đồ dùng TK 6414: Chi phÝ khÊu hao TSC§ TK 64141: Chi phÝ khấu hao TSCĐ TK 64142: Chi phí sửa chữa lớn TK 6416: Chi phÝ hao hôt TK 6417: Chi phÝ dịch vụ mua Trong tài khoản cấp này, mở chi tíêt từ TK64171 đến 64177, TK 64171: chi phí hoa hồng trả cho đại lý bán hàng TK 6418: Chi phí tiền khác Ngoài ra, công ty sử dụng số tài khoản liên quan khác nh: TK111, TK112, TK9111 Trình tự kế toán chi phí bán hàng Đối với khoản chi bán hàng phát sinh hàng ngày, phát sinh, kế toán lập phiếu chi, nhận giấy báo Nợ ngân hàng chứng từ phải trả khác,căn vào chứng từ đó, kế toán hạch toán chi phí bán hàng phát sinh vào máy Đối với khoản chi bán hàng hạch toán lần vào cuối tháng: Trích khấu hao TSCĐ, trả hoa hồng đại lý; cuối tháng kế toán vào Bảng trích khấu hao TSCĐ, Báo cáo bán hàng đại lý, kế toán tiến hành nhập liệu vào máy  ... công tác kế toán bán hàng xác định kết bán hàng công ty điều kiện áp dụng kế toán máy Đó việc tổ chức danh mục tài khoản, danh mục chứng từ cho phù hợp Cụ thể với công tác kế toán: 2.2.3 Kế toán. .. doanh thu bán hàng, thuế GTGT, theo dõi toán với khách hàng công ty VTKTXM 2.2.3.1 Kế toán doanh thu bán hàng * Nguyên tắc kế toán doanh thu bán hàng công ty VTKTXM: - Công ty phản ánh vào tài... tháng, kế toán in sổ chi tiết sổ để theo dõi tình hình công nợ khách hàng toàn công ty 2.2.4 Kế toán giá vốn hàng bán công ty VTKTXM * Đặc điểm hạch toán giá vốn hàng bán công ty Công ty tính