Công tác tổ chức và bảo quản vốn tài liệu tại thƣ viện đại học thủy lợi

Khóa luận tốt nghiệp Cúc Phạm Thị Kim LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan đề tài “ Công tác tổ chức bảo quản vốn tài liệu Thƣ viện Đại học Thủy lợi” cơng trình nghiên cứu riêng dƣới hƣớng dẫn Th.S Đào Thị Uyên Đề tài đƣợc tác giả độc lập nghiên cứu sở tham khảo tài liệu, khảo sát thực tế phân tích, đánh giá tổng hợp thân Khóa luận hồn tồn khơng có chép ngun văn cơng trình Hà Nội, ngày 18 tháng 05 năm 2011 Tác giả khóa luận Phạm Thị Kim Cúc MỤC LỤC LỜI NÓI ĐẦU 1 Tính cấp thiết đề tài .1 Tình hình nghiên cứu theo hƣớng đề tài Mục đích nhiệm vụ nghiên cứu đề tài Đối tƣợng phạm vi nghiên cứu Phƣơng pháp nghiên cứu đề tài Ý nghĩa mặt lý luận thực tiễn Bố cục Khóa luận CHƢƠNG 1: KHÁI QUÁT VỀ THƢ VIỆN ĐẠI HỌC THỦY LỢI VÀ VẤN ĐỀ TỔ CHỨC, BẢO QUẢN VỐN TÀI LIỆU 1.1 Giới thiệu Thƣ viện Đại học Thủy lợi 1.1.1 Lịch sử hình thành phát triển Thƣ viện Đại học Thủy lợi .4 1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ 1.1.2.1 Chức .5 1.1.2.2 Nhiệm vụ 1.1.3 Cơ sở vật chất trang thiết bị 1.1.3.1 Cơ sở vật chất 1.1.3.2 Trang thiết bị K52- Thơng Tin - Thư Viện Khóa luận tốt nghiệp Cúc Phạm Thị Kim 1.1.4 Thành phần vốn tài liệu Thƣ viện ĐHTL 1.1.5 Cơ cấu tổ chức đội ngũ cán 10 1.1.5.1 Sơ đồ cấu tổ chức 10 1.1.5.2 Đội ngũ cán 12 1.1.6 Đặc điểm ngƣời dùng tin nhu cầu tin 12 1.2 Những vấn đề tổ chức bảo quản vốn tài liệu .14 1.2.1 Về tổ chức vốn tài liệu 14 1.2.2 Về bảo quản vốn tài liệu 15 1.2.3 Vai trị, ý nghĩa cơng tác tổ chức bảo quản vốn tài liệu Thƣ viện Đại học Thủy lợi 16 CHƢƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC TỔ CHỨC VÀ BẢO QUẢN VỐN TÀI LIỆU TẠI THƢ VIỆN ĐẠI HỌC THỦY LỢI 18 2.1 Công tác tổ chức vốn tài liệu Thƣ viện Đại học Thủy lợi .18 2.1.1 Xử lý tài liệu – sở khoa học cho công tác tổ chức vốn tài liệu 19 2.1.1.1 Xử lý hình thức 19 2.1.1.2 Xử lý nội dung 20 2.1.1.3 Các kỹ thuật khác 26 2.1 Phƣơng thức tổ chức vốn tài liệu Thƣ viện Đại học Thủy lợi 27 2.1 2.1 Kho đóng 30 2.1.2.2 Kho mở 31 2.2 Công tác bảo quản vốn tài liệu Thƣ viện Đại học Thủy lợi 44 2.2.1 Những nhân tố hủy hoại tài liệu 45 2.2.1.1 Tác động môi trƣờng tự nhiên : 45 2.2.1.2 Thiên tai, hỏa hoạn 46 2.2.1.3 Sự lão hóa tài liệu 46 2.2.2 Nội dung công tác bảo quản vốn tài liệu Thƣ viện Đại học Thủy lợi48 2.2.2.1 Vệ sinh kho 48 2.2.2.2 Đóng sửa chữa tài liệu 51 2.2.2.3 Chuyển dạng tài liệu sang vật mang tin khác .51 2.2.2.4 Công tác phòng, chống thiên tai, hỏa hoạn 51 2.2.2.5 Áp dụng công nghệ thông tin công tác bảo quản 52 K52- Thông Tin - Thư Viện Khóa luận tốt nghiệp Cúc Phạm Thị Kim 2.2.2.6 Công tác tuyên truyền, giáo dục ý thức bảo quản tài liệu cán bạn đọc 53 2.3 Tiến hành công tác kiểm kê lý tài liệu 54 2.3.1 Kiểm kê tài liệu 54 2.3.2 Thanh lý tài liệu 55 CHƢƠNG : NHẬN XÉT VÀ ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO CÔNG TÁC TỔ CHỨC KHO TÀI LIỆU TẠI THƢ VIỆN ĐẠI HỌC THỦY LỢI 56 3.1 Nhận xét đánh giá 56 3.1.1 Ƣu điểm 57 3.1.2 Nhƣợc điểm 59 3.2 Đề xuất giải pháp 59 3.2.1 Tổ chức vốn tài liệu hợp lý 60 3.2.2 Tăng cƣờng bảo quản vốn tài liệu 61 3.2.3 Củng cố nguồn lực thông tin 63 3.2.5 Bồi dƣỡng, nâng cao trình độ đội ngũ cán thƣ viện 64 3.2.6 Đẩy mạnh đào tạo hƣớng dẫn ngƣời dùng tin 65 KẾT LUẬN 65 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO PHỤ LỤC K52- Thông Tin - Thư Viện Khóa luận tốt nghiệp Cúc Phạm Thị Kim LỜI NĨI ĐẦU Tính cấp thiết đề tài Xu hƣớng tồn cầu hố diễn mạnh mẽ đặc điểm chi phối quốc gia, đƣa ngƣời bƣớc vào kỷ nguyên - kỷ nguyên phát triển cơng nghệ thơng tin Đây thời kì “bùng nổ thơng tin” rộng lớn, tồn diện chƣa có từ trƣớc tới Với lƣợng thơng tin khổng lồ, tăng lên theo số mũ lũy thừa, ln địi hỏi phải có biện pháp tổ chức bảo quản chúng cách hợp lý, khoa học Điều này, chìa khố cho phát triển quốc gia, lĩnh vực đời sống xã hội Nhận thức đƣợc vai trò to lớn thông tin, quan thông tin thƣ viện trở thành đơn vị tổ chức, quản lý cung cấp thông tin lĩnh vực, phục vụ đối tƣợng ngƣời dùng tin Hoà với xu phát triển chung thời đại trung tâm thông tin - thƣ viện, Thƣ viện Đại học Thuỷ lợi Hà Nội khẳng định vị việc đáp ứng nhu cầu tin ngƣời dùng tin Do đó, cán thƣ viện coi việc tổ chức bảo quản vốn tài liệu sở, tảng cho hoạt động mình, vấn đề then chốt, định tồn phát triển Thƣ viện Tổ chức xếp bảo quản vốn tài liệu khơng khó, nhƣng tổ chức, xếp để lấy đựơc tài liệu khoảng thời gian ngắn nhất, đồng thời bảo quản tốt tài liệu, tạo thuận lợi cho việc sử dụng, vấn đề lớn Công tác tổ chức bảo quản vốn tài liệu Thƣ viện Đại học Thuỷ lợi năm qua trở thành nhiệm vụ không dễ dàng, mà xã hội đứng trƣớc gia tăng khổng lồ khối lƣợng thông tin, đặc biệt thông tin thuộc lĩnh vực khoa học, kỹ thuật công nghệ Đi với phát triển số lƣợng nguồn thông tin, Thƣ viện phải có biện pháp tổ chức bảo quản nguồn vốn để phục vụ bạn đọc cách hiệu Ý thức đƣợc tầm quan trọng này, năm qua, Thƣ viện Đại học Thuỷ lợi Hà Nội tiến hành xây dựng, tổ chức bảo quản vốn tài liệu mình, vừa phục vụ đắc lực cho nghiệp giáo dục đào tạo đất nƣớc, góp phần nâng cao chất lƣợng giảng dạy, học tập nghiên cứu cán sinh viên trƣờng, vừa phải đảm bảo phù hợp cho phát triển lâu dài tƣơng lai xa Thƣ viện Với ý nghĩa quan trọng đó, tơi định chọn đề tài “Công tác tổ chức bảo quản vốn tài liệu Thƣ viện Đại học Thuỷ lợi” làm đề tài Khố luận tốt nghiệp Tình hình nghiên cứu theo hƣớng đề tài Liên quan đến vấn đề tổ chức bảo quản vốn tài liệu đƣợc nghiên cứu nhiều Thƣ viện lớn Việt Nam nhƣ : Thƣ viện Quốc gia Việt Nam, Trung tâm Thƣ viện Đại học K52- Thông Tin - Thư Viện Khóa luận tốt nghiệp Cúc Phạm Thị Kim Quốc gia Hà Nội, Thƣ viện Tạ Quang Bửu - Trƣờng Đại học Bách Khoa Hà Nội… Nhƣng Thƣ viện Đại học Thủy lợi đề tài chƣa đƣợc nghiên cứu Vì vậy, tơi chọn đề tài “Cơng tác tổ chức bảo quản vốn tài liệu Thƣ viện Đại học Thủy lợi” Qua đề tài mình, tơi muốn sâu tìm hiểu cơng tác tổ chức bảo quản vốn tài liệu Để rút ƣu nhƣợc điểm đóng góp ý kiến cá nhân mình, nhằm góp phần nâng cao công tác tổ chức bảo quản vốn tài liệu Thƣ viện Đại học Thuỷ lợi Mục đích nhiệm vụ nghiên cứu đề tài  Mục đích: Tìm hiểu rõ thực trạng cơng tác tổ chức bảo quản vốn tài liệu Thƣ viện Đại học Thuỷ lợi Qua đó, đánh giá mặt tích cực hạn chế, đồng thời đề xuất số giải pháp có tính khả thi, nhằm góp phần nâng cao hiệu công tác tổ chức bảo quản vốn tài liệu  Nhiệm vụ: Để thực tốt mục đích nghiên cứu, đề tài tập trung giải số vấn đề sau: - Khái quát Thƣ viện Đại học Thuỷ lợi Nêu rõ vai trị, tầm quan trọng cơng tác tổ chức bảo quản vốn tài liệu với Thƣ viện Đại học Thuỷ lợi Mô tả thực trạng công tác tổ chức bảo quản vốn tài liệu Thƣ viện Đại học Thuỷ lợi - Phân tích, đánh giá ƣu điểm, hạn chế công tác tổ chức bảo quản vốn tài liệu Thƣ viện Đại học Thuỷ lợi Đƣa giải pháp nhằm góp phần nâng cao hiệu công tác tổ chức bảo quản vốn tài liệu Đối tƣợng phạm vi nghiên cứu Để đạt đƣợc mục tiêu nghiên cứu giải tốt nhiệm vụ đặt đề tài khóa luận, đối tƣợng phạm vi nghiên cứu đƣợc xác định giới hạn nhƣ sau: - Đối tƣợng nghiên cứu: Công tác tổ chức bảo quản vốn tài liệu Thƣ viện Đại học Thuỷ lợi - Phạm vi nghiên cứu : Công tác tổ chức bảo quản vốn tài liệu Thƣ viện Đại học Thuỷ lợi Hà Nội giai đoạn K52- Thơng Tin - Thư Viện Khóa luận tốt nghiệp Cúc Phạm Thị Kim Phƣơng pháp nghiên cứu đề tài - Để hồn thành khóa luận, sử dụng phƣơng pháp vật biện chứng phƣơng pháp vật lịch sử - Phƣơng pháp tiếp cận: + Nghiên cứu, phân tích tài liệu + Quan sát + Phỏng vấn + Thống kê số liệu Ý nghĩa mặt lý luận thực tiễn ý Về mặt lý luận: Khóa luận góp phần làm phong phú thêm vốn hiểu biết chung nghĩa công tác tổ chức bảo quản vốn tài liệu hoạt động Thông tin – Thƣ viện -Về mặt thực tiễn : Khóa luận đƣa giải pháp nhằm góp phần hồn chỉnh cơng tác tổ chức bảo quản vốn tài liệu Thƣ viện Đại học Thủy lợi, đáp ứng tốt chất lƣợng tìm kiếm ngƣời dùng tin Bố cục Khóa luận Ngồi phần lời nói đầu, kết luận, danh mục tài liệu tham khảo phụ lục, Khóa luận bao gồm chƣơng sau: Chƣơng : Khái quát Thƣ viện Đại học Thủy lợi vấn đề tổ chức bảo quản vốn tài liệu Chƣơng : Thực trạng công tác tổ chức bảo quản vốn tài liệu Thƣ viện Đại học Thủy lợi Chƣơng : Một vài nhận xét, kiến nghị đề xuất giải pháp nhằm nâng cao hiệu công tác tổ chức bảo quản vốn tài liệu Thƣ viện Đại học Thủy lợi CHƢƠNG 1: KHÁI QUÁT VỀ THƢ VIỆN ĐẠI HỌC THỦY LỢI VÀ VẤN ĐỀ TỔ CHỨC, BẢO QUẢN VỐN TÀI LIỆU K52- Thông Tin - Thư Viện Khóa luận tốt nghiệp Cúc Phạm Thị Kim 1.1 Giới thiệu Thƣ viện Đại học Thủy lợi 1.1.1 Lịch sử hình thành phát triển Thƣ viện Đại học Thủy lợi Ngay sau Trƣờng Đại học Thủy lợi đƣợc thành lập, năm 1959, Thƣ viện đƣợc đời phát triển đồng hành với phát triển Trƣờng Từ đến nay, Thƣ viện trải qua 50 năm phát triển với gắn với lịch sử phát triển trƣờng thăng trầm đất nƣớc Quá trình hình thành phát triển Thƣ viện chia thành giai đoạn chính:  Giai đoạn 1959 – 1965 Những ngày thành lập, tổ Thƣ viện khơng có sở tập trung mà đƣợc nhà Trƣờng bố trí tầng nhà Hành thêm phòng đầu hồi tầng với cán Đối tƣợng phục vụ Thƣ viện giai đoạn học viên lớp chun tu khố 1, 2, 3, 4, 5, thuộc ngành đào tạo Thuỷ công, Thuỷ nông Thuỷ văn  Giai đoạn 1965 – 1975 Từ tháng năm 1965 đến năm 1973, Thƣ viện với toàn Trƣờng sơ tán lần tỉnh Bắc Giang Từ năm 1968, Thƣ viện có đổi ban đầu nghiệp vụ, sách đƣợc phân loại theo chuyên mơn bắt đầu có phích sách Năm 1970, Thƣ viện bắt đầu xây dựng hệ thống giá sách, sách chun mơn tạp chí đƣợc phân loại xếp theo khổ sách theo ngôn ngữ Đến năm 1975, tổng số cán tổ Thƣ viện ngƣời  Giai đoạn từ 1975-1989 Từ năm 1975, Thƣ viện có cố gắng lớn để tăng cƣờng đa dạng hóa nguồn tài liệu phục vụ cho học tập nghiên cứu Lúc nhân lực Thƣ viện đƣợc tăng lên, nâng tổng số cán 11 ngƣời  Từ năm 1989 – 2005 Tháng 10 năm 1989, tổ Thƣ viện thuộc phịng đào tạo thức trở thành đơn vị trực thuộc Ban Giám hiệu theo Quyết định số 200 QĐ/TC ngày 28/10/1989 Kể từ đó, Thƣ viện mang trọng trách trung tâm thông tin không ngừng phấn đấu để đáp ứng cho nhiệm vụ giáo dục đào tạo Trƣờng Đại học Thủy lợi K52- Thơng Tin - Thư Viện Khóa luận tốt nghiệp Cúc Phạm Thị Kim điểm mạnh, hạn chế điểm yếu, trƣớc hết phải nắm bắt đƣợc thực trạng, phải nhìn nhận vấn đề cách khách quan Sau thời gian nghiên cứu, tìm hiểu thực tế công tác tổ chức bảo quản vốn tài liệu Thƣ viện Đại học Thủy lợi, tơi nhận thấy có ƣu điểm hạn chế sau: 3.1.1 Ƣu điểm  Về công tác tổ chức vốn tài liệu: Nhìn chung cơng tác tổ chức vốn tài liệu tốt đạt tiêu chuẩn Thƣ viện ln bám sát tình hình thực tế quan mình, học hỏi nghiên cứu áp dụng phƣơng pháp tổ chức kho hợp lý, khoa học Hệ thống kho sách, báo Thƣ viện đƣợc bố trí dựa vào chức năng, nhiệm vụ đối tƣợng phục vụ, nên hiệu mà Thƣ viện đạt đƣợc đáng khích lệ Trong q trình hoạt động, Thƣ viện ln ý thức đƣợc trách nhiệm Thƣ viện khoa học kỹ thuật, đa ngành nên việc tổ chức khoa học, hợp lý vốn tài liệu thƣ viện đƣợc tiến hành áp dụng triệt để - Tổ chức kho mở TVĐHTL thu hút đƣợc số lƣợng bạn đọc đông đảo, đạt hiệu phục vụ cao, vòng quay tài liệu đƣợc nâng lên đáng kể, cho thấy định lựa chọn đắn Với việc bạn đọc tự vào kho lựa chọn tài liệu theo nhu cầu mình, giúp cán thƣ viện khơng phải lại lấy sách cất sách, đặc biệt bạn đọc đƣợc xem, đọc tài liệu có kho cách mà Thƣ viện giới thiệu tài liệu tới bạn đọc cách nhanh chóng - Phƣơng pháp xếp tài liệu Thƣ viện đa dạng, đƣợc kết hợp với linh hoạt, cho phép tổ chức vốn tài liệu kho theo trật tự định - Việc tổ chức, phân chia phòng mƣợn thành hai phòng riêng, phịng mƣợn giáo trình tầng phịng mƣợn sách tham khảo tầng 3, dƣới hình thức kho mở hợp lý.Hình thức tổ chức hai kho nhƣ nay, tiết kiệm đƣợc diện tích kho Tài liệu đƣợc xếp theo chun ngành (đối với phịng giáo trình) theo phân loại kết hợp với kí hiệu tác giả tên tài liệu ( phòng mƣợn sách tham khảo), giúp cán dễ dàng phân loại tài liệu, việc bảo quản thuận lợi hiệu - Thƣ viện Đại học Thủy lợi mạnh dạn chuyển đổi sang sử dụng khung phân loại DDC Việc lựa chọn bảng phân loại DDC phân loại tài liệu tổ chức kho mở, không phù hợp với thành phần, nội dung kho tài liệu Thƣ viện, tạo thuận lợi cho việc tổ chức 57 Khóa luận tốt nghiệp Cúc Phạm Thị Kim vốn tài liệu theo nội dung cách khoa học, mà mở cho Thƣ viện bƣớc tiến việc hội nhập, hợp tác trao đổi tài liệu với Thƣ viện nƣớc quốc tế Nó giúp bạn đọc nghiên cứu, tiếp cận tài liệu từ vấn đề chung khái quát, đến chi tiết,cụ thể, qua hình thành hệ thống tri thức mạch lạc, logic - Cùng với việc chuyển đổi sang DDC, Thƣ viện đồng thời khắc phục số hạn chế tồn nhƣ tổ chức dán mã màu cho sách Thông qua việc dán mã màu cho sách giúp cho việc xếp tài liệu kho thuận tiện hơn, linh hoạt hơn, tránh nhầm lẫn cho thủ thƣ trình xếp tài liệu Việc làm giúp cho tài liệu bạn đọc trả sau đọc nhanh chóng trở lại giá, tăng vịng quay tài liệu kho - Hoạt động hồi cố sách đƣợc Thƣ viên trì thƣờng xuyên Thƣ viện hồi cố đƣợc số lƣợng sách lớn,phục vụ cho bạn đọc - Vấn đề tin học hóa đƣợc Thƣ viện đặc biệt quan tâm, Thƣ viện tiếp tục phối hợp với công ty Tinh Vân tập trung xử lý vấn đề tồn việc ứng dụng cơng nghệ thơng tin phịng chức năng, tiếp tục triển khai module kho lƣu thông kho mở, chỉnh sửa module OPAC, phục vụ mạng LAN, tạo điều kiện cho bạn đọc tìm kiếm tài liệu nhanh  Về công tác bảo quản tài liệu Từ nhiều năm qua thƣ viện tiến hành tốt công tác bảo quản vốn tài liệu Do vậy, Thƣ viện nhận đƣợc số kết nhƣ sau: - Vốn tài liệu phong phú, đa dạng, hệ thống kho tàng thoáng mát, sẽ, sở vật chất trang thiết bị đáp ứng đầy đủ kịp thời nhu cầu tìm kiếm thơng tin bạn đọc theo phƣơng châm: ”tất bạn đọc, người dùng tin” Trung bình Thƣ viện phục vụ 200 lƣợt ngƣời đọc/ngày, chƣa tính đến số lƣợng ngƣời tìm đến thƣ viện nhƣ nơi lý tƣởng cho việc tự học, tăng lƣợt luân chuyển tài liệu lên gấp nhiều lần - Thƣ viện đƣợc đầu tƣ trang bị trang thiết bị bảo quản vốn tài liệu nhƣ: hệ thống cổng từ, máy hút bụi, máy điều hòa phòng, hệ thống báo cháy tự động, quạt thơng gió cho kho sách để chống ẩm cho sách Công tác vệ sinh kho sách, chống mối mọt, ẩm mốc đƣợc tiến hành thƣờng xuyên, đặn - Hoạt động sửa chữa phục chế đóng bìa tài liệu hƣ hỏng ln đƣợc tiến hành thƣờng xuyên Thƣ viện tu bổ sửa chữa khối lƣợng sách báo không nhỏ để phục vụ bạn đọc 58 Khóa luận tốt nghiệp Cúc Phạm Thị Kim - Nhờ phƣơng thức giáo dục bạn đọc cách trực tiếp gián tiếp qua quy chế nghiêm ngặt Thƣ viện, mà giảm đƣợc đáng kể tƣợng rách sách Tài liệu đƣợc bảo quản ngày tốt Do công tác bảo quản tốt mà vốn tài liệu Thƣ viện Đại học Thủy lợi tình trạng tốt, ln sẵn sàng phục vụ bạn đọc 3.1.2 Nhƣợc điểm Bên cạnh ƣu điểm có đƣợc cơng tác tổ chức bảo quản vốn tài liệu TVĐHTL tồn số hạn chế sau:  - Về công tác tổ chức vốn tài liệu: Tổ chức phục vụ theo hình thức kho mở dễ đáp ứng nhu cầu ngƣời dùng tin nhƣng gây vài trở ngại Đó việc tìm kiếm lựa chọn tài liệu phải vào ký hiệu xếp giá, khiến cho bạn đọc gặp khó khăn Trong trình độ sử dụng thƣ viện bạn đọc bị hạn chế Nhiều bạn đọc đến Thƣ viện khơng biết cách tra tìm tài liệu, chƣa nắm vững cách tổ chức, xếp tài liệu giá nhƣ số loại tài liệu đƣợc bạn đọc sử dụng, đặc biệt tài liệu tiếng nƣớc ngồi - Tình trạng lộn xộn sách giá cịn, sách để khơng chỗ quy định Đặc biệt phịng đọc mở tình trạng xảy nhiều  - Về công tác bảo quản vốn tài liệu: Công tác bảo quản đƣợc cán Thƣ viện ĐHTL cố gắng, song không khỏi mát hƣ hỏng Tài liệu phịng đọc Mở nhanh chóng xuống cấp ý thức bạn đọc chƣa tốt mùa Do diện tích thƣ viện hạn chế nên số phòng đọc xảy tình trạng tải vào thi 3.2 Đề xuất giải pháp Một thƣ viện phát triển nhanh bền vững, thƣ viện biết dựa vào lợi nguồn lực thơng tin có, biết cách tổ chức chúng cách khoa học hợp lý, để tạo thuận lợi cho việc bảo quản, khai thác, biết tổ chức công tác phục vụ hiệu quả, với sản phẩm, dịch vụ thông tin chất lƣợng, đại, đáp ứng nhu cầu tin ngƣời dùng 59 Khóa luận tốt nghiệp Cúc Phạm Thị Kim tin Chính vậy, cơng tác tổ chức vốn tài liệu phục vụ ngƣời dùng tin giai đoạn nay, trở thành vấn đề trung tâm hoạt động, định đến hiệu hoạt động khả thỏa mãn nhu cầu ngƣời dùng tin Tuy Thƣ viện có nhiều đổi để đáp ứng với tình hình thực tiễn đặt ra, nhƣng số hạn chế khó tránh khỏi cần đƣợc khắc phục để Thƣ viện bƣớc tiếp vào hành trình mới, chặng đƣờng dài cần không ngừng cố gắng, phấn đấu Với mong muốn công tác tổ chức bảo quản vốn tài liệu, mang lại hiệu cho hoạt động Thƣ viện Đại học Thủy lợi không thời điểm trƣớc mắt, mà cịn có ý nghĩa lâu dài, đề xuất số giải pháp sau: 3.2.1 Tổ chức vốn tài liệu hợp lý  + Hồn thiện cơng tác tổ chức vốn tài liệu: Đối với phịng mƣợn giáo trình Cần thêm thơng tin dẫn vị trí xếp giá tài liệu cụ thể Thƣ viện cần mau chóng bổ sung để thuận tiện cho việc tìm kiếm tài liệu, đồng thời đảm bảo xếp tài liệu cách thống Trƣớc đầu giá, nên liệt kê vần chữ tên tài liệu đƣợc xếp giá Ví dụ: Giá từ A – K, Giá từ L – N dễ theo dõi, tìm kiếm xếp tài liệu cách nhanh chóng + Đối với phịng báo, tạp chí: Để khai thác nguồn thông tin đƣợc tốt hơn, Thƣ viện nên xây dựng sở liệu trích với tên tạp chí khoa học thuộc chuyên ngành giảng dạy, nghiên cứu, học tập Trƣờng Ví dụ : Tạp chí khoa học kỹ thuật, Tạp chí Khoa học đất, Tạp chí Khoa học Kỹ thuật thủy lợi mơi trƣờng, Tạo chí Tài nguyên nƣớc, Tạp chí Thủy lợi, Tạp chí Nơng nghiệp phát triển nơng thơn + Đối với tài liệu luận văn, luận án: Thƣ viện cần chuyển đổi ký hiệu xếp giá cũ tổ chức xếp thống nhất, phù hợp với phƣơng thức tổ chức hành Để luận văn, luận án có nội dung khơng bị phân tán tạo điều kiện thuận lợi cho bạn đọc tìm kiếm tài liệu  Phân chia bố trí kho tài liệu: 60 Khóa luận tốt nghiệp Cúc Phạm Thị Kim Diện tích Phịng đọc Mở có hạn, nên thƣ viện tổ chức bảo quản đƣợc nguồn tài liệu nội sinh luận văn, luận án Vì thế, thời gian tới, Thƣ viện có sách mở rộng diện tích kho để tổ chức bảo quản khóa luận đồ án tốt nghiệp sinh viên trƣờng – nguồn tài liệu nội sinh có giá trị Cơng tác tổ chức vốn tài liệu đóng vai trị quan trọng tồn hoạt động Thƣ viện Do vậy, Thƣ viện cần có đầu tƣ cấp lãnh đạo, nhằm nâng cao hiệu phục vụ tăng cƣờng giá trị sử dụng vốn tài liệu kho Nguồn tài liệu điện tử Thƣ viện chƣa có nhiều, việc tổ chức nguồn thơng tin bị dao động Vì thế, muốn tổ chức sử dụng nguồn tài liệu điện tử có hiệu quả, Thƣ viện cần thƣờng xuyên tổ chức lớp bồi dƣỡng,nâng cao trình độ nghiệp vụ cho cán Thƣ viện nhiều hình thức khác nhau: cử cán tham gia lớp bồi dƣỡng ngắn hạn công tác tổ chức vốn tài liệu đặc biệt tài liệu điện tử Tổ chức cho cán tham quan, khảo sát học hỏi kinh nghiệm tổ chức kho tài liệu Thƣ viện đại nƣớc để từ có biện pháp áp dụng, điều chỉnh phƣơng thức tổ chức vốn tài liệu Thƣ viện cho phù hợp Tổ chức buổi hội thảo chuyên đề nâng cao kiến thức công tác tổ chức bảo quản vốn tài liệu  Tăng cường đầu tư kinh phí cho cơng tác tổ chức vốn tài liệu Cần có sách đầu tƣ thích hợp cho hoạt động kho mở : Kinh phí cho hoạt động kho mở phải đƣợc xem xét, tính tốn sở khoa học phù hợp so với hoạt động khác công tác phục vụ Nên xây dựng tiêu chuẩn, định mức, thể chế có liên quan đến sách bổ sung, bảo quản tài liệu kho mở Thƣ viện cần lập kế hoạch cụ thể hàng năm, đảm bảo nguồn kinh phí ổn định cho công tác tổ chức hoạt động kho mở 3.2.2 Tăng cƣờng bảo quản vốn tài liệu - Tăng cƣờng đầu tƣ kinh phí cho cơng tác bảo quản: Trong công tác bảo quản vốn tài liệu, vấn đề kinh phí quan trọng Thƣ viện nên đầu tƣ thêm kinh phí cho cơng tác bảo quản để trang bị thêm phƣơng tiện kỹ thuật cho kho sách nhƣ: trang bị đồng hệ thống giá sách innox, máy hút bụi, … tạo điều kiện thuận lợi cho công tác bảo quản tài liệu - Từng bƣớc hoàn thiện trang thiết bị đảm bảo cho ổn định lâu dài cho tài liệu Lắp hệ thống cửa sổ cho kho lƣu tầng 4, tạo thơng thống, tránh tình trạng ẩm mốc 61 Khóa luận tốt nghiệp Cúc - Phạm Thị Kim Trang bị giá sách cho phòng giáo trình để thay cho bàn để sách nay, tránh việc mối mọt xâm nhập vào tài liệu, đồng thời tạo thẩm mỹ cho Thƣ viện - Đầu tƣ mua lắp đặt hệ thống camera xung quanh phòng giá kho mở với hình đƣợc đặt bàn thủ thƣ, giúp cán quan sát bạn đọc, để phát xử lý kịp thời hành vi lấy cắp làm hƣ hại tài liệu - Thực đầy đủ quy chế đảm bảo an toàn cho kho tài liệu: + Thƣờng xuyên cử cán kỹ thuật kiểm tra hệ thống đƣờng dây điện, cầu chì, mối mọt… Đặc biệt, phải tiến hành tổng vệ sinh kho có chế độ bồi dƣỡng độc hại cho cán phục vụ quản lý kho tài liệu + Khi vệ sinh kho, bên cạnh việc lau chùi gáy sách, Thƣ viện cần trang bị máy hút bụi để hút mảnh li ti trang sách - Nguồn lực thông tin Thƣ viện Đại học Thủy lợi chủ yếu giấy Vì thế, Thƣ viện cần đầu tƣ thêm kinh phí nâng cấp hệ thống Server, trang bị phầm mềm quản lý tài liệu điện tử, tài liệu số, mua trang thiết bị (máy quét, máy scanner…), để số hóa phần vốn tài liệu có, tạo điều kiện cho Thƣ viện bảo quản nguồn tài liệu này, đặc biệt tài liệu quý có bản, nhƣng tần suất sử dụng cao - Khối lƣợng tài liệu phòng, kho Thƣ viện lớn, nên chƣa thể tiến hành bảo quản đồng loạt Để áp dụng chƣơng trình bảo quản tiên tiến, địi hỏi phải có nguồn kinh phí tƣơng đối lớn Vì thế, Thƣ viện cần có dự án bảo quản khả thi để đệ trình lên cấp có liên quan phê duyệt cấp kinh phí - Thƣ viện có chƣơng trình cụ thể tồn diện để nâng cao trình độ cán bảo quản, hợp tác với tổ chức quan bảo quản lớn khu vực giới Nghiên cứu đầu tƣ, xây dựng sở bảo quản đại nhƣ: buồng chân không, buồng đông lạnh,… để công tác bảo dƣỡng, phục chế tài liệu gốc đƣợc hiệu - Thƣ viện cần xác định vai trò việc tuyên truyền, giáo dục ý thức bạn đọc cán bộ: + Đối với cán bộ: Thƣờng xuyên cử cán tham gia lớp đào tạo, bồi dƣỡng công tác bảo tồn, bảo quản vốn tài liệu Tổ chức buổi hội thảo chuyên đề, giúp cán hiểu đƣợc tài liệu quản lý có giá trị nhƣ đời sống, nhƣ hoạt động cộng đồng xã hội, đặc biệt sinh viên cán trƣờng Để từ đó, 62 Khóa luận tốt nghiệp Cúc Phạm Thị Kim nhận thức đƣợc vai trị quan trọng mình, họ tự điều chỉnh quan điểm hành vi công việc đƣợc giao + Đối với bạn đọc: Thƣờng xuyên tổ chức buổi hƣớng dẫn ngƣời dùng tin với nội dung giới thiệu cho họ có nhìn khái quát nguồn lực thông tin Cần giúp họ biết đƣợc nội quy cụ thể, quyền lợi nghĩa vụ họ sử dụng tài liệu Thƣ viện cần thực nghiêm ngặt quy định hành chính, có thái độ cứng rắn với trƣờng hợp vi phạm quy chế Thƣ viện, việc làm mát, hƣ hỏng vốn tài liệu 3.2.3 Củng cố nguồn lực thông tin Nguồn lực thông tin thành phần quan trọng để hình thành nên hoạt động Thƣ viện Chất lƣợng nguồn lực thông tin ảnh hƣởng tới việc thỏa mãn nhu cầu tối đa ngƣời dùng tin Củng cố phát triển thông tin phải làm tốt công tác bổ sung tài liệu song song với công tác lý tài liệu, loại bỏ tài liệu thừa mà không sử dụng đƣợc Tài liệu điện tử Thƣ viện cịn cần đầu tƣ kinh phí cho mảng bổ sung tài liệu điện tử, tài liệu trực tuyến để tăng cƣờng nguồn lực thông tin cho Thƣ viện đáp ứng nhu cầu dùng tin cán bộ, giáo viên, sinh viên, nghiên cứu sinh, phục vụ công tác đào tào Nhà trƣờng đạt hiệu cao Thƣ viện cần làm phong phú tài liệu điện tử: Bằng cách số hóa tài liệu có giá trị, quý Thƣ viện từ dạng truyền thống, nhờ vừa giải đƣợc vấn đề bảo quản tài liệu tốt, vừa giúp bạn đọc khai thác, sử dụng lâu dài hiệu nguồn tài liệu Thƣ viện 3.2.4 Đầu tƣ xây dựng sở vật chất trang thiết bị Cơ sở vật chất trang thiết bị bốn yếu tố quan trọng ảnh hƣởng tới chất lƣợng hoạt động Thƣ viện Và đặc biệt chất lƣợng hoạt động thông tin thƣ viện Trƣờng đại học có ảnh hƣởng khơng nhỏ tới chất lƣợng giáo dục đào tạo nghiên cứu khoa học nhà trƣờng Xác định đƣợc tầm quan trọng nhà trƣờng đầu tƣ xây dựng thƣ viện đại, máy tính nối mạng tốc độ cao, bàn ghế, giá kệ mới… điều tạo hứng thú cho sinh viên tới thƣ viện, tăng hứng thú cho cán thƣ viện tới làm việc Hơn nhu cầu sinh viên,cũng nhƣ cán cao nên cần mở rộng diện tích phịng đọc để thỏa mãn nhu cầu học tập sinh viên đặc biệt mùa thi 63 Khóa luận tốt nghiệp Cúc Phạm Thị Kim Thƣ viện nên phối hợp với công ty Tinh Vân nghiên cứu khắc phục tình trạng lỗi mạng, tra cứu chậm để phục vụ cho việc tìm kiếm thơng tin bạn đọc đƣợc hiệu 3.2.5 Bồi dƣỡng, nâng cao trình độ đội ngũ cán thƣ viện Cán thƣ viện chủ thể hoạt động Thƣ viện, cầu nối đƣa nguồn tài nguyên thông tin tới ngƣời dùng tin Để nâng cao chất lƣợng hoạt động Thƣ viện nhƣ đáp ứng nhu cầu đảm bảo thơng tin cho ngƣời dùng tin việc nâng cao trình độ cho cán thơng tin thƣ viện điều cần thiết, phải đƣợc tiến hành thƣờng xuyên Đặc biệt giai đoạn nay, thành tựu vƣợt bậc khoa học kỹ thuật, công nghệ thơng tin có ảnh hƣởng sâu sắc tới lĩnh vực đời sống xã hội hoạt động thơng tin thƣ viện khơng nằm ngồi tác động Đào tạo đào tạo lại cán bộ, giúp họ ln đƣợc củng cố nâng cao trình độ chun môn, nghiệp vụ nhƣ xây dựng đƣợc kỹ tìm kiếm, khai thác thơng tin từ nhiều nguồn khác nhau, làm chủ ứng dụng công nghệ, kỹ thuật…, sử dụng thành thạo máy tính, cơng cụ tra cứu đại Đồng thời giúp cán nắm vững nội dung, thành phần vốn tài liệu có Thƣ viện để trợ giúp bạn đọc tìm kiếm, tuyên truyền, phổ biến tài liệu phù hợp với nhu cầu bạn đọc Tạo dựng cho cán tác phong, thái độ phục vụ chuyên nghiệp, tận tình hƣớng dẫn bạn đọc họ gặp khó khăn Để nâng cao trình độ nghiệp vụ cho đội ngũ cán bộ, Thƣ viện cần: + Khuyến khích tạo điều kiện cho cán thƣ viện tự học tập, nghiên cứu, bồi dƣỡng, nâng cao trình độ chun mơn, ngoại ngữ tin học + Tổ chức hội thảo, nói chuyện chuyên đề có tham gia chuyên gia thơng tin thƣ viện nƣớc nƣớc ngồi, cử cán tham quan khảo sát Thƣ viện trung tâm Thơng tin ngồi nƣớc + Cử cán giao lƣu, tập huấn, khảo sát thực tế nƣớc, để qua tiếp thu, học hỏi phƣơng thức tổ chức vốn tài liệu khoa học, hợp lý, hình thức phục vụ ngƣời dùng tin mẻ, đại có tính ứng dụng phù hợp với điều kiện thực tế Thƣ viện, để ngày nâng cao hiệu công tác tổ chức vốn tài liệu Thƣ viện + Mời chuyên gia nƣớc nƣớc ngồi có trình độ chun mơn cao lĩnh vực thƣ viện, công nghệ thông tin… để truyền đạt kỹ kinh nghiệm việc xây dựng, tổ chức vốn tài liệu, nhƣ tổ chức hoạt động thƣ viện theo hƣớng đại 64 Khóa luận tốt nghiệp Cúc Phạm Thị Kim Để qua đó, cán thƣ viện nắm bắt đƣợc xu hƣớng tiến diễn ra, giúp nảy sinh ý tƣởng, kế hoạch thúc đẩy hoạt động Thƣ viện ngày hiệu 3.2.6 Đẩy mạnh đào tạo hƣớng dẫn ngƣời dùng tin Đào tạo ngƣời dùng tin phải đào tạo từ ban đầu xuyên suốt trình ngƣời dùng tin sử dụng thƣ viện Hiện Thƣ viện tổ chức đào tạo ngƣời dùng tin cho bạn sinh viên vào tuần đầu giáo dục công dân nhà trƣờng, nhƣng công tác cần đƣợc tổ chức thƣờng xuyên đƣợc tổ chức dƣới nhiều hình thức đa dạng phong phú nhằm: + Đảm bảo cho toàn bạn đọc đƣợc trang bị kỹ tìm tin sử dụng hiệu trang thiết bị Thƣ viện, giúp họ nắm đƣợc phƣơng pháp tổ chức vốn tài liệu khai thác đƣợc tối đa nguồn thơng tin có Thƣ viện, phục vụ cho mục đích học tập, nghiên cứu, giảng dạy… + Thƣ viện nên xuất tài liệu hƣớng dẫn ngƣời dùng tin, xây dựng clip nhỏ Wesite bố trí cửa vào Thƣ viện, nhằm giới thiệu cách ngắn gọn, cô đọng kiến thức cần thiết để khai thác, sử dụng Thƣ viện dễ dàng, hiệu KẾT LUẬN Tổ chức bảo quản vốn tài liệu có vai trị vô quan trọng hoạt động quan TT-TV Hiệu hoạt động Thƣ viện đƣợc đảm bảo sở tổ chức, xếp bảo quản vốn tài liệu cách khoa học hợp lý Tổ chức bảo quản vốn tài liệu tốt đảm bảo việc luân chuyển tài liệu cách nhanh chóng tới bạn đọc, từ góp phần thỏa mãn nhu cầu bạn đọc thời gian ngắn Trong thời gian vừa qua, với đổi thay mạnh mẽ từ phía Nhà trƣờng, với nhịp hối thay đổi ấy, Thƣ viện Đại học Thuỷ Lợi vƣơn vai chào đón sức sống mới, xứng đáng điểm hẹn lý tƣởng cho kiến thức vô tận ẩn chứa 65 Khóa luận tốt nghiệp Cúc Phạm Thị Kim trang sách Thƣ viện Đại học Thủy lợi bƣớc xây dựng đƣợc nguồn tài liệu phong phú, hoàn thiện máy tra cứu, nâng cao chất lƣợng bạn đọc, không ngừng cải tiến công tác tổ chức bảo quản vốn tài liệu Mặc dù nhiều khó khăn hạn chế, song Trung tâm ln ln cố gắng khắc phục để đáp ứng nhu cầu bạn đọc bảo quản vốn tài liệu lâu dài Góp phần nâng cao chất lƣợng đào tạo, nghiên cứu khoa học cán bộ, giảng viên, sinh viên Trƣờng Đại học Thủy lợi Hy vọng tƣơng lai gần, quan tâm mức Nhà trƣờng, kết hợp với cố gắng nỗ lực toàn thể đội ngũ Thƣ viện, Thƣ viện có bƣớc phát triển vƣợt bậc Từng bƣớc vƣơn lên trở thành Thƣ viện đại có khả hòa nhập với Trung tâm TTTV khu vực giới DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO Đoàn Phan Tân (1997), Tin học hoạt động thơng tin, Văn hóa – Thơng tin, Hà Nội Kim Thị Hoa(2000), Công tác tổ chức bảo quản vốn tài liệu Thư viện Hà Nội, Khóa luận tốt nghiệp tốt nghiệp chun ngành Thơng tin – Thƣ viện, Trƣờng Đại học KHXH&NV (ĐHQG Hà Nội), Hà Nội Lê Văn Viết (2002), Cẩm nang nghề Thư viện, Văn hóa thơng tin, Hà Nội Ngơ Thị Mỹ Hạnh (2008), Công tác tổ chức bảo quản vốn tài liệu Thư viện mạng Thông tin Trường Đại học Bách Khoa Hà Nội, Khóa luận tốt nghiệp tốt nghiệp chuyên ngành Thông tin – Thƣ viện, Trƣờng Đại học KHXH&NV (ĐHQG Hà Nội), Hà Nội Ngô Thị Hằng Nga (2004), Công tác bảo quản vốn tài liệu Thư viện Quốc gia Việt Nam, Khóa luận tốt nghiệp tốt nghiệp chun ngành Thơng tin – Thƣ viện, Trƣờng Đại học KHXH&NV (ĐHQG Hà Nội), Hà Nội 66 Khóa luận tốt nghiệp Cúc Phạm Thị Kim Nguyễn Thị Thu Hải (2010), Công tác tổ chức bảo quản vốn tài liệu Trung tâm Thơng tin Khoa học – Học viện Chính trị Hành Quốc gia Hồ Chí Minh, Khóa luận tốt nghiệp tốt nghiệp chuyên ngành Thông tin – Thƣ viện, Trƣờng Đại học KHXH&NV (ĐHQG Hà Nội), Hà Nội Nguyễn Thúy Hằng (2006), Tổ chức bảo quản vốn tài liệu Thư viện Trường Đại học Cơng Đồn Hà Nội, Khóa luận tốt nghiệp tốt nghiệp chuyên ngành Thông tin – Thƣ viện, Trƣờng Đại học KHXH&NV (ĐHQG Hà Nội), Hà Nội Nguyễn Tiến Hiển, Kiều Văn Hốt ( 2005), Tổ chức bảo quản tài liệu, Trƣờng Đại học Văn hóa Hà Nội, Hà Nội Nội Phan Văn (1993), Thư viện học đại cương, Đại học Tổng hợp Hà Nội, Hà 10 Tạ Thị Thịnh (1998), Phân loại tổ chức mục lục phân loại, Đại học Quốc gia Hà Nội, Hà Nội 11 Website Thƣ viện Đại học Thủy lợi : http://lib.wru.edu.vn 67 Khóa luận tốt nghiệp Cúc Phạm Thị Kim 68 ... viện Đại học Thủy lợi 16 CHƢƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC TỔ CHỨC VÀ BẢO QUẢN VỐN TÀI LIỆU TẠI THƢ VIỆN ĐẠI HỌC THỦY LỢI 18 2.1 Công tác tổ chức vốn tài liệu Thƣ viện Đại học Thủy lợi. .. tổ chức bảo quản vốn tài liệu với Thƣ viện Đại học Thuỷ lợi Mô tả thực trạng công tác tổ chức bảo quản vốn tài liệu Thƣ viện Đại học Thuỷ lợi - Phân tích, đánh giá ƣu điểm, hạn chế công tác tổ. .. đề tổ chức bảo quản vốn tài liệu .14 1.2.1 Về tổ chức vốn tài liệu 14 1.2.2 Về bảo quản vốn tài liệu 15 1.2.3 Vai trị, ý nghĩa cơng tác tổ chức bảo quản vốn tài liệu Thƣ viện