Tổ chức hoạt động marketing tại các trung tâm lưu trữ quốc gia việt nam

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN Trần Phương Hoa TỔ CHỨC HOẠT ĐỘNG MARKETING TẠI CÁC TRUNG TÂM LƯU TRỮ QUỐC GIA VIỆT NAM LUẬN ÁN TIẾN SĨ LƯU TRỮ HỌC Hà Nội - 2018 ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN Trần Phương Hoa TỔ CHỨC HOẠT ĐỘNG MARKETING TẠI CÁC TRUNG TÂM LƯU TRỮ QUỐC GIA VIỆT NAM Chuyên ngành: Lưu trữ học Mã số: 62 32 03 01 LUẬN ÁN TIẾN SĨ LƯU TRỮ HỌC NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC: PGS.TS Vũ Thị Phụng TS Vũ Thị Minh Hương XÁC NHẬN NCS ĐÃ CHỈNH SỬA THEO QUYẾT NGHỊ CỦA HỘI ĐỒNG ĐÁNH GIÁ LUẬN ÁN Người hướng dẫn khoa học Chủ tịch hội đồng đánh giá Luận án Tiến sĩ PGS.TS Vũ Thị Phụng GS.TSKH Nguyễn Văn Thâm Hà Nội - 2018 LỜI CAM ĐOAN Tơi xin cam đoan cơng trình nghiên cứu khoa học tơi thực Các số liệu thơng tin thu thập hồn tồn trung thực xác Những kết nghiên cứu từ luận án chưa công bố công trình nghiên cứu Nghiên cứu sinh Trần Phương Hoa LỜI CẢM ƠN Sau thời gian học tập nghiên cứu chuyên ngành Lưu trữ học Khoa Lưu trữ học Quản trị văn phòng (Trường ĐHKHXH&NV, ĐHQGHN) tơi hồn thành luận án Trong q trình thực cơng trình này, tơi ln nhận động viên, trợ giúp nhiệt tình từ gia đình, nhà trường, thầy cơ, đồng nghiệp, bạn bè nhiều tập thể, cá nhân địa bàn khảo sát Lời đầu tiên, xin gửi lời cảm ơn chân thành tới Ban Giám hiệu Trường Đại học Khoa học Xã hội Nhân văn, Ban chủ nhiệm Khoa Lưu trữ học Quản trị văn phòng thầy, cô, anh chị em đồng nghiệp tạo điều kiện thuận lợi, động viên, chia sẻ cảm thông với tơi suốt q trình đào tạo thực nghiên cứu Luận án tơi hồn thành nhờ động viên, tận tình bảo PGS.TS Vũ Thị Phụng TS Vũ Thị Minh Hương Bằng tận tâm kinh nghiệm công tác quản lý nghiên cứu khoa học, giáo viên hướng dẫn giúp trưởng thành đường khoa học Xin gửi tới PGS.TS Vũ Thị Phụng TS Vũ Thị Minh Hương lòng biết ơn chân thành nhất! Trong q trình khảo sát thực tế, tơi nhận giúp đỡ lớn từ lãnh đạo, nhân viên Trung tâm Lưu trữ Quốc gia Những thông tin nhận từ Trung tâm có ý nghĩa vơ to lớn, định đến ý nghĩa thực tiễn cơng trình nghiên cứu Tơi trân trọng giúp đỡ q báu đó! Trên hành trình học tập nghiên cứu tơi, gia đình ln hậu phương vững chắc, động lực giúp tơi vượt qua khó khăn, trở ngại để hoàn thành nhiệm vụ lớn nghiệp giảng dạy nghiên cứu Xin tri ân gia đình, bạn bè, đồng nghiệp, thầy tất người giúp đỡ tơi q trình thực luận án! Xin trân trọng cảm ơn! Nghiên cứu sinh Trần Phương Hoa MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN LỜI CẢM ƠN MỤC LỤC DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT DANH MỤC CÁC BẢNG, BIỂU ĐỒ MỞ ĐẦU Chƣơng TỔNG QUAN TÌNH HÌNH NGHIÊN CỨU VỀ TỔ CHỨC HOẠT ĐỘNG MARKETING TẠI LƢU TRỮ QUỐC GIA 14 1.1 Số lượng thể loại 14 1.2 Tác giả thời gian nghiên cứu 17 1.3 Phương pháp nghiên cứu 18 1.4 Nội dung nghiên cứu 19 1.5 Những khoảng trống nghiên cứu vấn đề đặt để giải luận án 27 Chƣơng CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ THỰC TIỄN VỀ TỔ CHỨC HOẠT ĐỘNG MARKETING TẠI LƢU TRỮ QUỐC GIA 32 2.1 Cơ sở lý luận 32 2.1.1 Khái niệm “tổ chức hoạt động marketing lưu trữ quốc gia” 32 2.1.2 Điều kiện xuất marketing lưu trữ quốc gia 36 2.1.3 Đặc điểm marketing lưu trữ quốc gia 39 2.1.4 Nguyên tắc tổ chức hoạt động marketing lưu trữ quốc gia 44 2.1.5 Nội dung tổ chức hoạt động marketing lưu trữ quốc gia 45 2.2 Cơ sở thực tiễn 50 2.2.1 Sự cần thiết hoạt động marketing lưu trữ quốc gia 50 2.2.2 Kinh nghiệm marketing số lưu trữ quốc gia giới học kinh nghiệm cho Việt Nam 54 Chƣơng ĐÁNH GIÁ MÔI TRƢỜNG MARKETING TẠI CÁC TRUNG TÂM LƢU TRỮ QUỐC GIA VIỆT NAM 60 3.1 Giới thiệu khái quát Trung tâm Lưu trữ Quốc gia Việt Nam 60 3.2 Môi trường vi mô Trung tâm Lưu trữ Quốc gia Việt Nam 61 3.2.1 Nguồn lực thông tin tài liệu lưu trữ 62 3.2.2 Nguồn lực nhân 66 3.2.3 Nguồn lực sở vật chất 68 3.2.4 Nguồn lực tài 70 3.2.5 Khách hàng 71 3.2.6 Công chúng 71 3.2.7 Các nhân tố vi mô khác 71 3.3 Môi trường vĩ mô Trung tâm Lưu trữ Quốc gia Việt Nam 72 3.3.1 Nhân học 72 3.3.2 Mơi trường trị 73 3.3.3 Môi trường kinh tế 74 3.3.4 Mơi trường văn hóa, xã hội 75 3.3.5 Môi trường công nghệ 75 3.4 Bàn luận môi trường marketing TTLTQGVN 76 Chƣơng ĐÁNH GIÁ TỔ CHỨC HOẠT ĐỘNG MARKETING TẠI CÁC TRUNG TÂM LƢU TRỮ QUỐC GIA VIỆT NAM 87 4.1 Phương pháp đánh giá 87 4.2 Đặc điểm nhu cầu người sử dụng 89 4.3 Tập hợp thông tin người sử dụng 96 4.4 Sản phẩm dịch vụ Trung tâm Lưu trữ Quốc gia Việt Nam 96 4.4.1 Các ấn phẩm xuất 96 4.4.2 Triển lãm, trưng bày tài liệu lưu trữ 98 4.4.3 Các sưu tập tài liệu lưu trữ 100 4.4.4 Dịch vụ cung cấp hồ sơ/TLLT gốc phòng đọc 100 4.4.5 Dịch vụ cung cấp chứng thực 103 4.4.6 Dịch vụ lập mục lục tài liệu theo yêu cầu 104 4.4.7 Dịch vụ tham quan 105 4.5 Hoạt động quảng bá 107 4.6 Bàn luận hoạt động marketing Trung tâm Lưu trữ Quốc gia VN .111 Chƣơng GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN TỔ CHỨC HOẠT ĐỘNG MARKETING TẠI CÁC TRUNG TÂM LƢU TRỮ QUỐC GIA VIỆT NAM 125 5.1 Bối cảnh tổ chức hoạt động marketing TTLTQGVN 125 5.1.1 Chủ trương Đảng Nhà nước phát huy giá trị TLLT 125 5.1.2 Chủ trương cải cách hành 128 5.1.3 Cuộc cách mạng công nghiệp 4.0 128 5.2 Nhóm giải pháp quy trình thực marketing 129 5.2.1 Xác định tầm nhìn, sứ mệnh, mục tiêu 129 5.2.2 Phân tích nhân tố ảnh hưởng 130 5.2.3 Xác định thị trường mục tiêu sách với thị trường mục tiêu 131 5.2.4 Thực chiến lược marketing hỗn hợp 132 5.2.5 Đánh giá kế hoạch marketing 141 5.3 Nhóm giải pháp tổ chức - chuyên môn 142 5.3.1 Kiện toàn nhân quan 142 5.3.2 Thiết lập phận marketing 144 5.3.3 Phân bổ kinh phí hợp lý 145 5.3.4 Đẩy nhanh tiến độ số hóa 146 5.3.5 Đảm bảo điều kiện sở vật chất, công nghệ 147 5.3.6 Cải cách thủ tục hành thực quy định giải mật 150 5.3.7 Thiết lập hệ thống bên liên quan 152 5.4 Khuyến nghị với quan hữu quan 156 5.4.1 Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước 156 5.4.2 Các lưu trữ lịch sử khác 158 5.4.3 Hội Văn thư Lưu trữ Nhà nước 158 5.5 Các vấn đề cần tiếp tục nghiên cứu nhằm bổ sung hệ thống lý luận lưu trữ học Việt Nam 159 5.5.1 Nội dung cụ thể marketing lưu trữ 159 5.5.2 Những vấn đề quản trị lưu trữ 159 KẾT LUẬN 162 DANH MỤC CÁC CƠNG TRÌNH KHOA HỌC CỦA TÁC GIẢ LIÊN QUAN ĐẾN LUẬN ÁN 166 TÀI LIỆU THAM KHẢO 167 PHỤ LỤC 65 Mở rộng diện tích, khn viên dành cho độc giả (Phiếu số 132, 66 Mở rộng diện tích khn viên dành cho độc giả; Có khu trưng bày triển lãm trung tâm (Phiếu số 133) 67 Mở rộng diện tích phịng đọc (Phiếu số 134 68 Tăng cường quảng bá hình ảnh phương tiện thông tin đại chúng (135) 69 Cần đẩy mạnh công tác tuyên truyền giới thiệu TLLT qua nhiều hình thức để quan, đơn vị, cá nhân nhận thấy ý nghĩa việc bảo quản phát huy giá trị TLLT, từ thu thập, sưu tầm nhiều tài liệu có giá trị; Cải thiện thủ tục hành phục vụ độc giả, thường xuyên cập nhật thông tin tổng quan TLLT LTQG (Phiếu số 136) 70 Nâng cao chất lượng HS, TL bảo quản thu thập để đảm bảo tính xác thực độ tin cậy TLLT cho người sử dụng; Đẩy mạnh ứng dụng CNTT tăng cường hình thức KTSD mang tính chủ động, sáng tạo; Cải cách thủ tục hành đẩy mạnh cơng tác phục vụ KTSD phòng đọc (Phiếu số 137) 71 Tuyên truyền, giới thiệu TLLT; Ứng dụng CNTT; Cải cách thủ tục hành cơng tác phục vụ độc giả (Phiếu số 138) 72 Thu thập sưu tầm nhiều loại hình tài liệu thành phần TLLT có giá trị Trung tâm để phục vụ nhu cầu KTSD TLLT độc giả ngồi nước; Cơng bố giới thiệu nhiều TLLT có giá trị phương tiện thơng tn đại chúng, đồng thời nâng cao chất lolượng phục vụ để hấp dẫn công chúng hiệu (Phiếu số 139) 73 Hoàn thiện sở vật chất cho Trung tâm, phòng Đọc; Tăng cường cơng tác quảng bá, giới thiệu loại hình tài liệu Trung tâm để độc giả biết đến nhiều (Phiếu số 144) 74 Quảng bá nhiều thông tin đại chúng (Phiếu số 145) 75 Tăng cường công tác giới thiệu tuyên truyền TLLT (Phiếu số 146) 76 Cần có phận marketing chuyên nghiệp để quảng cáo cho nhiều người biết đến TLLT (Phiếu số 147) 77 Đa dạng hình thức cơng bố, giới thiệu tài liệu; Tham gia tích cực hoạt động địa phương; Sử dụng mạng xã hội hiệu (Phiếu số 149) 78 Tăng cường công tác quảng bá mạng xã hội (FB, báo điện tử, web); Cần quảng bá phông lưu trữ Trung tâm lập email riêng cho phịng đọc để độc giả tiện liên hệ tra tìm tài liệu (Phiếu số 151) 79 Trên thực tế nhiều người đến TLLT Cần phải có quảng bá nhiều để nhiều người biết đến TLLT (Phiếu số 152) 80 Quảng bá rộng rãi phương tiện thông tin đại chúng (Phiếu số 153) 81 Cần đầu tư đào tạo kỹ Marketing LTQG để phát triển mặt nghiệp vụ lưu trữ; Đầu tư thêm sở hạ tầng phục vụ công chúng (Phiếu số 155) 82 Đa dạng hình thức tổ chức sử dụng TL; Phục vụ qua Internet (được quản lý chặt chẽ); Phục vụ gốc có yêu cầu (Phiếu số 158) 83 Đẩy mạnh hoạt động trưng bày, tuyên truyền, công bố giới thiệu T nhiều phương tiện thông tin đại chúng (Phiếu số 159) 84 Thu thập nhiều tài liệu để độc giả khai thác; Xu hướng cơng nghệ hóa, số hóa thơng tin (Phiếu số 160) 85 Hợp tác chỉnh lý TLLT; Xây dựng phòng đọc quy mô; Hợp tác triển lãm tài liệu (Phiếu số 161) 86 Quảng bá rộng rãi đến công chúng; Tổ chức hoạt phối hợp nhiều trưng bày tài liệu lưu trữ theo chuyên đề (Phiếu số 162) 87 Áp dụng công nghệ thông tin; Tổ chức trưng bày tài liệu (Phiếu số 163) 88 Đề nghị cấp lãnh đạo bố trí kinh phí cho LTQG thực tốt việc bảo quản, phát huy giá trị TLLT, quảng bá TLLT đến công chúng giới (Phiếu số 164) 89 Đề nghị cấp đầu tư tài KHCN để làm tốt cơng tác quảng bá, giới thiệu TLLT (Phiếu số 165) 90 Đề nghị cấp đầu tư tài KHCN để làm tốt công tác quảng bá, giới thiệu TLLT (Phiếu số 166 - 172) 91 Quảng bá rộng rãi để phát huy giá trị TLLT đặc biệt Mộc triều Nguyễn - Di sản tư liệu giới (Phiếu số 173, 174) 92 Cấp kinh phí thực tốt việc bảo quản phát huy TLLT (Phiếu số 175) 93 Đa dạng hình thức tổ chức sử dụng tài liệu; Phục vụ qua Internet (được quản lý chặt chẽ) (Phiếu số 176, 177) 94 Đề nghị cấp cấp kinh phí để giới thiệu, công bố phát huy nhiều để giới thiệu cho cơng chúng biệt TLLT; Có chế tài việc quản lý công tác VTLT; Phối hợp với Bộ ngành phổ biến, quán triệt sâu rộng công tác VTLT (Phiếu số 179) 95 Cần tích cực công tác công bố giới thiệu tài liệu rộng rãi với công chúng (Phiếu số 180) 96 Các cấp cần đầu tư kinh phí để trang bị sở vật chất đại phục vụ xã hội ngày tốt (Phiếu số 181) PHỤ LỤC DANH SÁCH CÁN BỘ CỦA CÁC TRUNG TÂM LƯU TRỮ QUỐC GIA THAM GIA TRẢ LỜI PHỎNG VẤN STT 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 Họ tên Ông Hà Văn Huề Bà Nguyễn Thu Hồi Ơng Trần Đăng Phương Ơng Lê Huy Tuấn Bà Nguyễn Thu Hoài Bà Phạm Thanh Hồi Bà Đỗ Hồng Anh Bà Nguyễn Thị Ngần Ơng Phạm Ngọc Hưng Ông Võ Quang Sơn Ông Bùi Thượng Hải Ông Thủy Bà Thiêm Bà Hiểu Bà Cù Thị Dung Ông The Bà Trần Việt Hoa Bà Vũ Kim Hoa Ông Nguyễn Minh Sơn Bà Ngọc Diệp Ông Nghiêm Xn Bình Bà Nguyễn Thị Hồi Bà Thu Giang Ơng Nguyễn Đức Phùng Bà Trần Thúy Lan 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 Ông Nguyễn Thế Anh Ông Phạm Văn Tiến Ông Võ Thiết Cương Ông Dương Việt Đức Bà Trần Thị Thu Ông Nguyễn Xuân Hùng Ông Nguyễn Văn Cung Bà Loan Bà Nguyễn Thị Duyên Ông Nguyễn Đức Hồng Bà Phạm Thị Yến Bà Phạm Thị Tâm PHỤ LỤC ĐIỂM MẠNH CỦA CÁC TRUNG TÂM LƯU TRỮ QUỐC GIA VIỆT NAM Tên quan LTQG LTQG LTQG LTQG PHỤ LỤC 10 ĐIỂM YẾU CỦA CÁC TRUNG TÂM LƯU TRỮ QUỐC GIA VIỆT NAM Tên quan LTQG LTQG LTQG LTQG PHỤ LỤC 11 SÁCH ĐÃ XUẤT BẢN CỦA CÁC TRUNG TÂM LƯU TRỮ QUỐC GIA VIỆT NAM Tên quan Trung tâm LTQG Sách dẫn Phông Lưu trữ Lịch sử Hà Nội qua tài liệu lưu trữ Địa danh tài liệu lưu trữ làng xã Bắc Kỳ Kiến trúc cơng trình xây dựng Hà Nội Ấn chương Châu triều Nguyễn Trung tâm LTQG Sách dẫn Phông Lưu trữ Hiệp định Pari VN năm 1973 qua tài liệu quyền Sài Gịn Lịch sử Phú Quốc qua tài liệu lưu trữ Sưu tập sổ Hán Nôm Nam Bộ Trung tâm LTQG Sách dẫn Phông Lưu trữ Hợp tác Việt Nam liên bang Nga lĩnh vực đào tạo Việt Nam 25 năm đường Đổi 1986-2011 qua TLLT Sưu tập sắc lệnh nước Việt Nam DCCH Trung tâm LTQG Khoa bảng Bắc Bộ Thanh Hóa qua Mộc triều Nguyễn Khoa bảng Trung Nam Bộ qua Mộc triều Nguyễn Khoa bảng Nghệ An - Hà Tĩnh - Quảng Bình qua Mộc triều Nguyễn PHỤ LỤC 12 TRIỂN LÃM TÀI LIỆU LƯU TRỮ CỦA CÁC TRUNG TÂM LTQGVN Tên quan LTQG LTQG LTQG LTQG PHỤ LỤC 13 CÔNG CỤ QUẢNG BÁ TẠI CÁC TRUNG TÂM LƯU TRỮ QUỐC GIA VN Tên quan Công cụ Truyền hình Sách giới thiệu Tờ rơi Pano Logo Viết báo T.chức kiện Từ thiện Tài trợ Mạng xã hội Quà tặng Giảm giá Trưng bày Tư vấn khách hàng Hội nghị khách hàng Công văn mời Email Website PHỤ LỤC 14 ĐỀ XUẤT DANH MỤC SẢN PHẨM VÀ DỊCH VỤ TẠI CÁC TRUNG TÂM LƯU TRỮ QUỐC GIA VIỆT NAM STT Miễn phí Đọc hồ sơ, tài liệu gốc ph Cung cấp tài liệu cho nguồn nộp lưu Cho mượn tài liệu phục vụ g việc công Gửi tin nhắn, email, thông thiệu tài liệu Trưng bày, triển lãm tài liệu Ấn phẩm xuất đọc ch Câu lạc dạy chữ Hán Nô 10 PHỤ LỤC 15 GIAO DIỆN WEBSITE CỦA TRUNG TÂM LƯU TRỮ QUỐC GIA PHỤ LỤC 16 GIAO DIỆN FANPAGE CỦA TRUNG TÂM LƯU TRỮ QUỐC GIA PHỤ LỤC 17 GIAO DIỆN FANPAGE CỦA TRUNG TÂM LƯU TRỮ QUỐC GIA PHỤ LỤC 18 GIAO DIỆN FANPAGE CỦA TRUNG TÂM LƯU TRỮ QUỐC GIA PHỤ LỤC 19 GIAO DIỆN FANPAGE CỦA TRUNG TÂM LƯU TRỮ QUỐC GIA ... Nam LTQG Lưu trữ quốc gia TLLT Tài liệu lưu trữ TTLTQG Trung tâm Lưu trữ Quốc gia TTLTQGVN Trung tâm Lưu trữ Quốc gia Việt Nam VNDCCH Việt Nam dân chủ cộng hòa VTLTNN Văn thư Lưu trữ Nhà nước... 4.5 Hoạt động quảng bá 107 4.6 Bàn luận hoạt động marketing Trung tâm Lưu trữ Quốc gia VN .111 Chƣơng GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN TỔ CHỨC HOẠT ĐỘNG MARKETING TẠI CÁC TRUNG TÂM LƢU TRỮ QUỐC... trình thực hoạt động marketing Trung tâm Chương Đánh giá hoạt động marketing TTLTQGVN Trên sở khung lý thuyết marketing lưu trữ, lý thuyết tổ chức hoạt động marketing lưu trữ quốc gia, tác giả