Rào cản thường gặp trong giao tiếp

Rào cản thường gặp trong giao tiếp Rào cản giao tiếp là điều không thể tránh khỏi tại nơi làm việc. Những rào cản này làm thay đổi luồng thông tin bình thường. Những yếu tố làm méo mó quá trình giao tiếp rõ ràng được gọi là “Nhiễu”. Nhiễu có thể xảy ra bất cứ lúc nào, bất cứ giai đoạn nào trong quá trình giao tiếp. Người quản lý nên nhận thức được tầm quan trọng của việc hiểu rõ quá trình giao tiếp tại nơi làm việc, tập trung vào : Rào cản giao tiếp Cách bộ não làm việc Hành vi của người gởi thông điệp Hành vi của người nhận thông điệp Làm thế nào để vượt qua rào chắn của giao tiếp Nghe Đọc ngôn ngữ cơ thể Nói Đào tạo kỹ năng 1. Cách bộ não làm việc Nhận thức về thực tế Nhận thức là cách chúng ta giải thích và hiểu thực tế. Nhận thức hình thành thực tế của con người qua các bước sau: Con người thu thập thông tin, Nhưng: Chỉ thu thập một số lượng nhỏ - họ không thể ghi nhận tất cả các dữ liệu giác quan có thể mang lại cho họ. Thu thập có chọn lọc - họ thấy những gì họ muốn thấy, họ tìm dữ liệu hỗ trợ các giả định ban đầu của họ và bỏ qua những thông báo hay bằng chứng phản biện. Thu thập theo một thứ tự nhất định Con người sắp xếp các thông tin vào các mục, nhưng: Phân loại là nguy hiểm, vì sẽ dẫn đến những giả định hay dự đoán nhất định, ví dụ như: "người da màu là người bạo lực", hay "Người già không muốn thay đổi". Người ta hình thành thực tế, nhưng: Mỗi người trong số họ có thể có thực tế rất khác nhau của riêng mình, nhận thức rất khác nhau. Các khác biệt này thường gây hiểu lầm và xung đột. Rập khuôn và định kiến Rập khuôn là một chức năng tự nhiên của tâm con người, nhằm đơn giản hóa các phức tạp thực tế và làm cho cơ thể và tâm trí của chúng tôi phát triển các phản ứng tự động để kích thích tương tự. Stereo có nghĩa là "thiết đặt hình ảnh". Khi áp dụng cho con người, rập khuôn dùng để chỉ tạo thành ngay lập tức hoặc cố định hình ảnh của một nhóm người, thường là dựa trên các giới hạn hoặc không đầy đủ thông tin. Rập khuôn thường xuyên thường sẽ dẫn đến kết quả là hình thành định kiến, ý kiến tiêu cực về người khác. Rập khuôn và định kiến là nguyên nhân gây thất bại trong giao tiếp, và hơn thế nữa, dấn đến hành động hay tình cảm không tốt. Định kiến dựa trên những hình ảnh hạn hẹp, quá mức của con người, những khuôn mẫu tiêu cực có khả năng dẫn những hậu quả tệ hại như phân biệt đối xử hay bạo lực. Thông thường, người ta có thói quen rập khuôn các đặc điểm về: Tuổi: tất cả các thanh thiếu niên yêu rock and roll và không tôn trọng người lớn tuổi Giới tính: đàn ông muốn chỉ có một điều từ một người phụ nữ Chủng tộc: mọi người Hoa đều giống nhau Tôn giáo: tất cả những người thuộc Hồi giáo đều là khủng bố Nghề nghiệp: tất cả các luật sư tham lam Quốc gia: Mọi người Somali đều nghèo đói Địa danh: mọi người sống ở một thành phố nào đó đều lười biếng Đồ vật: Đồng hồ Thụy Sĩ là hoàn hảo Rập khuôn có bốn đặc điểm chính: Đều đơn giản hơn so với thực tế Chúng được hình thành từ "trung gian văn hóa" hơn là kinh nghiệm cá nhân Thường là sai do bản chất của nó Thường sẽ rất khó thay đổi nếu đã được hình thành từ thơ ấu, bám chặt vào nhận thức và hành vi của con người. Nhận thức về mối quan hệ Mọi người có thể nhận thấy mối quan hệ với những người khác dựa trên ba vai trò: cha mẹ, người lớn và trẻ em. Nếu một cá nhân dự định xây dựng quan hệ giữa người lớn với người lớn, nhưng cách trao đổi giống như giữa người lớn với trẻ em, quá trình tương tác sẽ dẫn đến sự hiểu lầm và giận dữ. Phối cảnh và siêu phối cảnh Có ba cấp độ tư duy làm phức tạp mối quan hệ giao tiếp: Không ai muốn làm tổn thương người kia; thay vì giao tiếp công khai và giải quyết mọi hiểu lầm. Giới tính khác biệt Allan và Barbara Pease mô tả, trong cuốn sách của họ "Tại sao nam giới không lắng nghe và nữ giới không thể đọc được bản đồ", theo một cách rất hài hước một thực tế rất quan trọng: sự khác biệt giữa nam giới và nữ giới theo cách giao tiếp. Họ chứng minh rằng sự khác biệt được hình thành giữa nam giới và nữ giới từ rất lâu vì lý do sinh tồn: nam giới giữ vai trò thợ săn, tập trung vào công việc của mình; nữ giới nuôi dạy con cái, tập trung vào việc xây dựng và giữ mối quan hệ. Từ việc giữ các chức năng khác nhau, tâm trí của họ cũng hình thành và phát triển dọc theo sự chuyên trách của mình. Bộ não của nam giới có ít trung tâm phát ngôn hơn so với phụ nữ Bà mẹ, con gái và em gái thường sẽ nói thay mặt cho những người đàn ông từ gia đình của họ: Hãy thử hỏi một cậu bé năm tuổi "Cháu khoẻ không?" và mẹ anh hoặc chị sẽ ngay lập tức trả lời thay "Rất tốt, cảm ơn bạn!" Cũng vì vậy mà nữ nói nhiều hơn nam Một người đàn ông nói: " tôi đã không nói chuyện với vợ tôi trong sáu tháng vì không muốn làm ngắt lời cô ta”. Một người đàn ông nói trung bình khoảng 2.000-4.000 từ/ ngày, bằng một phần ba số lượng một người phụ nữ. Điều này rõ ràng hơn vào cuối ngày, khi người đàn ông và người phụ nữ ăn cùng nhau ở nhà. Ông đã hoàn thành lượng từ ngữ dự trữ của mình, còn cô vẫn còn rất nhiều. Hãy thử lắng nghe họ xem có quen thuộc không? Đàn ông chỉ ngắt lời khi có dấu hiệu của xâm phạm hoặc gây hấn. Đàn ông thường gào lên: "Đừng có ngắt lời tôi", câu này có thể nghe thấy trên khắp thế giới, bằng tất cả mọi ngôn ngữ. Phát biểu của nam giới luôn luôn bao gồm các giải pháp cho các vấn đề họ đang nói, để họ cảm thấy câu chuyện không bị gián đoạn. Đối với một người phụ nữ, điều này khá lạ, vì mục tiêu của họ khi nói chuyện chủ yếu là xây dựng mối quan hệ và ít nhắm đến việc giải quyết vấn đề. 2. Hành vi của người gửi Từ đa nghĩa Thường thì mọi người không thể chọn một từ phù hợp nhất để nói chính xác những gì họ muốn diễn tả. Từ đó có thể có ý nghĩa khác nhau đối với những người khác nhau. Những suy nghĩ và cảm giác ẩn Cũng như mật mã quân sự phục vụ mục đích an ninh quốc gia, người dân có thể chọn mã thông điệp của mình cho các mục đích an ninh cá nhân; Hoặc vì họ đã được đào tạo từ thời thơ ấu cách thể hiện gián tiếp về nhiều đề tài và cảm xúc. Một trong những lý do cơ bản gây hiểu lầm chính là việc giải mã hoàn toàn chỉ dựa trên cơ sở phỏng đoán. Có thể quan sát hành vi của một người dễ dàng, nghe họ nói và nhìn thấy hành động của họ, nhưng: Người ta chỉ có thể hình dung những ý nghĩa của từ ngữ và hành động. Suy nghĩ hay cảm xúc của một người thường được che dấu rất cẩn thận và không thể nào quan sát trực tiếp được. Người gởi không thể nào thấy cảm xúc của người khác, hoặc họ bị che giấu Cảm xúc giúp định hình giá trị. Đó là một phần cơ bản của động lực và sự hỗ trợ để xác định phương hướng và mục đích trong cuộc sống. Cảm xúc cung cấp cho con người những đầu mối để giải quyết vấn đề. Điều quan trọng là không được mù loà để có thể nhận ra cảm xúc của người khác, để nhận thức được nội tâm đa dạng của thế giới cảm xúc. Kỹ năng này có thể giúp khắc phục sự thất bại trong giao tiếp. 3. Hành vi của người nhận Nghe có chọn lọc i. Con người có bộ lọc gây nhiễu những gì họ nghe thấy. ii. Con người có bộ lọc sự chú ý, giữ cho không bị quá tải bởi sự gia tăng số lượng âm thanh và thông tin. iii. Con người có bộ lọc tình cảm, ngăn chặn hoặc bóp méo sự hiểu biết của họ. iv. Con người có những mong đợi từ người khác làm bóp méo hành vi của họ. Người nghe dễ dàng bị phân tâm Nhiều người nhận được một cách dễ dàng bị phân tâm và rơi vào trạng thái mơ mộng trong khi người gửi vẫn tiếp tục nói. Một trong những lý do nghe kém là con người có thể suy nghĩ nhanh hơn nhiều so với nói. Trong khi người ta nghe, họ có rất nhiều thời gian rảnh rỗi để suy nghĩ. Tốc độ nói trung bình là 125-150 từ/ phút. Tỉ lệ này khá chậm đối tai và não, là những bộ phận có tốc độ xử lý nhanh hơn và nhiều hơn gấp bốn lần. Hành động ngăn chặn sự giao tiếp Thường thì người nhận có cách đáp ứng mà theo các nhà nguyên cứu là có nguy cơ gây ngăn chặn giao tiếp khá cao, gia tăng khoảng cách về tình cảm giữa con người với nhau và giảm hiệu quả giải quyết vấn đề của người khác. Phản ứng được chia thành ba loại chính: Chỉ trích Nhiều người cảm thấy rằng họ cần phải chỉ trích hoặc người khác sẽ không bao giờ tiến bộ. Họ cảm thấy rằng trách nhiệm của họ là đưa ra một đánh giá tiêu cực đối với hành động hoặc thái độ của người khác. Đặt tên Đặt biệt danh cho người khác hoặc hạ thấp họ cũng ngăn cản con người hiểu thêm về nhau. Chẩn đoán Một người khác cho biết anh ta luôn trong tình trạng phòng thủ, hoặc cư xử như thể đang mắc phải một lỗi lầm hoặc có những trạng thái không được bình tĩnh. “Tôi đi guốc vào bụng anh…” - giao tiếp bị chặn. Cách thức gởi Mệnh lệnh Mệnh lệnh là một giải pháp được gởi một cách cưỡng chế và hậu thuẫn bằng vũ lực. Người ta bị đặt vào thế phòng thủ và bực bội. Mệnh lệnh cuối cùng có thể dẫn đến sự phá hoại. Mệnh lệnh ngụ ý rằng những ý kiến của người khác là vô nghĩa, vì thế nó có xu hướng làm giảm lòng tự trọng. Hăm doạ Sự đe dọa là một giải pháp được gửi kèm theo lời nhấn mạnh vào việc trừng phạt sẽ xảy ra, nếu giải pháp này không được thực hiện. Hăm doạ gây ra cảm xúc tiêu cực cùng loại với những cảm xúc gây ra do mệnh lệnh. “Hoặc anh làm, hoặc là …”. Giảng giải Nhiều người muốn hậu thuẫn cho giải pháp của họ bằng quyền lực của đạo đức hay thần học. "Đó là điều đúng đắn cần làm", "Bạn nên nói với anh ta lời xin lỗi", giảng giải gây cảm giác lo lắng, sự cáu giận và ngăn chặn việc bộc lộ trung thực. Khuyên bảo Cạm bẫy lời khuyên là luôn luôn là một cám dỗ mỗi khi có ai nói với bạn về vấn đề của họ. Lời khuyên thì có gì sai? Thường thì người khác cảm thấy như thế là xúc phạm đến trí thông minh của họ. Nó ngụ ý sự thiếu tự tin vào khả năng của người khác để đối phó với vấn đề của chính họ. Ngoài ra, những người đưa ra lời khuyên ít khi hiểu được trọn vẹn đầy đủ ý nghĩa của vấn đề. Họ không thể ý thức được sự phức tạp, cảm xúc và nhiều yếu tố khác nằm tiềm ẩn ở dưới bề mặt. Tránh người khác phiền lòng. Chuyển hướng Một trong những cách thay đổi thường xuyên nhất nhằm thay đổi sự quan tâm của người khác về một chủ đề trong hội thoại được gọi là "chuyển hướng". Chuyển hướng xuất hiện khi người nghe thiếu ý thức hay kỹ năng lắng nghe hiệu quả. Đôi khi chuyển hướng cũng xuất hiện khi người ta không thấy thoải mái với những cảm xúc hình thành do cuộc hội thoại. Luận cứ logic Khi người nghe đang bị căng thẳng hoặc khi có xung đột xảy ra, việc đưa ra các luận cứ logic cũng có thể gây sự bực bội. Logic chỉ tập trung vào sự kiện mà không quan tâm đến cảm xúc. Đôi khi cảm xúc mới là vấn đề chính. Sử dụng logic, ngay cả khi thật sự cần thiết, cũng có khả năng gây ra nguy cơ làm cho giao tiếp bị ngăn chặn. . Rào cản thường gặp trong giao tiếp Rào cản giao tiếp là điều không thể tránh khỏi tại nơi làm việc. Những rào cản này làm thay đổi. trình giao tiếp. Người quản lý nên nhận thức được tầm quan trọng của việc hiểu rõ quá trình giao tiếp tại nơi làm việc, tập trung vào : Rào cản giao tiếp