LÍ LUẬN CHUNG VỀ VĂN PHÒNG VÀ HOẠT ĐỘNG VĂN PHÒNG

Lí luận chung về văn phòng và hoạt động văn Phòng 1.1 Lí luận chung về văn phòng 1.1.1 Khái niệm văn phòng Nền kinh tế nớc ta hiện nay đã và đang đứng trớc muôn vàn cơ hội để hội nhập phát triển cũng nh phải đối mặt với rất nhiều khó khăn, thử thách để có thể tồn tại, phát triển đúng hớng trong nền kinh tế thị trờng ngày càng đa dạng hoá, hiện đại hoá.Vì vậy, mỗi doanh nghiệp tổ chức phải tìm cho mình một vị trí, một lợi thế vững vàng trên thơng trờng để có đủ sức cạnh tranh và có khả năng phát triển hoà nhịp cùng nền kinh tế thế giới. Muốn làm đợc điều đó thì buộc các nhà quản lý phải thông minh, năng động, sáng tạo và nhạy bén nắm bắt các thông tin một cách nhanh chóng và chính xác. Hơn bao giờ hết, văn phòng cần khẳng định đợc vị trí quan trọng của mình trong việc hỗ trợ quá trình điều hành, ra quyết định của các nhà quản lý. Có một số khái niệm cơ bản về Văn phòng dới các góc độ khác nhau:(theo Th.s Trần Thị Ngà, 2006, Bài giảng cho lớp QT901P trờng ĐHDLHP). * Xét theo phơng diện tổ chức:Văn phòng là một đơn vị cấu thành của tổ chức. * Xét theo tiêu chí chức năng : Văn phòng là một thực thể tồn tại để thực hiện các hoạt động tham mu, tổng hợp, hậu cần theo yêu cầu của các nhà quản lý. * Xét theo tính chất hoạt động : Văn phòng là một thực thể tồn tại để thực hiện việc quản lý thông tin phục vụ cho công tác điều hành của nhà quản trị. * Ngoài ra còn có thể hiểu: Văn phòng là trụ sở làm việc, là địa điểm giao tiếp đối nội, đối ngoại của cơ quan, doanh nghiệp. Trong thực tế văn phòng còn đợc tổ chức hoạt động tơng đối độc lập nh một cánh tay nối dài của cơ quan cấp trên trực tiếp, một cơ cấu tổ chức thay mặt cơ quan, đơn vị thực hiện những nhiệm vụ ở ngoài cơ quan, đơn vị chính. Trong một số trờng hợp khác, văn phòng gần nh là một cơ quan hoàn chỉnh, là hình bóng thu nhỏ của cơ quan chính nh các văn phòng đại diện của các tổ chức, doanh nghiệp tại các vùng, khu vực hay ở nớc ngoài . Văn phòng cũng đợc dùng để gọi các tổ chức độc lập đợc pháp luật thừa nhận với tên gọi nh : văn phòng luật s, văn phòng t vấn, văn phòng nghị sĩ, văn phòng kiến trúc s . Khi thực hiện hoạt động hậu cần với nhiệm vụ quản lý cơ sở vật chất và tài chính, văn phòng còn đợc hiểu nh một thủ kho về tài chính, tài sản. Luận văn này xem xét văn phòng theo cách nhìn nhận chung nhất.Văn phòng đợc hiểu là bộ máy hoạt động làm việc tổng hợp của đơn vị doanh nghiệp, là nơi làm việc về giấy tờ, nơi nào thực hiện các hoạt động, sản xuất hàng hoá, làm dịch vụ hoặc làm công việc hành chính đều có nơi giao dịch bằng giấy tờ thì gọi là văn phòng.Văn phòng bao gồm toàn bộ quá trình thu thập, xử lý, chuyển tải thông tin từ đầu vào đến đầu ra phục vụ cho quá trình tổ chức, điều hành mọi hoạt động của doanh nghiệp. Nh vậy, văn phòng có thể đợc xem xét nh một hệ thống bao gồm các tác nghiệp đầu vào và đầu ra có những tính chất đặc thù nhất định. Đầu vào đó là các hoạt động trợ giúp lãnh đạo tổ chức, quản lý, sử dụng toàn bộ các nguồn thông tin về những lĩnh vực chính trị, kinh tế, xã hội, hành chính, môi tr- ờng .theo các phơng án khác nhau nhằm thu đợc những kết quả tối u trong từng hoạt động của cơ quan, tổ chức. Đầu ra là các hoạt động phân phối, chuyển tải, thu thập, xử lý các thông tin phản hồi trong nội bộ và từ bên ngoài cơ quan, tổ chức theo yêu cầu của lãnh đạo.Toàn bộ những hoạt động đó góp phần và trợ giúp công tác điều hành thông tin trong cơ quan nhằm nâng cao hiệu quả khai thác, sử dụng thông tin trong quá trình quản lý, điều hành hoạt động của cơ quan, tổ chức. Hiểu một cách toàn diện hơn: Văn phòng là một thực thể tồn tại khách quan trong mỗi tổ chức, là bộ máy điều hành tổng hợp của cơ quan, là nơi thu thập và xử lý thông tin nhằm hỗ trợ cho hoạt động quản lý của các nhà lãnh đạo, là nơi chăm lo mọi vấn đề về hậu cần và đảm bảo vật chất cho hoạt động của cơ quan. 1.1.2 Chức năng của Văn phòng Câu hỏi đợc đặt ra là Vì sao ở mỗi cơ quan, tổ chức, đơn vị lại cần phải quan tâm và đẩy mạnh công tác văn phòng?.Vì văn phòng hỗ trợ cho lãnh đạo, cho tổ chức rất nhiều trong việc ra quyết định quản lý. Doanh nghiệp hay tổ chức nào dù có qui mô lớn hay nhỏ, cũng đều có văn phòng là cửa ngõ trung tâm, là nơi liên kết các mối liên hệ và tạo điều kiện thuận lợi cho công tác điều hành, quản lý. Để thể hiện rõ đợc điều đó, chúng ta nghiên cứu văn phòng với hai chức năng chính: 1.1.2.1. Chức năng tham mu, tổng hợp. Để đạt đợc hiệu quả cao trong lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành đòi hỏi các nhà quản lý phải có mặt ở mọi lúc, mọi nơi và phải tinh thông trên mọi lĩnh vực. Đồng thời phải nhanh chóng đa ra đợc quyết định quản lý chính xác, kịp thời để giải quyết mọi vấn đề phát sinh trong thực tế. Điều đó đã vợt qua khả năng của các nhà quản lý, đòi hỏi phải có một lực lợng trợ giúp họ trên mọi phơng diện, đó là công tác tham mu, tổng hợp. Chức năng tham mu, tổng hợp của văn phòng đợc phản ánh thông qua hoạt động có tính đa dạng và tổng hợp trong việc tham vấn cho quá trình điều hành của lãnh đạo. Cụ thể là tham mu bao hàm nội dung tham vấn, còn tổng hợp liên quan đến quá trình thống kê, xử lý thông tin phục vụ cho hoạt động quản lý. Hoạt động của cơ quan, tổ chức diễn ra phụ thuộc vào nhiều yếu tố khác nhau có tính chủ quan hoặc khách quan nh : tổ chức bộ máy, quy chế hoạt động, con ngời, trang thiết bị, cơ sở vật chất, phong cách lãnh đạo của thủ trởng . Muốn có quyết định đúng đắn, khoa học ngời lãnh đạo không thể chỉ dựa vào ý chí chủ quan của mình còn phải xét đến những yếu tố khách quan nh ý kiến tham gia của các cấp quản lý, của những ngời trợ gúp. Việc thu thập, phân tích và tổng hợp những ý kiến đó thông thờng và phần lớn đợc thực hiện bởi bộ phận văn phòng. Hoạt động này mang tính tham vấn và chuyên môn sâu nhằm trợ giúp lãnh đạo lựa chọn quyết định tối u. Mặt khác, kết quả tham vấn xuất phát từ việc xử lý khoa học, đầy đủ và chính xác những thông tin đầu vào, đầu ra, kể cả những thông tin phản hồi mà văn phòng thu thập đợc. Nh vậy, tham mu cần có sự tổng hợp và tổng hợp là để tham mu. Đồng thời, văn phòng có chức năng giúp lãnh đạo cơ quan điều hoà, phối hợp các hoạt động chung của các đơn vị trực thuộc. 1.1.2.2. Chức năng hậu cần Công tác hậu cần là công tác chuẩn bị các điều kiện cho sự hoạt động bình thờng của tổ chức. Làm tốt công tác hậu cần có nghĩa là văn phòng đã nâng cao hiệu quả làm việc của doanh nghiệp. Hậu cần thờng là những công việc dịch vụ nh tạo ra cơ sở vật chất, hỗ trợ mọi trang thiết bị, phơng tiện cho ngời lao động để nâng cao năng suất lao động, tăng thêm hiệu quả làm việc. Công tác hậu còn là diện mạo của cơ quan, thực hiện nhiệm vụ quản lý các khoản tiết kiệm đảm bảo cho đời sống của CBCNV. Bên cạnh đó, công tác hậu cần cũng đợc coi nh công cụ quản lý hiệu quả. Việc chuẩn bị các chỉ tiêu kế hoạch sẽ góp phần vào việc hoàn thành tốt các chỉ tiêu kế hoạch đó cũng nh việc tổ chức thành công các hội nghị, hội thảo. Tóm lại, văn phòng là đầu mối giúp việc cho lãnh đạo thông qua 2 chức năng quan trọng trên. Các chức năng này vừa tồn tại độc lập vừa hỗ trợ bổ sung cho nhau nhằm khẳng định sự cần thiết khách quan phải tồn tại văn phòng ở mỗi doanh nghiệp. 1.1.3 Nhiệm vụ của văn phòng Trên cơ sở các chức năng nh đã trình bày ở trên, văn phòng cần thực hiện các nhiệm vụ cụ thể nh sau: Một là, xây dựng và đôn đốc việc thực hiện chơng trình, kế hoạch công tác của cơ quan chơng trình đó; bố trí, sắp xếp chơng trình làm việc hàng tuần, tháng, quý, 6 tháng, năm của cơ quan. Hai là, thu thập, xử lý, quản lý và cung cấp thông tin cho lãnh đạo đồng thời tổng hợp, báo cáo tình hình hoạt động của các đơn vị trong cơ quan. Ba là, đề xuất, kiến nghị các biện pháp thực hiện phục vụ sự chỉ đạo và điều hành của thủ trởng. Bốn là, t vấn văn bản cho thủ trởng và chịu trách nhiệm về tính pháp lý và kỹ thuật soạn thảo văn bản của cơ quan ban hành. Năm là, thực hiện công tác văn th - lu trữ, giải quyết các văn th, tờ trình của các đơn vị và cá nhân theo quy chế của cơ quan, theo dõi việc giải quyết các văn bản đó. Sáu là, tổ chức giao tiếp trong nội bộ cơ quan với bên ngoài và hỗ trợ việc tiếp khách, tiếp dân, tổ chức phục vụ các cuộc họp, lễ nghi khánh tiết, thực hiện, công tác lễ tân, tiếp khách một cách khoa học và văn minh, giữ vai trò là chiếc cầu nối cơ quan, mình với các cơ quan khác, cũng nh với nhân dân nói chung. Bẩy là, lập kế hoạch tài chính, dự toán kinh phí hàng năm, hàng quý, dự kiến phân phối hạn mức kinh phí, báo cáo kế toán, cân đối hàng quý, hàng năm; chi trả tiền lơng, tiền thởng, chi tiêu nghiệp vụ theo chế độ của Nhà nớc và quyết định của thủ trởng. Tám là, mua sắm trang thiết bị, xây dựng cơ bản, sửa chữa, quản lý cơ sở vật chất, kỹ thuật, phơng tiện làm việc của cơ quan, bảo đảm các yêu cầu hậu cần cho hoạt động và công tác của cơ quan. Chín là, tổ chức và thực hiện công tác y tế, bảo vệ sức khoẻ, bảo vệ trật tự, an toàn cơ quan. Mời là, thờng xuyên kiện toàn bộ máy, xây dựng và nâng cao chất lợng đội ngũ nhân viên văn phòng, từng bớc hiện đại hoá công tác hành chính- văn phòng, chỉ đạo và hớng dẫn nghiệp vụ văn phòng cho các văn phòng cấp dới hoặc đơn vị chuyên môn khi cần thiết. 1.2. Lí luận chung về hoạt động văn phòng 1.2.1 Vai trò của hoạt động văn phòng Vai trò của công tác văn phòng đợc thể hiện qua việc thực hiện đầy đủ các chức năng, nhiệm vụ cụ thể của nó. Trớc hết, hoạt động của văn phòng là một khâu quan trọng trong dây chuyền của cả hệ thống các cơ quan nhà nớc nhằm thực hiện hoá các chủ trơng, chính sách của Đảng và nhà nớc trong cuộc sống. Với nhiệm vụ là đầu mối thu nhận và xử lý thông tin phục vụ lãnh đạo văn phòng, cung cấp những căn cứ khoa học cho việc ban hành quyết định quản lý nhà nớc, bảo đảm cho hoạt động thống nhất, liên tục, kịp thời của các cơ quan, đơn vị, theo đúng các chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn đợc nhà nớc giao. Thông tin, xét về hiệu quả sử dụng, luôn gắn liền với hiệu quả quản lý. Mặt khác, thông tin cũng bổ sung và nâng cao chất lợng của kiểm tra trong quản lý nhà nớc.Thông tin là đối tợng lao động của cán bộ, công chức, là công cụ đắc lực của ngời quản lý, là nhu cầu thờng xuyên trong đời sống nhà nớc, xã hội cũng nh từng con ngời, từng tế bào của xã hội. Bằng việc thu nhận và xử lý thông tin của các văn phòng, các cấp quản lý ban hành các quyết định quản lý theo đúng trình tự, thủ tục, thẩm quyền tới các đối tợng quản lý, đó là điều kiện tiên quyết để các chủ trơng, chính sách của Đảng, pháp luật của nhà nớc đi vào cuộc sống. Đồng thời, văn phòng cũng là nơi tiếp nhận, trực tiếp triển khai hoặc đôn đốc việc thực hiện các quyết định quản lý mà cơ quan mình có nghĩa vụ thực hiện. Hoạt động của văn phòng góp phần quan trọng trong việc duy trì các hoạt động thờng xuyên, liên tục, bền vững theo quy định của pháp luật của hệ thống cơ quan hành chính nói chung và hoạt động của mỗi cơ quan nói riêng. Góp phần duy trì sự ổn định và phát triển toàn diện của xã hội. Hoạt động của văn phòng là một chuỗi các hoạt động thờng xuyên, liên tục trớc hết đợc đảm bảo thông qua việc lập và đôn đốc thực hiện các chơng trình, kế hoạch. Lập kế hoạch và tổ chức thực hiện theo kế hoạch là nhiệm vụ trọng tâm hàng đầu của văn phòng. Có kế hoạch, việc điều hành công việc sẽ tập trung vào các mục tiêu, có thể ứng phó đợc với những biến động, những thay đổi có thể xảy ra trong quá trình quản lý cũng nh tạo khả năng tiết kiệm trong hoạt động của văn phòng. Văn phòng là đầu mối tạo nên sự phối hợp, hợp tác giữa các đơn vị, bộ phận trong cơ quan nhằm phát huy sức mạnh tổng hợp của cả hệ thống. Hoạt động của văn phòng có tác dụng nâng cao năng suất lao động, hiệu quả công tác trong toàn cơ quan. Ngoài việc tham mu giúp lãnh đạo cơ quan ban hành các quyết định quản lý, văn phòng luôn luôn có trách nhiệm kiểm tra, đôn đốc việc thực hiện các quyết định của các đơn vị có liên quan và giúp cho lãnh đạo đa ra phơng án giải quyết kịp thời, nhanh chóng. Văn phòng đảm bảo phục vụ các điều kiện cơ sở vật chất, kỹ thuật phục vụ các hoạt động, bảo đảm trật tự, an toàn của cơ quan. Làm tốt công tác hậu cần văn phòng sẽ góp phần quan trọng vào việc nâng cao hiệu lực, hiệu quả làm việc của cơ quan, tổ chức. 1.2.2. ý nghĩa của việc tổ chức khoa học công tác văn phòng Mọi hoạt động của văn phòng có đợc diễn ra liên tục và hiệu quả hay không là hoàn toàn phụ thuộc vào cách bố trí , sắp xếp nhân viên khoa học, hợp lý cũng nh nghệ thuật điều hành, quản lý của nhà lãnh đạo.Việc tổ chức công tác văn phòng một cách khoa học có ý nghĩa vô cùng quan trọng vì nó quyết định tới sự thành công, phát triển của doanh nghiệp. 1.2.2.1. Tạo tiền đề phát triển cho mỗi cơ quan, tổ chức. Sự tồn tại và phát triển của mỗi cơ quan, tổ chức liên quan đến nhiều yếu tố, trong đó có những yếu tố tiên quyết khẳng định vị trí của cơ quan, tổ chức trong hệ thống các chủ thể quản lý nh : địa bàn hoạt động, lĩnh vực hoạt động, quy mô, chất lợng, đối thủ cạnh tranh .Những vấn đề đó liên quan mật thiết đến nội dung của công tác văn phòng, mà trớc hết là việc thu thập, phân tích và xử lý thông tin để có thể có đợc những dự báo chính xác, đúng đắn phục vụ cho việc quản lý, điều hành của lãnh dạo đối với cơ quan, tổ chức. Một khi những công việc đó đợc tính toán kỹ lỡng và thực hiện đầy đủ, có khoa học sẽ là cơ sở vững chắc cho sự phát triển của cơ quan, tổ chức.Văn phòng thờng xuyên là nơi góp phần quan trọng trong việc xây dựng các chơng trình lớn, các kế hoạch dài hạn, các quy chế hoạt động của mỗi cơ quan, các hoạt động đó mang tính định hớng, lâu dài và có tầm quan trọng với bất cứ cơ quan nào. 1.2.2.2. Giảm thời gian lãng phí và những ách tắc trong tiếp nhận, xử lý, chuyển tải thông tin phục vụ cho hoạt động của cơ quan, tổ chức. Trong thời kỳ bùng nổ thông tin nh hiện nay, mọi thắng lợi trong hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức đợc quyết định bởi lợi thế về thông tin. Nhng việc thu thập, xử lý và chuyển tải thông tin lại phụ thuộc vào sự phân công, giao trách nhiệm, lề lối và phơng pháp làm việc, cũng nh trình độ chuyên môn của cán bộ, công chức văn phòng. Bởi vậy, tổ chức khoa học công tác văn phòng sẽ giảm bớt đợc thời gian lãng phí và những ách tắc trong xử lý và lu chuyển thông tin. Vấn đề cần quan tâm chính là hợp lý hoá tổ chức và biên chế sao cho chức năng, nhiệm vụ của mỗi bộ phận, mỗi cán bộ, công chức phải đợc phân định rõ ràng. Để tiến tới mục tiêu đó cần xây dựng và thực hiện quy chế hoạt động của cơ quan, tổ chức. Đó là những quyết định về lề lối, nề nếp làm việc ở từng bộ phận. Chúng khẳng định tạo lập và ràng buộc các mối quan hệ công tác giữa lãnh đạo với nhân viên, giữa các bộ phận với nhau .Mục tiêu chung không thể đạt hiệu quả cao nếu quy chế xây dựng không đạt yêu cầu mà dễ dẫn tới sự vận hành rời rạc của từng mắt xích trong cơ cấu vận hành của bộ máy tổ chức. Do đó, việc tổ chức khoa học công tác văn phòng trở nên hết sức cần thiết trong mọi hoạt động của cơ quan, tổ chức. 1.2.2.3. Tăng cờng khả năng sử dụng các nguồn lực. Các nguồn lực của cơ quan, tổ chức tồn tại dới nhiều dạng nh : nhân lực, vật lực và trí lực. Các nguồn lực đó chỉ có thể đợc huy động, sử dụng một cách có hiệu quả khi áp dụng những phơng thức tác động và vận hành chúng một cách khoa học. Trớc hết, yếu tố con ngời là không thể thiếu trong hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức.Yếu tố này phải là một khối thống nhất về hành động, là sự tổng hoà, phối hợp nhịp nhàng những trách nhiệm và sự hiểu biết khác nhau. Hơn thế nữa, sự hoà đồng, đoàn kết giúp đỡ lẫn nhau giữa các thành viên là một điều kiện quan trọng để đi tới mục tiêu chung.Từ đó cần tiếp cận yếu tố con ngời dới cách nhìn thật khoa học, từ mọi góc độ, không thể phiến diện. Con ngời luôn hớng tới việc hợp lý hoá những hoạt động của mình, trong đó có việc sử dụng những điều kiện vật lực và trí lực sao cho có hiệu quả nhất. Sự nhận thức thế giới khách quan ngày càng một sâu sắc hơn, những thiết bị ngày một hiện đại, đa chức năng hơn là những trợ thủ đắc lực cho việc tối u hoá những hoạt động của con ngời trên mọi lĩnh vực.Tuy nhiên, nếu không biết kết hợp sao cho khoa học, đúng đắn, phù hợp với pháp luật thì các nguồn lực có thể sẽ không đợc huy động và sử dụng hiệu quả. 1.2.2.4. Thực hiện tiết kiệm chi phí cho công tác văn phòng Công tác văn phòng diễn ra thờng xuyên, liên tục và cần đến những chi phí đáng kể cho những tác nghiệp quản lý văn phòng mang tính gián tiếp. Những chi phí hành chính- văn phòng có thể chiếm khoảng 5-10% tổng chi phí cho hoạt động chung và sẽ đợc tính vào giá thành sản phẩm. Việc giảm bớt khoản chi phí này là hết sức cần thiết và việc đó hoàn toàn có thể thực hiện đợc một khi công tác văn phòng đợc tối u hoá trên những cơ sở khoa học nhất định. 1.2.2.5.Nâng cao năng suất lao động của cơ quan, tổ chức Năng suất lao động chịu ảnh hởng và phụ thuộc vào nhiều yếu tố khác nhau. Những yếu tố liên quan đến tổ chức bộ máy, cơ cấu và các nguyên tắc vận hành bộ máy đó, những yếu tố con ngời và vật chất phục vụ sự vận hành .Các yếu tố nếu đợc tổ chức một cách khoa học sẽ góp phần nâng cao hiệu suất lao động của mỗi cơ quan, tổ chức. Một trong những tiền đề quan trọng để tiến hành hiệu quả các hoạt động văn phòng chính là tâm lý lao động.Trong điều kiện tâm lý thoải mái, chủ động, hoà hợp con ngời sẽ phát huy hết đợc những khả năng sáng tạo, những thế mạnh của mình. Chính vì thế, văn phòng cần tham mu xây dựng và thực hiện một quy chế hoạt động dân chủ, khuyến khích ngời lao động về tinh thần cũng nh vật chất . 1.2.3. Các yếu tố ảnh hởng đến hiệu quả hoạt động văn phòng Văn phòng là một tổ chức thuộc cơ cấu của một cơ quan tổ chức có chức năng tham mu, tổng hợp cho lãnh đạo và đảm bảo hậu cần nhằm thực hiện nhiệm vụ chính trị của cơ quan, tổ chức đó. Văn phòng là một thực thể tồn tại khách quan, luôn vận động chịu sự chi phối của các yếu tố môi trờng và nó ảnh hởng trực tiếp đến kết quả hoạt động của văn phòng. Rõ ràng, doanh nghiệp muốn có đủ sức cạnh tranh và tồn tại trên thơng tr- ờng thì bắt buộc các nhà quản lý phải năng động nghiên cứu tìm ra các biện pháp tối u để tận dụng cơ hội cũng nh khắc phục khó khăn, duy trì những tác động tích cực của các yếu tố nhằm đạt đợc mục tiêu đã đề ra của doanh nghiệp nói chung, của văn phòng nói riêng. Bởi thế, câu hỏi đặt ra là Hoạt động văn phòng đã phải chịu sự tác động của các yếu tố bên trong và bên ngoài nh thế nào? . Hình 1: Sơ đồ các yếu tố ảnh hởng đến hoạt động văn phòng Văn phòng cơ chế hoạt động của văn phòng điều kiện cơ sở vật chất gắn với hiện đại hoá Yếu tố tổ chức 1.2.3.1 Yếu tố tổ chức Hoạt động của văn phòng trớc hết phụ thuộc vào chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của cơ quan cấp trên trực tiếp của văn phòng, phạm vi ảnh hởng đối tợng điều chỉnh, các mối quan hệ, các nghĩa vụ và quyền lợi mà cơ quan đó tham gia. Chức năng, nhiệm vụ của văn phòng cũng có thể đợc quy định bởi cơ quan cấp trên một cấp hoặc do cấp trên trực tiếp quy định. Các điều kiện trên quy định quy mô và tính chất hoạt động của mỗi văn phòng. Các quy định đó cùng với các chế độ, chính sách khác của nhà nớc cũng tạo ra khung pháp lý cần thiết cho hoạt động của mỗi văn phòng. Mỗi doanh nghiệp hoạt động đều dựa trên sự quản lý của Nhà nớc thông qua hệ thống quản lý bằng quy định, pháp luật do Nhà nớc ban hành. Những chính sách, quy định của nhà nớc về văn phòng tạo ra hành lang pháp lý chung cho quá trình định hớng phát triển của mỗi doanh nghiệp. Hệ thống chính sách của mỗi doanh nghiệp đòi hỏi luôn đợc hoàn chỉnh cho phù hợp với tình hình phát triển trong mỗi thời kỳ và mang tính khả thi cao là cơ sở để hoạt động văn phòng thực Nguồn nhân lực Bầu không khí làm việc [...]... uy tín với đối tác làm ăn lâu dài 1.2.3.3 Cơ chế hoạt động của văn phòng Cơ chế hoạt động của cơ quan hành chính nhà nớc nói chung và hoạt động của tổ chức văn phòng nói riêng đang có nhiều cải tiến Vai trò của văn phòng ngày càng đợc đánh giá đầy đủ và rõ ràng.Sự ràng buộc trách nhiệm giữa văn phòng và các đơn vị chuyên môn ngày càng đợc củng cố .Văn phòng ngày càng có trách nhiệm hơn trong nhiệm vụ... thời, chính xác Khi văn phòng đợc áp dụng khoa học công nghệ hiện đại sẽ giúp cho các hoạt động văn phòng ngày càng chuyên nghiệp, nhanh chóng, chính xác, kịp thời và tối u hoá nghiệp vụ văn phòng Đầu t trang thiết bị hiện đại trong văn phòng trở thành xu thế tất yếu của bất cứ doanh nghiệp nào muốn nâng cao hiệu quả quản lý, năng lực cạnh tranh trên thơng trờng Nhìn chung, bộ phận văn phòng trong bất... việc của văn phòng nói riêng *Các nhà lãnh đạo: Là ngời quản lý, điều hành mọi hoạt động trong văn phòng Doanh nghiệp có đạt đợc mục tiêu đề ra hay không là phụ thuộc vào hoạt động văn phòng có khoa học hay không, phụ thuộc vào khả năng quản lý, thông minh, quyết đoán, nhạy bén của ngời lãnh đạo Để quản lý tốt bộ máy văn phòng, ngời lãnh đạo cần có một số phẩm chất cơ bản sau: + Có tầm nhìn chiến lợc... cao hơn Ngợc lại, hoạt động văn phòng sẽ gặp rất nhiều khó khăn nếu nh nhân viên văn phòng không hiểu rõ chức năng, nhiệm vụ, không có thái độ đúng mực với công việc của văn phòng Để thực thi hiệu quả cá nhân nhân viên cần các yếu tố cấu thành năng lực công tác, bao gồm: kiến thức, khả năng và hành vi phù hợp với nhiệm vụ Cụ thể là, nhân viên văn phòng cần có: + Kiến thức, hiểu biết về chuyên môn nghiệp... nhau giữa các nhân viên trong văn phòng *Khách hàng, đối tác Đây là kim chỉ nam cho sự phát triển của hoạt động văn phòng Nhân tố này vô cùng quan trọng với sứ mệnh duy trì và phát triển doanh nghiệp, có liên quan tới kế hoạch phát triển hình ảnh của doanh nghiệp trong tơng lai Hoạt động văn phòng đúng hớng là phải có sự kết hợp khéo léo giữa lợi ích của ngời tiêu dùng và lợi ích của doanh nghiệp Có... quan Do vậy, mọi hoạt động giữa các phòng ban, đơn vị với Văn phòng phải biết kết hợp mật thiết, đồng bộ với nhau trong công việc 1.2.3.2 Nguồn nhân lực Trong quá trình chuyển đổi cơ chế quản lý hiện nay, yếu tố con ngời có ý nghĩa to lớn đối với hoạt động văn phòng. Yếu tố này ngày càng có vai trò hết sức quan trọng vì trong thời gian qua việc đào tạo nguồn nhân lực cho công tác văn phòng không đợc... đạo, ý thức làm việc của bộ máy văn phòng Nếu nhà lãnh đạo biết khai thác yếu tố này dới nghệ thuật quản lý có khoa học sẽ thuân lợi cho việc vận hành bộ máy văn phòng thờng xuyên, linh hoạt Yếu tố con ngời trong văn phòng bao gồm: nhà lãnh đạo, nhân viên, khách hàng, đối tác ảnh hởng trực tiếp đến hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp nói chung và kết quả làm việc của văn phòng nói riêng *Các nhà lãnh... viên văn phòng Do vậy, bầu không khí làm việc cho nhân viên văn phòng cần đợc quan tâm, chú ý nhiều hơn là nhiệm vụ quan trọng của các nhà lãnh đạo 1.2.3.5 Điều kiện cơ sở vật chất gắn với hiện đại hoá Chúng ta đang chứng kiến sự phát triển mạnh mẽ của các công nghệ mới trong hầu hết các lĩnh vực Cơ chế vận hành và điều kiện làm việc của văn phòng hiện đại đang ngày càng xa lạ với cách thức hoạt động. .. phòng không đợc coi trọng Mặt khác, cơ cấu lao động văn phòng hiện nay đang thay đổi mạnh mẽ do các quy định mới của Nhà nớc về việc cơ quan nhà nớc không thực hiện một số loại công việc mà văn phòng trớc đây vẫn thực hiện.Việc áp dụng các biện pháp quản lý mới nh khoán chi hành chính, thực hiện cơ chế khoán với các đơn vị sự nghiệp Nguồn nhân lực trong văn phòng liên quan mật thiết đến ý thức tổ chức... khai, dân chủ, chống lãng phí và nạn tham nhũng 1.2.3.4 Bầu không khí làm việc Khoa học đã chứng minh bầu không khí làm việc có ảnh hởng rất lớn đến năng suất lao động của CBCNV, làm ảnh hởng đến hiệu quả của mọi hoạt động trong văn phòng Bên cạnh việc sắp xếp nơi làm việc, muốn tăng năng suất và hiệu quả công việc thì các nhà lãnh đạo phải quan tâm đến những yếu tố tác động đến con ngời nhằm tạo bầu . Lí luận chung về văn phòng và hoạt động văn Phòng 1.1 Lí luận chung về văn phòng 1.1.1 Khái niệm văn phòng Nền kinh tế nớc ta hiện nay đã và đang. phòng cho các văn phòng cấp dới hoặc đơn vị chuyên môn khi cần thiết. 1.2. Lí luận chung về hoạt động văn phòng 1.2.1 Vai trò của hoạt động văn phòng Vai trò