Xây dựng và khảo sát hệ thống thông tin - Khảo sát và xác lập dự án

II.2. Khảo sát và xác lập dự án II.2.1. Lý do và mục tiêu II.2.2. Tìm hiểu, đánh giá hiện trạng của HT hiện tại II.2.3. Xác định mục tiêu dự án HTTT mới II.2.4. Phác họa giải pháp và cân nhắc tính khả thi II.2.5. Lập dự trù và kế hoạch triển khai dự án II.2.1. Lý do và mục tiêu  Lý do: – Việc phát triển hệ thống mới phải:  Dựa trên nền tảng của hệ thống cũ, Dựa trên nền tảng của hệ thống cũ,  Giải quyết các khó khăn và phát huy được các ưu điểm của hệ thống cũ  Xử lý và cung cấp thông tin có ích, phù hợp cho người dùng  Có tính khả thi II.2.1. Lý do và mục tiêu  Mục tiêu: – Tìm hiểu/khảo sát, đánh giá hiện trạng của HT hiện hành, nhu cầu của hệ thống mới. – Xác định mục tiêu dự án của HT mới – Phác họa giải pháp cải tiến và cân nhắc tính khả thi – Lập dự trù và kế hoạch triển khai dự án Nhim v ca công đon này không ch thuc v nhng ngi phân tích h thng mà còn là trách nhim ca lãnh đo t chc và ngi dùng. II.2.2. Tìm hiểu, đánh giá hiện trạng của HT hiện tại, nhu cầu của hệ thống mới  Tìm hiểu: – Khảo sát thu thập thông tin về hệ thống hiện tại, nhu cầu của hệ thống mới Đánh giá: Đánh giá: – Tập hợp, phân loại, tổng hợp thông tin thu được trong quá trình khảo sát – Phân tích theo mục tiêu đã đặt ra để đưa ra nhận xét.  Phát hiện các điểm yếu kém  Xác định yêu cầu cho tương lai a. Khảo sát  Kho sát ???    Đt câu hi ??? – Khảo sát là một công việc đòi hỏi sự cố gắng lớn để thu thập được tất cả các thông tin cần thiết về hiện trạng hệ thống, liên quan tới vấn đề được đặt hiện trạng hệ thống, liên quan tới vấn đề được đặt ra với độ tin cậy và chính xác cao. – 3 nhóm thông tin:  Thông tin chung về ngành của tổ chức  Thông tin về bản thân tổ chức đó  Thông tin về các bộ phận có liên quan trực tiếp tới vấn đề Ví dụ  Về hiện trạng của hệ thống cần biết các thông số sau: – Các nguồn thông tin sẵn có Các quy trình, thủ tục– Các quy trình, thủ tục – Chu kỳ và tần số hoạt động – Các biểu mẫu, báo cáo đang dùng – Đội ngũ cán bộ – Phần cứng, phần mềm đang được sử dụng – Các khoản chi phí Ví dụ  Về nhu cầu (vấn đề) cần xem xét – Nhu cầu của tổ chức kinh tế:  Hệ thống cần hỗ trợ để đạt được mục tiêu của tổ chức kinh tế là tăng thu nhập, giảm chi phí, cải tiến dịch vụ .tế là tăng thu nhập, giảm chi phí, cải tiến dịch vụ . – Yêu cầu của sản phẩm thông tin đầu ra:  Những yêu cầu đặc trưng được xác định ở thứ tự các đầu ra, các thông tin cần thiết đầu vào để tạo các đầu ra, các tác động và ở nguồn lực, tài nguyên nhằm mục đích tạo điều kiện để các chức năng được thực hiện trọn vẹn. a. Khảo sát (2)  Các mc kho sát (đi tng kho sát) – Mức quyết định lãnh đạo: Người có cách nhìn nhận vấn đề trong tương lai xa, có nhu cầu về thông tin đặc biệt cũng như nhu cầu thông tin nhanh chóng. – Mức điều phối quản lý: Những người quản lý thường biết rõ về cơ quan của mình. Các nhu cầu về thông tin gồm những báo cáo tóm tắt thường của mình. Các nhu cầu về thông tin gồm những báo cáo tóm tắt thường kỳ, báo cáo đặc biệt và thông tin chi tiết có thể đáp ứng ở bất kỳ thời điểm nào – Mức thao tác thừa hành: Những người sử dụng làm việc trực tiếp với các thao tác của hệ thống và thường xuyên nhận ra những khó khăn và vấn đề không ai biết đến  tiếp cận các người thừa hành trực tiếp để xem họ làm việc – Mức chuyên gia: Họ có thể không bị ảnh hưởng bởi hệ thống mới, vai trò của họ có thể quan trọng hoặc không quan trọng nhưng họ có thể phê phán việc chấp nhận hệ thống. a. Khảo sát (3)  Các phng pháp kho sát – Quan sát hệ thống – Nghiên cứu tài liệu về hệ thống – Phỏng vấn – Sử dụng phiếu điều tra Quan sát hệ thống  Việc quan sát rất có tác dụng để có được một bức tranh khái quát về tổ chức và cách quản lý hoạt động của tổ chức.  Thực hiện: – Quan sát tỉ mỉ, ghi chép lại từng chi tiết hoạt động của hệ thống ,  Nhược điểm – Mất nhiều thời gian – Thông tin bề ngoài (bỏ qua những hoạt động và sự kiện quan trọng) – Người bị quan sát sẽ thấy khó chịu do đó thường thay đổi cách hành động khi bị quan sát theo chiều hướng không tốt – Phương pháp không hữu hiệu nếu không kết hợp với các phương pháp khác (phỏng vấn)  Ưu điểm – Có thể lấy được những thông tin cần thiết mà không thể có được bằng các phương pháp khác. [...]... đối với tổ chức Câu hỏi ôn tập Tại sao phải khảo sát hiện trạng của hệ thống cũ khi xây dựng hệ thống thông tin mới? Trình bày các phương pháp khảo sát hệ thống? Phương pháp nào được áp dụng với người sử dụng hệ thống, phương pháp nào được áp dụng với từng đối tượng sau: các sổ sách tài liệu, các chương trình máy tính,các thông báo? Xây dựng hệ thống thông tin gồm mấy công đoạn? Mô tả vắn tắt từng công... trong các yêu cầu của hệ thống thông tin Bởi vậy, trong quá trình phát triển hệ thống, những yêu cầu này cần được kiểm tra thường xuyên để nó phù hợp với những chiến lược chung Hệ thống thông tin phải tạo ra những trợ giúp quyết định Hệ thống phải tinh lọc từ dữ liệu tạo ra những thông tin hữu ích Kết hợp với khả năng phân tích, tổng hợp của người có trách nhiệm, hệ thống thông tin đóng một vai trò...Quan sát hệ thống (2) Ghi chép lại: - Cách giao tiếp, trao đổi thông tin (chính thức, không chính thức) - Các ngắt quãng giữa chừng (trong công việc về một lý do nào đó) - Các công việc đột xuất - Quan hệ giữa các phòng ban - Việc sử dụng các hồ sơ - Khối lượng công việc - Những khó khăn trong công việc - Phát hiện những vấn đề chưa dự kiến - Nghiên cứu tài liệu về hệ thống Giúp tăng cường... những người phân tích hệ thống, những người lãnh đạo và những người quản lý II.2.5 Lập dự trù và kế hoạch triển khai dự án Lập dự trù về thiết bị: Dự kiến: – – – – – – Khối lượng dữ liệu lưu trữ Các dạng làm việc với máy tính (máy đơn, máy mạng), xử lý trực tuyến (Online), v.v… Số lượng người dùng tối thiểu và tối đa của hệ thống Khối lượng thông tin cần thu thập Khối lượng thông tin cần kết xuất, cần... quả khảo sát – Hợp thức hoá bao gồm việc hoàn chỉnh và trình diễn những nội dung khảo sát (phỏng vấn, điều tra …) để người được khảo sát xem xét và cho ý kiến – Các bản tổng hợp tài liệu được đệ trình để các nhà quản lý và lãnh đạo đánh giá và đề xuất bổ sung b Tập hợp, phân loại, tổng hợp thông tin c Đánh giá, nhận xét Phát hiện yếu kém, tồn tại của hệ thống cũ: Thiếu sót: – – Thiếu người xử lý thông. .. nguyện vọng của nhân viên Dự kiến kế hoạch phát triển 2.2.3 Xác định mục tiêu dự án HTTT mới Quyết định xem có cần tự động hóa, tin học hóa hay không hay tự động hóa toàn bộ hệ thống hay trong khâu nào để khắc phục điểm yếu kém của hệ thống hiện tại, đồng thời xem xét về: – Nhân lực – Tài chính – Tính chiến lược lâu dài của dự án (Dự án phải có hướng mở, ví dụ: trong tương lai dự án có thể được phát triển... đoạn nào là quan trọng nhất theo em? Khảo sát và xác lập dự án gồm mấy bước? Mô tả vắn tắt từng bước Phụ lục Các quy trình, thủ tục Mọi quy trình, thủ tục xác định theo chức năng Sự tương tác của các thủ tục thường không đơn giản Các thủ tục và phương thức tác động qua lại của các thủ tục với toàn bộ hệ thống cần được khảo sát chi tiết Yêu cầu của tổ chức Hệ thống phải phù hợp với các mục tiêu, chiến... – Cho phép thu được các thông tin đầy đủ trong tổng thể nghiên cứu nhưng tốn thời gian và chi phí Điều tra chọn mẫu – Chọn ra từ tổng thể nghiên cứu một số đối tượng tiêu biểu theo các quy tắc của thống kế học Các cán bộ lãnh đạo trong hệ thống Các chuyên gia quản lý Các nhân viên trong bộ máy quản lý Những người sử dụng thông tin trong hệ thống Các cán bộ tin học trong hệ thống – – Tiến hành điều... cáo nhanh, chính xác có thể giúp người lãnh đạo có các quyết định giúp cho công việc quản lý, điều hành uyển chuyển và hiệu quả Hệ thống phải cải thiện truyền thông thông tin (Improving information communication) Ðó là việc tối ưu hóa luồng thông tin bao gồm: việc chuẩn bị những thông tin, việc cập nhật làm sao cho nhanh chóng và hợp lý, việc kế xuất thông tin phải có chất lượng, đầy đủ và kịp thời Các... được lặp lại nhiều lần và tiến hành song song với các hoạt động xác định yêu cầu b Tập hợp, phân loại, tổng hợp thông tin (2) Tổng hợp kết quả khảo sát – Với một tổ chức lớn, phức tạp thường không thể quan sát được tất cả các dữ liệu cùng một lúc – Khi tiến hành, thường phải theo từng nhóm, từng lĩnh vực để quan sát thu thập thông tin Tổng hợp kết quả khảo sát là lắp ghép các thông tin tản mạn lại để . II.2. Khảo sát và xác lập dự án II.2.1. Lý do và mục tiêu II.2.2. Tìm hiểu, đánh giá hiện trạng của HT hiện tại II.2.3. Xác định mục tiêu dự án HTTT. của hệ thống cũ, Dựa trên nền tảng của hệ thống cũ,  Giải quyết các khó khăn và phát huy được các ưu điểm của hệ thống cũ  Xử lý và cung cấp thông tin