Cách thức tính toán và sao chép công thức trong Excel

Trang 46 mất dữ liệu) bạn làm nhưsau: - Bôi đen toàn bộ dữ liệu muốn bỏ định dạng - Vào Edit -> Clear -> Format 5, Cách thức tính toán và sao chép công thức trong Excel a, Nhập công thức tính toán: Nếu bạn muốn tính toán với giá trị của ô nào thì sử dụng địa chỉ của ô đó để tính toán Ví dụ: Bạn muốn cộng 2 số ở địa chỉ B5 và địa chỉ C5 với nhau thì công thức tại ô cần đặt kết quả là =C5+B5 (không nhất thiết phải nhớ địa chỉ của các ô, bạn chỉ cần gõ dấu bằng (=) sau đó click chuột vào ô B5, gõ tiếp dấu cộng (+) rồi click chuột vào ô C5, cuối cùng nhấn Enter bạn sẽ có được kết quả) b, Sao chép công thức: Nếu với một bảng biểu nhưhình trên, bạn không phải tính cộng cho từng dòng của bảng mà chỉ cần nhập công thức ở một ô duy nhất trong cột kết quả. Sau khi nhập xong công thức và nhấn Enter, đưa chuột vào góc dưới bên phải của ô (trỏ chuột xuất hiện là dấu cộng màu đen) vừa nhập giữ chuột trái vừa kéo lên trên hoặc xuống dưới (có thể kéo theo hàng ngang nếu kết quả nằm ở hàng ngang) Trang 47 ------------------------ Một số thao tác với bảng tính - 27/10/2006 10h:5 1, Định dạng Font mặc định cho bảng tính Bài trước Quản Trị Mạng đã hướng dẫn bạn một số cách định dạng cơbản cho một vùng dữ liệu nhỏ, còn nếu bạn cần định dạng một vùng lớn hoặc định dạng mặc định cho một file mới thì bạn làm theo hướng dẫn sau. a, Định dạng Font mặc định - Vào Format -> Style… Trang 48 Với các định dạng nhưsau: - Style name: tên loại thuộc tính mà bạn sử dụng. - Style includes: danh sách kèm theo thuộc tính các định dạng cần thiết - Modify…: chỉnh sửa lại các thuộc tính định dạng - Add: nhấn Add để lưu lại các thay đổi cần thiết trong một style. - Delete: Xoá một style không cần thiết. b, Bôi đen bảng tính - Bôi đen toàn bộ bảng tính: Click chuột vào ô vuông trống giao nhau giữa tiêu đề dòng và tiêu đề cột. Trang 49 - Bôi đen dòng hoặc bôi đen cột: click chuột vào tên dòng hay cột cần bôi đen 2, Đánh số tự động Một số cách để đánh số tự động: a, Cách 1 (có thể áp dụng cách này cho những dãy số không liền nhau): - Nhập 2 số đầu tiên của dãy số - Bôi đen hai ô vừa nhập - Đưa trỏ chuột vào phía dưới phải của vùng vừa bôi đen (đặt con trỏ giống nhưsao chép công thức: xuất hiện con trỏ chuột là dấu cộng màu đen) - Giữ chuột và kéo cho đến số cần thiết. Chú ý: Bạn có thể kéo dãy số từ trên xuống, từ dưới lên, từ bên trái sáng và từ bên phải sang. Ngoài ra với cách này bạn đánh số cho những dãy số không liên nhau (các dãy số có cấp số cộng). b, Cách 2: - Nhập số đầu tiên của dãy số Trang 50 - Đưa trỏ chuột vào góc dưới phải của ô vừa nhập - Giữ phím Ctrl + kéo chuột cho dãy số cần nhập Vì ngày tháng là một dạng đặc biệt của kiểu số nên nếu bạn muốn điền nhanh ngày tháng thì cũng có thể sử dụng các cách trên. 3, Lấp đầy các giá trị số trên một vùng Bảng tính Excel cho phép bạn lấp đầy giá trị số vào một vùng dữ liệu xác định trước (với tính năng này bạn cũng có thể điền số tự động được) - Nhập giá trị vào ô đầu tiên - Bôi đen vùng cần điền (có thể là cột hoặc dòng hoặc một vùng) - Vào Edit -> Fill -> Series… - Series in:  Rows: Điền giá trị theo dòng  Columns: Điền giá trị theo cột - Type:  Linear: theo tuyến tính (chiều dọc hoặc ngang)  Growth: điền dãy số theo cấp số nhân  Date: điền giá trị kiểu ngày tháng  AutoFill: tự động điền số hoặc ngày tháng theo Step value là 1 - Date unit: chỉ áp dụng với điền giá trị kiểu ngày tháng Trang 51  Day: tuần tự tăng, giảm theo ngày  Weekday: tuần tự tăng, giảm theo ngày làm việc trong tuần (trừ ngày thứ 7 và Chủ nhật)  Month: tuần tự tăng, giảm theo tháng  Year: tuần tự tăng, giảm theo năm - Step value: gõ vào giá trị bước nhảy (số âm: bước nhảy giảm, số dương: bước nhảy tăng - Stop Value: giá trị tối đa của dãy số Ngoài ra bạn có thể lấp đầy các giá trị nhanh hơn mà không cần vào hộp thoại Series: Vào Edit -> Fill - Down: Lấp đầy xuống dưới - Right: Lấp đầy sang phải - Up: Lấp đầy lên trên - Left: Lấp đầy sáng trái 4, Thao tác với dòng a, Thêm dòng - Với thao tác chèn dòng thì dòng mới sẽ được chèn lên trên dòng hiện tại. - Cách 1: Đặt con trỏ tại dòng cần chèn, vào Insert -> Rows - Cách 2: Click chuôt phải vào tên dòng cần chèn, chọn Insert Trang 52 - Cách 3: Click chuột phải vào ô tại dòng cần chèn, chọn Insert -> chọn vào Entire rows -> Ok Trang 53 b, Xoá dòng - Đặt con trỏ tại dòng cần xoá, vào Edit -> Delete… -> chọn Entire row -> Ok - Click chuột phải vào tên dòng cần xoá, chọn Delete c, Ẩn/Hiện dòng Đôi khi với bảng tính quá dài bạn cần ẩn đi một số dòng không hay dùng cho dễ kiểm soát, bạn làm nhưsau - Bôi đen các dòng cần ẩn, vào Format -> Row -> Hide - Khi cần xem lại các dòng đã ẩn, bạn bôi đen hai dòng kề với vùng ẩn (nếu ẩn dòng 3 và 4 thì bạn phải bôi đen dòng 2-5) -> vào Format -> Row -> Unhide d, Chiều cao của dòng Nếu muốn thay đổi chiều cao của dòng bạn có thể sử dụng con trỏ chuột đưa vào đường phân cách giữa 2 tên dòng và kéo hoặc cũng có thể làm theo cách sau: Vào Format -> Row -> Height, gõ vào chiều cao của dòng -> Ok Trang 54 Bạn có thể fix chiều cao của ô tương ứng với dữ liệu có trong ô bằng cách vào Format -> Row -> AutoFit hoặc click đúp chuột vào đường phân cách giữa 2 tên dòng. 5, Thao tác với cột a, Thêm cột - Với thao tác chèn cột thì cột mới sẽ được chèn sang bên trái cột hiện tại. - Cách 1: Đặt con trỏ tại cột cần chèn, vào Insert -> Columns - Cách 2: Click chuôt phải vào tên cột cần chèn, chọn Insert - Cách 3: Click chuột phải vào ô tại cột cần chèn, chọn Insert -> tick vào Entire columns -> Ok b, Xoá cột - Đặt con trỏ tại cột cần xoá, vào Edit -> Delete… -> chọn Entire column -> Ok - Click chuột phải vào tên cột cần xoá, chọn Delete c, Ẩn/Hiện cột Đôi khi với bảng tính quá rộng bạn cần ẩn đi một số cột không cần thiết cho dễ kiểm soát, bạn làm nhưsau - Bôi đen các cột cần ẩn, vào Format -> Column -> Hide - Khi cần xem lại các cột đã ẩn, bạn bôi đen hai cột kề với vùng ẩn (nếu ẩn cột C, D và E thì bạn phải bôi đen từ cột B-F) -> vào Format -> Column -> Unhide d, Độ rộng của cột Nếu muốn thay đổi độ rộng của cột bạn có thể sử dụng con trỏ chuột đưa vào đường phân cách giữa 2 tên cột và kéo hoặc cũng có thể làm theo cách sau: Vào Format -> Column -> Width…, gõ vào độ rộng -> Ok Bạn có thể fix đô rộng của cột tương ứng với dữ liệu có trong cột bằng cách vào Format -> Column -> AutoFit Selection hoặc click đúp chuột vào đường phân cách giữa 2 tên cột. 6, Thao tác với ô a, Chèn thêm ô Trang 55 Đặt con trỏ tại ô cần thêm, vào Insert -> Cells… hoặc click chuột phải vào ô cần thêm chọn Insert - Shift cells right: chèn thêm ô và dữ liệu sẽ đẩy sang bên phải - Shift cells down: chèn thêm ô và dữ liệu sẽ bị đẩy xuống dưới b, Xoá bớt ô Đặt con trỏ tại ô cần xoá, vào Edit -> Delete… hoặc kích chuột phải vào ô cần xoá chọn Delete… [...]... chắ n i c n - Cách 1: Click đ chuộ phảvào Sheet cầ xoá, chọ Delete úp t i n n - Cách 2: Chọ Sheet cầ xoá, vào Edit -> Delete Sheet n n Kiể tra nhậ liệ trong Excel - 25/11/2006 10h:14 m p u Về c kiể tra nhậ liệ trong Excel ngoài cách dùng VBA, còn có mộ cách khác đ n giả việ m p u t ơ n hơ đ là dùng công cụ n ó Data Validation củ Excel a Ví dụ c kiể tra mã hàng, giả bạ có mã hàng chứ trong dãy A1:A20... left: xoá mộô và dữliệ sẽ n sang bên trái t u dồ - Shift cells up: xoá ô và kéo dữ u từ ớlên liệ dư i 7, Thao tác vớ Sheet (Worksheet) i a, Thêm sheet mớ i - Worksheet mớ sẽ ưc thêm vào bên trái củ Sheet hiệ tạ i đợ a n i - Cách 1: Vào Insert -> Worksheet - Cách 2: Click chuộphảvào tên sheet, chọ Insert -> chọ Worksheet -> Ok t i n n Trang 57 b, Thêm sheet là bả sao từmộ sheet khác n t Thự ch công việ... hay không, nế bạ không chọ lự chọ này thì công o t n u n n a n việ bạ làm chỉ tác dụ di chuyể Sheet c n có ng n c, Di chuyể và đi tên Sheet n ổ - Bạ có thể theo cách trên đ di chuyể sheet hoặ đn giả chỉ n sử ng chuộkéo thả n làm ể n c ơ n cầ dụ t sheet nào đ vào vị cầ thiế ó trí n t - Nế muố đi tên sheet nào thì bạ click đ chuộ vào tên sheet đ hoặ click chuộphảvào u n ổ n úp t ó c t i tên sheet cầ đi... từmộ sheet khác n t Thự ch công việ này là bạ tạ ra mộsheet mớ có nộdung bên trong hoàn toàn giố vớ c t c n o t i i ng i sheet đ có, thao tác nhưsau ã - Click chuộphảvào tên sheet muố sao chép chọ Move or Copy… t i n n Trang 58 - To book: là tên tệ đ chứ Sheet gố p ang a c - Before sheet: là vị đt Sheet mớ ở ớ sheet nào (trong ví dụ là trư c Sheet1 hoặ trí ặ i trư c này ớ c Sheet2 hoặ Sheet3 hoặ đt... hơ đ là dùng công cụ n ó Data Validation củ Excel a Ví dụ c kiể tra mã hàng, giả bạ có mã hàng chứ trong dãy A1:A20 củ Sheet1, phầ việ m sử n a a n nhậ dữ u mã hàng trong dãy A1:A10 trong Sheet2 p liệ Đ tiệ quả lý dãy này ta đt tên bằ cách chọ Insert  Name  Define, đt tên vùng ể n n ặ ng n ặ Sheet1!A1:A20 là Mahang, nhấ OK n Trang 59 Đ nhậ các đ u kiệ kiể tra cho vùng này ta làm nhưsau: ể p iề n... Dropdown List xuấhiệ và hầ nhưchắ t p t n u c chắ bạ không có cơhộ đ nhậ sai mã hàng! n n i ể p Trang 61 Ngoài ra, bạ có thể n tham khả các kỹ t thiếkế p liệ nâng cao khác ởcác trang web sau: o thuậ t nhậ u - Tiế Anh: www.contextures.com/tiptech.html, tảfile ví dụ ng i www.contextures.com/DataValSample.zip - Tiế Việ www.webketoan.com, www.giaiphapexcel.com ng t: (http://www.giaiphapexcel.com/forum/showthread.php?t=98&highlight=Data+Validation)... (http://www.giaiphapexcel.com/forum/showthread.php?t=98&highlight=Data+Validation) Nguyễ Trọ Thành n ng Email: ng.tr.thanh@gmail.com; ntthanhhp@vnn.vn Tài liệ họ Microsoft Excel - 12/11/2004 12h:38 u c Trang 62 Đ là tài liệ về ây u Excel do Khoa Công nghệ thông tin trư ng Đ MởHN viế Tài liệ này ờ H t u đ ợ trình bày dư i dạ file PDF sửdụ phầ mề Acrobat Reader đ đ c Tài liệ hoàn ưc ớ ng ng n m ểọ u toàn bằ tiế . dạng - Vào Edit -> Clear -> Format 5, Cách thức tính toán và sao chép công thức trong Excel a, Nhập công thức tính toán: Nếu bạn muốn tính toán với. phải tính cộng cho từng dòng của bảng mà chỉ cần nhập công thức ở một ô duy nhất trong cột kết quả. Sau khi nhập xong công thức và nhấn Enter, đưa chuột vào