PHÂN TÍCH CHỨC NĂNG CỦA HỆ THỐNG

CHNG 3 PHN TCH CHC NNG CA H THNG 1. Mễ HèNH PHN R CHC NNG Xỏc nh chc nng nghip v l bc u tiờn ca phõn h thng. phõn tớch yờu cu thụng tin ca t chc ta phi bit c t chc thc hin nhng nhim v, chc nng gỡ. T ú tỡm ra cỏc d liu, cỏc thụng tin c s dng v to ra trong cỏc chc nng cng nh nhng hn ch, cỏc rng buc t lờn cỏc chc nng ú. 1.1. nh ngha Mụ hỡnh phõn ró chc nng (BFD) l cụng c biu din vic phõn ró cú th bc n gin cỏc cụng vic cn thc hin. Mi cụng vic c chia ra lm cỏc cụng vic con, s mc chia ra ph thuc kớch c v phc tp ca h thng. Vớ d: 1.2.Cỏc thnh phn a. Chc nng - Chc nng: l cụng vic m t chc cn lm v c phõn theo nhiu mc t tng hp n chi tit. - Cỏch t tờn : Tờn chc nng phi l mt mnh ng t, gm ng t v b ng. ng t th hin hot ng, b ng thng liờn quan n cỏc thc th d liu trong min nghiờn cu. Chỳ ý: Tờn cỏc chc nng phi phn ỏnh c cỏc chc nng ca th gii thc ch khụng ch dựng cho h thụng tin. Tờn ca chc nng l mt cõu ngn gii thớch ngha ca chc nng, s dng thut ng nghip v QL người LĐ Trả công LĐ QL nhân sự QL thu chi Hạch toán QL tài chính QL thiết bị QL nguyên liệu QL vật tư QL đơn hàng Tiếp thị QL bán hàng QL doanh nghiệp Hỡnh 3.1. S phõn cp chc nng ca h thng qun lý doanh nghip Ví dụ: Lấy đơn hàng, Mua hàng, Bảo trì kho . - Biểu diễn: Hình chữ nhật Bài tập : Xác định các chức năng trong hệ thống sau Việc quản lý một bến xe khách bao gồm nhiều công việc: Quản lý khách hàng, quản lý trật tự bến bãi, quản lý phương tiện xe máy, quản lý nhân sự của bến xe. Trước mắt hệ thống tập trung quản lý khách hàng và phương tiện xe máy. Khách hàng có thể gửi yêu cầu xem thông tin hoặc đặt mua vé trực tiếp hay gián tiếp qua điện thoại. Khi nhận được yêu cầu, bến xe phải có thông tin trả lời khách hàng. Nếu khách hàng muốn đặt mua vé, hệ thống phải có khả năng tìm kiếm những điều kiện thuận lợi nhất cho khách hàng (loại xe, chỗ ngồi .) và thực hiện việc bán vé. Các phương tiện chuyên chở phải được quản lý chặt chẽ từ khi mới nhập về đến khi được thanh lý. Cụ thể khi kiểm tra thấy số lượng phương tiện không đủ đáp ứng yêu cầu của khách hàng, bến xe sẽ liên hệ với nhà cung cấp đặt mua xe mới. Nhà quản lý căn cứ vào các báo cáo về phương tiện để xem xét. Khi tình trạng một xe không đảm bảo chất lượng nhà quản lý yêu cầu bộ phận quản lý xe tiến hành thanh lý. Công việc điều động xe được thực hiện khi có yêu cầu điều động xe từ nhà quản lý căn cứ vào báo cáo về vé đã bán. Hàng ngày các bộ phận phải có báo cáo cho người quản lý bến về tình trạng của xe, vé đã bán đồng thời nhận các chỉ thị về điều động xe, thanh lý và nhập mới xe. b. Quan hệ phân cấp - Mỗi chức năng được phân rã thành các chức năng con. Các chức năng con có quan hệ phân cấp với chức năng cha. − Biểu diễn Mô hình phân rã chức năng biểu diễn thành hình cây phân cấp. Tên chức năng Mua hàng Vớ d: Tuyển nhân viên Đ ă n g thô ng b áo tuyể n ng ười N hậ n và x em xé t hồ sơ T iế n h àn h p hỏ ng vấ n ho ặc th i B ỏ c ác trư ờn g h ợ p k hô ng th oả m ã n G iao việ c c ho n gườ i làm m ớ i N hậ n n gườ i và o làm việ c Bi tp : Phõn ró cỏc chc nng trong h thng qun lý bn xe 1.3. c im v mc ớch ca mụ hỡnh c im Cung cp cỏch nhỡn khỏi quỏt chc nng D thnh lp Gn gi vi s t chc. Khụng a ra c mi liờn quan v thụng tin gia cỏc chc nng. Mc ớch Xỏc nh phm vi ca h thng cn phõn tớch Cho phộp mụ t khỏi quỏt dn cỏc chc nng ca mt t chc mt cỏch trc tip khỏch quan. Cho phộp phỏt hin chc nng thiu, trựng lp Giỳp lm vic gia nh thit k v ngi s dng trong khi phỏt trin h thng. 1.4. Xõy dng mụ hỡnh a. Nguyờn tc phõn ró cỏc chc nng Trong quỏ trỡnh tip cn mt t chc theo phng phỏp t trờn xung, ta nhn c thụng tin v cỏc chc nng t mc gp (do lónh o cung cp) n mc chi tit (do cỏc b phn chc nng cung cp). Cỏch phõn cho ny phự hp vi s Hỡnh 3.2. S phõn cp chc nng ca cụng vic tuyn nhõn viờn phân công các chức năng công việc cho các bộ phận chức năng cũng như cho các nhân viên của một tổ chức. Cách phân chia này thường theo nguyên tắc sau:  Mỗi chức năng được phân rã phải là một bộ phận thực sự tham gia thực hiện chức năng đã phân rã ra nó.  Việc thực hiện tất cả các chức năng ở mức dưới trực tiếp phải đảm bảo thực hiện được các chức năng ở mức trên đã phân rã ra chũng Quy tắc này được sử dụng để phân rã một sơ đồ chức năng nhận được còn đang ở mức gộp. Quá trình phân rã dần thường được tiếp tục cho đến khi ta nhận được một mô hìnhvới các chức năng ở mức cuối mà ta hoàn toàn nằm được nội dung thực hiện nó. b. Tiến hành B1: Xác định chức năng  Trong hầu hết các hoàn cảnh, các chức năng cha và chức năng con trong hệ thống có thể được xác định một cách trực giác trên cơ sở thông tin nhận được trong khảo sát.  Ở mức cao nhất, một chức năng chính sẽ làm một trong ba điều sau: + Cung cấp sản phẩm (VD:Phát hàng) + Cung cấp dịch vụ (VD: Đặt hàng) + Quản lý tài nguyên (VD: Quản lý nhân sự, bảo trì kho )  Mỗi chức năng có một tên duy nhất, các chức năng khác nhau phải có tên khác nhau. Để xác định tên cho chức năng có thể bàn luận và nhất trí với người sử dụng. B2: Phân rã các chức năng  Phân rã có thứ bậc Thực hiện việc phân rã chức năng theo các nguyên tắc phân rã Khi phân rã một chức năng thành các chức năng con có thể căn cứ vào một số gợi ý:  Xác định nhu cầu hoặc kế hoạch mua sắm.  Mua sắm và/hoặc cài đặt.  Bảo trì và hỗ trợ.  Thanh lý hoặc chuyển nhượng VD: Chức năng "Đặt hàng" :Kế hoạch mua sắm gợi ý:"Chọn nhà cung cấp". Mua sm gi ý "Lm n hng", H tr :"Cp nht kt qu thc hin n hng" . Cỏch b trớ sp xp Khụng nờn quỏ 6 mc i vi h thng ln, khụng quỏ 3 mc i vi h thng nh. Sp xp cỏc cụng vic trờn mt mc cựng mt hng m bo cõn i. Cỏc chc nng con ca cựng mt m nờn cú kớch thc, phc tp v tm quan trng xp x nh nhau. Cỏc chc nng mc thp nht nờn mụ t c trong khụng quỏ na trang giy, nú ch cú mt nhim v hoc mt nhúm nhim v nh do tng cỏ nhõn thc hin. Yờu cu : Mụ hỡnh phõn ró chc nng cho ta mt cỏi nhỡn ch quan v h thng nờn cn to ra mụ hỡnh tt v t c s thng nht vi ngi s dng. Vớ d: B3: Mụ t chi tit chc nng mc lỏ i vi mi chc nng lỏ (mc thp nht) trong mụ hỡnhcn mụ t trỡnh t v cỏch thc tin hnh nú bng li v cú th s dng mụ hỡnh hay mt hỡnh thc no khỏc. Mụ t thng bao gm cỏc ni dung sau: Chọn NCC Làm đơn hàng Cập nhật KQ thực hiện ĐH Đặt hàng Ghi nhận hàng Lập phiếu phát hàng Lập danh sách nhận hàng Phát hàng Khớp ĐH và nhận hàng Tìm địa chỉ phát hàng Ghi nhận hàng về theo ĐH Khớp HĐ và hàng về Đối chiếu Trả tiền Hệ cung ứng vật tư Hỡnh 3.3.Mụ hỡnh phõn cp chc nng ca h cung ng vt t  Tên chức năng  Các sự kiện kích hoạt (khi nào? cái gì dẫn đến? điều kiện gì?)  Quy trình thực hiện  Yêu cầu giao diện cần thể hiện (nếu có)  Dữ liệu vào (các hồ sơ sử dụng ban đầu)  Công thức (thuật toán) tính toán sử dụng (nếu có)  Dữ liệu ra (các báo cáo hay kiểm tra cần đưa ra)  Quy tắc nghiệp vụ cần tuân thủ Ví dụ: Mô tả các chức năng lá “kiểm tra khách hàng”: Người ta mở sổ khách hàng để kiểm tra xem có khách hàng nào như trong đơn hàng không? (họ tên, địa chỉ,…) Nếu không có, đó là khách hàng mới. Ngược lại là khách hàng cũ thì cần tìm tên khách hàng trong sổ nợ và xem khách có nợ không và nợ bao nhiêu, có quá số nợ cho phép b không và thời gian nợ có quá thời hạn hợp đồng không 1.5. Các dạng mô hình phân rã chức năng Mô hình phân rã chức năng nghiệp vụ có thể biểu diễn ở hai dạng: dạng chuẩn và dạng công ty. Chọn dạng nào để dùng là tuỳ thuộc vào chiến lược xử lý dữ liệu của công ty và vào tầm quan trọng và độ mềm dẻo của hệ thống. a. Mô hình dạng chuẩn Dạng chuẩn được sử dụng để mô tả các chức năng cho một lĩnh vực khảo sát (hay một hệ thống nhỏ). Mô hình dạng chuẩn là mô hình cây: ở mức cao nhất chỉ gồm một chức năng, gọi là “chức năng gốc” hay “chức năng đỉnh”; những chức năng ở mức dưới cùng (thấp nhất) gọi là “chức năng lá” b. Mô hình dạng công ty Dạng công ty được sử dụng để mô tả tổng thể toàn bộ chức năng của một tổ chức có qui mô lớn. ở dạng công ty, mô hình thường gồm ít nhất hai mô hình trở lên. Một “mô hình gộp” mô tả toàn bộ công ty với các chức năng thuộc mức gộp (từ hai đến ba mức). Các mô hình còn lại các các “mô hình chi tiết” dạng chuẩn để chi tiết mỗi chức năng lá của mô hình gộp. Nó tương ứng với các chức năng mà mỗi bộ phận của tổ chức thực hiện, tức là một miền được khảo cứu. Ví dụ: Nhận đơn hàng Kiểm tra chi tiết khách hàng Kiểm tra chi tiết mặt hàng Chấp nhận đơn hàng Giám sát xử lý đơn hàng Xử lý yêu cầu Gom hàng theo đơn Đóng gói hàng theo đơn Giao nhận theo đơn Gửi hàng theo đơn hàng Xử lý đơn hàng Hỡnh3.4: S chc nng nghip v dng chun Mua vật tư Lưu kho vật tư Sản xuất hàng Bảo trì kho Bán hàng Duy trì tài khoản Công ty A Hỡnh 3.5: S chc nng nghip v mc cao nht Vi cỏch tip cn cụng ty, phõn tớch ton b cụng ty, xỏc nh tt c cỏc chc nng nghip v mc cao nht. Bt c d ỏn no ang c phỏt trin u l mt phn ca mt trong nhng chc nng mc cao ny. Bi tp: 1. V mụ hỡnh phõn ró chc nng cho h thng qun lý bn xe. 2. Quan sỏt th th mt th vin xem lm nhng vic gỡ phc v bn c? Hóy lp mụ hỡnh phõn ró chc nng mụ t cỏc hot ng ca h. 2. Mễ HèNH LUNG D LIU 2.1. Khỏi quỏt Mc ớch : B xung khim khuyt ca mụ hỡnh phõn ró chc nng bng vic b xung cỏc lung thụng tin nghip v cn thc hin chc nng. Cho ta cỏi nhỡn y hn v cỏc mt hot ng ca h thng L mt trong s cỏc u vo cho quỏ trỡnh thit k h thng. Phng phỏp : Phng phỏp phõn tớch top-down. H thng c mụ t bi nhiu DFD nhiu mc 2.2. nh ngha Mụ hỡnh lung d liu (DFD - Data Flow Diagram) l mt cụng c mụ t mi quan h thụng tin gia cỏc cụng vic . Vớ d: Mụ hỡnh lung d liu ca hot ng bỏn hng 2.3. Các thành phần a. Chức năng (Tiến trình) - Định nghĩa: Là một hoạt động có liên quan đến sự biến đổi hoặc tác động lên thông tin như tổ chức lại thông tin, bổ sung thông tin hoặc tạo ra thông tin mới. Nếu trong một chức năng không có thông tin mới được sinh ra thì đó chưa phải là chức năng trong DFD. - Cách đặt tên: Động từ + bổ ngữ. VD: Chấp nhận nguồn hàng, ghi kho vật liệu . - Biểu diễn : hình chữ nhật góc tròn hoặc hình tròn Chú ý : Trong thực tế tên chức năng phải trùng với tên chức năng trong mô hình phân rã chức năng. Bài tập: Xác định các chức năng trong hệ thống quản lý bến xe b. Luồng dữ liệu : - Định nghĩa: Là luồng thông tin vào hoặc ra khỏi chức năng - Cách đặt tên : Danh từ + tính từ - Biểu diễn : là mũi tên trên đó ghi thông tin di chuyển  Chú ý: Các luồng dữ liệu phải chỉ ra được thông tin logic chứ không phải STT Tên chức năng Tên chức năng hoá đơn hợp lệ hoá đơn Ghi nhận hoá đơn ti liu vt lý. Cỏc lung thụng tin khỏc nhau phi cú tờn gi khỏc nhau. Vớ d: Lung d liu biu hin vic tr tin mang tờn l "thanh toỏn" ch khụng mang tờn l "tin" hay "sec". Bi tp: Xỏc nh lung d liu ca chc nng qun lý khỏch hng v chc nng qun lý phng tin trong h thng qun lý bn xe bi tp 1 c. Kho d liu - nh ngha: L ni biu din thụng tin cn ct gi, mt hoc nhiu chc nng s dng chỳng. - Cỏch t tờn : danh t + tớnh t. Ch ni dung d liu trong kho - Biu din : cp ng thng song song cha thụng tin cn ct gi Hoỏ n Quan h gia kho d liu, chc nng v lung d liu Vo Ra Cp nht Vớ d: Mt ngi mun tra cu mt danh sỏch giỏ c: phi ly thụng tin t kho d liu danh sỏch giỏ c (hỡnh a), cũn mun sa i giỏ c thỡ lung d liu i t tin trỡnh ti kho d liu (hỡnh b). biu th vic kim tra giỏ c mt hng v sa i cỏc giỏ khụng phự hp thỡ dựng mi tờn hai chiu biu th lung d liu t tin trỡnh ti kho (hỡnh c). Lên giá Hiệu chỉnh Kiểm tra đơn hàng giá cả và sửa đổi giá Danh sách giá Danh sách giá Danh sách giá Hình a Hình b Hình c Bi tp: Xỏc nh kho d liu trong h thng qun lý bn xe d. Tỏc nhõn ngoi - nh ngha: L mt ngi hoc mt nhúm ngi nm ngoi h thng nhng cú trao i trc tip vi h thng. S cú mt ca cỏc nhõn t ny trờn s a thụng tin vo kho Ly thụng tin t kho Va ly thụng tin ra x lý va cp nht li kho ch ra gii hn ca h thng, nh rừ mi quan h ca h thng vi th gii bờn ngoi - Tờn : Danh t - Biu din : hỡnh ch nht Bi tp: Xỏc nh tỏc nhõn ngoi trong h thng qun lý bn xe e. Tỏc nhõn trong - L mt chc nng hoc mt h thng con ca h thng ang xột nhng c trỡnh by mt trang khỏc ca mụ hỡnh. Mi s lung d liu u cú th bao gm mt s trang, thụng tin truyn gia cỏc quỏ trỡnh trờn cỏc trang khỏc nhau c ch ra nh kớ hiu ny. - Tờn: ng t + b ng - Biu din: Vớ d: V mụ hỡnh lung d liu cho h thng qun lý bn xe Khách hàng Nhà CC Đơn hàng QL khách hàng Phương tiện QL phương tiện yêu cầu KH TT trả lời Thanh toán Vé bán Phiếu GH Hàng Phương tiện Vé 2.4. Mt s quy tc v biu lung d liu Cỏc lung d liu vo ca mt tin trỡnh cn khỏc vi cỏc lung d liu ra ca nú. Tc l cỏc d liu qua mt tin trỡnh phi cú thay i. Ngc li, tin trỡnh l khụng cn thit vỡ khụng tỏc ng gỡ n cỏc lung thụng tin Bỏn Bỏn Khỏch hng Nh cung cp Hỡnh 3.7. Mụ hỡnh lung d liu cho h thng qun lý bn xe khỏch [...]... nghiờn cu, chc nng ny c ni vi mi tỏc nhõn ngoi ca h thng Cỏc lung d liu gia chc nng v tỏc nhõn ngoi ch thụng tin vo v ra ca h thng VD: Mụ hỡnh d liu mc khung cnh ca h cung ng vt t Dự trù Đơn hàng Phân xưởng Nhà CC Hệ cung ứng vật tư Hoá đơn + Phiếu giao hàng Phiếu phát hàng Hỡnh 3.8 Mụ hỡnh d liu mc khung cnh ca h cung ng vt t b.Xõy dng mụ hỡnh lung d liu mc nh (mc 1) - Vi mc nh cỏc tỏc nhõn ngoi ca h thng... 1 - Xut hin thờm cỏc kho d liu v lung thụng tin trao i gia cỏc chc nng mc nh VD: Mụ hỡnh lung d liu mc nh ca h cung ng vt t Đặt hàng Dự trù d/s đơn hàng Đơn hàng Đơn hàng hoá đơn không khớp Đối chiếu Phân xưởng Hoá đơn Nhà CC Điạ chỉ phát hàng Phiếu phát hàng Trả tiền Phiếu thanh toán Hàng Phát hàng Phiếu giao hàng Hỡnh 3.9 Mụ hỡnh lung d liu mc nh ca h cung ng vt t c.Xõy dng mụ hỡnh lung d liu mc... cỏc tỏc nhõn ngoi cú th xut hin nhiu ln - S mc ph thuc vo phc tp ca h thng Vớ d: Mụ hỡnh lung d liu ca h thng cung ng vt t mc di nh ca + Chc nng 1 (t hng) Chọn nhà CC Thông tin NCC Dự trù Dự trù Nhà CC Phân xưởng Nhà CC Làm ĐH Đơn hàng Đơn hàng bảng ghi trả tiền Cập nhật KQ thực hiện ĐH Trả tiền 3.10 Mụ hỡnh lung d liu mc di nh ca chc nng t hng + Chc nng 2 + Chc nng 3 2.6 Chuyn t mụ hỡnh lung d liu vt . chức năng con. Các chức năng con có quan hệ phân cấp với chức năng cha. − Biểu diễn Mô hình phân rã chức năng biểu diễn thành hình cây phân cấp. Tên chức năng. B2: Phân rã các chức năng  Phân rã có thứ bậc Thực hiện việc phân rã chức năng theo các nguyên tắc phân rã Khi phân rã một chức năng thành các chức năng