Xây dựng cơ sở dữ liệu phù hợp cho việc thiết kế phần mềm kế toán theo hệ thống kế toán việt nam hiện nay

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ TP.HCM YZWXYZ TRẦN PHƯỚC XÂY DỰNG CƠ SỞ DỮ LIỆU PHÙ HP CHO VIỆC THIẾT KẾ PHẦN MỀM KẾ TOÁN THEO HỆ THỐNG KẾ TOÁN VIỆT NAM HIỆN NAY CHUYÊN NGÀNH : KẾ TOÁN - KIỂM TOÁN MÃ SỐ: 5.02.11 LUẬN VĂN THẠC SĨ KINH KẾ Người hướng dẫn khoa học: Tiến Só TRẦN VĂN THẢO TP.HCM, Năm 2001 MỤC LỤC YZWXYZ Trang Mở Đầu I Chương CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CƠ SỞ DỮ LIỆU - HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN – HÌNH THỨC KẾ TOÁN 1.1 Cơ sở lý luận sở liệu 1.1.1 Khái quát hình thành sở liệu: 1.1.2 Thiết kế sở liệu chu trình phát triển hệ thống thông tin 1.1.3 Các bước thiết kế sở liệu 1.1.4 Các công cụ mô hình thiết kế sở liệu phân tích chức 1.1.5 Sự hiểu biết xã hội nói chung nhân viên kế toán nói riêng sở liệu 1.2 1.2.1 Cơ sở lý luận hệ thống thông tin quản lý (MIS) hệ thống thông tin kế toán (AIS) 10 Khaùi quaùt hệ thống thông tin quản lý nói chung hệ thống thông tin kế toán nói riêng 10 1.2.2 Cơ sở lý luận Hệ thống thông tin quản lý (Management Information Systems - MIS) 12 1.2.3 Cơ sở lý luận Hệ thống thông tin kế toán (Accounting Information System - AIS) 15 1.2.3.1 Định nghóa kế toán: 15 1.2.3.2 Hệ thống thông tin kế toán (Accounting Information System) 16 1.2.3.3 Cơ sở lý luận hình thức kế toán 18 Chương THỰC TIỄN CÁC CƠ SỞ DỮ LIỆU VÀ HÌNH THỨC KẾ TOÁN ĐÃ ĐƯC XÂY DỰNG CHO PHẦN MỀM KẾ TOÁN HIỆN NAY 22 2.1 Thực trạng sở liệu xây dựng cho phần mềm kế toán hành 22 2.1.1 Tình hình ứng dụng sản phẩm công nghệ thông tin trình độ sử dụng công nghệ doanh nghieäp 22 2.1.2 Thực trạng sở liệu xây dựng cho phần mềm kế toán haønh 22 2.2 Đánh giá thực trạng sở liệu xây dựng để thiết kế phần mềm kế toán VN: 27 Chương PHƯƠNG HƯỚNG VÀ GIẢI PHÁP XÂY DỰNG CƠ SỞ DỮ LIỆU CHO VIỆC THIẾT KẾ PHẦN MỀM KẾ TOAÙN 38 3.1 Một số quan điểm chung dùng làm sở để đưa giải pháp việc xây dựng sở liệu cho việc thiết kế phần mềm kế toán: 38 3.2 Xây dựng sở liệu phù hợp cho việc thiết kế phần mềm kế toán 40 3.2.1 Chọn hình thức kế toán thích hợp cho việc thiết kế phần mềm kế toán 40 3.2.2 Chọn phương pháp lưu trữ thông tin theo Phương pháp lưu trữ File (tập tin) Phương pháp lưu trữ sở liệu để thiết kế phần mềm kế toán: 44 3.2.2.1 Đặc tính phương pháp quản lý thông tin kế toán theo file là: 44 3.2.2.2 Đặc tính của phương pháp quản lý thông tin kế toán theo sở liệu là: 46 3.2.3 Moät số giải pháp khác để hoàn thiện việc xây dựng phần mềm kế toán: 50 3.2.3.1 Bổ sung phương pháp hạch toán chi tiết hàng tồn kho điều kiện tổ chức kế toán máy vi tính: “Phương pháp kế thừa liệu” 51 3.2.3.2 Nhà nước cần xây dựng nguyên tắc chất lượng phần mềm kế toán: 52 3.2.3.3 Nhà nước thành lập quan chức để thẩm định phần mềm kế toaùn 59 KẾT LUẬN 61 Tài liệu tham khảo: 62 Mở Đầu Ngay từ năm 1990, tin học bắt đầu phổ biến rộng rãi nước ta, việc điện toán hóa công tác kế toán doanh nghiệp bắt đầu phổ biến Đến nay, việc ứng dụng công nghệ thông tin vào kế toán doanh nghiệp đạt nhiều kết khả quan giảm bớt khối lượng tính toán lớn, chất lượng báo cáo xác Nhân viên kế toán người làm công tác lãnh đạo có nhiều thời gian để phân tích, thẩm định kết sản xuất kinh doanh đơn vị Giúp cho lãnh đạo doanh nghiệp có số liệu kịp thời nhằm đưa định kịp thời, xác công việc điều hành sản xuất kinh doanh Dù không rầm rộ hầu hết doanh nghiệp hay quan hành nghiệp từ trung ương đến địa phương hàng năm có đề án hay kế hoạch mức độ lớn nhỏ khác xây dựng mua phần mềm kế toán phục vụ công tác kế toán điều hành doanh nghiệp Tuy nhiên việc triển khai ứng ụng công nghệ thông tin quan, doanh nghiệp dừng mức đơn lẻ, tự phát không khó khăn bất cập Chẳng hạn doanh nghiệp lớn Ngân hàng thương mại, Điện lực, Bưu điện, Dầu khí, Cấp nước, Hàng không tự xây dựng cho phần mềm kế toán trọn vẹn mang tín đặc thù riêng biệt họ Những doanh nghiệp khác dừng lại mức sử dụng máy tính cho công tác kế toán việc hổ trợ tính toán hổ trợ ghi chép Từ gây khó khăn cho việc quản lý Nhà nước nói chung, cho doanh nghiệp nói riêng Đặc biệt người làm công tác kế toán khó khăn việc sử dụng phần mềm kế toán nơi thiết kế cấu trúc sở liệu kiểu không theo chuẩn thống Có thể đưa bất cập nguyên nhân sau: • Về phía Nhà nước: Quy định pháp lý Nhà Nước chưa phù hợp chưa đầy đủ việc xây dựng phần mềm kế toán điều kiện doanh nghiệp ứng dụng máy vi tính công tác hạch toán kế toán Mặt khác đào tạo trường chưa có phối hợp đào tạo để có chuyên viên phân tích thiết kế hệ thống lập trình am hiểu lónh vực tin học lẫn lónh vực kế toán • Về phía doanh nghiệp: Nhận thức doanh nghiệp công việc điện toán hóa công tác kế toán chưa đầy đủ, chưa có định hướng cụ thể Xuất phát từ khó khăn bất cập nêu trên, vấn đề “Xây dựng sở liệu phù hợp cho việc thiết kế phần mềm kế toán theo hệ thống kế toán Việt nam nay” chọn làm đề tài nghiên cứu luận văn MỤC ĐÍCH VÀ Ý NGHĨA CỦA LUẬN VĂN Mục đích ý nghóa luận văn nghiên cứu cách có hệ thống lý luận sở liệu máy tính kết hợp với hình thức kế toán nhật ký chung để xây dựng sở liệu cho việc thiết kế phần mềm kế toán chuẩn Trên sở luận văn đưa kiến nghị số nguyên tắc để đánh giá phần mềm kế toán Đồng thời đề nghị Nhà nước nên thành lập quan thẩm định phần mềm kế toán CƠ SỞ KHOA HỌC VÀ THỰC TIỄN CỦA ĐỀ TÀI − Lý luận sở liệu − Các phần mềm kế toán sử dụng rộng rãi VN − Hệ thống kế toán Việt nam − Các hình thức kế toán áp dụng VN PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU Phương pháp nghiên cứu chủ yếu tác giả vận dụng phương pháp vật biện chứng, phương pháp sử dụng xuyên suốt nghiên cứu để hoàn thành luận văn, nghiên cứu vấn đề mối liên hệ phổ biến, vận động phát triển không ngừng Thông qua phân tích, hệ thống, suy luận để chọn lọc vấn đề lý luận thực tiễn phù hợp với tổ chức xây dựng sở liệu cho phần mềm kế toán Việt nam NHỮNG ĐÓNG GÓP MỚI CỦA LUẬN VĂN − Thống chuẩn sở liệu để xây dựng phần mềm kế toán Nhằm mục đích nâng cao hiệu quản lý doanh nghiệp, tiết kiệm chi phí đầu tư cho việc ứng dụng công nghệ thông tin doanh nghiệp Từ giảm bớt hao phí xã hội cho vấn đề − Kiến nghị số nguyên tắc để đánh gía chất lượng phần mềm kế toán Đồng thời đề nghị Nhà nước giao chức thẩm định phần mềm kế toán cho Công ty kiểm toán Nhà nước trước phần mềm kế toán lưu hành hợp pháp − Cung cấp cho chuyên gia tin học sở lý luận kế toán cần thiết để thiết kế phần mềm kế toán Đồng thời cung cấp số kiến thức sở liệu máy tính mà người làm kế toán môi trường điện toán hoá cần biết GIỚI HẠN LUẬN VĂN Đề tài bao trùm lónh vực kế toán lónh vực tin học, thời gian có giới hạn, tác giả nghiên cứu luận văn phạm vi: − Về kế toán: nghiên cứu hình thức kế toán, hệ thống thông tin kế toán, chu trình kế toán − Về sở liệu: nghiên cứu sở liệu quan hệ phân tích chu trình kế toán, để từ đưa nguyên tắc để đánh giá chất lượng phần mềm kế toán BỐ CỤC CỦA LUẬN VĂN Ngoài phần mở đầu kết luận, luận văn chia thành chương: Chương Chương Chương Cơ Sở Lý Luận Về Cơ Sở Dữ Liệu - Hệ Thống Thông Tin Kế Toán – Hình Thức Kế toán Thực Tiễn Các Cơ Sở Dữ Liệu Hình Thức Kế Toán Đã Được Xây Dựng Cho Phần Mềm Kế Toán Hiện Nay Phương Hướng Giải pháp Xây Dựng Cơ Sở Dữ Liệu Cho Việc Thiết Kế Phần Mềm Kế Toán Đề tài thực hướng dẫn trực tiếp Tiến só Trần Văn Thảo, góp ý Quý Thầy Cô Khoa Kế toán - Kiểm Toán Trường Đại Học Kinh Tế TP.HCM, đồng nghiệp Công ty Cổ phần Phần mềm Việt Nam Tác giả luận văn tỏ lòng biết ơn sâu sắc giúp đỡ quý giá Thầy hướng dẫn, Quý Thầy Cô bạn bè YZWXYZ Chương CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CƠ SỞ DỮ LIỆU - HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN – HÌNH THỨC KẾ TOÁN 1.1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CƠ SỞ DỮ LIỆU 1.1.1 Khái quát hình thành sở liệu: Chúng ta kỷ 21, kỷ nguyên thông tin Ngày nay, không nghi ngờ vai trò thông tin đời sống, khoa học kỹ thuật, kinh doanh, mặt vận động xã hội, quy mô, từ gia đình, doanh nghiệp, tổ chức, quốc gia quốc tế Việc nắm bắt thông tin thật nhanh, nhiều, xác kịp thời ngày đóng vai trò quan trọng quản lý, điều hành Nói cách khác, QUẢN LÝ thực chất QUẢN LÝ THÔNG TIN Song thông tin quản lý máy tính (theo quy trình cụ thể nào) phải thể DỮ LIỆU (data) ghi dạng tải Chính vậy, nói QUẢN LÝ THÔNG TIN tức nói đến QUẢN LÝ DỮ LIỆU Trong hai thập kỷ gần đánh dấu phát triển vượt bậc lónh vực kỹ thuật số quan trọng ứng dụng sở liệu Cơ sở liệu xem thành phần hệ thống thông tin, thường sử dụng rộng rãi lónh vực máy tính , từ máy tính lớn Mainframe loại máy tầm trung loại máy tính có kích thước nhỏ Việc thiết kế sở liệu trở thành hoạt động phổ biến thực không giới chuyên nghiệp mà giới nghiệp dư Vào cuối năm 1960, sở liệu lần đưa vào thị trường phần mềm Người thiết kế sở liệu hoạt động thợ thủ công với công cụ thô sơ sơ đồ khối cấu trúc trường (records) đặc tả dạng tổng quát thiết kế sở liệu thường bị lúng túng thực hành sở liệu thật Tình trạng thay đổi, phương pháp mô hình thiết kế sở liệu phát triển song song công nghệ phát triển hệ thống sở liệu Chúng ta thời đại hệ thống sở liệu quan hệ Chúng cung cấp nhiều mạnh : ngôn ngữ truy vấn, công cụ phát triển ứng dụng giao diện người dùng thân thiện Các kỹ thuật sở liệu cung cấp cho lý thuyết khuôn mẫu (Framework), bao gồm: mối quan hệ liệu, xử lý tối ưu truy vấn, điều khiển tính đồng thời, quản lý giao dịch (transactions) phục hồi liệu , Các công nghệ sở liệu tiến bộ, kỹ thuật phương pháp thiết kế phát triển Chúng nghiên cứu đồng thời, ví dụ : việc phân chia trình thiết kế thành bước (phase), mục tiêu bước, kỹ thuật để đạt mục tiêu Thực tế Việt Nam phương pháp thiết kế sở liệu lại không phổ biến rộng rãi, tổ chức cá nhân người thiết kế lại dựa vào số phương pháp thiết kế để thiết kế sở liệu điều thường tập trung phương pháp đó, nguyên nhân dẫn đến thất bại việc phát triển hệ thống thông tin Do thiếu phương pháp tiếp cận việc thiết kế sở liệu, thời gian đầu tư vào dự án sở liệu thường bị đánh giá thấp, phát triển sở liệu không tương xứng hiệu so với nhu cầu ứng dụng, tài liệu tham khảo bị hạn chế Các vấn đề thiếu hiểu biết cách rõ ràng xác liệu mức độ trừu tượng, ý niệm Trong phạm vi nghiên cứu luận văn quan tâm nhấn mạnh đến cách tiếp cận ý niệm thiết kế sở liệu Điều hữu ích cho thiết kế dự án sở liệu lớn nhỏ Chúng ta bàn luận tầm quan trọng cách tiếp cận ý niệm thiết kế sở liệu xem cách thiết kế sở liệu hành vi cốt yếu việc phát triển hệ thống thông tin Sau cách thiết kế sở liệu bao gồm bước tách biệt gọi : thiết kế ý niệm, thiết kế luận lý, thiết kế cấp vật lý đưa cách tương tác chúng với việc phân tích chức dựa quan điểm công nghệ phần mềm 1.1.2 Thiết kế sở liệu chu trình phát triển hệ thống thông tin • Cơ sở liệu (database) : tập hợp tất liệu có cấu trúc lưu trữ hệ thống máy tính Hệ quản trị sở liệu (Database management systems- DBMS) : gói (packages) phần mềm dùng để quản lý sở liệu (database) –đặc biệt xếp (sorting), thao tác (manipulating), truy xuất liệu hệ thống máy tính Các sở liệu thành phần hệ thống máy tính, chúng bao gồm ứng dụng, giao diện người dùng gói phần mềm khác Tuy nhiên, sở liệu đóng vai trò nòng cốt trình phát triển tổ chức, liệu cấu trúc nguồn tất tổ chức, bao gồm không tập đoàn lớn mà tất công ty nhỏ cá nhân người dùng Thiết kế sở liệu đóng vai quan trọng chu trình phát triển hệ thống thông tin Thiết kế hệ thống thông tin công việc phức tạp, bao gồm việc lập kế hoạch, đặc tả phát triển đối tượng hệ thống Sự phân chia giai đoạn thiết kế tiêu biểu cho chu trình phát triển hệ thống thông tin, hình H.1, bao gồm bước như: nghiên cứu tính khả thi (feasibiltity study), tổng hợp phân tích yêu cầu, thiết kế, đưa khuôn mẫu, thực (implementations), kiểm tra tính đắn (validate and testing), hoạt động hệ thống (operation) • Tính khả thi : tính khả thi gắn liền định hiệu hệ thống thông tin với nhiều cách chọn lựa khác thứ tự thành phần khác hệ thống 10 Như vậy, việc ứng dụng phương pháp xây dựng sở liệu làm giảm dư thừa liệu điều kiện làm kế toán máy dẫn đến thay đổi cách hạch toán truyền thống lâu kế toán, theo hình thành phương pháp hạch toán chi tiết hàng tồn kho Luận văn trình bày phần kiến nghị Đối với hạch toán chi tiết vốn tiền, quan hệ thủ quỹ kế toán quỹ có vấn đề thay đổi tương tự hạch toán chi tiết hàng tồn kho mối quan hệ thủ kho - kế toán kho Thứ hai, trì quán liệu: thông tin có thay đổi không cần thông báo cho nhau, phương pháp lưu trữ thông tin sở liệu thực thể, mô hình liệu quan hệ có ràng buộc nên tài nguyên sử dụng chung có liên quan với Thứ ba, độc lập liệu chương trình: điểm mạnh phương pháp sở liệu Các chương trình kế toán mua trọn gói, mua phần, phần lại doanh nghiệp tự thiết kế Không phòng ban khác phân xưởng sản xuất có chương trình riêng để quản lý sản xuất mình, tài nguyên sử dụng chung với phòng kế toán phòng ban khác Thứ tư, chương trình người sử dụng nhìn thấy cách quản lý logic liệu: lưu trữ thông tin theo dạng file mở file thấy sửa đổi liệu, lưu trữ theo sở liệu tập tin hình thức quản lý logic muốn thâm nhập phải phép dùng công cụ riêng Thứ năm, cho phép phát triển chương trình ứng dụng dùng chung liệu: hướng mở cho chương trình kế toán nói chung chương trình quản lý doanh nghiệp nói chung Như đề cập làm giảm thông tin lưu trữ dư thừa, mà sử dụng chung thông tin với nhau, thông tin đầu vào một, tài nguyên sử dụng cho phần khác phòng kế toán mà sử dụng cho phòng ban khác phòng kinh doanh, phân xưởng sản xuất,… 53 Thứ sáu, tăng cường tính tiêu chuẩn: ứng dụng sở liệu vào lưu trữ thông tin đặc biệt thông tin kế toán, tất thiết kế lưu trữ theo phương pháp sở liệu việc quản lý quan Nhà nước (thuế, thống kê, kiểm toán, …) Hội đồng quản trị, ban giám đốc doanh nghiệp dễ dàng chặt chẽ Bởi tiện ích việc lưu trữ thông tin theo sở liệu mang lại là: người sử dụng dùng ngôn ngữ hỏi (Query languages) để thao tác liệu SELECT, PROJECT, JOIN, DISPLAY, … thao tác câu hỏi tình dạng gần giống tiếng Anh Một ví dụ là: SELECT TAIKHOAN.matai, TAIKHOAN.ten_tk from TAIKHOAN; WHERE TAIKHOAN.matai=’511’ Có ý nghóa chọn lọc tất doanh thu bán hàng hóa kỳ Thứ bảy, dễ thực bảo mật: phương pháp lưu trữ thông tin theo sở liệu hạn chế thâm nhập người trách nhiệm muốn thâm nhập vào liệu Kiểm soát gian lận có xảy ra… phân quyền người có trách nhiệm 3.2.3 Một số giải pháp khác để hoàn thiện việc xây dựng phần mềm kế toán: Như đề cập phần đánh giá, công ty phần mềm, doanh nghiệp tự xây dựng cho phần mềm kế toán trọn vẹn mang tín đặc thù riêng biệt họ Từ gây khó khăn cho việc quản lý Nhà nước nói chung, cho doanh nghiệp nói riêng Đặc biệt người làm công tác kế toán khó khăn việc sử dụng phần mềm kế toán nơi thiết kế cấu trúc sở liệu kiểu không theo chuẩn thống Điều dễ hiểu Nhà nước bỏ trống nguyên tắc, quy định ràng buộc việc Dẫn đến việc Nhà nước khó quản lý doanh nghiệp cách chặc chẽ, thân doanh nghiệp không tận dụng hết tài nguyên thông tin kế toán mang lại để hỗ trợ định Mặt khác, đổi tăng cường chế độ kế toán, kiểm toán, kiểm tra, tra tài chính, tăng cường hiệu công tác quản lý thuế, chống nạn trốn, lậu thuế, gian lận thương mại,… 54 nhiệm vụ quan trọng Bộ Tài Chính, việc chuẩn hóa thống sở liệu yêu cầu cần thiết để cải cách hành chính, cải cách vai trò quản lý quan Nhà nước doanh nghiệp điều kiện phủ điện tử Qua phân tích trạng nguyên nhân tồn việc thiết kế phần mềm kế toán, luận văn đưa kiến nghị sau: 3.2.3.1 Bổ sung phương pháp hạch toán chi tiết hàng tồn kho điều kiện tổ chức kế toán máy vi tính: “Phương pháp kế thừa liệu” Trong điều kiện tổ chức kế toán máy vi tính, hai phương pháp có cho hạch toán chi tiết hàng tồn kho phương pháp thẻ song song phương sổ số dư, bổ sung thêm “phương pháp kế thừa liệu” (thuật ngữ “kế thừa liệu” tạm đặt), nội dung phương pháp là: liệu nhập liệu lưu trữ không nhập lại mà kế thừa sử dụng lại, thông qua xác nhận thông tin nhập trước Cụ thể: − Đối với hạch toán chi tiết hàng tồn kho: Thủ kho vào chứng từ nhập xuất vật tư, thành phẩm, hàng hóa nhập liệu vào máy theo số lượng, sau kế toán sử dụng lại liệu này, kiểm tra nhập liệu thủ kho, nhập liệu thêm đơn giá trị giá Vấn đề lưu ý việc xây dựng sở liệu cho phần mềm kế toán, yêu cầu phải thiết kế cho có lưu trữ mã nhân viên thủ kho mã nhân viên kế toán kho, để tiện việc theo dõi trách nhiệm Như vậy, công tác kiểm tra đối chiếu giảm nhiều, khắc phục nhược điểm phương pháp ghi thẻ song song ghi chép trùng lắp, gây lãng phí lao động, không tiết kiệm chi phí hạch toán Mặt khác với phần mềm thiết kế trước với phương pháp lưu trữ theo file chuyên viên viết phần mềm kế toán thiết kế theo phương pháp ghi thẻ song song, tức có chương trình cho thủ kho riêng để hạch toán mặt lượng, đồng thời có chương trình cho nhân viên kế toán riêng, cuối kỳ in báo cáo nhập xuất tồn giấy, thủ kho kế toán kho đối chiếu Với phương pháp lưu trữ theo sở liệu quan hệ khắc phục 55 vấn đề này, nghóa sử dụng phương pháp kế thừa liệu trình bày Tương tự, hạch toán vốn tiền, kế toán quỹ thủ quỹ sử dụng “phương pháp kế thừa liệu” Cụ thể thủ quỹ nhập liệu trứơc mặt tiền tệ, sau kế toán quỹ kế thừa liệu kiểm tra tính đắn trị giá, thêm định khoản, lưu trữ liệu Sau thêm mã nhân viên để xác nhận nghiệp vụ qua kiểm tra 3.2.3.2 Nhà nước cần xây dựng nguyên tắc chất lượng phần mềm kế toán: Để xây dựng nguyên tắc chất lượng phần mềm kế toán, cần có phối hợp số quan Bộ Tài Chính, Kiểm toán Nhà nước, Hội tin học, Hội kế toán để đưa số nguyên tắc chung sau: Nguyên tắc thứ nhất, vềà hình thức kế toán áp dụng cho việc thiết kế phần mềm kế toán: Như phân tích phần lựa chọn hình thức kế toán thích hợp, để tiện cho việc quản lý quan Nhà nước, Bộ Tài cần ban hành hình thức kế toán áp dụng bắt buộc cho việc xây dựng phần mềm kế toán là: Hình thức Nhật ký chung Nguyên tắc thứ hai, vềà sở liệu để xây dựng phần mềm kế toán: Phần phân tích ưu điểm việc thiết kế phần mềm kế toán dựa phương pháp lưu trữ theo sở liệu cho thấy lợi ích từ hai phía (doanh nghiệp quan quản lý doanh nghiệp), Bộ Tài Chính đưa tiêu chuẩn cho việc xây dựng phần mềm kế toán phương pháp lưu trữ theo sở liệu quan hệ Cơ sở liệu xây dựng thống theo chu trình kế toán gồm: • Chu trình doanh thu (revenue cycle) • Chu trình chi phí (expenditure cycle) • Chu trình sản xuất (production cycle) • Chu trình tài (finance cycle) • Chu trình báo cáo tài (financial reporting cycle) Chu trình doanh thu (revenue cycle) 56 Cơ sở liệu xây dựng cho chu trình doanh thu mô tả qua sơ đồ sau: Đơn đặt hàng Bán hàng Các khoản phải thu Nhật ký bán hàng Nhật ký Thu tiền Hóa đơn GTGT/ Hóa đơn bán hàng Sổ chi tiết toán với người mua Sổ Cái (các tài khoản liên quan chu trình doanh thu) Chu trình chi phí (expenditure cycle) Cơ sở liệu xây dựng cho chu trình chi phí mô tả qua sơ đồ sau: 57 Đơn đặt mua hàng Mua hàng Các khoản phải trả Nhật ký mua hàng Nhật ký Chi tiền Sổ chi tiết toán với người bán Sổ Cái (các tài khoản liên quan chu trình chi phí) Chu trình sản xuất (production cycle) Cơ sở liệu xây dựng cho chu trình sản xuất mô tả qua sơ đồ sau: Lệnh sản xuất (Phiếu xuất kho ) Chi phí nguyên liệu, vật liệu Sổ chi tiết nguyên liệu, vật liệu Chi phí chế biến Sổ chi tiết chi phí chế biến Phiếu tính giá thành sản phẩm Sổ Cái (các tài khoản liên quan chu trình sản xuất) Chu trình tài (finance cycle) Cơ sở liệu xây dựng cho chu trình tài mô tả qua sơ đồ sau: 58 Thu nhập hoạt động khác Chi phí hoạt động khác Sổ chi tiết thu nhập hoạt động khác Sổ chi tiết chi phí hoạt động khác Kết hoạt động khác Sổ Cái (các tài khoản liên quan chu trình sản xuất) Chu trình báo cáo tài (financial reporting cycle) Vì chu trình báo cáo tài chu trình tổng hợp, nên sở liệu xây dựng cho chu trình tài vần đề thừa hưởng liệu, mô tả qua sơ đồ sau: Chu trình doanh thu, chu trình chi phí, chu trình sản xuất, chu trình tài Các khoản phải thu Các khoản phải trả Số Tồn kho Chu trình báo cáo tài Các bút toán tổng hợp, phân bổ, kết chuyển, … Báo cáo tài 59 Tiền lương … Tóm lại, việc xây dựng phần mềm kế toán theo chu trình kế toán có ý nghóa quan trọng ba lý do: là, tạo chuẩn hóa giao diện phần mềm; hai là, tạo chuẩn hóa sở liệu; ba là, người sử dụng phần mềm dễ dàng tiếp cận với dạng phần mềm kế toán khác Lấy ví dụ đề cập đến chu trình doanh thu phần mềm kế toán phải có phần bán hàng, khoản phải thu, thu tiền; đề cập đến chu trình chi phí phần mềm kế toán phải có phần mua hàng, khoản phải trả, chi tiền,… Các chu trình phát triển thiết kế chi tiết tuỳ theo đặc thù doanh nghiệp, doanh nghiệp lớn/nhỏ, lónh vực này, lónh vực khác … mà xây dựng cho phù hợp, không lẫn lộn chu trình với Nguyên tắc thứ ba, việc đánh giá phần mềm kế toán: Ngoài việc xây dựng sở liệu trên, việc thiết kế phần mềm phải dựa sở Một số tiêu chuẩn nguyên tắc lập trình (phần chương trình) mà phần mềm gọi hợp pháp phải đảm bảo nguyên tắc, chất lượng quy định Nhà nước, vấn đề phát triển để chuẩn hoá thành chuẩn mực kế toán Luận văn đề nghị bốn tiêu chuẩn để đánh giá phần mềm sau: − Nguyên tắc an toàn − Nguyên tắc đổi lại bút toán − Nguyên tắc kiểm tra lại − Nguyên tắc tiện dụng Nguyên tắc an toàn Phần mềm kế toán phải bảo đảm số an toàn: • Tính cần thiết bảo đảm phân chia nhiệm vụ (hay chuyên môn hóa) khả Điều đặc biệt đáp ứng nguyên tắc tính độc lập chức năng, đáp ứng chuẩn mực an toàn hệ thống thông tin Mặt khác, phần mềm kế toán tốt phải cho phép hạn chế đến loại thực đơn nhiệm vụ Chỉ có người có quyền thực chức gán mật mã/ mã số cho sở phần mềm Tất nhiên vai trò kế toán trưởng 60 • Tính cần thiết bảo đảm kiểm tra nhập liệu Điều đáp ứng cần thiết tổ chức kiểm soát nội tốt Để cho việc kiểm soát nhập liệu phần mềm xử lý cách chắn chắn, phần mềm phải đáp ứng có nhiều thực đơn hình nhập liệu chi tiết cho loại nghiệp vụ riêng biệt Mục đích nhằm giảm bớt sai sót nhầm lẫn • Tính cần thiết bảo đảm nguyên tắc ưu tiên với nhiều người sử dụng Điều cho phép quản lý cách hoàn toàn an toàn nhiều người sử dụng đồng thời tập tin sở liệu Việc lưu trữ thông tin theo phương pháp sở liệu đề tài trình bày tối ưu cho việc đảm bảo quản lý nhiều người sử dụng • Tính cần thiết bảo đảm việc lưu trữ thường xuyên sở liệu Điều phòng tránh trường hợp điện chuyển đổi liệu bị gián đoạn Một phần mềm kế toán tốt phải có thủ tục ghi lên đóa tự động thực đơn chúng Và liệu phải lưu giữ thời gian theo quy định lưu trữ hồ sơ chứng từ kiểm tra sau • Tính cần thiết bảo đảm quy tắc quản lý phần mềm cho phép hạn chế mức tối đa rủi ro kỹ thuật nhờ có bảo quản thường xuyên lưu giữ tài liệu Phần mềm kế toán xem tiên tiến có hướng dẫn cụ thể trực tiếp mà hình, thực đơn kèm tài liệu hướng dẫn cụ thể chi tiết Nguyên tắc đổi lại bút toán: Khi hạch toán thủ công, chứng từ – sổ sách theo quy định cấm tẩy xóa, cấm lấy giấy dán đè, cấm dùng chất hóa học để sửa chửa Các chứng từ sai ghi sổ không tự ý xé bỏ, thay Nếu phát sai sót phải đính theo phương pháp: phương pháp cải chính, phương pháp ghi số âm, phương pháp ghi bổ sung Tương tự hạch toán kế toán máy vi tính phải tuân thủ quy tắc đổi lại bút toán Tuy nhiên Nhà nước phải phương pháp sửa đổi sai lầm hạch toán máy Để đáp ứng nguyên tắc này, sở liệu lưu trữ thông tin phần mềm kế toán nên trải qua hai giai đoạn: - bút toán tạm thời thay đổi – bút toán công nhận thay đổi Cụ thể phải thỏa mãn tiêu chuẩn sau: 61 • Tạo tự động ngày chuyển bút toán, mà thay đổi ngày Ngày phải thể tập tin sở liệu • Đặt số tự động – số hệ thống bút toán thay đổi • Đảm bảo số thủ tục hợp thức hoá bút toán cách chương trình phải tạo tập tin tạm nhập vào Sau nhập có kiểm tra người có trách nhiệm, bút toán chuyển vào sở liệu Đến bút toán sửa lại • Đảm bảo thủ tục khoá sổ hàng tháng hàng năm kỳ kế toán Khi khoá sổ đổi lại • Cấm vào bút toán kỳ kết thúc • Cấm vào bút toán kỳ không mở hay vào ngày tương lai • Đảm bảo in tự động theo trình tự thời gian sổ nhật ký sổ cuối tháng, cuối năm • Dự đoán bút toán không phù hợp sai bỏ trống Nguyên tắc kiểm tra lại: Phần mềm phải cho phép giám sát công việc hoàn thành (đây yêu cầu quan trọng việc giám sát quản lý doanh nghiệp đồng thời sở để quan Nhà nước quản lý doanh nghiệp) phải bảo đảm việc kiểm tra từ sổ sách, báo cáo kế toán quay lại chứng từ gốc (chứng từ nhập ban đầu) Trong sở liệu, tập tin thiết kế cho phải đảm bảo tiêu sau: • Ngày tháng nhập liệu • Loại bút toán (Thu/Chi/Nhập/Xuất/Kết chuyển ….) • Mã số chứng từ gốc • Số chứng từ (số phiếu Thu/Chi/Nhập/Xuất đồng thời số se-ri) • Ngày chứng từ • Số tài khoản, tiểu khoản, tiết khoản • Mã số nhà cung cấp, mã số khách hàng, mã số nhân viên,… • Diễn giải • Số lượng – đơn giá • Tổng tiền • Mã ngoại tệ 62 • Giá trị ngoại tệ • Mã đơn vị tính • Tên người nhập bút toán, tên người kiểm tra bút toán Trong tập tin phải rõ ràng buộc người sử dụng có yêu cầu Phần mềm phải cho phép in kiểm tra sổ sách, báo cáo kế toán Và cho phép tìm lại bút toán cấu thành nên sổ sách báo cáo Nguyên tắc tiện dụng: Phần mềm phải đơn giản hóa người sử dụng, dễ hiểu, dễ làm Nguyên tắc có nghóa là: • Mã khách hàng, chủ hàng, vật tư, hàng hóa, thành phẩm, … rõ ràng • Các thực đơn dễ hiểu cấu trúc chặc chẽ • Thiết kế rõ ràng đầy đủ tiêu cần quản lý hình nhập liệu • Đơn giản hóa bước nhập liệu thấy số liệu dòng nhập trước, tự động lập lại nội dung, số lượng không hạn chế tài khoản đối ứng, khả nhìn thấy bảng biểu thường trực mà không ngắt quãng việc nhập • Tính động nhập liệu (tính thay đổi hình nhập liệu) • Thực thủ tục hỏi đáp nhanh chóng • Có phần hỗ trợ định, kiểm tra đối chiếu liệu cần thiết 3.2.3.3 Nhà nước thành lập quan chức để thẩm định phần mềm kế toán Để kiểm soát chất lượng phần mềm kế toán Nhà nước giao cho Công ty Kiểm toán Nhà nước thêm chức thẩm định phần mềm kế toán trước đưa vào sử dụng bán rộng rãi cho doanh nghiệp (tất nhiên Công ty Kiểm toán Nhà nước cần hoàn thiện mặt nhân sự) Tại Pháp vấn đề thẩm định phần mềm kế toán Công ty kiểm toán Nhà nước Hội đồng Cao cấp Hội kế toán đề cập tài liệu số 98 tháng 12 năm 1992 [1,18] Phần mềm sau thẩm định, cấp giấy chứng nhận, giấy chứng nhận doanh nghiệp dùng làm sở đăng ký sử dụng với quan thuế 63 Đối với công ty chuyên thiết kế phần mềm phần mềm doanh nghiệp tự thiết kế phải có giải trình đặc trưng phần mềm như: - Ngôn ngữ sử dụng để thiết kế - Phần mềm để thiết kế Cơ sở liệu - Cấu trúc tập tin sở liệu - Mối quan hệ (ràng buộc) sở liệu - Các phần mềm hỗ trợ cho việc kiểm soát nội bộ, kiểm toán, quan Nhà nước có nhu cầu kiểm tra kiểm soát phần mềm kiểm tra số liệu thực tế doanh nghiệp - Định kỳ phải báo cáo cho quan thẩm định phần mềm: mật mã số đăng ký mà doanh nghiệp phần mềm bán cho doanh nghiệp mua phần mềm Căn vào giải trình đơn vị thiết kế phần mềm, kết hợp với tiêu chuẩn để thẩm định phần mềm đề cập phần Cơ quan thẩm định cho phép lưu hành phần mềm kế toán hợp pháp 64 KẾT LUẬN Bước sang kỷ nguyên mới, kỷ nguyên công nghệ thông tin, hòa với bối cảnh chung kinh tế giới Đất nước ta bước vào thời kỳ công nghiệp hóa đại hóa, mà bước nhanh ứng dụng công nghệ thông tin lónh vực Kế toán hệ thống thông tin, ngôn ngữ kinh doanh Một hệ thống thông tin kế toán tốt cung cấp thông tin xác, kịp thời, đầy đủ, trung thực, có độ tin cậy cao hữu dụng Trên sở lý luận hình thức kế toán, sở liệu thực trạng việc sử dụng hình thức kế toán, sở liệu để thiết kế phần mềm kế toán Việt nam Luận văn đưa đề xuất để chọn lựa hình thức kế toán phù hợp hình thức nhật ký chung làm tảng cho việc thiết kế phần mềm kế toán Căn vào hình thức kế toán nhật ký chung, sở liệu xây dựng xoay quanh hình thức Cụ thể luận văn đề xuất phần mềm kế toán xây dựng sở liệu để lưu trữ thông tin kế toán theo phương pháp sở liệu quan hệ Với chu trình kế toán riêng biệt khép kín Mặt khác luận văn cũng đưa tiêu chuẩn để đánh giá phần mềm kế toán, thiết nghó sở mà Nhà nước xây dựng ban hành chuẩn mực kế toán tương lai, nhằm mục đích hoàn thiện hệ chế độ kế toán Việt nam tương lai Những kiến nghị luận văn kết nghiên cứu ban đầu mẽ, có nhiều nổ lực thân khả có hạn thời gian nghiên cứu có giới hạn, luận văn không tránh khỏi khiếm khuyết Kính mong quý Thầy, Cô, đồng nghiệp, nhà nghiên cứu quan tâm giúp đỡ sai sót hướng nghiên cứu để luận văn hoàn thiện YZWXYZ 65 Tài liệu tham khảo: [1] Th.S Đinh Thế Hiển, Phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý, NXB thống kê, 2000, trang 10 [2] Võ Văn Huy, Huỳnh Ngọc Liễu, Hệ thống thông tin quản lý, NXB KHKT, 2001, trang 18, 23 [3] TS Nguyễn Việt – TS Võ Văn Nhị, Kế toán đại cương, NXB tài chính, 2000, trang [4] Houghton Mifellin, Principle of Accounting 1990, trang 20 [5] George H.Bodnar, William S.Hopwood, Accounting Information Systems, Seventh Edition, 6, 253, 301, 428 [6] TS Trần Thành Trai – Đinh Tuấn Hoàng, Tạp chí Phát triển kinh tế số tháng 5/2001, trang 15 [7] TS Trần Thành Trai, Tạp chí Phát triển kinh tế số 111 tháng 1/2000, trang 18 [8] Seagate software, User’s Guide Crystal Report version 8, trang 72 [9] Hollander, Denna, Cherington, Accounting, In formation Technology and Business Solution 1996, trang 29, 119, 169, 403 [10] Lê Tiến Vương, NXB Thống Kê, 2000, Nhập môn sở liệu quan hệ trang 3, 4, 12 [11] TS Trần Văn Thảo, Hoàn thiện chứng từ kế toán hình thức kế toán doanh nghiệp điều kiện mới, 1996 [12] Hệ thống kế toán doanh nghiệp – Quyển II, Nhà xuất tài chính, 2000 [13] Tập thể tác giả khoa kế toán – kiểm toán, Hệ thống thông tin kế toán Trang 188, 231, 261, 302 [14] Tài liệu hướng dẫn sử dụng phần mềm Effect [15] Tài liệu hướng dẫn sử dụng phần mềm Accnet [16] Tài liệu hướng dẫn sử dụng phần mềm Solomon [17] UBND TP.HCM, Sản phẩm giải pháp phần mềm, 2001 [18] Euro –TAP VIỆT nguyên tắc chất lượng phần mềm kế toán 66 67 ... cho việc thiết kế phần mềm kế toán 3.4.1 Chọn hình thức kế toán thích hợp cho việc thiết kế phần mềm kế toán Xây dựng sở liệu tảng để thiết kế chương trình cho phần mềm kế toán, trước thiết kế. .. THỰC TIỄN CÁC CƠ SỞ DỮ LIỆU VÀ HÌNH THỨC KẾ TOÁN ĐÃ ĐƯC XÂY DỰNG CHO PHẦN MỀM KẾ TOÁN HIỆN NAY 2.1 Thực trạng sở liệu xây dựng cho phần mềm kế toán hành Trước xem xét sở liệu xây dựng, xem xét... VÀ GIẢI PHÁP XÂY DỰNG CƠ SỞ DỮ LIỆU CHO VIỆC THIẾT KẾ PHẦN MỀM KẾ TOÁN 3.3 Một số quan điểm chung dùng làm sở để đưa giải pháp việc xây dựng sở liệu cho việc thiết kế phần mềm kế toán: Một là,