Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn phòng tại UBND huyện tiền hải, tỉnh thái bình

BỘ NỘI VỤ TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHỊNG KHĨA LUẬN TỐT NGHIỆP ỨNG DỤNG CƠNG NGHỆ THƠNG TIN TRONG CƠNG TÁC VĂN PHỊNG TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN TIỀN HẢI, TỈNH THÁI BÌNH Khóa luận tốt nghiệp ngành : QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG Người hướng dẫn : THS NGUYỄN ĐĂNG VIỆT Sinh viên thực : LÝ THỊ HỒNG THƠ Mã số sinh viên : 1305QTVB057 Khóa : 2013-2017 Lớp : ĐH QTVP 13B HÀ NỘI - 2017 LỜI CẢM ƠN Trong trình học tập trường Đại Nội vụ Hà Nội em thầy tận tình giảng dạy kiến thức Đồng thời tạo điều kiện giúp đỡ tận tình lãnh đạo Văn phòng HĐND – UBND huyện Tiền Hải, giúp em hoàn thành tốt đợt thực tập Trong thời gian 02 tháng thực tập, em tích cực nghiên cứu, vận dụng kiến thức học vào thực tế cơng tác văn phịng Văn phịng HĐND – UBND huyện Tiền Hải hướng dẫn tận tình cán bộ, cơng chức Văn phịng Qua em xin gửi lời cảm ơn sâu sắc tới thầy Nguyễn Đăng Việt định hướng đưa ý kiến đóng góp giúp cho em, để em hồn thành tốt q trình thực tập hồn thiện khóa luận tốt nghiệp Do thời gian thực tập có hạn, hiểu biết nghiệp vụ cịn hạn chế nên Khóa luận tốt nghiệp em khơng tránh khỏi thiếu sót Kính mong nhận đóng góp ý kiến thầy, giáo để khóa luận em hồn thiện Em xin chân thành cảm ơn./ Hà Nội, ngày 24 tháng 04 năm 2017 Sinh viên Lý Thị Hồng Thơ LỜI CAM ĐOAN Em xin cam đoan khóa luận kết em trình thực tập Văn phòng HĐND – UBND huyện Tiền Hải Các số liệu hoàn toàn trung thực Nếu khơng em xin hồn tồn chịu trách nhiệm MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN LỜI CAM ĐOAN BẢNG KÊ CHỮ CÁI VIẾT TẮT MỞ ĐẦU 1 Lý chọn đề tài Lịch sử nghiên cứu vấn đề Mục đích nhiệm vụ nghiên cứu Đối tượng phạm vi nghiên cứu Phương pháp nghiên cứu Cấu trúc đề tài NỘI DUNG CHƯƠNG 1: MỘT SỐ VẤN ĐỀ CƠ BẢN VỀ CƠNG TÁC VĂN PHỊNG VÀ ỨNG DỤNG CƠNG NGHỆ THƠNG TIN TRONG CƠNG TÁC VĂN PHỊNG 1.1 Lý luận chung văn phòng 1.1.1 Khái niệm văn phòng 1.1.2 Vị trí, vai trị văn phịng 1.1.3 Chức năng, nhiệm vụ văn phòng 1.1.3.1 Chức văn phòng 1.1.3.2 Nhiệm vụ văn phòng 1.2 Lý luận chung cơng tác văn phịng 10 1.2.1 Khái niệm cơng tác văn phịng 10 1.2.2 Vị trí, ý nghĩa cơng tác văn phịng 11 1.2.3 Nội dung công tác văn phòng 11 1.3 Khái niệm, ý nghĩa nội dung công nghệ thông tin 14 1.3.1 Khái niệm, vai trị thơng tin 14 1.3.2 Khái niệm công nghệ thông tin 15 1.3.3 Ý nghĩa công nghệ thông tin cơng tác văn phịng 15 1.3.4 Nội dung ứng dụng công nghệ thông tin công tác văn phịng 16 1.3.4.1 Cơng tác soạn thảo văn 16 1.3.4.2 Công tác quản lý văn 17 1.3.4.3 Trong công tác tham mưu, tổng hợp 18 1.3.4.4 Quản lý nhân 19 1.3.4.5 Quản lý tài 20 1.3.4.6 Quản lý trang thiết bị 21 1.3.4.7 Trong công tác tổ chức hội họp 21 1.3.4.8 Trong công tác truyền thông 22 1.3.4.9 Trong công tác lưu trữ 22 Tiểu kết: 23 CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN TIỀN HẢI 24 2.1 Tổng quan Ủy ban nhân dân huyện Tiền Hải 24 2.1.1 Quá trình hình thành phát triển UBND huyện Tiền Hải 24 2.1.2 Cơ cấu tổ chức UBND huyện Tiền Hải 25 2.1.3 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Văn phòng HĐND – UBND huyện Tiền Hải 26 2.1.3.1 Cơ cấu tổ chức Văn phòng HĐND – UBND huyện Tiền Hải 26 2.1.3.2 Chức năng, nhiệm vụ Văn phòng HĐND – UBND huyện Tiền Hải 27 2.1.3.3 Trang thiết bị, dụng cụ Văn phòng HĐND – UBND huyện Tiền Hải 29 2.2 Thực trạng việc ứng dụng công nghệ thông tin cơng tác văn phịng UBND huyện Tiền Hải 31 2.2.1 Trong công tác soạn thảo văn 31 2.2.2 Trong công tác quản lý văn 36 2.2.3 Trong công tác tham mưu, tổng hợp 41 2.2.4 Trong công tác quản lý nhân 44 2.2.5 Trong cơng tác quản lý tài 45 2.2.6 Trong cơng tác quản lý trang thiết bị văn phịng 47 2.2.7 Trong công tác tổ chức hội họp 48 2.2.8 Trong công tác truyền thông 49 2.2.9 Trong công tác lưu trữ 52 2.3 Nhận xét, đánh giá việc ứng dụng CNTT công tác văn phòng UBND huyện Tiền Hải 54 2.3.1 Ưu điểm 54 2.3.2 Nhược điểm 58 2.3.3 Nguyên nhân 59 Tiểu kết: 60 CHƯƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ VIỆC ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THƠNG TIN TRONG CƠNG TÁC VĂN PHỊNG TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN TIỀN HẢI 61 3.1 Nâng cao nhận thức lãnh đạo việc ứng dụng CNTT cơng tác văn phịng 61 3.2 Đầu tư sở vật chất, trang thiết bị đại phục vụ cho việc ứng dụng công nghệ thông tin công tác văn phòng .62 3.3 Phát triển nguồn nhân lực, đào tạo, bồi dưỡng, truyền thông 63 3.4 Nâng cao kỹ thuật, công nghệ, sở liệu công nghệ thông tin 65 3.5 Xây dựng hoàn thiện cách đồng phương thức quản lý ứng dụng công nghệ thông tin công tác văn phòng 65 3.6 Xây dựng hồn thiện chế, sách, văn đạo, hướng dẫn ứng dụng CNTT cơng tác văn phịng UBND huyện 66 Tiểu kết 67 KẾT LUẬN 68 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 69 PHỤ LỤC BẢNG KÊ CHỮ CÁI VIẾT TẮT MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Chúng ta sống thời đại mới, thời đại phát triển rực rỡ công nghệ thông tin (CNTT) CNTT bước phát triển cao số hóa tất liệu thơng tin, luân chuyển mạnh mẽ kết nối tất lại với Mọi loại thông tin, số liệu, âm thanh, hình ảnh đưa dạng kỹ thuật số để bất kỹ máy tính xử lý, lưu trữ chuyển tiếp cho nhiều người Những công cụ kết nối thời đại kỹ thuật số cho phép dễ dàng thu thập, chia sẻ thông tin hành động sở thơng tin phương thức hồn toàn mới, kéo theo hàng loạt thay đổi quan niệm,… Đến thời điểm nay, việc ứng dụng CNTT sống, công việc nhiều lĩnh vực khác áp dụng phổ biến Văn phịng có vai trị, nhiệm vụ quan trọng việc hỗ trợ quan, tổ chức thực nhiệm vụ Văn phịng thực hai chức quan, tổ chức chức tham mưu – tổng hợp chức hậu cần Để thực tốt nhiệm vụ mình, quan tổ chức cần có văn phịng mạnh, cơng tác văn phịng phải đủ khả đáp ứng giải cơng việc cách nhanh chóng, hiệu Vì vậy, việc đầu tư cho văn phịng nói chung cơng tác văn phịng nói riêng cần thiết Việc ứng dụng CNTT hoạt động văn phịng nhu cầu mang tính tất yếu, hỗ trợ đắc lực cho khâu nghiệp vụ cơng tác văn phịng, đồng thời nâng cao suất lao động cán văn phòng Trong năm qua, ứng dụng CNTT vào cơng tác văn phịng số hạn chế nhiều bất cập làm ảnh hưởng đến hiệu công việc.Do vậy, thời gian tới cần có bước giải pháp chuyển đổi phù hợp để nâng cao hiệu ứng dụng CNTT công tác văn phịng Trên sở đó, tơi lựa chọn đề tài “Ứng dụng công nghệ thông tin công tác văn phòng Ủy ban nhân dân huyện Tiền Hải” cho khóa luận tốt nghiệp Lịch sử nghiên cứu vấn đề Cơng tác văn phịng cơng tác giữ vai trò quan trọng quan nhà nước nói chung doanh nghiệp nói riêng, vấn đề nhiều người quan tâm nghiên cứu khía cạnh khác nhau.Và thấy hiệu to lớn mà việc ứng dụng CNTT mang lại tình hình mà nước giới ứng dụng, thời gian qua nước ta có nhiều đề tài nghiên cứu sinh viên trường thực tập UBND huyện Tiền Hải, nhiên chưa có sinh viên nghiên cứu đề tài Ứng dụng CNTT cơng tác văn phịng UBND huyện Tiền Hải Nhưng, bên cạnh đó, phát triển cơng nghệ thơng tin quan, tổ chức, đơn vị vấn đề nhiều người quan tâm; đó, có số cơng trình nghiên cứu cơng bố như: - Tài liệu “Nâng cao hiệu ứng dụng Công nghệ thông tin quan nhà nước” tác giả Phạm Chí Tân, NXB Lao động – Xã hội, 2015 Tài liệu nhấn mạnh đánh giá thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin hoạt động văn phòng quan, tổ chức - Tài liệu “Phát triển kỹ ứng dụng công nghệ thông tin” tác giả Đinh Văn Sơn, NXB Lao động – Xã hội, 2014, hệ thống hóa lý luận công nghệ thôn tin nước ta - Đề tài “Giải pháp ứng dụng công nghệ thông tin để đổi cải tiến công tác văn phòng ủy ban nhân dân cấp” (Đề tài cấp tỉnh tháng 6/2015) - Khóa luận “Thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin công tác văn phịng Sở Nội vụ tỉnh Thái Bình” – sinh viên Phạm Quang Hiếu – Trường Đại học Khoa học, xã hội nhân văn” - Báo cáo “Ứng dụng công nghệ thông tin công tác văn thư, lưu trữ Công ty Cổ phần gạch men sứ Long Hầu” – sinh viên Mai Thị Thanh – Trường Học viện Hành Quốc gia - Báo cáo tốt nghiệp “Nâng cao hiệu Cơng tác văn phịng UBND huyện Thái Thụy” – sinh viên Đào Kim Liên – Trường Đại học Quốc gia Hà Nội  Chưa trọng đến việc đưa kết thực ứng dụng CNTT cơng tác văn phịng làm tiêu chí xét thi đua, khen thưởng  Nguyên nhân khác Câu 14: Anh(chị) thể trách nhiệm việc ứng dụng CNTT công tác văn phịng?  Tích cực với quan ứng dụng CNTT cơng tác văn phịng  Chỉ làm theo hướng dẫn quan  Chưa quan tâm  Không quan trọng thân Câu 15: Anh(chị) cho biết ý kiến giải pháp ứng dụng CNTT công tác văn phòng UBND Nâng cao nhận thức lãnh đạo việc ứng dụng CNTT công tác văn phịng  Quan trọng  Khơng quan trọng  Ít quan trọng Trang bị thêm trang thiết bị đại  Quan trọng  Khơng quan trọng  Ít quan trọng Phát triển nguồn nhân lực, đào tạo, bồi dưỡng, truyền thông  Quan trọng  Không quan trọng  Ít quan trọng Về kỹ thuật, cơng nghệ, sở liệu  Quan trọng  Ít quan trọng Về phương thức quản lý  Không quan trọng  Quan trọng  Không quan trọng  Ít quan trọng Xây dựng hoàn thiện chế, sách ứng dụng CNTT cơng tác văn phịng  Quan trọng  Khơng quan trọng  Ít quan trọng Câu 16: Ngoài giải pháp ứng dụng CNTT cơng tác văn phịng nêu trên, xin anh(chị) đề xuất thêm số giải pháp ứng dụng CNTT cơng tác văn phịng UBND huyện Tiền Hải nay: Câu 17: Xin anh(chị) vui lịng cho biết ý kiến tính cấp thiết tính khả thi giải pháp đây: TT Các biện pháp Nâng cao nhân thức lãnh đạo ứng dụng CNTT công tác văn phòng Trang bị thêm trang thiết bị đại Phát triển nguồn nhân lực, đào tạo, bồi dưỡng truyền thông Về kỹ thuật, sở, liệu Về phương thức quản lý Xây dựng hồn thiện chế, sách Xin cảm ơn anh(chị) giúp em hoàn thành phiếu khảo sát này!! BẢNG TỔNG KẾT KẾT QUẢ KHẢO SÁT (Qua khảo sát 50 CB- CC,VC UBND huyện Tiền Hải thu ý kiến sau đây) Các tiêu chí đánh giá Câu 1: Anh (chị), nhận xét ứng dụng CNTT UBND huyện Tiền Hải là: Câu 2: Theo Anh(chị), việc thực ứng dụng CNTT quan là: Câu 3: Anh(chị) đồng ý với ý kiến tham gia ứng dụng CNTT quan Câu 4: Ở đơn vị, Anh (chị) tham gia vào việc đạo thực ứng dụng CNTT cơng tác văn phịng mức độ nào? Câu 5: Anh(chị) cho biết sở vật chất, kinh phí phục vụ cho ứng dụng CNTT quan mức độ nào? Câu 6: Anh(chị) cho biết việc khen thưởng tập thể, cá nhân tham gia ứng dụng CNTT quan nào? Câu 7: Anh(chị) đánh mức độ phối hợp cán lãnh đạo quản lý CNTT CB sử dụng CNTT với đơn vị thuộc UBND huyện việc thực công tác văn phòng? Câu 8: Anh(chị) đánh việc tổ chức triển khai thực văn hướng dẫn ứng dụng CNTT công tác văn phòng UBND huyện? Câu 9: Anh(chị) đánh việc bố trí, xếp phận, cá nhân chuyên trách CNTT văn phòng UBND huyện? Câu 10: Anh(chị) có nhận xét việc đạo, điều hành giám sát việc thực ứng dụng CNTT công tác văn phòng UBND huyện? Câu 11: Anh(chị) đánh việc động viên, khuyến khích phận, cá nhân việc ứng dụng CNTT cơng tác văn phịng UBND huyện? Câu 12: Anh(chị) có nhận xét việc tra, kiểm tra đánh giá ứng dụng CNTT công tác văn phòng UBND huyện? Câu 13: Theo anh(chị) việc ứng dụng CNTT cơng tác văn phịng chưa đem lại hiệu cao nguyên nhân nào? Câu 14: Anh(chị) thể trách nhiệm việc ứng dụng CNTT công tác văn phòng? Câu 15: Anh(chị) cho biết ý kiến giải pháp ứng dụng CNTT cơng tác văn phịng UBND TT Giải pháp Nâng cao nhân thức lãnh đạo ứng dụng CNTT cơng tác văn phịng Trang bị thêm trang thiết bị đại Phát triển nguồn nhân lực, đào tạo, bồi dưỡng truyền thông Về kỹ thuật, sở, liệu Về phương thức quản lý Xây dựng hoàn thiện chế, sách Câu 16: Ngồi giải pháp ứng dụng cơng nghệ thơng tin cơng tác văn phịng nêu trên, xin anh(chị) đề xuất thêm số giải pháp nhằm nâng cao hiệu ứng dụng công nghệ thông tin UBND huyện Tiền hải nay: Câu 17: Xin anh(chị) vui lòng cho biết ý kiến tính cấp thiết tính khả thi giải pháp đây: TT Các biện pháp Nâng cao nhận thức lãnh đạo ứng dụng CNTT cơng tác văn phịng Trang bị thêm trang thiết bị đại Phát triển nguồn nhân lực, đào tạo, bồi dưỡng truyền thông Về kỹ thuật, sở, liệu Về phương thức quản lý Xây dựng hoàn thiện chế, sách PHỤ LỤC 4: Quy chế làm việc Ban đạo ứng dụng công nghệ thông tin tỉnh Thái Bình PHỤ LỤC 5: Quyết định ứng dụng công nghệ thông tin hoạt động quan nhà nươc tỉnh Thái Bình năm 2017 ... trạng việc Ứng dụng Công nghệ thông tin công tác văn phòng, thấy rõ ưu điểm, hạn chế nhằm vấn đề cần nghiên cứu, giải pháp để ứng dụng Công nghệ thông tin công tác văn phòng UBND huyện Tiền Hải... ứng dụng công nghệ thơng tin cơng tác văn phịng UBND huyện Tiền Hải 31 2.2.1 Trong công tác soạn thảo văn 31 2.2.2 Trong công tác quản lý văn 36 2.2.3 Trong công tác. .. cao hiệu ứng dụng công nghệ thông tin cơng tác văn phịng UBND huyện Tiền Hải NỘI DUNG CHƯƠNG 1: MỘT SỐ VẤN ĐỀ CƠ BẢN VỀ CƠNG TÁC VĂN PHỊNG VÀ ỨNG DỤNG CƠNG NGHỆ THƠNG TIN TRONG CƠNG TÁC VĂN PHỊNG