Soạn thảo và ban hành văn bản tại học viện hành chính quốc gia

BỘ NỘI VỤ TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHỊNG KHĨA LUẬN TỐT NGHIỆP SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN TẠI HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA Khóa luận tốt nghiệp ngành : QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG Người hướng dẫn : THS ĐỖ THỊ THU HUYỀN Sinh viên thực : VŨ THỊ HIỀN Mã số sinh viên : 1607QTVA061 Khóa : 2016-2018 Lớp : ĐHLTQTVPK16A HÀ NỘI - 2018 LỜI CẢM ƠN Qua thời gian học tập rèn luyện Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, dạy hướng dẫn tận tình Thầy, Cơ giáo, em trau dồi nhiều kiến thức cần thiết, bổ ích Để có hành trang tri thức kinh nghiệm thực tiễn ngày hơm nay, góp phần cho em hoàn thành đề tài này, em xin chân thành cảm ơn Thầy, Cô giáo Trường Đại học Nội vụ Hà Nội giảng dạy trang bị cho em kiến thức, kỹ để em thực tốt công việc sau Đặc biệt, q trình làm khóa luận, em xin chân thành cảm ơn tới Ths Đỗ Thị Thu Huyền – giảng viên Bộ môn Văn bản, Khoa Quản trị Văn phịng, Cơ tận tâm hướng dẫn em suốt thời gian qua để em hồn thành tốt khóa luận Nhân đây, cho phép em gửi lời cảm ơn tới Lãnh đạo Văn phịng Học viện Hành Quốc gia viên chức, người lao động thuộc Văn phòng Học viện tạo điều kiện thuận lợi cho em trình tìm hiểu, nghiên cứu, thu thập thơng tin, tài liệu để hồn thành đề tài nghiên cứu Do thời gian có hạn kiến thức cịn hạn chế nên chắn khóa luận khơng tránh khỏi thiếu sót Em mong nhận hướng dẫn, góp ý Q Thầy, Cơ để nghiên cứu em hoàn thiện để em tiếp thu học tập nghiên cứu tốt cơng trình Em xin trân trọng cảm ơn! LỜI CAM ĐOAN Em xin cam đoan đề tài khóa luận “Soạn thảo ban hành văn Học viện Hành Quốc gia” cơng trình nghiên cứu em hướng dẫn ThS Đỗ Thị Thu Huyền thời gian qua Những số liệu đề tài phục vụ cho việc phân tích, nhận xét, đánh giá tác giả thu thập từ nguồn khác có thích rõ ràng hồn tồn trung thực Em xin chịu hồn tồn trách nhiệm có khơng trung thực thơng tin sử dụng cơng trình nghiên cứu Hà Nội, ngày tháng 12 năm 2018 Sinh viên Vũ Thị Hiền DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT STT Chữ viết tắt Nguyên nghĩa HCQG Hành Quốc gia ĐTBD Đào tạo, bồi dưỡng CBCCVC Cán bộ, công chức, viên chức QLNN Quản lý nhà nước QPPL Quy phạm pháp luật TP Thành phố MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN LỜI CAM ĐOAN DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT PHẦN MỞ ĐẦU 1 Lý chọn đề tài Lịch sử nghiên cứu vấn đề Mục tiêu nghiên cứu Nhiệm vụ nghiên cứu Đối tượng phạm vi nghiên cứu Giả thuyết nghiên cứu Phương pháp nghiên cứu Kết cấu đề tài Chương CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN 1.1 Những vấn đề chung văn quản lý nhà nước 1.1.1 Một số khái niệm 1.1.1.1 Khái niệm văn 1.1.1.2 Khái niệm văn quản lý nhà nước 1.1.2 Đặc điểm văn quản lý nhà nước 1.1.3 Chức văn quản lý nhà nước 1.1.3.1 Chức thông tin 1.1.3.2 Chức quản lý 1.1.3.3 Chức pháp lý 1.1.3.4 Một số chức khác 1.1.4 Vai trò văn quản lý nhà nước 10 1.1.4.1 Văn QLNN đảm bảo thông tin cho hoạt động quan quản lý nhà nước 10 1.1.4.2 Văn phương tiện truyền đạt định quản lý 10 1.1.4.3 Văn quản lý nhà nước phương tiện kiểm tra, theo dõi hoạt động máy lãnh đạo quản lý 10 1.1.4.4 Văn quản lý nhà nước công cụ xây dựng hệ thống pháp luật 11 1.2 Các loại văn quản lý nhà nước 11 1.2 Văn quy phạm pháp luật 12 1.2.2 Văn hành 12 1.2.2.1 Văn hành cá biệt 13 1.2.2.2 Văn hành thông thường 13 1.2.3 Văn chuyên ngành 14 1.3 Những yêu cầu kỹ thuật soạn thảo văn quản lý nhà nước 15 1.3.1 Yêu cầu thẩm quyền 15 1.3.2 Yêu cầu nội dung 15 1.3.3 Yêu cầu thể thức kỹ thuật trình bày 16 1.3.4 Yêu cầu ngôn ngữ 17 1.3.5 Yêu cầu quy trình soạn thảo ban hành văn 18 Tiểu kết 19 Chương THỰC TRẠNG CÔNG TÁC SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN TẠI HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA 21 2.1 Khái quát Học viện Hành Quốc gia 21 2.1.1 Lịch sử hình thành 21 2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ 24 2.1.3 Cơ cấu tổ chức, máy 26 2.2 Những quy định pháp lý hành công tác soạn thảo ban hành văn Học viện Hành Quốc gia 27 2.3 Thực trạng công tác soạn thảo ban hành văn Học viện Hành Quốc gia 28 2.3.1 Số lượng văn ban hành 28 2.3.2 Về thẩm quyền ban hành văn 30 2.3.3 Về nội dung văn 31 2.3.4 Về thể thức kỹ thuật trình bày văn 32 2.3.5 Về ngôn ngữ văn 41 2.3.6 Thực trạng quy trình soạn thảo ban hành văn 41 2.4 Đánh giá chung công tác soạn thảo ban hành văn Học viện Hành Quốc gia 45 2.4.1 Ưu điểm 45 2.4.2 Hạn chế 48 2.4.3 Nguyên nhân 49 Tiểu kết 51 Chương MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG CÔNG TÁC SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN TẠI HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA 52 3.1 Một số giải pháp 52 3.1.1 Hệ thống văn quy định công tác soạn thảo ban hành văn 52 3.1.2 Mẫu hóa văn 53 3.1.3 Tăng cường hoạt động đào tạo, bồi dưỡng nhằm nâng cao trình độ chuyên môn công chức, viên chức, người lao động làm công tác soạn thảo ban hành văn 54 3.1.4 Tăng cường đầu tư sở vật chất, trang thiết bị phục vụ công tác soạn thảo ban hành văn bản, ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác soạn thảo ban hành văn 55 3.1.5 Nâng cao vai trò, tinh thần trách nhiệm phối hợp chặt chẽ công chức, viên chức, người lao động 56 3.1.6 Tăng cường công tác kiểm tra việc thực công tác soạn thảo ban hành văn 57 3.2 Một số đề xuất cụ thể 58 Tiểu kết 59 KẾT LUẬN 60 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 62 PHỤ LỤC 65 PHẦN MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Văn sản phẩm phương tiện hoạt động giao tiếp Văn ngày đóng vai trị quan trọng khơng thể tách rời với hoạt động giao tiếp người Trong hoạt động quản lý quan nay, lĩnh vực hầu hết công việc từ đạo, điều hành… gắn liền với văn Việc soạn thảo ban hành văn đảm bảo cho hoạt động quan diễn cách có hệ thống, đảm bảo tính pháp quy, thống chứa đựng bên văn giải cơng việc quan Trong hoạt động quan nhà nước, văn yếu tố quan trọng để kiến tạo nên thể chế hành nhà nước, cơng cụ để tổ chức, điều hành hoạt động quan, kết công tác quản lý Trên thực tế công tác soạn thảo ban hành văn hoạt động quan nói chung đơn vị nghiệp nói riêng đạt nhiều thành tích đáng kể Đặc biệt, sau Bộ trưởng Bộ Nội vụ ban hành Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bảy văn hành chính, cơng tác soạn thảo ban hành văn hành ngày nề nếp, khắc phục nhiều hạn chế trước Tuy nhiên, nay, nhiều văn bộc lộ nhiều hạn chế nội dung thể thức Học viện Hành Quốc gia đơn vị nghiệp công lập hạng đặc biệt, trực thuộc Bộ Nội vụ, nơi em có thời gian cơng tác thực tế nên em muốn tìm hiểu, khai thác thêm nhiều khía cạnh hoạt động quan, đặc biệt công tác soạn thảo ban hành văn để gắn liền lý thuyết học tập với thực tiễn Xuất phát từ tầm quan trọng công tác soạn thảo ban hành văn quan, đơn vị để hoàn thành kế hoạch học tập thân, tác giả lựa chọn đề tài “Soạn thảo ban hành văn Học viện Hành Quốc gia” làm đề tài khóa luận tốt nghiệp Lịch sử nghiên cứu vấn đề Trong thời gian qua có nhiều cơng trình nghiên cứu như: giáo trình, sách, viết, đề tài nghiên cứu khoa học, luận văn thạc sĩ, khóa luận tốt nghiệp,… nghiên cứu vấn đề Sau đây, danh mục cơng trình nghiên cứu có liên quan: * Các giáo trình sách: - Học viện Hành (2008), Giáo trình Kĩ thuật xây dựng ban hành văn bản, Nxb Khoa học Kỹ thuật, Hà Nội - Đại học Khoa học xã hội Nhân văn (2013), Giáo trình Văn quản lý nhà nước kỹ thuật soạn thảo văn bản, Nxb Đại học Quốc gia Thành phố Hồ Chí Minh - PGS.TS Triệu Văn Cường (Chủ biên), Trần Việt Hà, Nguyễn Mạnh Cường, Chu Thị Hậu, Trịnh Thị Năm (2017), Giáo trình Văn thư, Nxb Lao động, Hà Nội - Triệu Văn Cường, Trần Như Nghiêm (2006), Soạn thảo văn cơng tác văn thư, Nxb Văn hóa thơng tin, Hà Nội - Nguyễn Đăng Dung (2009), Kỹ thuật soạn thảo văn hành chính, Nxb Thống kê, Hà Nội - Nguyễn Văn Hậu (2015), Kỹ nghiệp vụ hành chính, Nxb Lao động, Hà Nội - PGS Vương Đình Quyền (2011), Lý luận phương pháp công tác văn thư, Nxb Đại học Quốc gia, Hà Nội - Đoàn Thị Tâm (2015), Soạn thảo văn hành chính, Nxb Đại học Sư phạm Thành phố Hồ Chí Minh - Nguyễn Văn Thâm (2003), Soạn thảo xử lý văn quản lý nhà nước, Nxb Chính trị quốc gia, Hà Nội - Ngô Sỹ Trung (2015), Soạn thảo văn hành chính, Nxb Giao thơng Vận tải, Hà Nội * Các khóa luận tốt nghiệp: - Phan Huệ Dương (2018), Công tác soạn thảo ban hành văn hành số trường đại học địa bàn thành phố Hà Nội, Khóa luận tốt nghiệp, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội - Phạm Ngọc Huyền (2011), Công tác soạn thảo ban hành văn hành thơng thường Bộ Nội vụ, Khóa luận tốt nghiệp, Học viện Hành Quốc gia Các cơng trình nghiên cứu làm rõ vấn đề lý luận văn quản lý nhà nước, kỹ thuật soạn thảo ban hành văn bản… quan nhà nước Các khóa luận đề cập tương đối đầy đủ công tác soạn thảo ban hành văn hành chính, nêu thực trạng công tác soạn thảo ban hành văn quan hành nhà nước, từ đề quy định, giải pháp khắc phục hạn chế Tuy nhiên, chưa có cơng trình nghiên cứu cơng tác soạn thảo ban hành văn Học viện Hành Quốc gia Mục tiêu nghiên cứu - Nghiên cứu sở lý luận công tác soạn thảo ban hành văn - Nghiên cứu thực trạng công tác soạn thảo ban hành văn Học viện Hành Quốc gia - Đề xuất số kiến nghị để nâng cao hiệu công tác soạn thảo ban hành văn Học viện HCQG Nhiệm vụ nghiên cứu - Nghiên cứu sở lý luận văn công tác soạn thảo ban hành văn - Khái quát lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, cấu tổ chức, Học viện Hành Quốc gia - Khảo sát thực tiễn công tác soạn thảo ban hành văn Học viện Hành Quốc gia Văn 08 149 Văn 09 150 Văn 10 151 Văn 11 152 153 154 155 Phụ lục 10 Mẫu hóa số văn Học viện Hành Quốc gia ban hành TT Nội dung Trang số Mẫu 01: Quyết định (cá biệt) quy định trực tiếp; 157 Mẫu 02: Quyết định (cá biệt) quy định gián tiếp; 158 Mẫu 03: Văn có tên loại; 160 Mẫu 04: Tờ trình; 161 Mẫu 05: Công văn; 162 Mẫu 06: Giấy mời 163 156 Mẫu 01 Quyết định quy định trực tiếp BỘ NỘI VỤ HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA ¯¯¯¯¯ Số: /QĐ-HCQG CỘNG HÒA Xà HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc Hà Nội, ngày tháng năm 201 QUYẾT ĐỊNH Về việc ……………(1)…………………… ¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯ GIÁM ĐỐC HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA Căn Quyết định số 05/2018/QĐ-TTg ngày 23 tháng 01 năm 2018 Thủ tướng Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Học viện Hành Quốc gia; Căn cứ……………………………(2)……………………………….; Xét đề nghị ……………………(3)………………………………., QUYẾT ĐỊNH: Điều …………………………(4)…………………………………… Điều …………………………(5)………………………………… Điều …………………………(6)……chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./ Nơi nhận: GIÁM ĐỐC - Như Điều ; - … ; - Lưu: VT, (7) Họ tên Ghi chú: (1) Trích yếu nội dung định (2) Căn pháp lý khác (3) Chức vụ người đề nghị (4) Trích yếu nội dung định (5) Trách nhiệm, hiệu lực thi hành (6) Tên đơn vị, cá nhân có trách nhiệm thi hành định (7) Chữ viết tắt đơn vị soạn thảo 157 Mẫu 02 Quyết định quy định gián tiếp BỘ NỘI VỤ HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA ¯¯¯¯¯ Số: /QĐ-HCQG CỘNG HÒA Xà HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc Hà Nội, ngày tháng năm 201 QUYẾT ĐỊNH Ban hành (Phê duyệt) ……………(1)…………………… ¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯ GIÁM ĐỐC HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA Căn Quyết định số 05/2018/QĐ-TTg ngày 23 tháng 01 năm 2018 Thủ tướng Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Học viện Hành Quốc gia; Căn cứ……………………………(2)…………………………………; Xét đề nghị ……………………(3)………………………………., QUYẾT ĐỊNH: Điều Ban hành kèm theo Quyết định (Phê duyệt) ……(4)……… Điều Quyết định có hiệu lực ……………………(5)……………… Điều …………………………(6)……chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./ Nơi nhận: GIÁM ĐỐC - Như Điều ; - … ; - Lưu: VT, (7) Họ tên Ghi chú: Trích yếu nội dung định Căn pháp lý khác Chức vụ người đề nghị Trích yếu nội dung định Hiệu lực thi hành nêu văn bị sửa đổi, bổ sung bãi bỏ (nếu có) Tên đơn vị, cá nhân có trách nhiệm thi hành định Chữ viết tắt đơn vị soạn thảo 158 Văn ban hành kèm theo BỘ NỘI VỤ HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA ¯¯¯¯ CỘNG HÒA Xà HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc TÊN LOẠI VĂN BẢN …………………………(1)…………………… (Ban hành kèm theo Quyết định số QĐ-HCQG ngày tháng năm Giám đốc Học viện Hành Quốc gia) Chương I QUY ĐỊNH CHUNG Điều ………………………………………………………………… Điều ………………………………………………………………… Chương … ………………………………… Điều …………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………… Chương … ………………………………… Điều ………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………… ……………………………………… / GIÁM ĐỐC Họ tên Ghi chú: (1) Trích yếu nội dung văn 159 Mẫu 03.Văn có tên loại như: Thơng báo, báo cáo, chương trình, kế hoạch… BỘ NỘI VỤ HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA ¯¯¯¯¯ Số: /(1)-HCQG CỘNG HÒA Xà HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc Hà Nội, ngày tháng năm 201 TÊN LOẠI VĂN BẢN (2) ………… …(3)……………… ¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯ ……………………………………(4)………………………………… ……………………………………….………………………………………… …………………………………………………………… / Nơi nhận: GIÁM ĐỐC - .; - … ; - Lưu: VT, (5) Họ tên Ghi chú: (1) Chữ viết tắt tên loại văn (2) Tên văn như: thông báo, kế hoạch, chương trình, báo cáo (3) Trích yếu nội dung văn (4) Nội dung văn (5) Chữ viết tắt đơn vị soạn thảo văn 160 Mẫu 04 Tờ trình BỘ NỘI VỤ HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA ¯¯¯¯¯ Số: /TTr-HCQG CỘNG HỊA Xà HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc Hà Nội, ngày tháng năm 201 TỜ TRÌNH ……………(1)……………… Kính gửi: …………………(2)……………………… ……………………………………(3)………………………………… ……………………………………….……………………………………… ……………………………………………………………………./ Nơi nhận: GIÁM ĐỐC - Như trên; - … ; - Lưu: VT, (4) Họ tên Ghi chú: Trích yếu nội dung tờ trình Tên quan, lãnh đạo cấp Nội dung tờ trình Chữ viết tắt đơn vị soạn thảo văn 161 Mẫu 05 Công văn BỘ NỘI VỤ HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA ¯¯¯¯¯ Số: /HCQG-(1) V/v ……(2)……… CỘNG HÒA Xà HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc Hà Nội, ngày tháng năm 201 Kính gửi: ……………………(3)………………… ……………………………………….………………………………… ………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………… / Nơi nhận: GIÁM ĐỐC - Như trên; - … (4); - Lưu: VT, (5) Họ tên Ghi chú: (1) Chữ viết tắt tên đơn vị soạn thảo văn (2) Trích yếu nội dung công văn (3) Tên quan, tổ chức, cá nhân có trách nhiệm giải (4) Tên quan, đơn vị để báo cáo, phối hợp, để biết (5) Chữ viết tắt đơn vị soạn thảo văn 162 Mẫu 06 Giấy mời BỘ NỘI VỤ HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA ¯¯¯¯¯ Số: /GM-HCQG CỘNG HỊA Xà HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc Hà Nội, ngày tháng năm 201 GIẤY MỜI ………………(1)……………… ¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯ Kính gửi: (2) Căn (Thực Để ) (3) Học viện Hành Quốc gia tổ chức ………………(4)…………… Thời gian: …………………………………………………………… Địa điểm: …………………………………………………………… Chủ trì (nếu có): Thành phần (nếu có): Nội dung họp (nếu có): Học viện Hành Quốc gia trân trọng kính mời./ Nơi nhận: GIÁM ĐỐC - .; - … ; - Lưu: VT, VP Họ tên Ghi chú: Trích yếu nội dung họp Tên quan, tổ chức họ tên, chức vụ, đơn vị công tác người mời Lý để mời Tên nội dung họp, hội thảo, hội nghị, giảng dạy… (Năm 2018 toàn Giấy mời Học viện HCQG Giám đốc Học viện giao cho Văn phòng Học viện soạn thảo báo dự) 163 ... công tác soạn thảo ban hành văn Học viện Hành Quốc gia chương 20 Chương THỰC TRẠNG CÔNG TÁC SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN TẠI HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA 2.1 Khái quát Học viện Hành Quốc gia 2.1.1... trình soạn thảo ban hành văn 18 Tiểu kết 19 Chương THỰC TRẠNG CÔNG TÁC SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN TẠI HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA 21 2.1 Khái quát Học viện Hành Quốc gia. .. tác soạn thảo ban hành văn Học viện Hành Quốc gia Mục tiêu nghiên cứu - Nghiên cứu sở lý luận công tác soạn thảo ban hành văn - Nghiên cứu thực trạng công tác soạn thảo ban hành văn Học viện Hành