Mẹo nhỏ văn phòng

Mẹo nhỏ cầm tay: Tùy chỉnh Menu trong Office 2007. Giao diện Ribbon mới của Office 2007 đã bỏ đi những menu quen thuộc File, Edit, … và các thanh công cụ truyền thống của những dòng Office trước. Thay vào đó là các nhóm biểu tượng, nhóm tuỳ chọn, và menu sổ dọc kiểu khác, gây lạ lẫm cho nhiều người khi lần đầu tiên mở Word, Excel, PowerPoint. Giao diện này không lấy cảm hứng từ các phiên bản Office truyền thống trước kia mà hoàn toàn đổi mới, một tập hợp các lệnh và tuỳ chọn không thể được tuỳ biến bên trong bản thân ứng dụng. Microsoft nói rằng một cuộc khảo sát do hãng tiến hành cho thấy kết quả chỉ một lượng phần trăm rất nhỏ người dùng Office chỉnh sửa giao diện. Thêm vào đó, một giao diện không thay đổi được có thể sắp xếp hợp lý, phân dòng các cuộc gọi, tạo điều kiện thuận lợi hơn cho trung tâm trợ giúp giúp đỡ người sử dụng. Mặc dù vậy, người dùng Office chuyên nghiệp lại đang đưa ra những lời phàn nàn về khả năng tuỳ biến ứng dụng Office 2007 từ sau khi giao diện mới được phát hành. Nắm bắt cơ hội, một số hãng phần mềm thuộc nhóm thứ ba đã tung ra những sản phẩm mà hoặc là thay thế, hoặc là nâng cao giao diện Ribbon ở một số ứng dụng Office 2007. Chúng ta sẽ xem xét ba trong số các chương trình đó. Classic Menu thêm một tab với đầy đủ các menu Office 2003 (được tổ chức rất giống nhất với ứng dụng Office 2003 quen thuộc) mặc dù nó không thể tuỳ biến được. ToolbarToggle có thể tuỳ biến giống như các menu và thanh toolbar của Office 2003. Bạn có thể dùng chương trình này thay cho giao diện Ribbon của Office 2007 (hoặc sử dụng phối hợp cả hai). Hai sản phẩm trên được thiết kế nhằm giảm bớt khoảng cách giữa Office 2007 và các dòng Office cũ. Nếu doanh nghiệp của bạn do dự khi nâng cấp lên Office 2007 vì lý do có thể người dùng phải mất thời gian làm quen với những cái mới thì việc sử dụng các thanh công cụ tựa Office 2003 trong ứng dụng Office 2007 sẽ tạo ra bước chuyển hoàn hảo. Chương trình thứ ba chúng ta xem xét tới ở đây không đưa giao diện Ribbon trở lại hình dáng của Office 2003. Thay vào đó RibbonCustumizer được thiết kế để tuỳ biến giao diện Ribbon của Office 2007 theo ý riêng của bạn. Bạn hoàn toàn có thể tuỳ biến các thanh toolbar giống như ở phiên bản Office trước. Nếu là người dùng chuyên nghiệp, muốn Office 2007 được sắp xếp theo ý mình thì chương trình này sẽ lấy được quyền điều khiển Ribbon từ tay Microsoft cho bạn. Trở lại với Classic Menu cho Office 2007 Cài đặt Classic Menu của Addintools khá đơn giản: chỉ cần chọn vị trí cho tab mởi ở bên trái cùng hoặc phải cùng của các tab đã tồn tại, sau đó Word, Excel, PowerPoint sẽ đặt vào một tab mới (gọi là Menu) cung cấp một tập hợp thực đơn giống như ở Office 2003. Trên menu này bạn sẽ thấy có tuỳ chọn “All”, hoạt động như một thực đơn drop-down (thực đơn sổ dọc) của tất cả các lệnh mức đầu tiên (File, Edit, View…) cùng với menu chính của Word 2003. Tương ứng với mỗi lệnh sẽ có một thực đơn con chứa các lệnh còn lại. Các đối tượng thực đơn khác trên tab Menu lặp lại những tuỳ chọn này nhưng được hiển thị theo chiều ngang. Classic Menu thêm các thực đơn Office 2003 vào ứng dụng Office 2007 Một số lệnh mới trong Office 2007 như File > Publish ở Word 2007 cũng được đặt một cách logic trên các thanh thực đơn, thông thường ở cuối danh sách sổ dọc. Classic Menu được thực thi như là một tab Ribbon mới, vì thế nó không gây cản trở với mã ngầm của Word, Excel hay PowerPoint. Khi bạn di chuột lên menu mức đầu (File, Edit…), bạn sẽ thấy danh sách các lệnh sử dụng biểu tượng Office 2007. Nhưng không phải tất cả các lệnh và các tuỳ chọn đều giống hoàn toàn như ở Office 2003. Vẫn xuất hiện một số điểm khác nhau nho nhỏ: thực đơn View có lệnh “Header_Footer” thay vì “Header and Footer”. Một số điểm khác nhau khá kỳ quặc: Lệnh Tools > Macro > Macros trong Word 2003 trở thành Tools > Code > Macros trong Classic Menu ở Word 2007. Một điểm gây chú ý không có trong Word 2003. hai lệnh Page Setup trên menu File, một để mở hộp thoại và một để mở menu con của các lệnh setup (thiết lập). Bạn không thể thay đổi tuỳ chọn trong Classic Menu. Chương trình tự cài đặt tab mới và bạn chỉ có một việc là cứ thế mà sử dụng. Nhưng có một tuỳ chọn khác có thể bạn muốn dùng: Thêm tab Menus mới vào Quick Acess Toolbar (thanh công cụ tra cứu nhanh) và sau đó ẩn giao diện Ribbon đi. Điều này cho phép bạn gọi tất cả các lệnh từ biểu tượng QAT mà không bị phân tâm bởi Ribbon. Classic Menu là công cụ hỗ trợ đắc lực nhất giúp bạn trở về cấu trúc menu cũ với các lệnh yêu thích quen thuộc. Nhưng xin nhớ rằng đừng mong đợi sử dụng được tất cả tổ hợp phím tắt của Office 2003. Ví dụ, trong các ứng dụng Office 2003, bạn có thể sử dụng tổ hợp phím Alt+F để mở menu File, nhưng trong Office 2007 tổ hợp phím này cũng có chức năng mở nút Office (nút trái cùng ở trên đầu văn bản), không phải là mở menu File ở Classic Menu. Bạn có thể dùng phím tắt để tới được các thực đơn, nhưng chúng hơi khác một chút so với Office 2003. Và các ‘phím tắt’ này thường sử dụng nhiều tổ hợp phím hơn. Ở Windows 2003, nếu bạn ấn Alt+A (để mở menu Table), sau đó là I (để chọn chức năng Insert từ menu sổ dọc) và cuối cùng là T thì một bảng mới sẽ được chèn vào văn bản. Trong Classic Menu ở Office 2007, tổ hợp phím tắt phức tạp hơn một chút: Alt + Q (để mở tab Menus trên Ribbon), rồi A, 1 (chữ A, sau đó ấn số 1 để chọn lệnh Table ở menu top đầu), tiếp đến ấn phím xuống (cho lệnh Table tiếp theo), phím sang phải (để mở menu mức tiếp theo) và cuối cùng là I (cho lệnh Insert) - dường như không được “tắt” cho lắm! Giá của Classic Menu cho cả bộ “Office 2007” là 30 đô la. Nếu sử dụng lẻ cho từng ứng dụng Word, Excel, PowerPoint thì bạn sẽ phải bỏ ra 16 đô la cho từng ứng dụng. Nếu xét về mặt giá cả thì ToolbarToggle có lợi thế hơn Classic Menu. Nó cho phép bạn tự điều chỉnh các menu. Tuy nhiên Classic Menu có hai cải tiến mà ở ToolbarToggle không có: có thể tương thích cho cả PowerPoint và gộp các lệnh Office 2007 trên menu của mình, một biến đổi bạn không thể thực hiện được trên menu của ToolbarToggle. Nhưng nếu bạn thích thú với các menu bổ sung tương tự như Office 2003, phiên bản miễn phí của RibbonCustomizer có thể là tất cả những gì bạn cần. Classic Menu cho Office 2007 (Phiên bản 2.1.8.347) Hãng: Addintools Giá cả: 29,95 đô la; bản riêng lẻ cho Word, Excel, PowerPoint là 15,99 đô la cho từng ứng dụng; 15 ngày dùng thử nghiệm miễn phí. Hỗ trợ: Excel, PowerPoint và Word trong tất cả ngôn ngữ có trong Microsoft Office 2007. Yêu cầu hệ điều hành: Microsoft Windows XP/2003/Vista Tuỳ biến với ToolbarToggle ToolbarToggle của Venture Architects Labs hướng tới đối tượng người dùng chuyên nghiệp, những người muốn sử dụng các tính năng nâng cao của Office 2007 với các thanh toolbar quen thuộc và khả năng tuỳ biến của Office 2003. Ẩn giao diện Ribbon tiêu chuẩn và đặt ToolbarToggle lên đầu màn hình của mình, bạn sẽ có cảm giác như đang thực sự làm việc với Office 2003. Hoặc bạn có thể dùng phối hợp cả Ribbon và ToolbarToggle, khai thác những thứ tốt nhất mà cả hai có thể đem lại. Chương trình hoạt động như một công cụ bổ sung cho Word và Excel 2007, còn với PowerPoint thì hãng sản xuất hứa sẽ cung cấp trong vòng 45 ngày tới. Không giống như Classic Menu, bạn có thể tuỳ biến ToolbarToggle giống hệt như với các thanh công cụ ở Office 2003. Bạn có thể thêm nút, dùng chuột ‘kéo và thả’ để sắp xếp lại nút hay toolbar, rút một toolbar ra và để nó nổi ở bất cứ vị trí nào bạn thích, thậm chí là ghi lại macro và gán chúng thành một menu toolbar hoặc một nút. ToolbarToggle nằm bên dưới giao diện Ribbon trong Excel 2007 Các thanh công cụ định nghĩa sẵn của Office 2003 không được hỗ trợ, ngoại trừ Standard và Formatting. Nếu bạn muốn có một thanh công cụ khác như Reviewing chẳng hạn, bạn sẽ phải tự tạo nó cho mình. Ngoài ra ToolbarToggle chỉ tập trung nghiêm ngặt vào Office 2003. Các lệnh mới được giới thiệu trong Office 2007 (ví dụ như Insert QuickPart, Insert Signature Line, File Prepare và File Publish trong Windows 2007) không thể được thêm vào menu. Giống như Classic Menu, phím tắt trong ToolbarToggle không giống hoàn toàn như ở Office 2003. Ví dụ, bạn không thể ấn Alt+A để hiển thị các tuỳ chọn của menu Table trong Word từ menu Table của ToolbarToggle. Các phím tắt vẫn hoạt động, như Alt+A,I,T sẽ chèn một bảng vào văn bản vì chúng được biên dịch bởi Ribbon chứ không phải ToolbarToggle. Nhưng không có phím gia tốc (tức phím tắt nhanh nhất) để đưa bạn vào bên trong hệ thống menu của ToolbarToggle. Vì thế bạn phải dùng các phím lên/xuống/phải/trái để di chuyển đến nó. Sau khi đã vào bên trong menu ToolbarToggle, quá trình dịch chuyển để tới menu tiêu chuẩn (thông qua các phím lên/xuống/phải/trái) hoạt động một cách hoàn hảo như ở những phiên bản trước. Vấn đề ở đây đơn giản là không thể di chuyển đến menu ToolbarToggle bằng phím tắt hay tổ hợp phím tắt. Nếu như đang cố gắng tự dứt mình trước các thanh công cụ của Office 2003, có lẽ bạn nên cài đặt phiên bản “Life” của ToolbarToggle với giá 20 đô la cho cả bộ. Giống như Classic Menu, Life tự cài đặt như một tab mới trên Ribbon và cung cấp các lệnh toolbar được dùng phổ biến nhất theo kiểu định dạng giống như một bản sao của Office 2003. Và cũng giống như Classic Menu, phiên bản Life không thể được chỉnh sửa. Thực tế, có thể bạn sẽ muốn khởi đầu với phiên bản đầy đủ và tuỳ biến nó để trông như môi trường Office 2003 cũ quen thuộc, sau đó giới thiệu cả Ribbon, cuối cùng kết thúc với phiên bản đầy đủ của ToolbarToggle và dùng tab menu Life trên Ribbon. Sau khi thực hiện sự chuyển đổi, bạn có thể nói lời tạm biệt với Life. Nếu muốn tự giúp mình hay người dùng của mình thích ứng với Office 2007 thông qua một công cụ trợ giúp, bổ sung các menu quen thuộc của Word và Excel 2003, hoặc nếu người dùng chuyên nghiệp trong doanh nghiệp của bạn phàn nàn về việc thiếu các chức năng tuỳ biến ở Office 2007, ToolbarToggle là một lựa chọn tốt. ToolbarToggle (Phiên bản 2.0.0.4) Hãng: Venture Architects Labs Giá: 19.95 đô la (gồm cả phiên bản Lite; có một số bản khuyến mãi); 10 ngày thử nghiệm miễn phí. Hỗ trợ: Excel và Word; PowerPoint sẽ được hỗ trợ trong thời gian gần. Phiên bản Lite hỗ trợ tất cả các ngôn ngữ có trong Microsoft Windows. Các menu của phiên bản đầy đủ chỉ có ở dạng tiếng Anh. Yêu cầu: Bất kỳ nền tảng Windows nào Office 2007 hỗ trợ. Ngưng dùng Ribbon 2007: RibbonCustomizer Pro (phiên bản v1.1 beta) Quả thực là Office 2007 cho phép bạn thêm các lệnh mới vào Quick Access Toolbar ở đầu cửa sổ ứng dụng, nhưng không kết hợp các điểm nâng cao ở giao diện đồ hoạ Ribbon với khả năng sử dụng dễ dàng lệnh yêu thích quen thuộc ở vị trí bạn muốn (và không loại bỏ được một số lệnh có khi không bao giờ dùng đến). RibbonCustomizer của Patrick Schmid hoạt động bên trong các ràng buộc riêng của Ribbon để cho phép bạn hiển thị biểu tượng, lệnh trên tab đã tồn tại hoặc trên bất kỳ tab mới nào bạn muốn tạo. Bạn có thể xoá một nhóm lệnh không sử dụng trên tab Ribbon (có thể phục hồi lại sau), chèn một nhóm từ một tab vào bất kỳ một tab khác, thêm nhóm tự chọn hoặc lệnh riêng vào, sắp xếp lại các nhóm biểu tượng và lệnh phổ biến. Đó là một giải pháp “nằm trong tay” dành cho người dùng doanh nghiệp. Giao diện dễ sử dụng đủ đơn giản cho tất cả mọi đối tượng hiểu. Nhưng nếu bạn cần biết thêm một số tính năng nâng cao khác, có thể tham khảo phần hướng dẫn trên website của công ty sản xuất. Đầu tiên họ sẽ cung cấp cho bạn một video giới thiệu, cung cấp các khái niệm cơ bản nhất. Sau đó sẽ là một tập hợp những lời chỉ dẫn, giải thích giới hạn. Tôi đã dùng RibbonCustomizer để thay đổi một số thuộc tính Ribbon. Bắt đầu rất đơn giản, đặt chức năng kiểm tra ngữ pháp vào tab Home. Đó là hiện tượng khá bình thường, nhưng cho đến nay nó gây cho tôi khó chịu thực sự. Một số giải pháp được đưa ra: a) Thay đổi tab; b) Nhớ tổ hợp phím tắt; hoặc c) Thêm một biểu tượng vào Quick Access Toolbar. Trong vòng chưa đầy 6 phút (gồm cả thời gian xem video hướng dẫn), tôi đã copy thành công nhóm Proofing Tools từ tab Review vào tab Home. Trong vòng 5 phút tiếp theo (gồm cả thời gian đọc hướng dẫn trực tuyến), tôi biết cách tạo một nhóm mới mà chỉ đặt chức năng Spell Check (kiểm tra ngữ pháp) ra từ nhóm Proofing Tools. Hầu hết thao tác tôi đều thực hiện với các file text, nhưng đôi khi tôi cũng làm với các tập quảng cáo và cũng có được sự kết hợp các công cụ mong muốn ở mức trọn vẹn. Các công cụ này vốn được để rải rác ở một vài tab trong Word 2007. Bước 1: Đặt tên cho tab và chọn nhóm cho nó. Bước 2: Tạo một nhóm tuỳ biến bên trong tab bằng cách chọn các lệnh. Như bạn đã thấy, việc thêm vào nhóm chức năng kiểm tra ngữ pháp khá dễ dàng. Bởi vậy chúng ta sẽ chuyển sang bước tiếp theo và tạo một tab nhánh mới, cung cấp cho nó hai nhóm định nghĩa sẵn và các nhóm tuỳ biến theo lựa chọn của người dùng với những lệnh riêng từ tập hợp lệnh đầy đủ của RibbonCustomizer. Danh sách hoàn chỉnh các lệnh theo thứ tự alphabe, nhưng bạn cũng có thể dùng hộp search (tìm kiếm) để thu hẹp nó. Bạn có thể tạo lệnh “large” (hiển thị biểu tượng lớn với phần chữ phía dưới có chiều cao đầy đủ của Ribbon) hoặc “normal” (chỉ ở dạng text hoặc dạng text với một biểu tượng nhỏ). Với các lệnh riêng bạn có thể thêm vào thanh phân tách để tạo cho nhóm có tính chất tổ chức hơn. Tab Brochures mới tự tuỳ biến của tôi có dạng như bên dưới: Kết quả cuối cùng: tab Brochures được tuỳ biến hoàn toàn. Khả năng tuỳ biến với RibbonCustomizer là không giới hạn. Nhưng bạn không thể thay đổi được các đối tượng bên trong nhóm đã định nghĩa sẵn. Ví dụ như, bạn không thể loại bỏ nút superscript (chỉ số trên) trong nhóm Fonts mà bạn không bao giờ dùng tới. Đó là giới hạn áp đặt của Microsoft, không phải là sự thiếu hụt của RibbonCustomizer. Điều bạn phải làm thay vào đó là tạo một nhóm riêng (khá dễ dàng), sau đó cung cấp cho nhóm này một số lệnh riêng theo ý bạn lựa chọn (hiểu một cách cơ bản là tạo nhóm Fonts mà không có nút chỉ số trên). Bạn cũng không thể sắp xếp lại các nhóm trên tab mặc định của chúng. Ví dụ, bạn không thể tráo đổi vi trí của nhóm Fonts với Clipboard trên tab Home vì Microsoft định nghĩa các tab này. Tuy nhiên, nếu đặt nhóm Font trên tab Insert, bạn có thể để nó ở bất kỳ chỗ nào mình muốn. Giống như loại bỏ bớt nội dung của nhóm, giải pháp này thực ra là tạo các tab riêng nhại lại tab bạn muốn thay đổi (ở ví dụ này là tab Home) và đặt các nhóm mới theo thứ tự mình muốn. RibbonCustomizer cho phép ghi lại các tuỳ biến để có thể chia sẻ chúng giữa các máy hay người dùng khác. Và một bản copy đơn lẻ của RibbonCustomizer Professional có thể được dùng cho một user trên tất cả các máy tính của người đó. Thậm chí bạn có thể kết hợp đa tuỳ biến và đưa ra cho nó một cái tên để chuyển đổi qua lại giữa các kiểu sắp đặt khác nhau. Bạn cũng có thể bật/tắt qua lại giữa một Ribbon tuỳ biến và Ribbon mặc định. RibbonCustomizer Pro có giá 30 đô la và làm việc với Access, Excel, Outlook, PowerPoint, Word 2007. Nếu bạn thích giao diện Ribbon nhưng muốn Microsoft đặt lệnh và tuỳ chọn theo trật tự khác đi một chút, hoặc nếu bạn cần tuỳ biến cho một số dự án cụ thể khi các biểu tượng toolbar sẽ hiệu quả hơn với kiểu sắp xếp khác, RibbonCustomizer là một lựa chọn tốt. Nếu đơn thuần chỉ muốn các lệnh được sắp xếp giống như Word, Excel, PowerPoint 2003, RibbonCustomizer cung cấp một thành phần mà bạn không nên bỏ sót. Đó là bản Starter Edition miễn phí, sẽ rất phù hợp cả về giá cả và chức năng. Download Starter Edition, sau đó download gói Ribbon Classic UI miễn phí (một file RIBX, là tập hợp được định nghĩa sẵn của các menu) ở Word 2003 cho . Mẹo nhỏ cầm tay: Tùy chỉnh Menu trong Office 2007. Giao diện Ribbon mới của Office. cuộc khảo sát do hãng tiến hành cho thấy kết quả chỉ một lượng phần trăm rất nhỏ người dùng Office chỉnh sửa giao diện. Thêm vào đó, một giao diện không