tiểu luận logistics ứng dụng giải pháp hệ thống erp cho doanh nghiệp logistics

Trong thời đại tồn cầu hóa, doanh nghiệp logistics Việt Nam cạnh tranh với mà cịn phải đối đầu với “ơng lớn” quốc tế thâm nhập vào thị trường tiềm Vì vậy, doanh nghiệp lĩnh vực ln ln tìm giải pháp để nâng cao hiệu kinh doanh Trong thập kỷ qua, giới chứng kiến tăng trưởng mạnh mẽ lĩnh vực logistics với vai trị cơng nghệ thơng tin (CNTT) xương sống toàn chuỗi dịch vụ logistics Ứng dụng CNTT không nâng cao hiệu hoạt động cơng ty logistics mà cịn góp phần đáp ứng yêu cầu ngày gia tăng khách hàng Nhận thấy tính cấp thiết việc ứng dụng cơng nghệ giải pháp hàng đầu cho doanh nghiệp logistics Việt Nam, tiểu luận sâu nghiên cứu đề tài: Ứng dụng giải pháp hệ thống ERP cho doanh nghiệp logistics Bài tiểu luận phân tích lợi ích ERP việc giải khó khăn doanh nghiệp logistics từ đề xuất ứng dụng hệ thống SAP ERP logistics (là hệ thống ERP công ty SAP) Cấu trúc tiểu luận gồm chương: chương nêu kiến thức doanh nghiệp logistics hệ thống ERP; Chương nêu lợi ích ERP đến doanh nghiệp logistics quy trình áp dụng hệ thông ERP; Chương bàn luận cách thức áp dụng hệ thống SAP ERP quy trình quản lý vận tải qua SAP CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN DOANH NGHIỆP LOGISTICS VÀ HỆ THỐNG ERP 1.1 Doanh nghiệp Logistics Dịch vụ logistics nước ta bắt đầu phát triển từ năm 1990 sở dịch vụ giao nhận vận tải, kho vận Hiện nay, nước có khoảng 1.200 doanh nghiệp cung cấp dịch vụ logistics (so với số 700 trước năm 2005) dịch vụ giao nhận vận tải, kho bãi, bốc dỡ , đại lý vận tải, đại lý giao nhận, dịch vụ logistics… chủ yếu tập trung khu vực TP Hồ Chí Minh Hà Nội 1.1.1 Một số khái niệm doanh nghiệp logistics a Doanh nghiệp Theo luật doanh nghiệp 2005 (Điều 4), doanh nghiệp tổ chức kinh tế, có tài sản, có trụ sở giao dịch ổn định, đăng kí kinh doanh theo quy định pháp luật, nhằm mục đích thực hoạt động kinh doanh b Logistics Trước hết từ “logistics”, Logistics có người dịch hoạt động “hậu cần” bắt nguồn từ quân sự, hay lại nói lafdichj vụ giao nhận kho vận Tuy nhiên tất cách dịch chưa thỏa đáng, khơng phản ánh chất logistics, mộ từ bao hàm nghĩa rộng, giống trường hợp nghĩa từ marketing cách tốt giữ nguyên “logistics” Trong luật thương mại Việt Nam 2005 (điều 233-mục 4-chương VI) : “Dịch vụ logistics hoạt động thương mại, theo thương nhân tổ chức thực hay nhiều công đoạn bao gồm: Nhận hàng, vận chuyển, lưu kho, lưu bãi, làm thủ tục hải quan, thủ tục giấy tờ khác, tư vấn khách hàng, đóng gói bao bì, ghi ký mã hiệu, giao hàng dịch vụ khác có liên quan đến hàng hóa theo thỏa thuận khách hàng để hưởng thù lao” c Doanh nghiệp logistics Doanh nghiệp logistics đơn vị tổ chức cung ứng dịch vụ vận chuyển hàng hóa, ngun vật liệu… Khơng hoạch định kế hoạch, giúp thực kiểm soát q trình lưu thơng, lưu trữ loại hàng hxóa, nguyên vật liệu…theo nhu cầu khách hàng, doanh nghiệp vận chuyển logictics cịn đảm nhận ln nhiệm vụ quản lý thơng tin có liên quan đến q trình vận chuyển lưu kho hàng hóa suốt chuỗi logistics, xử lý giấy tờ, vấn đề phát sinh lơ hàng mà đảm nhận vận chuyển… 1.1.2 Phân loại doanh nghiệp logistics Phân loại theo hình thức khai thác hoạt động logistics: • Logistics bên thứ (1PL – First Party Logistics hay Logistics tự cấp) Logistics bên thứ hoạt động logistics doanh nghiệp sở hữu sản phẩm/hàng hố tự tổ chức thực để đáp ứng nhu cầu thân doanh nghiệp Đây logistics tự cung cấp, nghĩa công ty tự thực hoạt động logistics Các cơng ty người cung cấp, gửi hàng hóa người nhận hàng Để làm việc thông thường công ty phải thực lớn mạnh sở hữu nhiều trang thiết bị phương tiện vận tải, nhà xưởng, thiết bị xếp dỡ, nhân công thực hoạt động logistics … Trên giới số doanh nghiệp làm việc ít, chủ yếu tập đoàn Logistics lớn với mạng lưới tồn câu có quy trình hoạt động phù hợp với địa phương • Logistics bên thứ hai (2PL – Second Party Logistics - Cung cấp dịch vụ logistics bên thứ hai): Logistics bên thứ hai hoạt động logistics nhà cung cấp logistics thực cho một/một vài hoạt động nhỏ chuỗi cung ứng để đáp ứng nhu cầu chủ hàng Đây công ty quản lý hoạt động logistics truyền thống vận tải hay kho vận kể đến hãng xe tải, hãng tàu, hãng hàng không… Hình thức thường dành cho doanh nghiệp kinh doanh không sở hữu đủ phương tiện di chuyển sở hạ tầng để giúp cắt giảm chi phí vốn đầu tư… • Logistics bên thứ ba (3PL – Third Party Logistics hay logistics theo hợp đồng): Logistics bên thứ ba hoạt động logistics doanh nghiệp độc lập thay mặt chủ cửa hàng tổ chức thực quản lý dịch vụ logistics cho phận chức Đây cơng ty logistics cung cấp giải pháp tổng thể cho dịch vụ vận chuyển hàng hóa khách hàng, họ đảm nhiệm ồn q trình quản lý Logistics số hoạt động chuỗi cung ứng Các cơng ty hoạt động danh nghĩa khách hàng họ, bao gồm việc quản lý thực hoạt động vận tải kho vận vịng năm • Logistics bên thứ bốn (4PL – Four Party Logistics hay Logistics chuỗi phân phối): Trong dịch vụ logistics bên thứ tư, bên cung cấp dịch vụ tích hợp, gắn kết nguồn lực tiềm sở vật chất khoa học kỹ thuật tổ chức khác để thiết kế, xây dựng vận hành giải pháp chuỗi cung ứng Thuật ngữ sử dụng lần công ty Accenture khái niệm dựa tảng TPL FPL có nhiệm vụ rộng với vai trò quản lý nguồn lực, trung tâm điều phối kiểm soát chức kiến trúc tích hợp hoạt động logictics… Các cơng ty FPL có nhiều lĩnh vực hoạt động như: dịch vụ công nghệ thông tin, quản lý tiến trình kinh doanh • Logistics bên thứ năm (5PL – Fifth Party Logistics) Logistics bên thứ năm dịch vụ logistics cung cấp sở thương mại điện tử Các nhà cung cấp 5PL sử dụng hệ thống quản lý (hệ thống quản lý đơn hàng, hệ thống quản lý kho hàng hệ thống quản lý vận tải) tích hợp hệ thống chung, sử dụng công nghệ thông tin để quản lý bên chuỗi phân phối 5PL dịch vụ logistic phổ biến phát triển dành cho Thương mại điện tử 5PL quản lý điều phối hoạt động 3PL, 4PL thông qua giải pháp thông tin liên quan đến cung cầu thị trường dịch vụ giao hàng thương mại điện tử Điểm đặc trưng 5PL hệ thống (Hệ thống quản lý đơn hàng (OMS), Hệ thống quản lý kho hàng (WMS) Hệ thống quản lý vận tải (TMS) Cả ba hệ thống có liên quan chặt chẽ với hệ thống thống công nghệ thông tin 5PL giải pháp dành cho cửa hàng, doanh nghiệp vừa nhỏ, họ tích hợp dễ dàng hệ thống quản lý/ ứng dụng 5PL vận hành hệ thống chuyên nghiệp Kết luận 1PL doanh nghiệp tự đầu tư vào phương tiện vận chuyển, công cụ hỗ trợ nguồn nguyên nhiên liệu, nhân lực có sẵn để tổ chức thực hoạt động logistics nhằm đáp ứng nhu cầu cho thân 2PL tập trung cung cấp dịch vụ đơn lẻ, góp phần vào khía cạnh nhỏ toàn chuỗi cung ứng khách hàng Thường 2PL nhà vận tải đường biển, đường hay đường hàng khơng Về 3PL 4PL, nhìn cách khái quát hai hoạt động tham gia hoạt động chuỗi cung ứng từ nguyên liệu đầu vào sản phẩm đầu ra, thực việc vận chuyển đến tay người nhận Vậy có khác 3PL 4PL? 3PL đơn giản dịch vụ thuê với mục đích để cắt giảm chi phí việc lưu thơng dịng chảy nguyên vật liệu thiết bị từ nhà cung cấp đến nhà sản xuất, đưa thành phẩm đến kênh phân phối nơi tiêu thụ, khơng mang lại giá trị cốt lõi cho toàn chuỗi cung ứng khách hàng 3PL cung cấp dịch vụ mang tầm chiến thuật chút, thường vào số mắt xích chuỗi cung ứng Còn 4PL người đảm nhận vai trò quản trị chiến lược chuyên sâu toàn chuỗi cung ứng khách hàng, nghĩa tập chung cải tiến hiệu quy trình vận hành tồn chuỗi cung ứng logistics 4PL cầu nối khách hàng với nhà cung cấp dịch vụ khác, phương diện chuỗi cung ứng khách hàng quản lý cơng ty 4PL Như vậy, 4PL có liên quan với 3PL phát triển tảng 3PL bao gồm lĩnh vực hoạt động rộng (gồm hoạt động 3PL), dịch vụ công nghệ thông tin, quản lý tiến trình kinh doanh 4PL coi điểm liên lạc nhất, nơi thực việc quản lý, tổng hợp tất nguồn lực giám sát chức 3PL suốt chuỗi phân phối nhằm vươn tới thị trường toàn cầu, lợi chiến lược mối quan hệ lâu bền Phân loại theo tính chun mơn hóa doanh nghiệp logistics: Các công ty cung cấp dịch vụ bao gồm: - Các công ty cung cấp dịch vụ vận tải đơn phương: Là công ty cung cấp phương tiện vận tải Ví dụ cơng ty cung cấp dịch vụ đường bộ, đường biển, đường hàng không - Các công ty cung cấp dịch vụ vận tải đa phương thức: Là công ty cung cấp dịch vụ vận tải khác từ hai phương tiện trở lên q trình vận chuyển - Các cơng ty cung cấp dịch vụ khai thác cảng - Các công ty mơi giới • Các cơng ty cung cấp dịch vụ phân phối bao gồm: - Các công ty môi giới khai thuê hải quan - Các công ty thu nhận, gom hàng rẻ - Các công ty chuyên ngành hàng nguy hiểm - Các cơng ty chun dịch vụ đóng gói vận chuyển • Các cơng ty cung cấp dịch vụ logistics chuyên ngành bao gồm: - Các công ty công nghệ thông tin - Các công ty viễn thông - Các cơng ty cung cấp giải pháp tài chính, bảo hiểm - Các công ty cung cấp dịch vụ giáo dục đào tạo • 1.1.3 Tầm quan trọng doanh nghiệp Logistic Nếu người ta xem Marketing vũ khí chiến lược, cạnh tranh vào năm kỉ XX, kỉ XXI, vai trò nhường lại cho hoạt động logistics Do dịch vụ logistics hoàn hảo vũ khí quan trọng rong thời đại ngày Sau vai trò hay tầm ảnh hưởng quan trọng doanh nghiệp logistics: a Doanh nghiệp logistics góp phần làm giảm chi phí lưu thơng, chi phí sản xuất chi phí hội cho doanh nghiệp sản xuất, doanh nghiệp thương mại Chi phí lưu thơng: Dịch vụ logistics khơng trọng đến tiết kiệm chi phí cho khâu định mà trọng đến tính hiệu trình, nghĩa cung cấp dịch vụ với chi phí nhỏ • Với chi phí vận chuyển: - Một doanh nghiệp sản xuất kinh doanh tự khai thác phương tiện vận tải thường không đạt hiệu lượng hàng không cho phép khai thác tốt tất ngày làm việc xe chở chiều Trong thơng qua doanh nghiệp logistics xe chạy chiều có hàng, conteiner đầy việc ghép chung hàng đơn vị thuê dịch vụ khác Ngoài , dựa vào phương thức vận chuyển đa phương thức, người cung cấp dịch vụ logistics giúp người gửi hàng giảm chi phí cách kết hợp phương tiện vận tải khác máy bay, xe lửa, tàu biển… Các dịch vụ đóng gói lắp ráp nơi tiêu thụ giảm trọng lượng thể tích chun chở • Với chi phí lưu kho: Với việc thiết kế bố trí kho hợp lý , quản lý lượng hàng tồn kho máy tính để cập nhật thơng tin hàng ngày, doanh nghiệp giảm hồn tồn chi phí lưu kho • Chi phí lãi suất ngân hàng: Với việc giảm lượng hàng tồn kho chi phí vận tải ch phí khác, doanh nghiệp cần lượng vốn phục vụ vào đầu tư cho lĩnh vực mạnh nhu cầu vay vốn giảm, chi phí cho lãi suất tiền vay giảm - Chi phí sản xuất: Thơng qua dịch vụ logistics, hàng hóa có dịng chảy đầu vào đảm bảo chất lượng Một dịch vụ logistics tốt cung ứng dịch vụ lúc thị trường cần Và mối liên hệ sản xuất đầu tổ chức đầu tổ chức khác Hơn dịch vụ logistics tốt đảm bảo nguyên vật liệu theo lịch trình đáp ứng kịp thời cho kế hoạch sản xuất thiếu nguyên vật liệu - Chi phí hội: Thay việc danh nghiệp đầu tư dàn trải vào lĩnh vực kinh doanh mà khơng có nhiều lợi cạnh tranh chiếm nhiều vốn nhà kho, đội vận tải, họ tập trung vào việc tạo sản phẩm độc tăng sức cạnh tranh b Logistics công cụ markrting hiệu giúp doanh nghiệp sản xuất thâm nhập thị trường Khơng thuận lợi cho nhà sản xuất có phân phối hàng khu vực tiêu thụ Tại hàng hóa phân phối theo yêu cầu khách hàng theo chất lượng số lượng, việc in ấn nhãn hiệu theo tiếng xứ, chí mua thêm nguyên liệu chỗ để gia công thêm cho hàng nhập mà không bị đánh thuế, giảm chi phí lớn cho nhà nhập khẩu, tạo thuận lợi lớn cho việc cung cấp cho khách hàng dịch vụ đa dạng khác c Doanh nghiệp logistics tạo thêm giá trị gia tăng cung cấp dịch vụ khách hàng Ngày người mua hàng khơng mua sản phẩm, cơng dụng mà cịn mua dịch vụ kèm theo sản phẩm Với dịch vụ giá trị gia tăng logistics, dãn nhãn, đóng gói, lắp ráp, dịch vụ khách hàng tạo thêm giá trị gia tăng cho hàng hóa giúp cho doanh thu nhà sản xuất tăng lên Hơn dịch vụ gom phân hàng lẻ, xé lẻ lô hàng lớn, chuẩn bị lô hàng hỗn hợp, tạo điều kiện cho doanh nghiệp đáp ứng tốt nhu cầu khách hàng giảm chi phí phát sinh Với vai trị doanh nghiệp logistics làm cho doanh nghiệp sản xuất, doanh nghiệp thương mại dần chuyển sang thuê dịch vụ logistics phục vụ cho chuỗi hoạt động logistics doanh nghiệp 1.2 Tổng quan ERP 1.2.1 Khái niệm ERP Hệ thống ERP (Enterprise Resource Planning) có nghĩa hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp giữ vai trò giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian việc quản lí, vận hành dự án nhân nguồn tài nguyên khác Thay thực công việc cách thủ công, hệ thống ERP loại phần mềm tự động giúp doanh nghiệp quản lí thực quy trình cách hiệu tránh sai sót Các cơng việc doanh nghiệp tự động hóa ERP bao gồm: Hỗ trợ mua bán hàng, kiểm tra tình trạng hàng tồn kho, dự án khởi tạo theo dõi quy trình giải cơng việc phịng ban công ty… 1.2.2 Chức giải pháp hệ thống ERP Trong nhiều doanh nghiệp trước đây, phòng ban hay phận lại có cách quản lí liệu khác nhau, khơng thống Cách hiệu nội bộ, bước kết hợp bơ phận khác tiến hành chuẩn hóa, lại mang đến nhiều khó khăn khơng thực thống Thứ việc kết nối liệu với nhau, đặc biệt khối lượng liệu lớn phần mềm khơng tương thích Từ việc phối hợp nhiều phận cơng ty trở nên khó khăn, tốn kém, thời gian ERP xuất với mục đích giải vấn đề cách thay hết tất hệ thống đơn lẻ này, công ty xài phần mềm để quản lý Tất nhiên, ERP chia nhỏ thành gói tùy mục đích, ví dụ gói tài chính, gói nhân sự, gói kho bãi,… vấn đề liệu nằm chung chỗ, không bị phân tán ít, Mọi nhân viên cần (và tất nhiên có đủ quyền hạn) xem thơng tin ý muốn, quan trọng hơn, ông giám đốc ngồi cao nắm tình hình doanh nghiệp ơng cách nhanh chóng mà khơng phải đợi hàng tá báo cáo từ nhiều phận gửi lên thời gian dài Một cơng ty mua số gói định tùy theo khả nhu cầu khơng cần phải mua hết (vì họ khơng cần đến), cịn năm 90 ERP “cục” thật to bắt buộc công ty phải mua nguyên đắt tiền Ngoài ra, hệ thống ERP tùy biến theo nhu cầu công ty doanh nghiệp có yêu cầu khác nhau, quy trình khác Và khơng gói tùy biến mà biểu mẫu, cơng cụ, vị trí nút, khu vực điền số liệu thể tinh chỉnh lại cho phù hợp Nhưng khái quát, hệ thống ERP bao gồm chức sau: • Quản lí quan hệ khách hàng (Customer relationship management CRM) • Quản lí mua hàng (Purchase functionalities) • Quản lí bán hàng (Sales functionalities) • Quản lí kho (Warehouse functionalities) • Quản lí sản xuất,vận chuyển (Manafacturing and shipping functionalities) • Tài kế tốn, quản lí chi phí management) • (Financial accounting and expense Quản trị nhân (Human resources management) Hình 1: Chức hệ thống ERP 1.2.3 Lợi ích ERP doanh nghiệp Hi vọng lớn ERP cải thiện việc xử lí đơn hàng thứ liên quan đến doanh thu, lợi nhuận, xuất hóa đơn… Đây thứ gọi với tên “fulfillment process”, lý mà ERP hay gọi “phần mềm chống lưng” cho văn phòng Trong thời gian khoảng 10 năm trở lại có xuất thêm số module để quản lý khách hàng, trước ERP tập trung vào việc tự động hóa bước khác hoạt động công ty sản xuất Khi nhân viên nhập thông tin đơn hàng vào, có hết tất thơng tin cần thiết để hồn tất order Ngồi ra, tất nhân viên khác có liên quan cập nhật thơng tin theo dõi tiến độ đơn hàng ERP mang lại thứ “ma thuật” giúp khách hàng nhận thứ mua nhanh thơng tin bị trễ, lỗi hơn, “ma thuật” áp dụng cho hoạt động khác tính lương cho nhân viên hay tạo báo cáo tài Cụ thể, ERP mang lại lợi ích cho công ty sau: Ghi nhận thông tin đặt hàng khách hàng: Với hệ thống ERP, đơn hàng khách hàng tự động hóa từ khoảng thời gian nhận đơn hàng giao hàng cho khách hàng phận Tài xuất hóa đơn Trên sở này, Hệ thống ERP giúp công ty bạn theo dõi đơn hàng cách dễ dàng Kiểm sốt thơng tin khách hàng: Như nói trên, liệu nằm chung nơi nhân viên cơng ty truy cập xem thông tin khách hàng, số người có quyền đổi thơng tin mà không lo sợ hồ sơ khách hàng không cập nhật xuyên suốt phận khác Ngay ơng CEO dễ dàng xem mua đâu tiền Tăng tốc trình sản xuất, cung cấp hàng hóa, dịch vụ: ERP phục vụ cơng cụ giúp tự động hóa phần tất quy trình sản xuất, từ việc chuẩn bị nguyên vật liệu thành phẩm, quản lý đầu đầu vào, đóng gói nhiều thứ khác Vì sử dụng hệ thống máy tính nên cơng ty tiết kiệm thời gian, giảm chi phí, tăng suất giảm lượng nhân cần thiết Người quản lý xem tất thông số công ty giao diện hợp nhất, nhảy từ khu vực sang khu vực khác để kiếm vài số Kiểm tra chất lượng, quản lý dự án: ERP giúp doanh nghiệp kiểm tra theo dõi tính đồng chất lượng sản phẩm, đồng thời lên kế hoạch phân bổ nhân lực cách hợp lý tùy nhu cầu dự án ERP cịn tự động kiểm tra sở liệu xem nhân viên mạnh tự gán họ vào tác vụ dự án, người quản lý nhiều thời gian cho cơng đoạn Kiểm sốt thơng tin tài chính: Để hiểu hiệu suất cơng ty sao, người quản lý phải tìm hiểu số liệu từ nhiều phận khác nhau, nhiều có đúng, có sai, có theo tiêu chuẩn này, có theo tiêu chuẩn khác ERP tổng hợp hết thứ liên quan đến tài lại nơi số liệu có phiên mà thơi, hạn chế tiêu cực đánh giá sai lầm người quản lý hiệu doanh nghiệp ERP giúp tạo báo cáo tài theo chuẩn quốc tế IFRS, GAAP, chí theo tiêu Kế tốn Việt Nam (cơng ty TRG International Việt Nam chỉnh sửa phần mềm Infor ERP LN theo chuẩn Việt Nam) Kiểm soát lượng tồn kho: ERP giúp kiểm soát xem kho hàng, hàng nằm đâu, nguyên vật liệu cịn nhiều Việc giúp công ty giảm vật liệu mà họ chứa kho, cần thiết nhập thêm (chữ Planning ERP ý việc giúp doanh nghiệp lên kế hoạch cho hoạt động 10 Bước 4: Chạy thử hệ thống Các công đoạn gồm: - Chạy thử để kiểm tra Điều chỉnh lần cuối Bước 5: Bàn giao hệ thống Các công đoạn gồm: - Chạy thức Kiểm sốt hệ thống đánh giá chất lượng Chuyển sang cho phận hỗ trợ 2.4 Một số điểm lưu ý áp dụng ERP Tính dễ sử dụng Người sử dụng cần lưu ý đến tính dễ dàng việc học sử dụng phần mềm ERP Một số phần mềm đơn giản cho người khơng chun kỹ thuật học cách sử dụng giao diện với người sử dụng thiết kế theo cách tự giải thích phần mềm khác khó hiểu người sử dụng Yếu tố thân thiện với người sử dụng đặc biệt quan trọng Việt Nam Các phần mềm nước đơi có lợi mặt chúng đơn giản có giao diện tiếng việt Các phần mềm kế toán thường thiết kế phù hợp với Hệ thống kế toán Việt Nam Tuy nhiên, cần lưu ý yếu tố thân thiện có nghĩa phần mềm có chức Cảnh báo Một số phần mềm ERP hiệu phần mềm khác việc cảnh báo người sử dụng lỗi phát sinh việc nhập sai liệu, chẳng hạn việc nhập liệu hai lần cho nghiệp vụ phát sinh Một số phần mềm đưa cảnh báo vào số nguyên tắc kinh doanh, chẳng hạn báo cho biết mặt hàng khách hàng đặt mua mức dự trữ kho xuống mức an toàn, cảnh báo khách hàng vượt q mức tín dụng cho phép Chất lượng tính sẵn có hoạt động hỗ trợ Một đề cần cân nhắc khả sẵn có dịch vụ hỗ trợ với chất lượng cao cho phần mềm ERP lựa chọn Một rủi ro lớn phần mềm ERP thiết kế theo đơn đặt hàng chất lượng tài liệu thấp, rủi ro lớn nhân viên phát triển phần mềm ban đầu chuyển sang cơng ty khác, họ khơng có thời gian hỗ trợ cho phần 16 mềm Việc dãn đến nhiều trục trặc nghiêm trọng làm cho người sử dụng nản long dùng phần mềm này, đặc biệt phần mềm nội cơng ty viết Đối với phần mềm nước ngồi, người sử dụng cần nghiên cứu khả nhà phân phối nước tiếp tục cung cấp dịch vụ hỗ trợ cho phần mềm tương lai chất lượng đại lý kỹ hiểu biết họ sản phẩm mà họ cung cấp Tài liệu dành cho người sử dụng Chất lượng đầy đủ tài liệu hỗ trợ quan trọng cho người sử dụng để họ sử dụng phần mềm cách hiệu Hầu phần mềm thiết kế sẵn nước ngồi có tài liệu dành cho người sử dụng toàn diện Những tài liệu bao gồm: • Tài liệu mơ tả chức thiết kế: mô tả chức mà phần mềm cung cấp • Tài liệu hướng dẫn cách cài đặt phần mềm: hướng dẫn chi tiết việc cài đặt phần mềm định cấu hình, bao gồm thơng tin cấu hình phần cứng • Sách hướng dẫn sử dụng: giới thiệu tổng quát cách sử dụng phần mềm, thơng tin việc khắc phục sai sót • Sách tra cứu: liệt kê thông báo lỗi nguyên nhân gây lỗi hướng dẫn • cách khắc phục lỗi Tài liệu dành cho người quản lý hệ thống: cung cấp thông tin cách thức giải cố Bản địa hóa Một số phần mềm ERP nước ngồi có tướng Anh vấn đề khó khăn cho số cơng ty Một thuận lợi phần mềm ERP sản xuất nước hoàn toàn thiết kế phù hợp với hệ thống kế toán qui phạm pháp luật Việt Nam, sử dụng tiếng Việt Các phần mềm cập nhật thường xuyên qui định tiêu chuẩn có liên quant hay đổi Điều làm cho việc sử dụng thiết lập cấu hình cho người sử dụng hệ thống ERP trở nên dễ dàng Chức đa ngôn ngữ Các phần mềm nước cần phải hoạt động với thứ tiếng khác bên cạnh tiếng Việt Anh, Nhật, Trung trường hợp cơng ty có nhiều nhân viên nước khác Chế độ đa nhiệm 17 Người sử dụng cảm thấy dễ dàng phần mềm hỗ trợ việc sử dụng nhiều cửa sổ ứng dụng lúc Chẳng hạn số phần mềm cho phép người sử dụng mở làm việc cửa sổ/màn hình cơng nợ phải trả chưa hồn tất việc nhập liệu cửa sổ công nợ phải thu 18 CHƯƠNG 3: ỨNG DỤNG GIẢI PHÁP SAP ERP CHO DOANH NGHIỆP LOGISTICS 3.1 Các thành phần giải pháp vận tải SAP • SAP ERP: Bán hàng phân phối (sales and distribution – SD) hệ thống tiến hành logistics (logistics execution system – LES) cho đơn đặt hàng vận chuyển Lệnh đặt hàng đại diện cho điểm bắt đầu yêu cầu vận chuyển người gửi hàng Hàng hóa mua khách hàng từ hay nhiều điểm xuất phát tạo yêu cầu vận chuyển gửi hàng đơn lẻ • SAP ERP: Quản lý nguyên vận liệu (Materials management – MM) LES cho lệnh mua hàng, lệnh vận chuyển từ kho hàng giao tới Lệnh mua hàng nguồn tài liệu theo yêu cầu người gửi hàng, hàng mua xác định với địa điểm mua hàng Từ dẫn tới việc giao hàng cá nhân đơn lẻ Lệnh vận chuyển từ kho nhà máy lệnh đặc biệt SAP ERP, lệnh coi tương tự lệnh bình thường trừ ngoại lệ: hàng giao vào đồng nghĩa với hàng giao khỏi nhà máy • SAP ERP: hệ thống thi hành logistics LES cho người giao hàng (shipper) chứng từ chi phí hàng hóa Chứng từ vận chuyển ERP chứng từ chi phí vận chuyển tương ứng bao gồm lập kế hoạch, thực lập hồ sơ tốn cho q trình vận chuyển Với thành phần Logistics Execution System, bạn tạo lơ hàng chuỗi vận chuyển, hình thức giao hàng thủ cơng theo quy tắc, ghi lại q trình Chi phí vận chuyển tính chi phí cung cấp dịch vụ từ người bán hàng lập hóa đơn (invoice) • SAP APO: Global Available-to-Promise (gATP) Tính khả dụng tồn cầu sẵn có hệ thống APO hỗ trợ xử lý lệnh bán hàng cách xác định nguồn tốt cho vật liệu đặt hàng khách hàng (tìm nguồn cung ứng) Một khách hàng yêu cầu ngày giao hàng, thời gian vận chuyển, có sẵn bảo lưu số lượng vật liệu, vật liệu thay sẵn có, đưa vào xem xét • SAP APO: Lên kế hoạch vận tải/Lên lịch trình phương tiện (Transportation Planning/Vehicle Scheduling (TP/VS) APO Transportation Planning cơng cụ tối ưu hóa cho kế hoạch vận tải bao gồm số thành phần Nhu cầu vận chuyển gửi đến tối ưu hóa với thông tin mạng lưới vận tải sử dụng phương tiện có Trình tối ưu hố tính tốn giải pháp chi phí tối ưu cho nhu cầu vận 19 chuyển tương ứng: Các tuyến đường với nhu cầu vận chuyển hợp tạo thực với chi phí thấp Thông qua lựa chọn nhà cung cấp dịch vụ, bạn tìm thấy nhà cung cấp dịch vụ tốt nhất, xác định theo nhiều tiêu chí khác (giá cả, phân bổ, chất lượng, ưu tiên ) Sau bạn có hội tiến hành đấu thầu nhà cung cấp dịch vụ để lựa chọn • SAP quản lý vận tải (Transport management – TM) SAP TM giải pháp hoàn chỉnh cho việc xử lý quy trình vận chuyển nhà cung cấp dịch vụ logistics người gửi hàng Nó cung cấp chức tồn diện cho báo giá quản lý đơn đặt hàng, lập kế hoạch vận chuyển, đăng, xác định tuyến đường hợp đồng phụ cho nhà cung cấp dịch vụ tổ chức nội Ngoài ra, chức linh hoạt tích hợp để tính chi phí vận chuyển để mua bán dịch vụ vận chuyển, để tính chi phí vận chuyển nội Tích hợp với SAP ERP (FI / CO) có sẵn tính tiêu chuẩn cho khách hàng tốn chi phí vận chuyển hàng hóa dịch vụ • SAP quản lí kiện (Event management) SAP Event Management công cụ phổ quát linh hoạt mà hỗ trợ tất loại khả hiển thị quy trình theo dõi trạng thái (status tracking process)Nó cho phép bạn ghi lại liệu theo quy trình riêng bạn đối tác; từ tạo đánh giá hiệu kết nối với SAP NetWeaver BW SAP Event Management tích hợp với trình vận chuyển ERP SAP TM, loạt tình tracking tiêu chuẩn định cấu hình 20 Hình 3: Sơ hồ phận hệ thống vận tải SAP 3.2 Quy trình vận tải truyền thống cho người gửi hàng (SAP ERP, Logistics Execution System) Quy trình vận tải truyền thống cho người gửi hàng, tích học với SAP ERP: Logistics Execution System hỗ trợ lô hàng xuất khẩu, hàng hố nhận chuyển Hình cung cấp tổng quan giải pháp vận chuyển Quy trình tiêu chuẩn hàng hoá bán bắt đầu đơn đặt hàng khách hàng khởi xướng (xem Hình 4) Lệnh khách hàng ghi lại hàng bán cần vận chuyển giao từ nhiều nhà máy Dựa đơn đặt hàng khách hàng, nhiều lần giao hàng tạo (Phân phối / Vận chuyển) (xem ô 2) Từ bạn để lơ hàng hay nhiều chuyến hàng Bạn hợp chuyến hàng từ nhà máy khác Để lập đồ vận tải đường dài, bạn cần tạo chứng từ vận chuyển cá nhân cho chuyến trước vận chuyển Đối với chứng từ vận chuyển, bạn tạo trình xử lý kiện SAP Event Management nhằm theo dõi lô hàng (ô 3) Với tham chiếu đến liệu trích dẫn chứng từ vận chuyển ngày giao hàng định, bạn tạo chứng từ chi phí vận chuyển hàng tính cước vận chuyển phải trả cho nhà cung cấp dịch vụ (ô 4) Việc tính giá bán hàng dựa đơn đặt hàng vật liệu hóa đơn tạo sau bao gồm điều kiện sử dụng cho cước vận chuyển Điều 21 giúp bạn vượt qua khoản phí trả cho nhà cung cấp dịch vụ vận tải cho khách hàng Sau đó, bạn sử dụng chứng từ chi phí vận chuyển hàng hóa để chuyển chi phí nhà cung cấp dịch vụ sang Kế tốn Tài chính, bao gồm việc tích lũy dự trữ (ơ 5) Hình 4: Xử lý SAP ERP cho lệnh bán hàng mua hàng 3.3 Giải pháp giao hàng truyền thống với chức Extended Tendering Một tiện ích bổ sung cho nhà cung cấp dịch vụ giao hàng truyền thống với SAP ERP liên kết SAP TM với việc lựa chọn nhà cung cấp dịch vụ chức đấu thầu Các lô hàng lên kế hoạch hệ thống ERP đấu thầu cho nhà cung cấp dịch vụ "giả", SAP TM cung cấp, thông qua giao diện đấu thầu Các đơn đặt hàng vận tải tuyến đường đơn vị vận tải tạo quản lý vận tải dựa ERP shipment (xem Hình 5) Bây bạn sử dụng lựa chọn nhà cung cấp dịch vụ SAP TM để xác định nhà cung cấp dịch vụ tốt Sau bạn sử dụng chức thầu SAP TM để tiến hành đấu thầu theo trình tự SAP Event Management kiểm sốt quy trình đấu thầu xử lý đến hạn đấu thầu Trong trường hợp có phản hồi 22 tích, đơn hàng đơn vận chuyển tương ứng đồng hóa trở lại chứng vận chuyển ERP Hình 5: Xử lý vận chuyển SAP ERP với đấu thầu thông qua SAP TM 3.4 Giải pháp vận tải truyền thống với SAP TM Support Nếu công ty sử dụng giải pháp truyền thống SAP ERP xem xét chuyển đổi sang SAP TM mới, làm bước cách chuyển chức kế hoạch vận chuyển đến hệ thống SAP TM.(Hình 6) Bán hàng xử lý đơn đặt hàng với việc giao hàng tiến hành phận Bán hàng Phân phối (SD) SAP TM lập kế hoạch tối ưu hóa vận tải, xác định tuyến đường, phân phối Các đơn đặt hàng vận chuyển sau gửi trở lại hệ thống ERP thông qua giao diện dịch vụ, nơi tạo chứng từ vận chuyển Quá trình vận chuyển diễn Logistics Execution System, tính tốn chi phí vận chuyển tốn cước hàng hóa khách hàng tạo 23 Hình 6: Xử lý vận tải SAP ERP với công cụ lập kế hoạch SAM TM 3.5 Giải pháp giao hàng với cung cấp dịch vụ tham khảo (SAP TM kết hợp với SAP ERP logistics) Một công ty giao hàng với phận hoạch định vận tải bên thường yêu cầu chức vận chuyển mà cho phép giao thoa hệ thống lên kế hoạch vận tải ERP quan hệ chặt chẽ với nhà cung cấp dịch vụ Nhu cầu vận tải tạo hệ thống khác nhau, tùy thuộc vào khu vực kinh doanh, chẳng hạn số hệ thống ERP, phân phối logistics xử lý riêng Nếu mục tiêu giảm chi phí thông qua việc củng cố nhu cầu vận tải từ hệ thống khác nhau, khơng thể với giải pháp người giao hàng truyền thống lơ hàng tạo phải u cầu chứng từ vận chuyển phân phối nhiều hệ thống Ở đây, Transport Allocation thường sử dụng xử lý thông qua SAP TM Các lệnh bán hàng, đơn đặt hàng chứng từ giao hàng tạo số hệ thống gửi đến SAP TM thơng qua giao diện dịch vụ (xem hình 7) Ngược lại với giải pháp mô tả trước đây, việc gửi đơn đặt hàng vận chuyển tạo khơng cịn cần phải gửi lại hệ thống ERP Điều thực 24 cho mục đích tính tốn cước khách hàng Tuy nhiên, chi phí vận chuyển tính tốn SAP TM SAP ERP phải thực riêng Tất bước trình lập kế hoạch, phân bổ xử lý vận tải sau thực SAP TM, công cụ lập kế hoạch linh hoạt chi phí vận chuyển hàng hóa cung cấp mức hiệu cao so với SAP ERP Theo dõi vận chuyển trường hợp thực thơng qua tích hợp đối tượng kinh doanh SAP TM "Shipment" với trình xử lý kiện tương ứng SAP Event Management Hình 7:Xử lý vận tải cho người giao hàng với hệ thống xử lý SAP TM SAP ERP 3.6 Giải pháp cung cấp dịch vụ vận tải (SAP TM kết hợp với SAP ERP Financials) Các nhà cung cấp dịch vụ vận tải thực dịch vụ logistics cho cơng ty khác sử dụng giải pháp dựa SAP TM mà cung cấp sở linh hoạt để nhằm xây dựng quy trình cho họ Khơng giống việc xử lý vận tải với SAP ERP, SAP 25 TM không yêu cầu phải có chứng từ vận chuyển ghi nguyên vật liệu, sử dụng cho tồn q trình vận chuyển độc lập với hồ sơ gốc xử lý việc bán hàng phân phối Thủ tục minh họa hình Nhu cầu vận chuyển chuyển trực tiếp khách hàng trở thành yêu cầu vận chuyển (Shipment request) Dựa điều này, đơn vị vận tải lắp ráp, hợp nhất, định tuyến lên lịch trình lập kế hoạch vận tải (Transportation Planning) Sau tối ưu hố lập kế hoạch thủ cơng, tour chuyến hàng hình thành mà cuối thành đơn vận chuyển, mà sử dụng để ký hợp đồng phụ cho nhà cung cấp dịch vụ hãng vận tải khác Căn vào yêu cầu vận chuyển, bao gồm chi phí phân đoạn cho việc lập hóa đơn cho dịch vụ, yêu cầu hóa đơn cước vận chuyển khách hàng tạo Chúng in dạng hóa đơn pro-forma chuyển đến Billing hệ thống ERP, nơi tạo hóa đơn khách hàng liệu chuyển sang Kế toán Tài Đơn đặt hàng (Shipment orders) sở để từ bạn tạo u cầu hố đơn cho nhà cung cấp dịch vụ, chuyển sang hệ thống ERP, tạo đơn đặt hàng dịch vụ bảng liệu Qua tích hợp kế tốn, bạn kiểm tra hố đơn nhà cung cấp dịch vụ sử dụng thủ tục tín dụng, tốn số tiền hóa đơn 26 Hình 8: Quy trình quản lý vận tải với SAP TM 3.7 Quản lý vận tải với SAP ERP Từ việc áp dụng hệ thống SAP ERP chế hoạt động SAP trên, quản lý vận tải SAP ERP Logistics Execute System phát triển giải pháp giao hàng truyền thống chủ yếu hướng tới nhu cầu vận chuyển khách hàng SAP, người sử dụng mô-đun để bán hàng phân phối (SD) (sales and distribution) (một phần Materials Management, MM) Bắt đầu với đơn bán hàng phận bán hàng bạn mua hàng mua sắm Logistics, nhiều từ vận chuyển tạo phân bổ nhu cầu vận tải Trong ERP quản lý vận tải, bạn tạo nhiều chứng từ vận chuyển bao gồm việc giao hàng Các công cụ lập kế hoạch SAP ERP cung cấp cho việc xử lý hiệu lĩnh vực Mặc dù chức lập kế hoạch tối ưu hóa phần ERP quản lý vận tải, bạn sử dụng hệ thống lập kế hoạch bên SAP APO mong muốn tối ưu hóa Sau lập kế hoạch vận chuyển, bạn tạo chứng từ chi phí vận chuyển (freight cost document) cho chứng từ vận tải (shipment document), cho phép bạn tính tốn lập hố đơn chi phí cho nhà cung cấp dịch vụ 27 Các bước liên quan đến quản lý vận tải SAP ERP bao gồm: Xác định loại hàng vận chuyển, người vận chuyển phương tiện vận chuyển Thực kế hoạch vận chuyển phân bổ giao hàng Xác định lộ trình, giai đoạn vận chuyển Lập kế hoạch ngày vận chuyển Xác định đại lý chuyển tiếp, thư mời thầu vận hành người giao nhận Xác định đóng gói vận chuyển Nhập chi tiết vận chuyển, văn đối tác In chứng từ vận tả chuyển giao chức từ Niêm yết hàng hoá cho chuyến hàng chuyển 10 Gửi thông báo điện tử việc vận chuyển 11 Xác định toán chi phí vận chuyển Tất bước sử dụng với vận tải đa phương thức Hình 9: Danh sách kế hoạch vận chuyển SAP ERP 28 KẾT LUẬN Ứng dụng hệ thống quản lý ERP xu tất yếu lợi ích mà ERP đem lại cho doanh nghiệp lớn, đặc biệt với doanh nghiệp logistics Với ngành đặc cần quản lý nhiều thơng tin logistics, việc kiểm sốt, lên kế hoạch, điều phối tự động ưu điểm lớn ERP Bên cạnh đó, ERP cịn công cụ quan trọng để doanh nghiệp nâng cao lực cạnh tranh, đồng thời giúp doanh nghiệp tiếp cận tốt với tiêu chuẩn quốc tế Doanh nghiệp ứng dụng ERP từ quy mơ cịn nhỏ có thuận lợi, dễ triển khai sớm vào nề nếp Doanh nghiệp chậm trễ ứng dụng tự gây khó khăn cho tạo lợi cho đối thủ Áp dụng hệ thống quản lý ERP ln q trình không phức tạp đơn giản Việc làm địi hỏi nhiều nguồn lực doanh nghiệp, nhận thức tâm cao ban lãnh đạo doanh nghiệp Khi doanh nghiệp áp dụng thành cơng, điều khơng hỗ trợ nhân viên, nhà quản lý mà trợ giúp ban lãnh đạo định đắn kịp thời 29 TÀI LIỆU THAM KHẢO - Báo cáo Logistics Việt Nam 2017 – Bộ công thương ERP 2017 Report – Panorama https://it.toolbox.com/blogs/erpdesk/3-ways-erp-benefits-logistics-andtransportation-122216 http://www.supplychain247.com/article/7_steps_to_enterprise_resource_planni ng_erp_systems_implementation_success Giải pháp ERP Odoo - https://www.odoo.com/ SAP transport management overview 2015 30 ... 3: ỨNG DỤNG GIẢI PHÁP SAP ERP CHO DOANH NGHIỆP LOGISTICS 3.1 Các thành phần giải pháp vận tải SAP • SAP ERP: Bán hàng phân phối (sales and distribution – SD) hệ thống tiến hành logistics (logistics. .. chuyển SAP ERP 28 KẾT LUẬN Ứng dụng hệ thống quản lý ERP xu tất yếu lợi ích mà ERP đem lại cho doanh nghiệp lớn, đặc biệt với doanh nghiệp logistics Với ngành đặc cần quản lý nhiều thơng tin logistics, ... PCmag bình chọn 12 CHƯƠNG 2: ỨNG DỤNG ERP VÀO DOANH NGHIỆP LOGISTICS 2.1 Cơ sở áp dụng ERP vào doanh nghiệp Doanh nghiệp hoạt động thị trường lâu năm cần có giải pháp quản lý lâu dài để tránh