Quản lý hội họp

Quản lý hội họp Quyết định nếu một cuộc họp là cần thiết Việc đầu tiên bạn cần quyết định là nếu một cuộc họp chính thức là cần thiết. Có lẽ những buổi sáng buổi họp nhân viên có thể được giảm xuống một vài lần một tuần, thay vì mỗi ngày, hoặc có lẽ họ có thể diễn ra trong cà phê buổi sáng và ít nghi thức hơn (more informal). (Trong module kế tiếp, chúng ta sẽ còn nói về một số lựa chọn thay thế cho các cuộc họp). Nếu một cuộc họp chính thức là cần thiết, chia người tham dự của bạn hai nhóm: những người tham gia (participants) và quan sát (observers). Hãy để mọi người biết những gì thuộc về nhóm họ để họ có thể quyết định xem họ chọn tham dự. Nếu bạn gửi một báo cáo sau cuộc họp, có thể sẽ thỏa mãn (enough) cho một số người. Sử dụng Phương pháp PAT (PAT Approach) Chúng ta tiếp cận cách sử dụng phương pháp PAT để chuẩn bị cho cuộc họp và diễn tiến. 1.1.1 Mục đích (Purpose) Mục đích của cuộc họp là gì? Chúng ta hãy nói rõ (state) điều này trong một câu ngắn. Ví dụ: "Đây là cuộc họp để xem xét lại chính sách mới về ký hoá đơn". Điều này sẽ giúp mọi người đánh giá đúng nếu họ cần phải tham dự. Nó cũng sẽ giúp bạn xây dựng các chương trình nghị sự và xác định xem cuộc họp đã thành công chưa. Hội họp thường được xem như là một cái ác cần thiết của đời sống văn phòng. Rất ít người mong các cuộc họp, và có lý do tốt. Quá nhiều cuộc họp thiếu mục đích và cơ cấu. Tuy nhiên, chỉ với một vài công cụ, bạn có thể thực hiện bất kỳ một cuộc họp sử dụng tốt hơn nhiều thời gian của mọi người. 1.1.2 Chương trình nghị sự (Agenda) Đây là xương sống của cuộc họp. Nó nên được xây dựng tốt trước cuộc họp, gửi đến tất cả người tham gia tham khảo, và nó sẽ được sử dụng trong cuộc họp để tuân theo (keep) quá trình (things on track). 1.1.3 Khung thời gian (Time frame) Cuộc họp sẽ được kéo dài bao lâu? Thông thường, các cuộc họp không được vượt quá một giờ. (Trong thực tế, chúng tôi đề nghị một cuộc họp năm mươi phút, bắt đầu từ X giờ 5 phút và kết thúc năm phút trước X+1 giờ). Nếu cuộc họp cần được kéo dài hơn, hãy đảm bảo bao gồm giờ nghỉ, hoặc chia thành hai hoặc nhiều phiên. Xây dựng Chương trình nghị sự Trước khi cuộc họp, liệt kê ra một danh sách những gì cần phải được thảo luận, bạn tin rằng nó sẽ mất bao lâu, và người sẽ trình bày từng mục. Dưới đây là một ví dụ. Thời gian Mục Presenter Mục đích và chương trình nghị sự cuộc họp xét Jill Smith Nhận xét về hiện tại đơn ký kết hợp Quy trình Joe King Xét lại hóa đơn mới ký kết hợp Quy trình Joe King Các câu hỏi và trả lời Joe King Wrap-Up Jill Smith Sau khi hoàn tất chương trình nghị sự, gửi nó cho tất cả người tham gia và quan sát, tốt hơn với yêu cầu cuộc họp, và tốt nhất là 2-3 ngày trước khi cuộc họp. Hãy chắc chắn rằng bạn chấp thuận yêu cầu của mọi người, trong đó có bổ sung hoặc xóa. Nếu bạn thực hiện thay đổi, gửi một bản cập nhật duy nhất 24 giờ trước khi cuộc họp. Những điều cần lưu giữ trên kế hoạch Trước khi hội nghị, gửi chương trình trên một sơ đồ (flip chart), bảng, hay slide PowerPoint. Cần năm phút đầu tiên của cuộc họp để duyệt qua chương trình nghị sự và nhận được sự nhất trí (get approval). Trong cuộc họp, sử dụng thời gian ngắn (take minutes) với các chương trình nghị sự như là một khuôn khổ. Nội dung Mã hành động (s) Người phụ trách Hạn chót Xem xét và chương trình nghị sự hội Mục đích Không có (N/A) Không có Nhận xét về hiện tại đơn ký kết hợp Quy trình Hiện quy trình cần phải được lưu trữ Jane Smith 05 Tháng 6 Xét lại hóa đơn mới ký kết hợp Quy trình Mới quy trình cần được gửi Joe King 05 Tháng 6 Các câu hỏi và trả lời Trả lời câu hỏi về tác động trên máy chủ 01 tháng 6 Wrap-Up N/A N / A N/A (Mặc dù cấu trúc này không chính thức sẽ được đầy đủ cho hầu hết các cuộc họp, các cuộc họp chính thức hơn có thể yêu cầu thêm phút chính thức.) Công việc của bạn là chủ trì để giữ cuộc họp được chạy theo các chương trình nghị sự. Nếu một sự việc vượt qua thời gian theo lịch trình của mình, hãy yêu cầu các nhóm hiểu rằng thời gian dài thêm là cần thiết để thảo luận về các mặt. Nếu vậy, làm thế nào mà họ muốn xử lý nó? Họ có thể làm giảm thời gian cho các việc khác, xoá bỏ các tiết mục khác hoàn toàn, đảm bảo tiến độ cho phiên làm việc, hoặc một lịch trình họp. Không có vấn đề gì nhóm không đồng ý, hãy chắc chắn rằng họ liên đới vào quyết định của họ. Vào cuối cuộc họp, nhận định rằng tất cả các bản ghi trong lịch trình đã được triển khai đầy đủ. Điều này sẽ xác định bất kỳ khoảng trống mà có thể yêu cầu theo dõi và nó sẽ cung cấp cho người tham gia ý thức tích cực về cuộc họp. Chắc chắn làm cho các cuộc họp Was đáng giá Sau cuộc họp, gửi một bản tóm tắt các nội dung cuộc họp (asummary of the meeting), bao gồm tất cả các hoạt động, cho tất cả người tham gia và quan sát, và bất kỳ ai khác cần một bản sao. Hoạt động phải được ghi rõ chỉ định (indicated), với ngày bắt đầu và ngày kết thúc, và tiến trình (progress dates) nếu thực hiện. Cuộc họp tiếp theo (follow-up meeting) đã được lập lịch, cũng nên thông tin cho mọi người. . Quản lý hội họp Quyết định nếu một cuộc họp là cần thiết Việc đầu tiên bạn cần quyết định là nếu một cuộc họp chính thức là cần thiết xem cuộc họp đã thành công chưa. Hội họp thường được xem như là một cái ác cần thiết của đời sống văn phòng. Rất ít người mong các cuộc họp, và có lý do tốt.