Quy Trình Tổ Chức Sự Kiện Cho Người Mới Bắt Đầu

Cám ơn các bạn đã đón đọc. Chúng tôi tổng hợp những thứ cơ bản và cần thiết nhất mà những người mới bắt đầu trong lĩnh vực sự kiện cần nắm bắt. Mong rằng những chia sẻ của slide này sẽ giúp bạn tự tin theo đuổi sở thích và đam mê của mình. Chúc các bạn thành công

QUY TRÌNH TỔ CHỨC SỰ KIỆN CHO NGƯỜI MỚI BĂT ĐẦU SỰ KIỆN LÀ GÌ? Những hoạt động quy tụ số lượng công chúng định, người tham gia thời gian, địa điểm xác định nhằm đạt mục tiêu truyền đạt thông điệp cụ thể gọi Sự kiện (Event) TỔ CHỨC SỰ KIỆN? Tổ chức kiện trình thực phần việc cho kiện diễn ra, từ bắt đầu hình thành ý tưởng kết thúc Sự kiện giải trí (Entertainment Events) PHÂN LOẠI SỰ KIỆN Sự kiện doanh nghiệp (Corporate Events) Sự kiện thể thao (Sports Events) Sự kiện tôn giáo (Religious Events) Sự kiện giáo dục (Education Events) Sự kiện trị (Political Event) Sự kiện từ thiện, gây quỹ (Charitable/Fund Raising Events) ĐÂY LÀ LOẠI SỰ KIỆN NÀO? Xem clip đoán loại kiện SƠ ĐỒ BỘ PHẬN NHÂN SỰ TRONG SỰ KIỆN Account Event Manager Creative Idea & Planning Planning Copywriter Operation 3rd Parties Event Executive Designer Sponsor Production & Setup Logistic & Financial Lisence & Lobby Tư Tổ chức Khả sáng tạo Cẩn thận, tỉ mỉ Nhạy bén, linh hoạt Tư thẩm mỹ Quyết đoán TỐ CHẤT CỦA NGƯỜI LÀM SỰ KIỆN Tổ chức sinh nhật BẠN SẼ LÀM NHỮNG GÌ? Tổ chức Gala Dinner QUY TRÌNH TỔ CHỨC SỰ KIỆN Bước Tiếp nhận thông tin Tại lại phải site – check? Tiếp nhận tìm kiếm thơng tin Phân tích 5W-1H Bước 2: Khảo sát địa điểm Những điều cần biết khảo sát Bước 3: Hình thành concept - theme Phương pháp Brainstorm Quy tắc sáng tạo Bước 4: Lập kế hoạch Thiết lập kế hoạch Viết đề xuất kiện Thuyết trình kế hoạch nội Thuyết trình kế hoạch trước nhà đầu tư Bước 6: Tổ chức thực Bước 5: Thuyết trình kế hoạch Tổ chức thực hiện, giám sát tiến độ quản lý Kiểm soát, giải vấn đề phát sinh Đánh giá kết quả, tài Tổng kết, rút kinh nghiệm Bước 7: Tổng kết đánh giá LÀM PROPOSAL LÊN DỰ TRÙ KINH PHÍ CHO DỰ ÁN 05 KẾ HOẠCH NHÂN SỰ Nhân điều quan trọng việc tổ chức event, người tiền đề cho hoạt động diễn kiện, nơi bắt Nhân Plan Nhân cho việc lập kế hoạch đòi hỏi phải quan sát tốt, có sáng tạo, tư logic để xây dựng chương trình Ngồi cần hiểu mặt sản xuất vận hành để kế hoạch trở nên thực tế, có tính khả thi nguồn ý tưởng sáng tạo cụ thể kế hoạch giấy thực tế Bởi vậy, nói nhân yếu tố quan trọng bậc định thành công event Nhân thực thi Nhân thực thi chương trình xây dựng sơ đồ dựa theo khu vực kiện, phải có chun mơn điều phối người có chun mơn kiện SƠ ĐỒ NHÂN SỰ TRONG SỰ KIỆN THEO BẠN, EVENT MANAGER SẼ ĐỨNG Ở VỊ TRÍ NÀO? Cần chuẩn bị để nấu mỳ cho 2000 người? Checlist hạng mục Liệt kê toàn hạng mục có kiện Danh sách thiết lập dựa theo khu vực hoạt động kiện Timeline chuẩn bị Thời gian chuẩn bị, hoàn thành hạng mục checklist, có đính kèm người phụ trách thực Vận chuyển Logistic team Event Phương án cần có để di chuyển, setup hạng mục địa điểm tổ chức kiện theo timline Các vấn đề liên quan, 06 KẾ HOẠCH LOGISTIC đáp ứng nhu cầu công việc, sức khỏe cho team vận hành kiện 07 KẾ HOẠCH RỦI RO Liệt kê rủi ro Nghĩ đến tất tình xảy kiện, từ vấn đề lớn đến chi tiết nhỏ (thời tiết, điện, cháy nổ, y tế,…) Đánh giá mức độ xảy ảnh hưởng Có mức độ để đánh giá việc xảy ảnh hưởng rủi ro - High - Medium – Low (H-M-L) Chuẩn bị phương án xử lý Từ việc đánh giá mức độ rủi ro, người quản lý kiện cần xếp rủi ro theo thứ tự ưu tiên có phương án xử lý, backup cho vấn đề phát sinh Một số rủi ro kiện Sự cố thiết bị kiện Quản lý đám đông Quản lý phương tiện vận tải di chuyển Trẻ em tham gia kiện An toàn cho nhân tình nguyên viên Một số rủi ro kiện Xảy vấn đề sức khỏe, thương tích Vấn đề an tồn thực phẩm Thời tiết ý muốn Nguy xảy cháy nổ 10 Các hành vi gây hấn thụ động 08 KẾ HOẠCH PHÁP LÝ Giấy phép, thủ tục hành Cần chuẩn bị tồn giấy tờ, thủ tục trước xin cấp phép Hợp đồng hợp tác Hợp đồng phải ghi rõ điều khoản ràng buộc bên, có đóng dấu, chữ ký xác thực Bảo hiểm kiện Bảo vệ trước tình huống, cố hoãn hủy, trách nhiệm cộng đồng, bảo hiểm tai nạn cá nhân nhân sự, khán giả,… Hợp đồng nhân Cần có thơng tin đầy đủ nhân hợp tác, có ký kết bên Bước 5: THUYẾT TRÌNH KẾ HOẠCH Trình bày nội ➢ Trình bày trước nội team kế hoạch ➢ Lắng nghe, tổng hợp ý kiến đóng góp ➢ Chỉnh sửa hồn thiện proposal Trình bày với khách hàng ➢Chuẩn bị thông tin, tài liệu: thông tin khách hàng, chi tiết dự án, kèm theo hồ sơ tài liệu liên quan ➢Chuẩn bị người: Người thuyết trình phải có phong thái tự tin, vui vẻ; nên mặc trang phục lịch phù hợp để giao tiếp với khách hàng ➢Chuẩn bị tâm lý: thoải mái, nhạy bén xử lý tình huống, câu hỏi thắc mắc khách hàng, tư vấn cho khách hàng phương án tốt Bước 6: TRIỂN KHAI KẾ HOẠCH Triển khai sản xuất, chuẩn bị theo kế hoạch Setup tổng duyệt chương trình Thực kiện theo kịch bản, xử lý vấn đề phát sinh có Triển khai sản xuất, chuẩn bị theo kế hoạch Triển khai thực kế hoạch tạo lập (tại bước lập kế hoạch) Theo dõi tiến độ, chất lượng số lượng sản xuất từ agency/ nhà cung cấp Check kỹ hạng mục sản xuất thực tế có xác nhận/phê duyệt từ phía khách hàng Setup Setup tổng duyệt chương trình Tổng duyệt/Rehearsal Các hạng mục setup phải check thiết kế Thời gian: Timeline chương trình, thời gian cho tiết mục,… Đảm bảo thời gian tiến độ setup Địa điểm: Khu vực sân khấu chính, khu hoạt động khác Lưu ý vấn đề an toàn setup Con người: Nhân chương trình, tất bên cung cấp liên quan Các hạng mục phải sẵn sàng trước tổng duyệt Thực kiện theo kịch bản, xử lý vấn đề phát sinh có Thực kiện theo kịch tổng duyệt Điều phối vận hành thông qua kết nối nhân vị trí/khu vực Xử lý vấn đề phát sinh (rủi ro) có Bước 7: TỔNG KẾT ĐÁNH GIÁ Báo cáo kiện nhận feedback Họp team rút kinh nghiệm Thống kê Báo cáo tài EVENT AFTER Thanh lý hợp đồng bên liên quan ... Brainstorm Quy tắc sáng tạo Bước 4: Lập kế hoạch Thiết lập kế hoạch Viết đề xuất kiện Thuyết trình kế hoạch nội Thuyết trình kế hoạch trước nhà đầu tư Bước 6: Tổ chức thực Bước 5: Thuyết trình kế... thận, tỉ mỉ Nhạy bén, linh hoạt Tư thẩm mỹ Quy? ??t đoán TỐ CHẤT CỦA NGƯỜI LÀM SỰ KIỆN Tổ chức sinh nhật BẠN SẼ LÀM NHỮNG GÌ? Tổ chức Gala Dinner QUY TRÌNH TỔ CHỨC SỰ KIỆN Bước Tiếp nhận thông tin... Xây dựng điểm nhấn Sắp xếp thứ tự cơng cho kiện dựa chương trình (khung kiện cách tạo nên việc theo trình tự thời Concept Theme có chương trình) để bao khoảnh khắc khó quên gian, có yếu tố người