QUY TRÌNH tổ CHỨC sự KIỆN PR

Quy trình tổ chức kiện PR Thuvientailieu.net.vn Quy trình tổ chức kiện PR Tổ chức kiện công việc đòi hỏi tính chi tiết cao, yêu cầu thành viên phải phối hợp tổ chức tốt  Yếu tố xử lý vụ kinh nghiệm tổ chức cần thiết trình triển khai kiện, có nhiều vấn đề phát sinh xảy  Người phụ trách tổ chức kiện đòi hỏi phải am hiểu quản lý quy trình làm việc  Quy trình sau giúp hệ thống hóa tổ chức kiện nhằm tránh thiếu xót  Vương Thanh Long - www.vnstrategy.com Thuvientailieu.net.vn Quy trình tổ chức kiện PR Định vị thương hiệu yêu cầu kiện Bước – Xây dựng nội dung Bước – So sánh với định hướng thương hiệu Bước – Xây dựng chương trình triển khai Bước – Chuẩn bị triển khai Event Process Bước – Xác định mục tiêu Bước – Triển khai chương trình Bước – Báo cáo tổng kết Vương Thanh Long - www.vnstrategy.com Thuvientailieu.net.vn Bước 1: Xác định mục tiêu Vương Thanh Long - www.vnstrategy.com Thuvientailieu.net.vn Xác định mục tiêu Xác định mục tiêu kiện yếu tố cốt lõi để tổ chức thành công  Mục tiêu rõ ràng người bên tổ chức đối tác liên quan hiểu thấu đáo bước đầu thành công kiện  Mục tiêu nhà đầu từ, chủ doanh nghiệp đưa  Vương Thanh Long - www.vnstrategy.com Thuvientailieu.net.vn Xác định mục tiêu Mục tiêu phải đo lường phù hợp với chiến lược thương hiệu mục đích kiện  Nếu kiện không gắn liền với Chiến lược thương hiệu tính hiệu cao, kiện yếu tố cộng thêm để gia tăng uy tín thương hiệu, điều kiện phải đáp ứng định vị thương hiệu, khách hàng mục tiêu…  Vương Thanh Long - www.vnstrategy.com Thuvientailieu.net.vn Bước 2: Xây dựng nội dung Vương Thanh Long - www.vnstrategy.com Thuvientailieu.net.vn Xây dựng nội dung Xây dựng nội dung, ý tưởng bước quan trọng tạo thành công cho kiện  Nội dung ý tưởng phải phù hợp với định hướng thương hiệu đối tượng khách hàng mục tiêu  Trong thời gian ngắn phải thiết kế chương trình hoàn hảo Không đơn "lồng“ tên công ty lên sản phẩm mà phải cho sản phẩm "sống" chiêm ngưỡng khách hàng"  Vương Thanh Long - www.vnstrategy.com Thuvientailieu.net.vn Xây dựng nội dung Để nội dung, ý tưởng phù hợp phải xác định Đối tượng nhận thông điệp, từ xây dựng chương trình phù hợp  Nội dung chương trình phải xác định được: • Thời gian tổ chức • Địa điểm tổ chức • Phương thức tổ chức • Các thành phần tham gia • Ngân sách…  Vương Thanh Long - www.vnstrategy.com Thuvientailieu.net.vn Bước 3: So sánh với định hướng thương hiệu Vương Thanh Long - www.vnstrategy.com Thuvientailieu.net.vn Định hướng thương hiệu  So sánh nội dung với yêu cầu cần phải: • Thỏa mãn yếu tố pháp lý, tức quyền cho phép tổ chức • Thoả mãn mục tiêu chủ đầu tư chiến lược phát triển thương hiệu Vương Thanh Long - www.vnstrategy.com Thuvientailieu.net.vn Định hướng thương hiệu  So sánh nội dung với yêu cầu cần phải: • Phù hợp với văn hóa, tập quán vùng miền địa điểm tổ chức kiện • Thoả mãn đối tượng nhận thông điệp kiện (thu hút số lượng người - đối tượng cụ thể tham gia, chuyển tải hình ảnh, thông điệp cho thương hiệu, cảm xúc người tham gia vào event nào…) Vương Thanh Long - www.vnstrategy.com Thuvientailieu.net.vn Bước 4: Xây dựng chương trình triển khai Vương Thanh Long - www.vnstrategy.com Thuvientailieu.net.vn Xây dựng chương trình triển khai Đối với chương trình triển khai chi tiết rủi ro thực tế  Sử dụng Microsoft Project để theo dõi tiến độ chương trình  Phân công trách nhiệm cụ thể theo sát để hỗ trợ thành viên tham gia chương trình  Vương Thanh Long - www.vnstrategy.com Thuvientailieu.net.vn Xây dựng chương trình triển khai Dự đoán tình xảy để xử lý tốt cố xảy event  Event muốn thu hút gây ấn tượng mạnh với người tham dự cần có yếu tố sáng tạo bất ngờ  Sự phối hợp yếu tố quan trọng kiện thành công, cần phải xây dựng tổ chức gắn kết chia sẻ  Vương Thanh Long - www.vnstrategy.com Thuvientailieu.net.vn Bước 5: Chuẩn bị triển khai Vương Thanh Long - www.vnstrategy.com Thuvientailieu.net.vn Chuẩn bị triển khai      Trước xây dựng kế hoạch Chuẩn bị thu thập tổng hợp thông tin liên quan đáp ứng cho việc xâu dựng ý tưởng Đặt mục đích kiện, mục tiêu phải thực tế khả quan Xây dựng ngân sách Lập kế hoạch hành động chi tiết Vương Thanh Long - www.vnstrategy.com Thuvientailieu.net.vn Chuẩn bị triển khai Lên kế hoạch nhân tham gia chuẩn bị nguồn nhân đáp ứng  Chuẩn bị điều kiện vật chất, vật dụng liên quan,  Chuẩn bị cho bước triển khai  …  Vương Thanh Long - www.vnstrategy.com Thuvientailieu.net.vn Chuẩn bị Có lý thuyết chung Mỹ cho kiện đòi hỏi phải từ đến 10 (có thể hơn) để lập kế hoạch tổ chức chuẩn bị  Kiểm tra việc hoàn tất trước ngày bắt đầu  Xây dựng nội dung phương án dự phòng  Vương Thanh Long - www.vnstrategy.com Thuvientailieu.net.vn Bước 6: Triển khai chương trình Vương Thanh Long - www.vnstrategy.com Thuvientailieu.net.vn Triển khai chương trình Tất chuẩn bị bước thể ngày cuối cùng, thời điểm kiện xảy  Tổ chức kiện đến triển khai hoàn tất sứ mệnh mà phải tiếp tục  Vương Thanh Long - www.vnstrategy.com Thuvientailieu.net.vn Triển khai chương trình  Trong suốt trình triển khai kiện cần phải lưu ý vần đề sau: • Giữ mối liên hệ với thành viên chủ chốt kiện • Theo dõi bám sát địa điểm “nóng” (Nếu kiện tổ chức nhiều điểm) • Có tầm nhìn bao quát vừa bên bên khu vực diễn kiện Vương Thanh Long - www.vnstrategy.com Thuvientailieu.net.vn Bước 7: Báo cáo tổng kết Vương Thanh Long - www.vnstrategy.com Thuvientailieu.net.vn Báo cáo tổng kết Báo cáo tổng kết nhằm rút kinh nghiệm cho lần sau  Cần phải họp thành viên nhóm để phản biện đóng góp ý kiến  Thông thường khen thưởng kỷ luật cần nêu nhằm động viên cá nhân xuất sắc  Vương Thanh Long - www.vnstrategy.com Thuvientailieu.net.vn Liên hệ  Giảng viên Vương Thanh Long • Đại học Văn Lang, TP Hồ Chí Minh • MBA of International American University (Hoa Kỳ) • Strategic Consultant: Marketing and Branding • Email: long.vuong@vnstrategy.com • Website: www.vnstrategy.com Vương Thanh Long - www.vnstrategy.com [...]... thời điểm sự kiện xảy ra  Tổ chức sự kiện không phải đến khi triển khai là hoàn tất sứ mệnh mà vẫn phải còn tiếp tục  Vương Thanh Long - www.vnstrategy.com Thuvientailieu.net.vn Triển khai chương trình  Trong suốt quá trình triển khai sự kiện cần phải lưu ý các vần đề sau: • Giữ mối liên hệ với các thành viên chủ chốt trong sự kiện • Theo dõi và bám sát tại các địa điểm “nóng” (Nếu sự kiện tổ chức nhiều... thương hiệu  Sự kiện là một trong những công cụ nhằm xây dựng thương hiệu, chính vì điều đó trong suốt qua trình triển khai sự kiện phải luôn đáp ứng được các yêu cầu của Định vị, Tính cách thương hiệu… Vương Thanh Long - www.vnstrategy.com Thuvientailieu.net.vn Định hướng thương hiệu  So sánh giữa nội dung với yêu cầu cần phải: • Thỏa mãn được yếu tố pháp lý, tức chính quy n cho phép tổ chức • Thoả... trình triển khai Đối với chương trình triển khai càng chi tiết càng ít rủi ro trong thực tế  Sử dụng Microsoft Project để theo dõi tiến độ chương trình  Phân công trách nhiệm cụ thể và luôn theo sát để hỗ trợ các thành viên tham gia chương trình  Vương Thanh Long - www.vnstrategy.com Thuvientailieu.net.vn Xây dựng chương trình triển khai Dự đoán tình huống có thể xảy ra để có thể xử lý tốt các sự. .. cho rằng cứ mỗi giờ sự kiện đòi hỏi phải mất từ 5 đến 10 giờ (có thể hơn) để lập kế hoạch tổ chức và chuẩn bị  Kiểm tra việc hoàn tất trước ngày bắt đầu  Xây dựng nội dung và phương án dự phòng  Vương Thanh Long - www.vnstrategy.com Thuvientailieu.net.vn Bước 6: Triển khai chương trình Vương Thanh Long - www.vnstrategy.com Thuvientailieu.net.vn Triển khai chương trình Tất cả sự chuẩn bị của các... văn hóa, tập quán vùng miền tại địa điểm tổ chức sự kiện • Thoả mãn đối tượng nhận thông điệp của sự kiện (thu hút được số lượng bao nhiêu người - đối tượng cụ thể tham gia, chuyển tải được hình ảnh, thông điệp gì cho thương hiệu, cảm xúc của người tham gia vào event thế nào…) Vương Thanh Long - www.vnstrategy.com Thuvientailieu.net.vn Bước 4: Xây dựng chương trình triển khai Vương Thanh Long - www.vnstrategy.com... yếu tố sáng tạo và bất ngờ  Sự phối hợp là yếu tố quan trọng đối với 1 sự kiện thành công, do đó cần phải xây dựng tổ chức gắn kết và chia sẻ  Vương Thanh Long - www.vnstrategy.com Thuvientailieu.net.vn Bước 5: Chuẩn bị triển khai Vương Thanh Long - www.vnstrategy.com Thuvientailieu.net.vn Chuẩn bị triển khai      Trước khi xây dựng kế hoạch Chuẩn bị thu thập và tổng hợp các thông tin liên quan... thông tin liên quan đáp ứng cho việc xâu dựng ý tưởng Đặt ra các mục đích sự kiện, mục tiêu phải thực tế và khả quan Xây dựng ngân sách Lập kế hoạch hành động chi tiết Vương Thanh Long - www.vnstrategy.com Thuvientailieu.net.vn Chuẩn bị triển khai Lên kế hoạch nhân sự tham gia và chuẩn bị các nguồn nhân sự đáp ứng  Chuẩn bị các điều kiện vật chất, vật dụng liên quan,  Chuẩn bị cho bước triển khai  …... điểm “nóng” (Nếu sự kiện tổ chức nhiều điểm) • Có tầm nhìn bao quát vừa bên trong và bên ngoài khu vực diễn ra sự kiện Vương Thanh Long - www.vnstrategy.com Thuvientailieu.net.vn Bước 7: Báo cáo tổng kết Vương Thanh Long - www.vnstrategy.com Thuvientailieu.net.vn Báo cáo tổng kết Báo cáo tổng kết nhằm rút ra kinh nghiệm cho các lần sau  Cần phải họp các thành viên trong nhóm để cùng phản biện và đóng