quy trinh to chuc su kien TDC

quy trinh to chuc su kien TDC

TRUNG TÂM ĐÀO TẠO

VÀ CHỈ ĐẠO TUYẾN

BỆNH VIỆN BẠCH MAI

Mã tài liệu:

Lần ban hành: 01 Ngày hiệu lực: …/…/2011

QUY TRÌNH

TỔ CHỨC SỰ KIỆN

Người soạn thảo Người kiểm tra Người phê duyệt

Họ và tên Đỗ Thị Thu Hằng Vũ Trí Tiến

Chữ ký

1 MỤC ĐÍCH

Quy trình tổ chức sự kiện này “Quy trình” nhằm thống nhất cách thức tiến hành công tác tổ chức sự kiện, quảng bá và giới thiệu các hoạt động của Trung tâm Đào tạo và Chỉ đạo tuyến (TDC) nhằm quảng bá hình ảnh của TDC ra công chúng

2 PHẠM VI ÁP DỤNG

Quy trình này áp dụng đối với việc tổ chức các sự kiện do TDC trực tiếp tổ chức hoặc phối hợp với các đối tác khác tổ chức thực hiện

3 TÀI LIỆU LIÊN QUAN

Các quy trình, quy định, quy chế của TDC

4 ĐỊNH NGHĨA

- Nhóm/Ban Tổ chức sự kiện: là những người chịu trách nhiệm tổ chức một sự kiện Tùy thuộc vào quy mô và tầm quan trọng của sự kiện mà tổ chức thành Nhóm hoặc Ban Tổ chức sự kiện bao gồm nhân viên phòng Truyền thông và nhân viên các phòng/ban khác…

- Trưởng ban Tổ chức sự kiện: là cá nhân chịu trách nhiệm chính, là đầu mối liên hệ và giải quyết các việc liên quan đến việc tổ chức một sự kiện

cụ thể Tùy thuộc vào quy mô và tầm quan trọng của sự kiện, người chủ trì sự kiện có thể là Giám đốc Trung tâm Đào tạo và Chỉ đạo tuyến, Trưởng phòng Truyền thông hoặc nhân viên phòng Truyền thông…

5 NỘI DUNG

A Tổ chức sự kiện theo kế hoạch

Lưu đồ

Trưởng/ phó Phòng Truyền

thông

5.1 Phụ lục 1

Nhân viên được phân công

Trưởng/ phó phòng truyền

thông

5.3 Phụ lục 2, 3

Phụ lục 4

Phụ lục 5, 6 Phòng Truyền thông

Phòng Tài chính Kế toán

5.8 Phụ lục 7

5.1 Lập danh mục các sự kiện sẽ được tổ chức

Lập kế hoạch danh mục các sự kiện sẽ được tổ chức

Phê duyệt Lập kế hoạch chi tiết từng sự kiện

Phê duyệt Chuẩn bị tổ chức

sự kiện

Tổ chức

Đánh giá

Lưu hồ sơ

+

-+

Cơ sở lập kế hoạch danh mục các sự kiện sẽ được tổ chức trong năm:

i Chiến lược phát triển thương hiệu, hình ảnh của TDC

ii Kế hoạch phát triển TDC hàng năm

iii Ý kiến của Ban Giám đốc TDC, Trưởng/phó các Phòng

iv Quyết định trong các cuộc họp của Ban Giám đốc

- Thời gian lập: Tháng 11 của năm trước sẽ lập kế hoạch cho năm sau

- Người lập: Trưởng/phó Phòng Truyền thông

- Bản kế hoạch danh mục các sự kiện sẽ được tổ chức trong năm được lập theo phụ lục số 1

5.2 Phê duyệt kế hoạch danh mục các sự kiện sẽ được tổ chức

- Trình tự phê duyệt: Giám đốc hoặc người được Giám đốc ủy quyền

5.3 Lập kế hoạch chi tiết tổ chức từng sự kiện

- Cơ sở lập kế hoạch chi tiết từng sự kiện:

Kế hoạch danh mục các sự kiện sẽ được tổ chức (phụ lục 1) đã được phê duyệt

- Thời gian lập: 01 tháng trước khi từng sự kiện theo kế hoạch danh mục

đã được phê duyệt

- Người lập kế hoạch: Nhân viên Phòng Truyền thông hoặc Trưởng/Phó Phòng Truyền thông

- Kế hoạch chi tiết từng sự kiện được lập theo phụ lục 2 Danh mục phân công công việc chi tiết được lập theo phụ lục 3

- Lưu ý các vấn đề cần được làm rõ trong phụ lục:

i Nhóm/ Ban tổ chức sự kiện, Trưởng nhóm/Ban tổ chức sự kiện: nên phân công cụ thể

ii Kịch bản và chương trình: Ghi chi tiết các bước hoạt động

iii Các công việc cần làm và cá nhân phụ trách: Ghi chi tiết cá nhân

và trách nhiệm, nhiệm vụ được phân công

iv Các sản phẩm và dịch vụ dự kiến thuê ngoài: Đề xuất các nhà cung cấp, địa điểm, sản phẩm thiết kế, in ấn Xây dựng các yêu cầu cụ thể/checklist dùng để kiểm tra đối với phần việc thuê bên ngoài

v Dự trù ngân sách: Ghi chi tiết các khoản mục chi phí

5.4 Phê duyệt kế hoạch chi tiết tổ chức từng sự kiện

- Trình tự phê duyệt

i Đối với “Kế hoạch chi tiết tổ chức từng sự kiện” (Phụ lục 2): Giám đốc Trung tâm Đào tạo và Chỉ đạo tuyến hoặc Trưởng Phòng Truyền thông trình Giám đốc TDC

ii Đối với bản “Danh mục phân công công việc chi tiết” (Phụ lục 3): Giám đốc Trung tâm Đào tạo

5.5 Chuẩn bị tổ chức sự kiện

- Cơ sở chuẩn bị tổ chức sự kiện

i Kế hoạch chi tiết tổ chức từng sự kiện (phụ lục 2, 3) đã được phê duyệt

ii Chỉ đạo của Trưởng nhóm/Ban Tổ chức sự kiện

- Thời gian thực hiện: Đảm bảo yêu cầu về thời gian theo phụ lục 2 và 3 đã được phê duyệt và theo yêu cầu của Trưởng nhóm/Ban Tổ chức sự kiện

- Người chịu trách nhiệm:

i Các cá nhân được phân công có trách nhiệm thực hiện và phối hợp với các

bộ phận khác thực hiện, đảm bảo hoàn thành nhiệm vụ được giao

ii Các cá nhân được phân công kiểm tra, tiến hành rà soát tiến độ công việc đầy đủ theo các tiêu chí đặt ra

iii Trưởng nhóm/ Ban Tổ chức sự kiện là người cuối cùng rà soát các công việc chuẩn bị và chịu trách nhiệm về việc tổ chức sự kiện

- Trong quá trình tổ chức thực hiện nếu có vướng mắc các cá nhân phải báo cáo ngay với Trưởng nhóm/Ban Tổ chức sự kiện, Trưởng/Phó Phòng Truyền thông, Trưởng Bộ phận phụ trách để xin ý kiến chỉ đạo, tìm hướng giải quyết

- Trưởng nhóm/Ban Tổ chức sự kiện, Trưởng/Phó Phòng Truyền thông, Trưởng bộ phận phụ trách căn cứ vào tình hình thực tế có thể đề xuất với Giám đốc hoặc cấp

có thẩm quyền về việc thay đổi một số nội dung trong Phụ lục 2, 3 Mẫu đề nghị thay đổi theo phụ lục 4 (Phiếu đề nghị thay đổi)

- Đối với các sự kiện lớn phải tiến hành tổng duyệt Tùy thuộc vào quy mô, tầm quan trọng của sự kiện, người chịu trách nhiệm tổng duyệt có thể là Giám đốc TDC (hoặc người được Giám đốc TDC ủy quyền); Trưởng Bộ phận phụ trách; Trưởng/phó Phòng Truyền thông; Trưởng nhóm/Ban Tổ chức sự kiện

- Việc sử dụng tài chính và các dịch vụ bên ngoài tuân theo Quy chế quản lý tài chính và Quy định về thanh toán và tạm ứng

5.6 Tổ chức sự kiện

- Các cá nhân được phân công thực hiện các công việc được giao, đảm bảo tiến độ

và chất lượng công việc

- Mọi vấn đề phát sinh trong thời gian tổ chức sự kiện phải thông báo kịp thời cho Trưởng nhóm/Ban Tổ chức sự kiện để tìm hướng giải quyết và xử lý

- Trưởng nhóm/Ban Tổ chức sự kiện cần đảm bảo thông tin liên lạc thông suốt trong thời gian tổ chức sự kiện để giải quyết kịp thời mọi vấn đề phát sinh và giám sát quá trình tổ chức sự kiện

5.7 Đánh giá quá trình tổ chức sự kiện

- Cơ sở đánh giá

i Ý kiến đánh giá từ cán bộ TDC, học viên, giảng viên, bệnh nhân, người nhà bệnh nhân, nhà báo… những người tham gia sự kiện

ii Ý kiến đánh giá từ nhân viên tham gia tổ chức sự kiện

iii Các thông tin thu nhận được thông qua các phương tiện truyền thông đại chúng và các bên có liên quan

iv Ý kiến đánh giá của Ban Giám đốc và Trưởng các Phòng

- Thời gian thực hiện: Ngay sau khi kết thúc sự kiện.

- Cá nhân chịu trách nhiệm: Trưởng/ Phó Phòng Truyền thông hoặc nhân viên Ban Phòng Truyền thông Cá nhân chịu trách nhiệm tổng hợp và lấy ý kiến đánh giá không phải là Trưởng nhóm/Ban tổ chức sự kiện để đảm bảo yếu tố khách quan Trường hợp đặc biệt, theo chỉ đạo của Giám đốc TDC, Trưởng nhóm/Ban Tổ chức

sự kiện có thể được giao tổng hợp ý kiến đánh giá

- Việc đánh giá quá trình tổ chức sự kiện có thể thông qua các hình thức khác nhau như lấy ý kiến qua phiếu đánh giá tổ chức sự kiện (Phụ lục 5), qua e.mail

- Cá nhân chịu trách nhiệm lập bảng tổng hợp ý kiến đánh giá tổ chức sự kiện theo phụ lục 6 và báo cáo lãnh đạo

5.8 Lưu hồ sơ

- Các hồ sơ tài liệu gốc liên quan đến việc thanh toán chi phí tổ chức sự kiện được lưu theo Quy chế Quản lý tài chính và Quy định về Thanh toán và tạm ứng

- Các hồ sơ, tài liệu liên quan đến việc tổ chức sự kiện (bản Photo) được lưu tại Phòng Truyền thông, thời gian 3 năm

- Sau mỗi sự kiện được tổ chức, nhân viên Phòng Truyền thông có trách nhiệm cập nhật vào phụ lục số 6: Sổ theo dõi danh mục các sự kiện đã được tổ chức trong năm

B Tổ chức sự kiện đột xuất

- Các sự kiện đột xuất được tổ chức theo chủ trương, quyết định của Ban Giám đốc TDC

- Quy trình thực hiện từ bước 5.3 đến 5.8 Trong đó, bước 5.3, Thời gian lập kế hoạch chi tiết sự kiện được lập càng sớm càng tốt

6 PHỤ LỤC

1 Phụ lục 1 Kế hoạch danh mục các sự kiện sẽ được tổ chức

2 Phụ lục 2 Kế hoạch tổ chức sự kiện

3 Phụ lục 3 Danh mục phân công công việc

4 Phụ lục 4 Phiếu đề nghị thay đổi

5 Phụ lục 5 Phiếu đánh giá việc tổ chức sự kiện

6 Phụ lục 6 Bảng tổng hợp ý kiến đánh giá việc tổ chức sự kiện

7 Phụ lục 7 Sổ theo dõi danh mục các sự kiện đã được tổ chức trong năm

KẾ HOẠCH DANH MỤC CÁC SỰ KIỆN DỰ KIÊN

SẼ ĐƯỢC TỔ CHỨC TRONG NĂM…

TT TÊN SỰ

KIỆN

ĐƠN VỊ ĐỀ XUẤT

CHỨC

Ngày……tháng……năm…

Phê duyệt Trưởng bộ phận phụ trách Người lập

Phụ lục 1

KẾ HOẠCH TỔ CHỨC SỰ KIỆN (Mẫu)

1 Tên sự kiện:

2 Thời gian:

3 Mục đích:

4 Quy mô:

5 Cách thức tổ chức/Phối hợp:

6 Thành phần tham dự

a) Đại biểu b) Khách mời

7 Nguồn kinh phí

8 Chủ đề và chương trình dự kiến

9 Nhóm/Ban Tổ chức sự kiện

10 Thông tin

11.Tài liệu

12.Dự trù kinh phí

13.Danh mục các công việc chính

Ngày……….tháng… năm…

Phụ lục 2

DANH MỤC PHÂN CÔNG CÔNG VIỆC CHI TIẾT

Tên sự kiện:

Thời gian tổ chức:

Địa điểm tổ chức:

TT Nội dung công việc Trách

nhiệm chính

Phối hợp Thời gian

Hoàn thành

Kiểm tra Yêu cầu

Tiếp theo

Ghi chú Người kiểm

tra

Tình trạng Đạt Không đạt

1 Hậu cần

2 Nội dung

Ngày… tháng…….năm

Trưởng đơn vị Trưởng Phòng Truyền thông Người lập

PHIẾU ĐỀ NGHỊ THAY ĐỔI

Tên sự kiện:

Thời gian tổ chức:

Địa điểm tổ chức:

Vấn đề phát sinh

Nguyên nhân

Ngày… /… /……… Người xác định………

Đề xuất biện pháp giải quyết

Ngày……/……./……

Người thực hiện Duyệt

Kiểm tra/xem xét

Đã hoàn thành:

Chưa hoàn thành:

Lý do:

………

PHIẾU ĐÁNH GIÁ TỔ CHỨC SỰ KIỆN

Quy trình tổ chức sự kiện

Phụ lục 4

Tên sự kiện………

Thời gian: ………

Địa điểm: ………

Cơ quan tổ chức: ………

Đơn vị thực hiện: ………

1.Chất lượng chung của các diễn giả: Tốt Khá Trung bình Kém 2 Thời gian tổ chức: Dài Vừa Ngắn 3 Trang trí: Tốt Khá Trung bình Kém 4 Hệ thống thiết bị phục vụ: Tốt Khá Trung bình Kém 5 Tài liệu: Tốt Khá Trung bình Kém 6 Thái độ người tổ chức: Tốt Khá Trung bình Kém 7 Đánh giá chung: Các ý kiến đóng góp cụ thể khác:………

………

………

Xin cảm ơn!

BAN TỔ CHỨC

BẢN TỔNG HỢP Ý KIẾN ĐÁNH GIÁ VIỆC TỔ CHỨC SỰ KIỆN

Tên sự kiện………

Thời gian: ………

Địa điểm: ………

Cơ quan tổ chức: ………

Đơn vị thực hiện: ………

Nguồn lấy ý kiến đánh giá………Tổng số phiếu thu được………

STT NỘI DUNG ĐÁNH GIÁ TỐT (%) KHÁ (%) TRUNG BÌNH (%) KÉM (%) 1 Chất lượng chung của các diễn giả 2 Thời gian tổ chức 3 Trang trí 4 Hệ thống thiết bị phục vụ 5 Tài liệu 6 Thái độ người tổ chức 7 Đánh giá chung Các ý kiến đóng góp cụ thể khác………

………

………

………

Hà Nội, ngày………tháng………….năm…….

Người tổng hợp

Phụ lục 6

6656Đánh

SỔ THEO DÕI DANH MỤC

CÁC SỰ KIỆN ĐÃ ĐƯỢC TỔ CHỨC TRONG NĂM……

TT TÊN SỰ KIỆN Đơn vị đề

xuất

Mục đích Quy mô Thời gian

tổ chức

Địa điểm Cán bộ

đầu mối

Thời gian bắt đầu chuẩn bị

Kết quả thực hiện

Người lập bảng Trưởng/phó Phòng Truyền thông Trưởng đơn vị

Phụ lục 7