KIẾN THỨC KẾ TOÁN cho nhân viên tư vấn ứng dụng HTTT QLDN

Kiến thức kế toán cho nhân viên tư vấn ứng dụng HTTT QLDN (Ngày lập: 26-09-2001 – 1.0 , ngày sửa lần cuối: 24-04-2012 – 2.0 Viết bởi: KhánhPQ) Nội dung Mục tiêu tài liệu 2 Báo cáo tài 2.1 Giới thiệu 2.2 Bảng cân đối kế toán (Bảng CĐKT) 2.3 Báo cáo kết kinh doanh (Báo cáo KQKD) 2.4 Báo cáo lưu chuyển tiền tệ .4 2.5 Bảng Thuyết minh Báo cáo Tài 2.6 So sánh thông tin báo cáo tài Quy trình ghi chép sổ sách kế tốn lập báo báo cáo tài 3.1 Giới thiệu chung .5 3.2 Hệ thống tài khoản, hạch toán đơn, hạch toán kép, tài khoản nợ, tài khoản có 3.2.1 3.2.2 3.3 3.4 3.5 3.6 3.7 3.8 Hệ thống tài khoản Hạch toán kép, hạch tốn đơn; Tk chữ T, Tk nợ, Tk có Các hình thức ghi chép sổ sách kế toán 10 Bốn hình thức ghi chép sổ sách kế toán 10 Ghi chép sổ sách theo hình thức nhật ký chung (NKC) 10 Ghi chép sổ sách theo hình thức chứng từ ghi sổ (CTGS) 12 Ghi chép sổ sách theo hình thức nhật ký sổ (NKSC) 14 Ghi chép sổ sách theo hình thức nhật ký chứng từ (NKCT) 15 Một số sơ đồ hạch toán thường gặp 16 4.1 Hạch toán nghiệp vụ bán hàng công nợ phải thu 16 4.2 Hạch toán nghiệp vụ mua hàng công nợ phải trả 16 4.3 Hạch toán nghiệp vụ liên quan đến lương bảo hiểm 16 4.4 Hạch toán n.vụ liên quan đến chi phí bán hàng, chi phí q.lý 17 4.5 Hạch toán n.vụ liên quan đến tập hợp c.fí tính GT SP 18 4.6 Các bút toán kết chuyển cuối kỳ 18 4.7 Hạch toán nguồn vốn, phân bổ lãi kinh doanh 19 CÔNG TY CỔ PHẦN PHẦN MỀM QUẢN LÝ DOANH NGHIỆP (FAST) VP Hà Nội: 18 Nguyễn Chí Thanh, Q Ba Đình Đt: (04) 771-5590, Fax: (04)771-5591 VP TP HCM: 10 Phổ Quang, Q Tân Bình Đt: (08)3848-6068, Fax: (08)3848-6425 VP Đà Nẵng: 39-41 Quang Trung, Q Hải Châu Đt: (0511)381-0532, Fax: (0511)381-2692 Web site: www.fast.com.vn, email: info@fast.com.vn HTTT QLDN Giới thiệu kế toán Mục tiêu tài liệu Mục tiêu tài liệu giới thiệu số kiến thức kế toán dành cho nhân viên không tốt nghiệp chuyên ngành kế tốn lại tham gia vào q trình tư vấn ứng dụng HTTT kế toán quản lý doanh nghiệp Các nhân viên tư vấn ứng dụng nhân viên tham gia vào trình phát triển sản phẩm tư vấn ứng dụng cho khách hàng, gồm có: - nhân viên PR - nhân viên tiếp thị giới thiệu sản phẩm - nhân viên bán hàng, - nhân viên triển khai ứng dụng, - nhân viên hỗ trợ chăm sóc khách hàng, - nhân viên lập trình, - nhân viên kiểm thử phần mềm (testers) Tài liệu viết từ nhu cầu nội phục vụ sử dụng nội công ty FAST Tài liệu sử dụng cho việc đào tạo tự học Tài liệu viết lần đầu vào năm 2001 (26-9-2001), phiên 1.0 Và năm 2012 cập nhật lần (24-4-2012) Rất mong nhận đánh giá góp ý người Báo cáo tài 2.1 Giới thiệu Những người có nhu cầu thơng tin tình hình tài chính, kết hoạt động kinh doanh từ góc độ tài doanh nghiệp: - Các cán quản lý doanh nghiệp - Các đơn vị cho vay: ngân hàng, tổ chức tài - Các nhà đầu tư, cổ đông - Các quan quản lý: cục thuế, sở KH ĐT Để cung cấp thơng tin tình hình tài có báo cáo thơng dụng sau: - Bảng cân đối kế toán: Tài sản nguồn vốn doanh nghiệp thời điểm - Báo cáo kết kinh doanh: Doanh thu, chi phí kết (lãi/lỗ) giai đoạn kinh doanh - Dòng tiền: Dòng tiền thu chi khoảng thời gian - Bảng thuyết minh báo cáo tài Tuỳ theo mức độ xem xét mà báo cáo dạng: - Dạng đầy đủ dạng rút gọn Các tiêu báo cáo phản ánh tiêu tài khác tiền, hàng tồn kho, công nợ, doanh thu quy đổi chung đơn vị tính tiền “Kế tốn” theo nghĩa hán nơm “tính tốn số”, quy đổi hết tiền để tính tốn (“Kế tốn cơ” theo nghĩa hán nơm = “máy tính”) Fast Software Co., Ltd 2/19 Giới thiệu kế toán HTTT QLDN Chuyện vui: Kế tốn gì? Là “kế” + “tính tốn” 2.2 Bảng cân đối kế tốn (Bảng CĐKT) Bảng CĐKT liệt kê/thống kê tài sản nguồn vốn thời điểm – cuối năm, cuối quý; cuối tháng - cho ta biết thời điểm ghi báo cáo tài sản có giá trị bao nhiêu, nợ bao nhiêu, nợ bao nhiêu, vốn cổ đông Mẫu Bảng CĐKT theo quy định BTC Việt Nam: QD15_2006 Bang CDKT.xls Ví dụ: Bảng CĐKT HAGL vào ngày 31.12.2011: HAG – BCTC hop nhat Quy IV - 2011.pdf (Có thể lên mạng download b/c tài DN có sàn) “Cân đối” - Phương trình cân đối kế toán: - Tổng tài sản = Tổng nguồn vốn - Tài sản = Nợ phải trả + Nguồn vốn chủ sở hữu - Tài sản – Nợ phải trả = Nguồn vốn chủ sở hữu Tài sản ngắn hạn tài sản dài hạn - “ngắn hạn” - mục đích sử dụng ngắn hạn (= năm) Ví dụ: TSCĐ, máy móc, nhà xưởng, dây chuyền công nghệ “dài hạn” – phải lâu luân chuyển thành tiền/bán để lấy tiền mặt Trước gọi “cố định” Nợ ngắn hạn nợ dài hạn - “ngắn hạn” - nợ phải trả ngắn hạn (= năm) Trong Bảng CĐKT tài sản/nguồn vốn xếp theo mức độ từ dễ chuyển thành tiền đến khó chuyển thành tiền Có phương án xếp khác – ngược lại – dài hạn lên trên, ngắn hạn xuống Có lẽ cách nhìn theo kiểu đầu tư dài hạn Từ năm 1995, VN ban hành chế độ kế toán với mẫu b/c hành Trước năm 1995 theo chế độ kế toán cũ, Bảng CĐKT xếp theo thứ tự dài hạn trước, ngắn hạn sau 2.3 Báo cáo kết kinh doanh (Báo cáo KQKD) Bảng CĐKT khơng cho biết thơng tin tình hình hoạt động kinh doanh (doanh thu, chi phí, lãi/lỗ) khoảng thời gian Để biết tình hình hoạt động kinh doanh ==> Báo cáo kết hoạt động kinh doanh Fast Software Co., Ltd 3/19 Giới thiệu kế toán HTTT QLDN - Liệt kê tổng doanh thu tổng chi chí giai đoạn kinh doanh: năm, tháng, quý, tháng, tuần - Hoạt động kinh doanh chia thành: hoạt động kinh doanh chính, hoạt động tài hoạt động khác - Báo cáo có mục chính: doanh thu, chi phí, kết (lãi/lỗ) = doanh thu - chi phí thuế phải nộp Mẫu Báo cáo KQKD theo quy định BTC: QD15_2006 Bao cao KQKD.xls Ví dụ: B/c KQKD HAGL cho quý IV-2011: xem file đính kèm mục Bảng CĐKT 2.4 Báo cáo lưu chuyển tiền tệ Tiền tài sản “ngắn hạn” nhất, “lưu động” hoạt động kinh doanh Các tài sản khác thường phải chuyển tiền lại chuyển sang loại tài sản khác Doanh nghiệp phá sản thiếu tiền mặt Có thể doanh thu lớn nằm công nợ doanh nghiệp thiếu tiền mặt Trong Bảng CĐKT tiền tài sản/chỉ tiêu liệt kê Để nắm bắt thơng tin dịng tiền ==> Báo cáo lưu chuyển tiền tệ (dòng tiền) - Liệt kê khoản thu, chi – thu từ mục nào, chi cho mục nào, lưu chuyển (hiệu số) thu chi số dư đầu kỳ, cuối kỳ - Lưu chuyển tiền chia thành nhóm: lưu chuyển từ hoạt động kinh doanh, hoạt động đầu tư hoạt động tài Báo cáo lưu chuyển tiền tệ có dạng mẫu: theo phương pháp trực tiếp theo phương pháp gián tiếp - “trực tiếp” – lâp b/c dựa trực tiếp vào thu/chi tiền theo khoản mục - “gián tiếp” – lập b/c dựa gián tiếp qua khoản mục khác ảnh hưởng đến kết kinh doanh thay đổi khoản nợ phải thu, phải trả B/c theo phương pháp gián tiếp lập dựa (gián tiếp qua) b/c Bảng CĐKT BC KQKD B/c theo pp trực tiếp dễ đọc hơn, dễ hiểu B/c theo pp gián tiếp khó đọc/hiểu hơn, cung cấp nhiều thơng tin Mẫu báo cáo dòng tiền theo quy định BTC QD15_2006 Bao cao dong tien.xls Ví dụ: B/c dịng tiền HAGL cho năm 2011: xem file đính kèm mục Bảng CĐKT (Truyện vui: - Sự khác báo cáo kqkd vào bc dòng tiền? - Lợi nhuận phù du, tiền có thật) Fast Software Co., Ltd 4/19 Giới thiệu kế toán HTTT QLDN 2.5 Bảng Thuyết minh Báo cáo Tài Thuyết minh thêm, bổ sung, giải thích tiêu b/c tài Mẫu bảng thuyết minh b/c tài theo quy định BTC QD15_2006 Bang thuyet minh BCTC.xls Ví dụ: Bảng thuyết minh BCTC HAGL cho năm 2011: xem file đính kèm mục Bảng CĐKT 2.6 So sánh thông tin báo cáo tài - Mỗi loại báo cáo cung cấp thơng tin khác tình hình tài doanh nghiệp - Bảng CĐKT cung cấp thơng tin tình hình tài sản nguồn vốn doanh nghiệp thời điểm - Bảng CĐKT khơng cho biết thơng tin tình hình hoạt động kinh doanh (doanh thu, chi phí kết lãi/lỗ) khoảng thời gian - Báo cáo KQKD cho biết doanh thu, chi phí kết hoạt động kinh doanh doanh nghiệp khoảng thời gian kinh doanh - Trong loại tài sản tiền mặt loại tài sản quan trọng Việc thiếu hụt tiền mặt dẫn đến phá sản doanh nghiệp Báo cáo dịng tiền cung cấp thơng tin riêng tiền mặt - Báo cáo dòng tiền theo phương pháp gián tiếp lập dựa báo cáo - Bảng CĐKT báo cáo KQKD - Thuyết minh bổ trợ, giải thích, cung cấp thêm thơng tin chi tiết tiêu b/c  có Bảng thuyết minh b/c tài Quy trình ghi chép sổ sách kế toán lập báo báo cáo tài 3.1 Giới thiệu chung Để: - lưu lại thông tin nghiệp vụ kinh tế phát sinh phục vụ tra cứu - lên báo cáo tài cần ghi chép vào sổ sách kế toán nghiệp vụ kinh tế phát sinh Quy tắc ghi chép sổ sách kế toán: - Dễ dàng tra cứu số liệu - Dễ dàng cung cấp thơng tin cần thiết để thực tính tốn phục vụ lên báo cáo theo yêu cầu Khi có n.vụ kinh tế phát sinh tiêu bảng cân đối kế toán và/hoặc báo cáo kết kinh doanh thay đổi Ví dụ: cổ đơng đóng tiền; mua tài sản cố định, mua hàng, trả tiền mua TSCĐ hàng hoá, bán hàng, thu tiền bán hàng - Các cổ đơng góp vốn đóng tiền mặt vào cho cơng ty Bảng CĐKT tiêu tiền mặt tăng tiêu vốn góp cổ đơng tăng Fast Software Co., Ltd 5/19 Giới thiệu kế toán HTTT QLDN - Khi dùng tiền mặt để mua hàng hóa cất vào kho Bảng CĐKT tiêu tiền mặt giảm, tiêu hàng tồn kho tăng - Khi xuất hàng kho bán thu tiền mặt Bảng CĐKT tiêu hàng kho giảm, tiêu tiền mặt tăng, Báo cáo KQKD tiêu doanh thu tăng, tiêu giá vốn hàng bán tăng… Bài tập: ghi chép thay đổi Bảng CĐKT Báo cáo KQKD ps n.vụ nêu Như vậy, có n.vụ k.tế phát sinh cần ghi chép vào sổ sách kế tốn thông tin sau: ngày tháng phát sinh, nội dung, tiêu tài bị ảnh hưởng, giá trị tiền tăng giảm tiêu tài bị ảnh hưởng… Quy trình ghi chép thơng tin nghiệp vụ kinh tế phát sinh sau dựa vào thông tin ghi chép để lên báo cáo tài thực sau: - Sổ nhật ký Các thông tin liên quan đến giao dịch kinh tế phát sinh ghi sổ gọi sổ nhật ký Các phát sinh ghi theo trình tự phát sinh theo thời gian – nhật ký Ví dụ mẫu sổ nhật ký: QD15_2006 So Nhat Ky Chung.xls - Sổ Để theo dõi thay đổi tiêu ta nhặt (chuyển) từ sổ nhật ký giao dịch liên quan đến tiêu ghi vào sổ Tùy theo số lượng phát sinh liên quan đến tiêu mà dành riêng số lượng trang định để ghi chép ps cho tiêu Quyển sổ ghi chép gọi sổ (sổ chính) Tên gọi sổ (cái) để lên b/c tài Ví dụ mẫu sổ cái: QD15_2006 So Cai.xls - Lập báo cáo tài Khi tính tốn tiêu báo cáo tài ta việc tìm đến tiêu sổ thực tính tốn cần thiết Và ngược lại muốn xem thông tin chi tiết liên quan đến tiêu báo cáo tài ta việc mở sổ tìm đến trang có ghi chép đến tiêu Bài tập: Lên b/c tài dựa vào số liệu sổ ví dụ Sơ đồ minh họa: Chứng từ n.vụ phát sinh  Sổ nhật ký  Sổ  Báo cáo tài Khi tra cứu thơng tin chi tiết ngược lại từ số liệu tổng hợp báo cáo tài chính: Báo cáo tài  Sổ  Sổ nhật ký  Chứng từ nghiệp vụ phát sinh Fast Software Co., Ltd 6/19 Giới thiệu kế toán HTTT QLDN 3.2 3.2.1 Hệ thống tài khoản, hạch toán đơn, hạch toán kép, tài khoản nợ, tài khoản có Hệ thống tài khoản - Để tiện lợi cho việc ghi chép vào sổ sách nêu phần trên, người ta sử dụng hệ thống mã hố tiêu b/c tài thay cho tên gọi dài Hệ thống mã hóa tiêu gọi hệ thống tài khoản (tài = tiền, tài chính; khoản = tiêu) - Các tiêu có tiểu tổng quát chung tiêu chi tiết hoá bên ==> tài khoản tổng hợp tiểu khoản chi tiết - Các tiêu tổng quát thường thống cho tất doanh nghiệp - Các tiêu chi tiết thường mang tính đặc thù phản ánh đặc thù lĩnh vực kinh doanh khác hệ thống quản lý khác - Hệ thống tài khoản tổng quát thống toàn giới, kô giới hạn nước Các b/c tài gần thống Các tài liệu đào tạo sử dụng kơ có khó khăn Hệ thống tài khoản doanh nghiệp khác tài khoản chi tiết - Việc mã hoá tiêu - tài khoản mang tính chất tiện lợi Cùng hệ thống tiêu đặt hai mã hố khác Ở VN BTC quy định sử dụng mã hóa hệ thống tài khoản thống nước, mẫu b/c tài thống chung - Ví dụ: So sánh tiêu b/c tài hệ thống tài khoản: QD15_2006 Danh muc tai khoan.xls - Khi có hệ thống tài khoản – mã hóa tiêu tài sổ sách kế tốn, thay ghi tên tiêu, ghi mã tiêu – tài khoản Tuy nhiên b/c tài ghi đủ tên tiêu hệ thống mã hóa mang tính chất nội người đọc b/c tài kơ biết kế toán - Tương ứng với tiêu Bảng CĐKT Báo cáo KQKD tài khoản chia thành loại: loại thuộc Bảng CĐKT - Tài sản - Nợ (phải trả) - Vốn chủ sở hữu loại thuộc Báo cáo KQKD - Doanh thu - Chi phí loại Tài sản Nợ lại chia thành “ngắn hạn” “dài hạn” 3.2.2 - Hạch toán kép, hạch tốn đơn; Tk chữ T, Tk nợ, Tk có Khi có nghiệp vụ kinh tế phát sinh tiêu bảng cân đối kế toán và/hoặc báo cáo kết kinh doanh thay đổi, tăng giảm Ví dụ: cổ đơng đóng tiền; mua tài sản cố định, mua hàng, trả tiền mua TSCĐ hàng hoá, bán hàng, thu tiền bán hàng Fast Software Co., Ltd 7/19 Giới thiệu kế toán HTTT QLDN - Hạch toán Để theo dõi tính tốn tiêu ta phải ghi chép lại Việc ghi chép này, ghi rõ tiêu tăng, giảm có n.vụ phát sinh gọi hạch tốn “Hạch” nghĩa hán nơm phận, hạt, hột; “tốn” – đếm, tính, tính tốn  “hạch tốn”  tính tốn để ghi vào tiêu (“hạch”) b/c tài - Do “Tổng Tài sản = Tổng Nguồn vốn” nên thay đổi tiêu sau: - tiêu tài sản tăng tiêu tài sản giảm - tiêu tài sản tăng tiêu nguồn vốn tăng - tiêu tài sản giảm tiêu nguồn vốn giảm - tiêu nguồn vốn tăng tiêu nguồn giảm - Hạch tốn kép Việc ghi chép/hạch toán rõ cặp tiêu tăng giảm tương ứng gọi hạch toán kép/ghi chép kép (double entry) Tiếng Anh: Double-entry book-keeping system Sách, tài liệu trình bày cách rõ ràng hệ thống ghi chép kép Luca Pacioli (nhà toán học, người Ý) viết năm 1494 - Hạch toán đơn Đối với doanh nghiệp dạng cửa hàng nhỏ, đơn giản sử dụng ghi chép đơn, thường theo dõi khoản/chỉ tiêu sau – Tiền (thu chi), công nợ phải thu (ai nợ bao nhiêu, thu bao nhiêu), công nợ phải trả (nợ trả bao nhiêu), (và thuế phải trả) Các khoản/chỉ tiêu tài sản, hàng tồn kho, chi phí, doanh thu thường không ghi chép Tiếng Anh: Single-entry book-keeping system - Tài khoản chữ T Để cho dễ hiểu trình bày việc hạch tốn vào tài khoản người ta sử dụng hình ảnh chữ T để minh họa (xem thêm mẫu sổ cái) Bên chữ T ghi tên tài khoản, bên trái bên phải chữ T ghi phát sinh liên quan đến tài khoản Tiền mặt Ngày 1.4, tỷ 50 triệu, Ngày 5.4 Ngày 7.4, 30 triệu - Để minh hoạ cho việc hạch tốn kép người ta sử dụng chữ T mũi tên chuyển động đồng tiền từ tài khoản đến tài khoản Tài khoản - Tài khoản Nợ, có, tài khoản nợ, tài khoản có Fast Software Co., Ltd 8/19 Giới thiệu kế toán HTTT QLDN Người ta quy ước ghi vào bên trái tài khoản chữ T gọi ghi nợ (Debit, Dr.) ghi vào bên phải tài khoản chữ T gọi ghi có (Credit, Cr.) Thuật ngữ "nợ", "có" thường giải thích mang tính chất quy ước Tuy nhiên có giải thích sau: Thuật ngữ gắn với việc ghi chép người cho vay từ xa xưa (ngày ngân hàng) Người cho vay xuất tiền cho vay nghĩa “có” khoản tiền Danh sách khoản cho vay danh sách khoản mà người cho vay “có” tiền người vay Ai vay tơi – Tơi “có” tiền Tiền người cho vay Người vay nhận khoản tiền vay có nghĩa “nợ” khoản tiền Tơi vay – Tơi “nợ” tiền Tiền người vay - Từ nguyên tắc “hạch toán kép” để đảm bảo “cân đối” dẫn đến hạch tốn kép ln có tài khoản nợ tài khoản có Việc xác định “ghi có” hay “ghi nợ” tài khoản tùy thuộc vào yếu tố sau: - Tài khoản thuộc loại loại: tài sản, nợ, vốn chủ sở hữu, doanh thu, chi phí - Phát sinh làm tăng hay giảm tài khoản (chỉ tiêu tương ứng b/c) Đối với loại tài khoản “tài sản” “chi phí” phát sinh làm tăng tài khoản ghi nợ, làm giảm ghi có Đối với loại tài khoản “nợ”, “vốn chủ sở hữu” “doanh thu” phát sinh làm tăng tài khoản ghi có, làm giảm ghi nợ Ví dụ: chủ sở hữu nộp tiền góp vốn vào cơng ty: Vốn chủ sở hữu Tiền gửi NH Tài khoản chữ T dùng để trình bày dạng hình ảnh Cịn ghi chép thơng thường người ta ghi thành dòng, dòng ghi tk nợ, dòng ghi tk có, dịng thụt vào đoạn so với dịng Ví dụ: Ghi nợ tk tiền gửi ngân hàng: 1.000.000.000đ Fast Software Co., Ltd 9/19 HTTT QLDN Giới thiệu kế tốn Ghi có tk vốn chủ sở hữu: 1.000.000.000đ Lưu ý, ví dụ trên, cho đơn giản lấy trường hợp n.vụ liên quan đến tk nợ tk có Trên thực tế có nhiều trường hợp có ps liên quan đến tk nợ - nhiều tk có nhiều tk nợ - tk có nhiều tk nợ - nhiều tk có Tuy nhiên kế toán Việt Nam thường phải tách thành nhiều cặp “1 nợ - có” Khi hạch tốn nợ, có nói đến tk liên quan người ta dùng thuật ngữ “tài khoản đối ứng” (contra account) Đối với người bắt đầu việc ghi nợ ghi có kơ phải đơn giản Tuy nhiên quen khơng có khó khăn (Truyện vui: Một nhân viên kế toán phải học việc tuần với nhân viên kế toán cũ mà chân Đều đặn sáng, anh nhân viên kế tốn kỳ cựu ln ln bắt đầu ngày làm việc cách mở ngăn kéo bàn, lấy phong bì cũ nát, lơi tờ giấy ố vàng, đọc, lắc lư đầu Sau đó, anh chàng nhìn quanh phịng làm việc với vẻ tràn đầy sinh lực bắt đầu ngày làm việc Khi anh kế toán kỳ cựu nghỉ hưu, anh chàng dường kiên nhẫn nữa, muốn biết nội dung phong bì vơ bí mật người kế toán cũ Đặc biệt hơn, anh lại người kế nhiệm tay kế toán lão luyện người ngưỡng mộ Anh thầm nghĩ, hẳn phong bì có bí ghê gớm Chắc động lực kỳ diệu giúp anh kế tốn kỳ cựu thành cơng cơng việc Anh kế tốn tay run run mở phong bì đọc dòng chữ ghi mảnh giấy ố vàng: “Nợ bên cột phía tủ hồ sơ Có bên cột phía cửa sổ”) 3.3 Các hình thức ghi chép sổ sách kế tốn 3.4 Bốn hình thức ghi chép sổ sách kế tốn Theo thời gian người ta hồn thiện thành nhóm mẫu sổ sách để phục vụ ghi chép số liệu kế toán - Nhật ký chung (General ledger) - Chứng từ ghi sổ - Nhật ký sổ - Nhật ký chứng từ Tuỳ theo loại hình sản xuất kinh doanh, tuỳ theo quy mơ lớn nhỏ doanh nghiệp, tuỳ theo công cụ trợ giúp cho việc ghi chép (thủ cơng, máy tính) lựa chọn hình thức (loại) ghi chép sổ sách cho phù hợp Hiện có hình thức NKC cà CTGS thường doanh nghiệp sử dụng Hình thức NKSC có doanh nghiệp nhỏ, nghiệp vụ ps sử dụng (ghi chép bảng excel) Cịn hình thức NKCT doanh nghiệp sử dụng tính chất phức tạp (chỉ có số doanh nghiệp tiếp tục sử dụng theo thói quen dùng từ trước đến giờ, nên kơ thay đổi) 3.5 Ghi chép sổ sách theo hình thức nhật ký chung (NKC) Các loại sổ sách - Nhật ký chung - Nhật ký chuyên dùng: nhật ký bán hàng, nhật ký mua hàng, nhật ký thu tiền, nhật ký chi tiền Fast Software Co., Ltd 10/19 HTTT QLDN - Giới thiệu kế toán Sổ Quy trình ghi chép sổ sách lên báo cáo tài - Chứng từ ghi vào nhật ký chung nhật ký chuyên dùng theo trình tự phát sinh theo thời gian - Có nhóm nghiệp vụ phát sinh thường xuyên thu, chi, mua, bán, chúng ghi vào nhật ký chuyên dùng tương ứng Mẫu nhật ký chuyên dùng đặc thù cho nhóm nghiệp vụ để tiện ghi chép thơng tin tương ứng với nhóm nghiệp vụ đặc thù Các nghiệp vụ khác phát sinh không thường xuyên chúng vào nhật ký chung - Nhật ký đánh số trang số dòng Mỗi loại nhật ký ký hiệu riêng - Định kỳ (tuần/tháng) số liệu từ nhật ký chuyển vào sổ tương ứng với tài khoản Để tiện cho tra cứu sau chuyển sổ sổ phải rõ chuyển từ nhật ký nào, trang dịng nào; nhật ký đánh dấu chuyển sang sổ chứa chuyển vào ngày - Cuối kỳ (tháng/quý) sau khoá sổ thực tính tổng phát sinh nợ, phát sinh có, số dư cuối kỳ tài khoản sổ chuyển số dư đầu kỳ, số phát sinh nợ có kỳ, số dư cuối kỳ vào bảng cân đối số phát sinh tài khoản (bảng cân đối thử, Trial Balance) Tổng số phát sinh nợ/có bảng cân đối số phát sinh tài khoản phải tổng số phát sinh nợ/có tất nhật ký - Các tiêu báo cáo tài nhặt từ bảng cân đối số phát sinh tài khoản - Sơ đồ trình tự ghi sổ kế tốn theo hình thức nhật ký chung Fast Software Co., Ltd 11/19 Giới thiệu kế toán HTTT QLDN - Mẫu sổ sách hình thức nhật ký chung theo quy định BTC: QD15_2006 Nhat_Ky_Chung.xls Quy trình tra cứu ngược số liệu từ báo cáo tài đến chứng từ gốc - Từ tiêu báo cáo tài xem tiêu tính tốn từ tài khoản sổ - Xem số liệu tài khoản sổ liên quan đến chi tiêu cần xem xét bảng cân đối số phát sinh tài khoản - Xem sổ tài khoản số liệu phát sinh liên quan đến tài khoản cần xem xét - Để xem chi tiết phát sinh liên quan đến dịng sổ dựa vào thơng tin sổ liên quan sổ nhật ký nào, trang dòng để tra cứu số liệu gốc nhật ký tương ứng Đánh giá - Nhật ký chung hình thức đơn giản sử dụng phổ biến thực tế - Tuy nhiên doanh nghiệp lớn có số lượng giao dịch lớn có bất tiện số lớn chi tiết ghi vào sổ Trong trường hợp người ta ứng dụng ghi chép theo hình thức chứng từ ghi sổ - Nhật ký chung: Vì phát sinh ghi “chung” vào sổ “nhật ký” 3.6 Ghi chép sổ sách theo hình thức chứng từ ghi sổ (CTGS) Các loại sổ sách - Bảng tổng hợp chứng từ gốc - Chứng từ ghi sổ - Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ - Sổ “Chứng từ ghi sổ” tập hợp số chứng từ gốc để lập “chứng từ” “ghi vào sổ” Quy trình ghi chép sổ sách lên báo cáo tài - Các chứng từ loại (giống nghiệp vụ) tập hợp lại thành bảng tổng hợp chứng từ gốc Các chứng từ gốc gom/tập hợp theo kỳ (ngày, ngày, tuần, tháng) theo bảng kê (ví dụ kê tờ A4, kê hết tờ A4 lập bảng tổng hợp chứng từ gốc ) - Bảng tổng hợp chứng từ gốc có ghi hạch tốn nợ có theo tài khoản tổng cộng ps nợ, có tk có ps Các tk ps số tổng ps nợ, có ghi vào chứng từ gọi chứng từ ghi sổ (CTGS) Để thuận tiện bảng kê tổng hợp chứng từ gốc thường có nhiều cột, cột ghi ps nợ/có tk, có dịng tổng cộng Lấy số tổng cộng dòng cuối để ghi vào CTGS - Ngày số CTGS đăng ký "Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ" Ngoài tổng số tiền phát sinh CTGS ghi sổ đăng ký CTGS - Đối với phát sinh liên quan đến bút toán đặc biệt điều chỉnh, kết chuyển/phân bổ khố sổ cuối kỳ phát sinh lập thành CTGS riêng Fast Software Co., Ltd 12/19 Giới thiệu kế toán HTTT QLDN - Từ CTGS số liệu liên quan đến tài khoản chuyển vào sổ tài khoản tương ứng Trong sổ phải ghi rõ số ngày CTGS Như vậy, CTGS sở để ghi số liệu vào sổ cái, kô ghi vào sổ trực tiếp từ c.từ gốc - Từ sổ tài khoản thực lên bảng cân đối số phát sinh tài khoản (bảng cân đối thử - Trial Balance) Tổng số phát sinh nợ/có bảng cân đối phải tổng số tiền sổ đăng ký CTGS - Sơ đồ trình tự ghi sổ kế tốn theo hình thức CTGS: - Mẫu sổ sách hình thức CTGS theo quy định BTC: QD15_2006 Chung_tu_Ghi_So.xls Quy trình tra cứu ngược số liệu từ báo cáo tài đến chứng từ gốc - Báo cáo tài ==> Bảng cân đối số phát sinh tài khoản ==> Sổ ==> CTGS ==> Bảng tổng hợp chứng từ gốc Đánh giá - Trong hình thức CTGS khơng có nhật ký mà số liệu từ CTGS ghi trực tiếp vào sổ - Đây hình thức phổ biến thực tế - CTGS = Từ chứng từ gốc lập “chứng từ” để từ “ghi vào sổ” Fast Software Co., Ltd 13/19 Giới thiệu kế toán HTTT QLDN 3.7 Ghi chép sổ sách theo hình thức nhật ký sổ (NKSC) Các loại sổ sách - Nhật ký sổ Quy trình ghi chép sổ sách lên báo cáo tài - Các chứng từ gốc ghi vào nhật ký sổ Trong nhật ký sổ tài khoản mở thành cột riêng (2 cột ps nợ, ps có) số tiền ps liên quan đến tk ghi vào cột tương ứng tk - Từ nhật ký sổ ==> Bảng cân đối số phát sinh tk ==> Các báo cáo tài - Mẫu sổ sách hình thức NKSC theo quy định BTC: QD15_2006 Nhat Ky So Cai.xls Quy trình tra cứu ngược số liệu từ báo cáo tài đến chứng từ gốc - Báo cáo tài ==> Bảng cân đối số phát sinh tài khoản ==> Nhật ký sổ ==> Chứng từ gốc Đánh giá - Hình thức kết hợp "Nhật ký" - ghi hàng ngày "Sổ cái" - Ghi riêng theo tài khoản Nhật ký sổ = Nhật ký + Sổ - Đây hình thức đơn giản dành cho doanh nghiệp có số lượng chứng từ phát sinh Fast Software Co., Ltd 14/19 Giới thiệu kế toán HTTT QLDN - 3.8 Mẫu NKSC giống mẫu bảng tổng hợp c.từ gốc hình thức CTGS Như NKSC coi bảng tổng hợp lớn c.từ gốc hình thức CTGS Ghi chép sổ sách theo hình thức nhật ký chứng từ (NKCT) Các loại sổ sách - Nhật ký chứng từ số 1-10 - Bảng kê số 1-11 - Các sổ chi tiết, bảng phân bổ - Sổ Quy trình ghi chép sổ sách lên báo cáo tài - Từ chứng từ gốc số liệu ghi vào sổ chi tiết, nhật ký bảng kê tương ứng Có quy định rõ số liệu phát sinh đến tài khoản ghi vào nhật ký bảng kê Mỗi loại nhật ký/bảng kê có mẫu riêng với thông tin đặc thù quản lý riêng cho tài khoản - Đối với số nhật ký bảng kê số liệu ghi vào sổ chi tiết trước lấy số liệu tổng hợp từ sổ chi tiết để ghi vào nhật ký bảng kê Ví dụ nhật ký / bảng kê số 11 phải nhặt số liệu từ sổ chi tiết công nợ tài khoản phải trả phải thu - Cuối kỳ số liệu từ nhật ký bảng kê ghi vào sổ tài khoản tương ứng Khi ghi vào sổ phải ghi rõ số liệu lấy từ nhật ký bảng kê QD15_2006 QD15_2006 Nhat_Ky_Chung_Tu_1 Nhat_Ky_Chung_Tu_2 (Nhat ky va So cai).xls (Bang ke).xls - Từ sổ ==> Bảng cân đối số phát sinh tk ==> Các báo cáo tài Quy trình tra cứu ngược số liệu từ báo cáo tài đến chứng từ gốc - Báo cáo tài ==> Bảng cân đối số phát sinh tài khoản ==> Sổ ==> Nhật ký/Bảng kê ==> Sổ chi tiết ==> Chứng từ gốc Fast Software Co., Ltd 15/19 HTTT QLDN Giới thiệu kế toán Đánh giá - Nhật ký chứng từ = Nhật ký + chứng từ = Mỗi loại chứng từ gốc ghi vào nhật ký tương ứng Sau nhật ký lại dùng chứng từ để ghi vào sổ - Các hình thức sổ sách NKC, CTGS, NKSC phục vụ kế tốn tài chính, để lên báo cáo tài chính, mà khơng phục vụ kế tốn quản trị - quản lý công nợ, quản lý tiền vay, Để phục vụ kế toán quản trị kế toán viên phải tự lập mẫu riêng để quản lý - NKCT lập mẫu biểu sổ sách để phục vụ hai mục đích lúc: kế tốn tài kế tốn quản trị - Một số mẫu biểu hình thức NKCT sử dụng hình thức ghi chép sổ sách khác để phục vụ kế tốn quản trị - Hình thức NKCT ngày sử dụng q phức tạp Một số sơ đồ hạch toán thường gặp Trong phần đưa số sơ đồ hạch toán số nghiệp vụ thường gặp 4.1 Hạch toán nghiệp vụ bán hàng công nợ phải thu Bán hàng Nợ 131 - Cơng nợ phải thu Có 511 - Doanh thu Có 3331 - Thuế GTGT phải nộp hàng hoá đầu Nợ 632 - Giá vốn hàng bán Có 156 - Hàng tồn kho Thu tiền bán hàng Nợ 112 - Tiền gửi ngân hàng Có 131 - Cơng nợ phải thu 4.2 Hạch tốn nghiệp vụ mua hàng công nợ phải trả Mua vật tư, CCLĐ, hàng hóa Nợ 152, 153, 156 - Vật tư, CCLĐ, hàng hoá tồn kho Nợ 1331 - Thuế GTGT khấu trừ hàng hoá mua vào Có 331 - Cơng nợ phải trả Mua TSCĐ Nợ 211 - TSCĐ Nợ 1332 - Thuế GTGT khấu trừ TSCĐ mua vào Có 331 - Cơng nợ phải trả Thanh toán tiền mua hàng Nợ 331 - Cơng nợ phải trả Có 112 - Tiền gửi ngân hàng 4.3 Hạch toán nghiệp vụ liên quan đến lương bảo hiểm Lương, bảo hiểm phải trả Fast Software Co., Ltd 16/19 HTTT QLDN Giới thiệu kế toán Nợ 622, 6271, 6421, 6421 - Chi phí (Lương) sx trực tiếp, quản lý px, b.hàng, qlý cty Có 334 - Lương phải trả Có 338 - BHXH, BHYT phải trả Trả lương Nợ 334 - Lương phải trả Có 111, 112 - Tiền mặt, tiền gửi NH Nộp bảo hiểm Nợ 338 - BHXH, BHYT phải trả Có 112 - Tiền gửi ngân hàng 4.4 Hạch tốn n.vụ liên quan đến chi phí bán hàng, chi phí q.lý Chi phí tiền lương Nợ 6411, 6421 - Chi phí (Lương) bán hàng, chi phí quản lý cty Có 334 - Lương phải trả Chi phí NVL Nợ 6412, 6422 - Chi phí (NVL) bán hàng, q.lý cyt Có 152 - NVL tồn kho Chi phí đồ dùng văn phịng Nợ 6413, 6423 - Chi phí (CCLĐ) bán hàng, q.lý cty Có 153 - Cơng cụ, dụng cụ tồn kho Chi phí khấu hao TSCĐ Nợ 6414, 6424 - Chi phí (khấu hao TSCĐ) bán hàng, q.lý cty Có 214 - Khấu hao TSCĐ Chi phí bảo hành Nợ 6415 - Chi phí (bảo hành) bán hàng Có 156 - Hàng tồn kho Thuế, phí, lệ phí Nợ 6425 - Chi phí (thuế, phí, ) quản lý Có 3336, 3337, 3338 - Thuế mơn bài, thuế nhà đất, Chi phí dự phịng Nợ 6426 - Chi phí dự phịng Có 139, 159 - Dự phịng phải thu khó địi, dự phịng giảm giá hàng tồn kho Chi phí dịch vụ mua ngồi Nợ 6417, 6417 - Chi phí (d.vụ mua ngồi) bán hàng, quản lý Có 331 - Cơng nợ phả trả Chi phí tiền khác Nợ 6418, 6428 - Chi phí (bằng tiền #) bán hàng, q.lý Có 111, 112 - Tiền mặt, tiền gửi ngân hàng Fast Software Co., Ltd 17/19 HTTT QLDN 4.5 Giới thiệu kế toán Hạch toán n.vụ liên quan đến tập hợp c.fí tính GT SP Chi phí vật tư, nvl cho sản xuất Nợ 621 - Chi phí ngun vật liệu trực tiếp Có 152 - Vật tư tồn kho Lương nhân công sản xuất trực tiếp phải trả Nợ 622 - Chi phí nhân cơng trực tiếp Có 334 - Lương phải trả Lương nhân viên quản lý sản xuất Nợ 6271 - Chi phí nhân cơng quản lý phân xưởng Có 334 - Lương phải trả Chi phí vật tư, nvl cho phận quản lý Nợ 6272 - Chi phí nguyên vật liệu cho quản lý phân xưởng Có 152 - Vật tư tồn kho Chi phí cơng cụ sản xuất Nợ 6273 - Chi phí CCLĐ cho sản xuất Có 153 - CCLĐ tồn kho Chi phí khấu hao TSCĐ liên quan đến sản xuất Nợ 6274 - Chi phí khấu hao TSCĐ cho phân xưởng Có 214 - Khấu hao TSCĐ Chi phí dịch vụ mua ngồi (điện, nước, ): dịch vụ mua liên quan đến c.nợ Nợ 6275 - Chi phí mua ngồi cho px Có 331 - Cơng nợ phải trả Chi phí tiền khác: mua t/t trực tiếp tiền mặt Nợ 6278 - Chi phí tiền khác cho px Có 111, 112 - Tiền mặt, tiền gửi ngân hàng Kết chuyển/phân bổ chi phí vào sản phẩm dở dang Nợ 154 - Sản phẩm dở dang sx Có 621, 622, 627 - Chi phí nvl, lương, qlý px Kết chuyển chi phí sản phẩm dở dang vào thành phẩm nhập kho Nợ 155 - Thành phẩm tồn kho Có 154 - Sản phẩm dở dang sx 4.6 Các bút toán kết chuyển cuối kỳ Kết chuyển doanh thu giá vốn hàng bán Nợ 511 - Doanh thu bán hàng Có 911 - Kết kinh doanh Nợ 911 - Kết kinh doanh Có 632 - Giá vốn hàng bán Fast Software Co., Ltd 18/19 HTTT QLDN Giới thiệu kế tốn Kết chuyển chi phí bán hàng chi phí quản lý Nợ 911 - Kết kinh doanh Có 641, 642 - Chi phí bán hàng, chi phí quản lý Thuế thu nhập doanh nghiệp phải nộp Nợ 8211 – CF thuế TNDN hành Có 3334 – Thuế TNDN Nộp thuế TNDN Nợ 3334 – Thuế TNDN Có 112 – Tiền gửi NH Kết chuyển chi phí thuế Nợ 911 – Kết kinh doanh Có 8211 – CF thuế TNDN hành 4.7 Hạch toán nguồn vốn, phân bổ lãi kinh doanh Các cổ đơng đóng cổ phần Nợ 111, 112 - Tiền mặt, tiền gửi Có 4111 – Vốn đầu tư chủ sở hữu Kết chuyển kết kinh doanh vào lãi hoạt động kinh doanh Nợ 911 - Kết kinh doanh Có 4212 – Lợi nhuận chưa phân phối Trích lập quỹ phát triển SXKD Nợ 4212 – Lợi nhuận chưa phân phối Có 414 - Quỹ đầu tư phát triển SXKD Trích lập quỹ dự phịng tài Nợ 4212 – Lợi nhuận chưa phân phối Có 415 - Quỹ dự phịng tài Trích lập quỹ phúc lợi, khen thưởng Nợ 4212 – Lợi nhuận chưa phân phối Có 353 - Quỹ phúc lợi, khen thưởng Chia lãi cho cổ đông Nợ 4212 – Lợi nhuận chưa phân phối Có 111, 112 - Tiền mặt Tăng vốn từ lợi nhuận chưa phân phối Nợ 4212 – Lợi nhuận chưa phân phối Có 4111 – Vốn đầu tư chủ sở hữu Fast Software Co., Ltd 19/19