Tài liệu hạn chế xem trước, để xem đầy đủ mời bạn chọn Tải xuống
1
/ 203 trang
THÔNG TIN TÀI LIỆU
Thông tin cơ bản
Định dạng
Số trang
203
Dung lượng
12,08 MB
Nội dung
ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƢỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN NGUYỄN THỊ THƢƠNG TỔ CHỨC CÔNG TÁC LƢU TRỮ TẠI BẢO HIỂM XÃ HỘI MỘT SỐ QUẬN, HUYỆN TRỰC THUỘC BẢO HIỂM XÃ HỘI THÀNH PHỐ HÀ NỘI LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG HÀ NỘI - NĂM 2019 ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƢỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN NGUYỄN THỊ THƢƠNG TỔ CHỨC CÔNG TÁC LƢU TRỮ TẠI BẢO HIỂM XÃ HỘI MỘT SỐ QUẬN, HUYỆN TRỰC THUỘC BẢO HIỂM XÃ HỘI THÀNH PHỐ HÀ NỘI Chuyên ngành : Quản trị văn phòng Mã số: 60340406 LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG NGƢỜI HƢỚNG DẪN KHOA HỌC PGS.TS VŨ THỊ PHỤNG HÀ NỘI - NĂM 2019 MỤC LỤC PHẦN MỞ ĐẦU 1 Lý lựa chọn đề tài Mục tiêu nhiệm vụ đề tài……………………………………… 3 Lịch sử nghiên cứu vấn đề……………………………………………… 4 Đối tượng phạm vi nghiên cứu 5 Phương pháp nghiên cứu 6 Nguồn tài liệu tham khảo 7 Kết cấu luận văn CHƢƠNG CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ PHÁP LÝ VỀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC LƢU TRỮ .9 1.1 Cơ sở lý luận 1.1.1 Khái niệm 1.1.2 Nguyên tắc tổ chức công tác lưu trữ 10 1.1.3 Các biện pháp tổ chức công tác lưu trữ quan 11 1.1.4 Vai trị việc tổ chức cơng tác lưu trữ 18 1.2 Cơ sở pháp lý tổ chức công tác lưu trữ 21 1.2.1 Giới thiệu khái quát văn pháp lý văn hướng dẫn tổ chức công tác lưu trữ 21 1.2.2 Nội dung quy định tổ chức công tác lưu trữ 23 Tiểu kết chương 30 CHƢƠNG THỰC TRẠNG TỔ CHỨC CÔNG TÁC LƢU TRỮ Ở CÁC BHXH QUẬN, HUYỆN THUỘC TP HÀ NỘI……………………………31 2.1 Giới thiệu khái quát chức năng, nhiệm vụ, cấu tổ chức thành phần tài liệu hình thành hoạt động BHXH quận, huyện trực thuộc BHXH TP Hà Nội 31 2.1.1 Giới thiệu khái quát chức năng, nhiệm vụ, cấu tổ chức BHXH quận, huyện thuộc BHXH TP Hà Nội………………………… … 31 2.1.2 Thành phần, nội dung, ý nghĩa tài liệu hình thành hoạt động BHXH quận, huyện thuộc thành phố Hà Nội 34 2.2 Các biện pháp tổ chức công tác lưu trữ BHXH quận, huyện thuộc TP Hà Nội 42 2.2.1 Xác định phân công trách nhiệm tổ chức công tác lưu trữ 42 2.2.2 Đội ngũ cán làm công tác lưu trữ BHXH quận, huyện 43 2.2.3 Các quy định hành ngành Bảo hiểm xã hội BHXH Thành phố Hà Nội tổ chức công tác lưu trữ 46 2.2.4 Hướng dẫn thực nghiệp vụ lưu trữ 48 2.2.5 Kiểm tra, đánh giá công tác lưu trữ BHXH quận, huyện 70 2.2.6 Báo cáo, thống kê lưu trữ theo quy định 71 Tiểu kết chương 78 CHƢƠNG GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC LƢU TRỮ TẠI CÁC BHXH QUẬN, HUYỆN TRỰC THUỘC BHXH THÀNH PHỐ HÀ NỘI 79 3.1 Bổ sung, ban hành số quy định công tác lưu trữ 79 3.2 Nâng cao trình độ cán lưu trữ 81 3.2.1 Bố trí cán chuyên trách làm công tác lưu trữ 81 3.2.2 Tăng cường công tác đào tạo, bồi dưỡng nhằm nâng cao trình độ, chun mơn, nghiệp vụ cho đội ngũ cán làm công tác văn thư, lưu trữ 83 3.3 Thu thập tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ 85 3.3.1 Thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ quan 85 3.3.2 Phân loại tài liệu 87 3.3.3 Xác định giá trị tài tiệu 88 3.4 Đảm bảo sở vật chất cho công tác lưu trữ 91 3.5 Tăng cường kiểm tra, đánh giá, xử lý vi phạm công tác lưu trữ 92 3.6 Nâng cao trách nhiệm phận Hành - Văn phịng việc tổ chức công tác lưu trữ BHXH quận, huyện 94 KẾT LUẬN .97 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 99 LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan công trình nghiên cứu riêng tơi Các số liệu, kết nghiên cứu Luận văn khách quan, đánh giá thực trạng chưa công bố cơng trình khác Các trích dẫn luận văn có nguồn gốc rõ ràng TÁC GIẢ Nguyễn Thị Thƣơng LỜI CẢM ƠN Lời đầu tiên, xin gửi lời cảm ơn chân thành tới thầy, cô giáo Khoa Lưu trữ học Quản trị văn phòng - Trường Đại học Khoa học Xã hội Nhân văn Hà Nội tận tâm dạy giỗ, bảo, giúp đỡ tạo điều kiện cho tơi hồn thành khóa học đề tài nghiên cứu Với lịng tri ân sâu sắc, tơi xin chân thành cảm ơn cô PGS.TS Vũ Thị Phụng tận tâm hướng dẫn, bảo giúp đỡ hồn thành cơng trình nghiên cứu Tơi xin bày tỏ lòng biết ơn chân thành tới chị Đỗ Thị Kim Dung, Phó phịng quản lý hồ sơ Bảo hiểm xã hội TP Hà Nội, Anh Nguyễn Thành Chung - Phó chánh văn phịng Bảo hiểm xã hội TP Hà Nội anh chị phụ trách phận cửa kiêm lưu trữ Bảo hiểm xã hội quận huyện thuộc Bảo hiểm xã hội TP Hà Nội giúp đỡ tạo điều kiện thuận lợi cho tơi q trình nghiên cứu đề tài Xin chân thành cảm ơn Ban lãnh đạo Trung tâm Đào tạo Nghiên cứu khoa học tổ chức quản lý tạo điều kiện để tơi có thời gian chun tâm vào nghiên cứu đề tài Xin chân thành cảm ơn gia đình, bạn bè, đồng nghiệp ủng hộ, giúp đỡ tơi mặt để tơi hồn thành luận văn này! Hà Nội, ngày tháng năm 2019 Tác giả Nguyễn Thị Thƣơng BẢNG CHỮ VIẾT TẮT BHXH Bảo hiểm xã hội BHYT Bảo hiểm y tế HC Hưu công an HQ Hưu quân đội MC Mất sức TLLT Tài liệu lưu trữ TNLĐ Tai nạn lao động TP Thành phố PHẦN MỞ ĐẦU Lý lựa chọn đề tài Cách 69 năm, vào ngày 03/01/1946, Chủ tịch Hồ Chí Minh – Chủ tịch Chính phủ lâm thời nước Việt Nam Dân chủ Cộng hịa ký Thơng đạt số 1/CP/VP gửi Bộ trưởng nêu rõ: “Xét vài công sở tự tiện hủy bỏ hay bán công văn hồ sơ cũ Hành động có tính chất phá hoại, sợ làm tài liệu có giá trị đặc biệt phương diện kiến thiết quốc gia.Vậy yêu cầu ông Bộ trưởng ban thị cho nhân viên Sở phải gìn giữ tất cơng văn, tài liệu cấm không hủy công văn, tài liệu khơng có lệnh rõ rệt cho phép hủy bỏ Xin nhắc hồ sơ công văn không cần dùng sau phải gửi Sở lưu trữ công văn thuộc Bộ quốc gia Giáo dục tàng trữ Những viên chức không tuân lệnh bị nghiêm trị”.Thơng đạt văn Nhà nước ta cơng tác lưu trữ, đặt móng quan trọng cho ngành Lưu trữ Việt Nam Hiện không riêng quan quản lý hành nhà nước mà ngành BHXH vậy, tài liệu lưu trữ đóng vai trị vơ quan trọng Tài liệu lưu trữ xác thực để giải đơn thư, khiếu nại, khiếu tố quan, tổ chức, cá nhân; giải chế độ, sách cho người tham gia BHXH, BHYT, giải quan hệ pháp lý quản lý hành Tài liệu lưu trữ ngành BHXH lưu giữ thơng tin an sinh hàng triệu người lao động Theo Phó Bí thư Chi bộ, Phó Trưởng phịng Quản lý hồ sơ BHXH TP Hà Nội - Đỗ Thị Kim Dung: "Mỗi hồ sơ chế độ người cụ thể, liên quan mật thiết đến quyền lợi thời gian không vài năm mà vài chục năm” Hiện nay, đối tượng tham gia BHXH, BHYT ngày tăng cao, việc giải chế độ cho người tham gia lớn, phức tạp, tài liệu sản sinh ngày nhiều, địi hỏi cơng tác lưu trữ cần tổ chức khoa học, gặp nhiều khó khăn q trình khai thác sử dụng tài liệu Theo thống kê Phòng Quản lý hồ sơ BHXH Thành phố Hà Nội, số hồ sơ đưa vào lưu trữ năm gần liên tục tăng cao Nếu năm 2012 có 37.182 hồ sơ đến năm 2015 số lưu trữ rà soát lên 55.242 hồ sơ Như hồ sơ năm sau nhiều năm trước Cho đến nay, lãnh đạo ngành Bảo hiểm xã hội quan tâm đạo đơn vị cấp thực cơng tác lưu trữ theo quy trình, nghiệp vụ Tuy nhiên, bên cạnh kết đạt được, vấn đề tổ chức công tác lưu trữ BHXH TP Hà Nội nhiều tồn Qua khảo sát bước đầu, thấy, khối lượng tài liệu nhiều, công tác phân loại chưa đảm bảo tính khoa học, hệ thống cơng cụ tra cứu khoa học tài liệu cịn số lượng thể loại, thiếu tính thống nhất, nên chưa đáp ứng yêu cầu tra cứu thông tin tài liệu lưu trữ Những hạn chế xuất phát từ nhiều nguyên nhân, theo chúng tơi có ngun nhân từ biện pháp tổ chức công tác lưu trữ Nếu khơng có biện pháp giải hạn chế nêu , công tác lưu trữ BHXH quận, huyện trực thuộc BHXH TP Hà Nội gặp nhiều khó khăn thời gian tới Là học viên cao học chuyên ngành Quản trị văn phịng, thời gian qua, có điều kiện tham gia chỉnh lý tài liệu lưu trữ số bảo hiểm xã hội quận, huyện Thành phố Hà Nội, mong muốn vận dụng kiến thức học qua chương trình thạc sĩ quản trị văn phịng để góp phần nâng cao hiệu tổ chức cơng tác lưu trữ quan nói Do đó, tơi chọn đề tài : “Tổ chức cơng tác lưu trữ Bảo hiểm xã hội số quận, huyện trực thuộc Bảo hiểm xã hội Thành phố Hà Nội" làm luận văn tốt nghiệp thạc sĩ ngành Quản trị Văn phòng 2 Mục tiêu nhiệm vụ đề tài - Mục tiêu nghiên cứu: + Trên sở lý luận, sở pháp lý tổ chức công tác lưu trữ, đề tài khảo sát, đánh giá thực trạng tổ chức công tác lưu trữ BHXH số quận, huyện trực thuộc BHXH TP Hà Nội + Đề xuất giải pháp phù hợp nhằm góp phần nâng cao hiệu việc tổ chức cơng tác lưu trữ BHXH quận, huyện trực thuộc BHXH TP Hà Nội - Nhiệm vụ nghiên cứu + Hệ thống hóa sở lý luận, pháp lý tổ chức cơng tác lưu trữ + Giới thiệu vị trí chức năng, nhiệm vụ, cấu tổ chức BHXH TP Hà Nội + Khảo sát, thống kê khối lượng, giới thiệu thành phần, nội dung phân tích giá trị tài liệu bảo quản BHXH số quận, huyện trực thuộc BHXH TP Hà Nội + Khảo sát đánh giá thực trạng tổ chức công tác lưu trữ BHXH quận, huyện trực thuộc BHXH thành phố Hà Nội thời gian qua, vấn đề hạn chế cần có giải pháp khắc phục + Đề xuất giải pháp nhằm nâng cao hiệu tổ chức công tác lưu trữ BHXH quận, huyện trực thuộc BHXH thành phố Hà Nội Lịch sử nghiên cứu vấn đề Tổ chức công tác lưu trữ vấn đề quan tâm trọng từ nhiều năm có nhiều cơng trình nghiên cứu Trong trước hết phải kể đến số giáo trình “Lí luận thực tiễn công tác lưu trữ” tập thể tác giả Đào Xuân Chúc, Nguyễn Văn Hàm, Vương Đình Quyền, NguyễnVăn Thâm biên soạn, Đại học Tổng hợp Hà Nội xuất năm 1981; “Nghiệp vụ lưu trữ bản” PGS.TS Vũ Thị Phụng chủ biên, NXB Hà Nội, năm 2006; Ngồi ra, Tạp chí Văn thư lưu trữ Việt Nam thời gian quan có nhiều viết công tác lưu trữ như: ... QUỐC GIA HÀ NỘI TRƢỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN NGUYỄN THỊ THƢƠNG TỔ CHỨC CÔNG TÁC LƢU TRỮ TẠI BẢO HIỂM XÃ HỘI MỘT SỐ QUẬN, HUYỆN TRỰC THUỘC BẢO HIỂM XÃ HỘI THÀNH PHỐ HÀ NỘI Chuyên... tác lưu trữ quan nói Do đó, tơi chọn đề tài : ? ?Tổ chức công tác lưu trữ Bảo hiểm xã hội số quận, huyện trực thuộc Bảo hiểm xã hội Thành phố Hà Nội" làm luận văn tốt nghiệp thạc sĩ ngành Quản... TP Hà Nội? ??……………………… … 31 2.1.2 Thành phần, nội dung, ý nghĩa tài liệu hình thành hoạt động BHXH quận, huyện thuộc thành phố Hà Nội 34 2.2 Các biện pháp tổ chức công tác lưu trữ BHXH quận, huyện