QUẢN LÝ TRỰC QUAN (Visual Control-VC)

LỜI NÓI ĐẦU Trong bối cảnh sản xuất cơng nghiệp giới cạnh tranh tồn cầu hóa nay, trì sản xuất liên tục, giảm thiểu lãng phí tổn thất ln mục tiêu hàng đầu nhà sản xuất Sự bất hợp lý qui trình sản xuất, chất lượng sản phẩm kém, lưu kho, sản xuất dư thừa… vv ưu tiên hàng đầu phải giải chương trình cải tiến Bên cạnh đó, hình thức lãng phí khác thường xảy sản xuất công nghiệp hoạt động tìm kiếm sai lỗi người lao động Quản lý trực quan cơng cụ cải tiến nhằm tập trung giải vấn đề Cuốn sách cung cấp cho độc giả kiến thức Quản lý trực quan; hướng dẫn triển khai áp dụng Quản lý trực quan doanh nghiệp; số kết áp dụng điển hình khn khổ Chương trình Quốc gia nâng cao suất chất lượng Hy vọng sách tham khảo hữu ích cho nhà quản lý suất chất lượng doanh nghiệp, góp phần hỗ trợ công cải tiến suất chất lượng sản phẩm, hàng hóa doanh nghiệp Việt Nam Cuốn sách “Quản lý trực quan (Visual Control - VC) - Nội dung hướng dẫn áp dụng” sản phẩm nhiệm vụ “Phát triển mạng lưới chia sẻ kiến thức Năng suất chất lượng” thuộc Chương trình Quốc gia “Nâng cao Năng suất chất lượng sản phẩm, hàng hoá doanh nghiệp Việt Nam đến năm 2020” Do hạn chế kinh nghiệm áp dụng nên chưa thể đáp ứng hết mong đợi độc giả, Nhóm biên tập xin cảm ơn mong nhận góp ý, nhận xét để sách tiếp tục hoàn thiện lần tái sau Nhóm biên tập MỤC LỤC Trang Lời nói đầu Chương TỔNG QUAN VỀ QUẢN LÝ TRỰC QUAN 1.1 Khái niệm Quản lý trực quan 1.2 Lợi ích áp dụng Quản lý trực quan 10 1.2.1 Giúp người nhìn thấy chuẩn lệch chuẩn 10 1.2.2 Quản lý trực quan ngôn ngữ phương pháp làm việc 11 1.2.3 Mối quan hệ với Lean đóng góp “Trực quan” 12 1.2.4 Bạn hoàn toàn tận dụng việc hiển thị? 14 1.3 Các hình thức Quản lý trực quan 14 1.3.1 Hình thức hiển thị trực quan 15 1.3.2 Hình thức cảnh báo trực quan 16 1.3.3 Hình thức dẫn trực quan 16 Chương HƯỚNG DẪN ÁP DỤNG QUẢN LÝ TRỰC QUAN 19 2.1 Triển khai áp dụng 19 2.1.1 Giai đoạn 1: Chuẩn bị 19 2.1.2 Giai đoạn 2: Triển khai áp dụng 20 2.1.3 Giai đoạn 3: Đánh giá kết áp dụng, trì cải tiến 37 2.2 Một số cơng cụ hỗ trợ áp dụng quản lý trực quan 51 2.2.1 Công cụ 5S 51 2.2.2 Cơng cụ Bố trí mặt (Layout) 56 Chương THỰC TIỄN ÁP DỤNG QUẢN LÝ TRỰC QUAN 76 3.1 Quản lý trực quan doanh nghiệp Nhật Bản 76 3.2 Quản lý trực quan doanh nghiệp Việt Nam 79 3.2.1 Kết áp dụng Công ty Dược phẩm Nam Hà 80 3.2.2 Kết áp dụng Công ty Thiết bị Y tế Đông Phương 87 3.2.3 Hình ảnh áp dụng Quản lý trực quan số doanh nghiệp Việt Nam 91 TÀI LIỆU THAM KHẢO 95 Chương TỔNG QUAN VỀ QUẢN LÝ TRỰC QUAN 1.1 Khái niệm Quản lý trực quan Quản lý trực quan công cụ cải tiến cách sử dụng hình ảnh để giúp vấn đề nơi sản xuất hiển thị cách trực quan Mục tiêu Quản lý trực quan dễ dàng phát vấn đề xảy nơi sản xuất quan sát, từ sở để nâng cao suất, đồng thời nâng cao ý thức hài lịng với cơng việc người lao động Nhằm khai thác tối đa nguồn lực sẵn có, Quản lý trực quan áp dụng rộng rãi lĩnh vực sản xuất công nghiệp Quản lý trực quan phương pháp bao gồm hoạt động tập trung vào việc nhận diện thiết bị, khu vực để nguyên liệu, bán thành phẩm, thực thành viên thuộc chức khác công việc, đặc biệt thành viên thuộc nhóm vận hành sản xuất nhóm bảo dưỡng thiết bị nhằm đảm bảo sẵn sàng cho sản xuất liên tục Đồng thời, Quản lý trực quan kỹ thuật quản lý giúp truyền đạt nhận biết thơng tin cách nhanh chóng cách sử dụng tín hiệu hình ảnh thay văn viết đánh máy thường dùng Theo kinh nghiệm quản lý sản xuất, thông tin truyền đạt hiệu thơng qua thị giác Do đó, sử dụng phương pháp Quản lý trực quan cho phép cơng nhân có thơng tin đầy đủ quy trình sản xuất, tiến độ thơng tin quan trọng khác, người cơng nhân nhanh chóng hiểu thơng tin truyền đạt, đặc biệt thông tin quan trọng để tăng hiệu công việc Quản lý trực quan giúp cho việc kiểm soát quản lý cơng tác đơn giản Các vấn đề, bất thường, sai lệch so với tiêu chuẩn hiển thị trực quan đến tất người Khi sai lệch nhìn thấy cách rõ ràng, tổ chức thực hành động để sửa chữa khắc phục kịp thời Quản lý trực quan kỹ thuật để kiểm sốt hoạt động hay q trình dễ dàng thực hiệu cách sử dụng có chủ ý tín hiệu thị giác Quản lý trực quan đưa dẫn đơn giản, rõ ràng dễ nhìn thấy mà tình trạng q trình, nguồn lực hay tồn khu vực làm việc có liên quan tới kế hoạch hay mục tiêu rõ ràng “Một tranh thay nghìn từ”  Các yếu tố tác động đến Quản lý trực quan: Trong trình vận dụng Quản lý trực quan, cần quan tâm đến yếu tố tác động đến Quản lý trực quan người, trình hàng tồn kho Khi tuyển dụng người, trình thiết lập, hàng tồn kho lưu trữ vận chuyển, tạo hội cho việc thay đổi tích cực Quản lý trực quan a Con người Bất kể tổ chức doanh nghiệp lớn phức tạp doanh nghiệp nhỏ đơn giản, người đóng vai trị quan trọng q trình thiết kế, lập kế hoạch, sản xuất, kiểm tra kiểm soát Con người yếu tố đảm bảo cho cơng việc đáp ứng chi phí, chất lượng cam kết giao hàng Sự kết hợp trí não người làm việc tay chân ví dụ lớn điều chỉnh đa trục; kết hợp ba chiều mắt, não tay chân ví dụ tối thượng cảm biến (mắt), sáng suốt (não), thực hành (tay) Không giống cảm biến mà đơn giản thể tình trạng biến đổi vài thiết bị, mắt người cảm nhận, não tư duy, ta có phản xạ với biến đổi Bản chất khơng hồn hảo tư địi hỏi đơn giản, đào tạo đào tạo lại học hỏi trình b Quá trình Quá trình tổng hợp hoạt động nhằm biến đổi đầu vào thành đầu Như vậy, tổ chức trình; sống q trình; phịng bán hàng q trình, phịng nghiên cứu, kỹ thuật, tài chính, thiết kế, kế hoạch, hoạt động mơi trường Một q trình sản xuất thành khn mẫu, q trình với đầu vào, đầu bước sáng tạo tiến hành nhiều thứ tạo nên khác biệt Các q trình thơng thường gồm số khía cạnh đặc trưng: - Thời gian (thời gian trình thời gian chuyển đổi đổi chuyền) - Khía cạnh người (ví dụ: thuê, đào tạo giao tiếp) - Ảnh hưởng thay đổi kỹ thuật, chi phí nguyên vật liệu đầu vào thành phần không phù hợp c Tồn kho Đối với khối vận hành nhà máy sản xuất, nhiều hàng tồn kho giá đảm bảo cho trình sản xuất Tuy nhiên, nhà quản lý mong giảm thiểu hàng tồn kho, đưa hàng tồn kho mức quy định, giới hạn tối thiểu - tối đa, xếp lại lượng giới hạn 1.2 Lợi ích áp dụng Quản lý trực quan Thông tin người thu thập qua thị giác 83%, 11% thính giác, 3.5% khứu giác 1% vị giác Nếu bạn huy mắt người, bạn huy phần nhận thức họ Do đó, Quản lý trực quan giúp dễ dàng phát nơi quản lý sản xuất khơng thể nhìn thấy 1.2.1 Giúp người nhìn thấy chuẩn lệch chuẩn Khi Quản lý trực quan, đưa dẫn rõ ràng từ nhìn vào tín hiệu để biết cịn vật liệu, dụng cụ thừa Các dấu hiệu thể Quản lý trực quan giúp người nhìn thấy tiêu chuẩn sai lệch ngồi tiêu chuẩn Các quy trình, hướng dẫn cơng việc hình ảnh giúp người thực thuận tiện q trình tiến trình cơng việc rõ ràng Các yếu tố trực quan hệ thống thiết bị, thông tin, mã mầu, sơ đồ bảng tín hiệu tiêu chuẩn hố làm cho tình trạng bất bình thường lãng phí dễ nhận Ngoài ra, Quản lý trực quan kết hợp với công cụ 5S giúp nơi làm việc gọn gàng, an tồn Hình 1.1: Biểu đồ trực quan Tóm lại, Quản lý trực quan hiển thị thơng tin hình ảnh, giúp làm bật thông tin quan trọng cần truyền tải; phổ biến phương pháp, hướng dẫn cơng việc tiêu chuẩn hóa theo cách thức đơn giản, dễ hiểu; giảm thời gian cần thiết để hiểu thông tin, tránh việc q tải thơng tin giúp nhân viên nhìn thấy kết 10 khu vực Nhằm giao trách nhiệm cụ thể cho cá nhân việc xây dựng trì trực quan hóa Sau giao trách nhiệm cá nhân giúp đối tượng nhận thức vai trị q trình triển khai xây dựng dự án Việc sơ đồ hóa khu vực không cần thiết phải sử dụng phần mềm chuyên dụng Có thể vẽ tay nhóm triển khai dự án khu vực thuộc phạm vi triển khai Nhóm chuyên gia với ban đạo xác định mục tiêu dự án Thiết lập điểm kiểm soát, vấn đề nhu cầu cần cải tiến khu vực, nhóm dự án phương pháp thực Các thành viên nhóm triển khai dự án doanh nghiệp tiến hành tổng vệ sinh, xếp lại layout, đồ vật, công cụ dụng cụ cách khoa học vệ sinh khu vực để tạo không gian ứng dụng hình thức kiểm sốt trực quan doanh nghiệp Thực hiển thị trực quan với đối biểu đồ, bảng đo lường kết quả, thủ tục tài liệu quy trình làm nguồn thơng tin tham khảo cho cơng nhân Ví dụ, biểu đồ xu hướng hiệu suất thực hiện, % dao động tỉ lệ lỗi, tiến độ xuất hàng tháng… hiển thị bảng thông tin hay bảng điện tử nhà máy Thực kiểm sốt trực quan với thơng tin giới hạn kiểm sốt nhiệt độ, áp suất bảng thơng tin hay đồng hồ hiển thị Thực dẫn trực quan với thông tin hiển thị khu vực làm việc, đường đi, luồng chất lỏng vào, thiết bị phản ứng,… (3) Giai đoạn Duy trì, cải tiến đánh giá, tổng kết Tiến hành đào tạo đánh giá áp dụng Quản lý trực quan; trì cải tiến áp dụng Xây dựng tiêu chí đánh giá, chế động viên khuyến khích cá nhân, tổ, nhóm có thành tích tốt thực Quản lý trực quan Đánh giá kết sau áp dụng Nêu bật hình ảnh trước sau cải tiến 82 c Kết áp dụng Quản lý trực quan Một số kết Dự án: Làm biển cảnh báo mở - đóng khu sản xuất chuyển hàng cho khu hồn thiện, ảnh cảnh báo phịng tránh vấp ngã phân xưởng, bảng thông tin sản xuất đặt khu hoàn thiện với kế hoạch đóng gói tháng dán lên bảng thơng tin: Hình 3.2 Trực quan cảnh báo khu vực sản xuất Hệ thống máy móc phân định vị trí trực quan vạch kẻ, nhà xưởng vệ sinh hàng ngày quy định vị trí để đồ dùng, dụng cụ sản xuất 83 Hình 3.3 Trực quan sơ đồ bố trí mặt Thành phẩm, nguyên vật liệu quy định vị trí rõ ràng thơng qua kẻ vạch nhãn mác Hình 3.4.a Trực quan hóa khu vực lưu kho 84 Hình 3.4.b Trực quan hóa khu vực lưu kho Khi sản xuất phận phải treo biển sản xuất sản phẩm Hình 3.5 Trực quan hóa lệnh sản xuất Các bán thành phẩm dán nhãn màu quy định việc chưa kiểm tra, kiểm tra sản xuất, bán thành phẩm phải treo biển để nhận biết: 85 Hình 3.6: Trực quan hóa loại sản phẩm, vật liệu màu nhãn Công ty triển khai quy trình vệ sinh hình ảnh trực quan Hình 3.7 Trực quan hóa quy trình vệ sinh 86 3.2.2 Kết áp dụng Quản lý trực quan Công ty TNHH Thiết bị Y tế Đông Phương a Giới thiệu Dự án Công ty TNHH Thiết bị Y tế Phương Đông, doanh nghiệp kinh doanh trang thiết bị y tế, thiết bị mơi trường, dụng cụ hóa chất dùng y tế; thực phẩm chức Do thiết bị, hóa chất dùng y tế mang tính đặc thù ảnh hướng trực tiếp đến sức khỏe người nên phải kiểm soát chặt chẽ để bảo đảm tính an tồn cao sử dụng Mặt khác diện tích Cơng ty nhỏ, đặc biệt kho lưu giữ thiết bị, dụng cụ, đặc biệt hóa chất dùng y tế… cần phải áp dụng phương pháp trực quan để kiểm soát sản phẩm hàng hóa, đảm bảo tránh nhầm lẫn sử dụng Dự án Quản lý trực quan triển khai nhằm đặt mục tiêu, yêu cầu sau: - Môi trường sản xuất làm việc sẽ, gọn gàng; - Dự án áp dụng thí điểm khu vực văn phòng (đối với hồ sơ tài liệu) kho, sau nhân rộng tồn cơng ty - Những phận, khu vực cần quản lý trực quan phải thể thơng qua nhãn, bảng biểu để tránh nhầm lẫn; - Mọi cán công nhân viên Công ty phải thực Quản lý trực quan công việc hàng ngày b Phương pháp triển khai áp dụng (xem mục b 3.2.1) c Kết áp dụng Quản lý trực quan Quản lý trực quan tài liệu, hồ sơ; bảng thông tin; kho sản phẩm thể Nhóm hình 3.8 Tài liệu hồ sơ phân loại rõ ràng Sử dụng đường kẻ trực quan để kiểm soát số lượng cặp, file tài liệu 87 Hình 3.8.a Hình 3.8.b Đối với cặp tài liệu kẹp kẹp, công ty tiến hành đánh mã số theo quy định có danh mục mã số thể lưu hồ sơ Các nhãn gáy file quy định thống cách thức Công ty chủ trương dùng gáy file màu khác cho loại tài liệu để quản lý 88 Hình 3.8.c Bảng thơng tin đặt vị trí cửa kho, thể nội dung cơng việc cân phải làm theo, quy định nhiệt độ phịng kho Hình 3.8.d Hình 3.8.e 89 Trong kho lạnh có thiết bị theo dõi nhiệt độ, độ ẩm… kèm bảng theo dõi ghi lại nhiệt độ, độ ẩm… Giá, kệ để hàng có danh mục sản phẩm lưu trữ Hình 3.8.f Tất loại hàng hóa có nhãn phân chia khu vực hàng nhập lại, hàng hết date Đối với hàng hóa gần hết date cơng ty cho dán nhãn màu vàng để thể trực quan Mặt khác công ty cho vẽ sơ đồ mặt tầng, kho… Hình 3.8.g 90 Hình 3.8.h 3.2.3 Hình ảnh áp dụng Quản lý trực quan số doanh nghiệp Việt Nam - Nhóm hình 3.9 - Các vạch kẻ vàng sàn nhà phân định rõ khu vực lối thơng thống, khu vực làm việc cơng nhân, khu vực để bán thành phẩm,… - Các vạch phân nét đứt nét liền 91 - Các linh kiện kích thước nhỏ đặt rổ phân theo kích thước khác nhau, giúp tăng tính xác lấy linh kiện lắp ráp - Các rổ đựng linh kiện gán nhãn nhận biết rõ ràng gán nhãn nhận biết rõ ràng - Bán thành phẩm phân loại rõ ràng bảo quản tốt (kê palette) - Các palette gắn nhãn nhận biết rõ ràng - Các dụng cụ làm việc xếp khoa học (tăng dần theo kích thước) giúp cho việc nhận biết, lấy hay để vào dễ dàng - Các dụng cụ gắn nhãn nhận biết vị trí chúng 92 - Xe máy theo ô tương ứng với vạch sơn vàng sàn nhà Cách thức xếp tạo ngăn nắp, giúp nhân viên để xe lấy xe thuận tiện - Tài liệu hồ sơ giá xếp khoa học dựa nhãn nhận biết màu sắc (đánh số thứ tự, xếp theo năm, màu trực quan tương ứng với năm cụ thể) - Các hồ sơ ngăn đựng hồ sơ đánh mã rõ ràng giúp cho việc tìm kiếm nhanh chóng, lấy trả lại dễ dàng 93 - Kho linh kiện sản xuất công ty: giá kệ đánh mã, kệ kẻ vạch sơn quy định vị trí sàn nhà tạo thơng thống cho việc lại nhập, xuất hàng kho - Thời gian lấy linh kiện kho chưa tới 10s 94 TÀI LIỆU THAM KHẢO Chris A Ortiz Murry R.Park; Visual Control “Applying Visual Management to the factor”, 2011; Gwendolyn D Galsworth, Visual Workplace/Visual Thinking “Creating Enterprise Excellence through the Technologies of the Visual Workplace”, 2015; Fujio Cho, Taiichi Ohnos “Workplace Management”, 2013; Báo cáo Tổng hợp Kết Nhiệm vụ “Hướng dẫn áp dụng cơng cụ, mơ hình: Phương pháp quản lý trực quan, Phương pháp quản lý phòng ngừa sai lỗi Mơ hình nhóm huấn luyện vào doanh nghiệp” Mã số 03.2/2014 - DA2, Chương trình quốc gia “Nâng cao suất chất lượng sản phẩm, hàng hóa doanh nghiệp Việt Nam đến năm 2020”; Báo cáo Tổng hợp Kết Nhiệm vụ “Hướng dẫn áp dụng cơng cụ, mơ hình: Đánh giá hiệu cơng việc (Work Sampling), Bố trí mặt (Layout); Nghiên cứu thao tác thời gian (Time Study) Các giải pháp thân thiện môi trường Năng suất xanh (Green Productivity) vào doanh nghiệp Việt Nam Mã số 03.7/2014 - DA2, Chương trình quốc gia “Nâng cao suất chất lượng sản phẩm, hàng hóa doanh nghiệp Việt Nam đến năm 2020” 95 NHÀ XUẤT BẢN HỒNG ĐỨC Địa chỉ: 65 Tràng Thi - Quận Hoàn Kiếm - Hà Nội Email: nhaxuatbanhongduc@yahoo.vn Tel: 024.39260024 Fax: 024.39260031 Chịu trách nhiệm xuất bản: Giám đốc BÙI VIỆT BẮC Chịu trách nhiệm nội dung: Tổng biên tập: LÝ BÁ TỒN Biên tập: Trình bày bìa: Sửa in: NGUYỄN KHẮC OÁNH BÙI MẠNH CHIẾN HỒNG THÚY In 1.000 cuốn, khổ 15 cm x 22 cm, Công ty Cổ phần In Hà Nội Lô 6B CN5 Cụm Công nghiệp Ngọc Hồi - Thanh Trì - Hà Nội Đăng ký kế hoạch xuất số 2648-2018/CXBIPH/07-58/HĐ Quyết định xuất số 229/QĐ-NXBHĐ ngày 20/12/2018 In xong nộp lưu chiểu năm 2018 96