Bài giảng Tin học đại cương: Chương 4 Nguyễn Quang Tuyến

Bài giảng Tin học đại cương: Chương 4 cung cấp cho người học các kiến thức: Tạo và lưu trữ một tài liệu mới, các thao tác soạn thảo văn bản, các thao tác định dạng văn bản, sử dụng các công cụ hiệu chỉnh văn bản, bảng biểu và hình ảnh,...

Chương TRÌNH SOẠN THẢO VĂN BẢN MICROSOFT WORD BÀI TẠO VÀ LƯU TRỮ MỘT TÀI LIỆU MỚI I/ Giới thiệu Word  Là phần mềm Microsoft Office hãng Microsoft (Mỹ) sáng lập  Là phần mềm chuyên dùng xử lý văn cơng tác văn phòng  Tệp tin thi hành Word có tên: winword.exe (Nằm đường dẫn: C:\Program Files\Microsoft Office\Office\Winword exe)  Tệp tin mà Word sinh có phần mở rộng là: *.doc II/ Màn hình làm việc Word III/ Tạo tệp tin văn  Khi khởi động, MS-Word tự động tạo sẵn tài liệu trắng với tên Document1  Hoặc nhấn nút New Blank Document công cụ  Hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl+N  Hoặc vào Menu File, chọn New New Blank Document IV/ Mở tệp tin văn có  Vào Menu File, chọn Open (Ctrl+O) Kích chọn tập tin muốn mở Chọn nơi có chứa tài liệu cần mở Chọn Open để mở  Chú ý: Có thể chọn nhiều tập tin để mở lúc V/ Lưu văn  Vào Menu File, chọn Save Save As… Chọn vị trí lưu (Ổ đĩa, thư mục nào) Có thể tạo thư mục cách kích vào Xác nhận lưu Đặt tên cho tập tin VI/ Phóng to, thu nhỏ khung nhìn văn  Mặc định khung nhìn tài liệu đặt tỉ lệ 100% Người dùng tăng giảm tỉ lệ khung nhìn cơng cụ Zoom  Thay đổi khung nhìn khơng làm thay đổi kích thước kí tự tài liệu in  Cách thực hiện:  Cách 1: Kích chuột vào menu View, chọn Zoom  Cách 2: Kích chuột vào hộp Zoom công cụ  Cách 3: Giữ phím Crtl lăn bi chuột BÀI CÁC THAO TÁC SOẠN THẢO VĂN BẢN I/ Vấn đề gõ tiếng Việt văn  Để gõ tiếng Việt trình soạn thảo văn Word hầu hết tất phần mềm chạy môi trường Windows ta phải cài đặt vào máy tính chương trình phần mềm hỗ trợ gõ tiếng Việt  Có nhiều phần mềm hỗ trợ gõ tiếng Việt khác Thường dùng phần mềm: VietKey UniKey  Trong tất gõ tiếng Việt bảng mã Font chữ phải phù hợp với II/ Chuẩn bị văn trộn  Tạo văn thứ có nội dung cố định văn “kết quả”, giả sử văn lưu với tên: Phieu_bao_diem.doc  Tạo văn thứ có nội dung mục trộn vào văn thứ nhất, giả sử văn lưu với tên: Danh_sach_diem.doc Với văn thứ này, nội dung chúng bảng biểu với cột tương ứng trường cần trộn dòng nội dung tương ứng cho trường II/ Chuẩn bị văn trộn (tt)  Mở văn thứ (Phieu_bao_diem.doc)  Vào menu Tools – Mail Merge Xuất hộp thoại Mail Merger Helper với nội dung sau: hao tác trộn III/ Thao tác trộn (tt)  Mục Main document: Cho phép chọn tài liệu cần trộn (tài liệu thứ nhất) Với cách thực hệ thống ngầm hiểu tài liệu tài liệu mở  Mục Data source: Cho phép chọn tài liệu phụ cần trộn vào tài liệu (tài liệu thứ 2)  Mục Merge the data with the document: Chấp nhận trộn nội dung tài liệu chọn   III/ Thao tác trộn (tt) Từ nút lệnh Create -> Form letter -> Chọn Active Windows hộp thoại Microsoft Windows xuất Từ nút lệnh Get data -> Open data source -> Chọn đường dẫn xác định cho hệ thống biết địa tệp tin thứ cần trộn -> Chọn Edit main document hộp thoại Microsoft Windows xuất  III/ Thao tác trộn (tt) Lúc hệ thống tự động đưa cộng cụ Mail Merge: III/ Thao tác trộn (tt)  Menu Insert Merge Field: Danh sách trường cần trộn tương ứng tệp tin thứ  Lần lượt chèn tên trường vào vị trí cần trộn  Nút lệnh Merge… công cụ cho phép bắt đầu công việc trộn với chức sau:  Merge to: Chọn nơi xuất văn kết  Record to be merged: Chọn số lượng ghi trộn IV/ Nâng cao chức trộn thư   Trong phiếu báo điểm danh sách có dòng “Kêt quả:…” Giả sử kêt tính với yêu cầu sau: Nếu Tổng điểm >=15 đậu, ngược lại Rớt Với yêu cầu ta sử dụng thêm chức sau: Vào menu Insert Word Field -> If…Then…Else…  Xuất hộp thoại sau: IV/ Nâng cao chức trộn thư  If Then Else : Nếu Điều kiện thực Câu lệnh 1, ngược lại Điều kiện sai thực Câu lệnh IV/ Nâng cao chức trộn thư (tt)  Field name: Trường cần so sánh  Comparison: Biểu thức so sánh:         Equal to: Bằng Not equal to: Không Less than: Nhỏ Greater than: Lớn Less than or equal: Nhỏ Greater than or equal: Lớn Is blank: Là rỗng Is not blank: Không rỗng  Compare to: Giá trị so sánh  Insert this text: Giá trị biểu thức so sánh  Otherwise insert this text: Giá trị biểu thức so sánh sai BÀI IN ẤN & THIẾT ĐẶT MẬT KHẨU I/ Xem trước in  Thao tác cho phép xem nhanh toàn hình dáng thật văn kết xuất văn máy in (in giấy)  Vào menu File -> Print preview nhấn biểu tượng Preview công cụ  Thanh công cụ liên quan: Thanh Print preview: Thực In Xem trang Sửa nội dung Xem nhiều trang Phóng to, thu nhỏ hình xem II/ Thực in  Vào menu File -> Print (Hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl+P)  Page range: Chọn số trang in  Copies: Chọn số lần in cho trang Collate: Chọn thứ tự in trường hợp in nhiều lần cho trang III/ Thiết đặt mật  Vào Tools - Option… Chọn thẻ Save (hoặc vào menu File -> Save as…Tools -> General Options…)  Gõ mật bảo vệ mở vào hộp văn Password to open mật bảo vệ cấu trúc (nếu muốn) vào hộp Password to modify ... Document IV/ Mở tệp tin văn có  Vào Menu File, chọn Open (Ctrl+O) Kích chọn tập tin muốn mở Chọn nơi có chứa tài liệu cần mở Chọn Open để mở  Chú ý: Có thể chọn nhiều tập tin để mở lúc V/ Lưu... C:Program FilesMicrosoft OfficeOfficeWinword exe)  Tệp tin mà Word sinh có phần mở rộng là: *.doc II/ Màn hình làm việc Word III/ Tạo tệp tin văn  Khi khởi động, MS-Word tự động tạo sẵn tài liệu...BÀI TẠO VÀ LƯU TRỮ MỘT TÀI LIỆU MỚI I/ Giới thiệu Word  Là phần mềm Microsoft Office hãng Microsoft (Mỹ) sáng lập  Là phần mềm chuyên dùng xử lý văn cơng tác văn phòng  Tệp tin thi