GIÁO TRÌNH ACCESS
Giáo trình tin học Access + Nguyễn Xuân Thọ Chương TỔNG QUÁT VỀ MICROSOFT ACCESS 2003 I GIỚI THIỆU : -Access 2003, chương trình ứng dụng văn phòng Microsoft Office 2003,là phần mềm thuộc hệ Quản Trị Cơ Sở Dữ Liệu Quan Hệ ( Relational Database Management Syastem ), giúp ta quản lý, bảo trì khai thác liệu máy vi tính II PHẦN MỀM ACCESS Access phần mềm quản trị sở liệu (CSDL) hãng Microsoft phát hành, tính từ năm 1993 đến có phiên sau: - Access 2.0: phát hành năm 1993, chạy Windows 3.1 - Access 97: phát hành năm 1996, chạy Windows 95 - Access 2000: phát hành năm 1999, chạy Windows 95 phiên Windows sau - Access 2002: nằm Offices XP phát hành vào tháng 05/2000, Access 2002 chạy Windows 98, Windows Me, Windows 2000 Windows XP - Access 2003: nâng cấp hoàn chỉnh Access 2002 III KHỞI ĐỘNG VÀ THOÁT KHỎI ACCESS Khởi động Access - Từ hệ điều hành Windows, nhấp chuột vào menu Start - Chọn mục Programs - Microsoft Offic Microsoft Office Access 2003 Hoặc: Nhấp đúp chuột vào biểu tượng Access hình Màn hình Access Sau khởi động, hình Access sau : Blank Access DataBase: Tạo tập tin liệu Ù Vào [Menu] File Ỵ New Access Database Wiwizard : Tạo tập tin liệu theo h ớng d ẫn Access Open an exitsting : Đ ể m CSDL đ ã c ó s ẵn tr ên đ ĩa Thanh cơng cụ: (Toolbar): Thanh công cụ nằm menu chứa biểu tượng, biểu thị cho lệnh thường sử dụng menu Muốn thực thi lệnh nhấp chuột biểu tượng đại diện cho lệnh Trang : Giáo trình tin học Access + Nguyễn Xuân Thọ Để hiển thị công cụ, thực lệnh: View Ỵ Toolbars Ỵ Customize Access xuất hộp hội thoại Customize Trên hộp hội thoại Customize, chọn Toolbar cần xuất (hoặc bỏ chọn khơng cần xuất hiện) Thốt khỏi Access: Cách 1: Thực lệnh: File Ỵ Exit Cách 2: Nhấp chuột vào menu điều khiển cửa sổ Access, chọn mục Close Cách 3: Nhấn tổ hộp phím Alt + F4 Cách 4: Nhấp chuột vào nút Close hình Access IV CƠ SỞ DỮ LIỆU Tạo sở liệu Để tạo sở liệu (CSDL) mới, thực bước sau: • Bước 1: Chọn cách khác Cách 1: Thực lệnh: File Ỵ New Cách 2: Nhấp chuột vào biểu tượng công cụ Cách 3: Nhấn đồng thời phím Ctrl + N Sau thực ba cách trên, Access xuất hộp đối thoại New: • Bước 2: Chọn Database… • Bước 3: Chọn OK Access mở hộp hội thoại File new Database, cho phép lưu tập tin database Để lưu tập tin, từ hộp hội thoại File New Database ta thực tu ần tự bước sau: - Chọn ổ đĩa thư mục (chứa tập tin CSDL muốn lưu) cửa sổ Save in - Chọn kiểu tập tin Microsoft office Access cửa sổ Save as type - Gõ tên tập tin vào cửa sổ File Name - Nhấp chuột vào mục Create Trang : Giáo trình tin học Access + Nguyễn Xuân Thọ Trở cấp thư mục Tạo Folder (Create New Folder) Chuyển thư mục chuyển đến Tìm tập Web Mở tập tin sở liệu có Để mở tập tin CSDL có đĩa, ta thực tự bước sau: Cách 1: Thực lệnh: File Ỵ Open Cánh 2: Nhấp chuột vào biểu tượng Cách 3: Nhấn tổ hộp phím Ctrl + O Access xuất hộp hội thoại Open: - Chọn kiểu tập tin Microsoft office Access cửa sổ Save of type Chọn ổ đĩa (chứa tập tin CSDL muốn mở) cửa sổ Look in Nhấp đúp chuột (Double Click) vào thư mục chứa tập tin muốn mở, tên tập tin xuất danh sách Nhấp chuột vào tên tập tin muốn mở từ danh sách (hoặc gõ tên tập tin vào cửa sổ File name) - Nếu muốn mở tập tin chế độ độc quyền sử dụng, chọn Exclusive - Nhấp chuột vào mục Open LƯU Ý: Khi tạo mở tập tin CSDL, Access tự động đóng tập tin CSDL mở trước Như vậy, thời điểm có tập tin CSDL mở Các thành phần CSDL Access Một CSDL Access gồm có thành phần: Trang : Giáo trình tin học Access + Nguyễn Xuân Thọ Các chi tiết cửa sổ Database Ỵ Dùng mở đối tượng Ỵ Dùng mở đối tượng dạng Design (thiết kế) Ỵ Dùng tạo đối tượng (Delete) (Large Icon) (Small Icon) Ỵ Dùng xóa đối tượng Ỵ Xem đối tượng dạng phóng to Icon Ỵ Xem đối tượng dạng thu nhỏ Icon Tables: Các bảng liệu Đây thành phần quan trọng, CSDL, chứa liệu CSDL Queries: Các vấn tin liệu Dùng để xử lý, tính tốn liệu Forms: Các biểu mẫu Reports: Các báo cáo Pages: Các trang Web Macros: Các tập tin lệnh vĩ mơ Modules: Các đơn thể chương trình Là phương tiện lập trình với ngơn ngữ lập trình Access Basic Chúng ta làm rõ thành phần vào chương sau Đóng tập tin CSDL Để đóng tập tin CSDL mở, thực cách sau: Cách 1: Thực lệnh: File Ỵ Close Cách 2: Nhấp chuột vào nút Close cửa sổ Database mở Trang : Giáo trình tin học Access + Nguyễn Xuân Thọ Chương TẠO LẬP CƠ SỞ DỮ LIỆU I KHÁI NIỆM Cơ sở liệu (CSDL) hay gọi database tập hợp liệu lưu trữ có cấu trúc Hệ quản trị sở liệu phần mềm cung cấp công cụ để xây dựng CSDL, thao tác CSDL Ví dụ ngơn ngữ Fox, Access, ngơn ngữ SQL Server…… Trong CSDL, phải quản lý nhiều đối tượng liệu Ví dụ quan việc quản lý nhân viên cần quản lý đối tượng như: hồ sơ nhân viên, chức vụ,… Mỗi đối tượng liệu biểu diễn lược đồ quan hệ Mỗi thành phần lược đồ thuộc tính đối tượng liệu Mỗi thuộc tính thể đặc trưng đối tượng Ví dụ: Đối tượng lý lịch nhân viên biểu diễn lược đồ quan hệ sau: HSNV(MaNV, Ho, Ten, NgaySinh, DiaChi, ) Mơ hình liệu quan hệ Access biểu diễn dạng bảng (table) Sau Ví dụ bảng thể lược đồ quan hệ LYLICH: MaNV A01 B02 Ho Ten Nguyễn Văn A Lê Thị B NgaySinh 08/07/1978 21/01/1978 DiaChi 112 Chu Văn An 200 Phan Đăng Lưu Các cột gọi vùng (hoặc trường, thuộc tính, field) Các hàng gọi mẫu tin (record) Một CSDL thiết kế tốt cho phép khai thác thông tin nhanh chóng xác Thiết kế CSDL vấn đề quan trọng, tốn lớn, đòi người quản trị phải hiểu biết chuyên ngành kiến thức phân tích thiết kế hệ thống Trong phần sơ lược qua bước thiết kế CSDL II CÁC BƯỚC THIẾT KẾ MỘT CSDL Bước 1: Xác định mục đích CSDL Xác định mục đích CSDL, giúp định đưa thông tin vào CSDL Ví dụ: Một cơng ty cần quản lý thông tin buôn bán công ty Như vậy, thông tin cần lưu trữ đơn đặt hàng, mặt hàng, khách hàng, nhân viên bán hàng Bước 2: Xác định bảng (table) cần thiết Khi xác định mục đích CSDL, chia thơng tin theo chủ đề phân biệt Mỗi chủ đề bảng (table) CSDL Ví dụ: với thơng tin cơng ty tạo bảng sau: HÓA ĐƠN, CHI TIẾT HÓA ĐƠN, HÀNG HÓA, KHÁCH HÀNG, NHÂN VIÊN BÁN HÀNG… Bước 3: Xác định vùng (hay gọi trường field) cho bảng Khi xác định vùng cho bảng ta cần ý số điều: Không nên tạo vùng chứa thông tin rút từ vùng khác, chứa kết tính tốn được; Nên tách thông tin phần nhỏ nhất; Các vùng phải phủ thơng tin cần thiết Xác định khóa bảng (Primary Key): Một vùng khóa mà giá trị bảng nhất, khơng trùng lập Trong bảng có hai vùng (hoặc hơn) kết hợp lại tạo thành khóa chính, giá trị hợp vùng bảng Vùng khóa phải có kích thước nhỏ, để tốc độ truy xuất CSDL nhanh Vùng khóa khơng chấp nhập giá trị rỗng Ví dụ: bảng HĨA ĐƠN vùng Mã hóa đơn vùng khóa chính, hóa đơn có mã riêng Trang : Giáo trình tin học Access + Nguyễn Xuân Thọ Bước 4: Xác định mối quan hệ bảng Chúng ta lưu trữ liệu có quan hệ với nhiều bảng riêng lẻ khác Vì cần xác định mối quan hệ (Relationship) bảng Để cài đặt quan hệ hai bảng: bảng A bảng B, thêm khóa bảng đến bảng lại, khóa xuất hai bảng Nhưng phải xác định sử dụng khóa bảng nào? Để xác định mối quan hệ cho đúng, phải hiểu rõ loại quan hệ chúng Có loại quan hệ hai bảng • Quan hệ 1-nhiều (One-to-Many): Đây mối quan hệ phổ biến CSDL quan hệ Trong quan hệ mẫu tin bảng A có quan hệ với nhiều mẫu tin bảng B Ví dụ: Trong quan, tỉnh thành (nơi sinh nhân viên) có nhiều nhân viên Nhưng nhân viên thuộc tỉnh thành (nơi sinh) • Quan hệ nhiều-nhiều (Many-to-Many): Mỗi mẫu tin bảng A có quan hệ với nhiều mẫu tin bảng B, ngược lại mẫu tin bảng B, có quan hệ với nhiều mẫu tin bảng A Quan hệ khó thể thiết kế Trong trường hợp ta phải tạo thêm bảng trung gian C Và tạo mối quan hệ 1-nhiều A C, mối quan hệ 1-nhiều B C • Quan hệ 1-1 (One-to-One): Một mẫu tin bảng A có quan hệ với mẫu tin bảng B Và mẫu tin bảng B có quan hệ với mẫu tin bảng A Đây trường hợp bất thường quan hệ, thơng tin quan hệ theo kiểu này, lưu trữ bảng Trong trường hợp tạo quan hệ 1-1, trước hết bạn xem đưa liệu vào bảng hay khơng Nếu lý mà khơng thể làm điều đó, sau vài cách đặt quan hệ: Nếu hai bảng có chủ đề, ta lập mối quan hệ cách sử dụng khóa cho hai bảng Nếu hai bảng có chủ đề khác với khóa khác nhau, ta chọn hai bảng đặt vùng dùng làm khóa bảng lại khóa ngoại Bước 5: Tinh chế lại thiết kế Sau ta tạo bảng, vùng bảng, thiết lập quan hệ bảng, cần xem xét lại số vần đề sau: - Nhập số mẫu tin để kiểm tra sai sót có thiếu sót dư thừa trùng lắp thơng tin CSDL khơng? - Xem có thiếu vùng khơng - Đã chọn khóa cho bảng chưa - Kiểm tra có trùng lắp thơng tin bảng khơng Nếu có, chia bảng thành hai bảng với quan hệ 1-nhiều - Có bảng nhiều vùng, mà mẫu tin hay khơng có vùng bỏ trống số mẫu tin hay khơng Nếu có thiết kế lại… Trang : Giáo trình tin học Access + Nguyễn Xuân Thọ Chương BẢNG (TABLE) I GIỚI THIỆU BẢNG Bảng (Table) nơi lưu trữ liệu Access Trước tạo đối tượng khác sở liệu (CSDL) vấn tin (Query), biểu mẫu (Form), báo cáo (Report)… phải tiến hành tạo bảng Bảng chứa liệu đối tượng thơng tin HÀNG HĨA, NHÂN VIÊN,… Mỗi hàng bảng gọi mẫu tin (Record), chứa thể riêng đối tượng Ví dụ thơng tin hàng hóa, thơng tin nhân viên… Mẫu tin thành lập từ vùng hay gọi trường (Field) Ví dụ bảng NHANVIEN có vùng sau: Vùng MaNV (mã nhân viên), vùng HoNV (họ chữ lót), vùng TenNV (tên), vùng Nu (nam/nữ), vùng NgaySinh (ngày sinh),… Mỗi vùng liệu cột bảng chứa kiểu liệu định Trong Access, tạo nhiều bảng CSDL TÊN VÙNG (Field name): Tên vùng đặt ra, có độ dài tối đa 64 ký tự kể ký tự trắng Khi đặt tên vùng sử dụng chữ cái, chữ số, ký tự đặc biệt, ngoại trừ dấu chấm (.) dấu móc vng ([,]) dấu chấm than(!) Lưu ý tên vùng bắt đầu ký tự trắng Khi đặt tên vùng cần đặt ngắn gọn, thể đặc trưng vùng Ví dụ bảng NHAN VIEN trên, vùng có tên MANV vùng chứa thơng tin mã nhân viên; vùng có tên HoNV vùng chứa thơng tin mã nhân viên; vùng có tên HoNV vùng chứa thơng tin họ chữ lót nhân viên… Trong bảng, khơng thể có hai vùng tên II CÁC KIỂU DỮ LIỆU CỦA VÙNG (Data type) Access cung cấp kiểu liệu sau: Dữ liệu kiểu văn (text) Chứa chuỗi bao gồm chữ cái, chữ số, khoảng trắng… Vùng kiểu văn có độ dài tối đa 255 byte Dữ liệu kiểu ký ức (Memo) Chứa chuỗi vùng kiểu văn Vùng kiểu ký ức dùng có yêu cầu lưu trữ chuỗi văn có độ dài lớn 255 byte Độ dài tối đa vùng kiểu ký ức 64000 bytes Dữ liệu kiểu số (Number) Chứa giá trị số Độ dài vùng kiểu số 1, 2, byte Với vùng kiểu số, có giá trị độ rộng vùng (Field Size) sau: - Byte: có giá trị từ đến 255, khơng có phần thập phân Chiếm byte - Integer: Có giá trị từ -32768 đến 32767, khơng có phần thập phân Chiếm byte Trang : Giáo trình tin học Access + Nguyễn Xuân Thọ - Long Integer: Có giá trị từ -2147483648 đến 2147483647, khơng có phần thập phân Chiếm byte - Single: Có giá trị từ -3.4 x 1038 đến 3.4 x 1038, tối đa số lẻ Chiếm byte - Double: Có giá trị từ -1.797 x 10308 đến 1.797 x 10308, tối đa 15 số lẻ Chiếm byte Khi chọn độ rộng vùng (Field Size) cho vùng kiểu số, nên chọn cho thích hợp Với giá trị số nguyên, ta nên chọn Field Size Byte, Integer Long Integer Với giá trị số thập phân, ta nên Field Size Single Double Để chọn Field Size phù hợp, ta nên vào giá trị lớn giá trị nhỏ vùng số, cho giá trị lớn nhỏ nằm trọn đoạn giá trị giới hạn Field Size; giá trị lớn nhỏ gần với hai giá trị giới hạn Field Size Ví dụ ta có vùng số, với giá trị lớn vùng số 30000, giá trị nhỏ vùng số -2000, vùng số không chứa giá trị thập phân Với vùng số này, ta chọn Field Size cho Byte, Byte khơng chứa giá trị âm Như ta chọn hai loại Field Size, Integer Long Integer Nhưng thấy, trường hợp nầy ta nên chọn Field Size Integer tất Trong trường hợp này, ta chọn Field Size Long Integer độ rộng vùng lớn so với giá trị lớn giá trị nhỏ vùng, làm cho việc lưu trữ chiếm khoảng đĩa lớn hơn, làm việc với bảng làm Access chạy chậm Kiểu liệu ngày/giờ (Date/Time): Chứa giá trị thời gian Đối với liệu kiểu ngày/giờ, Access tự động kiểm tra tính hợp lệ liệu Ta thực phép tính số học giá trị ngày/giờ Dữ liệu kiểu tiền tệ (Currency): Chứa liệu kiểu tiền tệ Dữ liệu kiểu tiền tệ giống liệu kiểu số Được tự động làm tròn đến hai chữ số thập phân Giá trị âm đặt hai dấu ngoặc đơn ( ) Ví dụ: 76.3674 $76.37 -45.3344 ($45.33) Vùng kiểu tiền tệ lưu trữ giá trị từ trừ 922,337,203,685,477.5808 đến 922,337,203,685,477.5707 Dữ liệu kiểu tiền tệ chiếm byte Dữ liệu kiểu AUTO NUMBER: Access tự động gán giá trị cho vùng kiểu Auto Number Mẫu tin bảng gán giá trị 1, mẫu tin thứ hai gán giá trị 2,… Giá trị vùng có kiểu liệu Auto number tự động cập nhật sau xóa chèn mẫu tin Dữ liệu kiểu Auto Number chiếm độ dài tối đa byte Dữ liệu kiểu luận lý (Yes/No) Có hai giá trị No Yes Chúng ta định dạng lại dạng thể cho giá trị kiểu luận lý True/False, On/Off… cách cài đặt thuộc tính Format Dữ liệu kiểu luận lý chiếm bit Dữ liệu kiểu OLE OBJECT Vùng liệu kiểu OLE Object chứa đối tượng phần mềm khác Dữ liệu kiểu OLE Object chiếm tối đa giga byte Hyperlink Dạng liệu dùng để chứa địa Email 10 Dữ liệu kiểu LOOKUP WIZARD Vùng liệu Lookup Wizard nhận giá trị người sử dụng chọn từ bảng khác danh sách giá trị định trước Trang : Giáo trình tin học Access + Nguyễn Xuân Thọ III TẠO BẢNG Muốn tạo bảng ta thực bước sau: Trong hộp hội thoại Database, thực lệnh: Tables Ỵ New Access xuất cửa sổ New table Ta chọn chọn lựa sau: - Xuất bảng trống với tiêu đề cột Field1, Field2, Datasheet View: Field3,… - Chế độ cho phép thiết kế bảng phương pháp thủ công Design View: - Chế độ cho phép thiết kế bảng với trợ giúp Wizard Table Wizard: - Nhập bảng đối tượng từ tập tin khác Import Table: - Cho phép tạo bảng cách nối vào sở liệu hành bảng Link Table: sở liệu khác 2.1 Sử dụng Datasheet View Access xuất bảng trống với tên mặc định vùng (tiêu đề cột) Field1, Field2,… bảng có 30 hàng 20 cột 2.1.1 Định dạng Font: Để chọn Font chữ cho bảng nhập liệu, ta thực cách: Cách 1: Thực liệnh: Format Ỵ Font Khi Access xuất hộp hội thoại Font sau: Trang : 10 Giáo trình tin học Access + Nguyễn Xuân Thọ - Trong hộp hội thoại Font, cửa sổ Font cho phép định dạng font chữ Cửa sổ Font style cho phép định dạng ký tự in nghiêng (Italic), in đậm (Bold), trở bình thường khơng in đậm khơng in nghiêng (Normal) - Cửa sổ Size cho phép định dạng cỡ chữ - Hộp chọn Underline cho phép định dạng gạch (hoặc gạch dưới) - Cửa sổ Color cho phép định dạng màu ký tự Cách 2: dùng Toolbar - Chọn font chữ: Nhấp chuột vào mũi tên cửa sổ Font công cụ (Toolbar), xuất danh sách kiểu chữ nhấp chuột vào tên Font muốn chọn - Định cỡ chữ: Chọn cỡ chữ (Font size) cách nhấp chuột vào mũi tên cửa sổ font size chọn cỡ chữ thích hợp, nhấp chuột vào cửa sổ Font size cho điểm nháy xuất cửa sổ Font size gõ cỡ chữ thích hợp vào - In đậm, in nghiêng, gạch Các biểu tượng Bold, Italic, Underline cho định dạng ký tự: In đậm, in nghiêng, gạch - Màu nền: Biểu tượng Fill/Back color cho phép thay đổi màu bảng, cách nhấp chuột vào mũi tên biểu tượng Fill/Back color, xuất bảng danh sách màu, nhấp chuột vào màu muốn chọn: - Màu ký tự: Cửa sổ Font/Fore Color cho phép thay đổi màu ký tự, cách nhập chuột vào mũi tên biểu tượng Font/Fore Color, xuất danh sách bảng màu, nhấp chuột vào màu muốn chọn - Màu cho đường kẻ: Biểu tượng Line/Border Color cho phép thay đổi màu đường kẻ bảng, cách nhấp chuột vào mũi tên biểu tượng Line/Border Color, xuất danh sách bảng màu, nhấp chuột vào màu muốn chọn - Đường kẻ: Biểu tượng Gridlines cho phép kẻ đường (ngang đứng kẻ đường ngang, kẻ đường đứng, xóa đường ngang đứng bảng), cách nhấp chuột vào mũi tên cửa sổ Gridlines, xuất biểu tượng nhấp chuột chọn biểu tượng tương ứng Trang : 11 Giáo trình tin học Access + Nguyễn Xuân Thọ SẢN PHẨM Masp Tensp FFP12 Đĩa mềm 1.2 Mb GLA11 Kính lọc MON99 Monitor Color CTX Dongia DVT Hộp Cái 120 Cái MOU11 Mouse Prtec 20 Con MOU12 Mouse Genius 10 Con PRN11 Máy in LQ-1170 65 Cái CHẤM CÔNG Manv Ngaycong Ngayphep Ngoaigio HC01 25 HC02 23 HC03 24 0 HC04 26 0 HC06 0 KT01 25 KT02 23 0 KT06 23 KT09 26 0 TH01 23 TH02 25 TH03 24 TH04 0 TH05 0 - Mở bảng SẢN PHẨM khung nhìn DataSheet Sửa Masp CON46 thành COM46, mở bảng HĨA ĐƠN khung nhìn DataSheet, nhận xét có thay đổi khơng? (Tất hóa đơn có Masp=CON46 đổi thành COM46) FIND – REPLACE – SORT – FILTER Mở Table HSNV Tìm mẫu tin (Find) ) Hãy tìm mẫu tin có họ Trần (Match: Start of Field) ) Hãy tìm mẫu tin có họ lót Thị (Match: Any part of Field) ) Hãy tìm mẫu tin có tên Trang (Match: Whole Field) ) Hãy tìm mẫu tin có năm sinh 68 Tìm thay mẫu tin (Replace) Trang : 122 Giáo trình tin học Access + Nguyễn Xuân Thọ Hãy tìm mẫu tin có LCB 290 thay 310 Sắp xếp mẫu tin (Sort) Sử dụng nút Sort Descending Sort Ascnding để: • Sắp xấp thứ tự trường MaNV theo thứ tự giảm dần (Descending) • Sắp xếp thứ tự trường ngày sinh theo thứ tự tăng dần (Ascending) Sử dụng lệnh Record Ỵ Filter Ỵ Advanced Filter – sort để: • Xếp thứ tự trường Holot theo thứ tự tăng dần (Ascending) trường NgaySinh theo thứ tự giảm dần (Descending) Lọc mẫu tin (Filter) ) Lọc mẫu tin có phái Nữ (No) ) Lọc mẫu tin có phái Nam (Yes) ) Lọc mẫu tin có họ Nguyễn ) Lọc mẫu tin có tên lót Thị ) Lọc mẫu tin có tên Trang ) Lọc mẫu tin cá tên Phong Vũ ) Lọc mẫu tin có tên bắt đầu chữ T ký tư lại ) Lọc mẫu tin có hai ký tự đầu MaNV HC TH QUERY 1./ Sử dụng Table HSNV CHẤMCƠNG tạo query tên TÍNH LƯƠNG gồm vùng sau: Manv, Họ tên, Lcb,Ngaycong, Ngayphep, Ngoaigio, Heso, Thực lãnh Trong đó: • Họ tên: nối vùng HọLot tên (Họ tên:[Holot]+ “ ”+[ten] • Heso: tính sau - Nếu ký tự bên trái Manv HC hệ số 2.45 - Nếu ký tự bên trái Manv KT hệ số 2.6, ngược lại hệ số 1.2 • Thực lãnh: LCB*(Ngaycong* Heso +NgayPhep+Ngoaigio*2* Heso) 2./ Từ Tables HSNV tạo Query tên TIỀN PHỤ CẤP gồm trường (Fileds) sau: Manv, Ho va ten, LCB, Nam TN, Socon, Pcap TN, Pcapcon, CongPC Trong đó: - Họ tên: [holot]+ “ ” +[ ten] Năm TN:Year(Date())-Year([NgayvaoLV]) Pcap TN:[Năm TN]*[LCB] Pcap con:[socon]*50000 Cộng PC:[Pcap TN]+[Pcap con] Trang : 123 Giáo trình tin học Access + Nguyễn Xuân Thọ 3./ Từ Table HÓA ĐƠN tao Parameter Query tên NHAP XUAT VAT TU gồm vùng (Fields) sau: SoHD, MaKH, MaSP, Ngay, Thang, Loaivt, Soluong, Dongia, Trigia, HTTT Trong đó: - Tháng: “Tháng” & Month([ngay]) - Trị giá:[Soluong]*[Dongia] (Có thuộc tính PropertiesỴFormat: Standard Decimal Place :0) - Tạo Parameter trường Thang, câu nhắc sau : Between [tu thang] and [den thang] - Tạo Parameter trường Loaivt, câu nhắc sau: [CHO BIẾT LOẠI VẬT TƯ MUỐN IN HOẶC XEM] 4./ Hãy sử dụng Tables: HÓA ĐƠN, KHÁCH HÀNG để tạo Total Query Theo dõi số lượng xuất vật tư cao nhất, thấp nhất.Query tên: THEO DOI XUAT VAT TU) Trang : 124 Giáo trình tin học Access + Nguyễn Xuân Thọ 5./ Sử dụng Table HSNV để tạo Crosstab Query sau: Tạo Crosstab query tên TRÌNH ĐỘ VĂN HĨA thống kê trình độ học vấn theo phòng ban Trong đó: - Tên phòng viết sau: Nếu ký tự bên trái Manv= “HC” tên phòng “Hành Chánh”, ký tự bên trái Manv = “KT”, tên phòng “Kỹ Thuật”, ngược lại “Tin Học” - Trình độ học vấn: Nếu Tdvh= “TH”, ghi “Trung Học”, ngược lại “Đại Học” 6./ Tương tự tạo Crosstab Query tên TỔNG SỐ LƯỢNG NAM - NỮ thống kê số lượng Nam nữ có cơng ty gồm vùng sau: Tên phòng, Tổng số NV, Giới tính Trang : 125 Giáo trình tin học Access + Nguyễn Xuân Thọ 7./ Tạo Make Table Query Thiết kế Make – Table Query tên TẠO BẢNG để tạo bảng tên PHỤ CẤP từ truy vấn TIỀN PHỤ CẤP Trang : 126 Giáo trình tin học Access + Nguyễn Xuân Thọ Kiểm tra xem có tạo bảng PHỤ CẤP không? (Click Chọn Đối tượng Tables thấy có thêm bảng danh sách bảng có tên PHỤ CẤP) FORM 1./ Sử dụng Table HÓAĐƠN để tạo form tên HOADON1 theo hướng dẫn sau: • Trong trị giá Textbox chứa biểu thức = [dongia]*[soluong] • Form Footer có textbox (Tổng trị giá), chứa biểu thức tính tốn =sum([dongia]*[soluong]), có thuộc tính Visible=No, Record Selector=No, Navigation Button=No, MaxMin Button=None Trang : 127 Giáo trình tin học Access + Nguyễn Xuân Thọ 2./ Sử dụng Table SẢN PHẨM để tạo Form NHAP SAN PHAM theo hướng dẫn sau: 3./ Sử dụng Table HÓA ĐƠN tạo Form NHẬP XUẤT VẬT TƯ dạng Columnar theo mẫu hướng dẫn sau: ª Trị giá textbox tính biểu thức: =[soluong]*[dongia] (Chọn Properties Ỵ Format Ỵ Standard, lấy số lẻ) ª Masp ComboBox lấy liệu nguồn từ Table SẢN PHẨM gồm cột Masp TenSP, tạo dòng thích cho ComboBox trạng thái: MỞ HỘP DANH SÁCH - CHỌN MỘT MÃ SẢN PHẨM ª MaKH ComboBox lấy liệu nguồn từ Table KHÁCH HÀNG gồm cột MaKH TenKH, tạo dòng thích cho ComboBox trạng thái: CHỌN MÃ KHÁCH HÀNG TRONG HỘP DANH SÁCH Trang : 128 Giáo trình tin học Access + Nguyễn Xuân Thọ Trang : 129 Giáo trình tin học Access + Nguyễn Xuân Thọ 4./ Sử dụng Table CHẤM CÔNG, tạo Form CHẤM CÔNG NHÂN VIÊN theo mẫu sau: - MaNV ComboBox, lấy liệu từ Table HSVN gồm: MaNV, Họ tên Với Họ tên =[Holot]+ “ ” +[ten, đặt tên ComboBox MaNV - Họ tên TextBox có biểu thức =[MaNV].Column(1) - Tổng số ngày làm việc tháng TextBox, chứa biểu thức: NGAYCONG+NGAYPHEP+NGOAIGIO*2 Với NGAYCONG tính sau: Nếu NGAYCONG>25 tính gấp đơi ngày dư, ngược lại lấy NGAYCONG =IIf([NGAYCONG]>25,25+([NGAYCONG]25)*2,[NGAYCONG])+[NGAYPHEP]+[NGOAIGIO]*2 Trang : 130 Giáo trình tin học Access + Nguyễn Xuân Thọ 5./ Tạo Mainform Subform Wizard Kiểm tra thuộc tính liên kết: - Link Child Field : MAKH - Link Master Field : MAKH 6./ Tạo Main Subform không dùng Wizard ( lưu lại với tên CTHDON) Trang : 131 Giáo trình tin học Access + Nguyễn Xuân Thọ Name : MKH =[mkh].column(1) Trong : - Mã KH : Combo Box ( có Name : MKH ) - Các Text Box : Tên KH, Địa chỉ, Điện ThoạI lấy từ Combo Box) - Link Child Field : MAKH - Linh Master Field : MKH 7./ Tạo Main Form gồm hai Sub Form - Copy Form câu (CTHDON) lưu lạI vớ tên : CTHDON_SP - Nhúm SubForm SANPHAM Form CTHDON_SP sau : C âu : T ạo m ột Form Quanly đ ể ều ển ch ơng tr ình ứng d ụng : Trang : 132 Giáo trình tin học Access + Nguyễn Xuân Thọ C âu : -Thi ết k ế Form v l ưu lại v ới t ên OpenTable - Đ ịnh d ạng Form : Format ->Autoformat -N út Label đ ể t ạo c ác ti đ ề -N út Option Group đ ể t ạo khung Chọn Table -N út Toggle Button đ ể t ạo c ác n út ch ức n ăng - Đặt tê n(Name) Option Group l CHON -Ki ểm tra c ác Option Value cho c ác n út -T ạo Macro ều ển đ ể g án v bi ến cố OnClick c Option Group CHON + T ạo Macro nh sau : -T ạo Macro v l ưu l ại v ới t ên Chon_table -Macro –>New ->View ->Conditions -L àm nh b ảng b ên -Tr l ại Form OpenTable Design -Ch ọn Option group -> Properties -Ch ọn bi ến c ố On click -Ch ọn Macro Chon_Table C âu 10 : -Th ế k ế Form v l ưu l ại v ớI t ên OpenQuery -D ùng Option Group để tạo c ác khung -Option Group Select Query : s d ụng Command Button đ ể l àm hai n út ch ức n ăng => t ạo Macro Name t ên l TPC => G án v t ừng bi ến c ố c t ừng n út -Hai Option Group c òn l ại th ì t ạo t ơng t ự nh c âu ( d ùng Macro Conditions) Câu 11 : -Thi ết k ế Form lưu lại v ới t ên Openform -Option Group đ ể t ạo khung Forms - Đ ặt t ên Name = Forms -Ch ọn n út Checkbox đ ể l àm ba n út ch ức n ăng Option group Trang : 133 Giáo trình tin học Access + Nguyễn Xuân Thọ -D ùng Command Button đ ể t ạo hai n út l ệnh ều ển -Tạo Macro : Mocapnhat Và gán vào biến c ố On Click nút Mở Ra Để Cập Nhật : MoThietKe Và gán vào biến c ố On Click nút Mở Ra Để Thiết Kế Caâu 9: C âu 12: T ạo Form G ồm c ác n út l ọc d ữ li ệu sau - Form Design -> chưa có Form Footer ( vào View -> Form Heater/Footer - Dùng Option Group để tạo khung chứa ký tự A,B,C….Zvà nút All (Name Option CHON) - Dùng Nút Togegle button để tạo nút lọc ( Nếu muốn Copy Toggle Button phảI ửa lạI Option Value 1,2,3 28 tương ứng) Trang : 134 Giáo trình tin học Access + - Nguyễn Xuân Thọ Tạo thêm textbox nhỏ Form Footer ( có name Txt1, Txt2 Option Group) Tạo Macro có tên LocDL gán vào biến cố AfterUpdate Option Group CHON Condition [chon] between and 27 Action Setvalue Argument Item : [txt1] Expression : chr([chon]+64)&”*” … Setvalue Item : [txt2] Expression : “*” Space(1) &chr([chon]+64)&”*” … ApplyFilter Where : [tensp] Like [Forms]![Nhap sanpham]![txt1] or [tensp] like [Forms]![ Nhap Sanpham]![txt2] - Hàm CHR() hàm trả số tương ứng mã ACII - Trong ACII chữ a có giá trị 64 nên Optin Group phảI cộng thêm 65 C âu 13: BÀI TẬP TẠO HỆ THỐNG MENU B ẰNG MACRO Trang : 135 Giáo trình tin học Access + Nguyễn Xuân Thọ B1: tạo Menu với tên TaoMenu sau : B2 : Lần lượt tạo Menu Macro Name tương ứng - Tạo Macro có tên nhapdl - Tương tự tạo Macro Xulydl , Indl , Ketthuc B3 : Nhúng Macro TaoMenu vào MainForm ( Form Quản Lý ) - Mở MainForm Design - Vào Properties form Chọn thuộc tính : Menu Bar chọn TaoMenu B4 : Chọn StartUp để khởi động DataBase MainForm hệ thống Menu tự thi hành : - Vào Tools -> Startup -> Hộp thoạI Trang : 136 ... tập tin CSDL, Access tự động đóng tập tin CSDL mở trước Như vậy, thời điểm có tập tin CSDL mở Các thành phần CSDL Access Một CSDL Access gồm có thành phần: Trang : Giáo trình tin học Access + Nguyễn... Width Khi Access xuất hộp hội thoại Column width Nhập giá trị độ rộng vùng vào cửa sổ Column width Trang : 12 Giáo trình tin học Access + Nguyễn Xuân Thọ Nếu ta nhấp chuột chọn mục Best fit, Access. .. Tools Ỵ Relationships Access xuất cửa sổ Relationships: - Nhấp đúp chuột vào đường quan hệ muốn chỉnh cửa sổ Relationships Access xuất cửa sổ: Trang : 30 Giáo trình tin học Access + Nguyễn Xuân