Giáo Trình Access 2010

Tài Liệu Giáo Trình Microsoft Access 2010.

TỔNG QUAN VỀ MICROSOFT ACCESS 2010

Giới thiệu

Microsoft Access là một phần mềm trong bộ Microsoft Office của Microsoft, cung cấp giao diện thân thiện và các thao tác đơn giản, trực quan Nó giúp người dùng dễ dàng xây dựng và quản lý cơ sở dữ liệu, cũng như phát triển các ứng dụng cơ sở dữ liệu hiệu quả.

Access is a relational database management system (RDBMS) that is ideal for managing small to medium-sized data tasks It offers high performance and is particularly user-friendly, featuring an interface similar to other Microsoft Office applications like MS Word and MS Excel.

Access cung cấp hệ thống công cụ phát triển mạnh mẽ giúp các nhà phát triển phần mềm dễ dàng xây dựng các dự án phần mềm quản lý quy mô vừa và nhỏ một cách toàn diện.

MS Access 2010 là một công cụ mạnh mẽ, cho phép người dùng dễ dàng và nhanh chóng phát triển ứng dụng thông qua việc sử dụng query, form, report và các lệnh Visual Basic.

Trong Microsoft Access 2010, bạn có thể tạo cơ sở dữ liệu web và triển khai trên các trang SharePoint, cho phép người dùng truy cập ứng dụng cơ sở dữ liệu của bạn qua trình duyệt SharePoint hỗ trợ xác định quyền truy cập cho người dùng, giúp quản lý ai có thể xem nội dung Nhiều cải tiến mới trong Access 2010 hỗ trợ việc triển khai dữ liệu lên web và mang lại lợi ích cho việc xây dựng cơ sở dữ liệu trên máy tính truyền thống.

Giao diện của Access 2010 đã có sự thay đổi đáng kể, đặc biệt nếu bạn chưa quen với Office Access 2007 Thanh Ribbon mới thay thế cho các menu và thanh công cụ từ phiên bản trước, mang đến trải nghiệm người dùng hiện đại hơn Đồng thời, Cửa sổ Danh mục chính không chỉ thay thế mà còn mở rộng chức năng của cửa sổ Database, giúp người dùng dễ dàng quản lý dữ liệu hơn.

Trong Access 2010, Backstage View cung cấp cho người dùng khả năng truy cập tất cả các lệnh liên quan đến toàn bộ cơ sở dữ liệu, bao gồm các chức năng như thu gọn, sửa chữa và các lệnh từ menu File.

Các lệnh được bố trí trên các tab ở phía bên trái của màn hình, với mỗi tab chứa nhóm lệnh hoặc liên kết liên quan Chẳng hạn, khi bạn nhấn vào "New", bạn sẽ thấy các nút cho phép tạo ra một cơ sở dữ liệu mới từ đầu hoặc lựa chọn từ thư viện các mẫu thiết kế chuyên nghiệp.

Khởi ủộng Access 2010

ðể khởi ủộng MS Access ta có thể dùng một trong các cách sau:

− Cách 2: Double click vào shortcut Ms Access trên desktop, xuất hiện cửa sổ khởi ủộng Access như hỡnh.

Cỏc thành phần trong cửa sổ khởi ủộng

Thanh công cụ Quick Access: Hiển thị bờn trỏi của thanh tiờu ủề, mặc ủịnh thanh Quick Access gồm cỏc nỳt công cụ Save, Undo, …

Bên phải của Quick Access chứa nút

Customize, khi cơ sở dữ liệu ủang mở, nếu click nút Customize sẽ xuất hiện một menu giỳp bạn chỉ ủịnh cỏc nút lệnh hiển thị trên thanh Quick

Access, nếu các lệnh không có trong menu, bạn có thể click nút More

Commands hoặc click phải trên thanh Quick

Access Toolbar ðể thêm nút lệnh vào Quick Access, bạn chọn lệnh trong khung choose commands from, click nút Add click OK

Khi khởi ủộng Access, trong cửa sổ khởi ủộng, mặc ủịnh tab File và lệnh New trong tab File ủược chọn, cửa sổ ủược chia thành 3 khung:

−Khung bên trái gồm các lệnh trong tab File

−Khung giữa: chứa các loại tập tin cơ sở dữ liệu mà bạn có thể tạo mới

−Khung bờn phải: ủể nhập tờn và chọn vị trớ lưu tập tin mới tạo và thực thi lệnh tạo mới cơ sơ dữ liệu

Trong Access 2010, thanh tiêu đề hiển thị các nút lệnh trên một thanh dài gọi là Ribbon Thanh Ribbon có thể chiếm nhiều không gian trên màn hình, nhưng người dùng có thể thu nhỏ kích thước của nó bằng cách nhấp vào nút "Minimize The Ribbon".

Thanh Ribbon được tạo thành từ nhiều tab khác nhau Để truy cập vào một tab, bạn có thể nhấp chuột vào tiêu đề của tab hoặc sử dụng phím tắt Nhấn phím Alt hoặc F10 để hiển thị tên các phím tắt của các tab.

Các tab trên Ribbon được tổ chức thành các nhóm khác nhau, mỗi nhóm hiển thị tiêu đề con bên dưới Một số nhóm có nút, khi nhấn vào nút này sẽ mở cửa sổ cho phép người dùng thiết lập các thuộc tính tương ứng của nhóm.

The Properties window allows you to adjust the attributes of the selected object, displaying relevant properties based on the chosen item To open the Properties window, select the object whose attributes you wish to modify, then click on the Design tab or press the Alt + Enter key combination.

Cửa sổ Properties ủược chia thành năm nhóm

− Format: Gồm các thuộc tính ủịnh dạng ủối tượng

− Data: Gồm cỏc thuộc tớnh truy suất dữ liệu của ủối tượng

− Event: Gồm cỏc sự kiện (event) của ủối tượng

− Other: Gồm các thuộc tính giúp bạn tạo hệ thống menu, toolbars,…

− All: Gồm tất cả các thuộc tính trong bốn nhóm trên

Navigation Pane là khung chứa nội dung chính của cơ sở dữ liệu Từ khung

Navigation Pane, bạn có thể mở bất kỳ

Table, Query, Form, Report, Macro, hoặc module trong cơ sở dữ liệu bằng cỏch double click vào tờn của ủối tượng

Bằng cách nhấp chuột phải vào tên của đối tượng trong Navigation Pane, bạn có thể thực hiện nhiều thao tác như đổi tên, sao chép, xóa, nhập khẩu và xuất khẩu đối tượng một cách dễ dàng.

Nhấn phím F11 hoặc click vào mũi tên kép ở góc trên bên phải của khung Navigation Pane ủể hiển thị hoặc ẩn khung Navigation Pane.

Cách tạo tập tin cơ sở dữ liệu

1.4.1 Tạo một cơ sở dữ liệu mới rỗng:

− Tại cửa sổ khởi ủộng, click nỳt Blank Database

− File name: nhập tên tập tin cơ sở dữ liệu, trong Access 2010, tập tin cơ sở dữ liệu ủược lưu với tờn cú phần mở rộng là accdb

− Nếu không chỉ ủịnh ủường dẫn thỡ mặc ủịnh tập tin mới tạo sẽ ủược lưu trong thư mục

Document, ngược lại, click nút

Brows ủể chỉ ủịnh vị trớ lưu tập tin Click nút

Create ủể tạo tập tin cơ sở dữ liệu

1.4.2 Tạo cơ sở dữ liệu theo mẫu (Template)

− Tại cửa sổ khởi ủộng

− Chọn Sample Templatechọn một mẫu cơ sở dữ liệu có sẵn

Trong khung "File name", bạn hãy nhập tên cho tập tin cơ sở dữ liệu Sau đó, nhấn nút "Browse" để chọn vị trí lưu trữ tập tin Cuối cùng, nhấn nút "Create" để hoàn tất việc tạo cơ sở dữ liệu.

Quản lý cơ sở dữ liệu

Sau khi tạo hoặc mở cơ sở dữ liệu, Tab File sẽ hiển thị các lệnh cần thiết để quản lý tập tin của cơ sở dữ liệu.

Mục Recent cung cấp danh sách các tập tin cơ sở dữ liệu được mở gần đây, với số lượng mặc định là 9 Bạn có thể dễ dàng thay đổi số lượng tập tin hiển thị trong danh sách này.

− Tại cửa sổ làm việc của Access, chọn tab File

− Trong mục Display, thay ủổi giỏ trị của thuộc tính “Show

1.5.2 Mở một cơ sở dữ liệu:

∗ Tại cửa sổ khởi ủộng, trong tab File Open…

∗ Chọn tập tin cơ sở dữ liệu cần mởOpen

∗ Double click vào tên tập tin cần mở

Có thể thoát khỏi Access bằng một trong các cách:

∗ Nhấn tổ hợp phím Alt + F4;

∗ Hoặc sử dụng nỳt Close trờn cửa sổ Access ủang mở

1.5.4 Thu gọn và chỉnh sửa cơ sở dữ liệu (Compact &

Khi thêm đối tượng vào cơ sở dữ liệu, dung lượng của tập tin sẽ tăng lên Ngược lại, khi xóa một đối tượng, vùng nhớ của nó sẽ trở nên trống rỗng nhưng không thể sử dụng lại.

Chức năng Compact & Repair Database giúp thu hồi lại phần bộ nhớ bị rỗng, làm cho tập tin cơ sở dữ liệu gọn lại

− Mở cơ sở dữ liệu cần thu gọn và chỉnh sửa

− Click nút Compact & Repair Database

− Mở cơ sở dữ liệu ở chế ủộ Exclusive bằng cách: File Open

− Chọn tab File Chọn lệnh Info Click nút set Database Password

− Mở cơ sở dữ liệu ở chế ủộ Exclusive: File Open Open Exclusive

− Trong tab File, chọn lệnh InfoClick nút UnSet Database Password.

Cỏc ủối tượng trong cơ sở dữ liệu trong Access

Cơ sở dữ liệu là một tập hợp những số liệu liên quan ủến một mục ủớch quản lý, khai thác dữ liệu nào ủú,

CSDL trong Access là cơ sở dữ liệu quan hệ gổm các thành phần: Tables,

Bảng là thành phần quan trọng nhất trong cơ sở dữ liệu Access, được sử dụng để lưu trữ dữ liệu Đây là đối tượng cần được tạo ra đầu tiên Trong một bảng, dữ liệu được tổ chức thành nhiều cột và dòng, giúp quản lý và truy xuất thông tin một cách hiệu quả.

Query là công cụ giúp người dùng truy vấn thông tin và thực hiện các thao tác trên dữ liệu Người sử dụng có thể áp dụng ngôn ngữ SQL hoặc công cụ QBE để thao tác hiệu quả trên dữ liệu.

Form là công cụ thiết kế giao diện cho chương trình, giúp người dùng dễ dàng cập nhật và xem dữ liệu Biểu mẫu này tối ưu hóa quá trình nhập, thêm, sửa, xóa và hiển thị thông tin, tạo sự thân thiện và thuận tiện cho người sử dụng.

Báo cáo là công cụ hỗ trợ người dùng trong việc tạo ra các kết xuất dữ liệu từ các bảng, cho phép định dạng và sắp xếp theo một khuôn mẫu nhất định, đồng thời có khả năng in ra màn hình hoặc máy in.

Macro là một tập hợp lệnh được thiết lập để thực hiện nhiều thao tác theo quy định trước Tập lệnh trong Access có thể được coi là một công cụ lập trình đơn giản, phù hợp với các tình huống cụ thể.

Công cụ lập trình trong môi trường Access sử dụng ngôn ngữ Visual Basic for Applications (VBA) làm nền tảng VBA là một dạng tự động hóa chuyên sâu hơn so với tập lệnh, cho phép người dùng tạo ra các hàm tự định nghĩa Bộ lệnh này thường được thiết kế cho các lập trình viên chuyên nghiệp.

Cụng cụ ủể tạo cỏc ủối tượng trong Access ủược tổ chức thành từng nhóm trong tab Create của thanh Ribbon

Thao tỏc với cỏc ủối tượng trong cơ sở dữ liệu

ðể làm việc trờn ủối tượng, ta chọn ủối tượng trên thanh Access object, các thành viên của ủối tượng sẽ xuất hiện bờn dưới tờn của ủối tượng

1.7.1 Tạo mới một ủối tượng:

− Click tab Createtrên thanh Ribbon

− Trong nhúm cụng cụ của từng ủối tượng, chọn cách tạo tương ứng

1.7.2 Thiết kế lại một ủối tượng:

− Nếu ủối tượng ủang ủúng:

∗ Click phải trờn ủối tượng cần thiết kế lại

− Nếu ủối tượng ủang mở:

1.7.3 Xem nội dung trỡnh bày của một ủối tượng:

− Nếu ủối tượng ủang mở ở chế ủộ Design View

− Nếu ủối tượng ủang ủúng:

∗ Click phải trờn tờn ủối tượng cần xem

− Click phải chuột trờn ủối tượng cần xúa,

− Chọn mục delete trên Menu Popup

− Hoặc chọn rồi nhấn phím Delete Hoặc nút trên thanh công cụ

− Click phải chuột trờn ủối tượng, chọn rename,

1.7.6 Sao chộp một ủối tượng

− Click phải chuột lên thành viên cần chép

− Chọn mục copy ủể chộp ủối tượng vào Clipboard

− Click nỳt Paste trờn thanh Menu ủể chộp vào cửa sổ database

− Nhập tờn cho ủối tượng sao chộp

− ðối với kiểu ủối tượng Table, ta cú thể lựa chọn 1 trong 3 kiểu sao chép

∗ Structure only: Sao chép cấu trúc

Sao chép cấu trúc và dữ liệu

Exiting Table: Thêm dữ liệu vào một bảng ủang tồn tại

1.7.7 Chép dữ liệu từ Access sang ứng dụng khác

Có thể xuất dữ liệu sang cơ sở dữ liệu Access khác, hoặc Excel,Word, Pdf …

− Chọn ủối tượng muốn xuất sang ứng dụng khỏc

− Trong nhóm công cụ Export, chọn loại ứng dụng mà bạn muốn xuất dữ liệu: Excel, Text file, XML file, Word, Access…

− Click nỳt Browse… chỉ ủịnh vị trớ xuất dữ liệu

− Click OK hoàn tất việc export dữ liệu

1.7.8 Chép dữ liệu từ ứng dụng khác vào cơ sở dữ liệu

Có thể chép dữ liệu từ ứng dụng khác như Excel, ODBC Database, XML file, Access, …vào cơ sở dữ liệu hiện hành

− Trong nhóm lệnh Import & Link, chọn ứng dụng mà bạn muốn chép dữ liệu

− Lần lượt làm theo các bước hướng dẫn của Access a Chép dữ liệu từ Excel vào Access

∗ Trong cửa sổ làm việc của Access, chọn tab External Data, click nút Excel trong nhóm lệnh Import & Link

∗ Chọn tập tin Excel cần chộp (Click nỳt Browse… ủể tỡm tập tin Excel)Open

∗ OK, sau ủú thực hiện theo cỏc bước hướng dẫn của Access + Chọn sheet chứa dữ liệu cần chép, Next

+ Chọn dũng làm tiờu ủề cho bảng, Next

+ Chỉ ủịnh thuộc tớnh cho cỏc field Next

+ Chọn cách tạo khóa cho bảng

▪ Let Access add primary key: Access tự tạo khóa

▪ Chose my own primary key: Bạn chỉ ủịnh khúa

▪ No primary key: Không tạo khóa

+ Nhập tên cho bảng Finish

Access hiển thị thông báo khi quá trình nhập file Excel thành công và chuyển đổi thành bảng Ngoài ra, người dùng có thể sao chép dữ liệu từ một cơ sở dữ liệu Access khác vào cơ sở dữ liệu hiện tại.

∗ Trong cửa sổ làm việc của Access, chọn tab

∗ Chọn tập tin Access chứa dữ liệu cần chép

(Click nỳt Browse… ủể tìm tập tin Access)

To import tables, queries, forms, reports, macros, and modules into the current database, select the option "Import table, query, form, report, macro, and modules into the current database." Then, specify the storage location for the data within the current database Next, choose the desired objects to import; you can select multiple objects at once or click "Select All" to include everything.

Chức năng Link trong Access giúp duy trì mối liên kết với dữ liệu nguồn Khi dữ liệu nguồn thay đổi, dữ liệu trong bảng liên kết cũng sẽ được cập nhật tự động và ngược lại.

Cách thực hiện tương tự như chức năng Import, nhưng trong cửa sổ Get External Data, ta chọn tùy chọn “Link to data

Chọn giao diện người dùng trong Access 2010

Các phiên bản trước đây của Access chỉ cung cấp một giao diện người dùng duy nhất với các cửa sổ có thể chồng lên nhau Tuy nhiên, bắt đầu từ Access 2007 và hiện tại là Access 2010, người dùng có thể lựa chọn giữa giao diện truyền thống hoặc giao diện mới dạng tab.

Tabbed Documents là giao diện hoàn hảo cho người dùng làm việc với nhiều đối tượng cùng lúc Trong giao diện này, form và báo cáo không cần nằm trên đầu trang của một khung riêng biệt, cho phép người dùng xem tất cả các điều khiển trên một đối tượng mà không cần phải di chuyển giữa các khung khác nhau.

Overlapping Windows cú lợi thế hơn Do sự ủa dạng của việc thiết lập thuộc tính BorderStyle và khả năng loại bỏ các nút Min, Max, và Close

Với giao diện Overlapping Windows, bạn có thể dễ dàng buộc người dựng tương tỏc với một form tại một thời ủiểm

1.8.3 Chuyển từ giao diện Tabbed Documents sang

Overlapping Windows ðối với Access 2007 và Access 2010 thỡ khi khởi ủộng mặc ủịnh là giao diện Tabbed Documents ủể chuyển sang dạng Overlapping Windows ta thực hiện như sau:

− Trong cửa sổ làm việc của Access, chọn tab File chọn lệnh Options

− Trong cửa sổ Access options, chọn

− Thoát khỏi Access và khởi ủộng lại.

XÂY DỰNG CƠ SỞ DỮ LIỆU

Khái niệm về cơ sở dữ liệu Access

Cơ sở dữ liệu Access là một tập hợp các bảng dữ liệu liên kết chặt chẽ, được thiết kế để lưu trữ thông tin phục vụ cho ứng dụng quản lý hiệu quả.

Cơ sở dữ liệu Quản lý sinh viên bao gồm các bảng dữ liệu như SINHVIEN, LOP, MONHOC và KETQUA, được kết nối hợp lý để phục vụ việc lưu trữ thông tin cho ứng dụng quản lý sinh viên Cấu trúc này được thiết lập trong Access nhằm tối ưu hóa quy trình quản lý dữ liệu sinh viên.

Bảng dữ liệu (Table)

Bảng là thành phần cơ bản trong cơ sở dữ liệu của MS Access, đóng vai trò quan trọng trong việc lưu trữ dữ liệu Mỗi bảng lưu trữ thông tin về một đối tượng mà người dùng đang quản lý, bao gồm nhiều cột (field) và nhiều hàng (record).

Cột (Field) : Mỗi field (field hoặc cột) trong một bảng chỉ chứa một loại dữ liệu duy nhất, nú lưu trữ một thuộc tớnh của ủối

Bảng SINHVIEN, lưu trữ thụng tin của ủối tượng sinh viờn, gồm các field MASV, HOSV, TENSV, PHAI, NGAYSINH, DIACHI, MALOP

Dòng (Record) là một đơn vị dữ liệu đại diện cho các trường (field) trong bảng Một bảng có thể không chứa dòng nào hoặc có nhiều dòng, nhưng dữ liệu trong các dòng không được phép trùng lặp.

Khóa chính của bảng trong MS Access là một hoặc nhiều trường kết hợp, xác định duy nhất một bản ghi trong bảng Dữ liệu trong trường khóa chính không được trùng lặp và không được để trống Mỗi bảng nên có khóa chính để tạo mối quan hệ giữa các bảng trong cơ sở dữ liệu, đồng thời giúp MS Access tự động kiểm tra tính ràng buộc dữ liệu khi người dùng nhập liệu.

Vớ dụ: trong bảng sinh viờn Mó sinh viờn xỏc ủịnh một sinh viên duy nhất

Khi một field hoặc nhiều field kết hợp ủược chỉ ủịnh là khúa chớnh thỡ Access sẽ tự ủộng tạo chỉ mục cho chỳng

Các field biểu diễn thông tin của sinh viên

Khi nhập dữ liệu, Access sẽ tự ủộng kiểm tra khúa chớnh và khụng cho phép trùng lắp, và không rỗng

Khóa ngoại là một trường hoặc nhóm các trường trong một bản ghi của một bảng, dùng để tham chiếu đến khóa chính của một bản ghi khác trong một bảng khác Thông thường, khóa ngoại trong một bảng sẽ trỏ đến khóa chính của một bảng khác, giúp thiết lập mối quan hệ giữa các bảng trong cơ sở dữ liệu.

Dữ liệu trong trường khóa ngoại cần phải tồn tại trong trường khóa chính mà nó trỏ tới, nhằm đảm bảo tính toàn vẹn của dữ liệu Khóa ngoại được sử dụng để thiết lập mối quan hệ giữa các bảng trong cơ sở dữ liệu.

Cách tạo bảng

2.3.1 Tạo bảng bằng chức năng Table Design:

Bước 1: Trong cửa sổ làm việc của Access, trên thanh Ribbon, click tab Create, trong nhóm lệnh Table, click nút lệnh Table

Design, xuất hiện cửa sổ thiết kế bảng gồm các thành phần:

−Field Name: ủịnh nghĩa cỏc fields trong bảng

−Data Type: chọn kiểu dữ liệu ủể lưu trữ dữ liệu của field tương ứng

−Description: dựng ủể chỳ thớch ý nghĩa của field

−Field Properties: thiết lập các thuộc tính của Field, gồm có hai nhóm:

∗ General: là phần ủịnh dạng dữ liệu cho field trong cột Field Name

∗ Lookup: là phần quy ủịnh dạng hiển thị / nhập dữ liệu cho Field

Bước 2: Trong cửa sổ thiết kế, thực hiện các công việc sau:

Nhập tên trường vào cột "Field Name" với khả năng chấp nhận khoảng trắng và không phân biệt chữ hoa, chữ thường Tên trường nên ngắn gọn, dễ nhớ, có ý nghĩa và không chứa khoảng trắng.

−Chọn kiểu dữ liệu cho field trong cột Data Type

−Chú thích cho field trong cột Description

−Chỉ ủịnh thuộc tớnh cho field trong khung Field Properties Bước 3: Xỏc ủịnh khúa chớnh cho bảng:

−ðặt trỏ tại field ủược chọn làm khóa chính (hoặc chọn cỏc field ủồng thời làm khóa)

−Click nút Primary key trên thanh công cụ Table (Table Tools), hoặc click phải trên tên field, chọn lệnh Primary key

Bước 4: Lưu bảng vừa tạo bằng cách:

−Click vào nút trên thanh Quick Access

−Nhập tên cho bảng trong hộp thoại Save as như hình (trong trường hợp

Table mới tạo, chưa ủặt tên)

Lưu ý: Nếu bảng chưa ủược ủặt khúa chớnh thỡ Access sẽ hiển thị một hộp thoại thông báo:

∗ Nhấn nỳt Cancel ủể trở lại cửa sổ thiết kế, ủặt khoỏ chính cho bảng

∗ Nhấn nỳt No ủể lưu mà khụng cần ủặt khúa chớnh, cú thể ủặt sau

∗ Nhấn nỳt Yes ủể Access tự tạo khoỏ chớnh cú tờn là ID, kiểu Autonumber

2.3.2 Tạo bảng trong chế ủộ Datasheet View

Cú thể tạo bảng bằng cỏch ủịnh nghĩa trực tiếp cỏc cột trong chế ủộ DataSheet View như sau:

−Trong cửa sổ làm việc của Access, chọn tab Create trên thanh Ribbon, trong nhóm lệnh

Table, xuất hiện bảng mới ở chế ủộ

−Thanh Ribbon chuyển sang tab Field với nhóm lệnh Add & Delete giúp bạn chọn kiểu dữ liệu cho Field mới khi thêm Field vào bảng

−ðặt trỏ trong ô bên dưới Field mới (Click to Add), sau ủú chọn một trong các kiểu dữ liệu trong nhóm Add &

Hoặc click chuột trên Click to

Add, chọn kiểu dữ liệu trong menu Có thể click nút More

Fields ủể chọn cỏc kiểu dữ liệu khác

−Nhập tên cho Field mới

−Khi thiết kết bảng ở chế ủộ DataSheet

View, bạn có thể tạo một Field mới mà nó là kết quả của một biểu thức tính toán từ các Field trước, bằng cách:

∗ Click tiờu ủề Click to Add của Field mới như hình trên

∗ Chọn lệnh Calculated Field, xuất hiện cửa sổ Expression Builder

∗ Nhập biểu thức tính toán.

Các kiểu dữ liệu (Data Type)

Trong access mỗi Field có thể nhận một trong các kiểu dữ liệu sau:

Kiểu dữ liệu Dữ liệu Kích thước

Text Văn bản Tối ủa 255 ký tự

Memo Văn bản nhiều dòng, nhiều trang

Kiểu số (bao gồm số nguyên và số thực) dựng ủể thực hiện tớnh toỏn, cỏc ủịnh dạng dữ liệu kiểu số ủược thiết lập trong Control Panel

Dữ liệu kiểu Date và Time Các ủịnh dạng của dữ liệu Date/Time ủược thiết lập trong Control Panel

8 byte Currency Kiểu tiền tệ, mặc ủịnh là $ 8 byte AutoNumber

Access sẽ tự ủộng tăng tuần tự hoặc ngẫu nhiên khi một mẫu tin mới ủược tạo, khụng thể xóa, sửa

Kiểu luận lý (Boolean) Chỉ chấp nhận dữ liệu có giá trị Yes/No, True/False, On/Off

OLE Object Dữ liệu là cỏc ủối tượng ủược tạo từ cỏc phần mềm khỏc Tối ủa 1 GB HyperLink Dữ liệu của field là các link

Lookup Wizard không phải là kiểu dữ liệu mà là một chức năng giúp tạo danh sách giá trị Các giá trị này có thể được nhập thủ công hoặc tham chiếu từ một bảng khác trong cơ sở dữ liệu.

Đính kèm dữ liệu từ các chương trình khác là có thể, nhưng bạn không thể nhập văn bản hoặc dữ liệu số Để thay đổi các định dạng mặc định của các kiểu dữ liệu trong môi trường Windows, hãy chọn "Start".

Control Panel Regional and Language Customize

−Tab Numbers ủể thay ủổi ủịnh dạng số như dấu thập phân, phân cách hàng ngàn…

−Tab Date/Time ủể thay ủổi ủịnh dạng ngày/giờ

−Tab Currency ủể thay ủổi ủơn vị tiền tệ.

Các thuộc tính của Field

Quy ủịnh kớch thước của field, tuỳ thuộc vào kiểu dữ liệu Chỉ cú hiệu lực với các Field có kiểu là Text hoặc Number

−Dữ liệu kiểu text: giới hạn kích thước từ 0- 255 ký tự, mặc ủịnh là 50 ký tự

−Dữ liệu kiểu Memo: giới hạn kích thước từ 0- 65.535 ký tự

−ðối với kiểu dữ liệu Number: kiểu Number bao gồm một số kiểu con, giới hạn kớch thước kiểu Number chớnh là xỏc ủịnh kiểu con

Field size Miền giỏ trị Số lẻ tối ủa

Quy ủịnh số chữ số thập phõn (chỉ sử dụng trong trường hợp số cú dạng single, double) ðối với kiểu Currency, Fixed, Percent luôn

Quy định định dạng hiển thị dữ liệu trên màn hình hoặc máy in phụ thuộc vào kiểu dữ liệu Người dùng có thể chọn các định dạng có sẵn từ Access hoặc tạo chuỗi ký tự định dạng riêng Đặc biệt, định dạng cho kiểu dữ liệu Text cần được chú ý để đảm bảo tính chính xác và dễ đọc.

Cỏc ký tự ủịnh dạng kiểu dữ liệu Text

Ký tự ủịnh dạng Tỏc dụng

> ðổi toàn bộ ký tự ra chữ hoa

< ðổi toàn bộ ký tự ra chữ thường

“chuỗi ký tự” Chuỗi ký tự giữa 2 dấu nháy

\ Ký tự nằm sau dấu \

Màu (ký hiệu màu theo sau một trong cỏc ký tự ủịnh dạng chuỗi phía trên)

Ví dụ: ðịnh dạng Dữ liệu nhập Hiển thị

> Lý Tự Trọng LÝ TỰ TRỌNG

< Lý Tự Trọng lý tự trọng b) ðịnh dạng dữ liệu kiểu number

+ Cỏc kiểu ủịnh dạng Access cung cấp sẵn

General Number Hiển thị ủỳng như số nhập vào

Currency Có dấu phân cách, dấu thập phân và ký hiệu tiền tệ

Hiển thị giống như cỏch ủịnh dạng trong Regional Settings của Control Panel, phần số lẻ thập phân phụ thuộc vào Decimal

Standard Giống như dạng Fix, nhưng có dấu phân cách hàng ngàn

Percent Hiển thị số dạng phần trăm (%)

Scientific Hiển thị số dạng khoa học

Dạng Dữ liệu nhập vào Hiển thị

Scientific 1234.5 1.23E+03 c) Cỏc ký tự ủịnh dạng ủối với dữ liệu kiểu số:

.(period) Dấu chấm thập phân

,(comma) Dấu phân cách ngàn

# Số hoặc khoảng trắng (blank)

Khoảng trắng (blank) Khoảng trắng d) ðịnh dạng dữ liệu kiểu Data/Time:

+ Cỏc kiểu ủịnh dạng Access cung cấp sẵn:

+ Cỏc ký tự ủịnh dạng: e) ðịnh dạng dữ liệu kiểu Yes/No: ðịnh dạng Ý nghĩa

Chuỗi ký tự ủịnh dạng kiểu yes/no gồm 3 phần: First; Second; Third.

−First: bỏ trống, ủịnh dạng trong mục này khụng ảnh hưởng ủến dữ liệu kiểu Yes/No

−Second: field hợp nội dung field mang giỏ trị ủỳng

−Third: field hợp nội dung field mang giá trị sai

Chuỗi ủịnh dạng Hiển thị

2.5.4 Input Mask (mặt nạ nhập liệu):

Quy ủịnh khuụn ủịnh dạng dữ liệu Người sử dụng khi nhập dữ liệu vào bảng bắt buộc phải tuõn theo ủỳng ủịnh dạng ủú

Khi thiết lập quy định Input Mask cho bảng, các quy định này sẽ được áp dụng cho toàn bộ biểu mẫu, truy vấn và báo cáo Nếu bạn chỉ muốn áp dụng quy định Input Mask cho một biểu mẫu hoặc báo cáo cụ thể, hãy thiết lập quy định riêng cho biểu mẫu hoặc báo cáo đó.

Các trường cự ly quy định thuộc tính Format và Input Mask trong Access sẽ hiển thị dữ liệu theo định dạng quy định trong Format Tuy nhiên, khi điều chỉnh dữ liệu thông qua biểu mẫu, Access sẽ áp dụng định dạng quy định trong Input Mask.

−Cỏc ký tự dựng ủịnh dạng trong Input Mask

0 Vị trí bắt buộc nhập, ký tự số từ 0-9, không cho phép nhập dấu

9 Không bắt buộc nhập, ký tự số hoặc khoảng trắng, không cho phép nhập dấu

# Nhập số 0-9, khoảng trắng, dấu + -, không bắt buộc nhập

L Bắt buộc nhập, ký tự chữ

? Không bắt buộc nhập, ký tự A-Z

A Bắt buộc nhập, ký tự chữ hoặc số a Không bắt buộc nhập, ký tự chữ hoặc số

& Bắt buộc nhập, ký tự bất kỳ

C Không bắt buộc nhập, ký tự bất kỳ

, Dấu phân cách thập phân, hàng ngàn Tùy thuộc vào ủịnh dạng của Windows

/ : Dấu phõn cỏch ngày, giờ Tựy thuộc vào ủịnh dạng của Windows

< Cỏc ký tự bờn phải ủược ủổi thành chữ thường

> Cỏc ký tự bờn phải ủược ủổi thành chữ hoa

! Dữ liệu ghi từ phải sang trái

\ Ký tự theo sau dấu \ sẽ ủược ủưa thẳng vào dữ liệu Password Nhập dữ liệu kiểu mật khẩu (chỉ hiển thị dấu *)

Một trường lookup cho phép bạn nhập dữ liệu từ một danh sách giá trị Có hai cách để trường lookup có thể nhận giá trị từ danh sách này.

−Lookup từ một danh sách nhập bằng tay

−Lookup từ một Table hoặc một Query trong cơ sở dữ liệu

−Trong cửa sổ thiết kế bảng, tại field muốn tạo Lookup

Wizard, cột Data type chọn

Lookup Wizard, với hai tùy chọn tương ứng với hai cách tạo danh sách cho lookup field

To select the source data for a field by retrieving values from another table or query, choose the option "I want the lookup field to get the values from another table or query" and then click next.

∗ Chọn bảng hoặc query cung cấp giá trị cho lookup field, click Next

∗ Chọn field chứa danh sách giá trị cho lookup field, click Next

∗ Chọn field sắp xếp, click next

∗ Hiệu chỉnh ủộ rộng của lookup field, click Finish ủể kết

To create source data for a lookup field by manual entry, select the option "I will type in the values that I want" in the Lookup Wizard window, then click Next.

∗ Nhập giá trị cho lookup field Click Next

∗ Nhập nhãn cho lookup field, click Finish

2.5.6 Validation rule (Quy tắc hợp lệ):

Kiểm tra tính hợp lệ của dữ liệu khi nhập liệu là rất quan trọng Nếu dữ liệu không đáp ứng các điều kiện đã được thiết lập, Access sẽ hiển thị một thông báo trên màn hình với nội dung được quy định trong Validation text Trong quy tắc xác thực (validation rule), có thể sử dụng các phép toán khác nhau để đảm bảo tính chính xác của dữ liệu.

−Phép toán quan hệ: or; and; not

−Phép toán về chuỗi: toán tử Like (giống như).Có thể sử dụng toán tử Like kèm với các ký tự thay thế như:

∗ Dấu *: thay thế tất cả các ký tự

∗ Dấu #: thay thế các ký tự số

∗ Dấu ?: thay thế ký tự tại vị trí có dấu ?

2.5.7 Validation text (Thông báo lỗi):

Chuỗi thụng bỏo xuất hiện khi dữ liệu nhập vào khụng thoả ủiều kiện của Validation Rule, chuỗi trong validation text cú ủộ dài tối ủa 255 ký tự

Cú yờu cầu bắt buộc nhập dữ liệu cho một field hay cú thể ủể trống 2.5.9 AllowZeroLength:

Trường quy ước có kiểu dữ liệu là text hoặc Memo có thể nhận giá trị là "có" (yes) hoặc "không" (no) với chuỗi có độ dài bằng không Nếu trường là trường khóa, thì thuộc tính này sẽ được xác định là "không" (no).

Cần phân biệt giữa trường có giá trị null (chưa có dữ liệu) và trường chứa chuỗi rỗng với độ dài bằng không (chuỗi “”) Khi hiển thị trên màn hình, cả hai trường này đều có hình thức giống nhau.

2.5.10 Index ( Chỉ mục/ Sắp xếp)

Quy ủịnh thuộc tớnh Index ủể tạo chỉ mục ủơn (chỉ mục trờn một field)

−Nếu chọn No thì không sắp xếp dữ liệu

−Nếu chọn Yes (No Duplicates) thì tạo chỉ mục (sắp xếp) trên field và không cho phép các giá trị trùng nhau

−Nếu chọn Yes (Duplicates Yes) thì tạo chỉ mục (sắp xếp) trên field và cho phép các giá trị trùng nhau

Qui ủịnh nhón là chuỗi ký tự hiển thị trong tên trường và cũng được sử dụng làm tiêu đề cho các điều khiển trong biểu mẫu hoặc báo cáo Nếu giá trị này không được điền, Access sẽ tự động lấy tên trường làm tiêu đề.

Quy định giá trị mặc định cho cột trong Access giúp tự động gán giá trị này khi thêm mẫu tin mới Người sử dụng có thể chỉ định một biểu thức cho thuộc tính này để tùy chỉnh theo nhu cầu.

Hiệu chỉnh cấu trúc của bảng

Mở bảng ở chế ủộ thiết kế (Design View) bằng cỏch: Trong cửa sổ Database, chọn bảng muốn thay ủổi cấu trỳc, click phải, chọn Design View

Thanh Ribbon chuyển sang Tab Design gồm các công cụ cho phép hiệu chỉnh cấu trúc của bảng

−Insert Rows: chèn thêm một field trên field hiện hành

−Delete Rows: xúa cỏc field ủược ủỏnh dấu chọn

−Di chuyển field: Click chọn tên field muốn di chuyển, drag chuột vào tờn field, di chuyển ủến vị trớ mới.

Cách nhập dữ liệu cho bảng

ðể nhập dữ liệu cho bảng, trước hết phải mở bảng ở chế ủộ Datasheet View

−Trong cửa sổ Database chọn object Table chọn bảng muốn nhập hoặc sửa dữ liệuclick phải chọn Open Hoặc double click vào tên bảng muốn mở

−Bảng ủược mở ở chế ủộ nhập liệu (Chế ủộ Data Sheet view)

−Mặc ủịnh, luụn cú một dũng rỗng ủể nhập record mới ở cuối bảng

Khi nhập dữ liệu vào Access, mỗi Record cần được nhập riêng lẻ và phải tuân thủ các thuộc tính của bảng cũng như thuộc tính của field đã được thiết kế Nếu dữ liệu không đáp ứng các yêu cầu này, Access sẽ hiển thị thông báo lỗi.

−ðối với field có kiểu dữ liệu OLE object:

∗ Tại vị trí nhập, click chuột phải,

∗ Chọn Create New nếu muốn tạo ủối tượng mới

∗ Chọn Create from file nếu muốn lấy ủối tượng từ tập tin trờn ủĩa (thường là hỡnh ảnh) chọn file cần sử dụng.

Tạo quan hệ giữa các bảng trong cơ sở dữ liệu

Sau khi thiết kế các bảng, chúng ta đã có cấu trúc bảng, nhưng giữa các bảng vẫn chưa có thông tin quan hệ Việc thiết lập mối quan hệ giữa các bảng sẽ giúp MS Access quản lý dữ liệu một cách hợp lý hơn và bảo vệ các ràng buộc toàn vẹn của dữ liệu trong quá trình nhập Để thiết lập được quan hệ, các trường liên kết giữa các bảng phải có cùng kiểu dữ liệu.

Trong Access tồn tại 2 kiểu quan hệ: quan hệ 1-1 (một-một) và quan hệ 1-n (một-nhiều)

Quan hệ 1-1: một record của bảng này sẽ liên kết với duy nhất một record của bảng kia và ngược lại

Trong quan hệ 1-n, mỗi bản ghi trong bảng 1 có thể liên kết với một hoặc nhiều bản ghi trong bảng n, trong khi đó, mỗi bản ghi trong bảng n chỉ liên kết với một bản ghi duy nhất trong bảng 1.

Thể hiện dữ liệu của quan hệ 1-n

−Tại cửa sổ làm việc của Access, chọn tab Database Tools trên thanh Ribbon, click nút Relationships

−Nếu là lần ủầu tiờn (CSDL chưa có quan hệ) thì hộp thoại

Show Tables sẽ xuất hiện

−Nếu không có cửa sổ Show

Table thì Click nút Show

∗ Tab Tables: hiển thị tất cả các bảng trong cơ sở dữ liệu

∗ Tab Queries: hiển thị cỏc truy vấn ủó tạo trong cơ sơ dữ liệu

Tab Both: hiển thị tất cả Table và Query

−Chọn bảng hoặc Query cần thiết lập quan hệ, click Add

−Click nỳt Close ủúng cửa sổ Show Table

−Cửa sổ RelationShips chứa các bảng muốn thiết lập quan hệ

−Drag chuột kéo field quan hệ từ bảng này sang bảng kia (vd:

Kéo field MaSV từ bảng SINHVIEN sang MaSV của bảng KETQUA)

Edit RelationShips với các tùy chọn:

∗ Enforce Referential Integrity nếu muốn quan hệ có tính ràng buộc toàn vẹn Quan hệ có tính ràng buộc toàn vẹn sẽ ủảm bảo cỏc vấn ủề sau:

+ Khi nhập dữ liệu, dữ liệu của field tham gia quan hệ ở bảng “nhiều” (bảng con) phải tồn tại trong bảng

“một” (bảng cha) Ví dụ: muốn nhập một sinh viên cho bảng KETQUA thỡ MaSV ủú phải tồn tại trong bảng SINHVIEN

+ Không thể xóa những mẩu tin trong bảng “một” khi những mẩu tin trong bảng “nhiều” có quan hệ với mẩu tin bên “một

Nếu vi phạm các nguyên tắc trên thì Access sẽ không nhận dữ liệu và thông báo lỗi

Cascade Update Related Field cho phép người dùng sửa đổi giá trị khóa chính trong bảng cha, đồng thời tự động cập nhật các trường tương ứng trong bảng con liên quan Điều này giúp tránh lỗi Access và đảm bảo tính nhất quán của dữ liệu giữa các bảng trong cơ sở dữ liệu.

Cascade Delete Related Records cho phép xóa các bản ghi trong bảng cha của mối quan hệ, và khi đó Access sẽ tự động xóa tất cả các bản ghi liên quan trong bảng con Điều này giúp duy trì tính toàn vẹn dữ liệu và tránh lỗi khi xóa.

Nếu cả hai trường tham gia liên kết đều là khóa chính, Access sẽ tự động tạo ra mối quan hệ một-một (1-1), trong đó mỗi bản ghi trong bảng này sẽ liên kết với một và chỉ một bản ghi trong bảng kia.

Khi một trường trong bảng được xác định là khóa chính và trường còn lại là khóa ngoại, Access sẽ thiết lập mối quan hệ 1-nhiều Điều này có nghĩa là mỗi bản ghi trong bảng cha có thể liên kết với nhiều bản ghi trong bảng con, trong khi mỗi bản ghi trong bảng con chỉ có thể liên kết với một bản ghi trong bảng cha.

Muốn xóa quan hệ giữa 2 bảng, ta Click phải mối quan hệ muốn xóa, chọn Delete, hoặc chọn mối quan hệ và nhấn phím Delete

−Nếu nhập dữ liệu trước khi tạo quan hệ thì khi nhập liệu ta có thể nhập dữ liệu cho các bảng theo trình tự tùy ý

−Ngược lại, nếu tạo quan hệ trước, nhập liệu sau thì khi nhập liệu ta phải nhập bảng 1 (bảng cha) trước và bảng n (bảng con) sau

2.8.4 Kiểu kết nối (Join type):

Có 3 kiểu liên kết giữa các bảng:

The most common type of join between two tables is the inner join, which only includes rows where the values in the joined fields from both tables are identical In the resulting output table, the records displayed will contain data where the linked fields in both tables match exactly This type of join is also referred to as an inner join.

In this join type, Access displays all records from the "left table" and only those records from the "right table" where the joined fields match, ensuring that the results include complete data from the left table while selectively incorporating relevant entries from the right table based on the equality of the linked fields.

In this join type, Access displays all records from the "right table" and only those records from the "left table" where the joined fields are equal, ensuring that the results include complete data from the right table alongside matching entries from the left table based on the corresponding fields.

Cách chọn kiểu liên kết giữa hai bảng:

−Từ cửa sổ Edit Relationships

−Click vào nỳt Join type ủể mở cửa sổ Join Properties

Cỏc thao tỏc với bảng ở chế ủộ Datasheet view

2.9.1 Một số ủịnh dạng trong chế ủộ Database View ðể thực hiện cỏc thao tỏc ủịnh dạng bảng, ta phải mở bảng ở chế ủộ DataSheet View a) Thay ủổi font chữ:

−Trên thanh Ribbon chọn tab Home

−Trong nhóm lệnh Text Formatting, chọn font chữ cho Table và cỏc ủịnh dạng khỏc

Text Formatting sẽ xuất hiện cửa sổ Datasheet

Formatting cho phép bạn hiệu chỉnh các thuộc tính của Datasheet như màu nền , màu lưới, … b) Thay ủổi ủộ rộng cột: Khi tạo bảng bằng Datasheet

Trong View thì Access tạo bảng với các cột có độ rộng mặc định, nhưng nếu độ rộng của cột quá nhỏ sẽ khiến dữ liệu bị che khuất Để thay đổi độ rộng của cột, bạn có thể sử dụng một trong các phương pháp sau:

−Cỏch 1: ðặt trỏ ở ủường biờn bờn phải của cột, khi trỏ cú dạng mũi tên 2 chiều thì drag chuột ủể thay ủổi ủộ rộng của cột

−Cách 2: Click phải trên tên của cột muốn thay ủụi ủộ rộng và chọn

Field width Nhập kích thước của cột vào ô

Column Width c) Thay ủổi vị trớ cột:

−Click vào tiờu ủề cột

Drag ủể thay ủổi vị trớ cột (chuột vẫn ủang ở tại tiờu ủề cột) d) Che dấu (Hide column) và hiển thị (Unhide column)cột:

−Trên thanh Ribbon, trong nhóm lệnh Records, click nút More, chọn lệnh Hide fields

−Muốn hiển thị tại cột bị ẩn, ta làm tương tự như thao tác ẩn cột, nhưng trong menu lệnh của nút

Unhide fields e) Cố ủịnh và bỏ cố ủịnh cột:

−Chọn cột cần cố ủịnh

−Trên thanh Ribbon, trong nhóm lệnh Records, click nút More, chọn lệnh Freeze Fields

−Ngược lại, muốn bỏ cố ủịnh cột ta chọn lệnh UnFreeze All Fields f) Thay ủổi chiều cao dũng:

−ðặt con trỏ vào ủường biờn của dũng sao cho xuất hiện mũi tờn 2 chiều, Drag ủể thay ủổi chiều cao của dũng

2.9.2 Sắp xếp a) Sắp xếp theo một field

−ðặt trỏ tại field chứa dữ liệu cần sắp xếp

−Click nút sort Ascending (sắp xếp tăng dần)/Sort

Descending (sắp xếp giảm dần) trong nhóm lệnh sort & Filter trên thanh Ribbon b) Sắp xếp theo nhiều fields ðể sắp xếp theo nhiều field, trong nhóm lệnh sort &

Filter trên thanh Ribbon, click nút lệnh Advanced filter options

−Xuất hiện cửa sổ Filter

Double click chọn các field chứa dữ liệu cần sắp xếp, thứ tự ưu tiên từ trái sang phải

−Ở mục Sort chọn kiểu sắp xếp

−ðể thực hiện sắp xếp ta chọn lệnh Apply Filter/Sort

Sắp xếp dữ liệu trong bảng HoaDon theo thứ tự tăng dần của MaKH Nếu có các bản ghi trùng MaKH, tiếp tục sắp xếp theo MaNV theo thứ tự tăng dần Trong trường hợp MaNV cũng trùng, thực hiện sắp xếp theo NgayLapHD theo thứ tự giảm dần.

2.9.3 Tìm kiếm và thay thế: a) Tìm kiếm:

−ðể tìm một giá trị trong bảng ta click nút Find trong nhóm lệnh Find trên thanh Ribbon

−Xuất hiện cửa sổ Find and Replace

∗ Find What: Nhập giá trị cần tìm

∗ Look In: Phạm vi tìm kiếm

∗ Kiểu so trùng giá trị cần tìm với giá trị trong ô

∗ Match Case: Tìm phân biệt chữ hoa và chữ thường

∗ Click nỳt Find Next ủể thực hiện tỡm kiếm, nếu tỡm hết access sẽ cho xuất hiện hộp thông báo hoàn tất việc tìm kiếm b) Thay thế:

−Trong cửa sổ Find and Replace, nếu muốn thay thế các giá trị ủược tỡm thấy bằng một giỏ trị khỏc ta chọn tab Replace

−Replace With: Nhập giá trị cần thay thế

−Click nỳt Replace ủể thay thế giỏ trị ủược tỡm thấy hiện tại

−Click nỳt Replace All ủể thay thế toàn bộ cỏc giỏ trị ủược tìm thấy

2.9.4 Lọc dữ liệu a) Filter by selection

Filter by selection giúp bạn chọn ra những Record dựa trên một giá trị hiện hành Cách thực hiện:

−ðặt trỏ tại field chứa giá trị lọc, chọn giá trị làm ủiều kiện lọc

−Click nút lệnh Seletion trong nhóm lệnh Sort &

−Chọn một trong các lệnh trong menu:

∗ Equals …: lọc các records có giá trị bằng với giá trị ủược chọn

∗ Does Not Equal…: lọc các records có giá trị khác với giỏ trị ủược chọn

∗ Contains …: lọc cỏc records chứa giỏ trị ủược chọn

∗ Does Not Contains …: lọc các records không chứa giá trị ủược chọn

−Ngoài ra, cũng có thể lọc bằng cách click nút công cụ Selection button bên phải tên field

−đánh dấu check vào giá trị làm ựiều kiện lọc

−Click OK b) Filter by form

Filter by form giúp bạn lọc bằng cách nhập giá trị lọc vào một dòng trên Datasheet

−Click nút Advanced trong nhóm lệnh Sort & Filter, chọn lệnh Filter By Form

−Chuyển dạng Datasheet của bảng thành một dòng trống, và xuất hiện các nút

Dropdown list trên mỗi field cho phép chọn giá trị lọc

−Nếu lọc theo nhiều giá trị thì click tab Or và chọn giá trị làm ủiều kiện lọc tiếp theo

−Click nỳt Toggle Filter ủể thực hiện lọc c) Advanced filter

Chức năng Advanced filter cho phộp lọc với nhiều ủiều kiện ở nhiều field khác nhau

−Click nút Advanced, chọn lệnh Advanced filter/Sort, xuất hiện cửa sổ Filter, với các dòng:

Field: Nhập tờn cỏc field chứa ủiều kiện lọc

Sort: Chọn kiểu sắp xếp (nếu có yêu cầu)

Để nhập các điều kiện lọc, nếu các điều kiện ở các trường bắt buộc cần thỏa mãn đồng thời, thì tất cả các điều kiện phải được nhập cùng một lúc Ngược lại, nếu các điều kiện không thỏa mãn đồng thời, chúng có thể được nhập ở các trường khác nhau.

Ví dụ: Lọc các những sinh viên có môn học “CSDL” và ủiểm thi lần 1>=5

Ví dụ: Lọc các những sinh viên có môn học “CSDL” hoặc ủiểm thi lần 1>=5.

TOÁN TỬ -HÀM -BIỂU THỨC

Toán tử

Toán tử Mô tả Ví dụ

+ Cộng 2 toán hạng [lương]+[thương]

- Trừ 2 toán hạng [lương]-[tạm ứng]

* Nhân 2 toán hạng [hệ số]*[lương cb]

Mod Chia lấy phần dư 5Mod 2

Kết quả của toán tử so sánh là True hoặc False

Toán tử Mô tả Ví dụ

And Và [ủiểm]1990

Or Hoặc [ủiểm]1990

Toán tử Ví dụ Mô tả

= ="MN" Tìm những record có giá trị là MN

< 10 Tìm những record có giá trị >10

> = > Tìm những record có giá trị >

10 Tìm những record có giá trị khác10

Toán tử Ví dụ Ý nghĩa

Tìm những record có giá trị trong khoảng 1/1/99 và 12/31/99 LIKE LIKE "S*"

Tìm những record chứa text ủược bắt ủầu bằng ký tự "S."

IS NULL IS NULL Tìm những record có giá trị rỗng IN(v1, v2, …) In(“java”, “C++”)

Tìm những record có giá trị trong danh sách liệt kê

Dựng ủể nối cỏc chuỗi thành một chuỗi

Hàm

3.2.1 Hàm xử lý kiểu dữ liệu Text

Left(string, n) Trích từ bên trái của string , n ký tự Left(“ABC”, 2) Right(string, n)

Trích ra từ bên phải của string, n ký tự

Mid(string, m, n) Trích ra từ string, tại vị trí m , n ký tự Mid(“ABC”,2,1) Len(string) Trả về chiều dài

Format(exp) ðịnh dạng biểu thức theo các dạng thức thích hợp

Format(Date(), “dd- mm-yyyy” )

UCase(exp) Trả về phiên bản chữ hoa của một chuỗi UCase(“Lan”) LCase(exp)

Trả về phiên bản chữ thường của một chuỗi

Str(exp) Chuyển một số thành một chuỗi Str(123.45)

Val(exp) Chuyển một chuỗi thành một số Val(“123.45”) 3.2.2 Hàm ngày giờ

Hàm trả về kết quả là ngày hiện hành của máy

Day(exp) Trả về ngày trong tháng Day(#6/12/2010#)

Month(exp) Trả về kết quả là tháng trong biểu thức ngày

Year(exp) Trả về kết quả là năm trong biểu thức ngày

Vào ngày 6 tháng 12 năm 2010, hàm datePart trong biểu thức ngày cho phép bạn trả về các thành phần thời gian cụ thể: "d" để lấy ngày, "m" để lấy tháng, "ww" để lấy tuần, "q" để lấy quý, và "yyyy" để lấy năm.

Hàm IIF trả về một trong 2 giá trị: giá trị 1 hoặc giá trị 2, tùy thuộc vào giỏ trị của Biểu thức ủiều kiện

−Biểu thức ủiều kiện: là một biểu thức logic cho kết quả là True hoặc False

−Giỏ trị 1: giỏ trị trả về của hàm IIF nếu Biểu thức ủiều kiện có giá trị là true

−Giỏ trị 2: giỏ trị trả về của hàm IIF nếu Biểu thức ủiều kiện có giá trị là false

IIF([ðiểm]>=5, “ðậu”, “Rớt”) 3.2.4 Hàm cơ sở dữ liệu

Hàm Dcount được sử dụng để đếm số lượng bản ghi trong một phạm vi xác định theo điều kiện cụ thể Mặc định, hàm này sẽ không đếm các bản ghi có giá trị Null Tuy nhiên, nếu bạn sử dụng ký tự đại diện "*", hàm sẽ bao gồm cả các bản ghi có giá trị Null trong kết quả đếm.

Ví dụ: ðếm số sinh viên lớp CDTHA

Dcount(“[Masv]”, “SinhVien”, “[Malop]=’CDTHA’”)

−Hàm Dlookup: Tỡm giỏ trị trong phạm vi ủược xỏc ủịnh theo ủiều kiện

Ví dụ: Tìm sinh viên A01 thuộc lớp nào

IIf(, , )

DCount(, , [ðiều kiện])

Dlookup(, , [ðiều kiện])

Biểu thức

Trong Access, biểu thức tương tự như công thức trong Excel, bao gồm các yếu tố định danh như tên trường, điều khiển hoặc thuộc tính, cùng với các toán tử, hằng số, giá trị và hàm.

Một biểu thức được tính toán để lấy giá trị cung cấp cho một truy vấn, xác định quy tắc, tạo các cụm hoặc trường tính toán, và xác định phân nhóm cho báo cáo.

Ví dụ: Tạo field tính toán:

Một biểu thức cú thể sử dụng ở nhiều ủối tượng trong cơ sở dữ liệu như:tables, queries, forms, reports, và macros

Trong các biểu thức, tên trường và tên điều khiển cần được đặt trong dấu ngoặc vuông [] Thông thường, Access sẽ tự động thêm dấu ngoặc vuông quanh tên trường hoặc tên điều khiển Tuy nhiên, nếu tên trường hoặc điều khiển có chứa khoảng trắng hoặc các ký tự đặc biệt, bạn phải tự thêm dấu ngoặc [] quanh tên đó.

QUERY-TRUY VẤN DỮ LIỆU

Khái niệm

Mục đích chính của cơ sở dữ liệu là lưu trữ và truy xuất thông tin một cách hiệu quả Thông tin có thể được lấy ra ngay lập tức sau khi dữ liệu được thêm vào Tuy nhiên, để truy xuất thông tin từ các bảng trong cơ sở dữ liệu, người dùng cần có kiến thức về cách thiết kế cơ sở dữ liệu.

Query là các câu lệnh SQL (Structured Query Language) dùng để tạo, chỉnh sửa và truy vấn dữ liệu từ cơ sở dữ liệu quan hệ, là ngôn ngữ phổ biến trong quản lý dữ liệu.

In Access, queries serve as a powerful tool for extracting and manipulating data to meet various data retrieval needs There are several types of queries available, including simple select queries, parameter queries, crosstab queries, and action queries.

Các loại query

Truy vấn lựa chọn (select query) là phương thức để lấy thông tin từ một hoặc nhiều bảng, tạo ra một tập bản ghi (recordset) Dữ liệu được trả về từ truy vấn này thường có thể cập nhật và thường được sử dụng để hiển thị trên các form và báo cáo.

−Total query: là một loại ủặc biệt của truy vấn chọn Thực hiện chức năng tổng hợp dữ liệu trên một nhóm các record

Crosstab query là một loại truy vấn cho phép hiển thị dữ liệu dưới dạng tóm tắt như một bảng tính, với các tiêu đề hàng và tiêu đề cột được xác định từ các trường trong bảng Dữ liệu trong các ô của Recordset được tính toán từ dữ liệu trong các bảng.

Top (n) cho phép bạn chỉ định một số lượng hoặc tỷ lệ phần trăm của bản ghi mà bạn muốn nhận từ bất kỳ loại truy vấn nào, bao gồm truy vấn chọn (select query) và truy vấn tổng (total query).

Action query bao gồm các loại truy vấn như Make-Table, Delete, Update và Append, cho phép người dùng tạo bảng mới hoặc cập nhật dữ liệu trong các bảng hiện có trong cơ sở dữ liệu Khi thực hiện, action query sẽ tác động đến nhiều bản ghi trong các bảng, giúp quản lý dữ liệu hiệu quả hơn.

Cách tạo select query bằng Design view

ðể tạo query bạn chọn tab Create trên thanh

Ribbon, click nút query Design trong nhóm lệnh

Xuất hiện cửa sổ thiết kế query và cửa sổ Show table cho phép chọn các bảng hoặc query tham gia truy vấn

−Chọn các bảng chứa các field mà bạn muốn hiển thị trong kết quả, hoặc các field cần trong các biểu thức tính toán

−Click nỳt Add ủể thờm cỏc bảng vào cửa sổ thiết kế query

−Sau khi chọn ủủ cỏc bảng hoặc query cần thiết, click nỳt close ủể ủúng cửa sổ Show Table

−Chọn các field cần hiển thị trong kết quả vào lưới thiết kế bằng cách drag chuột kéo tên field trong field list hoặc double click vào tên field

−Nhập ủiều kiện lọc tại dũng Criteria

−Click nỳt View ủể xem trước kết quả, click nỳt run ủể thực thi

4.3.1 Các thành phần trong cửa sổ thiết kế query:

Cửa sổ thiết kế query gồm 2 phần

−Table/query pane: khung chứa các bảng hoặc query tham gia truy vấn

Lưới thiết kế (Query by Example - QBE) là công cụ cho phép người dùng nhập tên các trường tham gia vào truy vấn cùng với tiêu chuẩn để chọn các bản ghi Mỗi cột trong lưới QBE đại diện cho một trường duy nhất từ bảng hoặc truy vấn trên bảng điều khiển Các thành phần của lưới thiết kế đóng vai trò quan trọng trong việc xây dựng và thực hiện các truy vấn hiệu quả.

∗ Field: là nơi mà cỏc tờn field ủược tạo vào hoặc thờm vào và hiển thị trong kết quả truy vấn

∗ Table: hiển thị tên của các bảng chứa các field tương ứng trên dòng Field

∗ Sort: chỉ ủịnh kiểu sắp xếp dữ liệu của cỏc field trong query

∗ Show: quyết ủịnh ủể hiển thị cỏc field trong Recordset

∗ Criteria: Nhập cỏc ủiều kiện lọc cỏc record

Để lọc dữ liệu theo điều kiện, sử dụng phép OR cho các điều kiện tương ứng Nếu các biểu thức điều kiện nằm trong cùng một dòng, chúng sẽ được hiểu là phép AND.

4.3.2 Các thao tác trong cửa sổ thiết kế query: a) Chọn field trong lưới thiết kế: ðể chọn một field hoặc nhiều field trong lưới thiết kế, ta ủưa chuột lờn trờn tờn field

Table/Query pane Field list

Để sử dụng lưới QBE, khi con trỏ chuột hình mũi tên màu đen hướng xuống, bạn có thể nhấp chuột để chọn và kéo chuột để chọn nhiều trường Để di chuyển một trường, hãy kéo chuột lên trên trường đó Bạn cũng có thể chèn thêm trường hoặc xóa trường khi cần thiết.

−Chốn thờm field: click nỳt Insert Columns, mặc ủịnh cột mới sẽ ủược chốn vào trước field hiện hành

−Xóa field: chọn field cần xóa, click nút Delete

Để cải thiện khả năng truy vấn dữ liệu, bạn có thể tạo nhãn cho các trường trong bảng Việc này giúp dễ dàng nhận diện và học hỏi hơn, mà không làm ảnh hưởng đến tên của trường hay cách thức dữ liệu được lưu trữ và truy cập.

−Click phải trên tên field, chọn properties

Để thiết lập thuộc tính Caption, bạn cần nhập nhãn cho trường dữ liệu Để thêm bảng hoặc truy vấn vào thiết kế truy vấn, hãy nhấp vào nút Show Table trong nhóm lệnh Query Setup Nếu bạn muốn xóa bảng hoặc truy vấn khỏi thiết kế, chỉ cần nhấp chuột phải vào bảng hoặc truy vấn đó và chọn Remove Table.

4.3.3 Cỏch nhập biểu thức ủiều kiện

Ngoài việc sử dụng truy vấn để chọn các trường hiển thị thông tin cần thiết, bạn còn có thể áp dụng truy vấn để hiển thị một số bản ghi theo điều kiện cụ thể.

Biểu thức điều kiện là các quy tắc lọc áp dụng cho dữ liệu được chiết xuất từ cơ sở dữ liệu, nhằm giới hạn số lượng record trả về của truy vấn.

Ví dụ: người dùng chỉ muốm xem thông tin về các sinh viên của một lớp CDTHA

Biểu thức ủiều kiện ủược nhập trờn dũng Criteria và dũng Or của lưới thiết kế query và tại cột chứa giỏ trị của biểu thức ủiều kiện lọc

Chuỗi điều kiện "CDTHA" là giá trị trong trường Malop, được nhập trên cột Malop trong tiêu chí Các loại dữ liệu bao gồm ngày tháng, thời gian, văn bản và giá trị trong biểu thức điều kiện.

Kiểu dữ liệu Ví dụ

Field name [field name] b) Toỏn tử ủược sử dụng trong biểu thức ủiều kiện:

−Ngoài ra cỏc hàm ngày giờ, hàm dữ liệu chuỗi,… cũng ủược sử dụng trong biểu thức ủiều kiện

4.3.4 Truy vấn cú nhiều ủiều kiện ở nhiều fields

When you want to limit records based on multiple criteria across different fields, Access combines these conditions using the And and Or operators.

Để các điều kiện được thỏa mãn đồng thời, chúng cần phải được liên kết với nhau bằng phép AND Điều này có thể thực hiện bằng cách nhập các điều kiện trên cùng một dòng Criteria trong lưới thiết kế truy vấn.

Vớ dụ: Tỡm những sinh viờn cú ủiểm mụn CSDL >=5

Để đáp ứng một trong các điều kiện liên kết bằng phép OR, bạn chỉ cần nhập các điều kiện trên các ô khác nhau trong lưới thiết kế truy vấn.

Tỡm những sinh viờn cú ủiểm mụn “CSDL” hoặc “CTDL” >=5

Chức năng top value ủược sử dụng ủể hiển thị những record trờn cựng của danh sỏch ủược tạo ra bởi một truy vấn a) Cách thực hiện:

−Nếu muốn hiển thị danh sách các record có giá trị cao nhất ở field ủược chỉ ủịnh thỡ sắp xếp field ủú theo chiều giảm dần (Descending)

− Nếu muốn hiển thị danh sách các record có giá trị thấp nhất ở field ủược chỉ ủịnh thỡ sắp xếp field ủú theo chiều tăng dần

− Trong ô return ta nhập vào số giá trị muốn hiển thị b) Các tùy chọn trong Top Values:

−− All : Hiển thị tất cả các record của Query

−− 5 : Hiển thị 5 record ủầu tiờn

− 25 : Hiển thị 25 record ủầu tiờn

−− 100 : Hiển thị 100 record ủầu tiờn

−− 5% : Hiển thị 5% record ủầu tiờn trờn tổng số record

− 25% : Hiển thị 25% record ủầu tiờn trờn tổng số record Nếu các record thuộc Top Values có giá trị trùng nhau thì chúng cũng xuất hiện trong kết quả

Để hiển thị chỉ một bản ghi duy nhất trong số các bản ghi có giá trị trùng lặp, bạn cần nhấp chuột phải vào cửa sổ thiết kế truy vấn và chọn thuộc tính.

4.3.6 Tạo field tính toán trong query

Access có khả năng thực hiện các phép toán trong query, form, report và macro Tuy nhiên, các field tính toán thường được thực hiện trong query; do đó, bất kỳ form, report hoặc macro nào sử dụng các truy vấn này sẽ tự động truy cập giá trị tính toán Để thực hiện các phép tính trong một truy vấn, bạn cần tạo một field tính toán mới trong query, và tên của field tính toán này không được trùng với tên của các field trong bảng.

Ví dụ: Tạo Field ThanhTien:[SoLuong]*[DonGiaBan]

Expression Builder là công cụ giúp bạn tạo các biểu thức một cách nhanh chóng và dễ dàng, đồng thời cho phép truy cập vào thư viện hàm của Access Để sử dụng Expression Builder trong việc xây dựng biểu thức điều kiện hoặc tạo trường mới trong truy vấn, bạn cần thực hiện các bước cụ thể.

− Trong cửa sổ thiết kế query

− Click nút Builder trong nhóm lệnh

Total query

Access offers the ability to group records and perform statistical calculations on these grouped records Key functions such as count, sum, min, max, and avg are fundamental in Total Query for data analysis.

Ví dụ: ðếm tất cả các học sinh trong mỗi lớp

Kết quả của query trước khi tổng hợp dữ liệu

Mã Lớp Tên Lớp Mã SV

CDTH1A Cao ðẳng Tin Học 1A A101

CDTH1B Cao ðẳng Tin Học 1B B101

Sau khi tổng hợp dữ liệu ta có kết quả:

Mã Lớp Tên Lớp TongsoSV

CDTH1A Cao ðẳng Tin Học 1A 4

CDTH1B Cao ðẳng Tin Học 1B 5

CDTH2A Cao ðẳng Tin Học 2A 4

4.4.1 Cách tạo Total Query: ðể tạo một Total query, bạn thực hiện các bước sau:

− Tạo một query mới bằng Design view

− Chọn các table cần sử dụng trong query từ cửa sổ Show Table

−− Chọn Query Tools, chọn tab Design

− Trên lưới thiết kế query xuất hiện thêm dòng Total

−− Tại mỗi field, chọn các tùy chọn trên dòng Total

4.4.2 Các tùy chọn trên dòng Total:

Group by Nhóm các record có giá trị giống nhau tại một số field ủược chỉ ủịnh thành một nhúm

Sum Tính tổng các giá trị trong một nhóm record tại field ủược chỉ ủịnh

Avg Tính trung bình cộng các giá trị trong một nhóm record tại field ủược chỉ ủịnh

Max Tìm giá trị lớn nhất trong nhóm record tại field ủược chỉ ủịnh

Min Tìm giá trị nhỏ nhất trong nhóm record tại field ủược chỉ ủịnh

Count ðếm số record trong nhóm

First Tỡm giỏ trị ủầu tiờn trong nhúm tại cột ủược chỉ ủịnh của nhóm

Expression Dùng cho field chứa biểu thức tính toán

Dựng cho field chứa ủiều kiện dựng ủể lọc Record trước khi tính toán và không hiển thị trong kết quả.

Queries tham số (Parameter Queries)

Query tham số là query nhắc người dựng nhập ủiều kiện cho query tại thời ủiểm query thực thi

− Trong cửa sổ thiết kế query, chọn các bảng/query tham gia truy vấn

− Chọn các field hiển thị trong kết quả

− Tại field chứa ủiều kiện lọc, nhập cõu nhắc trờn dũng Critetia và ủặt trong cặp dấu [ ]

Vớ dụ: Xem thụng tin ủiểm của một sinh viờn tựy ý

− Khi thực thi query, chương trình yêu cầu nhập giá trị cho t h a m s ố

Crosstab query

Crosstab query là một loại truy vấn dùng để tổng hợp dữ liệu dưới dạng bảng hai chiều, trong đó tiêu đề của dòng và cột được xác định từ các giá trị kết nhóm của các trường trong bảng dữ liệu Phần thân của bảng chứa dữ liệu được tính toán thông qua các hàm như Sum, Count, Avg, Min, Max và các chức năng khác.

Ví dụ: Thống kê tổng số sinh viên theo loại giỏi, khá, trung bình, yếu theo từng lớp

4.6.2 Cách tạo: a) Tạo Crosstab query bằng chức năng Wizard:

−− Trên thanh Ribbon, click nút Create

Dạng crosstab query Dạng Total query

− Chọn dữ liệu nguồn cho Crosstab

Query, có thể là table hoặc Query

Row heading trong khung Available

− Click nỳt > ủể chọn field

− Chọn field làm column heading

−− Chọn field chứa dữ liệu thống kê trong khung

−− Chọn hàm thống kê trong khung

− Nhập tên cho query và click nút

Hạn chế khi tạo crosstab query bằng wizard:

When creating a Crosstab query that pulls fields from multiple tables or includes data filtering conditions, it is essential to first create a select query that encompasses all necessary fields and criteria Subsequently, this select query can be used as the data source to generate the Crosstab query Additionally, Crosstab queries can be created using the Design view for a more visual approach.

Một crosstab query cần ít nhất là 3 field:

−− Một field ủể lấy giỏ trị làm tiờu ủề cho cột gọi là column heading

− Một field (hoặc nhiều field) ủể lấy giỏ trị làm tiờu ủề cho dòng gọi là row heading

− Một field chứa dữ liệu thống kê (Value)

R o w h ea d in g V al u e ðể tạo một Crosstab query bằng Design View ta thực hiện như sau:

−− Trong cửa sổ thiết kế

− Trong lưới thiết kế query xuất hiện thêm dòng Crosstab và dòng Total

−− Chỉ ủịnh chức năng cho cỏc field:

For fields designated as row headings and column headings, utilize the Group by function on the Total row In the Crosstab feature, you can only apply the Row Heading or Column Heading functions.

∗ ðối với field chứa dữ liệu ủể thống kờ thỡ trờn dũng Total, chọn hàm thống kê (Sum, Avg, Count, Min, Max,

…), trên dòng Crosstab chọn Value

∗ ðối với cỏc field chứa ủiều kiện lọc dữ liệu thỡ trờn dũng Total chọn Where, các field này sẽ không xuất hiện trong kết quả

− Row Heading và Column Heading cú thể hoỏn ủổi nhau, nhưng ủối với những field chứa nhiều giỏ trị thỡ nờn chọn làm Row Heading.

Các loại query tạo bằng chức năng Wizard

Find Duplicate query Wizard dựng ủể tỡm những record cú giỏ trị trùng lắp ở một số field Ví dụ, tìm những nhân viên có trùng ngày sinh, trùng tên, …

−− Trong cửa sổ làm việc của Access, trên thanh

− Trong nhóm lệnh Queries click nút Query

− Trong cửa sổ New Query chọn Find Duplicate query Wizard

− Xuất hiện cửa sổ Find

− Chọn bảng chứa field muốn tìm dữ liệu trùng lắp Next

−− Chọn field chứa dữ liệu trùng lắpNext

− Chọn các field muốn hiển thị trong kết quả Next

Trong mối quan hệ 1-n, một bản ghi trong bảng đầu tiên có thể liên kết với nhiều bản ghi trong bảng thứ hai Tuy nhiên, cũng có những bản ghi không liên kết với bất kỳ bản ghi nào trong bảng thứ hai.

Vớ dụ, những nhõn viờn chưa tham gia lập húa ủơn, những nhõn viên này tồn tại trong bảng NHANVIEN, nhưng không tồn tại trong bảng HOADON

Find Unmatched query Wizard dựng ủể tỡm những record cú trong bảng 1 nhưng không có trong bảng n

− Trong cửa sổ làm việc của Access, trên thanh Ribbon, chọn tab Create

− Trong nhóm lệnh Queries click nút Query Wizard

− Trong cửa sổ New Query chọn Find Unmatched query Wizard OK

−− Xuất hiện cửa sổ Find Unmatched query wizard

∗ Chọn bảng 1 là bảng chứa các record cần tìm Next

∗ Chọn bảng n là bảng chứa record quan hệ Next

Ví dụ: tìm nhưng sinh viên chưa thi, bảng 1 là bảng SINHVIEN, bảng n là bảng KETQUA, field quan hệ là field MASV

− Chọn field quan hệ giữa hai bảng

− Chọn các field hiển thị trong kết quảNext

− Nhập tên cho query Finish.

Action query

Action query là loại truy vấn có khả năng thay đổi dữ liệu trong các bảng của cơ sở dữ liệu Việc thực hiện các truy vấn này có thể dẫn đến sự sai lệch trong cơ sở dữ liệu Do đó, trước khi thực thi bất kỳ action query nào, bạn nên sao lưu một file dự phòng để đảm bảo an toàn cho dữ liệu.

4.8.1 Update query a) Chức năng b) Cách tạo

− Trong cửa sổ làm việc của Access, trên thanh Ribbon chọn tab Create, trong nhóm lệnh Queries, click nút Query Design

−− Chọn các bảng chứa dữ liệu muốn cập nhật

− Thanh Ribbon chuyển sang tab Design

−− Trong nhóm lệnh Query Type, Click nút Update, Trong lưới thiết kế xuất hiện dòng Update to

− Chọn field chứa dữ liệu cần cập nhật và cỏc field chứa ủiều kiện

− Tại field chứa dữ liệu muốn cập nhật và trên dòng Update to ta nhập biểu thức cập nhật dữ liệu c) Thực thi Update Query:

−− Click nỳt run ủể thực thi query

−− Khi thực thi query sẽ xuất hiện hộp thoại thông báo số record ủược Update

−− Xem kết quả trong bảng chứa dữ liệu Update

4.8.2 Make-Table query a) Chức năng

Make-Table dựng ủể tạo một bảng mới dựa trờn cỏc bảng hoặc query có sẵn b) Cách tạo

Trong cửa sổ làm việc của Access, trên thanh Ribbon chọn tab Create, trong nhóm lệnh Queries, click nút Query Design

− Chọn các bảng hoặc query làm dữ liệu nguồn cho Make- Table Thanh Ribbon chuyển sang tab Design

−− Chọn các field muốn hiển thị trong bảng mới

Query Type, click nút Make-Table

Make Table với các tùy chọn:

∗ Table name: Nhập tên bảng mới

∗ CurrentDatabase: Bảng mới ủược lưu trong cơ sở dữ liệu hiện hành

∗ Another Database: Bảng mới ủược lưu trong một cơ sở dữ liệu khỏc, click nỳt browse ủể tỡm cơ sở dữ liệu chứa bảng mới

− Click nỳt OK ủể tạo Make-Table c) Thực thi Make-Table Query

− Click nỳt Run ủể thực thi query, xuất hiện hộp thụng bỏo số record ủược ủưa vào bảng mới

−− Nếu ủồng ý Click yes, khi ủú bảng mới sẽ ủược tạo, xem kết quả trong phần Table

Append query dựng ủể nối dữ liệu vào cuối một bảng cú sẵn b) Cách tạo

− Chọn các bảng hoặc query làm dữ liệu nguồn cho Append Query Thanh Ribbon chuyển sang tab Design

− Chọn các field chứa dữ liệu nối vào bảng có sẵn, các field ủược chọn phải tương ứng với cỏc field trong bảng muốn nối dữ liệu vào

− Click nút Append trong nhóm lệnh Query Type

− Xuất hiện hộp thoại AppendChọn bảng muốn nối dữ liệu vào

−− Trong lưới thiết kế xuất hiện dòng Append to, chứa tên các field tương ứng trong bảng có sẵn c) Thực thi Append query

− Click nỳt run ủể thực thi query

− Xuất hiện hộp thụng bỏo số record ủược nối vào

− Nếu ủồng ý click yes, xem kết quả trong phần Table 4.8.4 Delete query a) Chức năng:

Câu lệnh Delete query được sử dụng để xóa các bản ghi từ các bảng trong cơ sở dữ liệu, thường dựa trên các điều kiện mà người dùng cung cấp Nó cho phép xóa tất cả các bản ghi trong một bảng mà vẫn giữ nguyên cấu trúc của bảng đó.

Câu lệnh Delete Query có thể gây nguy hiểm vì nó xóa vĩnh viễn dữ liệu từ các bảng trong cơ sở dữ liệu Do đó, trước khi thực hiện loại câu lệnh này, bạn cần phải sao lưu dữ liệu để đảm bảo an toàn.

−− Chọn bảng hoặc query chứa dữ liệu cần xóa Thanh Ribbon chuyển sang tab Design

− Click nút Delete trong nhóm

− Chọn field chứa ủiều kiện xúa, lưới thiết kế xuất hiện dòng

Deletetại field chứa ủiều kiện xóa ta chọn where c) Thực thi Delete Query

− Click nỳt run ủể thực thi, xuất hiện hộp thụng bỏo số record bị xóa

− Nếu ủồng ý yes, cỏc record trong bảng ủó bị xúa, xem kết quả trong phần Table.

FORM-BIỂU MẪU

Giới thiệu

Form là giao diện chính để giao tiếp giữa người dùng và ứng dụng, được sử dụng để nhập dữ liệu, xem thông tin, chỉnh sửa dữ liệu, hiển thị thông báo và điều khiển ứng dụng Để thiết kế form, cần chọn dữ liệu nguồn, có thể là bảng hoặc truy vấn Nếu dữ liệu nguồn là các trường trên một bảng, thì bảng đó sẽ được dùng làm dữ liệu nguồn; nếu dữ liệu nguồn là các trường từ nhiều bảng, cần tạo truy vấn để làm dữ liệu nguồn cho form.

Cách tạo form

ðể tạo form, chọn tab Create trên thanh

Ribbon, chọn cách tạo form bằng các nút lệnh trong nhóm lệnh Forms

To create a new form, start by opening a blank Form in Design View If a Table or Query is selected in the Navigation pane, clicking the Form Design button will automatically bind the new form to the selected Table or Query as its data source.

Tạo một form trống mới không liên kết với nguồn dữ liệu nào, và form sẽ mở trong chế độ Layout View Để thiết kế form, bạn cần chỉ định một nguồn dữ liệu như bảng hoặc truy vấn, sau đó thêm các điều khiển từ danh sách trường.

Form Wizard là công cụ hỗ trợ giúp bạn thiết kế form một cách đơn giản Wizard sẽ hướng dẫn bạn qua các bước cần thiết, yêu cầu các nguồn dữ liệu, cho phép bạn chọn các trường hiển thị trên form và lựa chọn bố cục cho form mới.

The Navigation Form is a unique feature introduced in Access 2010, designed to create user-friendly navigation forms that allow users to easily move between various components within the application.

Access cung cấp một cỏch dễ dàng và thuận lợi ủể tạo một form dựa trên dữ liệu nguồn là Table/Query Cách thực hiện:

− Tronng Navigation, chọn table hoặc query mà bạn muốn sử dụng làm dữ liệu nguồn cho from

− Chọn tab trên thanh Ribbon

− Trong nhóm lệnh Form, click nút Form

− Xuất hiện một Form mới ở dạng Layout view

− Single form hiển thị một record tại một thời ủiểm

− Mặc ủịnh mỗi field hiển thị trờn một dũng và theo thứ tự của các field trong bảng hoặc query dữ liệu nguồn

− Nếu dữ liệu nguồn của form là bảng cha có liên kết với bảng con, thì kết quả form sẽ hiển thị các record quan hệ trong bảng con

5.2.2 Tạo form bằng chức năng Form Wizard

Chức năng Form Wizard là một công cụ hữu ích giúp bạn tạo form qua các bước trung gian, với nhiều câu hỏi gợi ý để hỗ trợ việc lựa chọn và xây dựng một form phù hợp nhất.

−− Trong cửa sổ làm việc của

Access, chọn tab Create trên thanh Ribbon

− Click nút Form Wizard trong nhóm lệnh Forms

Query làm dữ liệu nguồn cho form

− Chọn các field hiển thị trên form trong khung Available

Fields, click nút ủể chọn một field, click nỳt ủể chọn tất cả các field trong Table/Query dữ liệu nguồn, có thể chọn nhiều fields trên nhiều bảng

− Chọn dạng form gồm các dạng:

Công cụ Form và Form Wizard giúp bạn thiết kế form một cách nhanh chóng và dễ dàng Với

In Design View, you can manually create a form without any assistance from Access There are two methods to design a form in Design View: Form Design and Layout View (Blank Form) The Layout View allows for a more intuitive arrangement of form elements.

Với thiết kế này, bạn có thể tùy chỉnh các điều khiển như textbox, checkbox và label bằng cách di chuyển, thay đổi kích thước, thêm hoặc loại bỏ chúng Layout view giúp việc sắp xếp các điều khiển trở nên dễ dàng và trực quan hơn.

− Chọn tab Create trên thanh Ribbon, click nút Blank Form trong nhóm lệnh Forms

−− Xuất hiện một form trắng ở chế ủộ Layout view

−− Drag chuột kéo các field từ field list vào form b) Design view

Khi thiết kế form bằng Design view thì các control khi thả vào form nú khụng tự ủộng canh theo hàng và cột như Blank Form

− Chọn tab Create trên thanh Ribbon, click nút Design View trong nhóm lệnh Forms

− Xuất hiện một form trắng ở chế ủộ Design view

− Drag chuột kéo các field từ field list vào form c) Các phần trong cửa sổ thiết kế form

− Form header: Chứa nội dung tiờu ủề của form ðể chốn nội dung vào tiờu ủề của form ta sử dụng các công cụ trong nhóm lệnh Header/Footer

Phần footer của form chứa nội dung quan trọng, thường bao gồm các thống kê dữ liệu liên quan đến form Để bật hoặc tắt thanh header/footer, người dùng chỉ cần nhấp chuột phải vào thanh header/footer của form và chọn hoặc bỏ chọn tùy chọn "Form Header/Footer".

Nội dung chính của form bao gồm thông tin từ dữ liệu nguồn và các điều khiển được thêm từ toolbox Để tối ưu hóa hiệu suất của form, việc thiết lập thuộc tính của form là rất quan trọng.

−− Chọn form cần thiết lập thuộc tính

Các thuộc tính trong Properties

Sheet ủược hiển thị theo từng nhúm e) Các thuộc tính quan trọng trong nhóm Format:

Caption Tạo tiờu ủề cho form

Thiết lập dạng hiển thị của form

Single Form chỉ hiển thị một Record tại một thời ủiểm

Continuous Form: hiển thị các record liên tiếp nhau

Datasheet hiển thị dữ liệu dạng bảng Scroll Bar Thiết lập chế ủộ hiển thị thanh cuộn

Selectors Bật/tắt thanh chọn record

Buttons Bật/tắt các nút duyệt record

Dividing lines Bật/tắt cỏc ủường kẽ phõn cỏch cỏc phần của form

Auto Center Tự ủộng hiển thị form ngay giữa màn hình

Border Style Chọn kiểu ủường viền của form

Min Max botton Bật/tắt nút Max/Min

Close Button Bật/tắt nút close form

Alignment Canh vị trí cho các picture trên form f) Các thuộc tính thông dụng trong nhóm Data

Record Source Chọn dữ liệu nguồn cho form

Filter Khai bỏo ủiều kiện lọc

Order by Khai báo field cần sắp xếp số liệu

Allow filter Cho phép/không cho phép lọc các record Allow Edits Cho phép/ không cho phép chỉnh sửa Allow Additions Cho phép nhập thêm các record hay không.

Sử dụng Form

Một form khi thiết kế xong, nó có ba dạng xem: Layout view, Design view, Form view

− Layout view: cho phép bạn xem những gì trông giống như form của bạn, sắp xếp lại cỏc field, và ỏp dụng ủịnh dạng

− Design view: cho phộp bạn tinh chỉnh lại form, trong chế ủộ design view, bạn không nhình thấy dữ liệu thực

Trong quá trình thiết kế form, có hai dạng chính là Layout view và Design view Trong khi Layout view giúp bạn điều chỉnh cấu trúc của form, thì Form view là chế độ sử dụng để thực hiện các thao tác trên dữ liệu thông qua form.

5.3.1 Tìm kiếm và chỉnh sửa một record a) Sử dụng form ủể tỡm kiếm một record

−− Mở form ở dạng form view

−− Chọn tab Home trên thanh Ribbon

− ðặt trỏ trong field chứa dữ liệu cần tìm, Click nút Find trong nhóm lệnh Find

− Xuất hiện cửa sổ Find and Replace

− Find What: nhập giá trị cần tìm

− Look in: Phạm vi tìm kiếm

−− Match: Chọn cách so trùng giá trị nhập trong ô Find What với giá trị trong field chứa dữ liệu cần tìm b) Thay thế hoặc chỉnh sửa dữ liệu

Khi bạn muốn tìm kiếm một bản ghi cụ thể, hãy thực hiện chỉnh sửa và giá trị sẽ được cập nhật xuống bảng Nếu cần thay thế giá trị, hãy chọn tab "Thay thế" trong cửa sổ "Tìm và Thay thế".

−− Nhập giá trị cần thay thế trong ô Replace with

−− Click nút Replace hoặc Replace All nếu cần thay tất cả giá trị trong bảng

Khi làm việc trờn form, ủể thờm một record mới bạn thực hiện như sau:

−− Mở form ở chế ủộ form view

−− click nút New Record trên thanh Navigation button bên dưới cửa sổ form

−− Form sẽ chuyển ủến record trống, cho phộp bạn nhập dữ liệu Tuy nhiên khi nhập dữ liệu phải thỏa mãn các ràng buộc trong cơ sở dữ liệu

−− Di chuyển ủến record cần xúa

− Trong nhóm lệnh Record trên thanh

Ribbon, chọn lệnh Delete Chọn

Delete Record Tuy nhiên khi xóa record phải xem xột ảnh hưởng ủến các Record quan hệ

5.3.4 Lọc dữ liệu trên form

− Mở form ở dạng Form view

−− Trong nhóm lệnh Sort & Filter trên thanh Ribbon, click nút

Advanced, Chọn lệnh Filter by

− Form chuyển sang dạng Filter

− Click nút combobox của field chứa giỏ trị chọn ủiều kiện lọc

− Nếu cú nhiều ủiều kiện thỡ bạn chọn tab OR bờn dưới cửa sổ Filter, chọn ủiều kiện lọc tiếp theo

− Click nỳt Toggle Filter ủể thực hiện lọc

− Click nỳt Toggle Filter ủể bỏ lọc.

Tựy biến form trong chế ủộ Desing view

5.4.1 Thêm một control vào form ðể thêm một control vào form ta làm các bước như sau:

− Chuyển form sang dạng Design view, Thanh Ribbon chuyển sang Form Design Tools

− Chọn tab Design, trong nhóm Control, chọn các control

− Drag chuột vẽ vào form tại bất kỳ vị trí nào mà bạn mong muốn

−− ðối với các control có sự trợ giúp của Control Wizard thì có thể thiết kế bằng hai cách: Design hoặc Wizard bằng cách bật tắt nút Cotrol Wizard

− Bound control: chứa nội dung của field

− Unbound control: không có dữ liệu nguồn, thường dựng ủể nhập cụng thức tính toán

Label Sử dụng ủể tạo nhón hoặc hyperlink Button Nỳt lệnh dựng ủể thực hiện lệnh khi click

Tab Hiển thị dữ liệu thành từng nhóm trên nhiều tab khác nhau

Navigation Tab dựng ủể hiển thị From hoặc Report trong cơ sở dữ liệu

Nhóm các tùy chọn Page Break Ngắt trang

Là một Drop-down menu cho phép chọn một tùy chọn trong danh sách hoặc nhập thêm tùy chọn mới

Char Tạo một ủồ thị bằng wizard

Nút có hai trạng thái on/off

Là một Drop-down menu cho phép chọn một tùy chọn trong danh sách nhưng khụng ủược nhập thờm giỏ trị mới

Rectangle Vẽ hình chữ nhật

Hộp chọn có hai trạng thái: được chọn (check) và không được chọn (uncheck) Chức năng Unbound cho phép người dùng tương tác với các đối tượng mà không cần lưu trữ trong trường của bảng.

Attachment Sử dụng cho những field có kiểu

Là một thành phần của option group

Dựng ủể tạo subform hoặc subreport

Cho phộp nhỳng cỏc ủối tượng từ cỏc phần mềm khác như: graph, picture,… mà nú ủược lưu trữ trong field của bảng Image Hình loại Bitmap

5.4.3 ðịnh dạng các control trên form a) Canh lề cho các control

Chọn các control cần canh lề và thực hiện một trong các cách như sau:

− Click phải và chọn Align, sau ủú chọn một trong các kiểu canh lề trên submenu

− Chọn tab Arrange trên Form Design Tools

−− Trong nhóm lệnh Sizing & Ordering, click nút Align và chọn một trong các kiểu canh lề trong

Submenu b) Hiệu chỉnh kích thước và khoảng cách giữa các control trên form

− Chọn các control cần hiện chỉnh

− Chọn tab Arrange trên Form Design Tools

− Trong nhóm lệnh Sizing & Ordering, click nút Size/Space

−− Chọn lệnh hiệu chỉnh thích hợp

5.4.4 Thiết lập thuộc tính cho control

−− Chọn control cần thiết lập thuộc tính

− Click nút properties Sheet trong nhóm lệnh

Cách tạo các control có hỗ trợ của chức năng Wizard

Controls, drag chuột vẽ vào form

−− Trong khung Categories chọn nhóm lệnh

∗ Record Navigation: chứa các lệnh di chuyển giữa các record như:

+ Go To First Record: di chuyển ủến record ủầu, +

+ Go To Last Record: di chuyển ủến record cuối, ++

++ Go To Next Record: di chuyển ủến record kế record hiện hành,

+ Go To Previous Record: di chuyển ủến record trước record hiện hành

Cỏc lệnh này thường dựng ủể tạo thanh navigation buttons trên form

∗ Record Operations: gồm các lệnh thêm record hoặc xóa record như:

+ Add New Record: Thêm record mới

++ Duplicate Record: Tạo các record có giá trị trùng ở tất cả các field

++ Save Record: lưu những thay ủổi trước khi chuyển ủến record tiếp theo

+ Undo Record: Hủy sự thay ủổi sau cựng

∗ Form Operations: gồm các lệnh về form

++ CloseForm: ủúng form hiện hành

++ Print Current Form: in form hiện hành

+ Open Form: Mở một form khác

∗ Report Operations: gồm các lệnh về Report

++ Preview Report: xem một report trước khi in ++

∗ Application: gồm lệnh liờn quan ủến ứng dụng như Quit Application

∗ Miscellaneous: chứa những lệnh tổng hợp

− Chọn lệnh cho nút trong khung Action, click

− Chọn Text hoặc Picture hiển thị trên nút, click

− ðặt tên cho nút, Finish b) Tạo bằng design

− Chọn nút button trong nhóm controls

− Drag chuột vẽ vào form

− Gán lệnh bằng cách click phải trên nút, chọn Build event

−− Trong khung New Action, chọn lệnh Close Window

−− ðiền các argument vào các khung

∗ Object name: Nhập tên form

5.5.2 Option group: a) Tạo bằng wizard

− Chọn công cụ option group trong nhóm

− Xuất hiện cửa sổ Option group Wizard

− Nhập nhãn cho các option, click Next

− Chọn/khụng chọn option mặc ủịnh, click Next

− Nhập giỏ trị cho cỏc option, mặc ủịnh, option ủầu tiờn sẽ cú option value là 1, click Next

− Chọn vị trí lưu trữ giá trị của option group, click Next

−− Chọn loại option trong option group và style cho option group, các option này có hình dạng khác nhau nhưng chức năng là giống nhau, click Next

− Nhập nhãn cho Option group, click Finish b) Tạo bằng design

− Click nút Option group trong nhóm Controls vẽ vào form

−− Chọn loại Option vẽ vào trong khung của Option group

−− Mở Properties Sheet của Option group và thiết lập các thuộc tính sau:

∗ Control source: chọn field chứa dữ liệu nguồn cho option group

∗ Lần lượt chọn từng option và gán giá trị cho thuộc tính option value

5.5.3 Combo box và List box: a) Tạo bằng wizard:

− Chọn công cụ Combo box/List box trong nhóm Controls

− Drag chuột vẽ vào form, xuất hiện cửa sổ

Combo box Wizard với hai lựa chọn ứng với hai chức năng của combo box:

To select the option "I want the combo box to get the values from another table or query," click Next to proceed to the next step, where you will choose the table that contains the source data.

Combo box, dữ liệu nguồn có thể là Table hoặc Query, click

− Chọn field chứa dữ liệu ủưa vào

Combo box, click nỳt ủể chọn một field hoặc click nỳt ủể chọn nhiều field, click Next

(có thể bỏ qua), mặc ủịnh cỏc field ủó ủược sắp xếp, click Next

− ðiều chỉnh ủộ rộng của cột dữ liệu trong combo box

(recommended): ẩn hoặc hiện cột khóa

Hide key column ủược chọn (cột khóa bị ẩn), nếu muốn combo box hiển thị field khóa thì bỏ check, click Next

− Chọn field chứa giá trị của combo box, click Next

− Nhập nhãn cho combo box, click

− Nếu chọn I will type in the values that I want, thì sau khi chọn xong, click

− Nhập giá trị cho các cột trong combo box, click Next.

− Nhập nhãn cho combo box, click

− Click nút combo box trong nhóm Controls drag chuột vẽ vào form

− Sử dụng Properties Sheet ủể thiết lập cỏc thuộc tớnh sau:

ControlSource Chọn field dữ liệu nguồn của Combo box

Loại dữ liệu nguồn: Table, Query, Field list, Value list…

BoundColumn Giỏ trị của cột ủược trả về khi chọn một mục chọn trong combo box (list box)

Nguồn dữ liệu của combo box (list box)

− Nếu RowSourceType là Value List thì nhập danh sách các giá trị cách nhau bằng dấu chấm phẩy

− Nếu là Table/Query thì phải chọn tên bảng, tên query hay câu lệnh SQL

Vớ dụ: Tạo form húa ủơn lấy dữ liệu nguồn từ bảng HoaDon, khi tạo combo box MaKH ta thiết lập các thuộc tính sau:

Form và những bảng liên kết

Khi tạo một form mới từ bảng cha trong Access 2010, phần mềm sẽ nhận diện các quan hệ giữa các bảng Nếu bảng cha có nhiều bảng con, Access sẽ chỉ hiển thị các record từ một bảng con mà người dùng lựa chọn đầu tiên.

Bảng LOP và bảng SINHVIEN trong cơ sở dữ liệu QLSV thể hiện mối quan hệ giữa lớp học và sinh viên Khi tạo form từ bảng LOP, danh sách các bản ghi liên quan trong bảng SINHVIEN sẽ được hiển thị, giúp người dùng dễ dàng quản lý thông tin sinh viên theo từng lớp học.

Subforms đóng vai trò quan trọng trong việc hiển thị thông tin từ hai bảng hoặc các truy vấn khác nhau trên cùng một form Thông thường, subforms được sử dụng khi dữ liệu trong mainform có quan hệ một-nhiều với dữ liệu trong subform, cho phép nhiều bản ghi trong subform liên kết với một bản ghi trong mainform.

Access sử dụng các thuộc tính LinkMasterFields và LinkChildFields của subform ủể lựa chọn cỏc record trong subform cú liờn quan ủến mỗi record trong mainform a) Tạo bằng Wizard:

Để tạo main form, dữ liệu nguồn thường được lấy từ bảng cha, và dạng hiển thị của form thường là hiển thị một bản ghi tại một thời điểm theo kiểu cột.

− Mở main form ở chế ủộ Design

− Chọn công cụ SubForm/SubReport trong nhóm Controls vẽ vào Form, xuất hiện cửa sổ SubForm

Wizard với hai tùy chọn:

Tables and Queries (sử dụng bảng và các query làm dữ liệu nguồn cho subform) Next

∗ Chọn bảng hoặc query làm dữ liệu nguồn cho sub form, trong bảng hoặc query phải có field liên kết với main form Next

∗ Chọn field liên kết với subformNext

∗ Nhập tên cho subform Finish

∗ Use an existing form: sử dụng form có sẵn làm subform

∗ Nhập tên cho SubFormFinish b) Tạo bằng Design:

− Nếu dữ liệu nguồn của subform ủược lấy từ nhiều bảng thỡ phải tạo query, trong query phải chứa field liên kết với main form (link child filed)

− Dạng của subform thể hiện quan hệ n, do ủú thường chọn dạng Datasheet hoặc Tabular

− Mở main form ở chế ủộ design, chọn cụng cụ subform/Subreport trong nhóm Controls drag chuột vẽ vào main form

− Mở Properties Sheet và thiết lập các thuộc tính:

∗ Source object: Chọn Table/Query làm dữ liệu nguồn cho Subform, hoặc chọn form nếu ủó thiết kế form ủể làm subform

∗ Link child field: nhập tên của field trong subform liên kết với main form

∗ Link master field: nhập tên field của main form liên kết với subform

Khi chỉ ủịnh thuộc tớnh Source Object cho Subform thỡ form xuất hiện với dạng mặc ủịnh ủược quy ủịnh trong thuộc tớnh Default view

Tuy nhiờn, nếu bạn muốn sử dụng một form hoàn toàn riờng biệt ủể bạn có thể tùy biến nó

5.6.3 Tạo ô tính toán trong subform

Khi tạo một subform, bạn có thể muốn hiển thị thông tin tổng hợp của subform một cách tổng thể Ví dụ, hiển thị số lượng các record trong subform tại một vị trí cụ thể trên Mainform có thể là một yêu cầu thiết thực.

Ví dụ: Cần hiển thị sỉ số sinh viên trong mỗi lớp trên main form

Trước khi thực hiện tính toán tổng hợp dữ liệu trên Mainform, giá trị cần được tính toán trong Subform Việc tính toán tổng hợp dữ liệu phải được đặt trong phần footer của Subform.

Ví dụ: ðếm tổng số sinh viên theo lớp

− Sau ủú, trờn Mainform bạn chốn một text box với ControlSource ủược thiết lập giỏ trị như sau:

− SubformName: là tên của Subform

− ControlName_inSubform: tên của ô tính toán tổng hợp dữ liệu trong Subform

Tab control

Tab control là một công cụ hữu ích giúp hiển thị nhiều nội dung trong một không gian hạn chế Nó cho phép tổ chức nội dung trên các trang riêng biệt, mang lại sự tiện lợi và hiệu quả trong việc quản lý thông tin.

Tab control khụng phải là lựa chọn tốt vỡ nhược ủiểm của nú là cần phải click chuột ủể di chuyển từ tab này sang tab khỏc

Tab control là lựa chọn tối ưu khi thiết kế các form để xem hoặc chỉnh sửa dữ liệu, đặc biệt khi dữ liệu có thể được phân chia thành các nhóm logic Việc chỉnh sửa thường chỉ liên quan đến một nhóm cụ thể, do đó, sử dụng tab control giúp tổ chức thông tin một cách hiệu quả và dễ dàng cho người dùng.

− Trong Form Design Tools trên thanh Ribbon

− Chọn Design, trong nhóm Controls, click nút Tab Control

− Vẽ tab control vào form tại vị trí thích hợp

− Thêm tất cả các trang cần thiết

5.7.2 Hiệu chỉnh tab Control a) Thêm và xóa tab

Khi tạo một tab control mới, mặc định sẽ có hai trang Bạn có thể dễ dàng thêm hoặc xóa trang bằng cách nhấp chuột phải và chọn Insert hoặc Delete Page Đừng quên tạo nhãn cho các tab để dễ dàng nhận diện và quản lý.

− Chọn tab muốn tạo nhãn

− Chọn thuộc tính caption: nhập nhãn cho các trang c) Sắp xếp lại thứ tự tab

− Sắp xếp thứ tự của các trang bằng cách click phải trên tab chọn Page Order…

− Chọn Page click nút Move

Up/Move Down d) ðặt các control vào trang

− Chọn control trong Navigation pane, drag chuột ủưa vào trang.

Navigation Form

Access 2010 introduces a new type of form known as the Navigation Form, which features a navigation control that can display one or more forms and reports This navigation control includes multiple tabs, allowing for quick and easy access to different forms or report types.

5.8.1 Tạo Single level Navigation Form:

− Trong nhóm lệnh Forms trên thanh

− Chọn dạng Navigation, gồm các dạng:

∗ Horizontal Tabs and Vertical Tabs, Right

− Navigation form xuất hiện trong chế ủộ Design view với sự kết hợp của hai control: một control subform rỗng và lớn và một navigation.

− ðể thêm một navigation button vào form, click chọn một form trong Navigation Panel của Access và drag chuột kéo form vào navigation control

− ðể thay ủổi nhón của Navigation button, bạn double click vào nhãn và nhập tên mới

− Tạo khoảng cách giữa các navigation button bằng cách chọn Form

Padding, chọn loại khoảng cách

5.8.2 Tạo Two level Navigation Form

− Trong nhóm lệnh Forms trên thanh Ribbon, click nút dropdown Navigation

− Chọn dạng Navigation: Horizontal Tabs, 2 levels

− Xuất hiện một Navigation Form ở chế ủộ Layout view với sự kết hợp của ba control: một control subform rỗng và lớn và hai navigation control

− Tạo tiờu ủề cho level1 bằng cỏch double click vào khung [Add New] Nhập tiờu ủề

− Thờm submenu cho tiờn ủề này bằng cỏch drag chuột kộo form từ trong navigation pane vào submenu.

Liờn kết ủến dữ liệu quan hệ (Link to Related Data)

Trong Access 2010, ngoài việc sử dụng navigation form để di chuyển giữa các subform, còn có cách khác để chuyển đổi giữa các form khác nhau trong cùng một ứng dụng.

Ví dụ từ form Lớp, bạn có thể chuyển sang một form khác chứa danh sỏch cỏc sinh viờn của lớp ủú

5.9.1 Hiển thị các record quan hệ trong form riêng biệt

Subform được sử dụng để hiển thị các record quan hệ của bảng cha trên Mainform, nhưng không phải lúc nào cũng cung cấp đủ không gian làm việc Tùy thuộc vào cách làm việc và khối lượng thông tin, bạn có thể hiển thị các record quan hệ trong một form khác Để thực hiện điều này, bạn có thể thêm một nút trên Mainform; khi nhấn nút, form chứa các record quan hệ sẽ được mở ra.

Form Design Tools, chọn tab Design

− Click nút Button, drag chuột vẽ vào form

Categories, chọn nhóm lệnh Form

− Trong khung action chọn lệnh Open Form

Click Next các record quan hệ Click Next

− Chọn tùy chọn: Open the form and find specific data to display Click Next

− Chọn field quan hệ giữa hai form, là field mà dựa trên giá trị của nú ủể lọc ra các record quan hệ trong Subform Click

− Chọn Text/Picture hiển thị trên Button Click Next Nhập tên cho nút, Click Finish

Ví dụ: Trong form Danh sách lớp, click nút Danh sách sinh viên của lớp sẽ mở form chứa các sinh viên của lớp trong mainform

REPORT - BÁO CÁO

Giới thiệu

Report là cụng cụ ủể tạo cỏc bỏo cỏo, kết xuất dữ liệu ra màn hỡnh hoặc mỏy in ủể cung cấp một hard copy của dữ liệu

Giống như form, dữ liệu nguồn của báo cáo có thể là bảng hoặc truy vấn Báo cáo cung cấp sự linh hoạt tối ưu để xem và in thông tin tổng hợp, hiển thị chi tiết theo mức độ mà người dùng mong muốn Điều này cho phép bạn xem hoặc in thông tin dưới nhiều định dạng khác nhau.

Có 4 loại Report cơ bản:

Cách tạo report

Chức năng Report là công cụ tạo

Để tạo báo cáo nhanh chóng và dễ dàng, bạn có thể sử dụng chức năng Report để xây dựng những báo cáo đơn giản từ dữ liệu nguồn, có thể là từ một bảng hoặc một truy vấn Việc đầu tiên là chọn nguồn dữ liệu cho báo cáo.

− Click nút Report trong nhóm lệnh Report trên thanh Ribbon

− Xuất hiện report dạng Tabular ở chế ủộ Layout

6.2.2 Tạo report bằng chức năng Wizard

− Chọn tab Create trên thanh Ribbon, trong nhóm lệnh Reports, click nút Report

− Chọn Table/Query làm dữ liệu nguồn cho Report

− Chọn các field hiển thị trên Report trong khung Available Field click nỳt ủể chọn một field và click nỳt ủể chọn nhiều field Click Next

− Nếu report lấy dữ liệu nguồn từ một bảng thì bỏ qua bước này, ngược lại nếu dữ liệu lấy từ nhiều bảng thì chọn field kết nhóm

− Chọn field mà bạn muốn sắp xếp dữ liệu cho report Có thể sắp xếp kết quả trong report bằng cách kết hợp tối ủa là 4 field

∗ Orientation: chọn hướng trang in Portrait (trang ủứng), Landscape (trang ngang) Click Next

− Nhập tiờu ủề cho report

− Chọn chế ủộ xem report sau khi tạo xong

− Click Finish ủể kết thỳc

6.2.3 Tạo report bằng Design a) Cách tạo

− Chọn Table/Query làm dữ liệu nguồn cho report

− Chọn tab Create trên thanh Ribbon, trong nhóm lệnh Reports, click nút Report Design

− Xuất hiện cửa sổ thiết kế report và field list chứa các field trong dữ liệu nguồn của report

To design a report, sequentially drag and drop fields from the field list or controls from the Controls group on the Ribbon into the report This process involves utilizing the elements within the report design window effectively.

Một report gồm các phần: Page Header/Footer, Report Header/Footer, Detail, Group Header/Footer (Các report có phân nhóm)

− Page Header/Footer: Chứa tiờu ủề ủầu trang và cuối trang Nội dung ủặt trong phần Page Header/Footer sẽ xuất hiện ở ủầu và cuối mỗi trang

∗ Cỏc nội dung thường ủặt trong

+ Page Numbers: Chèn số trang

+ Logo: chèn Logo cho Report

+ Title: chốn tiờu ủề cho Report

+ Date and Time: Chèn ngày giờ hiện hành của máy Lưu ý: Page Header không chứa các ô thống kê dữ liệu

The report header and footer are essential components that display specific content at the beginning of the first page and at the end of the last page of the report.

∗ Cỏc nội dung thường ủặt trong Report Header/Footer + Công thức tính toán, thống kê dữ liệu

The report details the main content by displaying data from the source in bound control textboxes, where each textbox represents a specific data field Additionally, unbound control textboxes are utilized to create new fields, enhancing the report's functionality and clarity.

Trong các báo cáo có phân nhóm tương tự như mẫu chính-phụ, bên cạnh các phần cơ bản, còn có thêm phần kết nhóm, bao gồm group header và group footer.

∗ Nội dung trong phần group header/Footer là tiờu ủề của nhóm

∗ Thống kê dữ liệu theo nhóm c) Hiệu chỉnh Report

− ðể hiệu chỉnh report, ta mở report ở chế ủộ design view

− Chọn các control muốn hiệu chỉnh

− Mở Properties Sheet, chọn thuộc tớnh ủờ hiệu chỉnh

− Cỏch hiệu chỉnh tương tự như ủối với form.

Tạo report có phân nhóm

Chức năng kết nhóm trong Report là công cụ thiết yếu giúp xử lý khối lượng lớn dữ liệu bằng cách phân chia thành các nhóm nhỏ hơn Điều này cho phép thực hiện các phép tính thống kê cho từng nhóm riêng biệt Có ba phương pháp sử dụng nhóm để phân tích dữ liệu trong Report.

Trong trường hợp này, báo cáo chỉ bao gồm các ô thống kê dữ liệu như Tổng (Sum), Trung bình (Avg), Giá trị nhỏ nhất (Min) và Giá trị lớn nhất (Max) trong phần Chi tiết của báo cáo Cách thực hiện như sau:

− Tạo Total Query, trong query chọn field làm tiêu chuẩn thống kê, field chứa dữ liệu thống kê và chọn phép thống kê

Vớ dụ: Tạo report tớnh tổng số lượng và tổng tiền ủó bỏn của từng sản phẩm

− Tạo report, sử dụng Total query ủó tạo ở trờn

Report grouping cho phép bạn tổ chức khối lượng lớn thông tin thành các nhóm, giúp báo cáo thể hiện dữ liệu chi tiết theo từng nhóm và có thể phân chia thành nhiều cấp độ theo các tiêu chí khác nhau Cách tạo report grouping rất đơn giản và hiệu quả.

− Trên thanh Ribbon, chọn tab Create, trong nhóm lệnh Reports, click nút Report

Design Xuất hiện cửa sổ thiết kế Report, thanh

− Trong Properties Sheet, chọn Tab Data, tại thuộc tính Record source, chọn Table/Query làm dữ liệu nguồn cho Report

− Click nút Group& Sort trong nhóm lệnh Grouping & Totals

− Trong cửa sổ thiết kế xuất hiện khung Group, Sort and Total bên dưới cửa sổ thiết kế

− Click khung Add a Sort ủể chọn field sắp xếp

− Click nỳt Add a group ủể chọn field kết nhóm, chọn field kết nhóm trong field list, trên cửa sổ thiết kế xuất hiện thanh group header

− Khung Group, Sort and Total có dạng như hình:

− Mở thanh group footer và thực hiện các phép thống kê bằng cách click nút More, cửa sổ Group, Sort and Total có dạng:

− Click nỳt with no Total ủể mở menu Totals:

∗ Total On: chọn field chứa dữ liệu thống kê

Type: Chọn phép thống kê

∗ Chọn vị trớ ủặt cỏc ụ thống kờ bằng cỏch check vào cỏc ô tùy chọn:

+ Show Grand Total: ðặt ô thống kê trong phần report header/footer

+ Show group subtotal as % of Grand Total: ðặt ô thống kê trong phần report header/footer

+ Show subtotal in group header: ðặt ô thống kê trong phần group header

+ Show subtotal in group footer: ðặt ô thống kê trong phần group footer

− Drag chuột kộo cỏc field phõn nhúm ủưa vào group header, và cỏc field cũn lại ủưa vào phần detail

Vớ dụ: thiết kế report Húa ủơn bỏn hàng

− Nếu cần thêm field kết nhóm thì trong khung Group, Sort and Total click tiếp trong ụ Add a group ủể chọn field tiếp theo

Subreport có tác dụng tương tự như Report grouping Sự khác biệt duy nhất là tạo các report trong hai phần riêng biệt: Main Report và SubReport

−Tạo Main Report, dữ liệu nguồn thường là bảng cha

−Tạo Sub Report, dữ liệu nguồn phải chứa field liên kết với Main Report

−ðưa Sub Report vào Main Report có thể dùng công cụ SubForm/SubReport trong nhóm lệnh Controls

−Thiết lập thuộc tính Link child Fields và Link master Fields 6.3.4 Tạo report có phân nhóm bằng wizard

Dữ liệu nguồn cho report cú phõn nhúm thường ủược lấy từ nhiều bảng có quan hệ 1-n, field kết nhóm thường là field khóa chính của bảng 1

−Tạo dữ liệu nguồn cho report theo yêu cầu phân nhóm

−Trên thanh Ribbon, chọn tab Create, click nút Report

−Chọn dữ liệu nguồn cho report là query ủó tạo trước

−Chọn các field hiển thị trong kết quảNext

−Nếu dữ liệu có quan hệ 1-n thì access tự phân nhómNext

−Chọn thêm field kết nhóm thứ hai nếu có yêu cầu (hiển thị hai quan hệ 1-n), nếu không thì click Next

−Nếu trong report có chứa field có dữ liệu kiểu số thì trong cửa sổ ở bước này xuất hiện nút Summary

Options … ủể chọn phép thống kê

−Các phép thống kê gồm: Sum, Avg, Min,

−Trong mục Show có hai tùy chọn

Summary: hiển thị chi tiết và ô thống kê dữ liệu

∗ Summary Only: chỉ hiển thị ô thống kê dữ liệu

−Chọn xong click OK và click Next ủể tiếp tục

−Chọn Layout cho report, có ba dạng Layout:

∗ Steped: tiờu ủề của cột lặp lại ở ủầu của mỗi trang

∗ Block và Ouline: tiờu ủề của cột lặp lại trong từng nhóm

−Orientation: chọn hướng giấy in

Sau khi chọn xong, nhấn Next, nhập tiêu đề cho báo cáo và nhấn Finish Đối với các báo cáo có phân nhóm, người dùng thường muốn hiển thị dữ liệu trong mỗi nhóm trên một trang riêng Để thực hiện điều này, hãy sử dụng chức năng ngắt trang theo nhóm.

−Click phải trên thanh group header, chọn propertiesTại thuộc tính Force New Page chọn Before section.

Preview Rport

Sau khi hoàn tất thiết kế, bạn cần xem báo cáo trước khi in Hình thức của báo cáo sẽ được hiển thị trong chế độ xem trước, tương ứng với cách in ra giấy Để kiểm tra báo cáo trước khi in, bạn có thể chọn một trong các phương pháp sau đây.

−Chọn Tab File Chọn Print Print Preview

−Chọn tab Home View Print Preview.

ðịnh dạng report

Access 2010 cung cấp công cụ định dạng báo cáo với các mẫu phong phú và đẹp mắt, giúp bạn nhanh chóng và dễ dàng định dạng font chữ và màu sắc cho báo cáo của mình.

−Mở report ở chế ủộ Layout

−Thanh Ribbon chuyển sang Report Layout Tools

−Chọn khối dữ liệu cần tạo lưới

−Click nút Gridline chọn kiểu lưới

6.5.2 Thiết lập thuộc tớnh của cỏc ủối tượng trong report

−Click phải trờn ủối tượng cần thay ủổi thuộc tớnh, chọn properties Sheet

Format ðịnh dạng kiểu dữ liệu numbers, dates, times, text Decimal Places Số số lẻ

Visible Hiển thị hoặc ẩn control

Left Xỏc ủịnh vị trớ của control theo chiều ngang

Top Xỏc ủịnh vị trớ của control theo chiều dọc

Width Xỏc ủịnh ủộ rộng của control

Height Xỏc ủịnh chiều cao của control

Back Color Chọn màu nền của control Click nút ủể chọn màu

Special Effect Chọn hiệu ứng 3-D cho control

Chỉ ủịnh kiểu ủường viền của control transparent lines, solid lines, dashed lines…

Border Color Màu ủường viền

Border Width ðộ rộng của ủường viền

Fore Color Chỉ ủịnh màu cho văn bản trong cỏc control

Font Name Chọn font chữ

Text Align Canh lề cho văn bản trong control

6.5.3 ðịnh dạng dữ liệu a) Tạo cột số thứ tự

Khi tạo report có dạng danh sách, ngoài các field trong cơ sở dữ liệu, ta có thể tạo thêm cột số thứ tự cho danh sách:

− Mở report ở chế ủộ design

− Tạo một textbox trong phần detail

− Nhâp nội dung cho textbox

− Click phải trên textbox properties chọn tab Data

− Tại thuộc tớnh Running Sum: chọn kiểu ủỏnh số thứ tự

∗ No: khụng ủỏnh số thứ tự

∗ Over Group: ủỏnh số thứ tự theo nhúm, dựng cho report có phân nhóm

∗ Over All: ủỏnh số thứ tự trờn toàn bộ danh sỏch, dựng cho report không phân nhóm

=1 b) ðịnh dạng dữ liệu kiểu Text ðịnh dạng văn bản trong các control dùng thanh công cụ trong nhóm Text Formatting

−Mở report ở chế ủộ Design hoặc Layout view

−Chọn cỏc ụ chứa văn bản cần ủịnh dạng

−Chọn font chữ trong khung font, kích thước trong khung size

−Ngoài ra cỏc ủịnh dạng khỏc, cú thể sử dụng menu tắt khi click chuột phải trờn cỏc control cần ủịnh dạng c) ðịnh dạng dữ liệu cú ủiều kiện

Với công cụ conditional formatting bạn có thể nhấn mạnh một thụng tin nào ủú theo cỏc ủịnh dạng khỏc nhau

−Chọn giỏ trị trong cột mà bạn muốn ủịnh dạng

− Chọn Report Layout Tools, chọn tab Format

−Xuất hiện cửa sổ Condition Formating Rules Manager

−Click nút New Rule, Xuất hiện cửa sổ New Formating Rule

−Select a rule type: chọn loại rule

−Edit the rule decription: Nhập rule mới

−Chọn kiểu ủịnh dạng cho rule OK

Ví dụ: đánh dấu những sinh viên có ựiểm trung bình là các giá trị mà biến chạy sẽ nhận và thực hiện dịch chuyển sau mỗi lần lặp

Trong trường hợp đặc biệt, khi gặp lệnh Exit For trong vòng lặp, chương trình sẽ ngay lập tức thoát khỏi lệnh lặp và thực hiện lệnh tiếp theo ngay sau từ khóa Next.

Dim i As Byte Dim tong As Integer tong = 0

For i = 1 To 50 tong = tong +i Next

For = To [Step ]

8.6.4 Cấu trúc For Each…Next

Lệnh Function

Lệnh Function dựng ủể khai bỏo một hàm mới

Function ([])As

Tiêu đề	Giáo Trình Access 2010
Trường học	Trung Tâm Tin Học
Thể loại	Giáo trình

Định dạng
Số trang	162
Dung lượng	7,9 MB