a) Tìm kiếm:
−để tìm một giá trị trong bảng ta click nút Find
trong nhóm lệnh Find trên thanh Ribbon .
−Xuất hiện cửa sổ Find and Replace.
∗ Find What: Nhập giá trị cần tìm
∗ Look In: Phạm vi tìm kiếm.
∗ Kiểu so trùng giá trị cần tìm với giá trị trong ô ∗ Search: hướng tìm
∗ Match Case: Tìm phân biệt chữ hoa và chữ thường
∗ Click nút Find Next ựể thực hiện tìm kiếm, nếu tìm hết access sẽ cho xuất hiện hộp thông báo hoàn tất việc tìm kiếm.
b) Thay thế:
−Trong cửa sổ Find and Replace, nếu muốn thay thế các giá trị
ựược tìm thấy bằng một giá trị khác ta chọn tab Replace.
−Replace With: Nhập giá trị cần thay thế.
−Click nút Replace ựể thay thế giá trị ựược tìm thấy hiện tại. −Click nút Replace All ựể thay thế toàn bộ các giá trị ựược
tìm thấy. 2.9.4. Lọc dữ liệu
a) Filter by selection
Filter by selection giúp bạn chọn ra những Record dựa trên một giá trị hiện hành. Cách thực hiện:
−đặt trỏ tại field chứa giá trị lọc, chọn giá trị làm ựiều kiện lọc.
−Click nút lệnh Seletion trong nhóm lệnh Sort & Filter trên thanh Ribbon.
−Chọn một trong các lệnh trong menu:
∗Equals Ầ: lọc các records có giá trị bằng với giá trị ựược chọn.
∗Does Not EqualẦ: lọc các
records có giá trị khác với giá trị ựược chọn.
∗Contains Ầ: lọc các records chứa giá trị ựược chọn.
∗Does Not Contains Ầ: lọc các records không chứa giá trị
ựược chọn.
−Ngoài ra, cũng có thể lọc bằng cách click nút công cụ Selection button bên phải tên field.
−đánh dấu check vào giá trị làm ựiều kiện lọc.
−Click OK
b) Filter by form
Filter by form giúp bạn lọc bằng cách nhập giá trị lọc vào một dòng trên Datasheet.
−Click nút Advanced trong
nhóm lệnh Sort & Filter, chọn lệnh Filter By Form.
−Chuyển dạng Datasheet của bảng thành một dòng trống,
và xuất hiện các nút
Dropdown list trên mỗi field cho phép chọn giá trị lọc.
−Nếu lọc theo nhiều giá trị thì click tab Or và chọn giá trị làm ựiều kiện lọc tiếp theo.
−Click nút Toggle Filter ựể thực hiện lọc.
Chức năng Advanced filter cho phép lọc với nhiều ựiều kiện ở nhiều field khác nhau.
−Click nút Advanced, chọn lệnh Advanced filter/Sort, xuất hiện cửa sổ Filter, với các dòng:
Field: Nhập tên các field chứa ựiều kiện lọc
Sort: Chọn kiểu sắp xếp (nếu có yêu cầu)
Criteria: Nhập ựiều kiện lọc. Nếu các ựiều kiện lọc ở các field bắt buộc thỏa mãn ựồng thời (và) thì các ựiều kiện phải ựược nhập trên cùng một dòng. Nếu các ựiều kiện không thỏa mãn ựồng thời (hoặc) thì nhập trên khác dòng
Vắ dụ: Lọc các những sinh viên có môn học ỘCSDLỢ và
ựiểm thi lần 1>=5.
Vắ dụ: Lọc các những sinh viên có môn học ỘCSDLỢ
Chương 3
TOÁN TỬ -HÀM -BIỂU THỨC Trong Access khi xử lý dữ liệu thì cần ựến các
3.1. Toán tử
3.1.1. Toán tử số học
Toán tử Mô tả Vắ dụ
+ Cộng 2 toán hạng [lương]+[thương] - Trừ 2 toán hạng [lương]-[tạm ứng] * Nhân 2 toán hạng [hệ số]*[lương cb]
/ Chia 2 toán hạng 15.2/2 \ Phép chia nguyên 5\2 Mod Chia lấy phần dư 5Mod 2
^ Lủy thừa 4^2
3.1.2. Toán tử so sánh
Kết quả của toán tử so sánh là True hoặc False. 3.1.3. Toán tử logic
Toán tử Mô tả Vắ dụ
And Và [ựiểm]<=5 And [năm sinh]>1990
Or Hoặc [ựiểm]<=5 Or [năm sinh]>1990
Not đảo Not True
Toán tử Vắ dụ Mô tả = ="MN" Tìm những record có giá trị là MN. < <10 Tìm những record có giá trị <10. < = <=10 Tìm những record có giá trị <=10. > >10 Tìm những record có giá trị >10. > = >=10 Tìm những record có giá trị >=10. <> <>10 Tìm những record có giá trị khác10.
3.1.4. Toán tử khác
Toán tử Vắ dụ Ý nghĩa
BETWEEN BETWEEN #1/1/99# AND #12/31/99#
Tìm những record có giá trị trong khoảng 1/1/99 và 12/31/99.
LIKE LIKE "S*"
Tìm những record chứa text ựược bắt ựầu bằng ký tự "S."
IS NULL IS NULL Tìm những record có
giá trị rỗng IN(v1, v2, Ầ) In(ỘjavaỢ, ỘC++Ợ)
Tìm những record có giá trị trong danh sách liệt kê.
3.1.5. Toán tử nối chuỗi
Dùng ựể nối các chuỗi thành một chuỗi.
Toán tử Vắ dụ
& ỘNguyễn Ợ & Ộ Ợ & ỘAnỢ Nguyễn An.
+ ỘNguyễn Ợ + Ộ Ợ + ỘAnỢ Nguyễn An.
3.2. Hàm
3.2.1. Hàm xử lý kiểu dữ liệu Text
Hàm Ý nghĩa Vắ dụ
Left(string, n) Trắch từ bên trái
của string , n ký tự Left(ỘABCỢ, 2)
Right(string, n)
Trắch ra từ bên phải của string, n ký tự
Right(ỘABCỢ, 2)
Mid(string, m, n) Trắch ra từ string,
tại vị trắ m , n ký tự Mid(ỘABCỢ,2,1)
Format(exp) định dạng biểu thức theo các dạng thức thắch hợp. Format(Date(), Ộdd- mm-yyyyỢ )
UCase(exp) Trả về phiên bản chữ hoa của
một chuỗi. UCase(ỘLanỢ) LCase(exp) Trả về phiên bản chữ thường của một chuỗi. LCase(ỘLanỢ) Str(exp) Chuyển một số thành một chuỗi. Str(123.45)
Val(exp) Chuyển một chuỗi
thành một số Val(Ộ123.45Ợ)
3.2.2. Hàm ngày giờ
Hàm Ý nghĩa Vắ dụ
Date()
Hàm trả về kết quả là ngày hiện hành của máy.
Date()
Day(exp) Trả về ngày trong tháng. Day(#6/12/2010#)
Month(exp) Trả về kết quả là tháng
trong biểu thức ngày
Month(#6/12/2010#)
Year(exp) Trả về kết quả là năm
trong biểu thức ngày
Year(#6/12/2010#)
datePart(Ộd/ m/ww/q/yyy yỢ, exp)
d: trả về ngày trong biểu thức ngày
m: trả về tháng trong biểu thức ngày
ww: trả về tuần trong biểu thức ngày
q: trả về quý trong biểu thức ngày
yyyy: trả về năm trong biểu thức ngày
Datepart(ỘqỢ,#6/12/ 2010#)
3.2.3. Hàm ựiều kiện
Hàm IIF trả về một trong 2 giá trị: giá trị 1 hoặc giá trị 2, tùy thuộc vào giá trị của Biểu thức ựiều kiện.
−Biểu thức ựiều kiện: là một biểu thức logic cho kết quả là True hoặc False.
−Giá trị 1: giá trị trả về của hàm IIF nếu Biểu thức ựiều kiện
có giá trị là true.
−Giá trị 2: giá trị trả về của hàm IIF nếu Biểu thức ựiều kiện
có giá trị là false
Vắ dụ:
IIF([điểm]>=5, ỘđậuỢ, ỘRớtỢ) 3.2.4. Hàm cơ sở dữ liệu
−Hàm Dcount: đếm số Record trong phạm vi xác ựịnh theo ựiều kiện. Mặc ựịnh, hàm không ựếm các record có giá trị Null. Nếu dùng ký tự ựại diện Ộ*Ợ, hàm sẽ ựếm các record có giá trị Null.
Vắ dụ: đếm số sinh viên lớp CDTHA
Dcount(Ộ[Masv]Ợ, ỘSinhVienỢ, Ộ[Malop]=ỖCDTHAỖỢ) −Hàm Dlookup: Tìm giá trị trong phạm vi ựược xác ựịnh theo
ựiều kiện.
Vắ dụ: Tìm sinh viên A01 thuộc lớp nào
Dlookup(Ộ[MaLop]Ợ, ỘSinhVienỢ, Ộ[MaSV]=ỖA01ỖỢ)
IIf(<Biểu thức ựiều kiện>, <giá trị 1>, <giá trị 2>)
DCount(<Biểu thức>, <Phạm vi>, [điều kiện])
3.3. Biểu thức
Trong Access, một biểu thức tương ựương với một công thức trong Excel. Một biểu thức bao gồm các yếu tố ựịnh danh (tên của các field, ựiều khiển, hoặc thuộc tắnh), các toán tử, các hằng số, và giá trị và các hàm.
Một biểu thức ựược tắnh toán ựể lấy giá trị cung cấp cho một query, xác ựịnh quy tắc, tạo các ô hoặc field tắnh toán, và xác ựịnh phân nhóm cho report.
Vắ dụ: Tạo field tắnh toán:
ThanhTien: [soluong]*[dongia]
Một biểu thức có thể sử dụng ở nhiều ựối tượng trong cơ sở dữ liệu như: tables, queries, forms, reports, và macros.
Trong các biểu thức, tên field, tên ựiều khiển phải ựược ựặt trong dấu ngoặc vuông [], thông thường Access sẽ tự ựóng ngoặc vuông quanh tên field hoặc tên ô ựiều khiển nhưng nếu tên field hoặc ựiều khiển bao gồm các khoảng trắng hoặc các ký tự ựặc biệt, thì bạn phải tự gõ dấu ngoặc [] quanh tên ựó.
Chương 4
QUERY-TRUY VẤN DỮ LIỆU 4.1. Khái niệm
Mục ựắch chắnh của một cơ sở dữ liệu là lưu trữ và trắch lọc thông tin. Thông tin có thể ựược lấy từ cơ sở dữ liệu ngay lập tức sau khi dữ liệu ựược thêm vào. Tất nhiên, lấy thông tin từ các bảng cơ sở dữ liệu ựòi hỏi kiến thức về cách thức mà cơ sở dữ liệu ựược thiết kế.
Query là các câu lệnh SQL (Structured Query Language - ngôn ngữ truy vấn mang tắnh cấu trúc) là một loại ngôn ngữ phổ biến ựể tạo, hiệu chỉnh, và truy vấn dữ liệu từ một cơ sở dữ liệu quan hệ.
Trong access, Query là một công cụ mạnh dùng ựể khai thác và xử lý dữ liệu, ựáp ứng các nhu cầu tra cứu dữ liệu, gồm các loại query: simple select queries, parameter queries, crosstab queries và action queries.
4.2. Các loại query
−Select query: là truy vấn lựa chọn thông tin từ một hoặc nhiều bảng, tạo ra một recordset. Nói chung, dữ liệu trả về của một truy vấn lựa chọn là có thể cập nhật và thường ựược sử dụng ựể ựưa các form và report.
−Total query: là một loại ựặc biệt của truy vấn chọn. Thực hiện chức năng tổng hợp dữ liệu trên một nhóm các record. −Crosstab query: là loại query có thể hiển thị dữ liệu dưới
dạng tóm tắt như một bảng tắnh, với các tiêu ựề hàng và tiêu ựề cột dựa trên các field trong bảng. Dữ liệu trong các ô của Recordset ựược tắnh toán từ dữ liệu trong các bảng.
−Top (n) query: Top (n) cho phép bạn chỉ ựịnh một số hoặc tỷ lệ phần trăm của record mà bạn muốn trả về từ bất kỳ loại truy vấn khác (select query, total query, Ầ).
−Action query: gồm các loại query như Make-Table, Delete, Update, Append cho phép bạn tạo ra các bảng mới hoặc thay ựổi dữ liệu trong các bảng hiện có của cơ sở dữ liệu. action
query khi thực thi sẽ ảnh hưởng ựến nhiều recored trong các bảng.
4.3. Cách tạo select query bằng Design view để tạo query bạn chọn tab Create trên thanh để tạo query bạn chọn tab Create trên thanh Ribbon, click nút query Design trong nhóm lệnh Queries.
Xuất hiện cửa sổ thiết kế query và cửa sổ Show
table cho phép chọn các bảng hoặc query tham gia truy vấn.
−Chọn các bảng chứa các field mà bạn muốn hiển thị trong kết quả, hoặc các field cần trong các biểu thức tắnh toán.
−Click nút Add ựể thêm các bảng vào cửa sổ thiết kế query.
−Sau khi chọn ựủ các bảng hoặc query cần thiết, click nút close ựể ựóng cửa sổ Show Table.
−Chọn các field cần hiển thị trong kết quả vào lưới thiết kế bằng cách drag chuột kéo tên field trong field
list hoặc double click vào tên field. −Nhập ựiều kiện lọc tại dòng Criteria.
−Click nút View ựể xem trước kết quả, click nút
run ựể thực thi.
4.3.1. Các thành phần trong cửa sổ thiết kế query: Cửa sổ thiết kế query gồm 2 phần Cửa sổ thiết kế query gồm 2 phần
−Table/query pane: khung chứa các bảng hoặc query tham gia truy vấn.
−Lưới thiết kế (Query by Example: QBE) : Chứa tên field tham gia vào truy vấn và bất kỳ tiêu chuẩn ựược sử dụng ựể chọn các records. Mỗi cột trong lưới QBE chứa thông tin về một field duy nhất từ một bảng hoặc query trên Table/query pane. Lưới thiết kế bao gồm các thành phần:
∗Field: là nơi mà các tên field ựược tạo vào hoặc thêm vào và hiển thị trong kết quả truy vấn.
∗Table: hiển thị tên của các bảng chứa các field tương ứng trên dòng Field.
∗Sort: chỉ ựịnh kiểu sắp xếp dữ liệu của các field trong query.
∗Show: quyết ựịnh ựể hiển thị các field trong Recordset. ∗Criteria: Nhập các ựiều kiện lọc các record.
∗Or: thêm các ựiều kiện lọc tương ứng với phép OR, nếu
các biểu thức ựiều kiện ở các field cùng ựặt trên một
dòng thì tương ứng với phép AND.
4.3.2. Các thao tác trong cửa sổ thiết kế query:
a) Chọn field trong lưới thiết kế: để chọn một field hoặc nhiều field trong lưới thiết kế, ta ựưa chuột lên trên tên field
Table/Query pane Field list
khi chuột có dạng mũi tên màu ựen hướng xuống thì click chuột ựể chọn, drag chuột ựể chọn nhiều field.
b) Di chuyển field: Drag chuột trên tên field ựể di chuyển c) Chèn thêm field hoặc xóa field:
−Chèn thêm field: click nút Insert Columns, mặc ựịnh cột mới sẽ ựược chèn vào trước field hiện hành.
−Xóa field: chọn field cần
xóa, click nút Delete
Columns.
d) Tạo nhãn cho field: để
làm cho bảng dữ liệu truy vấn dễ dàng hơn ựể ựọc, bạn có thể cung cấp các nhãn cho các field trong truy vấn ựiều này không ảnh hưởng ựến tên của field hoặc cách dữ liệu ựược lưu trữ và sử dụng truy cập.
−Click phải trên tên field, chọn properties −Tại thuộc tắnh Caption, nhập nhãn cho field.
e) Thêm Table/Query vào truy vấn: Khi thiết kế query, nếu
cần chọn thêm bảng, click nút Show Table trong nhóm lệnh
Query Setup.
f) Xóa Table/Query trong khỏi truy vấn: Click phải trên Table/Query cần xóa, chọn Remove Table.
4.3.3. Cách nhập biểu thức ựiều kiện
Ngoài việc sử dụng các truy vấn ựể chọn các field hiển thị các thông tin cần thiết, bạn còn có thể sử dụng các truy vấn ựể hiển thị một số các record theo một ựiều kiện nào ựó.
Biểu thức ựiều kiện là các quy tắc lọc áp dụng cho dữ liệu khi chúng ựược chiết xuất từ cơ sở dữ liệu, nhằm giới hạn các record trả về của truy vấn.
Vắ dụ: người dùng chỉ muốm xem thông tin về các sinh viên của một lớp CDTHA.
Biểu thức ựiều kiện ựược nhập trên dòng Criteria và dòng Or của
lưới thiết kế query và tại cột chứa giá trị của biểu thức ựiều kiện lọc.
Vắ dụ: Chuỗi ựiều kiện ỘCDTHAỢ là giá trị trong field Malop, do
ựó chuỗi ỘCDTHAỢ ựược nhập trên dòng Critetia tại cột Malop.
a) Các loại dữ liệu dates, times, text, và giá trị trong biểu thức ựiều kiện: Kiểu dữ liệu Vắ dụ Text ỘTextỢ Date #1-Feb-2010# Time #12:00AM# Number 10
b) Toán tử ựược sử dụng trong biểu thức ựiều kiện: Toán tử Vắ dụ = [Ngaylaphd]=#01/01/08# < [Ngaylaphd]<#01/01/08# < = Year([ngaysinh])<=1980 > [soluong]>50 > = [dongia]>=100 <> [donvitinh]<>ỢKgỢ
BetweenẦ and Between 1/1/99 And 12/31/99
Like Like "s*"
Is null Is null
In(v1, v2, Ầ) In(ỘjavaỢ, Ộc++Ợ)
−Ngoài ra các hàm ngày giờ, hàm dữ liệu chuỗi,Ầ cũng ựược
sử dụng trong biểu thức ựiều kiện.
4.3.4. Truy vấn có nhiều ựiều kiện ở nhiều fields
Khi bạn muốn giới hạn các records dựa trên nhiều ựiều kiện ở nhiều field khác nhau, thì Access sẽ kết hợp các ựiều kiện lại với nhau bằng cách sử dụng toán tử And và Or, cho hai trường hợp:
−Nếu các ựiều kiện phải ựược thoả mãn ựồng thời thì các ựiều
kiện phải ựược liên kết nhau bởi phép AND, bằng cách nhập các ựiều kiện trên cùng một dòng Criteria trong lưới thiết kế query.
−Nếu chỉ cần thỏa mãn một trong các ựiều kiện thì các ựiều kiện ựược liên kết nhau bởi phép OR, bằng cách nhập các ựiều kiện trên các dòng khác nhau trong lưới thiết kế query. Vắ dụ:
Tìm những sinh viên có ựiểm môn ỘCSDLỢ hoặc ỘCTDLỢ >=5
4.3.5. Top value
Chức năng top value ựược sử dụng ựể hiển thị những record trên cùng của danh sách ựược tạo ra bởi một truy vấn.
a) Cách thực hiện:
−Nếu muốn hiển thị danh sách các record có giá trị cao nhất ở
field ựược chỉ ựịnh thì sắp xếp field ựó theo chiều giảm dần (Descending)
− −−
−Nếu muốn hiển thị danh sách các record có giá trị thấp nhất
ở field ựược chỉ ựịnh thì sắp xếp field ựó theo chiều tăng dần (Ascending). − −−
−Trong ô return ta nhập vào số giá trị muốn hiển thị.
b) Các tùy chọn trong Top Values:
− − −
−All : Hiển thị tất cả các record của Query. −
− −
−5 : Hiển thị 5 record ựầu tiên. −
− −
− − −
−100 : Hiển thị 100 record ựầu tiên. −
− −
−5% : Hiển thị 5% record ựầu tiên trên tổng số record. −
− −
−25% : Hiển thị 25% record ựầu tiên trên tổng số record.
Nếu các record thuộc Top Values có giá trị trùng nhau thì chúng cũng xuất hiện trong kết quả.
Nếu muốn chỉ xuất hiện duy nhất một record trong các record có giá trị trùng nhau ta click phải trong cửa sổ thiết kế query chọn properties, tại thuộc tắnh
Unique Values chọn yes.
4.3.6. Tạo field tắnh toán trong query
Access có thể thực hiện các phép toán trong các query, form,