BRIEF OF CHAPTER.7 CROSS-CUTURAL COMMUNICATION AND NEGOTIATION A Cross-Cultural Communication *** The overall Communication Process: Communication is the transfer of meaning from sender to receiver On the surface, this appears to be a fairly straightforward process On analysis, however, there are a great many problems in the international arena that can result in the failure to transfer meanings correctly In addition, the means and modes of communication have changed dramatically in recent decades The key to the effectiveness of communication is how accurately the receiver interprets the intended meaning Communication Flows: + Downward flow: convey information from superior to subordinate; The primary purpose of the manager-initiated communication flow is to convey orders and information Managers use this channel to let their people know what is to be done and how well they are doing In the international context, downward communication poses special challenges because these flows vary considerably from country to country Ex: The downward system of organizational communication is much more prevalent in the U.S than in Japan U.S managers basically use downward communication for work-related matters While managers in Asian countries tend to be less direct in nature + Upward flow: conveys information from subordinate to superior The primary purpose of this subordinate-initiated upward communication is to provide feedback, ask questions, or obtain assistance from higher-level management Ex: In Japan, Hong Kong, and Singapore, upward communication has long been a fact of life Managers in these countries have extensively used suggestion systems and quality circles to get employee input and always are available to listen to their people’s concerns While in recent years, there has been a call for and a concerted effort to promote more upward communication in the United States 2 Communication barriers: + Language: Knowledge of the home country’s language (the language used at the headquarters of the MNC) is important for personnel placed in a foreign assignment Particularly in written communications, entrepreneurs often loses considerable meaning during interpretation + Perception: Perception is a person’s view of reality How people see reality can vary and will influence their judgment and decision making Perception can result in interpreting things differently, and as a result, communication can break down + Culture: Cultural differences can cause misinterpretations both in how others see expatriate managers and in how the latter see themselves + Nonverbal communication: such as body language, facial expressions, and use of physical space, time, and even color often varies from country to country and, if improper, often results in communication problems A number of steps can be taken to improve communication effectiveness + Improve feedback systems: Feedback is particularly important between parent companies and their affiliates Both personal and impersonal feedback systems help affiliates keep their home office aware of progress and, in turn, help the home office monitor and control affiliate performance as well as set goals and standards + Provide language training: It would help to alleviate complicated communication problems in speaking and writing in doing business + Provide cultural training: It is erroneous to generalize about an “international” culture because the various nations and regions of the globe are so different Training must be conducted on a regional or country-specific basis, this helps people to communicate more effectively with someone from another culture + Increase flexibility and cooperation: Effective international communications require increased flexibility and cooperation by all parties Moreover, rapportbuilding meetings are frequently requires by at least three organizational levels: top management, staff, and line management These steps can be particularly helpful in overcoming communication barriers in the international context and can lead to more effective international management B Cross-Cultural Negotiation Definition: Negotiation is the process of bargaining with one or more parties to arrive at a solution that is acceptable to all It has been estimated that managers can spend 50 percent or more of their time on negotiation processes There are two baic types: + Distributive negotiation: involves bargaining over opposing goals The relationship is focused on the individual and based on a short-term interaction More often than not, the people involved are not friends, or at least their personal relationship is put aside in the matter Information also plays an important role because you not want to expose too much and be vulnerable to counterattack + Integrative negotiation: involves cooperation aimed at integrating interests Both groups work toward maximizing benefits for both sides and distributing those benefits This method is sometimes called the win-win scenario The relationship in this instance tends to be more long term since both sides take time to really get to know the other side and what motivates them This is the most useful tactic when dealing with business negotiation Five basic steps: St.1: Planning → Identify the objectives they would like to attain Then they explore the possible options for reaching these objectives St.2: Interpersonal relationship building → Getting to know the people on the other side This “feeling out” period is characterized by the desire to identify those who are reasonable and those who are not St.3: Exchanging task-related information → Each group sets forth its position on the critical issues These positions often will change later in the negotiations At this point, the participants are trying to find out what the other party wants to attain and what it is willing to give up St.4: Persuasion → The most important step The success of the persuasion step often depends on (1) how well the parties understand each other’s position, (2) the ability of each to identify areas of similarity and difference, (3) the ability to create new options, and (4) the willingness to work toward a solution that allows all parties to walkaway feeling they have achieved their objectives St.5: Agreement → The final phase of negotiations is the granting of concessions and hammering out a final agreement Sometimes, this phase is carried out piecemeal, and concessions and agreements are made on issues one at a time The way in which the process is carried out often will vary because of cultural differences, and it is important to understand them There are a wide variety of tactics used in international negotiating These include location, time limits, buyer-seller relations, verbal behaviors, and nonverbal behaviors Notes in enhancing negotiation for mutual benefit: (1) Separating the people from the problem: In order to preserve the personal relationship and gain a clear perspective on the issue, it is important to distinguish the problem from the individual When dealing with people, one barrier to complete understanding is the negotiating parties’ perspectives Negotiators should try to put themselves in the other’s shoes Avoid blame, and keep the atmosphere positive by attempting to alter proposals to better translate the objectives (2) Focusing on interests rather than positions: Focusing on interests gives one insight into the motivation behind why a particular position was chosen Digging deeper into the situation by both recognizing your own interests and becoming more familiar with others’ interests will put all active partners in a better position to defend their proposal (3) Generating a variety of options: Managers may feel pressured to come to an agreement quickly for many reasons, especially if they hail from a country that puts a value on time If negotiations are with a group that does not consider time constraints, there may be temptation to have only a few choices to narrow the focus and expedite decisions So that it is better for everyone to have a large number of options in case some proposals prove to be unsatisfactory (4) Insisting that the agreement be based on objective criteria: In cases where there are no common interests, avoid tension by looking for objective options Legitimate, practical criteria could be formed by using reliable third-party data, such as legal precedent (5) Standing one’s ground: No matter how long negotiations drag on, neither side should agree to terms that will leave it worse off than its best alternative to a negotiated agreement, or BATNA Clearly defining and understanding the BATNA (Best Alternative To a Negotiated Agreement) will make it easier to know when it is time to leave a negotiation and empower that side TÓM TẮT CHƯƠNG.7 TRUYỀN THƠNG VÀ ĐÀM PHÁN TRONG MTKD ĐA VĂN HĨA A Truyền thơng/Giao tiếp đa văn hóa *** Định nghĩa: Truyền thơng q trình truyền đạt ý nghĩa từ người gửi đến người nhận Nhìn bề ngồi, trình đơn giản Tuy nhiên, phân tích có nhiều vấn đề lớn giao tiếp đa văn hóa dẫn đến việc chuyển nghĩa khơng xác Ngồi ra, phương tiện phương thức truyền thông thay đổi đáng kể thập kỷ gần Bí cho truyền thông/ giao tiếp hiệu cách người nhận diễn giải xác ý nghĩa định truyền đặt Kênh thơng tin: + Dòng truyền thơng tin xuống: truyền đạt thơng tin từ cấp xuống cấp dưới; Mục đích q trình người quản lý muốn gửi thông tin, đơn đặt hàng cho nhân viên Các nhà quản lý sử dụng kênh người biết sửa thực họ làm tốt Trong bối cảnh quốc tế, dòng thơng tin xuống đặt thách thức đặc biệt đặc điểm cách truyền thông tin thay đổi đáng kể quốc gia Ví dụ: Hệ thống truyền thơng tin xuống Hoa Kỳ phổ biến nhiều so với Nhật Bản Các nhà quản lý Hoa Kỳ sử dụng giao tiếp xuống cho vấn đề liên quan đến công việc Trong nhà quản lý nước châu Á thường có xu hướng trực tiếp +Dòng truyền thông tin lên: truyền tải thông tin từ cấp lên cấp Mục đích việc bắt nguồn từ cấp dưới, họ muốn cung cấp phản hồi, đặt câu hỏi nhận hỗ trợ từ quản lý cấp cao Ví dụ: Ở Nhật Bản, Hồng Kơng Singapore, giao tiếp lên từ lâu trở thành thực tế sống Các nhà quản lý quốc gia thường sử dụng nhiều gợi ý dẫn dắt thuyết phục để biết điều nhân viên muốn nói ln sẵn sàng lắng nghe người quan tâm họ Mắt khác, năm gần đây, có nỗ lực phối hợp để thúc đẩy giao tiếp lên Hoa Kỳ Rào cản truyền thông: + Ngôn ngữ: Kiến thức ngôn ngữ quốc gia mẹ (ngôn ngữ sử dụng trụ sở MNC) quan trọng nhân giao nhiệm vụ thực nước Đặc biệt giao tiếp văn bản, doanh nhân thường ý nghĩa đáng kể trình giải thích + Nhận thức: Nhận thức quan điểm người vấn đề thực tế Cách mà người nhìn nhận thực tế thay đổi ảnh hưởng đến phán đoán việc định họ Nhận thức dẫn đến việc diễn giải thứ khác nhau, kết là, giao tiếp bị thất bại + Văn hóa: Sự khác biệt văn hóa gây hiểu lầm cách người khác nhìn thấy nhà quản lý nước ngồi cách họ nhìn nhận thân sau + Giao tiếp phi ngôn ngữ: chẳng hạn ngôn ngữ thể, nét mặt, quan niệm không gian-thời gian chí màu sắc thường thay đổi theo quốc gia và, chúng cho thấy không phù hợp, điều thường dẫn đến vấn đề giao tiếp Một số bước thực để cải thiện hiệu giao tiếp + Cải thiện hệ thống phản hồi: Phản hồi đặc biệt quan trọng công ty mẹ chi nhánh họ Cả hai hệ thống phản hồi cá nhân cá nhân giúp chi nhánh giữ cho văn phòng nhà họ nhận thức tiến đến lượt mình, giúp văn phòng nhà giám sát kiểm soát hiệu suất liên kết đặt mục tiêu tiêu chuẩn + Đào tạo ngơn ngữ: Nó giúp giảm bớt vấn đề giao tiếp phức tạp trình giáo tiếp nói viết kinh doanh + Đào tạo văn hóa: Thật sai lầm khái quát văn hóa quốc tế cách tổng thể quốc gia vùng lãnh thổ có khác biệt lớn Đào tạo phải tiến hành sở khu vực quốc gia cụ thể, điều giúp người giao tiếp hiệu với người từ văn hóa khác + Tăng tính linh hoạt hợp tác: Truyền thông quốc tế hiệu đòi hỏi linh hoạt hợp tác tất bên Hơn nữa, họp xây dựng mối quan hệ thường yêu cầu tối thiểu ba cấp độ tổ chức: quản lý cấp cao, nhân viên quản lý trung gian Những bước đặc biệt hữu ích việc vượt qua rào cản truyền thông bối cảnh đa văn hóa giúp quản lý kinh doanh quốc tế hiệu B Đàm phán đa văn hóa Định nghĩa: Đàm phán trình thương lượng với nhiều bên để đến giải pháp tất người đồng thuận Người ta ước tính nhà quản lý dành 50% thời gian họ thến cho trình đàm phán Có hai kiểu đàm phán bản: + Đàm phán phân phối: liên quan đến thương lượng mục tiêu đối nghịch Mối quan hệ tập trung vào cá nhân dựa tương tác ngắn hạn Thường xuyên xảy với người hồn tồn xa lạ, mối quan hệ cá nhân họ bị gạt sang bên vấn đề Thông tin đóng vai trò quan trọng bạn khơng muốn phơi bày nhiều cảm thấy yếu + Đàm phán tích hợp: liên quan đến hợp tác nhằm tích hợp lợi ích Cả hai nhóm hướng tới việc tối đa hóa lợi ích cho hai bên phân phối lợi ích Phương pháp gọi kịch-bản-cùng-thắng Mối quan hệ trường hợp có xu hướng lâu dài hai bên thời gian để thực hiểu phía bên điều thúc đẩy họ Đây chiến thuật hữu ích giải đàm phán kinh doanh Năm bước trình đàm phán: St.1: Lập kế hoạch → Xác định mục tiêu họ muốn đạt Sau đó, họ tìm kiếm lựa chọn để đạt mục tiêu St.2: Xây dựng mối quan hệ cá nhân → Làm quen với người phía đối tác Cảm giác giai đoạn đặc trưng mong muốn xác định người thích hợp người khơng thích hợp St.3: Trao đổi thông tin liên quan đến nhiệm vụ → Mỗi nhóm vị trí muốn vấn đề quan trọng Những vị trí thường thay đổi sau đàm phán Tại thời điểm này, người tham gia cố gắng tìm hiểu bên muốn đạt thân họ sẵn sàng từ bỏ St.4: Thuyết phục → Bước quan trọng Thành công bước thuyết phục thường phụ thuộc vào (1) bên hiểu rõ vị trí nào, (2) khả bên để xác định lĩnh vực tương đồng khác biệt, (3) khả tạo lựa chọn (4) sẵn sàng hướng tới giải pháp cho phép tất bên cảm thấy thoải mái họ đạt mục tiêu St.5: Đi đến thống → Giai đoạn đàm phán cuối thực nhượng cần thiết đưa thỏa thuận cuối Đôi khi, giai đoạn thực phần, nhượng bộ-thỏa thuận thực vấn đề Cách thức mà trình thực thường thay đổi khác biệt văn hóa, điều quan trọng cần phải thấu hiểu chúng Có nhiều chiến thuật sử dụng đàm phán quốc tế Chúng bao gồm địa điểm, giới hạn thời gian, quan hệ người mua người bán, hành vi lời nói hành vi phi ngơn từ 3 Những lưu ý việc tăng cường đàm phán lợi ích chung: (1) Tách “con người” khỏi “cơng việc: Để giữ gìn mối quan hệ cá nhân có quan điểm rõ ràngtrong công việc, điều quan trọng phải phân biệt chúng với vấn đề cá nhân Khi tiếp xúc với người, rào cản đàm phán nhận định chủ quan Các nhà đàm phán nên cố gắng đặt vào vị trí người khác Tránh đổ lỗi, giữ bầu khơng khí tích cực cách cố gắng thay đổi đề xuất tốt cho việc thực mục tiêu (2) Tập trung vào lợi ích vị trí: Tập trung vào lợi ích giúp người ta hiểu rõ động lực đằng sau lý vị trí cụ thể chọn Tìm hiểu sâu tình cách vừa nhận lợi ích bạn vừa trở nên thoải mái với lợi ích người khác Lợi ích chung đặt tất đối tác tích cực vào vị trí tốt để bảo vệ đề xuất hai (3) Tạo nhiều lựa chọn khác nhau: Các nhà quản lý cảm thấy bị áp lực phải nhanh chóng đến thỏa thuận nhiều lý do, đặc biệt họ đến từ quốc gia áp lực cao thời gian hạn Nếu đàm phán với nhóm khơng xem xét hạn chế thời gian, có vài lựa chọn để thu hẹp trọng tâm tiến hành định Vì vậy, tốt người nên có số lượng lớn tùy chọn trường hợp số đề xuất chứng minh không thỏa đáng (4) Chắc chắn thỏa thuận dựa tiêu chí khách quan: Trong trường hợp khơng có lợi ích chung, tránh căng thẳng cách tìm kiếm lựa chọn khách quan Các tiêu chí hợp pháp, thực tế hình thành cách sử dụng liệu bên thứ ba đáng tin cậy, chẳng hạn tiền lệ pháp lý (5) Có lập trường kiên định: Dù đàm phán kéo dài bao lâu, không bên nên đồng ý với điều khoản khiến tồi tệ so với giải pháp thay tốt cho thỏa thuận đàm phán, BATNA Xác định rõ ràng hiểu rõ BATNA (Giải pháp thay tốt cho Thỏa thuận đàm phán) giúp dễ dàng biết lúc rời khỏi đàm phán trao quyền cho bên đối tác ... lợi ch giúp người ta hiểu rõ động lực đằng sau lý vị trí cụ thể ch n Tìm hiểu sâu tình c ch vừa nhận lợi ch bạn vừa trở nên thoải mái với lợi ch người khác Lợi ch chung đặt tất đối tác t ch. .. trường hợp khơng có lợi ch chung, tránh căng thẳng c ch tìm kiếm lựa ch n kh ch quan Các tiêu ch hợp pháp, thực tế hình thành c ch sử dụng liệu bên thứ ba đáng tin cậy, ch ng hạn tiền lệ pháp... piecemeal, and concessions and agreements are made on issues one at a time The way in which the process is carried out often will vary because of cultural differences, and it is important to understand