Công-tác-văn-thư-lưu-trữ-Bài-tập-lớn-1

MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU .1 CHƯƠNG I KHÁI QUÁT VỀ DOANH NGHIỆP, SƠ ĐỒ BỘ MÁY TỔ CHỨC CỦA CÔNG TY TNHH THIẾT BỊ CÔNG NGHIỆP QUANG TRUNG 1.1 Lịch sử hình thành phát triển Cơng ty TNHH Thiết bị công nghiệp Quang Trung 1.2 Cơ cấu máy tổ chức quản lý Công ty TNHH Thiết bị công nghiệp Quang Trung CHƯƠNG II CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI DOANH NGHIỆP VÀ TẦM QUAN TRỌNG CỦA CÔNG TÁC VĂN THƯ ĐỐI VỚI HOẠT ĐỘNG CỦA DOANH NGHIỆP 10 2.1 Công tác văn thư Công ty TNHH Thiết bị công nghiệp Quang Trung 10 2.2 Tầm quan trọng công tác văn thư hoạt động doanh nghiệp 11 CHƯƠNG III QUY TRÌNH CỦA CƠNG TÁC LƯU TRỮ TẠI CÔNG TY TNHH THIẾT BỊ CÔNG NGHIỆP QUANG TRUNG 13 3.1 Công tác lưu trữ doanh nghiệp 13 3.2 Quy trình cơng tác lưu trữ doanh nghiệp 14 CHƯƠNG IV DANH MỤC HỒ SƠ PHỊNG HÀNH CHÍNH VÀ MỤC LỤC HỒ SƠ CHO MỘT HỒ SƠ CỤ THỂ 24 KẾT LUẬN .24 PHỤ LỤC 32 DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT 33 LỜI MỞ ĐẦU Trong quan, doanh nghiệp muốn trì hoạt động có sử dụng loại văn giấy tờ Mọi văn giấy tờ tập trung vào đầu mối phận văn thư – lưu trữ để quản lí thống sử dụng có hiệu Cơng tác văn thư – lưu trữ xác định mặt hoạt động máy quản lý nói chung Trong văn phịng, cơng tác văn thư – lưu trữ khơng thể thiếu nội dung quan trọng, chiếm phần lớn nội dung hoạt động văn phịng Như cơng tác văn thư – lưu trữ phận quan trọng giúp cho lãnh đạo nắm bắt tình hình hoạt động, ưu khuyết điểm quan, doanh nghiệp Công tác văn thư – lưu trữ trở thành yêu cầu có tính cấp thiết, khơng phương tiện ghi chép truyền đạt thông tin quản lý mà liên quan đến nhiều lãnh đạo, nhiều phòng ban đơn vị tổ chức Làm tốt công tác văn thư – lưu trữ đảm bảo cung cấp đầy đủ, xác, kịp thời định quản lí Chính nên em lựa chọn đề tài nghiên cứu “Công tác văn thư – lưu trữ Công ty TNHH Thiết bị công nghiệp Quang Trung” Để hồn thành tiểu luận này, em xin tỏ lịng biết ơn sâu sắc đến cô Nguyễn Thị Phương Liên tận tình hướng dẫn suốt trình viết tiểu luận Cùng với lịng biết ơn vơ sâu sắc, em xin gửi lời cảm ơn chân thành từ đáy lịng đến thầy, khoa Quản lý kinh doanh Trường Đại học Công nghiệp Hà Nội dùng tri thức tâm huyết để truyền đạt cho em vốn kiến thức quý báu suốt thời gian học tập lớp học Thầy, cô tận tâm bảo hướng dẫn chúng em qua buổi học, buổi nói chuyện, thảo luận Nhờ có lời hướng dẫn, dạy bảo đó, tiểu luận em hồn thành cách suất sắc Với vốn kiến thức tiếp thu q trình học khơng tảng cho trình nghiên cứu tiểu luận mà cịn hành trang q báu để em bước vào đời cách vững tự tin Một lần nữa, em xin gửi lời cảm ơn chân thành đến thầy, Cuối em xin kính chúc q thầy, cô thật nhiều sức khỏe thành công nghiệp cao q Đồng kính chúc anh chị Công ty TNHH Thiết bị công nghiệp Quang Trung sức dồi sức khỏe, đạt nhiều thành công tốt đẹp công việc Ban đầu em cịn bỡ ngỡ vốn kiến thức em cịn hạn Do vậy, khơng tránh khỏi thiếu sót, em mong nhận ý kiến đóng góp thầy, cô sinh viên học lớp để Tiểu luận hoàn thiện Em xin chân thành cảm ơn ! CHƯƠNG I KHÁI QUÁT VỀ DOANH NGHIỆP, SƠ ĐỒ BỘ MÁY TỔ CHỨC CỦA CÔNG TY TNHH THIẾT BỊ CÔNG NGHIỆP QUANG TRUNG I.1 Lịch sử hình thành phát triển Cơng ty TNHH Thiết bị công nghiệp Quang Trung Tên công ty: Công ty TNHH Thiết bị công nghiệp Quang Trung Logo công ty: Đại điện pháp luật: Nguyễn Anh Trưởng Địa chỉ: Lơ 2, Khu cơng nghiệp Lai Xá, Kim Chung, Hồi Đức, Hà Nội Điện thoại: 024 626 03738 Hotline: 0961 003 016 Email: duongvt@quangtrungcn.com Website: quangtrungcn.com Công ty TNHH thiết bị công nghiệp Quang Trung công ty hàng đầu chế tạo máy theo yêu cầu Phương châm làm việc Quang Trung cố gắng để mang đến cho khách hàng máy móc, cơng cụ sản xuất hiệu để giảm sức người, giảm chi phí nâng cao lực sản xuất Quang Trung mong muốn góp phần nhỏ bé để tạo nên xã hội tốt đẹp Cơng ty thành lập thức hoạt động thị trường từ năm 2014 Khi đó, cơng ty hoạt động với 15 người, điều kiện vật chất, máy móc trang thiết bị, sở hạ tầng vô nghèo nàn thô sơ Nhưng với kinh nghiệm, cần cù chịu khó nỗ lực tất thành viên, công ty đã, ngày lớn mạnh với 200 công nhân viên, có chỗ đứng định sản xuất thiết bị cơng nghiệp Việt Nam Diện tích ban đầu công ty 500m2, sau năm công ty mở rộng lên đến 3000m2, phục vụ cho hoạt động sản xuất công ty lên kế hoạch mở rộng quy mô vào năm 2018 Năm 2015, số lượng khách hàng công ty vài khách hàng quen thuộc đến năm 2017, số tăng lên đến vài trăm khách Đối tác hợp tác với công ty hầu hết doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngồi tập đoàn lớn như: Samsung, Canon, Yamaha, Toyota, Pepsia, Sumitomo,… Các đối tác tin tưởng quay trở lại mua hàng Quang Trung, điều chứng tỏ lực công ty tốt, chất lượng tốt sản phẩm đẹp, dịch vụ chăm sóc khách hàng trước sau bán tốt nên lôi khách hàng quay lại sử dụng sản phẩm công ty Quang Trung không ngừng phát triển, cố gắng để mang lại lợi ích lớn nhất, tạo sản phẩm hồn mĩ dịch vụ chăm sóc tốt đến tay khách hàng I.2 Cơ cấu máy tổ chức quản lý Công ty TNHH Thiết bị cơng nghiệp Quang Trung Hình Sơ đồ cấu công ty (Nguồn: Bảng thông báo doanh nghiệp) Chức năng, quyền hạn, nhiệm vụ phận: a Giám đốc Giám đốc người điều hành hoạt động kinh doanh ngày công ty, chịu trách nhiệm trước Giám đốc Tổ chức thực định Giám đốc Quyết định vấn đề liên quan đến hoạt động kinh doanh ngày công ty Tổ chức thực kế hoạch kinh doanh công ty Ban hành quy chế quản lý nội công ty Bổ nhiệm, miễn nhiệm, cách chức chức danh quản lý công ty Ký kết hợp đồng nhân danh công ty, trừ trường hợp thuộc thẩm quyền Giám đốc Kiến nghị phương án cấu tổ chức cơng ty Trình báo cáo tốn tài năm lên Giám đốc Kiến nghị phương án sử dụng lợi nhuận xử lý lỗ kinh doanh Các quyền nhiệm vụ khác quy định Điều lệ công ty, hợp đồng lao động mà Giám đốc ký với công ty theo định Giám đốc Giám độc đại diện cao pháp nhân cho công ty, người đại diện chủ sở hữu, chủ tài khoản chịu trách nhiệm toàn trước tồn cơng ty b Phịng HCNS Lập triển khai kế hoạch tuyển dụng nhằm đáp ứng yêu cầu nhân lực phận yêu cầu tuyển dụng nhân viên hoạt động công chúng, đề xuất với cấp trực tiếp ý tưởng sáng tạo nhằm cải thiện nâng cao chất lượng công việc phận, tham mưu cho ban giám đốc việc phân công tổ chức đồng nhân viên có lực xếp họ vào vị trí thích hợp Tổ chức cấu máy cơng ty, quản lý tình hình nhân tồn cơng ty chăm lo đời sống cho tồn cơng nhân viên theo quy định Cơng ty c Phịng Tài kế tốn Kiểm tra đối chiếu số liệu đơn vị nội bộ, liệu chi tiết tổng hợp Kiểm tra định khoản nghiệp vụ phát sinh Kiểm tra cân đối số liệu kế toán chi tiết tổng hợp Kiểm tra số dư cuối kỳ có hợp lý khớp với báo cáo chi tiết Hạch tốn thu nhập, chi phí, khấu hao, cơng nợ, nghiệp vụ khác, thuế GTGT báo cáo thuế khối văn phịng , lập tốn văn phịng cơng ty Theo dõi cơng nợ khối văn phịng cơng ty, quản lý tổng qt cơng nợ tồn cơng ty Xác định đề xuất lập dự phịng xử lý cơng nợ phải thu khó địi tồn cơng ty In sổ chi tiết tổng hợp khối văn phòng, tổng hợp theo công ty theo quy định Lập báo cáo tài theo quý, tháng, năm báo cáo giải trình chi tiết Hướng dẫn xử lý hạch toán nghiệp vụ kế toán Tham gia phối hợp công tác kiểm tra, kiểm kê đơn vị sở Cải tiến phương pháp hạch toán chế độ báo cáo Thống kê tổng hợp số liệu kế tốn có u cầu Cung cấp số liệu cho giám đốc đơn vị chức có u cầu Giải trình số liệu cung cấp hồ sơ, số liệu cho công ty thuế, kiểm toán, tra kiểm tra theo yêu cầu phụ trách văn phòng Kiến nghị đề xuất biện pháp khắc phục cải tiến Lưu trữ liệu kế toán theo quy định d Phòng Vật tư Cung cấp thông tin kinh tế, giá thị trường chủng loại vật tư nguyên vật liệu cho phòng ban liên quan, mua sắm cung cấp vật tư nguyên vật liệu để sản xuất sản phẩm, thi cơng cơng trình Chịu trách nhiệm hoạt động đơn vị Khai thác, cung ứng vật tư, nguyên nhiên vật liệu thiết bị máy móc phục vụ cho sản xuất kinh doanh theo lệnh Công ty Quản lý, bảo quản vật tư, nguyên nhiên vật liệu Cấp phát vật tư, nguyên nhiên vật liệu theo nhu cầu sản xuất kinh doanh Công ty Căn kế hoạch sản xuất kinh doanh để xây dựng kế hoạch mua sắm vật tư cung cấp vật tư, nguyên vật liệu phục vụ sản xuất cho đơn vị Công ty Xây dựng chương trình sản xuất hàng năm dài hạn Công ty sở lực, thiết bị nguồn vật tư nguyên liệu Cung cấp thông tin giá thị trường loại vật tư, ngun nhiên vật liệu cho phịng phục vụ cho cơng tác hạch tốn kế tốn Cùng phịng liên quan xây dựng hồ sơ đấu thầu ký kết hợp đồng kinh tế Báo cáo số lượng, chất lượng vật tư xuất nhập tồn kho theo chế độ tuần, tháng Thống kê chi phí vật tư cho sản phẩm Thống kê ghi chép (thẻ kho, phiếu nhập xuất kho, biên bàn giao máy móc thiết bị, sổ theo dõi cung cấp vật tư vv …) theo quy định Công ty Xây dựng định mức vật tư để không ngừng tiết kiệm việc sử dụng vật tư, nguyên nhiên liệu trình sản xuất kinh doanh Chịu trách nhiệm thống kê cung cấp số lượng vật tư xuất phương tiện hồn thành đối chiếu với dự tốn ban đầu để làm sở toán phương tiện e Phịng Dự án Tiếp nhận thơng tin triển khai dự án đơn hàng từ phòng kinh doanh, khách hàng giám đốc bao gồm mã dự án, tên dự án, số lượng ngày đặt hàng, ngày giao hàng; lập thông báo dự án thông tin đến phận; nhận vẽ gia công, danh sách thiết bị vật tư từ phận kỹ thuật sản xuất Triển khai dự án, tiếp nhận lưu chuyển tài liệu dự án Kiểm tra đóng gói, đặt xe giao hàng cho khách hàng Lập kế hoạch, kiểm soát dự án khiếu nại phát sinh f Phòng Kinh doanh Lập kế hoạch, tổ chức thực hiện, báo cáo kết thực kế hoạch kinh doanh xuất nhập Nghiên cứu, tham mưu xây dựng giải pháp để trì thúc đẩy hoạt động kinh doanh xuất nhập Chăm sóc khách hàng hữu, tìm kiếm phát triển khách hàng quốc tế tiềm Quản trị nhân viên kinh doanh (quản lý, điều hành, giám sát đào tạo nhân viên kinh doanh) Chịu trách nhiệm tính xác, thời gian hồn thành cơng việc phịng kinh doanh xuất nhập khẩu, khơng để ảnh hưởng đến uy tín gây thiệt hại vật chất tài sản công ty Phối hợp với Phịng kế tốn tổng hợp công ty nghiệp vụ thu tiền bán hàng hóa, tốn tiền mua hàng hóa dịch vụ có liên quan đến hoạt động kinh doanh sở cam kết quy định pháp luật hành Xây dựng triển khai thực phương án kinh doanh sau Giám đốc công ty phê duyệt Thống kê, báo cáo hoạt động kinh doanh theo tiến độ quy định Chịu trách nhiệm kết hoạt động kinh doanh trước Giám đốc Công ty g Phòng Kỹ thuật Quản lý, thực kiểm tra công tác kỹ thuật, thi công nhằm đảm bảo tiến độ, an toàn, chất lượng, khối lượng hiệu kinh tế tồn Cơng ty Quản lý sử dụng, sửa chữa, mua sắm thiết bị, máy móc phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh Xây dựng phương án thi công, phương án kỹ thuật cho dự án, gia cơng khí, xử lý tráng phủ kim loại, sản phẩm khác để tổ chức thực theo kế hoạch Công ty Hướng dẫn, giám sát kiểm tra phòng ban thuộc trình sản xuất mặt kỹ thuật, chất lượng, tiến độ, an tồn lao động, máy móc thiết bị vệ sinh môi trường Trực tiếp tổ chức thi cơng cơng trình Giám đốc Cơng ty định Giám sát, theo dõi kiểm tra phát kịp thời cố kỹ thuật q trình thi cơng đề xuất phương án xử lý trình Giám đốc phê duyệt cho đơn vị thực h Xưởng Lắp ráp Xưởng Lắp ráp trình bày cấu tạo, hình dáng kích thước kết cấu kim loại dùng công nghiệp Đọc hiểu vẽ kết cấu, vẽ công nghệ, yêu cầu kỹ thuật, nút kết cấu Lập qui trình lắp ráp, chế tạo kết cấu thép đảm bảo độ xác Lập phương pháp khai triển kết cấu, chế tạo dưỡng, bệ khuôn để thực phương pháp gia công lắp ráp kết cấu Lập phương pháp kiểm tra gia công, lắp ráp phân đoạn, tổng đoạn kết cấu Khai triển chế tạo dưỡng dùng để gia công, lắp ráp kết cấu Gia công chi tiết kết cấu, lắp ráp chi tiết kết cấu đảm bảo yêu cầu kỹ thuật Phát sai sót kỹ thuật, cách phịng ngừa, biện pháp khắc phục trình gia công, lắp ráp kết cấu k Xưởng Kết cấu Xưởng Kết cấu thiết kế kết cấu sơ phác, thiết kế vẽ kết cấu thép cho cơng trình (chủ yếu nhà xưởng cơng nghiệp) Phân tích mơ hình ứng xử kết cấu tảng tiêu chuẩn hành, tính tốn kinh nghiệm Triển khai vẽ sở phối hợp hạng mục cơng trình vào thiết kế kết cấu Sử dụng phần mềm thiết kế để tính tốn cấu kiện tương ứng Duyệt vẽ shop thầu phụ Phối hợp tốt môn Kiến trúc, trình triển khai vẽ Làm việc hướng dẫn quản lý trực tiếp m Phòng QC Thiết lập xây dựng sổ tay quy trình hệ thống quản lý chất lượng nơi áp dụng Nắm bắt qui trình kỹ thuậtsản xuất, đặc tính sản phẩm Thực việc kiểm tra cơng đoạn quy trình, quy định công ty Kiểm tra giám sát chất lượng sản phẩm, công đoạn phân công theo tiêu chuẩn kiểm tra Phân loại, phát sản phẩm, bán thành phẩm sai hỏng yêu cầu công nhân xử lý, sửa chữa Kiểm tra chất lượng, độ an tồn dây truyền sản xuất trì hệ thống chất lượng phục kịp thời, hợp lý Kiểm tra chất lượng hồ sơ, tài liệu yếu tố đảm bảo hoàn chỉnh hồ sơ lưu trữ toàn kho Nguyên tắc, chế độ kiểm tra Nguyên tắc:  Đảm bảo tính xác trung thực  Đảm bảo tính khách quan  Thực nguyên tắc bám sát thực tế Chế độ:  Kiểm tra định kỳ theo thời kỳ định, năm lần hai năm lần  Kiểm tra đột xuất Thủ tục hủy tài liệu hết giá trị thiếu việc lập danh mục Để lập danh mục tài liệu hết giá trị việc phải tiến hành xác định giá trị tài liệu Đó phần nội dung đặc biệt quan trọng trước đưa định tiêu hủy Việc xác định giá trị tài liệu cần đảm bảo yêu cầu tính xác thận trọng Bởi xác định sai giá trị tài liệu khiến quan, tổ chức hay doanh nghiệp huỷ hồ sơ thời hạn lưu trữ Hoặc gây lãng phí khơng cần thiết nhân lực kinh tế bảo quản tài liệu khơng cịn giá trị kho Để thực việc hủy tài liệu quy định cần tuân thủ nội dung sau:  Xác định giá trị tài liệu, lập danh mục tài liệu hết giá trị  Thành lập hội đồng xác định giá trị tài liệu  Kiểm tra xem xét hồ sơ, tài liệu đề nghị hủy  Hoàn thiên hồ sơ trình quan quản lý nhà nước lưu trữ  Tổ chức hủy tài liệu hết giá trị quy định 18 Bước 4: Bảo quản tài liệu lưu trữ Bảo quản tài liệu lưu trữ sử dụng hệ thống biện pháp khoa học kỹ thuật nhằm tạo điều kiện tốt để bảo đảm an toàn kéo dài tuổi thọ cho tài liệu, nhằm phục vụ tốt yêu cầu khai thác, sử dụng tài liệu Bước 5: Khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ Là việc tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ nhằm mục đích đưa tài liệu lưu trữ vào phục vụ cho nhu cầu tổ chức, doanh nghiệp, cá nhân Khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ nhằm biến thông tin khứ bảo quản kho lưu trữ thành tư liệu bổ ích phục vụ yêu cầu công việc: nghiên cứu khoa học, thống kê, lập kế hoạch, dự án Tài liệu, hồ sơ coi loại tài sản có giá trị tài sản khác doanh nghiệp Chính vậy, việc xếp, lưu trữ bảo quản tủ sắt đựng tài liệu, tủ hồ sơ cần trọng Công ty TNHH Thiết bị công nghiệp Quang Trung sử dụng công cụ tủ sắt để lưu trữ hồ sơ tài liệu Các hình thức sử dụng tài liệu lưu trữ  Sử dụng tài liệu phòng đọc Lưu trữ quan, Lưu trữ lịch sử  Xuất ấn phẩm lưu trữ  Giới thiệu tài liệu lưu trữ phương tiện thông tin đại chúng, trang thông tin điện tử  Triển lãm, trưng bày tài liệu lưu trữ  Trích dẫn tài liệu lưu trữ cơng trình nghiên cứu  Cấp tài liệu lưu trữ, chứng thực lưu trữ Sao tài liệu lưu trữ, chứng thực lưu trữ  Việc tài liệu lưu trữ chứng thực lưu trữ Lưu trữ quan Lưu trữ lịch sử thực Người có thẩm quyền cho phép sử dụng tài liệu lưu trữ cho phép tài liệu lưu trữ  Chứng thực lưu trữ xác nhận quan, tổ chức Lưu trữ lịch sử nội dung thông tin tài liệu lưu trữ Lưu trữ quan Lưu trữ lịch sử quản lý Cơ quan, tổ chức, 19 Lưu trữ lịch sử tài liệu lưu trữ, chứng thực lưu trữ phải chịu trách nhiệm pháp lý tài liệu lưu trữ, chứng thực lưu trữ  Người cấp tài liệu lưu trữ, chứng thực lưu trữ phải nộp lệ phí  Bản tài liệu lưu trữ, chứng thực lưu trữ có giá trị tài liệu lưu trữ gốc quan hệ, giao dịch Mang tài liệu lưu trữ khỏi Lưu trữ quan, Lưu trữ lịch sử - Cơ quan, tổ chức, cá nhân mang tài liệu lưu trữ khỏi Lưu trữ quan, Lưu trữ lịch sử để phục vụ công tác, nghiên cứu khoa học nhu cầu đáng khác sau quan nhà nước có thẩm quyền cho phép phải hoàn trả nguyên vẹn tài liệu lưu trữ - Bộ trưởng Bộ Nội vụ, quan có thẩm quyền Đảng định việc mang tài liệu lưu trữ Lưu trữ lịch sử nước ngoài; quy định việc mang tài liệu lưu trữ khỏi Lưu trữ lịch sử để sử dụng nước Người đứng đầu quan, tổ chức định việc mang tài liệu lưu trữ Lưu trữ quan nước ngoài; quy định việc mang tài liệu lưu trữ khỏi Lưu trữ quan để sử dụng nước - Tổ chức, cá nhân trước mang tài liệu lưu trữ đăng ký nước ngồi phải thơng báo cho Lưu trữ lịch sử nơi đăng ký biết - Tài liệu lưu trữ Lưu trữ lịch sử, tài liệu cá nhân đăng ký Lưu trữ lịch sử trước đưa nước phải lập bảo hiểm tài liệu lưu trữ bước lưu trữ tài liệu, hồ sơ tủ sắt: Bước 1: Phân loại tài liệu, hồ sơ khoa học Hồ sơ, tài liệu Công ty TNHH Thiết bị công nghiệp Quang Trung gồm có nhiều loại có giá trị khác nhau, để lập quản lý đầy đủ hồ sơ tài liệu dựa số tiêu chí định Việc phân loại khoa học, hợp lý giúp cho việc quản lý, khai thác, sử đụng hồ sơ hiệu đem lại lợi ích 20 thiết thực Cơng ty phân loại loại hồ sơ Có loại hồ sơ, tài liệu mà Công ty TNHH Thiết bị công nghiệp áp dụng: Hồ sơ, tài liệu bành văn phịng, bao gồm: - Các văn quy phạm pháp luật quy định thị ban lãnh đạo doanh nghiệp (hồ sơ nguyên tắc) - Những hồ sơ tài liệu họp, hội nghị, đại hội người lao động hàng năm - Các công văn, giấy tờ "đi” “đến" hàng năm - Hồ sơ, tài liệu việc mua sắm trang thiết bị, tài sản, máy móc, hàng hóa - Báo cáo sơ kết, tổng kết mặt hoạt động doanh nghiệp - Các loại giấy tờ, văn khác Hồ sơ, tài liệu tổ chức nhân - Hồ sơ việc thành lập doanh nghiệp (đơn xin thành lập, định thành lập, giấy phép kinh doanh tài liệu khác có liên quan) - Tài liệu định bổ nhiệm, bầu cử ban lãnh đạo doanh nghiệp, chức nhiệm vụ cụ thể - Hồ sơ tuyên dụng, tiếp nhận, thuyên chuyển nhân viên, người lao động - Các định khen thưởng, kỷ luật người lao động - Hồ sơ, tài liệu bảo hiềm xã hội, lương, phụ cấp, trợ cấp cho người lao động - Hồ sơ cá nhân thành viên, người lao động doanh nghiệp (sơ yếu lý lịch cấp, hợp đồng lao động, định nâng lương ) Hồ sơ tài liệu hoạt động SXKD 21 - Hồ sơ tài liệu chương trình, kế hoạch hoạt động sản xuất - kinh doanh doanh nghiệp - Kế hoạch tài vụ hàng năm, hàng quý - Hồ sơ hợp đồng kinh tế, hợp đồng thương mại, mua bán hàng hóa, sản phẩm - Các tài liệu khác có liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh Hồ sơ tài liệu kỹ thuật - Hồ sơ thiết kế mẫu mã sản phẩm, đăng ký quyền, sở hữu - Tài liệu máy móc, thiết bị, quy trình cơng nghệ, sáng chế, cải tiến kỹ thuật công nghệ - Các tài liệu khác có liên quan Hồ sơ, tài liệu tài chính, kế tốn - Văn quy phạm pháp luật, quy định hướng dẫn cơng tác tài chính, kế toán - Hồ sơ dự toán, toán kinh phí - Hồ sơ, tài liệu kiểm kê tài sản, kiểm tra tài hàng năm - Hồ sơ kế hoạch tài chính, Báo cáo tài - Kế hoạch thu chi, chứng từ sổ sách kế toán Các loại hồ sơ, tài liệu khác Công ty TNHH Thiết bị công nghiệp Quang Trung Bước 2: Sắp xếp hồ sơ Sắp xếp hồ sơ khoa học giúp cơng ty tìm kiếm cần cách nhanh chóng, tiết kiệm thời gian Cách xếp mà công ty áp dụng: - Sắp xếp theo thời gian: Sử dụng giấy ghi thời gian diễn ra, xếp theo thứ tự từ trước đến sau để tìm kiếm cách nhanh 22 - Sắp xếp theo mẫu tự: Sắp xếp dựa theo thứ tự mẫu tự (A,B,C…) hồ sơ - Sắp xếp theo tính chất: Sắp xếp dựa theo tính chất hồ sơ: hồ sơ chưa giải quyết, giải xong, phản hồi… Bước 3: Lập danh mục quản lý Danh mục hồ sơ liệt kê cách hệ thống hồ sơ đơn vị Nhờ vào danh mục mà xếp, quản lý tra cứu hồ sơ nhanh chóng - Tạo danh mục cụ thể, xác: Tạo danh mục cụ thể đưa sơ đồ vào máy tính: Vào bảng tính Excel để lập số lưu trữ hồ sơ, có thích bên cạnh, dùng chức siêu liên kết (Hyperlink) để liên kết với tập tin hình ảnh cần lưu Như cần xem lại hồ sơ cần nhấp vào số lưu trữ hồ sơ có đặt chức siêu liên kết Khi cần tìm nhân viên tra nhanh máy tính biết hồ sơ nằm tủ tài liệu nào, ngăn số - Danh mục hồ sơ cập nhật thường xuyên: nhân viên đối chiếu, cập nhật thường xuyên có bổ sung hồ sơ Công việc xếp, quản lý tủ tài liệu, tủ hồ sơ tưởng đơn giản lại khó khăn Việc nhận thức đắn giá trị hồ sơ, tài liệu văn phòng để quản lý, khai thác sử dụng phù hợp góp phần tích cực thúc đẩy vận hành phát triển doanh nghiệp môi trường khốc liệt ngày Công ty TNHH Thiết bị công nghiệp Quang Trung làm tốt công tác văn thư – lưu trữ 23 CHƯƠNG IV: DANH MỤC HỒ SƠ PHÒNG HÀNH CHÍNH VÀ MỤC LỤC HỒ SƠ CHO MỘT HỒ SƠ CỤ THỂ DANH MỤC HỒ SƠ NĂM 2019 CỦA CÔNG TY TNHH THIẾT BỊ CÔNG NGHIỆP QUANG TRUNG SỐ, KÝ TÊN ĐỀ MỤC, TIÊU ĐỀ HỒ SƠ THỜI HIỆU HỒ GIAN SƠ BẢO VỊ TRÍ LƯU KHO ĐƠN VỊ, NGƯỜI LẬP HỒ SƠ QUẢN Hồ sơ, tài liệu hành văn 01.HCVP 02.HCVP 03.HCVP phịng - Các văn quy phạm pháp luật, Bảo quản Ô số 1- Giá số 2- Phan Thị Trang - quy định thị ban lãnh đạo công vĩnh viễn Kho lưu trữ số P.HCVP ty ( Hồ sơ nguyên tắc ) - Những hồ sơ tài liệu họp, 10 năm Ô số 2- Giá số 2- Phan Thị Trang - hội nghị, đại hội người lao động Kho lưu trữ số P.HCVP Ô số 3- Giá số 2- Phan Thị Trang - Kho lưu trữ số P.HCVP Ô số - Giá số 2- Phan Thị Trang - Kho lưu trữ số P.HCVP hàng năm - Các công văn, giấy tờ "đi" "đến" 10 năm hàng năm 04.HCVP - Hồ sơ, tài liệu việc mua sắm trang 10 năm thiết bị, tài sản, máy móc, hàng hóa,… 24 GHI CHÚ