CẨM NANG SỬ DỤNG HỆ THỐNG TABMIS 2.4

CHƯƠNG 2: CẨM NANG SỬ DỤNG HỆ THỐNG TABMIS 2.4 Phân hệ Phân bổ ngân sách 2.4.1 Tổng quan phân hệ Phân bổ ngân sách Phân hệ Quản lý phân bổ ngân sách quản lý quy trình phân bổ, điều chỉnh chuyển giao dự toán Nhập dự toán vào TABMIS việc quan tài chính, Kho bạc Nhà nước (đối với ngân sách cấp xã), đơn vị dự toán cấp I, II tham gia vào TABMIS, định phân bổ giao dự tốn cấp có thẩm quyền, thực nhập liệu dự toán chi NSNN vào TABMIS chịu trách nhiệm tính xác, đắn số liệu dự toán TABMIS Việc kiểm soát dự toán hệ thống tự thực theo phân hệ: quản lý cam kết chi, quản lý chi phân hệ sổ Việc kiểm soát dự toán nhằm đảm bảo chi tiêu khơng vượt q số dự tốn phân bổ Cơng thức tính số dư dự tốn tính theo cơng thức: Số dư dự tốn = Số dự toán – Số thực chi – Số dự chi 2.4.2 Tạo kết hợp tài khoản 2.4.2.1 Tổ hợp tài khoản dự toán Tổ hợp tài khoản dự toán: Là việc kết hợp đoạn mã dùng để hạch toán kế toán dự toán Tổ hợp tài khoản dự toán bao gồm 12 phân đoạn mã: - Mã quỹ ) - Mã tài khoản kế toán - Mã nội dung kinh tế - Mã cấp ngân sách - Mã ĐVcó quan hệ với ngân sách - Mã chương - Mã ngành kinh tế - Mã chương trình mục tiêu, dự án (nếu có) - Mã Kho bạc Nhà nước - Mã nguồn chi ngân sách nhà nước (mã tính chất nguồn kinh phí có) - Mã dự phòng: 2.4.2.2 Tạo tổ hợp tài khoản dự toán 2.4.3 Nhập phê duyệt chứng từ 2.4.3.1 Quy trình nhập, duyệt kết sổ dự tốn cấp a) Quy trình nhập ngân sách (dự toán cấp 0) - Bước 1: Vào tập trách nhiệm: 00XX Quản lý phân bổ ngân sách KBNN YY-CQTC-Người nhập Trong đó: XX ứng với mã kho bạc YY ứng với tên kho bạc - Bước 2: Chọn đường dẫn: Ngân sách>Nhập mới, nhấn nút Mở - Bước 3: Chọn Mã tổ chức dự toán: Đúng mã KB sở - Bước 4: Kỳ kế toán: Chọn kỳ kế toán từ (tháng) 01-xx đến tháng 13-xx (xx năm hạch toán) - Bước 5: chọn loại tiền VNĐ - Bước 6: chuyển sang Tab "Chế độ bút toán" - Bước 7: Chọn tài khoản dự toán cấp + B7.1 Chọn trường Tài khoản + B7.2 Nhấp vào biểu tượng + B7.3 Nhập mã Tài khoản dự toán cấp + B7.4 Nhấn nút Đồng ý Chú ý: Mã ĐVQHNS tài khoản Nguồn mã tổ chức dự tốn Quận/Huyện - Bước 8: Quay hình Nhập bút tốn ngân sách - Tab "Chế độ bút toán", nhập Số tiền Nợ tương ứng với kỳ hạch toán - Bước 9: Lưu (Save) - Bước 10: Tương tự, nhập tài khoản Nguồn đối ứng + B10.1 Chọn trường Tài khoản + B10.2 Nhấp vào biểu tượng + B10.3 Nhập mã Tài khoản Nguồn + B10.4 Nhấn nút Đồng ý - Bước 11: Quay hình Nhập bút tốn ngân sách - Tab "Chế độ bút tốn", nhập Số tiền Có tương ứng với kỳ hạch toán - Bước 12: Lưu (Save) - Bước 13: chọn nút Tạo bút toán, hiển thị cửa sổ 'Tạo bút toán ' + B13.1 Nhập Lơ bút tốn: nhập tên loại Dossier (theo ngun tắc đặt tên: MaKB.NamThangNgay.MaNVnhaplieu.STTgiaodich) + B13.2 Loại bút toán: Chọn loại “Dự toán” + B13.3 Chon nút Kiểm tra dự toán + B13.4 Hệ thống hiển thị cửa sổ Ghi chú, chọn nút Đồng ý - Bước 14: quay cửa sổ Tạo bút toán, chọn nút Chạy nhập bút toán - Bước 15: hệ thống hiển thị cửa sổ Ghi chú, chọn nút Đồng ý - Bước 16 Hệ thống quay trở cửa sổ Tạo bút toán, chọn nút Hồn tất b) Quy trình Kiểm tra dự tốn Đệ trình phê duyệt bút tốn ngân sách Bước 1: chọn đường dẫn: Các bút toán>Nhập mới, nhấp kép chuột nhấn nút Mở - Bước 2: hình Tìm bút tốn, + B2.1 Nhập tên Lơ (bút tốn) + B2.2 Nhấn nút Tìm - Bước 3: Hệ thống mở cửa sổ Nhập bút toán, + B3.1 chọn Bút toán + B3.2 Nhấn Nút Kiểm tra bút toán - Bước 4: Hệ thống hiển thị cửa sổ Các bút toán, chọn nút Kiểm tra dự toán 10 - Bước 5: Hệ thống hiển thị cửa sổ Ghi chú, chọn nút Đồng ý - Bước 6: quay trở cửa sổ Các bút tốn, chọn nút Phê duyệt để đệ trình phê duyệt bút tốn 55 b) Quy trình điều chỉnh phân bổ sai b1) Nghiệp vụ 1: Phát sai sau lưu Dossier kiểm tra dự toán - Trường hợp 1: Nếu Dossier sai thơng tin liên quan đến Tài khoản Nguồn, Đích số tiền, kỳ kế tốn sửa lại cho + Nhập tổ hợp mã tài khoản cửa sổ TABMIS_COA (và sai) + Hệ thống hiển thị thông báo cho ta biết tài khoản Nguồn kết hợp sai với loại giao dịch Dossier Nhấn Đồng ý cửa sổ Ghi 56 + Nhập lại mã tài khoản đảm bảo xác - Trường hợp 2: Nếu Dossier sai loại nghiệp vụ (ví dụ muốn phân bổ dự toán Thường xuyên chọn nhầm loại giao dịch phân 57 bổ XDCB, nhập nhầm tính chất dự tốn trường động) Các thơng tin khơng thể sửa nên phải xóa Dossier để nhập lại Dossier nghiệp vụ b2) Nghiệp vụ 2: Phát sai sau lưu, Kiểm tra Dự tốn, Dành dự tốn Dossier Các thơng tin Dossier lúc khơng thể sửa, xóa để sửa sai phải theo tình sau: - Nếu Dossier thừa, Người nhập liệu đệ trình lên Người phê duyệt phương án giải quyết: đệ trình phê duyệt Dossier đó; Người phê duyệt từ chối khơng phê duyệt hệ thống Sau từ chối khơng phê duyệt, Dossier khơng có ý nghĩa - Nếu Dossier sai thơng tin, Người nhập liệu đệ trình lên Người phê duyệt phương án giải quyết: đệ trình phê duyệt Dossier đó; Người phê duyệt từ chối khơng phê duyệt Dossier hệ thống (Dossier khơng có ý nghĩa) Sau nhập lại Dossier b3) Nghiệp vụ 3: Phát sai sau đệ trình phê duyệt Dossier - Bước 1: Người nhập liệu đệ trình tới người phê duyệt phương án xử lý: Người phê duyệt từ chối phê duyệt Dossier (Dossier khơng có ý nghĩa) - Bước 2: Nhập lại Dossier b4) Nghiệp vụ 4: Phát sai sau Dossier phê duyệt - Bước 1: Báo với người có thẩm quyền phương án xử lý (trường hợp phải tạo bút toán kết sổ bút toán) - Bước 2: Tạo bút tốn từ Dossier phê duyệt - Bước 3: Thơng báo cho người có thẩm quyền kết sổ bút tốn - Bước 4: Tạo Dossier điều chỉnh theo quy trình điều chỉnh dự toán b5) Nghiệp vụ 5: Phát sai sau Dossier tạo bút toán kết sổ 58 Thực tương tự nghiệp vụ * Ví dụ cho trường hợp b4 b5: Điều chỉnh rút dự toán từ cấp cấp phát sai phân đoạn tổ hợp tài khỏan phân bổ nhầm số tiền - Bước 1: Dùng 00xx-Rút dự toán Tài khoản DC Cấp Tài khoản phân bổ Cấp 4-xx_2009 Chú Ý:- 00XX mã Kho Bạc VD 0035 mã KB huyện kim bảng - cấp 4-XX : C4- XDCB - C4 – TX C4 – BS C4- khác + Tài khoản Nguồn : 01.9523.0000.3.1046284.00000.823.521.00000.0063.13.000 Chý ý : Đây tài khoản đến cấp bị sai + Tài khỏan đích: (9611 TK Điều chỉnh trung gian) 01 9611 0000.3.1046284.00000.823.521.00000.0063.13.000 Ví dụ : + Nội dung cần điều chỉnh 59 + Nhập trường động cửa sổ Tiêu đề trì Dossier + Nhập mã Loại dự tốn; tài khoản + Cập nhật tài khoản Nguồn 60 + Cập nhật tài khoản Đích Chú ý tài khoản trung gian, xem Dossier rút dự tốn thuộc loại (TX, ĐTPTK, XDCB…) mà chọn tài khoản trung gian cho hợp lý 61 + Kiểm tra dự toán, dành dự toán, phê duyệt , chạy “chương trình tạo bút tốn” kết sổ - Bước 2: Dùng 00xx- Rút dự toán từ Tài khoản DC Cấp Tài khoản DC Cấp 1-xx_2009 Tương tự bước dùng loại Dossier, tài khỏan nguồn đích ứng với nội dung cần điều chỉnh Chú ý tài khoản Nguồn bước tài khoản Đích bước + Tài khỏan Nguồn: 01.9611.0000.3.1046294.00000.823.521.00000.0063.13.000 + Tài khỏan đích: 01.9611.9999.3.1046294.99999.823.865.99999.0063.29.000 + Kiểm tra dự toán, dành dự toán, phê duyệt , chạy “chương trình tạo bút tốn” kết sổ - Bước 3: Dùng 00xx- Rút dự toán từ Tài khoản DC Cấp Tài khoản DC Cấp 0-xx_2009 Tương tự bước dùng loại Dossier, tài khoản nguồn đích ứng với nội dung cần điều chỉnh Chú ý tài khoản Nguồn bước 62 tài khoản Đích bước Tài khoản Đích tài khoản cấp trung gian + Tài khỏan Nguồn: 01.9611.9999.3.1046294.99999.823.865.99999.0063.29.000 + Tài khỏan đích: 01.9611.9999.3.2999303.99999.999.865.99999.0063.29.000 + Kiểm tra dự tốn, dành dự tốn, phê duyệt , chạy “chương trình tạo bút tốn” kết sổ - Bước 4: Dùng 00xx- Rút dự toán từ Tài khoản DC Cấp Tài khoản Cấp 0-xx_2009 Tương tự bước dùng loại Dossier, tài khoản nguồn đích ứng với nội dung cần điều chỉnh Chú ý tài khoản Nguồn bước tài khoản Đích bước Tài khoản Đích tài khoản cấp thức + Tài khỏan Nguồn: 01.9611.9999.3.2999303.99999.999.865.99999.0063.29.000 + Tài khỏan đích: 01.9213.9999.3.2999303.99999.999.865.99999.0063.29.000 + Kiểm tra dự toán, dành dự toán, phê duyệt , chạy “chương trình tạo bút tốn” kết sổ 63 2.4.4 Các bước xử lý cuối kỳ 2.4.4.1 Quy trình xử lý cuối năm a) Đối với dự toán ứng trước * Người thực hiện: chun viên tài chính, kế tốn viên KBNN * Trình tự thực sau: - Thời điểm tiến hành: cuối ngày 31/12: - Bước 1: Truy vấn dự toán trước chạy chuyển nguồn; tạo bút tốn đẩy tồn số liệu lại phân hệ BA vào phân hệ GL, kiểm tra bút toán chưa kết sổ, yêu cầu kết sổ, truy vấn dự toán theo tài khoản tổng hợp hệ thống, xem số liệu chi tiết số dư dự toán, số cam kết chi số thực chi - Bước 2: Xem số liệu trước chạy chuyển nguồn * Chun viên tài chính, kế tốn viên Kho bạc thực sau -Kiểm tra số dư dự toán đến thời điểm 31/ để có định - Tại hình truy vấn số dư dự tốn -Điền thông tin vào trường -Mã DT chọn mã dự tốn Kỳ : chọn kỳ cần tính số dư dự tốn - Các trường lại để mặc định - Chọn dãy tài khoản tổng hợp tài khoản cần kiểm tra số dư dự toán : - Mã quỹ - Mã tài khoản tự nhiên - Mã nội dung kinh tế - Mã cấp ngân sách - Mã đơn vị có quan hệ với ngân sách - Mã địa bàn hành 64 - Mã chương - Mã ngành kinh tế - Mã chương trình mục tiêu, dự án - Mã kho bạc nhà nước - Mã nguồn chi ngân sách nhà nước - Mã dự phòng - Nhấp nút Đồng ý - Bước 3: Tái phân loại tạm ứng từ dự toán ứng trước đủ điều kiện toán tạm ứng từ dự toán ứng trước khơng đủ điều kiện tốn sang tài khoản tạm ứng trung gian vào “Chương trình TABMIS – phân loại TK tạm ứng” bút toán tự động, sau: + Nợ TK 1650, 1942 + Có TK 1550, 1922 - Bước 4: Kiểm tra số dư phép chi 65 - Bước 5: Đóng kỳ cuối năm trước - Bước 6: Chạy chương trình chuyển nguồn thời điểm cuối ngày 31/12 theo thứ tự sau: + Quy tắc 3: Chuyển nguồn số dư dự toán ứng trước phép chi năm trước (chi tiết 12 đoan mã); sau chạy chuyển thành số dư dự toán ứng trước đầu kỳ năm + Quy tắc 2: Chuyển nguồn cam kết chi dự toán tương ứng Quy tắc thực sau chương trình chuyển nguồn theo quy tắc hoàn thành (thực chuyển đổi theo chi tiết 12 đoạn mã ) - Bước 7: Truy vấn dự toán tháng 12 năm trước tháng năm sau, sau chạy chương trình chuyển nguồn, tháng 12 năm trước không đổi, tháng năm sau điều chỉnh theo số chuyển nguồn - Bước 8: Đảo kết số bút toán tái phân loại vào kỳ đầu năm tại: Chạy “Chương trình TABMIS – đảo tài khoản tái phân loại tạm ứng”: hoàn lại số dư tài khoản tạm ứng từ dự toán ứng trước đủ điều kiện toán tạm ứng từ dự tốn ứng trước khơng đủ điều kiện toán tất toán tài khoản ứng trước kinh phí thường xuyên trung gian + Nợ TK 1550, 1922 + Có TK 1650, 1942 - Bước 9: Khi dự tốn thức cấp có thẩm quyền phê duyệt: Nhập dự tốn thức phê duyệt phân bổ tới đơn vị sử dụng ngân sách - Bước 10: Tạo bút toán để tái phân loại tạm ứng từ dự toán ứng trước thành chi năm tạm ứng năm tại: Khi dự tốn thức phân bổ, định cấp có thẩm quyền định thu hồi dự tốn ứng trước khoản tạm ứng liên quan năm Người dùng thực bút tốn thủ cơng phân hệ AP (thực chuyển đổi chi tiết 12 đoạn mã), sau: 66 + Tái phân loại tạm ứng từ dự tốn ứng trước có đủ điều kiện toán sang chi năm tại: Nợ TK thực chi Có TK ứng trước đủ điều kiện tốn + Tái phân loại tạm ứng từ dự toán ứng trước chưa đủ điều kiện toán sang tạm ứng năm Nợ TK tạm ứng năm Có TK ứng trước chưa đủ điều kiện tốn - Bước 11: Tái phân loại khoản cam kết chi lại phân hệ cam kết chi; Thực tái phân loại cam kết chi cách hủy cam kết chi từ dự toán ứng trước làm tăng dự toán ứng trước Các cam kết chi tạo lại kỳ năm làm giảm dự toán năm - Bước 12: Tạo Dosier hủy dự toán ứng trước: Tạo dossier dự toán để giảm dự toán ứng trước tái phân loại tạm ứng tái phân loại cam kết chi bước Dossier hủy dự toán ứng trước thực sau: nhập tài khoản nguồn TK dự toán ứng trước cần hủy, tài khoản đích tài khoản hủy dự tốn (chi tiết 12 đoạn mã) Nợ TK 9630 - Dự tốn bị huỷ Có TK dự tốn ứng trước b Đối với Dự tốn thức * Quy trình xử lý dự tốn thức: chun viên tài chính, kế tốn viên KBNN thực * Trình tự thực theo quy trình sau: - Thời điểm thực cuối ngày 31/12: - Bước 1: Kiểm tra số dư dự tốn phép chi đến ngày 31/12: Thực tạo bút toán truy vấn quỹ - Trong thời gian chỉnh lý từ 01/01 đến 31/01: 67 - Bước 2: Tạo hóa đơn áp vào cam kết chi thời gian chỉnh lý: Hóa đơn nhận thời gian chỉnh lý áp cho cam kết chi năm trước làm giảm số cam kết chi, tăng số thực chi Trường hợp hóa đơn lớn dự tốn năm trước có tính năm hoàn lại - Bước 3: Điều chỉnh tạm ứng thời gian chỉnh lý: Nhập hóa đơn nhận thời gian chỉnh lý áp hóa đơn tạm ứng năm trước, ghi nhận khoản chi cho năm trước Trường hợp hóa đơn lớn dự tốn năm trước có tính năm hồn lại - Bước 4: Hồn khoản tạm ứng lại: Vào cuối thời gian chỉnh lý, khoản tạm ứng không chuyển nguồn đơn vị sử dụng ngân sách làm thủ tục hoàn tạm ứng, tăng số dư dự toán - Bước 5: Tái phân loại cuối năm khoản tạm ứng: Thực kỳ cuối năm trước (thời điểm cuối ngày 31/01) người sử dụng thực theo quy trình sau: - Chuyển nguồn: Dự toán, cam kết chi tạm ứng năm trước sang năm - Chuyển nguồn: Dự toán cam kết chi năm trước; tạm ứng năm trước trừ vào dự toán năm - Chuyển nguồn: Dự toán năm trước tạm ứng năm trước - Chuyển nguồn: Dự tốn năm trước, cam kết chi năm trước khơng chuyển nguồn, khoản tạm ứng chưa toán trừ vào dự toán năm - Chuyển tạm ứng năm trước sang năm để thu hồi vào dự toán năm Bút toán sau: Nợ TK 1610, 1932 Có TK 1510, 1911 - Bước 6: Hủy dòng cam kết chi cam kết chi không 68 chuyển nguồn phân hệ cam kết chi - Bước 7: Khử số dư âm theo quy trình chạy tự động hệ thống - Bước 8: Đóng kỳ cuối năm trước - Bước 9: Chạy chương trình chuyển nguồn thời điểm cuối ngày 31/01 theo bước sau: + Quy tắc 3: Chuyển nguồn số dư dự tốn phép chi: (chi tiết 12 đoạn mã); sau chạy chuyển thành số dư dự toán đầu kỳ năm + Quy tắc 2: Chuyển nguồn cam kết chi dự toán tương ứng Quy tắc thực sau chương trình chuyển nguồn theo quy tắc hồn thành (thực chuyển đổi theo chi tiết 12 đoạn mã) - Bước 10: Đảo kết số bút toán tái phân loại vào kỳ đầu năm tại: Chạy “Chương trình TABMIS – đảo tài khoản tái phân loại tạm ứng”: hoàn lại số dư tài khoản tạm ứng năm tất toán số dư tài khoản tạm ứng trung gian, bút toán sau: Nợ TK 1510, 1911 Có TK 1610, 1932 - Bước 11: Khi dự tốn thức cấp có thẩm quyền phê duyệt Nhập dự tốn thức phê duyệt phân bổ tới đơn vị sử dụng ngân sách - Bước 12: Đảo dự toán tạm cấp: Lựa chọn “chương trình TABMIS – đảo dự tốn tạm cấp”, lựa chọn tham số (TK dự toán tạm cấp, mã ĐVSDNS, mã kho bạc, TK nguồn tạm cấp…), sau hệ thống tự động đảo dự toán tạm cấp - Bước 13: Huỷ dự toán Thực chuyển dự toán từ tài khoản dự toán phân bổ vào tài khoản dự tốn xóa bỏ, thực thủ cơng tạo Dosier để giảm dự toán Căn 69 định xử lý cấp có thẩm quyền, xác định số dự toán, số cam kết chi, số tạm ứng năm trước khơng chuyển nguồn hủy bỏ, bút tốn sau: Nợ TK 9630 Có TK dự tốn phân bổ