THỰC TRẠNG HẠCH TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI XÍ NGHỆP IN LĐ XH

THỰC TRẠNG HẠCH TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI XÍ NGHỆP IN LĐ XH I. ĐẶC ĐIỂM KINH TẾ – KỸ THUẬT VÀ TỔ CHỨC BỘ MÁY HĐKD TẠI XÍ NGHIỆP IN LĐ – XH CÓ ẢNH HƯỞNG ĐẾN HẠCH TOÁN NVL 1. Lịch sử hình thành và phát triển: - Tên doanh nghiệp: Xí nghiệp In Lao động – Xã Hội - Tên giao dịch: Labour and Social Printing Company Viết tắt: LASAPCOM. Địa chỉ: Ngõ Hoà Bình 4 - phường Minh Khai - quận Hai Bà Trưng - Hà Nội. - Ngành nghề kinh doanh: In ấn các ấn phẩm, tài liệu, sách báo, biểu mẫu, tạp chí, nhãn mác các loại. Xí nghiệp In Lao động – Xã hội là một doanh nghiệp Nhà nước thuộc Bộ Lao động Thương binh và Xã hội hoạt động theo nguyên tắc hạch toán kinh tế độc lập, có tư cách pháp nhân, có con dấu riêng và được mở tài khoản tại ngân hàng Nhà nước. Được hình thành từ ngày 8/11/1983 với quy mô ban đầu là xưởng in nhằm phục vụ công tác in ấn trong ngành (QĐ thành lập 287QDD/TB-XH ngày 8/11/1983 của Bộ trưởng Bộ Thương binh và Xã hội). Hiện nay doanh nghiệp được phép đặt trụ sở chính tại ngõ Hoà Bình 4 - phường Minh Khai - quận Hai Bà Trưng - Hà Nội. Sau một thời gian họat động, xưởng in đã phát triển với quy mô lớn hơn và nhiệm vụ cũng nặng nề hơn. Bộ Thương binh và Xã hội đã quyết định chuyển xưởng in thành công ty In Bộ Thương binh và Xã hội (QĐ 138/QĐTB- XH ngày 4/9/1986). Bộ Lao động Thương binh và Xã hội là do hai bộ sát nhập thành đó là Bộ Lao động và Bộ Thương binh Xã hội. Ngày 23/11/1988 Bộ trưởng Bộ Lao động thương binh và xã hội quyết định thành lập xí nghiệp sản xuất dịch vụ phục vụ đời sống trực thuộc Bộ (QĐ 156/LĐTBXH-QĐ). Năm 1990 do chuyển đổi nền kinh tế hoạch hoá tập trung sang nền kinh tế thị trương, để phù hợp với tình hình mới, Bộ Lao động Thương binh xã hội lại quyết định thành lập công ty sản xuất dụng cụ tàn tật (theo QĐ 152/LĐTBXH-QĐ ngày 20/3/1993) trên cơ sở tách ra từ công ty In và sản xuất dụng cụ người tàn tật. Theo QĐ 373-201 QĐ-BLĐTBXH ngày 5/4/2001 của Bộ trưởng Bộ Thương binh Xã hội về việc đổi tên Nhà In Bộ Lao động Thương binh Xã hội thành Công ty In LĐ – XH và được bổ sung nhiệm vụ đối với Nhà In Bộ Lao động Thương binh Xã Hội. Năm 2004, thực hiện việc sát nhập và trở thành Xí nghiệp in thuộc Nhà xuất bản LĐ - XH và chuyển từ hạch toán độc lập sang hạch toán phụ thuộc. Chỉ tiêu xác định của xí nghiệp in LĐ - XH Chỉ tiêu Đơn vị Số lượng Số LĐ trung bình Người 76 Doanh thu năm 2003 Đồng 9.873.865.336 Doanh thu 6 tháng đầu năm 2004 Đồng 3.042.010.128 Nguồn vốn kinh doanh (30/06/04) Đồng 1.531.635.908 Từ năm 1992 sau khi được thành lập, lại là doanh nghiệp Nhà nước độc lập, xí nghiệp In đã có nhiều bước phát triển với các hàng in ấn như: các tài liệu, biểu mẫu, sách báo, tạp chí, áp phích… Là một doanh nghiệp với quy mô nhỏ, xí nghiệp In đã tính tăng bộ máy hành chính và đội ngũ cán bộ công nhân viên từ 125 đến 135 người, trong đó có 30 kỹ sư, 25 trung cấp, 40 công nhân kỹ thuật và 45 công nhân cấp bậc. BẢNG KHÁI QUÁT TÌNH HÌNH HOẠT ĐỘNG CỦA XÍ NGHIỆP IN LAO ĐỘNG – XÃ HỘI QUA MỘT SỐ CHI TIẾT Chỉ tiêu 2001 2002 Quý 2 năm 2003 Tổng doanh thu 9.000.000.000 11.000.000.000 4.000.000.000 Số phải nộp NSNN 2.000.000.000 4.000.000.000 1.000.000.000 Thu nhập BQ 500.000 600.000 550.000 * Quy trình công nghệ sản xuất: Từ khi chính thức là một doanh nghiệp Nhà nước, xí nghiệp chỉ có những trang thiết bị cũ lạc hậu, chỉ có một máy in OFFSET, còn lại là máy in TIPO. Để đảm bảo đủ sức cạnh tranh trên thương trường, từ năm 1994 cho đến 1997, xí nghiệp đã thực hiện việc đầu tư gần 7 tỷ đồng cho giàn máy in OFFSET hiện đại. Hiện nay xí nghiệp in đã chuyển sang in hoàn toàn bằng công nghệ OFFSET. Do đặc điểm cũng như tính chất của xí nghiệp in, ở đây quy trình sản phẩm chia thành các bước công nghệ chủ yếu khi nhận hợp đồng ký kết của khách hàng. Phòng kế hoạch sẽ chuyển xuống bộ phận của quá trình sản xuất, phải qua các bước công nghệ sau: - Thiết kế kỹ thuật: Khi nhận được tài liệu gốc, bộ phận thiết kế kỹ thuật trên cơ sở nội dung in thiết kế nên các yêu cầu in. - Vi tính: Đưa bản thiết kế vào vi tính, tiến hành điều chỉnh bố trí các trang in, tranh, ảnh, dòng, cột, kiểu chữ… (to nhỏ, độ đậm). - Công tác phim: Tiến hành sửa và sắp xếp phim để khi in hợp với khổ in. - Bình bản: Trên cơ sở các tài liệu, phim ảnh, bình bản làm nhiệm vụ bố trí tất cả các loại chữ, hình ảnh có cùng một màu có các tấm mica theo từng trang in. - Phơi bản: Trên cơ sở các tấm mica do bộ phận bình bản chuyển sang bộ phận phơi bày có nhiệm vụ chế bản. Thiết kế kỹ thuật Công tác phímChụp ảnhVi tính Bình bản Phơi bản In Hoàn thiện Thành phẩm - In: Khi nhận được các chế bản khuôn in nhôm hoặc kẽm, lúc này bộ phận in OFFSET 4 trang, 10 trang, 16 trang sẽ tiến hành in hàng loạt theo các chế bản khuôn in đó. - Thành phẩm: Khi nhận được các bản in, bộ phận thành phẩm sẽ tiến hành đóng quyển (xén, thành phẩm) kiểm thu thành phẩm đóng gói nhập kho và chuyển cho khách hàng. Các lĩnh vực kinh doanh: Đơn vị thực hiện in ấn các ấn phẩm theo đơn đặt hàng của khách hàng. Các sản phẩm thường là vật mang thông tin đến người sử dụng chúng, chủ yếu là các sản phẩm thường xuyên của đơn vị bao gồm sách, báo, tạp chí, biểu mẫu, nhãn mác . Một thành phẩm in phải trải qua các bước trên và đạt tính năng, công dụng cũng như yêu cầu về chất lượng chủ yếu: - Các chỉ tiêu về chất lượng giấy: Độ trắng, độ dai. - Các chỉ tiêu về chất lượng in: Độ sắc nét của chi tiết in, độ bóng, mầu sắc, CÔNG TRÌNH CÔNG NGHỆ SẢN XUẤT * Đặc điểm tổ chức sản xuất. Xí nghiệp gồm các phân xưởng và các tổ có mối quan hệ ràng buộc lẫn nhau. Xí nghiệp In LĐ – XH là loại hình doanh nghiệp sản xuất nhỏ, sản phẩm làm ra theo đơn đặt hàng của khách hàng yêu cầu, tiến hành tại 4 phân xưởng, mỗi phân xưởng có nhiệm vụ và chức năng riêng của mình. SƠ ĐỒ CÁC PHÂN XƯỞNG Phân xưởng cơ khí Phân xưởng chế bản Phân xưởng in Phân xưởng hoàn thiện - Phân xưởng cơ khí: Có nhiệm vụ sửa chữa thiết bị sản xuất, tiến hành lắp đặt khi có thiết bị mới cho các phân xưởng phục vụ sản xuất. Giám sát các bộ phận trong dây chuyền sản xuất, chấp hành đầy đủ các quy trình lao động và bảo dưỡng máy móc thiết bị. - Phân xưởng chế bản: Đây là phân xưởng được đầu tư máy móc thiết bị hiện đại nhất như: Máy vi tính, máy tráng li tâm, máy phơi. Tại đây các bản thảo mẫu mã của khách hàng do bộ phận kế hoạch chuyển xuống được đưa vào bản in màu, được sắp xếp theo một trình tự nhất định, rồi chuyển tới bộ phận sửa chụp phim, bình bản để tạo nên các tờ in theo đúng tiêu chuẩn kỹ thuật. - Phân xưởng in: Đây là phân xưởng có vai trò trọng yếu trong toàn bộ quy trình sản xuất do các tổ OFFSET đảm nhiệm. Khi nhận đựơc chế bản khuôn in do phân xưởng chế bản chuyển sang phân xưởng in sử dụng kết hợp: + Bản in công giấy, công mực để tạo ra các trang in theo yêu cầu. Giám đốc Phó giám đốc Phòng tổ chức hành chính Phòng kế hoạch sản xuất KD Phòng kế toán tài chính thống kê Phân xưởng hoàn thiện Phân xưởng in Phân xưởng chế bản Phân xưởng cơ khí + Nguyên tắc của quy trình in là sử dụng 4 màu: xanh, đỏ, vàng, đen. Tuỳ thuộc vào yêu cầu màu sắc của từng đơn vị đặt hàng. - Phân xưởng hoàn thiện: Là phân xưởng cuối cùng của công nghệ sản xuất. Do tổ sách và tổ kiểm tra đảm nhiệm, sau khi bộ phận in thành các tờ rồi bộ phận hoàn thiện có nhiệm vụ hoàn thiện một số sản phẩm theo đúng yêu cầu của khách hàng. + Tổ kiểm hoá tiến hành kiểm tra lại yêu cầu tiêu chuẩn kỹ thuật. + Tổ sách đảm nhiệm các công đoạn: Cắt, gấp, khâu, vào bìa, đóng gói, sau đó nhập vào kho thành phẩm và chuyển đến khách hàng. 2. Đặc điểm tổ chức bộ máy HĐKD Để đảm bảo sản xuất có hiệu quả và quản lý tốt quá trình sản xuất của xí nghiệp In Lao động – Xã hội tổ chức theo mô hình trực tuyến với bộ máy quản lý gọn nhẹ. Giám đốc là người chỉ huy cao nhất chịu mọi trách nhiệm với xí nghiệp in, với khách hàng, với tập thể các cán bộ công nhân viên trong xí nghiệp. Giúp việc cho giám đốc là phó giám đốc và một kế toán trưởng, phó giám đốc thay mặt giám đốc giải quyết công việc khi giám đốc đi vắng. Kế toán trưởng là người giúp việc cho giám đốc về công tác chuyên môn của bộ phận kế toán của xí nghiệp. Bên cạnh đó là hệ thống phòng ban phân xưởng. SƠ ĐỒ TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ II. ĐẶC ĐIỂM TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN VÀ BỘ SỔ KẾ TOÁN TẠI XÍ NGHIỆP IN LĐ – XH 1. Đặc điểm tổ chức của bộ máy kế toán Phòng kế toán có nhiệm vụ giải quyết các lĩnh vực liên quan đến công tác tài chính toàn xí nghiệp. Phòng kế toán xí nghiệp gồm có 9 người, trong đó có 6 người có trình độ đại học, 3 người trình độ trung cấp. Xí nghiệp In LĐ – XH là đơn vị hạch toán tập trung nên mọi chứng từ đều được xử lý ở phòng kế toán tại xí nghiệp. Hiện nay xí nghiệp áp dụng hình thức chứng từ ghi sổ. Xí nghiệp sử dụng sổ kế toán tổng hợp, sổ cái tài khoản và sổ chi tiết. Các sổ cái tài khoản chủ yếu gồm sổ cái TK 111, 112, 131, 331, 334, 621, 622, 627 . Xí nghiệp không sử dụng TK 154, 531, 532 do là đơn vị sản xuất theo đơn đặt hàng thực hiện trong thời gian ngắn. - Kế toán trưởng: Là người đứng đầu bộ máy kế toán, tổ chức chỉ đạo toàn diện công tác kế toán, thống kê, thông tin kinh tế và hệ thống kinh tế trong xí nghiệp, là tham mưu giúp giám đốc quản lý điều hành, theo dõi thực hiện công tác tài chính của Nhà nước tại đơn vị. Kế toán trưởng Kế toán tổng hợpThủ khoKế toán thanh toánKế toán TSCDKế toán giá thành Kế toán vật liệu Nhân viên thống kê - Kế toán tổng hợp: Đảm nhận phần hành kế toán tổng hợp, giúp kế toán trưởng một số lĩnh vực theo sự phân công của kế toán trưởng. Ví dụ như có nhiệm vụ tập hợp chi phí, lên chứng từ ghi sổ… - Kế toán TSCĐ: Theo dõi tình hình biến động về TSCĐ, tình hình hao mòn TSCĐ và trích khấu hao TSCĐ xí nghiệp hiện có. - Kế toán thanh toán: Xác định quỹ lương của đơn vị, tính lương cho cán bộ công nhân viên, các khoản trích nộp BHYT, BHXH…Theo dõi các khoản thu chi tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, theo dõi công nợ với khách hàng và khoản nợ của cán bộ công nhân viên. - Kế toán giá thành: Theo dõi tổng hợp để tính giá thành các đơn đặt hàng. - Kế toán NVL: Theo dõi tình hình cung cấp N-X-T trong xí nghiệp. - Thủ kho: Quản lý vật tư, vật liệu làm nhiệm vụ nhập xuất kho khi có chứng từ hợp lệ và có ghi vào thẻ kho. - Nhân viên thống kê: Có trách nhiệm lập báo cáo thống kê tình hình sản xuất của đơn vị, các chỉ tiêu thi đua, thống kê các chỉ tiêu phục vụ lãnh đạo xí nghiệp và báo cáo cấp trên hay các cơ quan liên quan. SƠ ĐỒ TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN TẠI XÍ NGHIỆP IN BỘ LĐ TB – XH 2.Đặc điểm tổ chức bộ sổ kế toán. Hiện nay xí nghiệp In áp dụng hình thức kế toán chứng từ ghi sổ. Theo hình thức này việc ghi sổ kế toán tách rời giữa việc ghi chép theo thứ tự thời gian (ghi nhật ký) và ghi theo hệ thống (ghi theo tài khoản) giữa việc ghi sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết. - Hệ thống kế toán doanh nghiệp áp dụng. + Sổ kế toán tổng hợp + Sổ cái tài khoản - Sổ cái chủ yếu của doanh nghiệp sử dụng là sổ cái TK 111, TK 112, TK 131, TK 331, TK 334, TK 621, TK 622, TK 627… Doanh nghiệp không sử dụng TK 154, TK 531, TK 532 do doanh nghiệp sản xuất theo đơn đặt hàng, vì vậy không có sản phẩm nào tồn kho, không có hàng bị trả lại và không giảm giá hàng bán. Trình tự ghi sổ: - Định kỳ căn cứ vào chứng từ gốc đã kiểm tra đảm bảo tính hợp lý, hợp pháp của chứng từ để phân loại rồi lập chứng từ ghi sổ. - Các chứng từ cần hạch toán được ghi vào sổ kế toán chi tiết. - Căn cứ vào chứng từ ghi sổ đã lập vào sổ cái các tài khoản. - Các chứng từ thu chi TM được thủ quĩ ghi vào sổ quỹ rồi chuyển cho phòng kế toán. - Cuối tháng căn cứ vào sổ kế toán chi tiết lập bảng tổng hợp số liệu chi tiết, kế toán lập chứng từ ghi sổ, căn cứ vào chứng từ ghi sổ để ghi vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ sau đó được dùng vào để ghi sổ cái, căn cứ vào sổ cái các tài khoản lập bảng cân đối phát sinh. Sau đó đối chiếu khớp đúng số liệu ghi trên sổ sái và bảng tổng hợp chi tiết được dùng để lập báo cáo kế toán. Trình tự ghi sổ theo hình thức kế toán: Chứng từ ghi sổ [...]... tế vật liệu tồn đầu+ kỳGiá thực tế vật liệu tồn trong kỳ Đơn giá thực tế bình quân gia quyền = Số lượng vật liệu tồn đầu + kỳ Số lượng vật liệu tồn trong kỳ Giá thực tế vật liệu xuất kho Số lượng vật liệu xuất trong kỳ Đơn giá thực tế bình quân vật liệu = x Ở xí nghiệp In LĐ – XH việc tính giá NVL xuất kho theo phương pháp nhập trước, xuất trước được kế toán theo dõi trong suốt quá trình tính toán Vì... phẩm hỏng vì vậy trị giá thực tế phế liệu thu hồi được đánh giá theo giá ước tính (giá có thể bán được) Giá thực tế của vật liệu xuất kho: Ở xí nghiệp In LĐ - XH thì nguyên vật liệu xuất kho chủ yếu sản xuất theo đơn đặt hàng Khi xuất kho nguyên vật liệu thì kế toán vật liệu tính giá vật liệu xuất kho theo phương pháp nhập trước xuất trước Theo cách tính này thì giá của vật liệu xuất kho là giá của... dùng vật liệu ở xí nghiệp in cũngđược tiến hành dựa trên các phiếu xuất kho và bảng tổng hợp xuất nguyên vật liệu Bảng tổng hợp xuất nguyên vật liệu được sử dụng để lập chứng từ ghi sổ và ghi vào sổ cái Với mỗi bảng xuất vật liệu kế toán phải lập một chứng từ ghi sổ Trên mỗi chứng từ ghi sổ phản ánh rõ mục đích sử dụng vật liệu Kế toán tổng hợp xuất và phân bổ nguyên vật liệu chính ở xí nghiệp In được... loại vật liệu dùng cho công nghệ in của xí nghiệp In đều có bán trên thị trường, giá cả ít biến động Đây cũng là một điều kiện thuận lợi cho xí nghiệp in đỡ phải dự trữ nguyên vật liệu trong kho Các nguồn nhập nguyên liệu xí nghiệp In đều mua ngoài và chủ yếu là các đơn vị có quan hệ mua bán lâu dài với xí nghiệp In như Công ty In Tiến Bộ, công ty văn hoá phẩm…Tất cả các vật tư mua về hầu như xí nghiệp... theo đơn vị đặt hàng xí nghiệp In phải sử dụng một khối lượng nguyên vật liệu bao gồm nhiều thứ, nhiều loại, mỗi loại vật liệu có vai trò, công dụng, tính năng lý, hoá học riêng Để giúp cho công tác hạch toán chính xác một khối lượng vật tư nhiều chủng loại, kế toán vật liệu phải tiến hành phân loại vật liệu Việc phân loại vật liệu dựa trên tiêu thức nhất định đã sắp xếp nhưng vật liệu cùng tiêu thức... ngày kế toán tổng hợp nhập - xuất NVL là công việc không thể thiếu được trong công tác kế toán NVL ở xí nghiệp in LĐ - XH Vì NVL nhập kho hầu hết là mua ngoài và một số được nhập lại kho khi sử dụng không hết Vì vậy kế toán tổng hợp NVL ở xí nghiệp sử dụng những tài khoản chủ yếu sau: TK 152 Nguyên vật liệu) Xí nghiệp in mở các TK cấp 2: TK 1521: Nguyên vật liệu chính TK 1522: Nguyên vật liệu phụ... mỗi loại Xí nghiệp đã tiến hành phân loại vật liệu trên cơ sở công dụng của từng thứ vật liệu đối với quá trình sản xuất Nhờ đó mà kế toán theo dõi được từng công dụng của từng thứ loại vật liệu, cung cấp những thông tin chính xác và giúp cho việc lập kế hoạch thu mua vật liệu được kịp thời Vật liệu của xí nghiệp được phân loại như sau: - Nguyên vật liệu chính: Là đối tượng lao động chủ yếu của xí nghiệp... kho các loại vật liệu Tại xí nghiệp In áp dụng thuế VAT theo phương pháp khấu trừ Theo dõi riêng biệt thuế VAT được khấu trừ và thuế VAT phải nộp III HẠCH TOÁN CHI TIẾT NVL TẠI XÍ NGHIỆP IN LĐ – XH Các loại chứng từ được sử dụng tại xí nghiệp bao gồm: Phiếu thu, phiếu chi, giấy uỷ nghiệm chi, hoá đơn GTGT, biên bản kiểm nghiệm, phiếu nhập kho, phiếu nghỉ BHXH, Các sổ sách sử dụng tại xí nghiệp: Sổ... kế toán Kế toán vật liệu phân thành phiếu nhập, phiếu xuất cho riêng, sau đó ghi vào sổ chi tiết của từng loại vật liệu Phiếu xuất được tính riêng và ghi vào sổ chi tiết tương ứng với từng loại vật liệu xuất và được tập hợp vào bảng kê xuất Cuối tháng kế toán vật liệu lập báo cáo tồn kho theo phương pháp nhập trước xuất trước Giá trị thực tế nguyên vật liệu xuất kho được tính như sau: Giá thực tế vật. .. Cột đơn giá xuất thực tế + Cột thành tiền = Đơn giá x Số lượng tồn IV HẠCH TOÁN TỔNG HỢP NGUYÊN VẬT LIỆU: 1.phân loại nguyên vật liệu và TK hạch toán Xí nghiệp In Lao động – Xã hội là doanh nghiệp sản xuất cỡ nhỏ, sản phẩm làm ra tuỳ vào đơn đặt hàng của khách nên chủng loại mặt hàng rất phong phú, đa dạng Mỗi đơn đặt hàng khác nhau về quy cách, mẫu mã của sản phẩm Do đó nguyên vật liệu ở đây rất đa . THỰC TRẠNG HẠCH TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI XÍ NGHỆP IN LĐ XH I. ĐẶC ĐIỂM KINH TẾ – KỸ THUẬT VÀ TỔ CHỨC BỘ MÁY HĐKD TẠI XÍ NGHIỆP IN LĐ – XH CÓ ẢNH. xuất thực tế. + Cột thành tiền = Đơn giá x Số lượng tồn. IV. HẠCH TOÁN TỔNG HỢP NGUYÊN VẬT LIỆU: 1.phân loại nguyên vật liệu và TK hạch toán. Xí nghiệp In