chương trình quản lý thư điện tử

chơng trình quản lý th điện tử 1.1.Giới thiệu về Exchange Exchange server là một phơng tiện cho phép con ngời liên lạc và chia sẻ thông tin lẫn nhau . Đây chính là một phơng tiện đầy tính năng và rất đáng tin cậy , với nhiều đặc tính và chức năng đối với cả ngời sử dụng cuối lẫn ngời quản lý .Mục đích chính của nó thật đơn giản: cung cấp một cách thực hiện dễ dàng nh- ng đầy quyền năng đối với những ngời liên lạc và cộng tác , đồng thời cung cấp một bộ trình phong phú để tạo những trình ứng dụng có tính cộng tác. E_mail(th điện tử)là một trong những phơng tiện chính của sự liên lạc bằng điện tử của ngày nay, và Exchange server nổi tiếng là một hệ thống E_mail máy chủ/ khách hàng mang tính thực thi cao và có thể tin cậy đợc. Exchange 2000 mở rộng các thế mạnh trong lĩnh vực này, bổ xung sự hỗ trợ đối với Internet protocols và các định dạng thông báo và do đó hỗ trợ phần lớn các trình ứng dụng khách hàng E_mail trên một hệ điều hành hay một bộ trình bất kì phiên bản Exchange 2000 còn mở rộng tính năng th mục công cộng (public folder). Sự hợp nhất này tạo điều kiện dễ dàng hơn đối với các kịch bản quyền năng mà trong đó ngời sử dụng có thể tiếp súc với các bài thảo luận và các nhóm tin Internet bằng cách sử dụng các kĩ thuật tơng tự với các kĩ thuật mà họ sử dụng đối với các trình ứng dụng public folder khác hay các hộp th cá nhân của họ. Cùng một lúc, thông tin folder công cộng ngày nay có sẵn đối với các khách hàng và máy chủ Internet News , chỉ nêu các nghi thức tin tức chuẩn. Các công ty bây giờ có thể chia sẻ và sao chép không chỉ Internet News ( tin Internet) giữa các tổ chức của họ mà còn bất kì thông tin folder công cộng nào sử dụng các nghi thức Internet News .Các folder công cộng của Exchange server với phiên bản Exchange 2000 đã trở thành các kho tàng cộng tác và thảo luận có thể đợc truy cập một cách rộng rãi , đồng thời Exchange còn cung cấp một loạt các đặc tính quyền năng từ tính an toàn và các quy tắc dựa trên máy chủ đến các nhóm điều biến nhằm làm cho sự cộng tác thêm phong phú. Nhng có lẽ nơi mà Exchange server thật sự phân phối tính năng mới và hấp dẫn nhất là nằm trong sự hợp nhất của nó với World Wide Web. Ngoài việc bổ xung một khách hàng cộng tác và E_mail cho các trình kiểm duyệt Internet World Wide Web , Exchange thật sự còn cung cấp một hệ thống phong phú về các giao diện trình ứng dụng nhằm để trng ra bất kì dữ liệu Exchange với web. Đợc biết nh là Active Messaging, các giao diện này cho phép các tác giả trình ứng dụng cộng tác sử dụng công nghệ Windows NT server Active server pages để làm mờ ranh giới giữa các môi trờng Web truyền thống và các trình ứng dụng groupware truyền thống. Ngày nay, bổ xung các bài bình luận hay tính năng làm việc theo nhóm vào các môi trờng Intranet web hoặc việc trng bày th mục đoàn thể trên môi trờng Internet web thật dễ dàng. Nói tóm lại, Microsoft đã mang tính năng của Exchange server vào thế giới của web Microsoft sử dụng tên Exchange cho 2 sản phẩm. Sản phẩm thứ nhất là Microsoft Exchange server một bộ phận của microsoft back office. Exchange server bao gồm cả mộ máy chủ và một nhóm các khách hàng nối với máy chủ. Microsoft còn sử dụng tên Exchange để chỉ khách hàng Exchange với đặc tính giới hạn đi kèm với các hệ điều hành của Microsoft. Windows inbox tơng tự Exchange client, không thể làm việc với Exchange server. Bạn cần cài đặt toàn bộ Exchange client với Exchange Server để đạt đợc tính năng đó 1.2. Các thành phần của Exchange Mục này cung cấp những thông tin tổng quan về đặc trng và các thành phần của Microsoft Exchange 2000 Server. Chủ đề này bao gồm: Đợc tích hợp cùng với Windows 2000 Kỹ thuật lu trữ th mới Phân cấp tổ chức Exchange Tơng thích với các phiên bản trớc của Exchange Có thể thông tin với các hệ thống th khác Công cụ truy cập qua Web Phát triển các ứng dụng của Exchange 1.2.1 Đợc tích hợp cùng với Windows 2000- Integration with Windows 2000 Server Exchange 2000 sử dụng Windows 2000 Active Directory để lu trữ và chia sẻ thông tin với Win2000 Exchange 2000 sử dụng các giao thức vận chuyển đợc xây dựng trong hệ điều hành qua IIS Exchange 2000 dùng DNS trong Win2000 để cho phép các clients và Server đăng kí tự động với chính nó mà không cần công việc của ngời quản trị mạng Exchange 2000 sử dụng các thành phần mạng của Win2000 vì vậy không cần xây dựng các thành phần mạng hay duy t cho Exchange 2000 1.2.1.1 Active Directory (Danh bạ tích cực) Có thể sử dụng AD nh là một nguồn chính cho toàn bộ các đối tợng trong cơ quan hay tổ chức chẳng hạn: các ngời dùng và máy in. Với AD, Có thể lu trữ và tổ chức các thông tin về tài khoản ngời dùng, chẳng hạn nh: Tên truy cập, mật khẩu số điện thoại. Đồng thời có thể mở rộng phạm vi của AD bao gồm các thuộc tính, các loại đối tợng để tập trung hoá, tối u hoá công việc quản trị, cũng nh làm các dữ liệu luôn sẵn sàng cho các ứng dụng truy cập các thông tin trong Active Directory Hình 2.1 Hệ thống Exchange và Active Directory Users and Computers lấy thông tin Hình 2.2 Hơn thế nữa để lu trữ các thông tin về tài khoản ngời dùng, có thể lu trữ đồng thời các thông tin cấu hình Exchange 2000 và các thông điệp của ngời dùng. Vì Exchange 2000 sử dụng Active Directory, toàn bộ thông tin th mục đợc tạo ra và duy trì trong Windows 2000, chẳng hạn nh các đơn vị tổ chức, các nhóm có thể đợc sử dụng trong Exchange 1.2.1 .2. Tích hợp các giao thức vận chuyển-Integrated Transport Protocols Windows 2000 Server tích hợp các giao thức vận chuyển (transport protocols) sử dụng các dịch vụ thông tin trên Internet IIS, khi cài đặt Exchange 2000, toàn bộ các giao thức đợc cung cấp , không kể HTTP, đợc quản lý từ Exchange 2000, đúng hơn là từ IIS HTTP là giao thức theo tiêu chuẩn Internet cho phép các trình duyệt Web trên các clients, (chẳng hạn nh IE) truy cập các thông tin và các ứng dụng. Exchange 2000 cung cấp HTTP và DAV Distributed Authoring and Version. Giao thức DAV cho phép HTTP clients vừa có thể đọc vừa có thể ghi thông tin. Exchange 2000 mở rộng giao thức DVA vì vậy HTTP/DVA clients có thể đọc và ghi thông tin tới các hệ thống lu trữ WEB của Microsoft Internet Mail Access Protocol version4 (IMAP4) là giao thức thông điệp Internet cho phép các clients truy cập Mail từ server đúng hơn là download nó từ Server đến các máy tính của ngời sử dụng. IMAP4 đợc thiết kế cho môi tr- ờng cho các ngời dùng logon vào Server từ bất kì các Workstation khác nhau. Giao thức truyền tin trên mạng (Network News Transfer Protocol-NNTP) là một giao thức chuẩn trên Internet đợc sử dụng trên giao thức TCP/IP cho việc truy cập hệ thống thông tin nhờ các clients tơng thích NNTP. Cũng nh Microsoft Internet Explorer, sử dụng NNTP để cho phép các clients tham gia thảo luận trực tuyến và truy cập vào các th mục public Pots Office Protocol version3 (POP3) là một giao thức trên Internet cho phép các clients download th điện tử từ hòm th trên server tới các máy ngời dùng. Giao thức này làm việc hiệu quả đối với các máy tính không thể duy trì các kết nối thờng xuyên với server Simple Mail Transfer Protocol (SMTP)-Giao thức truyền th đơn giản là một giao thức theo tiêu chuẩn công nghiệp đối với việc gửi th trên Internet, giao thức này đợc Exchange sử dụng để truyền thông tin giũa các server. Exchange mở rộng dịch vụ SMTP của Microsoft bằng việc năng cao tính năng gửi thông tin cơ bản của giao thức này để các ngời quản trị mạng điều khiển mạnh mẽ hơn qua việc định tuyến và gửi các thông điệp 1.2.1.3.Domain Name System Exchange 2000 cần phải đợc chạy cùng với dịch vụ DNS. Exchange 2000 sử dụng DNS bao gồm nâng cao khả năng bảo mật , phân giải tên cho các thông điệp đợc gửi ra các địa chỉ ở bên ngoài Internet , che giấu địa chỉ IP và thực hiện việc phân giả ngợc tên DNS 1.2.2 Kỹ thuật lu trữ trong Exchange 2000 Hệ thống lu trữ Exchange 2000 Server lu trữ cả thông điệp và file sử dụng kỹ thuật lu trữ trên Web . Bạn có thể lu trữ và truy cập các files từ hệ thông lu trữ trên công nghệ Web. Đồng thời hệ thống lu trữ trên Web có thể đợc sử dụng nh một server cộng tác và một diễn đàn công cộng trên mạng Internet. 1.3 Mô hình quản trị của Exchange Mô hình quản trị tổ chức hệ thống Microsoft Exchange 2000 thành tổ chức có địa chỉ và để xử lý các vấn đề liên quan Mô hình quản trị bao gồm: Các nhóm định tuyến và các nhóm quản trị: Các nhóm quản trị đợc sử dụng để xác định lu đồ(mô hình) quản trị của tổ chức, chẳng hạn nh các bộ phận hoặc các đơn vị . Nhóm định tuyến đợc sử dụng để xác định mô hình mạng vật lý của các Server Exchange Các chính sách : Thu thập các thiết định về cấu hình cho các đối tợng của Exchange trong AD. Ngời quản trị có thể xác định các chính sách để điều khiển các thiết bị cấu hình qua nhiều Server. Mỗi chính sách đợc xác định và hoàn toàn độc lập , có thể thay đổi các thông số cấu hình toàn bộ cho các server bằng việc thiết lập các chính sách và ấn định các chính sách đó. Quyền hạn : Exchange dùng mô hình bảo mật của Win2k và AD để quản lý các đối tợng của nó. Mỗi đối tợng của Exchange là một đối tợng trong AD với việc tạo quyền hạn của ngời dùng và nhóm ngời dùng chẳng hạn nh: quyền đọc ,ghi và xoá. Quản lý Public Folder Khi cơ quan hay tổ chức của bạn có các files hay tài liệu, sẵn dùng cho mọi ngời, thì có thể tạo các th mục public (public folder) để phân phối thông tin. Public folder có thể lu trữ các thông điệp hoặc chúng có thể cung cấp các share chung hay các vị trí lu trữ cho mỗi cá nhân. Có thể tạo nhiều Folder khi cần nếu năng lực của Server cho phép. Các th mục có thể đợc sao chép tới các Server khác trong tổ chức . Một public folder cho trớc có thể c trú trong bất kì Exchange server nào trong tổ chức Exchange. Sự trích dẫn tầng dữ liệu là cho phép User truy xuất các dữ liệu trong tổ chức mà không cần phải lo lắng về nơi data đợc định vị về mặt vật lý(có nghĩa là phải xác định đúng Exchange server), thay vào dó User chỉ cần biết nơi data đợc định vị về mặt logic ở trong hệ phân cấp public folder. Sự truy cập public folder đợc duy trì bởi một tập hợp các danh sách kiểm soát truy cập (ACLs) có thể đợc xác lập trên mỗi cơ sở th mục. Sự truy cập th mục có thể đợc gán theo một cơ sở mặc định hoặc mang tính cá nhân cho mỗi User đợc chỉ định, hoặc cho toàn bộ các thành viên của danh sách phân bổ (DL). Nếu bạn trao quyền cho một DL thì bất cứ thành viên nào của DL này cũng sẽ kế thừa quyền đó . Bạn sẽ không bị giới hạn về quyền riêng lẻ trong mỗi ACL đối với một th mục cho trớc, bởi vì bạn có thể gán nhiều trạng thái truy cập khác nhau cho nhiều User hoặc nhiều DL. Một public folder có thể là một nơi lu trữ của nhiều loại đối tợng dữ liệu , bao gồm các tin nhắn Mail, tập tin tài liệu và mẫu điện tử. Tin nhắn Mail là một đối tợng thông dụng nhất mà bạn sẽ thấy trong public folder. Tin nhắn có thể đợc di chuyển bằng thủ công hoặc copy sang một public folder thông qua client . Bởi vì một public folder chỉ là một dạng khác của client trong Exchange, nên tin nhắn có thể đợc gửi đến và gửi đi trực tiếp vào một public folder. Bạn cũng có thể lu giữ tài liệu trong một public folder. Tài liệu này không phải là một phần đính kèm trong một tin nhắn mail , thay vào đó tập tin tài liệu chính là một đối tợng. Ngay khi bạn có thể lu một tài liệu Word hoặc một bản tính Excel vào một th mục hệ thống file trên ổ cứng của bạn, thì bạn có thể đặt các file độc lập vào một public folder. Bởi vì các th mục công cộng đã có sẵn trong nhiều User nên bất cứ User nào đợc cho phép cũng có thể mở, hiệu chỉnh và lu lại các tài liệu này ngay trong public folder. Điều này cho phép một sự hợp tác làm việc trên một tài liệu đơn lẻ. Th mục công cộng hoạt động tơng tự nh các th mục trong mail box của bạn. Các đối tợng có thể đợc di chuyển hay đợc copy sang các public folder bằng một số phơng pháp quen thuộc: - User có thể dùng chuột để kéo và thả một đề mục từ một th mục này sang một th mục khác. - User có thể xác lập các quy tắc Inbox Assistant trong Inbox cá nhân của họ để di chuyển và copy các mail đặc biệt vào một public folder. - User có thể bố trí một đề mục vào một public folder bằng cách dùng đề mục tuỳ chọn New post trong đề mục This folder bên trong menu compose của Exchange client. Phơng pháp này đợc dùng để khởi tạo một đầu vào mới trong một public folder mà không cần phải tạo nó bất kì nơi nào rồi copy hay di chuyển nó vào public folder. Nó sử dụng một mẫu đặc biệt để hỗ trợ cho User trong việc điền vào các thông tin thích hợp cho sự bố trí này. - User có thể gửi các tin nhắn E_mail trực tiếp vào một public folder. Các public folder có thể xuất hiện trong sổ địa chỉ Exchange và vì thế có thể đợc gửi đi nh một thành phần của mail, hoặc chúng có thể là một thành viên của danh sách phân bổ. Các public folder là một loại khác của ngời nhận E_mail Exchange cùng với mail box, DL và các ngời nhận quen thuộc. Thực tế điều này có nghĩa là mail có thể đợc gửi đến và gửi đi từ các đối tợng này. Tất cả chúng đều có địa chỉ E_mail và đều có hiệu lực rõ ràng trong nội bộ Exchange cũng nh bên ngoài Exchange. Chẳng hạn, một ai đó trên Internet có thể gửi mail đến một public folder để nộp một đơn đặt mua một loại hàng hoá nào đó. Thay vì gửi tất cả các đơn đặt hàng nh thế đến một mail box riêng lẻ thì việc gửi nó đến một public folder sẽ làm cho dữ liệu này luôn tiềm ẩn cho một nhóm ngời nhận đơn đặt hàng hoặc cho một quy trình tự động sẽ nhập các đơn đặt hàng này vào một hệ thống mua bán. Bởi vì chúng có thể nhận gửi đợc nên bạn sẽ có lựa chọn là có nên công bố chúng trong Exchange address box hay không. Theo mặc định, các public folder không đợc công bố trên address box, nhng không cần biết chúng có đợc công bố hay không chúng có thể nhận đợc mail gửi đến cho chúng không. Một ví dụ sử dụng điển hình của public folder là đăng kí các public folder vào danh sách server Internet. Việc đăng kí một th mục riêng lẻ vào danh sách server có thể đồng nghĩa với việc tiết kiệm đáng kể lu lợng giao thông SMTP thông qua dịch vụ Mail Internet(IMS)của bạn. Nếu các User độc lập đợc cho phép tự đăng kí đối với danh sách server, thì bạn có thể có sẵn hàng ngàn bản sao của cùng một tin nhắn từ cùng một danh sách server đợc phát đến cổng liên kết đợc xác định cho mỗi User. Bằng cách đăng kí public folder vào một danh sách server, duy nhất một bản sao đợc cần đến để gửi đến cổng Internet hợp tác của bạn, nhng bạn cũng giúp đỡ cho việc duy trì việc phân bổ và các vấn đề bảo hành cho danh sách server đó, có nghĩa là nếu bạn là một ngời cần đến thông tin này thì nó sẽ đợc đa đến cho bạn nhanh hơn và đáng tin cậy hơn. - Phơng pháp thông thờng để đăng kí vào danh sách server và gửi mail đến một địa chỉ Internet đặc biệt và yêu cầu đợc đăng kí. Những danh sách server còn mới sẽ chấp nhận từ bất cứ địa chỉ Internet đặc biệt và yêu cầu đợc dăng kí. Những danh sách server còn mới sẽ chấp nhận từ bất cứ điạ chỉ Internet nào bằng cách yêu cầu User phải bao gồm địa chỉ SMTP sẽ đợc dùng trong lần đăng kí này. Các danh sách cũ hơn và nghiêm ngặt hơn yêu cầu rằng địa chỉ cần đăng kí(trong trờng hợp này là các th mục công cộng) phải là địa chỉ đợc dùng để thực hiện yêu cầu đăng kí này. 1.4 Cài đặt Exchange 2000 Trớc khi cài đặt Exchange 2000, Giao thức NNTP phải đợc cài đặt. Sau đây là các bớc cài đặt giao thức NNTP . một bộ trình phong phú để tạo những trình ứng dụng có tính cộng tác. E_mail(th điện tử) là một trong những phơng tiện chính của sự liên lạc bằng điện tử của. chơng trình quản lý th điện tử 1.1.Giới thiệu về Exchange Exchange server là một phơng tiện cho