MỘT SỐ GIẢI PHÁP GÓP PHẦN XÂY DỰNG VÀ HOÀN THIỆN CƠ CẤU TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ CÔNG TY CƠ KHÍ HÀ NỘI

MỘT SỐ GIẢI PHÁP GÓP PHẦN XÂY DỰNG VÀ HOÀN THIỆN CƠ CẤU TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ CÔNG TY CƠ KHÍ HÀ NỘI Sau thời gian nghiên cứu thực tế tại Công ty Cơ khí Hà Nội em xin đề xuất một số giải pháp nhằm hoàn thiện hơn nữa cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý Công ty trong thời gian tới. 3.1. Hoàn thiện cơ chế quản lý Công ty Cơ khí Hà Nội là doanh nghiệp lớn, thành lập từ năm1958, chịu nhiều ảnh hưởng của cơ chế tập trung quan liêu bao cấp. Những năm qua Công ty đã có nhiều đổi mới nhưng vẫn còn một số điểm cần khắc phục. Với cơ chế quản lý như hiện nay làm cho hoạt động của các phòng ban còn nhiều chỗ chưa hợp lý, chưa phát huy được hết khả năng và sự sáng tạo, năng động, ý thức trách nhiệm ở mỗi phòng ban. Để cơ chế quản lý hoàn thiện hơn, Công ty nên xác định rõ mục tiêu hoạt động cho các phòng ban như: phê duyệt kế hoạch sản xuất kinh doanh, kế hoạch lao động, tiền lương, kế hoạch đầu tư…và giao cho các phòng ban chức năng chịu trách nhiệm thực hiện mục tiêu đó. Về phía Công ty, có trách nhiệm kiểm tra, giám sát, cung cấp phương tiện thực hiện và xây dựng hành lang pháp lý để các phòng ban hoàn thành tốt mục tiêu được giao. Vơi sự thay đổi này, hy vọng mọi công việc hành chính sẽ giảm tới mức tối thiểu, mọi năng lực của Công ty sẽ được tận dụng triệt để. Đối với Công ty Cơ khí Hà Nội, để thực hiện cơ chế kế hoạch hoá theo phương thức hạch toán kinh doanh, tạo quyền chủ động cho các cơ sở thì công tác kế hoạch hoá cần được đổi mới triệt để theo hướng chuyển sang kế hoạch hoá gián tiếp như: thông qua các định hướng, đơn đặt hàng và chính sách kinh tế. 3.2. Sắp xếp lại một số bộ phận phù hợp hơn với nhiệm vụ và đặc điểm sản xuất kinh doanh Trong cơ chế thị trường, đòi hỏi cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý phải luôn được hoàn thiện theo hướng ngày càng thích hợp với mục tiêu và nhiệm vụ sản xuất kinh doanh. Tuy nhiên việc sắp xếp lại các bộ phận chức năng phải đảm bảo được yêu cầu đơn giản và gọn nhẹ. Việc xác định nhiệm vụ, quyền hạn giữa các bộ phận phải rõ ràng tránh trùng lặp, chồng chéo hoặc bỏ sót chức năng, đồng thời đảm bảo tốt nguyên tắc tập trung dân chủ, tận dụng được các chuyên gia. Từ thực tế nghiên cứu cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý Công ty như đã trình bày ở phần 2, em nhận thấy bộ máy quản lý hiện nay của Công ty khá cồng kềnh, nhiều đầu mối quản lý.Vì vậy Công ty nên giảm bớt các đầu mối quản lý làm cho bộ máy lãnh đạo đơn giản, gọn nhẹ nhưng vẫn đảm bảo không bỏ sót chức năng. Có thể theo cách sau: - Sát nhập phòng bảo vệ và phòng quản trị đời sống làm một. Sở dĩ như vậy là vì: xét về mục đích hoạt động, 2 phòng này có khác nhau nhưng xét về chức năng thì 2 phòng tương đối giống nhau. - Sát nhập Kho vật tư vào Xí nghiệp vật tư, vì chức năng của 2 phòng là giống nhau. Với việc thay đổi như trên là điều kiện tiên quyết giúp cho việc tinh giảm bộ máy được nhanh chóng, giảm bớt số lượng phòng ban, lao động quản lý nói riêng và lao động gián tiếp nói chung. Từ đó góp phần giảm chi phí sản xuất cho Công ty. Tuy nhiên sẽ làm cho khối lượng công việc của các cấp quản lý trực tiếp của các phòng mới sát nhập sẽ nặng nề hơn. Song với truyền thống đoàn kết, nhất trí, với tinh thần tương thân tương ái giúp đỡ lẫn nhau của tập thể cán bộ công nhân viên, chắc chắn Công ty sẽ vượt qua được khó khăn trước mắt này. 3.3. Bố trí lại số lượng lao động quản lý trên cơ sở chức năng, nhiệm vụ từng bộ phận Thực tế nước ta hiện nay, hầu hết các doanh nghiệp Nhà nước đều có tỷ trọng lao động gián tiếp quá lớn. Điều này là một trong những nguyên nhân chính làm tăng chi phí sản xuất, tăng giá thành sản phẩm, làm giảm sức cạnh tranh của doanh nghiệp trên thị trường. Qua khảo sát và phân tích thực trạng cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của Công ty Cơ khí Hà Nội cho thấy, số lượng lao động gián tiếp là 237/890 người, chiếm 26.6% trong tổng số cán bộ công nhân viên toàn Công ty. Đây là một tỷ lệ quá lớn so với yêu cầu tinh giảm bộ máy. Vì thế, để hoàn thiện hơn nữa cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý, Công ty cần phải bố trí sắp xếp lao động theo hướng sau: - Đối với Ban giám đốc: việc bố trí 4 người gồm 1 Tổng giám đốc và 3 Phó tổng giám đốc như hiện nay là tương đối hợp lý với chức năng, nhiệm vụ. Tuy nhiên vấn đề đặt ra là Ban giám đốc phải không ngừng nâng cao hơn nữa trình độ quản lý kinh tế, ngoại ngữ, vi tính…để việc quản lý hiệu quả hơn. - Đối với các phòng ban chức năng, cần có sự thay đổi ở các phòng sau: 3.3.1. Văn phòng Công ty Với số lượng công việc hàng ngày không quá lớn mà bố trí 13 người như hiện nay là chưa hợp lý.Điều này gây nên tình trạng lãng phí nhân lực. Do vậy nên có sự bố trí lại lao động, có thể theo hướng sau: Công ty nên chuyển 4 lái xe sang phòng an ninh đời sống( do sát nhập phòng bảo vệ và phòng đời sống). Như vậy, số lao động trong phòng đã giảm được 4 người. Mặt khác, phòng phải nâng cao hơn nữa trình độ trong phòng. 3.3.2. Phòng tổ chức nhân sự Với số lượng và sự phân công nhiệm vụ như hiện nay nhìn chung là hợp lý. Tuy nhiên theo dự kiến phòng có thêm nhiệm vụ quản lý về định mức lao động, vì đây là công việc phù hợp với chuyên môn nhiệm vụ của phòng. Do vậy, phòng tổ chức cần bổ sung thêm 1 cán bộ phụ trách định mức lao động. Tuy nhiên để làm tốt công việc này, đòi hỏi cán bộ phải có cả trình độ và kinh nghiệm vì phải thường xuyên quan hệ với phòng kỹ thuật để có thể xây dựng định mức lao động chính xác và phù hợp. Việc nhận thêm 1 người, phòng có thể tận dụng ngay trong Công ty mà không cần tuyển thêm, có thể sắp xếp cán bộ phòng kỹ thuật có kinh nghiệm về định mức. Hiện nay trong Công ty, tại một số phân xưởng chính cũng có nhân viên kế hoạch phụ trách về định mức lao động, nên có thể chọn một người trong số này. Đồng thời phải khuyến khích và tạo điều kiện cho cán bộ này đi bồi dưỡng nâng cao kiến thức. 3.3.3. Phòng kế toán tài chính thống kê Với biên chế 13 người của phòng hiện nay là khá lớn so với chứcnăng và nhiệm vụ của phòng khi mà số lượng hợp đồng không lớn, các nghiệp cụ phát sinh không nhiều mà chỉ tập trung vào một số lĩnh vực chủ yếu như: vật tư, tiền mặt, lương, giá thành sản phẩm, thanh toán. Do đó, phòng cần thực hiện việc giảm biên chế số lượng cán bộ trong phòng, tuy nhiên vẫn phải đảm bảo hoàn thành công việc được giao. Do tài sản cố định của Công ty ít biến động lớn, nghiệp vụ không thường xuyên xảy ra nên không nhất thiết phải có 1 nhân viên chuyên trách, có thể giao cho kế toán viết phiếu hoá đơn kiêm nhiệm. Công việc viết phiếu hoá đơn có thể giao cho nhân viên kế toán tiền mặt, thủ quỹ. Nhân viên kế toán tiền lương có thể đảm nhiệm công việc của kế toán thanh toán. Chỉ cần 3 nhân viên kế toán tính giá thành sản phẩm : 1 của các xưởng cơ khí; 1 tính giá thành xưởng Cán thép;1 của các xưởng còn lại là xưởng Đúc, Bánh răng. Sau khi sắp xếp, cơ cấu của phòng KT TK- TC sẽ như sau: Như vậy, sau khi bố trí lại, số nhân viên trong phòng đã giảm đi 4 người. Đồng thời, đảm bảo 100% cán bộ nhân viên trong phòng đều có trình độ từ đại học trở lên. 3.4. Nâng cao trình độ của cán bộ nhân viên thông qua công tác đào tạo, tuyển dụng, tuyển chọn nhân viên. Trước sự cạnh tranh gay gắt của các doanh nghiệp trong và ngoài nước, để có thể tạo chỗ đứng vững chắc trên thị trường thì các doanh nghiệp không chỉ cần trang bị cơ sở vật chất hiện đại mà còn phải có một đội ngũ cán bộ công nhân viên đủ về số lượng, mạnh về chất lượng. Nắm bắt được tầm quan trọng đó, Công ty Cơ khí Hà Nội, trong những năm qua đã không ngừng đẩy mạnh công tác nâng cao trình độ đội ngũ lao động. Song do kinh phí có hạn nên mới chỉ có một số cán bộ lãnh đạo chủ chốt được cử đi học tập nâng cao chuyên môn nghiệp vụ. Vì vậy Công ty cần có kế hoạch đào tạo bồi dưỡng nâng cao nghiệp vụ cho các cán bộ nhân viên quản lý để nâng cao hiệu quả quản lý, đồng thời, giảm thiểu được số lao động gián tiếp. Qua thời gian thực tập tại Công ty, theo em việc đào tạo nâng cao chuyên môn nghiệp vụ cho cán bộ nên thực hiện theo các bước sau: S tt Chức danh Số người Trưởng phòng 1 2 Phó phòng 1 3 Kế toán tổng hợp 1 4 Kế toán tiền lương, thanh toán 1 5 Kế toán tiền mặt, thủ quỹ 1 6 Kế toán tài sản cố định, viết phiếu hoá đơn 1 7 Kế toán tính giá thành các xưởng cơ khí 1 8 Kế toán tính giá thành xưởng Cán thép 1 9 Kế toán tính giá thành xưởng Đúc, Bánh răng 1 Tổng số 9 - Rà soát lại số lượng lao động quản lý, tiến hành đánh giá trình độ, năng lực của từng người để từ đó tiến hành phân loại cán bộ theo các tiêu chuẩn mà Công ty đã đề ra. - Trong quá trình cử các cán bộ đi học, các phòng ban vẫn phải đảm bảo hiệu quả quản lý. Vì vậy, yêu cầu đặt ra là phải có kế hoạch phù hợp, đồng thời phải xác định thời điểm thích hợp nhất để cho đi đào tạo. - Lập kế hoạch lâu dài về đào tạo cán bộ nhân viên đưa vấn đề này vào mục tiêu chiến lược, chương trình thưc hiện của Công ty, đa dạng hoá phương thức đào tạo. 3.5. Xây dựng tiêu chuẩn cho cán bộ Đối với bất kỳ một tổ chức, một công ty hay doanh nghiệp nào, cán bộ quản lý cũng đóng một vai trò quan trọng trong sự sống còn của doanh nghiệp. Vì vậy đòi hỏi cán bộ quản lý không những có chuyên môn năng lực mà còn phải có tư cách đao đức tốt. Xuất phát từ tầm quan trọng của cán bộ quản lý đối với doanh nghiệp nên việc xây dựng tiêu chuẩn nghiệp vụ cho các cấp lãnh đạo của Công ty phải dựa trên tiêu chuẩn nghiệp vụ của Nhà nước, đồng thời kết hợp với chủ trương, phương hướng phát triển ngành trên cơ sở đánh giá thực trạng đội ngũ cán bộ quản lý của Công ty. Từ cơ sở đó, Công ty có tiêu chuẩn để xây dựng đội ngũ cán bộ quản lý có chất lượng thông qua khâu đào tạo hay tuyển dụng nhân viên . Đánh giá tổng quát, ban lãnh đạo cần có những phẩm chất sau: - Thứ nhất, phải có phẩm chất chính trị, đó là phải trung thành với Đảng, với Nhà nước, thực hiện theo đường lối, chính sách của Đảng và Nhà nước. Có khả năng và ý chí làm giàu trong khuôn khổ pháp luật và thông lệ của thị trường. Tôn trọng pháp luật và nhất thiết phải qua một trường lãnh đạo từ thấp đến cao. - Thứ hai: Phải có năng lực lãnh đạo và tổ chức quản lý. Đó là phải có cách tổ chức và điều hành bộ máy, phải biết lãnh đạo có trọng tâm, nhạy cảm với cái mới, có óc sáng tạo, có khả năng quan sát, biết tổ chức bộ máy quản lý phù hợp, biết thưởng phạt nghiêm minh, biết phân công đúng người, đúng việc. - Thứ ba: Về tư cách đạo đức, phải là những người có uy tín, sống công bằng, có thiện chí với mọi người, phải trung thực và không có biểu hiện tham nhũng. - Thứ tư: Phải có năng lực chuyên môn nghiệp vụ, đó là phải có trình độ học vấn nhất định về chuyên môn, chuyên ngành, có nghiệp vụ quản lý, có trình độ giao tiếp xã hội. Dựa vào các tiêu chuẩn kể trên, chúng ta có thể xây dựng tiêu chuẩn nghiệp vụ cho các cấp trong Công ty như sau: - Đối với Ban giám đốc : + Trình độ học vấn: Phải là người tốt nghiệp đại học, trên đại học một chuyên ngành cơ bản, đặc biệt ở đây là ngành cơ khí và phải có bằng cấp về ngoại ngữ, tin học, lý luận chính trị. Ngoài ra cần phải có trình độ giao tiếp xã hội. + Trình độ năng lực lãnh đạo và tổ chức quản lý: Phải là người am hiểu sâu rộng về lĩnh vực mình quản lý và trình độ nghiệp vụ, có năng lực làm việc, lãnh đạo, chỉ huy và có vai trò tổ chức tốt, có khả năng tập hợp, đoàn kết quần chúng, biết tổ chức bộ máy quản lý phù hợp, biết thưởng phạt nghiêm minh, biết dùng người, giao việc đúng người đúng việc đúng chuyên môn. + Phẩm chất chính trị: Phải là người có phẩm chất chính trị tốt, trung thành với đường lối chủ trương của Đảng và Nhà nước, hết lòng tận tuỵ đưa Công ty ngày thêm phát triển, ngoài ra cần phải có trình độ lý luận chính trị cao. + Về tư chất đạo đức: Ban giám đốc là những người có uy tín nhất trong Công ty, vì thế yêu cầu phải là tấm gương cho các cán bộ công nhân viên chức, sống công bằng có thiện chí với mọi người và phải trung thực đặc biệt không có biểu hiện tham nhũng. + Về thâm niên công tác: Phải có ít nhất mười năm trong ngành cơ khí, chế tạo máy, có sức khoẻ và tuổi đời không quá 60. - Đối với các bộ phận, phòng ban chức năng: + Về trình độ học vấn: Phải là người có trình độ đã tốt nghiệp từ cao đẳng trở lên, nên biết ngoại ngữ, tin học. + Về trình độ quản lý : Có năng lực tổ chức quản lý, điều hành công việc, có khả năng đoàn kết tập hợp quần chúng, dám quyết đoán và chịu trách nhiệm trước quyết định của mình. + Phẩm chất chính trị : trung thành với đường lối chủ trương của Đảng và Nhà nước, nắm rõ phương hướng phát triển của Công ty , có trình độ lý luận từ trung cấp trở lên. + Tư cách đạo đức: là những người có uy tín, yêu nghề, có ý thức thực hiện tốt nhiệm vụ của mình. Thực hiện tốt công tác này, đảm bảo các cán bộ nhân viên quản lý có đủ tiêu chuẩn nghiệp vụ, Công ty Cơ khí Hà Nội đã phần nào thực hiện tốt việc hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của Công ty . 3.6. Cải thiện điều kiện làm việc của lao động quản lý Đặc thù của lao động quản lý là hao tổn chất xám, do vậy dễ tạo ra căng thẳng về tâm lý. Vì vậy, việc cải thiện điều kiện làm việc là việc làm rất cần thiết cho năng suất lao động được cao hơn. - Thực tế tại Công ty Cơ khí Hà Nội cho thấy, tình hình bố trí mặt bằng của Công ty còn chưa tốt, phòng KCS, trung tâm kỹ thuật điều hành sản xuất còn gồm các phân xưởng sản xuất, do đó cần áp dụng các biện pháp chống ồn, mở rộng diện tích các phòng ban đồng thời bổ sung nâng cấp các phòng ban. - Trong những năm qua, Công ty đã trang bị máy vi tính cho các phòng ban chức năng, phát triển ứng dụng phần mềm máy vi tính vào công việc, song lượng vẫn còn ít, chưa đáp ứng được tối đa yêu cầu công việc. Vì vậy Công ty phải cung cấp đầy đủ các dụng cụ văn phòng cần thiết cho các phòng ban, tạo điều kiện làm việc được thoải mái, khoa học. Bên cạnh việc cải thiện điều kiện làm việc, Công ty cần tạo ra một bầu không khí vui vẻ, đoàn kết và dân chủ hơn để lao động quản lý làm việc có hiệu quả hơn nữa. Có thể áp dụng các biện pháp sau: - Có những biện pháp bố trí sử dụng cán bộ hợp lý, đánh giá đúng mức kết quả lao động của họ để khen thưởng kịp thời. - Có kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng cán bộ công nhân viên theo yêu cầu của các phòng ban chức năng và đơn vị sản xuất cũng như nguyện vọng của các cá nhân. - Cải thiện điều kiện lao động, nâng cao phúc lợi vật chất cho cán bộ công nhân viên. Quan tâm hơn nữa đến các chính sách nghỉ ngơi, giải trí cho cán bộ công nhân viên sau khi đã làm việc căng thẳng, từ đó tạo lòng tin cho họ vào doanh nghiệp. - Sử dụng các biện pháp giáo dục thuyết phục để nâng cao tinh thần làm việc, làm chủ tập thể, tạo ra tình đoàn kết, gắn bó giúp đỡ lẫn nhau trong công việc cũng như trong cuộc sống. 3.7. Biện pháp kinh tế Biện pháp kinh tế mà Công ty áp dụng hiện nay chủ yếu là mở rộng quản lý kinh doanh đa dạng hoá các loại hình kinh doanh nhằm tạo thêm việc làm, tăng thu nhập cho cán bộ công nhân viên toàn Công ty, kích thích họ làm việc tích cực hơn. Bên cạnh đó, Công ty nên áp dụng đòn bẩy kinh tế làm cho các phòng ban cũng như đơn vị sản xuất quan tâm và có trách nhiệm vật chất về kết quả những quyết định đề ra, hướng cho các phân xưởng và người lao động vào việc giải quyết các nhiệm vụ, kế hoạch được giao. Một số biện pháp cụ thể mà Công ty có thể áp dụng là: - Khuyến khích bằng vật chất đối với các đơn vị, cá nhân hoàn thành vượt chỉ tiêu kế hoạch - Thưởng bằng vật chất đối với các đơn vị cá nhân có đóng góp thiết thực vào việc hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý Công ty . - Động viên khuyến khích bằng vật chất đối với các đơn vị, cá nhân tích cực tìm kiếm nguồn hàng, thị trường tiêu thụ có sáng kiến về biện pháp quản lý kinh tế hiệu quả. 3.8. Các biện pháp khác. Ngoài những biện pháp trên, Công ty nên thực hiện thường xuyên các biện pháp sau: - Kiểm tra lại toàn bộ những vị trí lao động trong bộ máy quản lý cua Công ty, pháp hiện những vị trí trùng lặp, không đúng chức năng để sắp xếp cho phù hợp hơn. - Tổ chức chặt chẽ lề lối làm việc trong bộ máy quản trị Công ty, tăng cường kỷ luật lao động, duy trì nội quy làm việc nghiêm túc có kỷ luật. - Tham khảo ý kiến của cán bộ công nhân viên chức trong Công ty đối với việc hoàn thiện cơ cấu tố chức bộ máy quản lý . - Giáo dục ý thức trách nhiệm, tinh thần tự giác của cán bộ công nhân viên chức trong việc thực hiện đầy đủ trách nhiệm, nhiệm vụ của mình. Tất cả các biện pháp nêu trên cần phải được thực hiện một cách đồng bộ, dần dần từng bước. Có như vậy mới hoàn thiện được cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của Công ty nhằm mục tiêu xây dựng bộ máy quản lý có hiệu quả nhất trong cơ chế thị trường hiện nay. [...]... đề quản lý vào các công việc, và người ta đã chứng minh được hiệu quả từ việc áp dụng các biện pháp quản lý đối với các công việc hay nói cách khác, đó là cách làm việc có tổ chức Chính vì lý do đó mà người ta đã coi việc có một cơ cấu tổ chức hoàn thiện với những cán bộ quản lý năng động, có trình độ sẽ là tài sản quý giá nhất và quan trọng nhất đối với bất kỳ tổ chức nào Đối với Công ty Cơ khí Hà Nội, ... có rất nhiều cố gắng trong việc đổi mới cơ cấu tổ chức bộ máy, đổi mới hoạt động sản xuất kinh doanh, từ đó đã giúp Công ty đạt được những thành tựu to lớn, từng bước khẳng định vị trí của mình trên thị trường trong và ngoài nước, góp phần ổn định việc làm, nâng cao thu nhập cho người lao động Tuy nhiên, trên thực tế, về cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý vẫn còn một số hạn chế cần được khắc phục trong thời... thực tập tại Công ty, dưới sự dẫn dắt của thầy giáo Nguyễn Hữu Chí cùng các cô chú phòng Tổ chức em đã hoàn thành khoá luận này Song do thời gian có hạn, kinh nghiệm thực tế chưa nhiều, trình độ và khả năng còn hạn chế nên bài viết khó tránh khỏi những thiếu sót Em rất mong nhận được sự đóng góp ý kiến của các thầy cô và các cô chú trong Công ty để khoá luận được hoàn thiện hơn Em xin chân thành cám ơn... nhận được sự đóng góp ý kiến của các thầy cô và các cô chú trong Công ty để khoá luận được hoàn thiện hơn Em xin chân thành cám ơn Thạc sỹ Nguyễn Hữu Chí cùng Ban lãnh đạo, phòng Tổ chức Công ty Cơ khí Hà Nội đã giúp em hoàn thành khoá luận này . MỘT SỐ GIẢI PHÁP GÓP PHẦN XÂY DỰNG VÀ HOÀN THIỆN CƠ CẤU TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ CÔNG TY CƠ KHÍ HÀ NỘI Sau thời gian nghiên cứu thực tế tại Công ty Cơ khí. Hà Nội em xin đề xuất một số giải pháp nhằm hoàn thiện hơn nữa cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý Công ty trong thời gian tới. 3.1. Hoàn thiện cơ chế quản lý