quy trình nhập kho và kiểm tra hàng hóa nhập kho GSP bệnh viện

BỆNH VIỆN ĐA KHOA VÙNG TÂY NGUYÊN KHOA DƯỢC QUY TRÌNH THAO TÁC CHUẨN Quy trình nhập thuốc kiểm tra thuốc nhập kho Mã hiệu: GSP-D-01 Lần ban hành: 01 Ngày ban hành: ./ /2020 MỤC LỤC SỬA ĐỔI TÀI LIỆU MỤC ĐÍCH PHẠM VI TÀI LIỆU VIỆN DẪN ĐỊNH NGHĨA/VIẾT TẮT NỘI DUNG QUY TRÌNH BIỂU MẪU HỒ SƠ CẦN LƯU Trách nhiệm Họ tên Soạn thảo Trần Thị Hoài Phương Xem xét Trần Thị Thúy Nga Phê duyệt Nguyễn Đại Phong Điều dưỡng trưởng Trưởng Khoa Dược Giám đốc bệnh viện Chữ ký Chức vụ 1/9 BỆNH VIỆN ĐA KHOA VÙNG TÂY NGUYÊN KHOA DƯỢC QUY TRÌNH THAO TÁC CHUẨN Quy trình nhập thuốc kiểm tra thuốc nhập kho Mã hiệu: GSP-D-01 Lần ban hành: 01 Ngày ban hành: ./ /2020 SỬA ĐỔI TÀI LIỆU Yêu cầu Trang / Phần sửa đổi/ liên quan bổ sung việc sửa đổi Lần ban Mô tả nội dung sửa đổi hành / Lần sửa đổi Ngày ban hành 2/9 BỆNH VIỆN ĐA KHOA VÙNG TÂY NGUYÊN KHOA DƯỢC QUY TRÌNH THAO TÁC CHUẨN Quy trình nhập thuốc kiểm tra thuốc nhập kho Mã hiệu: GSP-D-01 Lần ban hành: 01 Ngày ban hành: ./ /2020 MỤC ĐÍCH Đảm bảo việc nhập kho, kiểm tra thuốc trước nhập kho thực việc giao nhận, lập chứng từ toán quy định hành PHẠM VI Áp dụng cho việc nhập kho thuốc (thuốc hóa dược, thuốc dược liệu, thuốc cổ truyền, vắc xin, sinh phẩm) nhập vào Bệnh viện từ nhà phân phối (kể thuốc người bệnh trả lại) Bộ phận Thống kê dược, Bộ phận kho dược Khoa Dược Bộ phận kế tốn dược (Phòng Tài Kế tốn) chịu trách nhiệm thực kiểm sốt quy trình TÀI LIỆU VIỆN DẪN - Tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2015 - Luật Dược số 105/2016/QH13 ngày 06/4/2016 Quốc hội khóa 13 - Thơng tư số 36/2018/TT-BYT ngày 22/11/2018 Bộ trưởng Bộ Y tế quy định vể Thực hành tốt bảo quản thuốc, nguyên liệu làm thuốc - Thông tư số 22/2011/TT-BYT ngày 10/6/2011 Bộ trưởng Bộ Y tế quy định tổ chức hoạt động Khoa Dược - Thông tư số 23/2011/TT-BYT ngày 10/6/2011 Bộ trưởng Bộ Y tế hướng dẫn sử dụng thuốc sở y tế có giường bệnh - Nghị định số 104/2016/NĐ-CP ngày 01/7/2016 Chính phủ quy định hoạt động tiêm chủng - Thông tư số 34/2018/TT-BYT ngày 16/11/2018 Bộ trưởng Bộ Y tế quy định chi tiết số điều nghị định số 104/2016/NĐ-CP ngày 01 tháng năm 2016 Chính phủ quy định hoạt động tiêm chủng ĐỊNH NGHĨA/VIẾT TẮT - BHYT: Bảo hiểm y tế - BM: Biểu mẫu - K/P: Khoa/phòng - KD: Khoa Dược - NB: Người bệnh 3/9 BỆNH VIỆN ĐA KHOA VÙNG TÂY NGUYÊN KHOA DƯỢC QUY TRÌNH THAO TÁC CHUẨN Quy trình nhập thuốc kiểm tra thuốc nhập kho - PTCKT: Phòng TCKT - PM: Phần mềm Mã hiệu: GSP-D-01 Lần ban hành: 01 Ngày ban hành: ./ /2020 NỘI DUNG QUY TRÌNH Bước Nơi Người Hướng dẫn chi tiết thực thực thực 1) Nhận hàng Kho Hội đồng Kiểm tra hàng hóa nhập vào so xếp kiểm nhập với phiếu đặt hàng bao gồm: hàng vào kho o Số lượng o Giá thành (so với giá hợp đồng giá điều chỉnh (nếu có)) o Chất lượng hàng hóa (bao bì đóng gói: vỏ, hộp, cảm quan bên ngồi …) o Điều kiện bảo quản thuốc (đặc biệt vắc xin) o Số lô, hạn dùng, số đăng ký o Nơi sản xuất Kho Trưởng Sắp xếp hàng hóa vào kho KD nơi quy định (kho thuốc thường, Thủ kho kho vắc xin,…) Trường hợp sản phẩm không đạt yêu cầu nhập kho thực biệt trữ trả lại nhà cung ứng Đối với thuốc người bệnh trả lại K/P trả lại, Trưởng KD đánh giá chất lượng định việc tiếp tục sử dụng biệt trữ chờ hủy 2) Lập sổ Kho Thủ kho Lập sổ kiểm nhập thuốc có đầy kiểm nhập đủ chữ ký thành viên hội thuốc đồng kiểm nhập đính kèm hóa đơn bán hàng Giao sổ kiểm nhập thuốc (đính kèm hóa đơn) cho phận thống kê dược kèm theo bảng liệt kê số Lưu ý Đảm bảo hàng hóa nhập hàng đủ số lượng, chất lượng Thực theo quy định Nhà nước 4/9 BỆNH VIỆN ĐA KHOA VÙNG TÂY NGUYÊN KHOA DƯỢC Bước thực Nơi QUY TRÌNH THAO TÁC CHUẨN Quy trình nhập thuốc kiểm tra thuốc nhập kho Người thực thực Mã hiệu: GSP-D-01 Lần ban hành: 01 Ngày ban hành: ./ /2020 Hướng dẫn chi tiết Lưu ý lượng hóa đơn ) Kiểm tra hóa đơn 6) Hồn tất thủ tục nhập kho 7) Lập phiếu đề nghị toán Khoa Dược Bộ phận thống kê dược P.TCKT Kế toán Dược Khoa Dược Thủ kho Thống kê Dược Khoa Thống kê Dược Dược Kiểm tra tính xác hóa đơn: o Thơng tin hành o Sổ kiểm nhập thuốc o Hợp đồng mua sắm: giá thành, số lượng… o Yêu cầu điều chỉnh (nếu có) Chuyển kế tốn phụ trách Dược (P.TCKT) Kiểm tra tính hợp lệ hóa đơn, Sổ kiểm nhập thuốc Nhập in phiếu nhập kho đính kèm hóa đơn bán hàng Sổ kiểm nhập thuốc, trình Trưởng P.TCKT xác nhận Chuyển lại phiếu nhập kho cho thống kê Dược Kiểm tra ký xác nhận phiếu nhập kho Chuyển phiếu nhập kho cho thống kê Dược Thực theo quy định Nhà nước Thực theo quy định Nhà nước 3.Trình ký Trưởng Khoa Dược - Lập phiếu đề nghị tốn - Trình ký chứng từ tốn (hóa đơn, phiếu nhập kho, phiếu đề nghị toán) - Chuyển giao phận phụ trách tốn phòng TCKT Đảm bảo tốn công ty hợp đồng 5/9 BỆNH VIỆN ĐA KHOA VÙNG TÂY NGUYÊN KHOA DƯỢC QUY TRÌNH THAO TÁC CHUẨN Quy trình nhập thuốc kiểm tra thuốc nhập kho Mã hiệu: GSP-D-01 Lần ban hành: 01 Ngày ban hành: ./ /2020 BIỂU MẪU TT Tên Biểu mẫu - Sổ kiểm nhập thuốc - Phiếu nhập kho - Hóa đơn - Phiếu đề nghị tốn - Biên giao, nhận HỒ SƠ LƯU: Hồ sơ lưu bao gồm thành phần sau TT Hồ sơ lưu (bản theo quy định) - Sổ kiểm nhập thuốc - Phiếu nhập kho - Hóa đơn - Phiếu đề nghị toán - Biên giao, nhận 6/9 SỔ KIỂM NHẬP THUỐC 7/9 8/9 BIÊN BẢN GIAO, NHẬN (Ban hành kèm theo Thông tư số 34/2018/TT-BYT ngày 16/11/2018 Bộ trưởng Bộ Y tế) CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc …….1 ., ngày tháng năm 20 BIÊN BẢN GIAO, NHẬN TT Tên thông thường Tên Tên nhà Hàm Số đăng ký Số lô thương sản xuất, lượng, lưu mại nước sản quy hành/Số xuất cách giấy phép đóng nhập gói Hạn sử Số liệu Tình trạng bảo dụng quản (nhiệt độ, VVM, thị đông băng (nếu có) Tình trạng Ghi cảm quan (bao bì, nhãn mác, màu sắc, …) ĐẠI DIỆN ĐƠN VỊ GIAO (Ký, ghi rõ chức danh, họ tên) ĐẠI DIỆN ĐƠN VỊ NHẬN (Ký, ghi rõ chức danh) Địa danh Nếu có nước pha hồi chỉnh kèm theo phải ghi lại thông tin nhà sản xuất, nước sản xuất, đơn vị cung cấp, số lô, hạn sử dụng lô Nhiệt độ: ghi nhiệt độ lúc nhận, VVM: ghi giai đoạn (I, II, III, IV), thị đơng băng: ghi tình trạng (V/X) 9/9 ... Biểu mẫu - K/P: Khoa/phòng - KD: Khoa Dược - NB: Người bệnh 3/9 BỆNH VIỆN ĐA KHOA VÙNG TÂY NGUYÊN KHOA DƯỢC QUY TRÌNH THAO TÁC CHUẨN Quy trình nhập thuốc kiểm tra thuốc nhập kho - PTCKT: Phòng... tính hợp lệ hóa đơn, Sổ kiểm nhập thuốc Nhập in phiếu nhập kho đính kèm hóa đơn bán hàng Sổ kiểm nhập thuốc, trình Trưởng P.TCKT xác nhận Chuyển lại phiếu nhập kho cho thống kê Dược Kiểm tra ký xác... Thực theo quy định Nhà nước 4/9 BỆNH VIỆN ĐA KHOA VÙNG TÂY NGUYÊN KHOA DƯỢC Bước thực Nơi QUY TRÌNH THAO TÁC CHUẨN Quy trình nhập thuốc kiểm tra thuốc nhập kho Người thực thực Mã hiệu: GSP- D-01