MỤC ĐÍCHĐảm bảo việc nhập kho, kiểm tra thuốc trước khi nhập kho và thực hiện việc giao nhận, lập các chứng từ thanh toán đúng quy định hiện hành.. PHẠM VI Áp dụng cho việc nhập kho thuố
Trang 1MỤC LỤC
SỬA ĐỔI TÀI LIỆU
1 MỤC ĐÍCH
2 PHẠM VI
3 TÀI LIỆU VIỆN DẪN
4 ĐỊNH NGHĨA/VIẾT TẮT
5 NỘI DUNG QUY TRÌNH
6 BIỂU MẪU
7 HỒ SƠ CẦN LƯU
Họ tên Trần Thị Hoài Phương Trần Thị Thúy Nga Nguyễn Đại Phong
Chữ ký
Chức vụ Điều dưỡng trưởng Trưởng Khoa Dược Giám đốc bệnh viện
Trang 2SỬA ĐỔI TÀI LIỆU Yêu cầu
sửa đổi/
bổ sung
Trang / Phần liên quan việc sửa đổi
Mô tả nội dung sửa đổi
Lần ban hành / Lần sửa đổi
Ngày ban hành
Trang 31 MỤC ĐÍCH
Đảm bảo việc nhập kho, kiểm tra thuốc trước khi nhập kho và thực hiện việc giao nhận, lập các chứng từ thanh toán đúng quy định hiện hành
2 PHẠM VI
Áp dụng cho việc nhập kho thuốc (thuốc hóa dược, thuốc dược liệu, thuốc cổ truyền, vắc xin, sinh phẩm) được nhập vào Bệnh viện từ các nhà phân phối (kể cả các thuốc do người bệnh trả lại)
Bộ phận Thống kê dược, Bộ phận kho dược của Khoa Dược và Bộ phận kế toán dược (Phòng Tài chính Kế toán) chịu trách nhiệm thực hiện và kiểm soát quy trình này
3 TÀI LIỆU VIỆN DẪN
- Tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2015
- Luật Dược số 105/2016/QH13 ngày 06/4/2016 của Quốc hội khóa 13
- Thông tư số 36/2018/TT-BYT ngày 22/11/2018 của Bộ trưởng Bộ Y tế quy định
vể Thực hành tốt bảo quản thuốc, nguyên liệu làm thuốc
- Thông tư số 22/2011/TT-BYT ngày 10/6/2011 của Bộ trưởng Bộ Y tế quy định
tổ chức và hoạt động của Khoa Dược
- Thông tư số 23/2011/TT-BYT ngày 10/6/2011 của Bộ trưởng Bộ Y tế hướng dẫn
sử dụng thuốc trong các cơ sở y tế có giường bệnh
- Nghị định số 104/2016/NĐ-CP ngày 01/7/2016 của Chính phủ quy định về hoạt động tiêm chủng
- Thông tư số 34/2018/TT-BYT ngày 16/11/2018 của Bộ trưởng Bộ Y tế quy định chi tiết một số điều của nghị định số 104/2016/NĐ-CP ngày 01 tháng 7 năm 2016 của Chính phủ quy định về hoạt động tiêm chủng
4 ĐỊNH NGHĨA/VIẾT TẮT
- BHYT: Bảo hiểm y tế
- BM: Biểu mẫu
- K/P: Khoa/phòng
- KD: Khoa Dược
- NB: Người bệnh
Trang 4- PTCKT: Phòng TCKT
- PM: Phần mềm
5 NỘI DUNG QUY TRÌNH
Bước
thực hiện
Nơi thực hiện
Người
1) Nhận hàng
và sắp xếp
hàng vào kho
Kho Hội đồng
kiểm nhập
1 Kiểm tra hàng hóa nhập vào so với phiếu đặt hàng bao gồm:
o Số lượng
o Giá thành (so với giá trong hợp đồng hoặc giá đã điều chỉnh (nếu có))
o Chất lượng hàng hóa (bao
bì đóng gói: vỏ, hộp, cảm quan bên ngoài …)
o Điều kiện bảo quản của thuốc (đặc biệt là vắc xin)
o Số lô, hạn dùng, số đăng ký
o Nơi sản xuất
Đảm bảo hàng hóa nhập hàng đúng và đủ
số lượng, chất lượng
Kho Trưởng
KD Thủ kho
2 Sắp xếp hàng hóa vào kho đúng nơi quy định (kho thuốc thường, kho vắc xin,…)
3 Trường hợp các sản phẩm không đạt yêu cầu nhập kho sẽ thực hiện biệt trữ và trả lại nhà cung ứng
4 Đối với thuốc do người bệnh trả lại hoặc các K/P trả lại, Trưởng KD đánh giá chất lượng và quyết định việc tiếp tục sử dụng hoặc biệt trữ chờ hủy
2) Lập sổ
kiểm nhập
thuốc
Kho Thủ kho 1 Lập sổ kiểm nhập thuốc có đầy
đủ chữ ký của các thành viên hội đồng kiểm nhập và đính kèm hóa đơn bán hàng
2 Giao sổ kiểm nhập thuốc (đính kèm hóa đơn) cho bộ phận thống
kê dược kèm theo bảng liệt kê số
Thực hiện theo quy định Nhà nước
Trang 5thực hiện
Nơi thực hiện
Người
lượng hóa đơn
3 ) Kiểm tra
hóa đơn
Khoa Dược
Bộ phận thống kê dược
1 Kiểm tra tính chính xác của hóa đơn:
o Thông tin hành chính
o Sổ kiểm nhập thuốc
o Hợp đồng mua sắm: giá thành, số lượng…
o Yêu cầu điều chỉnh (nếu có)
2 Chuyển kế toán phụ trách Dược (P.TCKT)
Thực hiện theo quy định Nhà nước
P.TCKT Kế toán
Dược
3 Kiểm tra tính hợp lệ của hóa đơn, Sổ kiểm nhập thuốc
4 Nhập và in phiếu nhập kho đính kèm hóa đơn bán hàng và Sổ kiểm nhập thuốc, trình Trưởng P.TCKT xác nhận
5 Chuyển lại phiếu nhập kho cho thống kê Dược
6) Hoàn tất
thủ tục nhập
kho
Khoa Dược
Thủ kho 1 Kiểm tra và ký xác nhận trên
phiếu nhập kho
2 Chuyển phiếu nhập kho cho thống kê Dược
Thực hiện theo quy định Nhà nước
Thống kê Dược
3.Trình ký Trưởng Khoa Dược
7) Lập phiếu
đề nghị thanh
toán
Khoa Dược
Thống kê Dược
- Lập phiếu đề nghị thanh toán
- Trình ký bộ chứng từ thanh toán (hóa đơn, phiếu nhập kho, phiếu
đề nghị thanh toán)
- Chuyển giao bộ phận phụ trách thanh toán của phòng TCKT
Đảm bảo thanh toán đúng công
ty đúng hợp đồng
Trang 66 BIỂU MẪU
TT Tên Biểu mẫu
1. - Sổ kiểm nhập thuốc
- Phiếu nhập kho
- Hóa đơn
- Phiếu đề nghị thanh toán
- Biên bản giao, nhận
7 HỒ SƠ LƯU: Hồ sơ lưu bao gồm các thành phần sau
TT Hồ sơ lưu (bản chính hoặc bản sao theo quy định)
1. - Sổ kiểm nhập thuốc
- Phiếu nhập kho
- Hóa đơn
- Phiếu đề nghị thanh toán
- Biên bản giao, nhận
Trang 9BIÊN BẢN GIAO, NHẬN
thông
thường
Tên thương
mại
Tên nhà sản xuất, nước sản xuất
Hàm lượng, quy cách đóng gói
Số đăng ký lưu hành/Số giấy phép nhập khẩu
Số lô Hạn sử
dụng Số liệu Tình trạng bảoquản (nhiệt độ,
VVM, chỉ thị đông băng (nếu có) 3
Tình trạng cảm quan (bao bì, nhãn mác, màu sắc,
…)
Ghi chú
1
2
3
ĐẠI DIỆN ĐƠN VỊ GIAO
(Ký, ghi rõ chức danh, họ và tên) ĐẠI DIỆN ĐƠN VỊ NHẬN(Ký, ghi rõ chức danh)
1 Địa danh
2 Nếu có nước pha hồi chỉnh kèm theo thì phải ghi lại thông tin đối với nhà sản xuất, nước sản xuất, đơn vị cung cấp,
số lô, hạn sử dụng của từng lô.
3 Nhiệt độ: ghi nhiệt độ lúc nhận, VVM: ghi giai đoạn (I, II, III, IV), chỉ thị đông băng: ghi tình trạng (V/X)