Thủ Thuật Trong EXCEL

Thủ thuật trong Excel 1. View Nhóm Tool | Options | Views. Nhóm Show (Mức Application) • Startup Task Pane: Hiện khung chứa các công việc thông thường liên quan đến tạo Workbook, Sherach, Clipboard, Insert Clip Art bên cạnh phải màn hình. • Formular bar: Hiện thanh nhập công thức nằm phía trên các tiêu đề cột (A, B, …) • Status bar: Hiện thị thanh trạng thái làm việc • Windows in Taskbar: Hiển thị riêng biệt các cửa sổ Workbook trên thanh Taskbar của Windows (nếu bỏ chọn thì các cửa sổ Workbook sẽ được hiển thị nhóm lại) Nhóm Comments (Mức Application) • None: Ẩn tất cả các chú thích và ký hiệu có chú thích của ô • Comment indicator only: Chỉ cho hiện ký hiệu có chú thích của ô, khi rà chuột lên thì chú thích sẽ hiện ra. • Comment & indicator: Các chú thích luôn hiện ra trên màn hình bảng tính. Nhóm Objects (Mức Application) • Show all: Cho hiển thị tất cả các đối tượng như Textbox, hình, đồ thị, các hình vẽ từ công cụ Drawing… • Show placeholders: Các đồ thị sẽ biến thành hộp chữ nhật màu xám (làm tăng tốc độ tính toán trong bảng tính) • Hide all: Ẩn tất cả các đối tượng Windows Options • Page breaks: Hiển thị bảng tính trong chế độ phân trang (Sheet) • Formulars: Hiển thị công thức trong các ô chứa công thức, không hiển thị kết quả tính toán (Sheet) • Gridlines: Hiển thị đường lưới mờ phân chia các ô trong bảng tính (Sheet) • Gridlines color: Lựa chọn màu sắc cho đường lưới • Row & column headers: Hiển thị tiêu đề các dòng (1, 2,…) và các cột (A, B, C,…) (Sheet) • Outline symbols: Nếu bạn có sử dụng chức năng Ouline (Data | Group and Outline) và muốn hiện các ký hiệu Outline thì chọn cái này. (Sheet) • Zero values: Cho hiện số 0, nếu bỏ chọn thì các số 0 trên sheet sẽ bị ẩn đi (Sheet) • Horizontal scroll bar: Cho hiện thanh cuốn ngang (Workbook) • Vertical scroll bar: Cho hiện thanh cuốn dọc (Workbook) • Sheet tabs: Cho hiện nhóm tên các sheet bên góc dưới bên trái màn hình. (Workbook 2. Calculation Nhóm Calculation • Automatic: Excel tự động tính toán lại các công thức khi có sự thay đổi trong bảng tính. (Workbook) • Automatic except tables: Excel tự động tính toán lại các công thức khi có sự thay đổi trong bảng tính ngoại trừ các bảng số liệu tạo ra dùng lệnh Data Table sẽ không được tính lại.(Workbook) • Manual: Nhấn F9 để ra lệnh tính toán khi cần, Excel sẽ không tính toán lại các công thức khi có sự thay đổi trong bảng tính. (Workbook) o Recalculate before save: Nếu chọn, Excel sẽ tính toán lại tất cả các công thức trước khi lưu. • Calc Now (F9): Nhấn F9 thì Excel sẽ tính toán lại tất cả các công thức có trong Workbook (Workbook) • Calc Sheet: Nhấn nút này Sheet sẽ được tính toán lại (Sheet) • Iteration: Cho phép tính toán tham chiếu vòng, qui định số lần lặp cho tính toán có tham chiếu vòng. (Thường tính năng này dùng trong dự báo, ước lượng).(Workbook) o Maximum iterations: Số lần tính toán lặp tối đa (số càng lớn thì lần lặp càng lớn, chỉ nhận số nguyên dương) o Maximum change: Độ chính xác của các lần tính toán lặp (số càng nhỏ thì kết quả càng chính xác, nhận giá trị >=0) Nhóm Workbook options (Workbook) • Update remote references: Cho phép tính toán và cập nhập các công thức có tham chiếu đến các Workbook (ứng dụng) khác. • Precision as displayed: Thay đổi ngay tức khắc độ chính của các giá trị lưu trong các ô từ độ chính xác 15 số của phần số thập phân sang độ chính xác theo định dạng hiện tại của ô. • 1904 date system: Sử dụng hệ thống ngày bắt đầu tính toán là 02 tháng 01 năm 1904 (thường sử dụng cho các hệ điều hành MAC OS của Apple). Windows sử dụng mặc định hệ thống ngày bắt đầu là 01 tháng 01 năm 1990. • Save external link values: Cho phép lưu lại các giá trị tham chiếu từ workbook (ứng dụng) khác. Điều này sẽ làm tăng kích cở tập tin. • Accept labels in formulars: Cho phép sử dụng các nhãn vào trong công thức 3. Edit Tất cả tùy chọn áp dụng cho mức Application • Edit directly in cell: Cho phép nhấp chuột 2 lần để vào chế độ hiệu chỉnh nội dung trong ô thay vì phải vào thanh Formula • Allow cell drag and drop: Cho phép kéo và thả các ô • Alert before overwriting celss: Có cảnh báo khi kéo thả đè lên các ô có dữ liệu/ giá trị/ công thức khác • Move selection after Enter: Cho phép chọn hướng di chuyển sau khi bạn nhập xong nội dung một ô và nhấn phím Enter • Direction: Down (dịch xuống dưới 1 ô), Right (dịch qua phải 1 ô), Up (dịch lên trên 1 ô), và Left (dịch qua trái 1 ô) • Fixed decimal: Cho phép xác định cứng số lẻ của phần thập phân tại Places, ví dụ tùy chọn này được chọn và Places là 2, thì khi bạn nhập vào số 123 thì Excel tự động gán phần thập phân và hiển thị giá trị là 1.23 o Places: Xác định số con số sau phần thập phân • Cut, copy, and sort objects with cells: Các tháo tác cắt, sao chép, sắp xếp các ô sẽ có tác dụng đối với các đối tượng như Textbox, hình ảnh, đồ thị được liên kết với các ô này • Ask to update automatic links: Hiện hộp thông báo chờ xác nhận khi Excel cập nhật thông tin của các liên kết • Provide feedback with Animation: Hiện thông báo với các hiệu ứng hoạt hình khi bạn thực hiện việc chèn các ô, các dòng, hay các cột • Enable AutoComplete for cell values: Nếu chọn, Excel sẽ tự động điền các nội dung cho ô đang nhập nếu các ô trước đó trong cột đã có nội dung này. • Extend list formats and formulas: Cho phép tự định dạng và sao chép công thức cho các dòng mới chèn thêm trong danh sách (Chỉ có tác dụng khi trước dòng mới chèn thêm có ít nhất 3 dòng phía trên nó đã định dạng và/hoặc có công thức) • Enable automatic percent entry: Khi được chọn và bạn nhập một con số vào vùng được định dạng kiểu % thì giá trị nhập vào chính là giá trị đó thêm ký hiệu % phía sau. Ví dụ bạn nhập 12 thì Excel hiểu là 12%, nhập là 0.23 thì Excel hiểu là 0.23%. Nếu tùy chọn này không được chọn và bạn nhập một con số vào vùng được định dạng kiểu % thì giá trị nhập vào sẽ được nhân với 100 và thêm ký hiệu % vào phía sau. Ví dụ, bạn nhập vào 12 thì Excel hiểu là 1200%. • Show Paste Options buttons: Hiện nút Paste khi bạn thực hiện lệnh dán một nội dung từ bộ nhớ vào bảng tính Excel. • Show Insert Options buttons: Hiện các tùy chọn Insert khi bạn thực hiện lệnh chèn các ô, dòng hay cột vào bảng tính Excel. 4. General Toàn bộ các tùy chọn có tác dụng mức Application • R1C1 reference style: Đổi từ kiểu tham chiếu địa chỉ dạng A1 sang R1C1, nghĩa là các tiêu đề cột của các Sheet sẽ được đánh số thứ tự như các tiêu đề dòng chứ không đánh thứ tự bằng các chữ cái. • Ignore other applications: Nếu chọn sẽ ngăn chặn việc trao đổi dữ liệu giữa Excel với các ứng dụng khác thông qua cơ chế DDE (Dynamic Data Exchange) • Function tooltips: Hiện các mô tả ngắn về các hàm trong Excel khi bạn nhập hàm vào một ô nào đó. • Recently used file list: Thiết lập số lượng tập tin sử dụng gần đây nhất ở dưới cùng của thực đơn File. • Sheets in new workbooks: Qui định số Sheet sẽ được tạo trong Workbook khi bạn ra lệnh tạo Workbook mới. • Standard font: Chọn Font chữ mặc định của Excel khi tạo Workbook hay Worksheet mới. Và qui định kích cở chữ tại hộp Size. • Default file location: Qui định thư mục làm việc mặc định cho chương trình Excel. • At startup, open all files in: Mở tất cả các tập tin có trong thư mục do bạn qui định này, bất kể định dạng nào (cẩn thận coi chừng treo máy). • User name: Tên của người đang sử dụng chương trình Excel • Prompt for workbook properties: Nếu chọn, khi bạn lưu Workbook lần đầu thì Excel sẽ hiện hộp thoại nhắc nhở nhập các thông tin thuộc tính cho tập tin. • Provide feedback with sound: Phát ra âm thanh kèm theo các hộp thoại thông báo/ báo lỗi. • Zoom on roll with IntelliMouse: Nếu chọn, bạn có thể phóng to/ thu nhỏ bảng tính bằng nút bánh xe (wheel button) trên chuột. • Web Options… Thiết lập cách trình bày dữ liệu của Excel khi được xem bằng trình duyệt. 5. Transition Các tùy chọn ở đây nhằm đảm bảo tính tương thích với các tập tin của Lotus. • Save Excel files as: Chọn định dạng mặc định cho tập tin mới khi thực hiện lệnh Save (Application) • Microsoft Excel menu or Help key: Qui định nhấn phím nào trên bàn phím thì sẽ chọn thanh thực đơn của Excel hay mở phần trợ giúp cho người dùng Lotus Note. (Application) o Microsoft Excel menus: Nếu chọn thì nhấn phím tắt qui định ở trên sẽ mở thanh thực đơn của Excel. o Lotus 1-2-3 Help: Nếu chọn thì nhấn phím tắt qui định ở trên sẽ mở phần trợ giúp cho người dùng Lotus 1-2-3. (Lotus 1-2-3 là phần mềm bảng tính của Lotus Software thuộc IBM rất phổ biến vào thập niên 1980). • Transition navigation keys: Bật bộ phím phụ trợ dùng để di chuyển trên bảng tính, trong thanh nhập liệu,… • Transition formula evaluation: Nếu chọn thì khi mở tập tin Lotus sẽ không làm mất hay thay đổi thông tin của tập tin. Excel xem chuỗi rỗng chứa giá trị 0 (zero), và kết quả biểu thức luận lý là 0 hay 1, và giữ lại các nguyên tắc ràng buộc về dữ liệu của Lotus. (Sheet) • Transition formula entry: Nếu chọn thì khi mở tập tin Lotus, Excel sẽ chuyển cú pháp của các công thức nhập trong Lotus về cú pháp của Excel, và chuyển cách định nghĩa tên vùng (Name) của Excel về tương thích với cách định nghĩa tên vùng của Lotus. (Sheet) 6. Custom Lists Tự tạo danh sách AutoFill: B1. Vào Tools à Options… à Chọn ngăn Custom lists B2. Nhập tên danh sách theo qui luật do bạn qui định, các phần tử trong danh sách cách nhau bằng dấu phẩy. B3. Nhấp nút Add để thêm vào danh sách Custom lists B4. Nhấp OK để hoàn tất. Ngoài ra, nếu bạn đã có 1 danh sách nào đó trong bảng tính và muốn đưa vào Custom lists thì chọn địa chỉ các ô chứa danh sách tại hộp nhập địa chỉ Import list From cells, sau đó nhấn nút Import. Danh sách các AutoFill có sẵn: Các giá trị khởi đầu Chuỗi sau khi mở rộng 1, 2, 3 4, 5, 6 9:00 10:00, 11:00, 12:00 Mon Tue, Wed, Thu Monday Tuesday, Wednesday, Thursday Jan Feb, Mar, Apr Jan, Apr Jul, Oct, Jan Jan-99, Apr-99 Jul-99, Oct-99, Jan-00 15-Jan, 15-Apr 15-Jul, 15-Oct 1999, 2000 2001, 2002, 2003 1-Jan, 1-Mar 1-May, 1-Jul, 1-Sep,… Qtr3 (or Q3 or Quarter3) Qtr4, Qtr1, Qtr2,… Product 1, On backorder Product 2, On backorder, Product 3, On backorder,… Text1, textA text2, textA, text3, textA,… 1st Period 2nd Period, 3rd Period,… Product 1 Product 2, Product 3,… 7. Chart Active Chart (Chart) (Chỉ hiện lên cho chọn lựa khi bạn đang chọn đồ thị) • Plot empty cells as: Các ô chứa dữ liệu trong Data Series bị bỏ trống hay khuyết o Not plotted (leave gaps): Nếu chọn, thì Excel không vẽ các ô bị thiếu dữ liệu, và đồ thị bị chia thành nhiều phân đoạn. o Zero: Nếu chọn, Excel xem dữ liệu bí thiếu là các số 0 (zero) và vẽ bình thường. o Interpolated: Nếu chọn, Excel sẽ bỏ qua các ô bị khuyết dữ liệu và lấp khoảng trống bằng một đường kẽ nối 2 điểm có dữ liệu trước và sau khoảng trống (Chỉ có tác dụng đối với một số kiểu đồ thị) • Plot visible cells only: Nếu chọn Excel sẽ chỉ vẽ đồ thị trên các số liệu có thể nhìn thấy trong bảng tính, không vẽ các số liệu bị ẩn • Chart sizes with window frame: Nếu chọn, đồ thị sẽ được phóng to/ thu nhỏ theo cửa sổ chương trình Excel (Chỉ có tác dụng cho chart sheet, không tác dụng cho đồ thị nhúng trong Sheet). Chart tips (Application) • Show names: Cho hiện tên thành phần của đồ thị khi ta trỏ chuột lên thành phần. • Show values: Cho hiện giá trị của các điểm dữ liệu trên đồ thị khi ta trỏ chuột lên các điểm này. 8. Security File encryption settings for this workbook (Workbook) • Password to open: Xác lập mật mã để mở Workbook, bạn có thể chọn nút Advanced để chọn phương pháp mã hóa khác từ danh sách. File sharing settings for this workbook (Workbook) • Password to modify: Xác lập mật mã để hiệu chỉnh Workbook Read only recommanded: Nếu chọn thì Workbook chỉ mở dưới dạng chỉ đọc không cho cập nhật, nếu có thay đổi trong Workbook thì phải lưu lại thành một Workbook khác. (Workbook) Digital Signatures: Chứa danh sách các chữ ký của những người đã ký vào tài liệu này và bạn có thể thêm chữ ký điện tử của mình vào. (Workbook) Privacy options (Workbook) • Remove personal information from this file on save: Nếu bạn không muốn các thông tin của mình được lưu kèm với Workbook thì hãy chọn vào đây. Macro security (Application) • Nhấp vào nút Macro Security… để vào thiết lập mức độ bảo mật (an toàn) của ứng dụng đối với macro. Có 3 mức thiết lập là o High: Chỉ có các macro đã được xác nhận trong danh sách Trusted Sources (nguồn tin cậy) mới được chạy, tất các các macro còn lại sẽ không chạy được. o Medium: Nếu chọn mức này, khi bạn mở Workbook có macro thì Excel sẽ báo cho bạn biết và cho bạn quyết định cho phép macro được chạy hay không. o Low: Bạn quá lạc quan khi chọn mức này, tất cả các macro đều được phép chạy và không có thông báo nào cả. 9. Spelling Spelling (Application) • Dictionary language: Chọn ngôn ngữ cho từ điểm dùng để kiểm tra lỗi chính tả • Add words to: Khi bạn dùng chức năng kiểm tra lỗi chính tả nếu từ đó không có trong từ điển bạn có thể nhấn nút Add to dictionary để thêm vào từ điểm Custom.dic này • Suggest from main dictionary only: Nếu chọn thì Excel chỉ sử dụng từ điển chọn tại Dictionary language ở trên để kiểm tra chính tả mà không sử dụng từ điển Custom.dic. Nếu không chọn thì Excel sử dụng cả hai từ điển. • Ignore words in UPPERCASE: Bỏ qua không kiểm tra các từ in HOA • Ignore words with numbers: Bỏ qua không kiểm tra các từ có chứa các con số. • Ignore Internet and file addresses: Bỏ qua không kiểm tra các địa chỉ Internet, e-mail và tên các tập tin. • AutoCorrect Options: Các tùy chọn cho chức năng tự động sửa từ khi nhập trên bảng tính. • Language specific: Các tùy chọn dùng cho việc kiểm tra chính tả của các loại ngôn ngữ khác như Tiếng Đức, Hàn, … Excel sẽ đánh dấu báo ô có lỗi. Ví dụ bạn nhập vào công thức =1/0 • Text date with 2 digit years: Nếu chọn, khi nhập một chuỗi dưới dạng ngày tháng, nhưng năm chỉ có 2 con số thì Excel sẽ cảnh báo lỗi. Ví dụ bạn nhập vào ngày tháng năm ở dạng Text như ’11/11/08 • Number stored as text: Nếu chọn, Excel sẽ cảnh báo khi bạn lưu trữ các con số theo dạng Text. Ví dụ bạn nhập vào co số nhưng ở dạng Text như ’1234 • Inconsistent formula in region: Nếu chọn, Excel sẽ kiểm tra xem các công thức trong 1 vùng được tính có giống qui luật với nhau hay không, ô nào chứa công thức không đúng qui luật sẽ bị đánh dấu nghi ngờ có lỗi. Ví dụ bạn nhập vào các con số nào đó vào vùng A1:B5, sau đó tại ô D1 nhập vào công thức =A1+B1 và sao chép công thức xuống đến ô D5, bạn thử sửa công thức tại ô D2 thành =Sum(A2:B2 ) thử xem. • Formula omits cells in region: Nếu chọn, Excel sẽ kiểm tra và đánh dấu lỗi khi công thức tham chiếu không trọn vẹn một vùng dữ liệu nào đó. Ví dụ ta có địa chỉ vùng dữ liệu là A1:A100, nhưng công thức tính là =Sum(A1:A90) khi đó Excel cảnh báo lỗi, vì đôi khi chúng ta tham chiếu bị thiếu. • Unlocked cells containing formulas: Hiển thị ký hiệu báo lỗi và cho phép bạn sửa chữa lỗi của ô chứa công thức mặc dù Sheet đã bị khóa. • Formulas referring to empty cells: Hiển thị ký hiệu báo lỗi và cho phép bạn sửa chữa lỗi của ô chứa công thức tham chiếu đến các ô rỗng. 11. Save Settings (Application) • Save AutoRecover info every: Nếu chọn thì Excel sẽ tự động lưu thông tin của các Workbook đang mở sau mỗi khoảng thời gian qui định tại hộp < > minutes bên cạnh. • AutoRecover save location: Qui định thư mục lưu trữ các tập tin lưu trữ dùng để phục hồi khi có sự cố này. Workbook options (Workbook) • Disable AutoRecover: Nếu chọn sẽ tắt tính năng lưu trữ tạm thời để phục hồi khi có sự cố của Excel cho Workbook hiện hành 12. International Number handling (Application) • Decimal separator: Qui định ký hiệu phân cách phần số nguyên và phần số thập phân. • Thousands separator: Qui định ký hiệu phân cách hàng nghìn, hàng triệu, hàng tỷ,… Use system separators: Sử dụng các ký hiệu phân cách mặc định của hệ thống (được thiết lập trong Control Panel) (Application) Printing (Application) • Allow A4/Letter paper resizing: Cho phép hiệu chỉnh kích thước trang khi in cho phù hợp với từng khu vực (không ảnh hưởng đến định dạng của bảng tính). Right-to-left (Sheet) Cái này trên Excel 2007 mình không thấy nữa • Default direction: Qui định hướng mặc định cho Sheet o Right-to-left: Từ phải qua trái (ô A1 nằm ở góc trên bên phải bảng tính, dùng cho các nước sử dụng chữ viết từ phải qua trái) o Left-to-right: Từ trái qua phải (ô A1 nằm ở góc trên bên trái bảng tính) • View current sheet right-to-left: Cho sheet hiện hành hiển thị theo kiểu từ phải qua trái. • Cursor movement: Qui định cách dấu nháy di chuyển trong các đoạn văn bản hỗn hợp (ví dụ tiếng Ả rập và tiếng Anh trong một đoạn văn bản) o Logical o Visual • Show controls characters: Cho hiển thị/ hay ẩn control characters 13. Color Tất cả tùy chọn áp dụng cho mức Application • Standard Color : Hiển thị pallette màu hiện tại mà file Excel của bạn đang sử dụng để format Font, Fill Cells, Lines … • Chart Fill : Hiển thị pallette màu hiện tại mà file Excel của bạn đang sử dụng để fill các cột của biểu đồ. Đây là pallette gồm 8 màu tiêu biểu đầu tiên mà Excel cho phép bạn sử dụng để format màu cột của biểu đồ. Bạn cũng có thể sử dụng các màu này để format bất kỳ thứ gì cần đến màu trong Excel. • Chart Line : Tương tự như phần Chart Fill ở trên, Chart Line là 8 màu dành cho việc format Line của biểu đồ. • Modify　: Nếu bạn muốn format chữ hay tô màu cột biểu đồ với màu bạn yêu thích nhưng màu ấy không hiển thị trên Standard Color, Chart Fill hay Chart Line thì Modify… sẽ giúp bạn. Bạn có thểthay đổi các màu mặc định đang được hiển thị ở Standard Colors, Chart Fill và Chart Line với màu bạn yêu thích. o Standard: cung cấp cho bạn pallette gồm 56 màu để bạn có thể lựa chọn gam màu yêu thích . o Custom: mở rộng sự lựa chọn màu sắc cho bạn. Bạn có thể click vào nhóm màu rồi trượt thanh thay đổi độ đậm nhạt để lựa chọn màu yêu thích. Nếu bạn biết rõ thông số màu bạn cần tìm, bạn có thể tìm thấy chúng nhanh chóng bằng cách gõ thông số vào ô Red,Green, Blue. o Ví dụ : Khi trong bảng màu hiện tại (Standard Color) không có màu hồng cánh sen bạn yêu thích thì bạn sẽ không thể format chữ với font màu hồng này. Trong khi đó bạn lại không thích màu xanh đọt chuối chói mắt và ít khi sử dụng nó để format nhưng nó lại hiện diện trong Standard Color ? Đừng lo, bạn có thể thay thế màu xanh đọt chuối bằng màu cánh sen bạn thích theo các bước sau : - Chọn màu xanh đọt chuối trong bảng Standard Color . - Chọn màu hồng cánh sen mới bằng thẻ Standard hay hay Custom. - Nhấn OK để đồng ý sau khi đã xác nhận việc thay đổi 2 màu New và Current hiển thị ở góc phải. - Thao tác tương tự như trên nếu bạn muốn thay đổi màu cho bảng màu ở Chart Fill và Chart Line. • Reset : thiết lập lại các màu default của Excel cho Standard Color, Chart Fill và Chart Line. • Copy Colors From : copy toàn bộ tùy chọn color của một file có sẵn (file này phải ở trạng thái đang được mở). . Thủ thuật trong Excel 1. View Nhóm Tool | Options | Views. Nhóm Show (Mức Application). tập tin Lotus, Excel sẽ chuyển cú pháp của các công thức nhập trong Lotus về cú pháp của Excel, và chuyển cách định nghĩa tên vùng (Name) của Excel về tương