Hướng dẫn sử dụng OOo Calc-1. Introduction - Excel

OpenOffice.org Calc Chương 1: Giới thiệu http://www.linuxviet.com/ Nội dung trình bày Giới thiệu OOo Calc Giao diện chương trình Các tác vụ Bài tập  Giới thiệu • Phần mềm bảng tính với mã nguồn mở • Tương tự Microsoft Excel • Hỗ trợ nhiều định dạng • ODF • Microsoft Excel 2003 / 2007 (xls, xlsx) • StarCalc • Export sang dạng PDF dễ dàng Khởi động OOo Calc Start > Programs > OpenOffice.org 3.1 > OpenOffice.org Calc Giao diện OOo Calc Thanh công cụ chuẩn Menu Tiêu đề Địa ô Thanh công cụ định dạng Ơ nhập cơng thức Ơ Tiêu đề cột Tiêu đề dịng Lựa chọn tính làm việc Thanh trạng thái Sử dụng công cụ Sử dụng chuột để lựa chọn Lựa chọn công cụ hiển thị: ● Mở submenu View > Toolbars ● Chọn công cụ cần thiết Thay đổi button toolbars: ● Chọn View > Toolbars > Customize… ● Lựa chọn button cần thiết Sử dụng menu bar •Sử dụng chuột bàn phím để lựa chọn •Các menu xếp phân cấp •Dùng shortcut: •Shortcut ghi phía bên phải số chức Chỉ có số chức có shortcut •Dùng phím Alt + ký tự gạch Bắt đầu bảng tính • Sử dụng cơng cụ • Sử dụng menu • Sử dụng shortcut • Ctrl – N • Alt – F – N – S Mở bảng tính có sẵn • Sử dụng cơng cụ • Sử dụng menu • Sử dụng shortcut • Ctrl – O • Alt – F – O Lưu lại bảng tính •Sử dụng cơng cụ / menu / shortcut •Nút Save •Menu Alt – F – S •Shortcut Ctrl-S •Lựa chọn định dạng bảng tính •Lưu với tên khác •Menu Save As Alt – F – A •Shortcut Ctrl – Shift – S Tập tin Calc có hần mở rộng là: ods Cịn Microsoft Office xls Bài tập – Standard Filter Tạo lọc để hóa đơn bán sau ngày 01/01/2005 • • • Mở menu Data > Filter > Standard Filter… click vào Dropdown menu cột Order Date, chọn Standard Filter… Chọn field name=Order Date, condition=“>=”, value=“1/1/2005” Tạo lọc để hóa đơn bán sau ngày 01/01/2005 HOẶC hóa đơn Fuller bán Tạo lọc để hóa đơn bán trước ngày 06/01/2004 Mỹ Tạo lọc lựa hóa đơn thuộc nhóm 10% thấp 10% cao Lọc liệu – Advanced Filter • Để tạo lọc Advanced Filter, trước tiên cần phải copy tiêu đề bảng liệu ban đầu • Đối với điều kiện lọc “AND” với nhau, điều kiện nằm dịng • Đối với nhóm điều kiện “OR” với nhau, điều kiện nằm nhiều dòng khác • Tạo filter: Data > Filter > Advanced Filter…, chọn vùng vừa tạo làm điều kiện lọc Bài tập – Advanced Filter Tạo lọc để hóa đơn bán trước ngày 01/01/2005 Anh có giá trị 500$ Tạo lọc để hóa đơn bán trước ngày 01/01/2005 hóa đơn bán Anh có giá trị 500$ Bỏ hết tất lọc: Data > Filter > Remove Filter Sắp xếp liệu • Các liệu bảng tính xếp lại có thứ tự • Để xếp, ta mở hộp thoại xếp: Data > Sort • Nếu khơng lựa chọn vùng cần xếp, OOo Calc tự động xác định vùng liệu cần xếp • Sắp xếp thực theo tiêu chí với độ ưu tiên khác Tiêu chí có độ ưu tiên cao áp dụng trước Nếu liệu trùng sử dụng tiêu chí có độ ưu tiên thấp • Có thể lựa chọn xếp theo hàng hay theo cột Bài tập Mở file C5-P1.ods, mở sheet SalePersonReport Sắp xếp theo giá trị hóa đơn từ nhỏ tới lớn Sắp xếp kết hợp nhiều tiêu chí: • • • Theo quốc gia từ nhỏ tới lớn Theo người bán hàng từ nhỏ tới lớn Theo ngày bán từ lớn tới nhỏ Chỉ xếp hóa đơn Anh theo tiêu chí: • • Sắp xếp theo người bán từ lớn tới nhỏ (Z-A) Theo giá trị đơn hàng từ nhỏ tới lớn Ràng buộc kiểm tra liệu • Ta đặt ràng buộc cho giá trị • Thí dụ: liệu điểm có giá trị từ 0-10, liệu mã hàng hóa có chiều dài ký tự,… • Đối với liệu nhập, ta đặt điều kiện kiểm tra lại liệu có hợp lệ hay khơng Ràng buộc kiểm tra liệu • Để đặt ràng buộc cho ô, ta mở menu Data > Validity… • Khi đặt điều kiện, ta cho phép bỏ qua lỗi nhập kiểm tra lại sau, không cho phép nhận giá trị sai: • Mở tab Error Alert • Nếu khơng chọn “Show error message…” khơng thơng báo lỗi • Nếu chọn Action=“Stop” khơng cho phép nhận giá trị sai • Có thể hướng dẫn cho người nhập cách sử dụng tab “Input Help” Khi người sử dụng nhập liệu thơng tin hướng dẫn lên Ràng buộc kiểm tra liệu • Đối với liệu có sẵn, nhập liệu mà cho phép nhận liệu sai, ta xác định giá trị khơng hợp lệ • Mở menu Tools > Detective > Mark Invalid Data • Các ô chứa liệu không hợp lệ đánh dấu Bài tập Mở file C5-P1.ods, chọn tab SalePersonReport Đặt ràng buộc cho cột OrderID số từ khoảng 1000099999 Khi nhập sai khơng thơng báo Đặt ràng buộc cho cột Order Amount số dương Khi nhập sai báo lỗi từ chối liệu Thử nhập giá trị sai cho cột OrderID Order Amount Dùng công cụ “Mark Invalid Data” để xác định có liệu khơng hợp lệ Sub Total Outline • Đối với bảng liệu dài, ta nhóm số liệu lại để tạo tổng kết nhỏ Subtotal cho phép người dùng thực tổng kết • Khi tạo Subtotal, người dùng lựa chọn tiêu chí gom nhóm liệu phép tốn dùng để tổng kết, thí dụ tổng, giá trị trung bình, đếm,… • Chức Outline: Mỗi nhóm liệu thu gọn lại (collapse) bung (expand) nút bấm bên trái Bài tập Sử dụng liệu sheet SalePersonReprot file C5P1.ods Tạo subtotal theo tiêu chí: • • Tiêu chí 1: nhóm theo quốc gia, tính tổng hóa đơn quốc gia Tiêu chí 2: nhóm theo người bán, tính giá trị trung bình hóa đơn Bên trái hình có dấu [+] [-] Click vào để thu nhỏ hay phóng to nhóm liệu Data Pilot • Để thống kê liệu, OOo Calc cung cấp chức Data Pilot để tạo bảng thống kê • Data Pilot cho phép tạo thống kê với nhiều cách nhóm liệu khác Ta đặt điều kiện (filter) để có đánh giá khác số liệu • Thí dụ: Thống kê 10 mặt hàng bán chạy nhất, thống kê doanh số bán hàng tháng theo mặt hàng… Bài tập Mở sheet Product Report, file C5-P1.ods File có cột: Category, Product, Sales Quarter Lập báo cáo doanh số bán hàng cho Product Quarter Tạo filter doanh số Q3 Q4 Tạo filter mặt hàng thuộc Category “Dairy Products” Tạo bảng báo cáo cho doanh thu theo Product Quarter, phía có dropdown button để lựa chọn category Các addons cho Ooo Calculator • Để mở rộng chức năng, Calc cho phép viết addons gắn vào phần mềm • Có thể download addons từ trang web: http://extensions.services.openoffice.org/ • Để gắn addons, ta vào menu Tools > Extension Manager…, chọn Add… đến file chứa extension XIN CHÂN THÀNH CÁM ƠN ! ... tự gạch Bắt đầu bảng tính • Sử dụng cơng cụ • Sử dụng menu • Sử dụng shortcut • Ctrl – N • Alt – F – N – S Mở bảng tính có sẵn • Sử dụng cơng cụ • Sử dụng menu • Sử dụng shortcut • Ctrl – O •... gạch chân: • Sử dụng toolbar: • Sử dụng phím tắt Ctrl-B, Ctrl-I, Ctrl-U • Định dạng canh trái / / phải / đều: • Sử dụng biểu tượng toolbar: • Đối với định dạng phức tạp hơn, ta sử dụng dialog... ↓, Ctrl - ←, Ctrl - → Ctrl – Home, Ctrl – End • Sử dụng ô Name Box: nhập địa Di chuyển sheet • Mỗi worksheet chứa bên nhiều sheet • Di chuyển sheet • • • • Dùng chuột để lựa chọn Sử dụng menu: