• Ta có thể đặt ràng buộc cho giá trị của một ô.
• Thí dụ: dữ liệu là điểm thì sẽ có giá trị từ 0-10, dữ liệu mã hàng hóa sẽ có chiều dài là 7 ký tự,…
• Đối với dữ liệu đã được nhập, ta có thể đặt điều kiện và kiểm tra lại dữ liệu có hợp lệ hay không.
Ràng buộc và kiểm tra dữ liệu
• Để đặt ràng buộc cho một ô, ta mở menu Data > Validity…
• Khi đặt điều kiện, ta có thể cho phép bỏ qua lỗi khi nhập và kiểm tra lại sau, hoặc không cho phép nhận giá trị sai:
• Mở tab Error Alert
• Nếu không chọn “Show error message…” thì sẽ không hiện thông báo lỗi.
• Nếu chọn và Action=“Stop” thì sẽ không cho phép nhận giá trị sai.
• Có thể hiện hướng dẫn cho người nhập bằng cách sử dụng tab “Input Help”. Khi người sử dụng nhập dữ liệu thì thông tin hướng dẫn sẽ được hiện lên.
Ràng buộc và kiểm tra dữ liệu
• Đối với dữ liệu có sẵn, hoặc khi nhập dữ liệu mà cho phép nhận dữ liệu sai, ta có thể xác định các giá trị không hợp lệ.
• Mở menu Tools > Detective > Mark Invalid Data.
Bài tập
1. Mở file C5-P1.ods, chọn tab SalePersonReport.
2. Đặt ràng buộc cho cột OrderID là số từ khoảng 10000- 99999. Khi nhập sai thì không thông báo.
3. Đặt ràng buộc cho cột Order Amount là số dương. Khi nhập sai thì báo lỗi và từ chối dữ liệu.
4. Thử nhập các giá trị sai cho 2 cột OrderID và Order Amount.
5. Dùng công cụ “Mark Invalid Data” để xác định các ô có dữ liệu không hợp lệ.
Sub Total và Outline
• Đối với bảng dữ liệu dài, ta có thể nhóm một số dữ liệu lại để tạo ra một tổng kết nhỏ. Subtotal cho phép người dùng thực hiện các tổng kết này.
• Khi tạo Subtotal, người dùng sẽ lựa chọn các tiêu chí gom nhóm dữ liệu và phép toán dùng để tổng kết, thí dụ như tổng, giá trị trung bình, đếm,…
• Chức năng Outline: Mỗi nhóm dữ liệu có thể thu gọn lại (collapse) hoặc bung ra (expand) bằng các nút bấm bên trái.
Bài tập
1. Sử dụng dữ liệu trong sheet SalePersonReprot của file C5- P1.ods
2. Tạo subtotal theo các tiêu chí: •
•
Tiêu chí 1: nhóm theo quốc gia, tính tổng hóa đơn của mỗi quốc gia Tiêu chí 2: nhóm theo người bán, tính giá trị trung bình của hóa đơn.
3. Bên trái màn hình sẽ có các dấu [+] và [-]. Click vào đó để thu nhỏ hay phóng to các nhóm dữ liệu.